REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

26 SEPTEMBRE 2014. - Circulaire relative à certaines dispositions de l' Ordonnance du 27 février 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 27/02/2014 pub. 02/04/2014 numac 2014031207 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la Nouvelle loi communale fermer modifiant la nouvelle loi communale : Prérogatives des conseillers communaux et signature de la correspondance communale

A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de Bruxelles-Capitale, 1) L' ordonnance du 27 février 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 27/02/2014 pub. 02/04/2014 numac 2014031207 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la Nouvelle loi communale fermer modifiant la nouvelle loi communale effectue un remaniement de la section 1, du Titre 1, Chapitre II de la nouvelle loi communale afin de mettre en évidence les prérogatives des conseillers communaux que sont le droit de recevoir copie des documents, le droit de poser des questions et le droit d'interpellation. L'objectif poursuivi est essentiellement de faciliter, de baliser et d'uniformiser davantage l'exercice par les conseillers communaux du droit de poser des questions orales ou écrites et de consacrer par ailleurs le droit d'interpellation qui, en tant que tel, n'était pas encore reconnu dans la Nouvelle loi communale. Le droit de recevoir copie des documents reste inchangé.

En ce qui concerne le droit de poser des questions, le nouvel article 84bis introduit dans la nouvelle loi communale, se présente de la manière suivante : « Art. 84bis, § 1er. Les conseillers communaux ont le droit de poser au collège des bourgmestre et échevins des questions écrites et orales. § 2. Le texte de ces questions peut être transmis à la commune par télécopie, par courrier électronique ou par dépôt au secrétariat communal. Les questions écrites sont transmises à tout moment. Les questions orales sont communiquées au plus tard deux jours ouvrables avant la réunion du conseil communal. Le règlement d'ordre intérieur précise les modalités d'exercice de ce droit . Le collège des bourgmestre et échevins a la possibilité de déroger au délai prévu pour le dépôt des questions orales pour les questions jugées d'actualité. § 3. Les questions écrites et orales visées au premier paragraphe et les réponses qui y sont apportées sont mises en ligne sur le site internet de la commune.

L'analyse des règlements d'ordre intérieur des 19 communes a fait apparaître que les modalités d'exercice, surtout pour les questions orales, sont très disparates d'une commune à l'autre. Ainsi par exemple, il existe de grandes divergences entre les communes en ce qui concerne les délais et les modalités d'introduction des questions, au niveau des limites imposées quant au nombre de questions, au niveau du contenu de celles-ci ou quant à la durée du temps de parole accordé au conseiller communal à l'origine de la question ou encore quant aux modalités de la réponse. Ces différences peuvent avoir un impact considérable quant à l'étendue du droit accordé, jusqu'à parfois vider quasiment celui-ci de sa substance. C'est pourquoi la nouvelle disposition a pour objectif d'introduire certaines précisions en vue d'instaurer un seuil démocratique c'est-à-dire un certain nombre de règles minimales à respecter. Il va de soi que les communes qui le souhaitent peuvent aller au-delà de ce seuil. Ainsi, les communes dans lesquelles les conseillers communaux ont déjà plus de droits que ce que prévoit l'ordonnance ne doivent pas restreindre ceux-ci pour se conformer à la disposition. Je pense notamment au cas de certaines communes dans lesquelles les questions orales peuvent être déposées jusqu'au matin même de la séance du conseil communal, voire le jour même en séance alors que le texte de la disposition prévoit que le dépôt doit être effectué au plus tard deux jours ouvrables avant la séance du conseil communal.

Il convient de rappeler que le droit de poser des questions porte sur tout objet que la commune est appelée à connaître. Les questions, qu'elles soient écrites ou orales, ne nécessitent aucune inscription à l'ordre du jour du conseil communal. Elles ne donnent pas lieu à délibération. Bien entendu, il n'est toutefois pas contraire à la loi de mentionner à l'ordre du jour l'objet des questions orales qui ont été transmises avant l'établissement de celui-ci. Rien n' interdit en effet de les mentionner à titre d'information.

Il est communément admis qu'une question orale appelle une réponse orale au cours de la séance du conseil communal alors qu'une question écrite donnera lieu à une réponse écrite adressée dans un délai précisé par le règlement d'ordre intérieur du conseil communal, au conseiller ayant posé la question. Les questions et les réponses écrites doivent être communiquées au conseil communal ( Doc. Parl.

Sénat, session 1992-1993, n° 851-1, p. 8).

Le nouvel article 84bis reconnait maintenant explicitement la possibilité pour les conseillers communaux d'exercer leur droit de poser des questions au moyen des technologies de communication moderne : télécopie, courrier électronique.

La nouvelle disposition impose dorénavant le principe de la communication préalable par écrit de la question orale dans un délai raisonnable afin de permettre au bourgmestre et au collège de pouvoir préparer la réponse à communiquer en réunion du conseil communal où la question est répétée oralement. La nouvelle disposition garantit que les questions orales puissent désormais être transmises au moins jusqu'au deuxième jour ouvrable précédant la séance du conseil communal. Mais rien n'empêche que le règlement d'ordre intérieur établi par le conseil communal autorise ce dépôt jusqu'au jour qui précède ou jusqu'au jour même de la séance.

Les travaux préparatoires de cette ordonnance ne donnent pas de précision sur ce qu'il y a lieu d'entendre par jour ouvrable. En principe, sont considérés comme jour ouvrable, les jours consacrés au travail, c'est-à-dire les jours calendrier, à l' exception des jours correspondant au repos hebdomadaire légal et des jours fériés. En général, on considère comme ouvrables les jours du lundi au samedis inclus. Toutefois, il est communément admis que si un délai exprimé en jours ouvrables expire un samedi, il est prolongé au jour ouvrable suivant. En général, les administrations communales sont fermées au moins le samedi après-midi. J'estime donc qu'il est de bon sens dans ce contexte de ne pas considérer le samedi comme un jour ouvrable pour l'application de cette disposition.

Les travaux préparatoires de la loi du 11 juillet 1994 modifiant la nouvelle loi communale en vue de renforcer la démocratie locale, loi à l'origine de la consécration de ce droit, précisaient que « les questions ne peuvent viser à connaître les intentions personnelles des membres du collège et ne peuvent imposer l'exécution d'études ou de recherches onéreuses, l'établissement de fichiers de données statistiques ou l'organisation d'enquêtes « ( Doc. Parl. Sénat, session 1992-1993, n° 851-1, p. 9).

Chaque commune doit préciser les règles particulières relatives à l'exercice de ce droit. Il s'agit notamment de préciser par exemple les règles de présentation, l'ordre d'examen des questions en séance, etc. Il est certain qu'il ne peut être fait usage de ce droit d'une manière susceptible d'entraver de manière évidente le fonctionnement normal de l'administration. Il convient donc d'établir un équilibre entre cette prérogative des conseillers et le fonctionnement optimal de l'organe, et à cette fin, il n'est pas contraire à la loi de prévoir dans le règlement d'ordre intérieur du conseil communal une limite à l'exercice de ce droit, pour autant que cette limite soit raisonnable, équilibrée et ne porte pas atteinte au principe même du droit conféré.

A ce sujet, il convient de rappeler que ce droit de poser des questions appartient à chaque conseiller pris individuellement. Ainsi le règlement d'ordre intérieur ne peut par exemple obliger les conseillers communaux à soumettre préalablement leurs questions aux membres de la fraction politique à laquelle ils appartiennent ou à devoir les consulter à ce sujet ( Voyez W Somers, Gemeenteraad, Samenstelling en werking, Die Keure, 2002, p. 221). Les questions ne doivent faire l'objet d'aucune concertation ou vote préalable et il n'est pas conforme à loi d'instituer une limite basée sur le nombre de questions transmises par un fraction politique parce que l'exercice du droit d'un conseiller communal est alors limité par l'exercice de ce même droit par d'autres conseillers communaux. Par contre, il n'est pas contraire à la loi d'instituer une limite basée sur le nombre de questions posées par chaque conseiller individuellement sur un certain laps de temps ou de prévoir un temps de parole limité pour l'exposé de la question, de la réponse qui y est donnée et pour le droit de réplique éventuel, pour autant que la limite soit raisonnable. Il est également admis de limiter de manière raisonnable le temps global consacré par séance aux questions orales et de prévoir une solution palliative pour répondre aux questions qui n'auraient pu être abordées lors de la séance (par exemple : possibilité pour le collège d'accepter un prolongation de la durée d'examen des questions, report de l'exposé des questions lors de la séance suivante et communication entre-temps par écrit de la réponse au conseiller intéressé,...) .

La nouvelle disposition prévoit que le collège a la possibilité d'accepter que soient posées des questions d'actualité urgentes, qui ne doivent donc pas avoir être déposées dans le délai de deux jour ouvrables précédant la séance. Ces questions pourront donc être déposées dans un délai plus court, voire être posées directement en séance en fonction de ce que prévoit le règlement d'ordre intérieur et il appartiendra au collège de juger de ce caractère d'actualité. Les questions d'actualité devraient donc concerner en principe un événement qui s'est déroulé dans un court délai précédant la réunion du conseil communal, délai ne permettant plus l'introduction d'une question orale.

Enfin, soulignons que les questions orales et écrites sont mises en ligne sur le site internet de la commune, sauf bien évidemment, si, en raison de leur objet, elles ont dû être abordées en comité secret.

Le droit d'interpellation, quant à lui est consacré à l'article 84ter de la nouvelle loi communale et est rédigé de la manière suivante : «

Art. 84ter.Les conseillers ont le droit d'interpeller le collège des bourgmestre et échevins sur la manière dont il exerce ses compétences. Les interpellations sont inscrites à l'ordre du jour et sont introduites conformément à l'article 97, alinéa 3.

Le règlement d'ordre intérieur précise les modalités d'exercice de ce droit.

Les interpellations visées au premier alinéa et les réponses qui y sont apportées sont mises en ligne sur le site internet de la commune ».

Il s'agit ici d'introduire un droit analogue aux interpellations dont il est question au niveau du parlement fédéral ou des entités fédérées. Les interpellations ont pour objectif d'interroger les membres du collège mais également d'ouvrir un réel débat. Afin de leur conférer une publicité maximale, les interpellations doivent obligatoirement faire l'objet d'une inscription à l'ordre du jour du conseil communal et pour cette raison, leur introduction doit respecter les conditions prévues à l'articles 97, alinéa 3, de la nouvelle loi communale, c'est-à-dire être remises au bourgmestre ou à celui qui le remplace au moins cinq jours francs avant l'assemblée et être accompagnées d'une note explicative ou de tout document propre à éclairer le conseil.

Certaines communes avaient déjà introduit cette notion dans leur règlement d'ordre intérieur. La nouvelle disposition ouvre ce droit dans chaque commune. Chacune d'elles établit les modalités précises d'application dans son règlement d'ordre intérieur : comme pour les questions orales, il peut s'agir de déterminer à quel moment le conseil abordera les interpellations, de circonscrire le temps de parole de l'interpellant et des autres intervenants, de limiter le nombre d'interpellations par conseiller sur un certain laps de temps,....

La différence entre la question orale et l'interpellation réside donc dans le fait qu'une plus grande publicité est conférée à l'interpellation puisque celle-ci doit nécessairement avoir été inscrite à l'ordre du jour et que lors d'une interpellation, les autres conseillers communaux ont le droit de demander la parole et d'exprimer leur point de vue tandis que dans le cadre des questions orales, le conseiller communal pose sa question et seul le collège des bourgmestre et échevins y répond sans qu'il puisse y avoir intervention des autres conseillers communaux au sujet de la question posée. 2) La nouvelle ordonnance complète notamment l'article 112 de la nouvelle loi communale par un alinéa rédigé comme suit : « Si le conseil communal décide de diffuser en version papier ou en version électronique un bulletin d'information communal dans lequel les membres du collège ont la possibilité de faire des communications relatives à l'exercice de leur fonction, un espace est réservé dans chaque parution de ce bulletin afin de permettre aux listes ou formations politiques démocratiques représentées au conseil communal mais n'appartenant pas à la majorité communale, de s'exprimer.Les modalités d'application de cette disposition doivent être définies dans le règlement d'ordre intérieur du conseil communal ou dans un règlement communal spécifique. » La notion de « listes ou formations politiques démocratiques représentées au conseil communal » doit s'entendre par référence à la notion reprise à l'article 4 du Code électoral communal bruxellois qui se réfère aux partis qui s'engagent à respecter les principes démocratiques d'un Etat de droit ainsi que les droits et libertés inscrits dans la Constitution, dans la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales du 4 novembre 1950 et dans le Pacte International relatif aux droits civils et politiques du 19 décembre 1966.

La notion de communications relatives à l'exercice de leur fonction doit être entendue dans un sens large, l'objectif étant de permettre à l'opposition de pouvoir s'exprimer quand le collège a la possibilité de le faire.

Il appartient ensuite au conseil communal de définir dans son règlement d'ordre intérieur ou dans un règlement spécifique, les modalités pratiques précises dans le cadre desquelles ce droit d'expression s'exercera. Le conseil communal dispose dès lors d'un pouvoir d'appréciation relatif quant à l'organisation pratique de l'exercice de cette liberté et il doit l'organiser raisonnablement et loyalement. Ce droit d'expression ne saurait être sans limite et il appartient donc au conseil d'élaborer un dispositif raisonnable et de fixer les modalités pratiques notamment au travers l'importance de la pagination ou quant à la taille des articles, quant à la charte graphique ou quant au délai de remise des textes.

Cette disposition s'applique même dans l'hypothèse où la diffusion du bulletin communal est effectuée par une ASBL subsidiée par la commune.

La présente circulaire a pour objectif d'exposer les nouvelles dispositions relatives aux prérogatives des conseillers communaux et de rappeler des principes qui étaient déjà applicables antérieurement et qui le sont encore mais qui n'étaient pas toujours respectés par les communes. Les principes exposés découlent des travaux préparatoires de la loi du 11 juillet 1994 modifiant la nouvelle loi communale en vue de renforcer la démocratie locale, loi à l'origine de la consécration de ces prérogatives, de réponses à des questions parlementaires et de la doctrine. 3) La modification de l'article 109 de la Nouvelle loi communale relatif à la signature de la correspondance communale. L'objectif de la modification est d'assouplir l'exigence de doubles signatures qui est interprétée très strictement par les communes et qui implique pour chaque courrier officiel, quel que soit sa forme, son contenu et sa portée, le respect d'une procédure longue et fastidieuse . Cette disposition nouvelle accélère de cette manière le processus d'envoi des correspondances tout en ne modifiant pas l'ordonnancement juridique afin de pouvoir, par exemple, donner ou demander une information dans des délais beaucoup plus rapides que ce qu'implique le protocole à respecter pour obtenir la signature conjointe du bourgmestre et du secrétaire communal.

Il s'agit donc de communiquer plus rapidement sur des sujets n'emportant aucun droit ou obligation tant pour le destinataire du courrier que pour la commune, et de cette manière, augmenter l'efficacité de l'administration.

Le nouvel alinéa a été introduit à l'initiative de l'administration, après concertation avec des agents de différentes communes dans le cadre du « Groupe de travail et d'information Marchés publics » des 19 communes de Bruxelles-Capitale qui ont exprimé la nécessité d'assouplir et d'accélérer la mise en oeuvre des décisions des organes communaux dans le domaine plus spécifique des marchés publics, sans modification de l'ordre juridique et de la répartition des compétences.

Il ne s'agit pas ici d'une délégation de signature qui emporte transfert au fonctionnaire délégué de la responsabilité du courrier signé. Elle n'a pas pour effet que les fonctionnaires communaux, responsables de service assumeront dorénavant directement vis-à-vis de tiers la responsabilité d'actes ayant des conséquences juridiques et engageant l'administration. Dans ce domaine, rien n'est modifié.

En l'occurrence, le but était d'alléger les procédures administratives en matière de marchés publics et de permettre ainsi à des fonctionnaires communaux de pouvoir signer des courriers tels qu'une invitation à déposer une offre en procédure négociée avec ou sans publicité (les documents du marché ainsi que la liste des personnes ainsi consultées ayant au préalable été approuvés par le conseil ou le collège), une invitation à compléter les demandes de participation ou les offres au point de vue de la sélection qualitative des candidats ou des soumissionnaires, une invitation à une séance d'ouverture des offres supplémentaires suite à l'introduction d'une offre tardive, ou encore en cours d'exécution du marché des courriers accompagnant un procès-verbal de réception ou de constat de manquement aux clauses contractuelles.

Il est bien entendu possible de recourir à cette disposition nouvelle dans tous les autres domaines de l'activité administrative de la commune dans les mêmes conditions d'application.

Les services de mon administration et plus particulièrement ceux de Bruxelles Pouvoirs locaux (apl@sprb.irisnet.be) sont à votre disposition pour tout renseignement complémentaire concernant le contenu de cette circulaire.

Le Ministre-Président chargé des Pouvoirs locaux, Rudi VERVOORT