26 SEPTEMBER 2014. - Omzendbrief betreffende sommige bepalingen van de ordonnantie van 27 februari 2014 tot wijziging van de Nieuwe Gemeentewet: de prerogatieven van de gemeenteraadsleden en de handtekening van de gemeentelijke briefwisseling

Aan de dames en heren Burgemeesters en Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 1) De ordonnantie van 27 februari 2014 tot wijziging van de Nieuwe Gemeentewet voorziet in een aanpassing van afdeling 1 van Hoofdstuk II in Titel I om de prerogatieven van de gemeenteraadsleden te verduidelijken en meer bepaald het recht een afschrift van documenten te verkrijgen, het recht vragen te stellen en het recht te interpelleren. Het doel bestaat er voornamelijk in de uitoefening van het recht voor de gemeenteraadsleden om mondelinge en schriftelijke vragen te stellen te vergemakkelijken, af te bakenen en meer eenvormig te maken, alsook om het interpellatierecht te bekrachtigen, dat als zodanig nog niet erkend was in de nieuwe gemeentewet. Het recht om een afschrift van documenten te verkrijgen blijft ongewijzigd.

Wat het recht om vragen te stellen betreft, werd een nieuw artikel 84bis ingevoegd in de nieuwe gemeentewet, dat als volgt luidt: "Art. 84bis, § 1. De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. § 2. De tekst van deze vragen kan aan de gemeente worden bezorgd per brief, per fax, per e-mail of kan worden afgegeven op het gemeentesecretariaat. De schriftelijke vragen worden op elk moment bezorgd. De mondelinge vragen worden uiterlijk twee werkdagen vóór de zitting van de gemeenteraad meegedeeld. Het huishoudelijk reglement bepaalt de voorwaarden waaronder dit recht wordt uitgeoefend. Het college van burgemeester en schepenen heeft de mogelijkheid af te wijken van de termijn die bepaald is voor het indienen van de mondelinge vragen voor vragen die actueel worden geacht. § 3. De mondelinge en schriftelijke vragen bedoeld in paragraaf 1 en de antwoorden daarop worden bekendgemaakt op de website van de gemeente." Uit de analyse van de huishoudelijke reglementen van de 19 gemeenten is gebleken dat de wijze waarop dit recht uitgeoefend wordt, vooral wat betreft de mondelinge vragen, sterk verschilt naargelang van de gemeente. Zo bestaan er grote verschillen tussen de gemeenten onderling wat betreft de termijn en wijze voor het indienen van de vragen, de beperkingen qua aantal en inhoud van de vragen en de spreektijd die wordt toegekend aan het raadslid van wie de vraag uitgaat, alsook de wijze waarop de vragen beantwoord worden. Deze verschillen kunnen in aanzienlijke mate de reikwijdte van het recht beïnvloeden; in sommige gevallen wordt het recht zelfs volledig uitgehold. Daarom is de nieuwe bepaling erop gericht bepaalde preciseringen te verschaffen om zo een democratische drempel te bepalen, met andere woorden een aantal in acht te nemen minimumvoorschriften. Vanzelfsprekend kunnen gemeenten die dat wensen verder gaan dan die drempel. Gemeenten waar de raadsleden reeds meer rechten hebben dan wat in de ordonnantie is bepaald, moeten die rechten dan ook niet beperken om zich naar de voorschriften te schikken. Ik denk meer bepaald aan sommige gemeenten waar mondelinge vragen ingediend kunnen worden tot en met de ochtend van de gemeenteraadszitting, of zelfs ter zitting, terwijl de ordonnantie voorschrijft dat ze minstens twee werkdagen vóór de zitting van de gemeenteraad meegedeeld moeten worden.

Er wordt op gewezen dat het recht vragen te stellen betrekking heeft op alle aangelegenheden waarmee de gemeente te maken heeft.

Schriftelijke noch mondelinge vragen moeten ingeschreven worden op de agenda van de gemeenteraadszitting. Over de vragen wordt niet beraadslaagd. Vanzelfsprekend is het niet strijdig met de wet om het onderwerp van de mondelinge vragen te vermelden op de agenda als de vragen werden meegedeeld vóór het opstellen van de agenda. Niets belet immers dat de vragen ter informatie vermeld worden.

Algemeen wordt aangenomen dat een mondelinge vraag mondeling beantwoord moet worden tijdens de gemeenteraadszitting en dat een schriftelijke vraag een schriftelijk antwoord vergt, te bezorgen aan de vraagsteller binnen een termijn bepaald in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. Schriftelijke vragen en antwoorden moeten dus meegedeeld worden aan de gemeenteraad (Parl. St. Senaat, zitting 1992-1993, nr. 851-1, p. 8).

Het nieuwe artikel 84bis verleent de gemeenteraadsleden uitdrukkelijk de mogelijkheid om hun recht tot vraagstelling uit te oefenen met gebruik van moderne communicatietechnologie zoals fax en e-mail.

De nieuwe bepaling legt de verplichting op om voortaan de mondelinge vraag vooraf schriftelijk mee te delen binnen een redelijke termijn om het college van burgemeester en schepenen in staat te stellen het antwoord voor te bereiden dat verschaft moet worden tijdens de zitting, waar de vraag mondeling herhaald wordt. De nieuwe bepaling waarborgt dat mondelinge vragen voortaan ten minste tot twee werkdagen vóór de zitting van de gemeenteraad meegedeeld kunnen worden. Niets belet echter dat in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt toegestaan dat mondelinge vragen meegedeeld kunnen worden tot de dag vóór de zitting of tot op de dag van de zitting.

In de voorbereidende werkzaamheden van deze ordonnantie wordt niet verduidelijkt wat er bedoeld wordt met de term `werkdag'. In principe worden de volgende dagen als werkdag beschouwd: de dagen gewijd aan het werk, dat wil zeggen de kalenderdagen, met uitzondering van wettelijke wekelijkse rustdagen en de feestdagen. Over het algemeen beschouwt men als werkdag de dagen van maandag tot en met zaterdag.

Evenwel wordt doorgaans toegelaten dat als een termijn, in werkdagen uitgedrukt, afloopt op een zaterdag, hij tot de volgende werkdag wordt verlengd. In het algemeen zijn de gemeentebesturen minstens de zaterdagnamiddag gesloten. Ik ben dus van mening dat het beter is om in dit verband een zaterdag niet te beschouwen als een werkdag voor de toepassing van deze bepaling.

In het kader van de voorbereidende werkzaamheden van de wet van 11 juli 1994 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet met het oog op de versterking van de gemeentelijke democratie - zijnde de wet die ten grondslag ligt aan dit recht - werd gepreciseerd dat "vragen niet mogen bedoeld zijn om de persoonlijke intenties van de leden van het college te kennen, noch mogen ze verplichten tot het doorvoeren van kostelijke studies of opzoekingen, tot het opmaken van dure statische gegevensbestanden of het houden van enquêtes" (Parl. St. Senaat, zitting 1992-1993, nr. 851-1, p. 9).

Elke gemeente moet de nadere regels in verband met de uitoefening van dit recht preciseren. Het kan daarbij gaan om regels betreffende de voorstellingswijze, de volgorde van onderzoek van de vragen tijdens de zitting, enz. Het staat vast dat het recht vragen te stellen niet gebruikt mag worden op een wijze die kennelijk tot doel heeft de normale werking van het gemeentebestuur te belemmeren. Er dient dus een evenwicht gevonden te worden tussen het prerogatief van de raadsleden en de optimale werking van de gemeenteraad. Het is dan ook niet strijdig met de wet om in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad de uitoefening van dit recht te beperken, voor zover de beperkingen redelijk en evenwichtig zijn en geen afbreuk doen aan het principiële aspect van het toegekende recht.

In dat verband dient erop gewezen te worden dat het recht om vragen te stellen toebehoort aan elk individueel gemeenteraadslid. Het huishoudelijk reglement mag de gemeenteraadsleden bijvoorbeeld niet verplichten hun vragen eerst voor te leggen aan de leden van de politieke fractie waartoe ze behoren of hun fractie ter zake te raadplegen (zie W. Somers, Gemeenteraad, Samenstelling en werking, Die Keure, 2002, p. 221). Over de vragen moet geen overleg of voorafgaande stemming plaatsvinden. Verder is het niet wettig om een beperking in te stellen op basis van het aantal vragen dat ingediend wordt door een politieke fractie, omdat een gemeenteraadslid dan in de uitoefening van zijn recht beperkt wordt door de uitoefening van ditzelfde recht door andere gemeenteraadsleden. Het is daarentegen wel wettig om een beperking in te stellen op basis van het aantal vragen dat elk raadslid individueel indient over een bepaalde tijdspanne of om te voorzien in een beperking van de spreektijd voor het stellen van de vraag, het beantwoorden van de vraag en het eventuele wederantwoord, voor zover die beperking redelijk is. Het is eveneens toegestaan om de globale tijd die per zitting besteed wordt aan mondelinge vragen op een redelijke wijze te beperken en te voorzien in een noodoplossing om de vragen te beantwoorden die niet aan bod konden komen tijdens de zitting (bijvoorbeeld: de mogelijkheid voor het college om in te stemmen met een verlenging van de duur van het onderzoek van de vragen, uitstel van het onderzoek van de vragen tot de volgende zitting met schriftelijke mededeling van het antwoord aan het betrokken raadslid,...).

Overeenkomstig de nieuwe bepaling heeft het college de mogelijkheid om dringende vragen rond actuele onderwerpen te aanvaarden; deze vragen moeten dan ook niet twee werkdagen vóór de zitting ingediend worden.

Deze dringende vragen kunnen dus binnen een kortere termijn ingediend worden of zelfs rechtstreeks ter zitting, naargelang van wat bepaald is in het huishoudelijk reglement. Het behoort het college toe te oordelen over het actuele karakter ervan. Een actualiteitsvraag moet in principe een gebeurtenis betreffen die kort voor de zitting van de gemeenteraad heeft plaatsgevonden, zodat het onmogelijk was de vraag tijdig mee te delen.

Ten slotte valt op te merken dat mondelinge en schriftelijke vragen online op de website van de gemeente worden geplaatst, tenzij ze wegens hun onderwerp achter gesloten deuren behandeld dienden te worden.

Het interpellatierecht maakt het voorwerp uit van artikel 84ter van de nieuwe gemeentewet dat als volgt luidt: "

Art. 84ter.De gemeenteraadsleden hebben het recht om het college van burgemeester en schepenen te interpelleren over de manier waarop het zijn bevoegdheden uitoefent. De interpellaties worden ingeschreven op de agenda en worden ingediend overeenkomstig artikel 97, derde lid.

Het huishoudelijk reglement bepaalt de voorwaarden waaronder dit recht wordt uitgeoefend.

De interpellaties bedoeld in het eerste lid en de antwoorden daarop worden online op de website van de gemeente geplaatst." Hiermee wordt beoogd voor interpellaties een gelijkaardig recht in te voeren als in het federaal parlement of de deelstaatparlementen.

Interpellaties hebben tot doel de leden van het college te ondervragen, maar ook om een echt debat op gang te brengen. Om maximale ruchtbaarheid te geven aan interpellaties, moeten deze verplicht ingeschreven worden op de agenda van de gemeenteraad. Om die reden moeten ze ingediend worden met inachtneming van de voorwaarden bepaald in artikel 97, derde lid van de nieuwe gemeentewet. Ze moeten met andere woorden overhandigd worden aan de burgemeester of degene die hem vervangt, en dit uiterlijk vijf vrije dagen vóór de vergadering. Ze moeten vergezeld zijn van een verklarende nota of van elk document dat de raad kan voorlichten.

Sommige gemeenten hadden dit principe al opgenomen in hun huishoudelijk reglement. Met de nieuwe bepaling wordt dit recht uitgebreid tot alle gemeenten. Elke gemeente bepaalt in haar huishoudelijk reglement de precieze toepassingsmodaliteiten. Zoals voor mondelinge vragen kan het gaan om het tijdstip waarop de gemeenteraad de interpellaties behandelt, de spreektijd voor de interpellant en de andere betrokkenen, een beperking van het aantal interpellaties per raadslid over een bepaalde tijdspanne,...

Het verschil tussen een mondelinge vraag en een interpellatie schuilt dus in het feit dat meer ruchtbaarheid gegeven wordt aan een interpellatie omdat deze noodzakelijkerwijze ingeschreven moet zijn op de agenda en dat bij een interpellatie de andere raadsleden het recht hebben het woord te vragen en hun standpunt kenbaar te maken. Bij mondelinge vragen is het daarentegen zo dat het gemeenteraadslid zijn vraag stelt en enkel het college van burgemeester en schepenen erop antwoordt, zonder dat de andere gemeenteraadsleden kunnen optreden in verband met de gestelde vraag. 2) De nieuwe ordonnantie vult artikel 112 van de nieuwe gemeentewet aan door de een lid dat luidt als volgt: " Indien de gemeenteraad beslist een gemeentelijk informatieblad op papier of in elektronisch formaat te verspreiden waarin de leden van het college mededelingen kunnen doen met betrekking tot de uitoefening van hun ambt, wordt in elke uitgave van dat blad ruimte voorbehouden om de democratische politieke lijsten of fracties die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad, maar geen deel uitmaken van de gemeentelijke meerderheid, de mogelijkheid te bieden zich uit te drukken.De toepassingsmodaliteiten van deze bepaling moeten vastgelegd worden in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad of in een aparte gemeentelijke verordening. " De notie "lijsten of fracties die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad" dient begrepen te worden zoals de notie die is opgenomen in artikel 4 van het Brussels Gemeentelijk Kieswetboek dat verwijst naar de partijen die er zich toe verbinden de beginselen van de democratie van een rechtsstaat alsmede de rechten en vrijheden ingeschreven in de Grondwet, in het Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden van 4 november 1950 en het Internationaal Verdrag van 19 december 1966 inzake Burgerrechten en Politieke Rechten, na te leven.

De notie « de mededelingen met betrekking tot de uitoefening van hun ambt » dient ruim te worden begrepen aangezien het als doel heeft het de oppositie mogelijk te maken zich te kunnen uitdrukken wanneer het college de mogelijkheid heeft om dit te doen.

Het is vervolgens aan het gemeenteraad om in het huishoudelijk reglement of een specifiek reglement de nauwkeurige praktische modaliteiten van de uitoefening van dit uitdrukkingsrecht terzake te bepalen. De gemeenteraad beschikt derhalve over een relatieve appreciatiebevoegdheid voor wat betreft de praktische organisatie van de oefening van deze vrijheid en zij dient deze redelijkerwijs en loyaal te organiseren. Dit uitdrukkingsrecht kan niet ongelimiteerd zijn en het is dus aan de raad om een redelijk hulpmiddel uit te werken en om de praktische modaliteiten terzake te bepalen, meer bepaald betreffende het belang van de paginering of de omvang van de artikelen, betreffende de gebruiksregels of de termijn van het indienen van de teksten.

Deze bepaling is zelfs van toepassing in de hypothese dat de verspreiding van het gemeenteblad wordt uitgevoerd door een door de gemeente gesubsidieerde VZW. Deze omzendbrief heeft als doel de nieuwe bepalingen betreffende de prerogatieven van de gemeenteraadsleden toe te lichten en te herinneren aan de vroeger reeds van toepassing zijnde principes die dat nog steeds zijn maar die niet altijd nageleefd werden door de gemeenten. Deze principes komen verder uit de voorbereidende werken van de wet van 11 juli 1994 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet om het beginsel van de lokale democratie te versterken, wet die aan de oorsprong van de toekenning van deze prerogatieven ligt, de antwoorden op parlementaire vragen en de rechtsleer. 3) De wijziging van artikel 109 van de Nieuwe Gemeentewet betreffende de handtekening van de gemeentelijke briefwisseling. Het doel van de voorgestelde wijziging bestaat in het versoepelen van de eis van de dubbele handtekeningen die zeer strikt toegepast wordt door de gemeenten en die betekent dat voor elke briefwisseling, wat ook de inhoud mag zijn, een omslachtige procedure dient gevolgd te worden. Deze nieuwe bepaling versnelt het proces van de verzending van de briefwisseling die geen rechtsgevolgen heeft, om bijvoorbeeld een inlichting te geven of te vragen binnen een veel kortere periode dan deze voorzien door het te volgen protocol om de handtekening van de burgemeester en de gemeentesecretaris te bekomen.

Het betreft dus een vluggere communicatie over onderwerpen die geen rechten of plichten creëert in hoofde van de ontvanger van de briefwisseling, waardoor de doeltreffendheid van de administratie verhoogt.

Dit nieuw lid werd ingevoerd op initiatief van de administratie, na overleg met agenten van verschillende gemeenten in het kader van de "Werk- en informatiegroep Overheidsopdrachten" van de 19 gemeenten van Brussel-Hoofdstad die de noodzaak hebben uitgesproken om de toepassing van de beslissingen van de gemeenteorganen, meer bepaald op het vlak van overheidsopdrachten te versoepelen en te versnellen, zonder wijziging van de rechtsorde en de verdeling van de bevoegdheden.

Het gaat in casu niet om een delegatie van handtekeningen die een overdracht inhoudt van de verantwoordelijkheid over de ondertekende post aan de gemachtigde ambtenaar. Zij heeft niet als gevolg dat de gemeenteambtenaren, verantwoordelijk voor de dienst, voortaan ten aanzien van derden de verantwoordelijkheid van handelingen zullen opnemen die direct juridische gevolgen hebben en die het bestuur binden. Op dit gebied wordt niets gewijzigd.

In dit geval was het doel de administratieve procedures inzake overheidsopdrachten te versoepelen en om aldus de gemeenteambtenaren toe te laten om de briefwisseling zoals een uitnodiging tot het neerleggen van een offerte bij een onderhandelingsprocedure met of zonder publicatie te ondertekenen (de documenten van de opdracht, alsook de lijst van de aangeschreven personen worden bij voorbaat goedgekeurd door de raad of het college), alsook een uitnodiging voor het aanvullen van de aanvragen tot deelname of de offertes op gebied van de kwalitatieve selectie van de kandidaten of de inschrijvers, een uitnodiging voor het bijwonen van een zitting tot opening van bijkomende offertes als gevolg van de indiening van een laattijdige offerte, of tevens in de loop van de uitvoering van de opdracht de briefwisseling bij het proces-verbaal van oplevering of de vaststelling van de tekortkomingen tegenover de contractuele clausules.

Het is natuurlijk mogelijk om beroep te doen op deze nieuwe bepaling in alle andere domeinen van de administratieve werkzaamheden van de gemeente onder dezelfde toepassingsomstandigheden.

De diensten van mijn administratie en meer bepaald deze van Brussel Plaatselijke Besturen (bpb@gob.irisnet.be) staan tot uw beschikking voor verdere inlichtingen betreffende de inhoud van deze omzendbrief.

De Minister-President, Rudi VERVOORT