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24 DECEMBRE 2003. - Circulaire ministérielle GPI 41 : directives complémentaires concernant l'évaluation de certains mandataires

A Madame et Messieurs les Gouverneurs de Province, A Madame le Gouverneur de l'Arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale, A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, A Mesdames et Messieurs les Présidents des Collèges de Police, A Mesdames et Messieurs les Chefs de Corps de la police locale, A Monsieur le Commissaire général de la police fédérale, A Monsieur l'Inspecteur général de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale, Pour information : A Monsieur le Directeur général de la Direction générale Politique de Sécurité et de Prévention, A Monsieur le Président de la Commission permanente de la police locale, A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'Arrondissement, Madame, Monsieur le Gouverneur, Madame, Monsieur le Bourgmestre, Madame, Monsieur le Président, Madame, Monsieur le Chef de Corps, Monsieur le Commissaire général, Monsieur l'Inspecteur général, Mesdames et Messieurs, 1. Rétroactes Les « primo-nominations » basées sur l'arrêté royal du 31 octobre 2000 fixant les conditions et les modalités de la première désignation à certains emplois de la police fédérale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale, et sur l'arrêté royal du 31 octobre 2000 fixant les conditions et les modalités de la première désignation à certains emplois de la police locale, sont à quelques exceptions près maintenant derrière nous. L'imminence de la prochaine étape importante, soit l'évaluation intermédiaire qui doit avoir lieu à la fin de la troisième année d'exercice du mandat (voyez infra), impose de donner sans tarder des directives afin de mettre en place une procédure transparente et uniforme, de sorte que chaque mandataire soit évalué de manière identique.

C'est l'unique objet de la présente circulaire. La situation « en régime » fera l'objet de directives ultérieures. 2. Bases légales et réglementaires En ce qui concerne la problématique abordée ici, les textes légaux et réglementaires suivants présentent un intérêt certain : - Loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, en particulier les articles 48, 49, 51, et 107 (« LPI » - STS/ST2); - Loi du 26 avril 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/04/2002 pub. 30/04/2002 numac 2002000334 source ministere de l'interieur et ministere de la justice Loi relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police fermer relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police, en particulier l'article 33 (« LSW » - STS/ST3); - Arrêté royal du 31 octobre 2000 fixant les conditions et les modalités de la première désignation à certains emplois de la police fédérale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale; - Arrêté royal du 31 octobre 2000 fixant les conditions et les modalités de la première désignation à certains emplois de la police locale; - Arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police, en particulier les articles VII.III.2 à VII.III.4, VII.III.47, VII.III.48, VII.III.51, VII.III.52, VII.III.55 à VII.III.57, VII.III.89 à VII.III.99, VII.III.101 à VII.III.109, VII.III.124, VII.III.125, VII.III.129 à VII.III.137, XI.II.17, XI.II.18 et XI.III.27 (« PJPol » - STS/ST6/1); - Arrêté royal du 19 avril 2002 fixant certaines dispositions statutaires spécifiques relatives aux personnes désignées à certains emplois de la police fédérale, de la police locale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale (STS/ST92); - Arrêté royal du 5 décembre 2003 modifiant l'arrêté royal du 19 avril 2002 fixant certaines dispositions statutaires spécifiques relatives aux personnes désignées à certains emplois de la police fédérale, de la police locale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale; - Arrêté ministériel du 28 décembre 2001 portant exécution de certaines dispositions de l'arrêté royal du 30 mars 2001 portant la position juridique du personnel des services de police (« AEPol » - STS/ST7); - Arrêté ministériel du 22 avril 2003 fixant la procédure de traitement administratif des matières visées à la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux. 3. Evaluations intermédiaires : position du problème Il convient de distinguer deux types d'évaluations intermédiaires : l'une est générale et prévue par le PJPol, l'autre est spécifique aux commissaires (par opposition aux commissaires divisionnaires) mandataires. 3.1. Evaluation intermédiaire prévue par le PJPol L'article 1er de l'arrêté royal du 19 avril 2002 fixant certaines dispositions spécifiques relatives aux personnes désignées à certains emplois de la police fédérale, de la police locale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale, modifié par l'article 1er de l'arrêté royal du 5 décembre 2003, dit la section du PJPol relative à la périodicité de l'évaluation des mandataires (articles VII.III.88 - VII.III.91 PJPol), d'application conforme aux « primo-mandataires ».

La première évaluation intermédiaire, prévue par l'article VII.III.89 PJPol, intervient au plus tard trois ans après la date de désignation du mandataire dans son mandat. De commun accord entre le membre du personnel évalué et la commission d'évaluation, il peut être décidé de ne pas effectuer cette évaluation intermédiaire. Cette décision doit être mentionnée dans un document repris dans le dossier du mandat en cours. 3.2. Evaluation spécifique aux « commissaires primo-mandataires » L'article 33 de la loi du 26 avril 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/04/2002 pub. 30/04/2002 numac 2002000334 source ministere de l'interieur et ministere de la justice Loi relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police fermer relative aux éléments essentiels du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police dispose que le « commissaire primo-mandataire », quelle que soit la catégorie à laquelle appartient son mandat, est nommé dans le grade de commissaire divisionnaire de police après la fin de la troisième année d'exercice de ce mandat à la condition qu'il n'ait pas fait l'objet d'une évaluation défavorable. L'évaluation en question doit être considérée comme une évaluation intermédiaire au sens de l'article VII.III.89 PJPol, à laquelle, eu égard à l'article 33 susmentionné, on ne peut pas renoncer. Cette évaluation, si elle est favorable, constitue d'ailleurs pour les mandataires susmentionnés une condition essentielle de la nomination au grade de commissaire divisionnaire de police.

C'est à cette évaluation intermédiaire obligatoire, qui est imminente, que se rapportent les directives de la présente circulaire.

Avant toute chose, et dans un souci de clarification, vous trouverez ci-dessous, à la lumière de l'article 33 précité, une vue d'ensemble de la situation statutaire des « commissaires primo-mandataires ».

Pour la consultation du tableau, voir image 3.3. Date de début du mandat Il convient également d'apporter des éclaircissements quant à la date à prendre en considération pour le début du mandat. L'article VII.III.48, alinéa 2, PJPol stipule que la durée du mandat, calculée en années, débute le jour de la prestation de serment. Or, en ce qui concerne les « primo-mandataires », on rencontre diverses situations.

Pour certains, l'arrêté de désignation a précisé la date à laquelle le mandat prenait cours, ce qui n'a pas été le cas pour d'autres. D'autre part, certains « primo-mandataires » ont prêté serment (quelquefois bien après la date à laquelle ils ont commencé à exercer leur mandat), d'autres pas.

Dès lors, en ce qui concerne les « primo-mandataires », il y a lieu d'appliquer les règles suivantes. Si l'arrêté royal ou ministériel de désignation précise la date à laquelle le mandat prend cours, c'est de cette date que l'on tiendra compte pour calculer la durée du mandat, pour fixer le début de la procédure d'évaluation (voir point 6, infra), et pour fixer la date de nomination (voir point 7, infra).

Dans le cas contraire, la date de début du mandat est celle à laquelle l'intéressé a effectivement commencé à exercer son mandat, qu'elle soit ou non concomitante avec la prestation de serment éventuelle. 4. Principes de l'évaluation En régime, l'évaluation a notamment pour but de vérifier dans quelle mesure les mandataires ont rempli les objectifs mentionnés dans leur lettre de mission.Eu égard aux spécificités des premiers mandats et vu le temps écoulé depuis la désignation des « primo-mandataires », l'arrêté royal du 5 décembre 2003 déroge pour ceux-ci au système de la lettre de mission. Les articles 1erbis à 1erdecies de l'arrêté royal du 19 avril 2002 fixant certaines dispositions spécifiques relatives aux personnes désignées à certains emplois de la police fédérale, de la police locale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale, insérés par l'article 2 de l'arrêté royal du 5 décembre 2003 susmentionné, prévoient donc pour l'évaluation des « primo-mandataires » une procédure particulière, développée ci-après, qui déroge quelque peu au système d'évaluation prévu par le PJPol. 4.1. Règles d'exercice du mandat Le mandat de chef de corps de la police locale est exercé conformément aux missions légales visées aux articles 44 et 45 LPI, à l'arrêté royal du 17 septembre 2001 déterminant les normes d'organisation et de fonctionnement de la police locale visant à assurer un service minimum équivalent à la population, et aux plans zonaux de sécurité valables pendant la durée du mandat (article 1bis de l'arrêté royal du 19 avril 2002, susmentionné).

Les mandats de la police fédérale sont exercés, par les mandataires concernés concrètement par la présente circulaire, conformément aux dispositions de la LPI qui leur sont applicables, aux missions visées à l'arrêté royal du 3 septembre 2000 concernant le commissaire général et les directions générales de la police fédérale, et aux plans nationaux de sécurité valables pendant la durée de leur mandat (article 1erter de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

Les titulaires des mandats visés ci-dessus rédigent un rapport synoptique dans lequel ils exposent la manière dont ils ont rempli leur mandat. Ce rapport reprend de manière concrète et logique les projets, programmes, plans d'action et autres activités similaires (article 1erquinquies de l'arrêté royal du 19 avril 2002). 4.2. Contenu de l'évaluation L'évaluation mesure principalement la manière dont les mandataires ont fonctionné, dans quelle mesure ils ont exercé leur mandat avec les moyens mis à leur disposition et conformément, selon le cas, aux articles 1bis ou 1ter de l'arrêté royal du 19 avril 2002 susmentionné.

Elle a notamment pour but de déterminer si le mandat peut être maintenu ou s'il doit y être prématurément mis fin.

L'évaluation se déroule d'une manière descriptive. Le rapport d'évaluation est rédigé suivant le schéma annexé à l'arrêté royal du 5 décembre 2003 modifiant l'arrêté royal du 19 avril 2002 fixant certaines dispositions statutaires spécifiques relatives aux personnes désignées à certains emplois de la police fédérale, de la police locale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale (article 1ersexies de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

L'évaluation par la commission d'évaluation compétente (voir infra ) a lieu sur base des données qui ressortent des pièces, en ce compris le rapport synoptique visé au point 4.1 ci-dessus, des enquêtes et des constatations que l'inspection générale a réalisées dans le cadre de ses missions. Les données susvisées sont examinées lors de l'entretien d'évaluation du mandataire avec la commission d'évaluation (art. 1ersepties de l'arrêté royal du 19 avril 2002).

Un dossier est ouvert par mandataire. Ce dossier fait partie du dossier personnel. Il contient toutes les pièces pertinentes au mandat exercé, dont celles qui sont énumérées à l'article 1erdecies de l'arrêté royal du 19 avril 2002. 5. Autorités compétentes pour l'évaluation et rôle de divers intervenants 5.1. Autorités compétentes.

L'article 1er de l'arrêté royal du 19 avril 2002 fixant certaines dispositions spécifiques relatives aux personnes désignées à certains emplois de la police fédérale, de la police locale et de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale, modifié par l'article 1er de l'arrêté royal du 5 décembre 2003, dit la section du PJPol relative aux commissions d'évaluation des mandataires (articles VII.III.92 - VII.III.99 PJPol), d'application conforme aux « primo-mandataires ».

Concrètement, les évaluations intermédiaires basées sur l'article 33 LSW, susmentionnées, ne concernent que des membres du personnel titulaires de mandats de chef d'un corps de police locale, de directeur coordonnateur administratif, de directeur judiciaire ou de directeur au sein des services centraux de la police fédérale.

Sont compétentes pour procéder à l'évaluation de ces mandataires, les commissions d'évaluation composées conformément à l'article VII.III.92 et, respectivement, aux articles VII.III.93, VII.III.96, VII.III.97 et VII.III.99 PJPol. 5.2. Rôle du président de la commission d'évaluation compétente Pour le bon fonctionnement de la commission d'évaluation, il convient que son président joue un rôle directeur dans ses travaux. En principe, le président doit lui-même effectuer les enquêtes visées à l'article 1septies de l'arrêté royal du 19 avril 2002 susmentionné. Il doit prendre les initiatives nécessaires pour garantir le bon déroulement de l'évaluation. Il prend ainsi contact avec les différents membres de la commission d'évaluation en leur demandant de lui faire connaître leur vision du fonctionnement du mandataire à évaluer. Il leur demande également s'ils estiment nécessaire d'interroger certaines personnes ou certains services.

Le président peut effectuer lui-même ces enquêtes ou les faire exécuter par l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale (ci-après AIG).

Vu le nombre de mandataires à évaluer, les demandes doivent être limitées au strict nécessaire. Il ne peut absolument pas être question de répercuter cette tâche importante sur l'AIG, sous peine de rendre son travail impossible en la paralysant. Afin d'éviter une telle situation, le président motivera la demande d'enquête qu'il adressera à l'AIG. En cas de contestations entre l'AIG et le président de la commission d'évaluation sur le bien-fondé de cette demande, la décision finale revient au Ministre de l'Intérieur.

Les enquêtes peuvent être effectuées auprès des autorités administratives et judiciaires, des collaborateurs directs sous l'autorité du mandataire, et auprès de toute personne susceptible d'apporter des données nécessaires à l'évaluation du mandataire (article VII.III.102 PJPol). Ces enquêtes doivent néanmoins être exécutées d'une manière aussi objective et pertinente que possible. Il y a lieu d'éviter absolument de mettre en péril la sérénité d'un service déterminé. Les personnes à interroger doivent par conséquent être soigneusement choisies. Lors du choix, le président doit principalement se laisser guider par les éléments pertinents qu'un membre du personnel peut apporter relativement à l'évaluation du mandataire.

Le président de la commission d'évaluation informe le mandataire, au minimum un mois à l'avance, du moment où ce dernier sera entendu sur les prestations fournies dans le cadre de son mandat. Le rapport d'évaluation, enfin, doit être établi conformément au schéma contenu dans l'annexe à l'arrêté royal du 5 décembre 2003.

Dans l'attente des modifications législatives ad hoc et afin de faciliter le travail des différentes commissions, je demande aux présidents desdites commissions d'assurer, avec du personnel dépendant de leurs services, les tâches de secrétariat y compris la constitution des dossiers. 5.3. Rôle de l'inspection générale de la police fédérale et de la police locale L'inspecteur général de la police fédérale et de la police locale fait partie de toutes les commissions d'évaluation visées au point 5.1.

Lorsque l'inspecteur général préside une commission d'évaluation, il exerce les mêmes tâches et compétences que les autres présidents.

Toutefois, si l'inspecteur général participe à la commission d'évaluation comme membre ordinaire, il lui appartient d'apporter les éléments qu'il détient comme prévu à l'annexe à l'arrêté royal du 5 décembre 2003. Pour pouvoir remplir cette mission de façon effective, l'inspecteur général doit jouer un rôle actif dans la collecte des informations nécessaires, notamment par l'intermédiaire des services déconcentrés.

L'inspecteur général doit aussi pouvoir compter sur la collaboration de tous les services d'audit et de tous les organes de contrôle, tant internes que, le cas échéant, externes. A cette fin, le service inspection de l'AIG exécute différentes missions de contrôle qui ne doivent pas nécessairement tendre à contrôler le mandataire, mais qui doivent permettre à la commission d'évaluation de préparer l'entretien avec le mandataire à évaluer. A la lumière de ce qui précède, tout audit d'une police locale exécuté à la demande du chef de corps, du conseil de police, du collège de police ou à l'initiative de tout autre service ou autorité compétents au sens large, doit être transmis à l'AIG. 6. Procédure et traitement administratif du dossier J'invite les mandataires concernés par les présentes directives à rédiger dès à présent le rapport synoptique visé au point 4.1, afin de faciliter la procédure d'évaluation.

Dès le premier jour du trente-troisième mois qui suit celui au cours duquel le mandat a pris cours (pour la détermination de la date de début du mandat, voyez le point 3.3 ci-dessus), le « commissaire primo-mandataire » visé au point 3.2 adresse sa demande d'évaluation au président de la commission d'évaluation compétente, lequel prend alors les mesures nécessaires afin que l'évaluation puisse intervenir dans les meilleurs délais une fois écoulée la troisième année d'exercice du mandat. Concrètement, le président de la commission d'évaluation est, selon le cas, le bourgmestre ou le président du collège de police (commission d'évaluation pour la fonction de chef de corps : article VII.III.93 PJPol) ou l'inspecteur général (commission d'évaluation pour la fonction de directeur-coordonnateur administratif ou de directeur judiciaire : articles VII.III.96 et VII.III.97 PJPol).

Un arrêté royal déterminera prochainement, en application de l'article VII.III.99 PJPol, la composition de la commission d'évaluation pour les mandats de directeur au sein de la police fédérale. En attendant la publication de cet arrêté royal, tout courrier relatif à l'évaluation desdits directeurs sera adressé à la Direction de la mobilité et de la gestion des carrières, gestion des officiers, de la Direction générale des Ressources humaines de la police fédérale (DGP/DPMO).

Le président de la commission d'évaluation veille à collecter ou faire collecter toutes les informations requises en vue de l'évaluation du mandataire. Il convoque ce dernier pour un entretien d'évaluation selon les modalités précisées au point 5.2. Les prescriptions de procédure contenues aux articles VII.III.103 à VII.III.109 PJPol sont applicables pour le surplus.

Le rapport d'évaluation est, au terme de la procédure, transmis au conseil communal ou au conseil de police, si le mandataire évalué est un chef d'un corps de police locale, ou au commissaire général, si le mandataire appartient à la police fédérale. Ces autorités veillent aux formalités consécutives à l'évaluation.

Sur base de l'article 5, § 1er, 4°, d) et e), de l'arrêté ministériel du 22 avril 2003 fixant la procédure de traitement administratif des matières visées à la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, la Direction générale Politique de sécurité et de prévention est compétente pour le traitement administratif des dossiers. C'est donc à elle que les autorités susmentionnées transmettent la suite du dossier relatif à l'évaluation du mandataire. 7. Conséquences pécuniaires de la nomination au grade de commissaire divisionnaire Les « commissaires primo-mandataires » qui rentrent dans les conditions de l'article 33 LSW et auront fait l'objet d'une évaluation favorable sont promus au grade de commissaire divisionnaire après la fin de la troisième année d'exercice de leur mandat (pour le calcul de la durée du mandat, voyez le point 3.3, ci-dessus).

Conformément aux principes applicables en la matière, l'échelle de traitement O5 est attribuée aux intéressés le premier jour du mois qui suit la date de leur nomination au grade de commissaire divisionnaire ou, si cette date coïncide avec le premier d'un mois, immédiatement.

Les deux exemples suivants permettront d'illustrer cette règle. Le « commissaire primo-mandataire » dont le mandat a débuté le 16 mars 2002 est nommé au grade de commissaire divisionnaire le 16 mars 2005 et l'échelle de traitement O5 lui est attribuée le 1er avril 2005. Celui dont le mandat a débuté le 1er mars 2001 est nommé commissaire divisionnaire le 1er mars 2004 et se voit attribuer, ce même jour, l'échelle de traitement O5.

J'espère que les directives données ci-dessus contribueront à un déroulement aisé et correct des procédures d'évaluation en question.

Le Ministre, P. DEWAEL