MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

23 JUILLET 2008. - Circulaire relative à l'élaboration du budget de l'exercice 2009 des Centres publics d'Action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale

A Mesdames et Messieurs les Présidents et Membres des conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale, A Mesdames et Messieurs les Membres des Collèges des Bourgmestres et Echevins, A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs, 1. Généralités 1.1. Préliminaire 1.2. Transmission des documents et des annexes 1.3. Loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale fermer concernant le droit à l'intégration sociale et les aides équivalentes 2. Directives d'élaboration du budget 2.1. Dispositions générales 2.2. Groupe technique 2.3. Service d'exploitation 2.3.1. Recettes 2.3.1.1. Le Fonds spécial de l'Aide sociale 2.3.1.2. La dotation communale 2.3.2. Dépenses 2.3.2.1. Personnel 2.3.2.2. Fonctionnement 2.3.2.3. Redistribution 2.4. Service d'investissement 2.5. Dette 2.6. Divers 2.6.1 Conventions en application de l'article 61 de la loi organique 2.6.2 Services prestés 1. Généralités 1.1. Préliminaire La présente circulaire a pour objet l'élaboration des budgets des centres publics d'action sociale pour l'exercice 2009.

De manière générale et sauf dispositions contraires, les directives des circulaires précédentes restent d'application. A cet effet, et pour votre facilité, nous transcrivons en gras les quelques ajouts et/ou commentaires par rapport à la circulaire du Collège réuni du 27 juillet 2007 relative à l'élaboration des budgets de l'exercice 2008 là où ceux-ci s'imposent. 1.2. Transmission des documents et des annexes - En vertu de l'article 88 de la loi organique, les conseils de l'action sociale doivent soumettre leur budget avant le 15 septembre de l'année précédant l'exercice, à l'approbation du conseil communal, accompagné des documents visés à cet article ainsi que de ceux énumérés ci-dessous dans la présente circulaire. Il est impératif que ce délai soit scrupuleusement respecté d'autant plus que les crédits ne peuvent être engagés qu'après avoir été approuvés. - Le budget est la traduction chiffrée de la politique sociale que mène le C.P.A.S. et des moyens dont celui-ci dispose pour les réaliser. - Un exemplaire du budget et de ses annexes (voir infra) sera communiqué à la Direction de la tutelle des C.P.A.S. du Collège réuni de la Commission communautaire commune à l'adresse suivante : Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, Direction de la Tutelle sur les C.P.A.S., Boulevard du Jardin Botanique 20, 1035 Bruxelles. - En cas d'improbation ou de réformation du budget du centre par le conseil communal, le dossier complet sera communiqué par les soins du centre dans les quarante jours à l'approbation du Collège réuni. - Dans les autres cas, le dossier complet est envoyé au Collège réuni par les soins du centre dans les quinze jours suivant la réception de la décision du conseil communal approuvant le budget ou l'expiration du délai de quarante jours emportant approbation tacite. - En raison du délai extrêmement court dont nous disposons pour exercer la tutelle générale à l'égard du budget (au pire nos services ne pourraient être avertis de la nature de la tutelle à appliquer que cinq jours avant l'expiration du délai de soixante jours), nos services prendront la liberté de s'adresser aux vôtres à l'expiration du délai de quarante jours à compter de la date à laquelle le document nous a été communiqué conformément à l'article 88, § 1er, alinéa 2, précité. - La date de réception du dossier complet ou de la lettre de notification constituera le point de départ du délai respectivement visé aux articles 88, 110 et 111 de la loi organique. - Si les annexes obligatoires au budget ne sont pas systématiquement transmises, l'absence totale ou partielle de ces documents peut entraîner une mesure contraignante de l'autorité de tutelle. Le Conseil d'Etat estime en effet que le délai dont dispose l'autorité de tutelle ne commence à courir qu'à partir du moment où une décision qui est soumise à son contrôle lui est correctement notifiée (C.E. n° 38894 du 3 mars 1992).

Il convient dès lors de transmettre IMPERATIVEMENT les documents suivants : - le budget de l'exercice 2009 accompagné des documents prévus par l'article 88, § 1er, de la loi organique (à savoir, la note de politique générale et le rapport visé à l'article 26bis, § 5), ainsi que la note explicative et justificative afférente au budget, telle que visée à l'article 88, § 3, de la loi organique (voir annexe 1re); - le procès-verbal de la réunion du comité de concertation tel que prévu à l'article 26bis, § 4, de la loi organique; - le cas échéant, le budget 2009 des éventuels services et établissements à gestion distincte; - l'avis du groupe technique prévu à l'article 11 du règlement général de la comptabilité des C.P.A.S. de la Région de Bruxelles-Capitale; - l'organigramme de tous les services du centre; - le tableau détaillé du personnel tel qu'annexé à l'arrêté du Collège réuni du 31 mai 2007 modifiant l'arrêté du 25 février 1999 fixant le modèle de budget des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale; - un tableau détaillé des investissements et de leur mode de financement; - un tableau détaillé de l'ensemble des emprunts contractés et à contracter durant l'exercice, y compris les ouvertures de crédit; - un tableau reprenant certaines données essentielles des recettes et dépenses de l'exercice 2009 et des exercices antérieurs (voir tableau en annexe 2 et 3); - un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, budget n-1, prévisions de recettes et dépenses budget n, situation théorique fin 2008). - Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si celui-ci est géré par le centre (voir tableau en annexe 4); 1.3. Loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale fermer concernant le droit à l'intégration sociale et les aides équivalentes La correspondance entre les crédits de recettes et de dépenses relative au R.I.S sera adaptée aux types de subventions accordés en la matière.

De manière générale, les centres veilleront à ce que les différentes inscriptions budgétaires liées aux interventions du pouvoir fédéral correspondent au pourcentage d'intervention prévu en matière d'aide et d'intégration sociale, particulièrement en ce qui concerne les subventions octroyées par l'Etat en vertu de la loi du 26 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/05/2002 pub. 31/07/2002 numac 2002022559 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi concernant le droit à l'intégration sociale fermer concernant le droit à l'intégration sociale et la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par les C.P.A.S. Au moment de l'engagement définitif de ces dépenses, les centres constateront simultanément les droits correspondant aux pourcentages d'intervention de l'Etat dans ces dépenses. 2. Directives d'élaboration du budget 2.1. Dispositions générales - Le budget doit être établi conformément au modèle de budget repris dans l'arrêté du Collège réuni du 25 février 1999 et tel que modifié par l'arrêté du Collège réuni du 31 mai 2007. - Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les prescriptions relatives à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général de la comptabilité du 26 octobre 1995, modifié en date du 11 décembre 2003 (Moniteur belge du 23 février 2004), et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le Collège réuni le 12 février 1998, modifiée en date du 3 juin 1999. Les plans comptables ont également été complétés par l'arrêté du Collège réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en matière d'intégration sociale. Nous vous renvoyons en outre aux circulaires précédentes quant à l'utilisation correcte des codes fonctionnels et économiques. A ce propos, il y a lieu de signaler que les codes fonctionnels spécifiques ne sont pas toujours activés, dès lors que les services relatifs à ces codes sont prestés (voir également à ce propos le point 2.6.2). - Les C.P.A.S. poursuivront les efforts de gestion et veilleront particulièrement à la maîtrise de leurs dépenses de personnel et de fonctionnement. - Les recettes et dépenses doivent être estimées de manière précise. A défaut d'éléments d'évaluation réglementaires ou d'instructions administratives, la prévision se fera au départ de la recette ou de la dépense effectivement réalisée au cours du dernier exercice connu. A défaut de chiffre définitif suffisamment récent, les chiffres du dernier budget approuvé formeront la base de calcul. - Les centres veilleront à solliciter toutes les subventions prévues par les différentes dispositions légales et réglementaires pour financer leurs actions et investissements. De même, ils veilleront à introduire les dossiers qui font l'objet de récupérations auprès des autorités concernées, notamment en ce qui concerne l'octroi des aides et à en assurer le suivi. - Nous vous rappelons qu'en vertu du principe d'universalité du budget, la comptabilité doit reprendre la totalité de la recette et de la dépense et non la différence entre les deux. Cela signifie que toute pratique de compensation budgétaire est prohibée. - Les subventions de fonctionnement R.I.S., fourniture d'énergie et autres doivent être portées au budget. A défaut de pouvoir engager la dépense en cours d'exercice, le montant de la subvention sera versé dans un fonds d'exploitation par voie de modification budgétaire par un article de prélèvement, en vue de leur utilisation à l'exercice suivant. Signalons pour rappel qu'en vertu des règles de comptabilité publique le pouvoir subsidiant a le devoir de vérifier si la subvention a bien été utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée et qu'en principe tout allocataire d'une subvention doit justifier de l'utilisation des sommes reçues; par le seul fait de l'acceptation de la subvention l'allocataire reconnaît aux pouvoirs subsidiants le droit de faire procéder sur place au contrôle de l'emploi des fonds attribués. - Douzièmes provisoires Conformément à l'article 13 du règlement général de la comptabilité des C.P.A.S., lorsque le budget n'est pas encore voté en début de l'exercice des crédits provisoires sont arrêtés par le conseil de l'action sociale. Si le budget est voté mais non encore approuvé, ces crédits sont disponibles implicitement sans qu'il soit utile que le conseil se prononce. Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses du service d'exploitation. - Pour les C.P.A.S. qui disposent d'un service de médiation de dette, les montants prévus à l'article 4, § 1er, de la loi du 4 septembre 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/09/2002 pub. 28/09/2002 numac 2002022772 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi visant à confier aux centres publics d'aide sociale la mission de guidance et d'aide sociale financière dans le cadre de la fourniture d'énergie aux personnes les plus démunies fermer seront inscrits à la fonction adéquate telle que prévue dans le plan comptable. 2.2. Groupe technique L'article 11 du règlement général de la comptabilité des C.P.A.S. de la Région de Bruxelles-Capitale dispose que l'avis du groupe technique porte exclusivement sur le respect de la légalité (en ce compris bien-entendu le prescrit des dispositions réglementaires afférentes aux prévisions budgétaires tant en recettes qu'en dépenses) et sur les répercussions financières prévisibles. A cet effet il inclura une présentation des subsides escomptés par le C.P.A.S. et leur affectation ainsi que la justification d'un déficit des maisons de repos et de soins. 2.3. Service d'exploitation 2.3.1. Recettes 2.3.1.1. Le Fonds spécial de l'Aide sociale Comme recettes provenant du Fonds spécial de l'Aide sociale, il faut inscrire au budget de l'exercice 2009 un montant identique à la part de chaque centre pour 2008 repris ci-après : Pour la consultation du tableau, voir image 2.3.1.2. La dotation communale L'article 106 de la loi organique du 8 juillet 1976 est de stricte interprétation : la commune doit obligatoirement subvenir à l'insuffisance des ressources du C.P.A.S. constatée lors de l'élaboration concertée du budget.

L'article 106 précise que : 1° « les prévisions relatives aux services d'exploitation et d'investissement du budget sont prises en considération » pour calculer le manque de ressources du C.P.A.S.; 2° « la dotation est payée au centre au début de chaque mois par douzième.Toutefois, moyennant l'accord du centre, elle peut être payée suivant d'autres modalités. »; 3° « l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire.» Le tableau correctif du compte 2008 corrigera donc automatiquement la dotation communale prévue au budget 2009, dans les quarante jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2 de la loi organique).

A ce propos, nous tenons à préciser qu'il ne sera en aucun cas admis de prendre en compte le résultat d'un compte antérieur à l'exercice 2008 pour effectuer le correctif de la dotation communale. Il est donc capital pour les C.P.A.S. en retard d'établir leurs comptes de rattraper celui-ci en vue d'aboutir à une gestion financière qui se rapproche le plus possible d'une situation objective et ce aussi bien pour l'administration du C.P.A.S. que pour l'administration communale.

Sans préjudice des dispositions des articles 1er et 106 de la loi organique et de l'article 255, 16°, de la Nouvelle Loi communale, il convient d'insister sur la nécessité, pour les C.P.A.S. sous plan financier ayant conclu une convention avec le Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales, de se montrer solidaires des communes dont ils dépendent en ce qui concerne l'effort d'assainissement. Ceci implique que même si, légalement, le montant inscrit dans le plan financier des communes et des C.P.A.S. en ce qui concerne la dotation communale ne peut avoir qu'une valeur indicative ou d'objectif à atteindre, les C.P.A.S. concernés veilleront au maximum à tendre vers cet objectif en tant que partie prenante de la convention de refinancement. 2.3.2. Dépenses Comme souligné précédemment, il est nécessaire de maîtriser les dépenses de personnel et de fonctionnement, et ce plus particulièrement pour les C.P.A.S. liés à une convention de refinancement.

Toutes dérogations aux normes linéaires autorisées par la présente circulaire doivent être dûment justifiées. 2.3.2.1. Personnel - Nous vous rappelons qu'il convient de respecter le principe de l'annalité, à savoir que les rémunérations du personnel statutaire payé de manière anticipative et les aides sociales relatives au mois de janvier 2009 ne peuvent être payées en décembre 2008. - Aucun avantage nouveau ne sera accordé au personnel en dehors de la programmation réglementairement prévue par la législation en cette matière, sans préjudice des dispositions de l'article 42 de la loi organique. Le cas échéant, il devra être tenu compte d'une part du protocole d'accord du comité C concernant l'accord sectoriel 2005-2006. - Nous rappelons que les écritures comptables relatives aux personnes engagées dans le cadre de l'article 60, § 7, de la loi organique doivent être utilisées selon le canevas repris dans la fiche n° 1 définie dans la circulaire relative à l'élaboration du budget 2004. - Dans la note de politique générale, les critères utilisés pour fixer la manière de rémunérer les personnes engagées dans le cadre de l'article 60, § 7, seront clairement détaillées (par exemple, sur base de leur niveau d'étude, sur base de la fonction exercée), en distinguant ceux qui seront employés par le C.P.A.S. de ceux qui sont mis à disposition d'autres employeurs. Ce point mentionnera également les recettes qui seront perçues auprès des utilisateurs.

Les prévisions par code économique seront établies comme suit : - code 11100 : traitements de juillet 2008 x 12,42 (salaire annuel + programmation sociale) x 1,013 (impact des augmentations barémiques) x Y (indexation) valant 1,025 pour l'exercice 2009. Le cas échéant un taux de croissance plus élevée et concordant à celui de la commune, peut être appliqué après concertation. Si le cas se présente, il en sera fait mention de manière claire et explicite dans le PV du comité du concertation annexé. - code 11200 : sur base du code 11100 : application des règles en vigueur; - code 11300 : sur base du code 11100, à taux constants;

Les primes syndicales sont imputées sous cette nature économique 11300. Le taux de l'intervention du C.P.A.S. à prévoir pour 2009 : 46,55 EUR par agent; - code 11400 : sur base du code 11100 : ce code comprend la cotisation patronale pour la pension à d'autres caisses que l'O.N.S.S.A.P.L., y compris la caisse de pension du centre; - code 11401 : sur base du code 11100 : ce code comprend la cotisation patronale pour la pension des agents statutaires à l'O.N.S.S.A.P.L. Le taux à prévoir reste inchangé, soit 20 % + 7,5 % de quote-part propre pour les C.P.A.S. et institutions faisant partie du pool I. Pour ceux appartenant au pool II, le taux à prévoir est égal à 27 % + 7,5 % pour 2009; - code 11500 : transports à calculer suivant réglementation en vigueur, les autres dépenses sont à maintenir au niveau du budget initial 2008; - code 11600 : les prévisions doivent être cohérentes et correspondre aux normes du régime de pensions en vigueur; le fonds de pension doit englober indistinctement les pensions de retraite et les pensions de survie; - code 11700 : suivant masse salariale et clauses contractuelles; - code 11800 : prévision selon contrats; 2.3.2.2. Fonctionnement En principe les dépenses de fonctionnement ne pourront être globalement supérieures à 3 % par rapport aux dépenses engagés du compte 2007.

Les C.P.A.S. devront prévoir un crédit budgétaire au moins équivalent à 0,5 % du montant total des charges de personnel (codes 11100 + 11300) en vue d'assurer une formation continuée et professionnelle de qualité. 2.3.2.3. Redistribution Les prévisions budgétaires relatives aux montants du revenu d'intégration, devront s'établir sur base de la moyenne mensuelle des montants liquidés du 1er janvier au 30 juin 2008, auquel s'ajoutera un pourcentage correspondant lié à l'index.

Quant aux autres dépenses de redistribution, nous rappelons que les C.P.A.S. doivent avoir pour objectif de gérer en équilibre leurs maisons de repos ainsi que les autres services qu'ils organisent. (garde des enfants, repas à domicile, dépannages...). 2.4. Service d'investissement Le service d'investissement doit prévoir en dépenses les crédits nécessaires au remboursement des capitaux d'emprunts ainsi que les crédits nécessaires aux investissements envisagés et en recettes le financement de ces investissements. Une partie de ces recettes peut provenir d'un fonds d'investissement propre au centre.

Etant donné que la dotation communale assure l'équilibre du budget tous services confondus, les ressources destinées à couvrir les dépenses d'investissement peuvent donc aussi provenir du service d'exploitation, et en particulier pour les dépenses d'investissement de moins de 5.500 EUR qui ne peuvent être financées par le recours à l'emprunt. Par conséquent, toute dépense supérieure à ce montant doit faire l'objet d'une recette correspondante au service d'investissement. Le financement de ces dépenses sera donc uniquement assuré soit par emprunt, subside, aliénations, dons et legs ou par prélèvement du fonds de réserve d'investissement ou encore par prélèvement du service d'exploitation.

Il convient ici de faire la distinction entre la dotation communale dont la destination est de couvrir le déficit du centre tous services confondus et un subside en capital éventuel de l'autorité communale destiné à un investissement spécifique du C.P.A.S. qui sera inscrit en recettes d'investissement sous le code économique 68500/51 « Subsides en capital des organismes de droit public pour investissements spécifiques ».

Un tableau des investissements prévus établi conformément au modèle prescrit doit faire partie intégrante du budget. 2.5. Dette - Intérêts débiteurs : suivant l'estimation de l'échéancier probable de la trésorerie du C.P.A.S. - Charges des emprunts : elles intégreront l'échéancier fourni par les organismes prêteurs et seront conformes aux dispositions des marchés financiers passés antérieurement par le C.P.A.S. ainsi qu'à celles du marché portant sur les investissements de l'exercice. - Les C.P.A.S. sont invités à veiller à l'application de la circulaire concernant certains services financiers dans le cadre de l'application de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fourniture et de services. - Nous vous informons du fait que l' ordonnance du 2 mai 2002Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 02/05/2002 pub. 22/05/2002 numac 2002031258 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création du Fonds régional bruxellois de Refinancement des Trésoreries communales (1) fermer modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création du Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales permet également au Fonds d'octroyer des prêts aux C.P.A.S. et de gérer tout ou partie de leur dette. (voir notamment l'article 2, § 3, de l'ordonnance). 2.6. Divers 2.6.1 Conventions en application de l'article 61 de la loi organique Il convient de mentionner dans la note de politique générale les frais inhérents à la mise en oeuvre des mesures ou pratiques visées à l'article 61 de la loi organique des C.P.A.S.. Dans un souci de transparence, il conviendra de relater dans la note de politique générale la nature de cette collaboration ou de la convention, la date de la décision du conseil y relative, les frais de personnel et de fonctionnement ainsi que les articles budgétaires concernés. Le présent point ne concerne pas les conventions conclues en vue de procurer un emploi aux personnes en vertu de l'article 60, § 7, de la loi organique. 2.6.2. Services prestés Comme ajouté à l'annexe 1, la note de politique générale devra contenir le rapport établi conformément à l'article 60bis de la loi organique.

Bruxelles, le 23 juillet 2008.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour l'Aide aux Personnes, P. SMET. Mme E. HUYTEBROECK

Circulaire budgétaire exercice 2009 - Annexe 1re Canevas de la note de politique générale 1. Evolution de l'intervention communale 1.1. Le chiffre des cinq dernières années au moins (en euro ) 1.2. Le chiffre de l'année en cours avec les commentaires sur les options principales qui ont été prises ou qui seront prises 1.3. Le chiffre du budget de l'année prochaine avec les explications de l'augmentation ou de la diminution de l'intervention communale par rapport à l'année en cours. Il y a lieu de reprendre les nouvelles options du budget et leurs conséquences financières chiffrées ainsi que les augmentations incompressibles (indexation de la masse salariale, octroi des biennales,...). 2. Charges du personnel Tableau comparatif des charges de personnel par fonction indiquant les chiffres relatifs au compte 2005, 2006, 2007 ainsi que le budget 2008 et 2009. Des explications devraient être fournies concernant les engagements envisagés en 2009, les augmentations dues à l'application du statut pécuniaire (coût) et l'indexation des rémunérations. 3. Charges d'emprunt Nécessite une présentation par fonction. Une comparaison doit être faite sur trois années reprenant les chiffres des derniers comptes connus ainsi que les chiffres du budget initial et modifié de l'année en cours et le budget 2009. 4. Service d'exploitation 4.1. L'évolution des grandes catégories de recettes 4.2. l'évolution des grandes catégories de dépenses Au travers des commentaires sera exprimée la politique suivie par le centre. 5. Service d'investissement Comme pour le service d'exploitation, l'analyse doit se faire par fonction et toujours dans l'ordre des fonctions de la classification fonctionnelle et économique. L'accent ne doit pas être mis uniquement sur l'impact financier du budget concerné, mais sur les conséquences à plus longue échéance et sur l'impact durant les prochaines années.

Il faudra préciser les moyens de financement soit par le service d'exploitation, la vente du patrimoine, l'emprunt ou autres. 6. Rapport sur les différentes formes d'aide conformément à l'article 60bis de la loi organique.7. Conventions en application de l'article 61 de la loi organique (cf. 2.3.2.4. de la circulaire) .

Pour la consultation du tableau, voir image