MINISTERE DE L'INTERIEUR

19 JUIN 2002. - Circulaire relative aux directives financières applicables aux contrats de sécurité et de prévention

A Mesdames et Messieurs les Gouverneurs des provinces, A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres des villes et communes ayant conclu un contrat de sécurité et de prévention, Mesdames et Messieurs les Gouverneurs, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, L'arrêté royal du 27 mai 2002 déterminant les conditions auxquelles les communes doivent satisfaire pour bénéficier d'une allocation financière dans le cadre d'une convention relative à la prévention de la criminalité fixe notamment les conditions d'octroi, les modalités de paiement ainsi que les forfaits maxima de subsidiation pour le personnel.

L'arrêté susmentionné fait suite aux décisions du Conseil des Ministres - du 4 mai et du 21 décembre 2001 par lesquelles le Gouvernement fédéral a approuvé la nouvelle sélection des villes et communes pouvant bénéficier en 2002 d'un contrat de sécurité et de prévention et a marqué son accord sur une nouvelle répartition des moyens budgétaires; - du 19 janvier 2001 approuvant la Note politique du Gouvernement fédéral relative à la Problématique de la Drogue.

La présente circulaire vise l'exécution des dispositions ainsi formulées et complète les modalités prévues au contrat. Toutefois, les présentes dispositions ne dispensent en aucun cas les autorités communales de leurs obligations générales en matière de recrutement, de statut du personnel, de marchés publics,...

Ces directives ne concernent que les initiatives qui, dans le cadre des contrats de sécurité et de prévention, sont financées par le Ministère de l'Intérieur. Elles sont pleinement d'application pour toute allocation perçue dans ce cadre.

Les présentes dispositions remplacent les "directives pour la constitution d'un dossier financier - Contrat de prévention" ainsi que les circulaires du 17 juin 1994, du 16 février 1995 et du 18 mars 1997 relatives "A la gestion financière des Contrat de Sécurité et de Société". 1. Principes généraux. Sur la base du contrat de sécurité et de prévention - et en tenant compte des dispositions mentionnées dans l'arrêté royal du 27 mai 2002 déterminant les conditions auxquelles les communes doivent satisfaire pour bénéficier d'une allocation financière dans le cadre d'une convention relative à la prévention de la criminalité - les crédits, qui sont conformes aux projets de dépenses approuvées par l'Etat fédéral, sont mis à disposition de la commune.

Pour ce qui concerne la compétence fédérale de l'Intérieur, le contrat fait l'objet d'une négociation entre le Bourgmestre de la commune et le Ministre de l'Intérieur. Le contrat revêt un caractère obligatoire, tant sur le plan des initiatives que sur le plan des dispositions.

Uniquement dans la mesure où le contrat le stipule, il est admis que certains moyens (frais de personnel, frais de fonctionnement, investissements) soient mis à la disposition d'une a.s.b.l. ou de toute autre institution qui serait chargée d'une mission de prévention et de l'affectation du budget pour réaliser les objectifs définis dans le contrat, ce sous réserve de la conclusion d'un protocole d'accord déterminant les droits et obligations de chacune des parties (cf.

Chapitre V. Crédits transférés vers une a.s.b.l., p.19). La commune reste toutefois responsable de la bonne exécution finale des actions et de la présentation des pièces justificatives. La commune reste également responsable de l'évaluation du contrat et est le seul interlocuteur pour le Ministère de l'Intérieur.

L'usage du subside relève également de toute la législation d'application en cette matière.

En cas de non-respect d'une ou plusieurs dispositions du contrat de sécurité et de prévention, le Ministre de l'Intérieur se réserve la faculté soit de suspendre et/ou de réduire, soit de récupérer entièrement ou partiellement la subvention octroyée. 2. Intervention forfaitaire - Modalités de paiement - Contrôle financier. Le montant de la subvention est fixé forfaitairement. Le crédit mis à disposition ne pourra en aucun cas être dépassé. Sauf dérogation du Ministre de l'Intérieur, les glissements entre postes ne seront pas autorisés.

Les moyens financiers octroyés aux différents postes du contrat sont répartis en frais de personnel, frais de fonctionnement et investissements.

Les frais de personnel désignent tous les moyens que l'employeur doit dégager pour la rémunération du personnel engagé dans le cadre du contrat.

Les frais de fonctionnement regroupent les frais administratifs, les frais de déplacement et les frais d'action nécessaires à la mise en oeuvre des projets et initiatives développés dans le cadre du contrat.

Les investissements sont les dépenses de type patrimonial qui ont une durée d'utilisation estimable de plus d'un an. Seuls les investissements prévus dans le contrat peuvent être exécutés, sauf dérogation accordée par l'autorité subsidiante.

Le paiement de l'intervention financière s'effectue par une première tranche de 70 % du montant total versée dans le courant de l'année contractuelle. Le solde sera versé à l'issue du contrat et après un contrôle approfondi des pièces justificatives. Ce contrôle doit établir que toutes les dépenses engagées ont été réellement effectuées pour la réalisation des actions (telles que) prévues. La commune transmet les pièces justificatives avant le 31 mars de l'année qui suit l'année budgétaire au cours de laquelle les crédits ont été alloués.

Seules les dépenses engagées dans le courant de l'année contractuelle concernée, à savoir entre le 1er janvier et le 31 décembre, pourront être imputées sur le budget du contrat.

Les communes veilleront à introduire leur(s) demande(s) de dérogation d'utilisation du budget avant le 1er décembre de l'année contractuelle en cours. Seules les dépenses accordées par le Ministère de l'Intérieur avant le 31 décembre pourront effectivement être imputées sur le budget annuel.

Outre l'analyse financière réalisée par le Secrétariat permanent à la Politique de Prévention (SPP), la Cour des Comptes se réserve le droit de réaliser un contrôle approfondi.

I. COUT SALARIAL I. Généralités.

Les coûts salariaux désignent tous les moyens que l'employeur doit dégager pour la rémunération du personnel engagé dans le cadre du contrat, en ce compris les primes (prime de bilinguisme, indemnités pour prestations irrégulières et heures supplémentaires) et les cotisations sociales, dans les limites du forfait octroyé. Les frais de personnel n'incluent pas l'habillement, le matériel et les dédommagements particuliers tels que les frais de déplacement, les frais de licenciement.

Il va de soi que les coûts salariaux relatifs aux personnes dont l'entrée en service n'est pas prévue par le contrat ne feront pas l'objet d'une indemnisation.

Le recrutement de personnel donne lieu à l'octroi d'une intervention forfaitaire maximale. Seuls les forfaits négociés dans le contrat seront d'application.

II. Particularités. 1. Recrutement de personnel de qualification inférieure à celle prévue au contrat. Les frais de personnel liés à l'engagement d'une personne dont la qualification ne correspond pas à celle explicitement prévue au contrat ne seront pas pris en charge. Toutefois, une dérogation écrite pourra être accordée par le Ministère de l'Intérieur autorisant l'imputation de ces frais sur le budget du contrat.

Concernant le calcul du solde, se référer au Chapitre Ier, Titre II. Particularités. Point 4., p.5. 2. Remplacement d'un membre du personnel pour cause de maladie ou de congé de maternité ou pour toute autre forme de congé de longue durée. Si un membre du personnel, engagé dans un contrat de sécurité et de prévention, s'absente pour une longue durée dans le courant de l'année contractuelle (pour cause de maladie, de maternité ou toute autre forme de congé de longue durée), il est possible de procéder au remplacement de celui-ci, ce sous réserve du respect des conditions de base (expérience utile, profil, fonction...). Il convient d'informer le Ministère de l'Intérieur du remplacement.

Le point II.1. reste toutefois d'application lorsque le remplacement concerne une personne de qualification inférieure à celle prévue par le contrat. Concernant le calcul du solde, se référer au Chapitre Ier, Titre II. Particularités. Point 4., p.5.

Formalités à remplir : Lors de l'introduction des pièces justificatives financières, il convient de joindre un extrait, certifié conforme, de la décision du conseil communal en matière d'engagement de personnel. A défaut d'un accord de l'autorité compétente, les pièces introduites ne pourront être prises en considération. 3. Transition d'un emploi temps plein à un emploi à temps partiel dans le cadre d'une interruption de carrière, d'un congé parental ou de toute une autre circonstance. Le transfert d'un emploi temps plein à un emploi à temps partiel devra faire l'objet d'une dérogation écrite du Ministère de l'Intérieur, condition essentielle à la prise en charge des frais de personnel liés au(x) poste(s) concerné(s).

Concernant le calcul du solde, se référer au Chapitre Ier, Titre II. Particularités. point 4., p. 5. 4. Les montants forfaitaires octroyés sont calculés proportionnellement au nombre de jours et mois prestés et proportionnellement au régime horaire ou niveau de qualification.Le montant forfaitaire est totalement perdu si l'engagement n'a pas eu lieu.

Toute réaffectation du solde non utilisé à une action ponctuelle spécifique ou à un nouvel engagement ponctuel devra faire l'objet d'une dérogation écrite du Ministère de l'Intérieur.

III. Fiche à compléter.

La première page du dossier financier doit donner un aperçu du coût salarial par membre du personnel du contrat.

A cet égard, il faut mentionner clairement : - le nom complet du membre du personnel; - son niveau d'étude (niveau 1 : universitaire, niveau 2+ : enseignement supérieur de type court (exemple : assistant social) ou de type long non universitaire (exemple : architecte), niveau 2 : enseignement secondaire (rédacteur), niveau 3 : enseignement secondaire inférieur (commis), niveau 4 : enseignement primaire; - le niveau d'engagement; - la période d'activité, avec date initiale et date d'échéance, à laquelle correspond le montant payé; - le projet auquel il est attaché; - le montant total qui est payé au membre du personnel pour la période donnée.

Dans la colonne période, la date de l'entrée en service, ainsi que la date à laquelle le contrat de travail a pris fin doivent être mentionnées.

Dans la colonne montant, le montant réellement dépensé pour cette période doit être inscrit.

Pièces justificatives à annexer : - une copie certifiée conforme de la décision de désignation ou d'affectation (personnel statutaire) ou du contrat (personnel contractuel). Ces documents ne doivent plus être remis lorsqu'il s'agit de personnes dont le contrat ou la décision de désignation (ou d'affectation) a été fourni l'année précédente; - un état de paiements certifié conforme par l'autorité communale compétente, document dans lequel figure l'identité de l'agent, ainsi que le coût salarial mensuel de celui-ci pour toute la période durant laquelle il a été employé.

II. FRAIS DE FONCTIONNEMENT Les frais de fonctionnement regroupent les frais administratifs, les frais de déplacement et les frais d'action nécessaires à la mise en oeuvre des projets et initiatives développés dans le cadre du contrat.

Pour chaque projet inscrit au contrat, le dossier financier doit détailler les frais administratifs, de déplacement et d'action qui ont été engagés.

Seules les dépenses engagées dans le courant de l'année contractuelle concernée, à savoir du 1er janvier au 31 décembre, pourront être imputées sur le budget du contrat. Toutefois, les communes auront la possibilité d'introduire, jusqu'au 31 mars suivant l'exercice budgétaire, toutes les factures ou pièces justificatives attestant des dépenses ainsi engagées (1).

Par ailleurs, les communes veilleront à introduire leurs demandes de dérogation d'utilisation de budget avant le 1er décembre de l'année contractuelle en cours. Seules les dépenses accordées par le Ministère de l'Intérieur avant le 31 décembre pourront effectivement être imputées sur le budget annuel.

II. 1. FRAIS ADMINISTRATIFS I. Généralités.

Les frais administratifs sont occasionnés d'une part par la gestion du service de prévention et d'autre part par la réalisation des différentes initiatives portées par le contrat.

Ainsi, on entend par frais administratifs : - les timbres (uniquement pour le courrier du service de prévention); - les coûts téléphoniques : - lignes fixes : abonnements et communications (limitation des communications internationales) - téléphones mobiles : abonnements et communications (limitation des communications internationales) - les abonnements et l'achat d'ouvrages spécifiques; - les fournitures de bureau (exemples : fardes, classeurs, cartouches d'encre pour imprimante/télécopieur, papier, papier à lettres, enveloppes, bics, blocs notes, agrafeuse, perforatrice, disquettes, papier collant, ciseaux, colle...); - les frais de formation : les frais de participation à des journées d'étude ou autres formations peuvent être pris en charge, à la condition que de telles dépenses soient liées à des formations utiles pour les travailleurs concernés. Les frais ainsi engagés seront prioritairement accordés aux membres du personnel affectés aux projets subsidiés. Toutefois, seront pris en charge les frais de formation inhérents à la coordination du contrat (fonctionnaire de prévention, évaluateur interne, coordinateur administratif et financier), et ce à condition que ces postes soient pris en charge par la commune. Dans les autres cas, les frais de formation du personnel restent à charge de l'autorité communale et peuvent faire l'objet de demande de subsides d'autres autorités (2); - les frais de séjour (exemples : demi-pension ou pension complète, taxe d'aéroport, boissons/repas,...) lors de déplacements à l'étranger (exemples : colloque, formation, activités,...); - frais de parking lors de déplacements extérieurs; - les frais de boissons et/ou de nourriture (exemples : séminaires, formations, réunions de longue durée, prestations spéciales,...). * Les frais relatifs à l'achat d'un ordinateur, d'une imprimante, d'un télécopieur, d'un téléphone portable, du mobilier de bureau (chaises, bureaux, armoires) constituent des investissements. Veuillez vous référer à la rubrique investissements (Chapitre III. Investissements, pp.15-16).

II. Fiche à compléter Pour chaque projet inscrit au contrat, le dossier financier doit détailler les frais administratifs engagés.

Dans la colonne FACT/BONCOM, il faut indiquer le numéro de la facture (et/ou du bon de commande) ou de la preuve de paiement qui a donné lieu à une dépense dans le cadre du contrat. Ce numéro doit se situer dans le coin supérieur droit de la pièce justificative.

Si le paiement n'a pu avoir lieu durant l'exercice contractuel, une copie certifiée conforme du bon de commande ou de la décision du collège suffit. A partir du moment où la facture y relative est disponible, celle-ci doit être directement transmise au SPP et ce au plus tard le 31 mars de l'année qui suit l'année au cours de laquelle les crédits ont été alloués. Le dossier financier n'est complet que lorsque toutes les factures ont été réceptionnées. Le paiement de la subvention ne peut être effectué qu'après un contrôle complet des comptes.

La date de la facturation ou du paiement, mentionnée dans la deuxième colonne, doit correspondre à la période d'effet du contrat. Cette date doit évidemment être identique à la date mentionnée sur la facture ou le bon de commande. Les frais pourront alors être répercutés sur le budget du contrat de sécurité et de prévention, et couverts par le budget prévu par le Ministre de l'Intérieur.

Dans la colonne DESCRIPTION, une brève description des frais est insérée. Exemples : timbres, fournitures de bureau.

Le montant inscrit dans la quatrième colonne doit correspondre aux montants indiqués sur les pièces justificatives.

Pièces justificatives à annexer.

Pour chaque dépense, la(es) copie(s) certifiée(s) conforme(s) de la facture et/ou du bon de commande ainsi que la copie certifiée conforme de la preuve de paiement devront être annexées au dossier financier.

Les bons de commande, notes de débit ou déclarations de créances ne constituent en aucun cas des preuves suffisantes du paiement effectif des dépenses engagées. Les documents de facturation interne des communes seront toutefois acceptés. Le Ministère de l'Intérieur se réserve néanmoins l'opportunité d'apprécier la recevabilité de tels documents.

II 2. FRAIS DE DEPLACEMENT I. Généralités.

Pour chaque projet inscrit au contrat, le dossier financier doit détailler les frais de déplacement engagés. De plus, il convient de préciser par membre du personnel : la date, l'objet et le coût de chaque déplacement.

Peuvent par ailleurs être pris en charge sur le budget du contrat les frais de déplacement du personnel du contrat (domicile - lieu de travail) en transport en commun (train, tram, bus, métro) et ce à concurrence d'un montant équivalent à l'intervention légale.

II. Particularités.

Seuls les frais de déplacement du personnel engagé via le contrat et subsidié par le Ministre de l'Intérieur ou nécessaires à la réalisation du projet ou de l'un de ses aspects pourront être imputés sur le budget alloué.

Pourront toutefois être pris en charge les frais de déplacement inhérents à la coordination du contrat (fonctionnaire de prévention, évaluateur interne, coordinateur administratif et financier), et ce à condition que ces postes soient pris en charge par la commune. Dans les autres cas, les frais de déplacement du personnel restent à charge de l'autorité communale et peuvent faire l'objet de demandes de subsides d'autres autorités.

De même, les frais de déplacement liés à la participation à des journées d'étude ou de formation seront prioritairement acceptés pour le personnel subsidié par le contrat. S'il s'agit d'autres catégories de personnel, l'explication en sera donnée.

Les déplacements du personnel du contrat qui ont lieu dans le cadre d'une action peuvent être pris en charge par le contrat et seront alors imputés sur le budget des frais d'action (exemple : tickets de train). Les frais de déplacement de membres du personnel relevant soit de la commune soit d'une autre autorité subsidiante ou de personnes extérieures au contrat pourront, à titre dérogatoire et sous réserve de l'introduction d'une note explicative motivée, être imputés sur les frais de déplacement du contrat. Le Ministère de l'Intérieur se réserve toutefois l'opportunité d'apprécier la pertinence de la motivation avancée.

Pourront par ailleurs être imputés sur le budget du contrat : - les frais de carburant des véhicules communaux financés ou non par le contrat, pour autant que le montant de ces dépenses soit raisonnable et que les véhicules utilisés soient mis à la disposition exclusive du service prévention; - les frais de kilométrage; - les frais d'entretien des véhicules financés par le contrat; - les frais d'assurance des véhicules financés par le contrat.

Ne sont en principe jamais pris en charge par le contrat : - les frais d'entretien des véhicules communaux non financés par le contrat; - les frais d'assurance des véhicules communaux non financés par le contrat.

III. Fiche à compléter et pièces justificatives à annexer. - Concernant les titres de transport (fiche 2.2.c), le nom du membre du personnel qui a engagé la dépense ainsi que la date à laquelle elle a été réalisée et son montant doivent clairement être indiqués.

Il convient, pour chacun des déplacements réalisés, d'indiquer son OBJET. Il peut par exemple s'agir d'une visite au SPP, d'une journée d'étude à Bruxelles ou encore d'une visite d'un projet.

Pour chaque dépense, la(es) copie(s) certifiée(s) conforme(s) de la facture et/ou du bon de commande ainsi que la copie certifiée conforme de la preuve de paiement devront être annexées au dossier financier. - Concernant les frais de kilométrage (fiche 2.2.a), la copie certifiée conforme de l'accord du collège et du document visé (fiche de remboursement des frais de déplacement) suffit. La commune s'engage toutefois à tenir à disposition de l'autorité subsidiante un dossier complet renseignant pour chacun des déplacements réalisés, le nom du membre du personnel, la date et l'objet du déplacement ainsi que le nombre de kilomètres parcourus. - Enfin, concernant les frais de carburant (fiche 2.2.b), il convient de transmettre la copie certifiée conforme des relevés mensuels de la carte essence. La commune s'engage toutefois à tenir à disposition de l'autorité subsidiante un carnet de route renseignant pour chacun des déplacements réalisés, le nom du personnel, la date et l'objet du déplacement ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Pour rappel, les bons de commande, notes de débit ou déclarations de créances ne constituent en aucun cas des preuves suffisantes du paiement effectif des dépenses engagées. Les documents de facturation interne des communes seront toutefois acceptés. Le Ministère de l'Intérieur se réserve néanmoins l'opportunité d'apprécier la recevabilité de tels documents.

II.3. FRAIS D'ACTION I. Généralités.

Les frais d'action sont les moyens dégagés pour couvrir les initiatives reprises dans le contrat de sécurité et de prévention et/ou qui ne sont pas déjà répertoriés dans les frais administratifs. 1. Dépenses acceptées. - les coûts téléphoniques : - lignes fixes : abonnements et communications (limitation des communications internationales); - téléphones mobiles : abonnements et communications (limitation des communications internationales); - les frais de participation aux activités du personnel encadrant subsidié par le Ministère de l'Intérieur dans le cadre du contrat; - le matériel d'activité (exemples : jeux, ouvrages...); - le loyer et les charges (eau, gaz, électricité et chauffage) des locaux du service de prévention ou des maisons de quartier, maisons de jeunes, espaces jeunes, décentralisation dans les quartiers (hors propriété communale); - les charges (eau, gaz, électricité et chauffage) des locaux mis exclusivement à disposition (par la commune) des activités de prévention; - la réalisation et la publication de dépliants et de brochures : les conseillers locaux porteront une attention particulière aux productions de matériel de sensibilisation proposé par les communes et veilleront à ce que celui-ci ne fasse pas double emploi avec les supports mis à disposition par le SPP; le matériel utilisé mentionnera l'appui du SPP en recourant à la phrase "Avec le soutien du Secrétariat permanent à la Politique de Prévention - Ministère de l'Intérieur" et avec de préférence l'usage des logos du SPP et du Ministère de l'Intérieur. Les logos sont disponibles au SPP; - la location de salles, de stands, de chapiteaux, de tentes pour l'organisation d'événements; - la location de matériel de démonstration pour l'organisation d'événements; - la location de moyens de transport dans le cadre d'une activité; - la location de photocopieuse, de téléphone-fax; - l'entretien et les réparations du matériel; - les frais de catering, de réception, de représentation lors d'activités ou de festivités menées dans le cadre des initiatives de prévention locale; - les frais de pharmacie; - l'aménagement des locaux (exemples : papier peint, revêtement de sol, peinture, tentures, rideaux,...); - les frais de participation à des activités extérieures tant pour le personnel encadrant que pour les bénéficiaires (exemples : entrées aux parcs d'attraction, cinéma, patinoire,...); - leasing de véhicules (à la condition que celui-ci soit prévu au contrat ou sous réserve d'une autorisation préalable du Ministre); ... 2. Seront d'office refusés - le loyer des locaux mis à disposition par la commune et dont celle-ci est propriétaire; - la location du matériel communal (exemples : matériel de bureau, informatique, audio-visuel, photocopieuse...) mis à disposition du contrat; - les frais d'entretien (nettoyage) des locaux du service de prévention mis à disposition par la commune et/ou des locaux des maisons de quartier, maisons de jeunes, espaces-jeunes et décentralisation dans les quartiers sauf s'il a été nécessaire de faire appel aux services de sociétés ou d'entreprises non communales; - la facturation des heures prestées par le personnel communal hors contrat de sécurité et de prévention et dont la tâche n'est pas directement illustrative d'une action de prévention; ...

II. Particularités. 1. Vêtements ou allocations de vêtements. Sauf disposition contraire explicitement prévue par le contrat, les frais de vêtements ou les frais d'habillement ne sont accordés qu'aux personnes employées dans le cadre de l'exécution du contrat et à condition que le fait d'accorder une masse d'habillement constitue une obligation réglementaire pour la commune, et pour autant que les montants accordés soient raisonnables. 2. Octroi de primes à la sécurisation. Une commune peut se faire rembourser par le budget du contrat de sécurité et de prévention les primes qui ont été octroyées à la population dans le cadre de la prévention d'effraction à condition que cette possibilité soit clairement prévue dans le contrat. 3. Achat de chèques ALE et recrutement d'étudiants rémunérés En principe, l'achat de multi-chèques (excepté pour les contrats avec un projet APS) et les allocations octroyées aux étudiants rémunérés peuvent être pris en charge si le contrat de sécurité et de prévention le prévoit explicitement.Si ce n'est pas le cas, une demande de dérogation au contrat pourra être introduite en cette matière.

III. Fiche à remplir.

Pour chaque projet inscrit au contrat, le dossier financier doit détailler les frais d'action engagés.

La fiche regroupe toutes les dépenses réalisées dans le cadre des actions inscrites dans le contrat de sécurité et de prévention.

Dans la colonne FAC/BON DE COMMANDE, le numéro d'ordre est écrit. Ce numéro est également mentionné dans le coin supérieur droit de la copie certifiée conforme de la facture (et/ou du bon de commande) et de la preuve de paiement comme pièces justificatives officielles.

Dans la colonne NUMERO D'ACTION le numéro correspondant avec les actions reprises au contrat doit être indiqué. La date doit correspondre avec la date indiquée sur la copie certifiée conforme de la facture (et/ou du bon de commande) et de la preuve de paiement.

Le montant doit correspondre à celui indiqué sur les pièces justificatives accompagnantes.

Pièces justificatives à annexer : Pour chaque dépense, la(es) copie(s) certifiée(s) conforme(s) de la facture et/ou du bon de commande ainsi que la copie certifiée conforme de la preuve de paiement devront être annexées au dossier financier.

Les bons de commande, notes de débit ou déclarations de créances ne constituent en aucun cas des preuves suffisantes du paiement effectif des dépenses engagées. Les documents de facturation interne des communes seront toutefois acceptés. Le Ministère de l'Intérieur se réserve néanmoins l'opportunité d'apprécier la recevabilité de tels documents.

III. INVESTISSEMENTS. I. Généralités.

Sont considérés comme des investissements les biens de type patrimonial qui ont une durée d'utilisation estimable de plus d'un an.

Seuls les investissements prévus au contrat seront subsidiés et ce dans les limites indiquées. Tous les autres types d'investissement devront faire l'objet d'une demande de dérogation écrite auprès du Ministre de l'Intérieur ou de son administration déléguée. Les demandes devront systématiquement être adressées avant de procéder à l'engagement de la dépense. A défaut d'autorisation préalable, les frais engagés ne seront pas acceptés et resteront par conséquent à charge de la commune. Une procédure d'urgence pourra toutefois être diligentée en cas de force majeure. 1. Dépenses acceptées si prévues au contrat ou absolument nécessaires au bon déroulement du contrat et moyennant accord explicite et préalable : - l'acquisition de matériel audio-visuel (exemples : TV, vidéo, rétroprojecteur, DVD, caméra, radio-cassette, appareil photo, projecteur et écran dia, projecteur multi-média); - l'acquisition ou le leasing de matériel informatique (3) (exemples : PC, imprimante, scanner, moniteur, ordinateur portable, licence et programme informatique, graveur, CD-ROM, webcam); - l'acquisition d'une alarme; - l'acquisition d'une centrale téléphonique; - l'acquisition de mobilier de bureau (4) (exemples : bureaux, chaises, étagères, armoires, tableaux d'affichage, meubles de rangement,...); - l'acquisition de mobilier pour l'aménagement de maisons de quartier ou d'autres infrastructures dont l'affectation concerne le travail de prévention; - l'acquisition de photocopieuse(s); - l'acquisition de GSM - téléphone(s) fixe(s) (5); - l'acquisition d'instrument(s) de gravure, d'anti-vol(s); - l'acquisition de parois d'exposition, de stand(s), de tonnelle(s)...; - l'acquisition de bicyclette(s); - l'acquisition de matériel de promotion (exemple : vitrine de présentation du matériel de technoprévention); - l'acquisition de matériel pour les activités sportives; - l'acquisition de matériel de radio-communication; - l'acquisition d'appareils électro-ménagers (exemples : machine à café, frigo, micro-ondes) destinés aux initiatives de prévention ou aux travailleurs chargés de ces initiatives; ... 2. Seront d'office refusées par le Ministère de l'Intérieur : - l'acquisition de véhicules (voiture, moto); - l'acquisition de bâtiments; ...

II. Fiche à remplir.

Pour chaque projet inscrit au contrat, le dossier financier doit détailler les investissements réalisés.

La fiche regroupe toutes les dépenses qui ont été faites dans le cadre des actions inscrites dans le contrat.

Dans la colonne FAC/BON DE COMMANDE, le numéro d'ordre est écrit. Ce numéro est également mentionné dans le coin supérieur droit de la copie certifiée conforme de la facture (et/ou du bon de commande) et de la preuve de paiement comme pièces justificatives officielles.

Dans la colonne NUMERO D'ACTION le numéro correspondant avec les actions reprises au contrat doit être indiqué. La date renseignée doit correspondre avec la date indiquée sur la facture ou sur le bon de commande.

Le montant doit correspondre à celui indiqué sur les pièces justificatives accompagnantes.

Pièces justificatives à annexer : Pour chaque dépense, la(es) copie(s) certifiée(s) conforme(s) de la facture et/ou du bon de commande ainsi que la copie certifiée conforme de la preuve de paiement devront être annexées au dossier financier.

Les bons de commande, notes de débit ou déclarations de créances ne constituent en aucun cas des preuves suffisantes du paiement effectif des dépenses engagées. Les documents de facturation interne des communes seront toutefois acceptés. Le Ministère de l'Intérieur se réserve néanmoins l'opportunité d'apprécier la recevabilité de tels documents.

IV. ASSISTANTS DE PREVENTION ET DE SECURITE (APS).

I. Généralités.

Les frais d'action disponibles dans le contrat de sécurité et de prévention pour le projet APS doivent être utilisés en priorité pour l'équipement et la formation des APS. Les frais liés au support logistique pourront alors éventuellement être pris en charge. Ceux-ci seront imputés de préférence sur les frais de fonctionnement (investissements) prévus à cet effet par le contrat, ou encore sur les frais de fonctionnement (ou investissements) de la coordination du contrat (si prévu au contrat ou moyennant accord préalable).

Lorsque de nouveaux APS sont engagés (remplacement en cas de départ, augmentation du nombre d'APS dans un avenant, mise en place d'un nouveau projet,...), la commune peut, pour équiper le nouvel APS, réaffecter, à titre complémentaire et exceptionnel, un maximum de 185,92 euro par APS des frais de fonctionnement du contrat au renouvellement de l'équipement.

Toutes les initiatives réalisées dans le cadre du dispositif APS devront être conformes aux obligations consignées dans la législation relative aux APS. II. Uniformes et équipements.

L'uniforme des APS est réglementé. Nous renvoyons à cet effet aux circulaires ministérielles. Toutefois, les autorités locales restent libres de s'adresser à la société de leur choix.

L'uniforme de l'assistant de prévention et de sécurité comprend : - veste : maximum 1 par APS - polos : maximum 2 par APS - sweats-shirts : maximum 2 par APS - pantalons/ jupes : maximum 4 par APS (2 pour l'hiver, 2 pour l'été) - chaussures : 1 paire de chaussures maximum par an - casquettes : maximum 2 casquettes par APS - panneaux de signalisation, lampes Mag Lite, bandes réfléchissantes,...

L'entretien de l'équipement (pressing, réparations...) reste à charge de l'APS et/ou de la commune et ne peut donc pas être imputé sur le budget du contrat.

III. Formation Les frais de formation des APS peuvent être imputés sur les frais d'action APS du contrat de sécurité et de prévention (surveillant habilité, premiers secours, gestion de conflits, communication,...).

IV. Appui logistique.

Les dépenses suivantes peuvent être prioritairement prises en charge sur les frais de fonctionnement APS réservés à cette fin par le contrat ou sur les frais de fonctionnement du contrat : - l'achat de sacs (1 par APS); - l'achat de cartes téléphoniques; - l'achat de fournitures de bureau, de documentation (plan de ville par exemple); - l'acquisition de GSM ou talkies-walkies (cf. Chapitre III. Investissements, pp.15-16); - les frais de téléphonie mobile (cf. Chapitre II. Frais d'action, pp.12-14); - les frais de déplacement des APS dans le cadre de leurs actions; - les frais de location de locaux pour les APS; - l'acquisition d'armoires pour mettre l'équipement ou les biens personnels en lieu sûr; - l'acquisition (cf. investissements) ou location de moyens de transport (exemple : bicyclette); ...

Ne seront pas subsidiés par le contrat : - l'acquisition de bureaux : le matériel nécessaire doit être mis à disposition par la commune; l'intervention dans les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail; - les frais alimentaires et/ou boissons, sauf si ceux-ci s'avèrent nécessaires et liés au déroulement d'initiatives (exemple : prestations en soirée). Dans ce cas, les frais pourront être imputés sur les frais de fonctionnement de la coordination du contrat.

V. Fiches à compléter Voir rubriques générales : Chapitre II. Frais de fonctionnement., pp. 7-14.

Chapitre III. Investissements., pp.15-16.

V. CREDITS TRANSFERES VERS UNE A.S.B.L Il est admis que certains moyens prévus (frais de personnel, frais d'action, investissement) soient mis à la disposition d'une ASBL ou d'un autre service qui se chargera de la réalisation des objectifs définis dans le contrat. A cet effet, la commune doit conclure un protocole d'accord avec cette institution dans lequel seront repris les droits et obligations de chacun. La commune est dans ce cas également responsable de la bonne exécution des actions et de la présentation des pièces justificatives.

Les principes généraux des présentes directives (nature des dépenses, procédures d'autorisation/dérogation préalables,...) restent toutefois pleinement d'application.

Pièces jusitificatives à annexer : Pour ce qui concerne les crédits transférés à une ASBL, seules les pièces suivantes seront prises en considération : - une copie du protocole d'accord dans lequel sont énumérés les droits et devoirs des parties et déterminant les modalités de transfert de budget; - la déclaration de créance de l'ASBL; - la preuve du versement des budgets transférés; - une attestation du bourgmestre de laquelle il ressort qu'au cours de l'exercice contractuel les obligations figurant dans le protocole ont été remplies et que la totalité des moyens reçus dans le cadre du contrat de sécurité et de prévention a été utilisée conformément aux termes et objectifs du contrat. Sera joint à cette attestation le rapport d'activité de l'ASBL; - concernant le recrutement de personnel (détaché par la commune ou engagé par l'ASBL), la commune doit se conformer aux directives relatives aux coûts salariaux (cf. Chapitre Ier. Coût Salarial., pp.4-6); - concernant les frais de fonctionnement et les investissements, les ASBL ne sont pas tenues de se conformer aux directives relatives aux frais administratifs, frais de déplacement, frais d'action et investissements renseignés aux points suivants : Chapitre II. Frais de fonctionnement., pp. 7-14., Chapitre III. Investissements., pp.15-16.

La commune reste toutefois responsable de la présentation et de la motivation du dossier financier vis-à-vis de l'autorité subsidiante.

En cas de non-respect d'une ou plusieurs dispositions du contrat de sécurité et de prévention, le Ministre de l'Intérieur se réserve la faculté soit de suspendre et/ou de réduire, soit de récupérer entièrement ou partiellement la subvention octroyée.

Dans le cas d'initiatives confiées aux ASBL ou autres services pour le compte de la commune, celles-ci devront être conformes à la convention conclue entre les deux parties, aux pièces financières introduites ainsi qu'à la législation relative au contrôle de l'octroi et de l'emploi de certaines subventions. La commune est le seul interlocuteur du Ministère de l'Intérieur et reste responsable de la présentation et de la motivation du dossier financier.

La présente circulaire entre en application dès le 1er juillet 2002.

Fait à Bruxelles, le 17 juin 2002.

Le Ministre de l'Intérieur, A DUQUESNE _______ Notes (1) Sont particulièrement concernées les factures de téléphone, les contrats d'assurance, les contrats de location et charges locatives.(2) Concernant les "Frais de déplacement", nous renvoyons au Chapitre II.Frais de fonctionnement, titre 2. Frais de déplacement, pp.10-11. (3) La destination du matériel devra être explicitement mentionnée au contrat.Lors du décompte financier ou de toute demande d'autorisation de dépense, il sera tenu compte du nombre de personnes employées dans le contrat, de la situation locale réelle, ainsi que du mobilier et du matériel de bureau déjà acheté. (4) Voir note 3. (5) Voir note 3.