MINISTERE DE L'INTERIEUR

18 JUILLET 2001. - Circulaire PLP 9 contenant des directives pour l'établissement du bilan initial des zones de polices

A Madame et Messieurs les Gouverneurs de Province, A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif Bruxelles-Capitale, Pour info : A Mesdames et Messieurs les Commissaires d'arrondissement, A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Au Président de la Commission permanente de la Police Communale, Madame, Monsieur le Gouverneur, Un arrêté royal portant le règlement général de la comptabilité de la police locale est actuellement en préparation. Ce règlement général sera en majeure partie basé sur les dispositions de l'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale (RGCC: Moniteur belge du 3 octobre 1990). Le tableau des comptes généraux et la nomenclaturedes comptes particuliers, tels qu'ils sont d'application pour la comptabilité communale, seront aussi appliqués dans les zones de police.

L'article 84 de ce projet d'arrêté royal (repris de l'article 92 du RGCC) dispose qu'au 1er janvier 2002, la zone de police doit établir un inventaire et un bilan initial.

Afin d'établir le bilan initial d'une zone de police, il y a lieu de prendre en compte les éléments suivants: - Le patrimoine immobilier et mobilier; - Les subsides d'investissement obtenus; - Les emprunts; - Le fonds de roulement net du service ordinaire; - Le fonds de roulement net du service extraordinaire; - Les autres fonds de roulement. 1. Le patrimoine immobilier et mobilier 1.1. Transfert à partir de la commune 1.1.1 Principes généraux Tous les biens mobiliers et immobiliers qui sont susceptibles d'être affectés à la zone de police sont repris au bilan initial au 1er janvier 2002 de la zone de police. En ce qui concerne les zones de police pilotes, le bilan initial est établi au 1er janvier 2001.

La valeur à reprendre est la valeur comptable nette des biens concernés telle qu'elle figure à la comptabilité communale au 31 décembre 2001, après les opérations de fin d'exercice (notamment les amortissements et les réévaluations). Pour les zones de police pilotes, il s'agit de la valeur comptable nette au 31 décembre 2000.

Cette valeur comptable nette est enregistrée sur des comptes individuels. Les éléments qui constituent la valeur (valeur initiale, équipement, entretien extraordinaire, montant cumulé des réévaluationset montant cumulé des amortissements) sont enregistrés aux comptes généraux spécifiques. La contrepartie est le compte général 10000 `Capital initial'. 1.1.2. Dérogations a. Patrimoine immobilier Les communes peuvent, en accord avec la zone de police, décider de ne pas transférer en propriété à la zone de police, certains terrains et bâtiments utilisés par la zone de police.Dans ce cas-là, les terrains et bâtiments en question ne sont pas évalués dans la comptabilité de la zone de police, mais ils peuvent être repris dans un fichier descriptif.

S'il n'y a pas de transfert, les communes peuvent demander un loyer annuel à la zone de police. Le montant de base du loyer est en ce cas-là égal à l'annuité postnumerando comprenant un capital égal à la valeur initiale du bien en question (compte général 2AAA1), tel qu'il paraît dans la comptabilité communale, une durée de 50 ans et un taux d'intérêt de 3 %. Le loyer annuellement redevable est ensuite obtenu par l'indexation du loyer de base à partir de l'année d'acquisition sur base de l'évolution de l'indice des prix à la consommation et à partir de 1994 de l'indice santé.

Lorsque la valeur initiale des bâtiments dans la comptabilité communale est égale à zéro, on obtient la valeur initiale pour le calcul du loyer de base en partant de la valeur assurée. Cette valeur sûre est divisée par l'indice abex sur lequel la valeur sûre est basée et multipliée par l'indice abex de l'année d'acquisition.

Quand un bâtiment est utilisé tant par la zone de police que par les autres services communaux, la valeur initiale, qui sert de base pour le calcul du loyer de base, sera calculée pro rata sur base du nombre de m2 occupés par la zone de police et le nombre total de m2 du bâtiment. b. Patrimoine mobilier Les biens mobiliers, qui dans la comptabilité communale sont inventoriés globalement, ne doivent pas être transférés à la zone de police.A cause de la globalisation, il ne sera pas toujours possible d'identifier ces biens. Cependant, ils peuvent être repris dans un fichier descriptif de la zone de police. c. Image fidèle Lorsque le collège de la zone de police estime que la valeur comptable nette des biens transférés, qui paraît dans la comptabilité communale, ne rend pas une image réaliste de la valeur actuelle du bien, le collège peut décider de procéder à une nouvelle réévaluation. La valeur estimée constitue alors la valeur comptable nette. Il y a lieu alors de recalculer, à partir de l'année d'acquisition des biens, les éléments qui constituent la valeur.

En cas d'estimation, il faudra reprendre dans l'explication qui accompagne le bilan initial de la zone de police, quelles règles d'évaluation ont été utilisées. 1.1.3. Travaux en cours Les travaux en cours sont seulement transférés à la zone de police, pour autant que leur nature ait trait à un type de biens qui est transféré à la zone de police. Par exemple, quand un bâtiment n'est pas transféré à la zone de police, les travaux en cours qui concernent ce bâtiment ne seront pas transférés non plus. 1.2. Transfert depuis la police fédérale Le patrimoine immobilier au préalable utilisé par la police fédérale qui est transféré par la Régie des Batiments et le patrimoine mobilier qui est transféré par la police fédérale, sont repris au bilan initial au 1er janvier 2002. Ces biens ne figurent donc pas au bilan initial des zones de police pilotes au 1er janvier 2001. Ils devront être ajoutés au bilan final au 31 décembre 2001, afin d'obtenir un bilan initial complet au 1er janvier 2002. 1.2.1. Patrimoine immobilier En ce qui concerne l'évaluation des bâtiments et des terrains qui sont transférés par la Régie des Batiments, le collège de la zone de police fixera les règles d'évaluation. Les règles d'évaluation utilisées par la zone de police seront reprises dans l'explication qui accompagne le bilan initial.

Les valeurs divisées obtenues de cette façon sont considérées en tant que valeur initiale du terrain et la valeur comptable nette du bâtiment. Quand l'année d'acquisition d'un bâtiment est inconnue, le collège de la zone de police déterminera la durée d'amortissement restante qui équivaut à la durée restante estimée d'utilisation, afin de déterminer les éléments qui constituent la valeur. Cette période estimée ne peut toutefois pas dépasser les 50 ans. 1.2.2. Patrimoine mobilier La police fédérale communiquera, pour les biens mobiliers transférés ayant un prix d'unité de base supérieur à 500 euros, une année d'acquisition et un montant. Le montant communiqué par la police fédérale représente la valeur initiale des biens mobiliers. Le montant cumulé des amortissements qui corrige la valeur initiale, est obtenu en multipliant la valeur initiale par une fraction dont le numérateur représente la différence entre 2002 et l'année d'acquisition communiquée par la police fédérale et le dénominateur le délai d'amortissement légal qui est d'application à ce genre de biens. 1.3. Comptes généraux et individuels Les comptes généraux suivants sont retenus dans ce contexte : - Débiteur : 2AAA1, 2AAA2 et 2AAA6; - Créditeur : 2AAA8, 2AAA9 et 10000, où AAA représente la nature concernée.

La numérotation des comptes individuels s'effectue conformément à la méthode de numérotation fixée par Arrêté ministériel du 25 mars 1994.

Les biens inventoriés individuellement (préfixes 05 et 08) sont repris dans la comptabilité de la zone de police sous une numérotation spécifique, qui peut déroger de la numérotation utilisée dans la comptabilité de la commune concernée. 2. Les subsides d'investissement obtenus Tous les subsides d'investissement obtenus qui concernent le patrimoine immobilier et mobilier, transféré par les communes, sont repris au bilan initial de la zone de police. La valeur comptable nette des subsides concernés, telle qu'elle paraît dans la comptabilité communale au 31 décembre 2001, après exécution des opérations de fin d'exercice (in casu les compensations) représente la valeur qui est reprise. Pour les zones de police pilotes, il s'agit de la valeur comptable nette au 31 décembre 2000.

Lorsqu'un montant de subside a trait à un ensemble de biens, dont une partie est transférée et l'autre reste dans la comptabilité communale, il y a lieu de diviser la valeur comptable nette proportionnellement au montant initial des biens transférés par rapport à la valeur initiale totale de l'ensemble des biens, à laquelle le subside a trait.

Lorsque le rythme de réduction, utilisé dans la comptabilité communale, diffère du délai d'amortissement des biens transférés auxquels le subside a trait, le montant cumulé des réductions est obtenu en multipliant le montant initial du subside par une fraction dont le numérateur représente le montant cumulé des amortissements et le dénominateur représente le montant initial du bien, auquel le subside a trait.

Lorsqu'un subside a trait à un ensemble de biens, dont les durées de vie sont différentes, la zone de police peut calculer le montant cumulé des réductions sur base du taux d'amortissement, ou diviser les subsides selon le type de biens possédant la même durée de vie.

La valeur comptable nette est enregistrée sur des comptes individuels.

Les éléments qui constituent la valeur (montant initial et cumulé des réductions) sont enregistrés sur les comptes généraux spécifiques. La contrepartie est le compte général 10000 « Capital initial ».

Les comptes généraux suivants sont retenus dans ce contexte : - Débiteur : 15AA7 et 10000; - Créditeur : 15AA1, où 5AA représente la nature concernée.

La numérotation des comptes individuels s'effectue conformément à la méthode de numérotation fixée par Arrêté ministériel du 25 mars 1994.

Les subsides concernés (préfixes 04610, 04611 et 04612) sont repris dans la comptabilité de la zone de police sous une numérotation spécifique, qui peut déroger de la numérotation utilisée dans la comptabilité de la commune concernée. 3. Les emprunts Lorsque certains biens mobiliers ou immobiliers, transférés à la zone de police via la commune, sont financés par des emprunts ou des leasings, alors il faut reprendre ces dettes au bilan initial. Lorsque certains emprunts ont trait à un ensemble de biens, dont une partie est transférée à la zone de police et l'autre reste présente dans la commune, il y a lieu de diviser les dettes proportionnellement à la valeur initiale des biens transférés par rapport à la valeur initiale totale de l'ensemble des biens à laquelle l'emprunt a trait.

La valeur comptable des dettes à faire figurer au bilan initial de la zone police est égale à la dette à rembourser au 1er janvier 2002, telle qu'elle figurerait à la comptabilité communale. Cela signifie que la dette est égale à la dette à long terme augmentée de la tranche 2002 qui est reprise à titre de dette à court terme. Les tranches impayées à la date du 31 décembre 2000 ne sont pas reprises au bilan initial de la zone de police, puisqu'elles seront payées par la (les) commune(s) avec le 31 décembre 2001 comme date d'échéance.

En ce qui concerne les zones de police pilotes, il s'agit de la dette à rembourser au 1er janvier 2001, de la tranche 2001 et des tranches impayées au 31 décembre 2000.

La valeur comptable nette de la partie à long terme des emprunts est enregistrée sur des comptes individuels. Les éléments qui constituent la valeur de la dette d'emprunt et de leasing (montant initial, montant cumulé des amortissements et les tranches 2002) sont enregistrés aux comptes généraux spécifiques. La contrepartie est le compte 10000 `Capital initial'.

Si parmi les emprunts, figurent des emprunts octroyés à charge des autorités supérieures, il faut que la créance à long terme, ainsi que les tranches récupérables 2002, soient reprises au bilan initial.

Les comptes généraux suivants sont retenus dans ce contexte : - Débiteur : 17AA3, 27051, 42516 et 10000; - Créditeur : 17AA1, 27055, 43513 et 43514, où 7AA représente la nature concernée.

Il y a lieu de faire remarquer que les soldes des comptes généraux 27051 et 27055 doivent correspondre respectivement aux soldes des comptes généraux 17141 et 17143.

La numérotation des comptes individuels s'effectue conformément à la méthode de numérotation fixée par Arrêté ministériel du 25 mars 1994.

Les emprunts contractés auprès de Dexia (préfixe 040) sont repris dans la comptabilité de la zone de police sous une numérotation que Dexia accordera aux emprunts concernés. Quant aux emprunts contractés auprès d'autres instances, la zone de police peut utiliser une numérotation spécifique, qui peut déroger à la numérotation utilisée dans la comptabilité de la commune concernée.

Il est d'ailleurs indiqué d'avertir suffisamment à temps les établissements de crédit au sujet d'emprunts ou parties d'emprunts qui seront transférés à la zone de police. 4. Le fonds de roulement net du service ordinaire Au préalable a) Le fonds de roulement visé correspond à la notion de `Résultat comptable' du volet budgétaire de la comptabilité communale.Dans la comptabilité budgétaire, le fonds de roulement est la différence entre le montant total des droits constatés nets et le montant total des imputations.

A partir de la comptabilité générale, ce fonds de roulement peut être obtenu en augmentant le total des créances (droits constatés non recouvrés) par le montant de la trésorerie, en diminuant ce total-ci par les dettes (imputations impayées). b) Quant au service ordinaire, il faut que l'opération par laquelle des moyens sont enlevés de la commune et transférés à la zone de police, soit neutre budgétairement, en d'autres termes: le résultat budgétaire (droits constatés nets - dépenses engagées) par lequel la zone de police débute dans le volet budgétaire de la comptabilité, est égal à zéro. 4.1. Créances du service ordinaire En principe, toutes les créances générées par l'enregistrement des droits constatés sous la fonction 330 sont reprises à des comptes spécifiques individuels et généraux du bilan initial de la zone de police. En dérogation au principe, il est conseillé à la zone de police d'examiner en détail les créances. Ceci peut mener à ce que des créances relative à la police mais néanmoins enregistrées sous une autre fonction que la 330 doivent également être reprises. Au sein des créances de la fonction 330, il faut veiller à ne reprendre que les créances relatives aux tâches réellement transférées à la zone de police.

Les comptes généraux suivants sont retenus dans ce contexte : - Débiteur: 40003, 40004, 40700, 41302, 41513, 41514, 41517, 41519, 41600 et 41700, 42514; - Créditeur : 10000.

La numérotation des comptes individuels s'effectue conformément à la méthode de numérotation fixée par arrêté ministériel du 25 mars 1994.

La zone de police peut utiliser, pour des tiers, une numérotation spécifique, qui peut déroger de la numérotation utilisée dans la comptabilité de la commune concernée.

Dans l'explication qui accompagne la balance initiale de la zone de police, un inventaire précis détaillera les créances reprises dans la comptabilité communale. Celui-ci mentionne, par droit constaté non recouvré, le numéro du droit dans la comptabilité communale et le nouveau numéro qui sera attribué au droit dans la comptabilité de la zone de police. En ce qui concerne les zones pluricommunales, à chaque fois on mentionnera la commune d'où le droit a été transféré.

Les droits repris non recouvrés sont additionnés, dans cet inventaire, par compte individuel et ensuite les comptes individuels sont additionnés par compte général, auquel ils ont trait. Cet inventaire comprend également un total général qui représente le total des soldes des comptes généraux.

A cet inventaire est ajouté unrésumé qui prend la forme d'un livre-journal qui sur plan des comptes généraux indique avec quel enregistrement les créances du service ordinaire ont influencé le bilan initial de la zone de police. De la même manière, l'enregistrement qui se fera dans la comptabilité communale sera indiqué. En ce qui concerne les zones pluricommunales, un tel résumé doit être fait par commune. 4.2. Dettes du service ordinaire En principe, toutes les dettes générées par l'enregistrement des imputations sous la fonction 330 sont reprises à des comptes spécifiques individuels et généraux du bilan initial de la zone de police. En dérogation à ce principe, il est conseillé à la zone de police de bien examiner les dettes actives. Cet examen peut mener à ce qu'on constate que des dettes relatives à la police mais néanmoins enregistrées sous une autre fonction que la 330 doivent aussi être reprises. Au sein des dettes de la fonction 330, il faut veiller à ce qu'uniquement les dettes relatives aux tâches réellement transférées à la zone de police soient concernées par ce transfert.

Les comptes généraux suivants sont retenus dans ce contexte : - Débiteur : 10000; - Créditeur : 17700, 43301, 44000, 45200, 45300, 45400, 45500, 45820, 46502 et 46601.

La numérotation des comptes individuels s'effectue conformément à la méthode de numérotation fixée par arrêté ministériel du 25 mars 1994.

La zone de police peut utiliser, pour des tiers, une numérotation spécifique, qui peut déroger de la numérotation utilisée dans la comptabilité de la commune concernée.

Dans l'explication qui accompagne le bilan initial de la zone de police, un inventaire précis détaillera les dettes transférées de la comptabilité communale. Cet inventaire mentionne par imputation non-payée le numéro de celle-ci dans la comptabilité communale et le nouveau numéro qui lui sera attribué dans la comptabilité de la zone de police. En ce qui concerne les zones pluricommunales, on indiquera à chaque fois la commune d'où la dette imputée provient.

Les imputations reprises non-payées sont additionnées dans cet inventaire par compte individuel et ensuite les comptes individuels sont additionnés par compte général, auquel ils se rattachent. Cet inventaire comprend également un total général qui représente la somme des soldes des comptes généraux.

A cet inventaire, un résumé est ajouté, sous forme d'un livre-journal qui, sur le plan des comptes généraux, indique avec quel enregistrement les dettes du service ordinaire ont influencé le bilan initial de la zone de police. L'enregistrement sera également indiqué sous la même forme qui se fera dans la comptabilité communale. En ce qui concerne les zones pluricommunales, un tel résumé doit être effectué par commune. 4.3. Le formulaire T Aucune dépense engagée non imputée relative à la fonction 330 ne peut, dans la comptabilité budgétaire communale, être reportée de 2001 à l'an 2002. Il faut imputer ces dépenses à la comptabilité budgétaire de la zone de police au 1er janvier 2002; elles constituent, dès lors, les crédits transférés.

En ce qui concerne les zones de police pilotes, il s'agit des crédits de l'année 2000 qui doivent être introduits dans la comptabilité budgétaire de la zone de police au 1er janvier 2001.

Dans l'explication du bilan initial de la zone de police, un inventaire sera ajouté comprenant les engagements non imputés qui sont repris de la comptabilité communale. Cet état des lieux mentionne, par engagement non imputé, le numéro de l'engagement dans la comptabilité communale, le nouveau numéro qui est attribué à l'engagement dans la comptabilité de la zone de police et le tiers concerné. En ce qui concerne les zones pluricommunales, la commune, d'où l'engagement non-imputé est transféré, sera à chaque fois indiquée.

Les engagements repris non-imputés sont détaillés par article budgétaire. Cet inventaire comprend également un total général qui représente la somme des montants de tous les articles budgétaires.

A cet inventaire, une liste énumérant les articles budgétaires concernés et leurs montants correspondants est ajouté. En ce qui concerne les zones pluricommunales, il faut également faire une liste par commune. 4.4. Trésorerie Le transfert des éléments constituant le résultat budgétaire doit être une opération neutre pour la commune. Le résultat budgétaire du service ordinaire par lequel la zone de police démarre, doit donc être égal à zéro.

A partir de cette hypothèse, la trésorerie à affecter du service ordinaire, à transférer à la zone de police ou à y récupérer, peut se calculer, selon la formule suivante: Total des dettes serv. ord. + crédits transférés (formulaire T) - total des créances serv. ord.

Le montant calculé de la sorte est repris, à titre provisoire, au bilan initial de la zone en : - débitant le compte 49999 et en créditant le compte 10000, si le calcul fournit un résultat positif; - débitant le compte 10000 et en créditant le compte 49999, si le calcul fournit un résultat négatif.

En ce qui concerne les zones pluricommunales, il est conseillé d'effectuer ce calcul par commune et d'associer au compte général 49999 un compte individuel par commune. De cette façon il sera possible de suivre la relation financière individuelle de la zone de police avec chaque commune concernée. 5. Le fonds de roulement net du service extraordinaire Le traitement des éléments constitutifs du résultat budgétaire du service extraordinaire est, mutatis mutandis, le même que pour le service ordinaire. Toutefois, en calculant la trésorerie, il y a lieu de tenir compte du fait que le transfert des éléments constitutifs ne peut, budgétairement, s'effectuer de façon neutre. C'est le cas, entre autres, lorsque certains droits (notamment certains emprunts) introduits à titre provisoire conformément à l'article 46, n'ont pas encore été enregistrés dans le règlement sur la comptabilité communale.

Dans ces cas, la trésorerie est calculée comme suit : Total des dettes du serv. extra + crédits transférés du serv. extra (formulaire T) - total des créances du serv. extra - total droits non enregistrés du serv. extra Des ouvertures de crédit négatives relatives à des emprunts transféréssont susceptibles de créer une trésorerie négative pour le service extraordinaire. Le montant à transférer effectivement est obtenu en augmentant la trésorerie négative par le montant absolu des ouvertures de crédit négatives octroyées.

Quant au traitement des créances générées par le service extraordinaire, les comptes généraux suivants sont retenus : - Débiteur : 2704X, 2706X, 41301, 41303, 41304, 41600, et 41700; - Créditeur : 10000.

Quant au traitement des dettes générées par le service extraordinaire, les comptes généraux suivants sont retenus : - Débiteur : 10000; - Créditeur : 17700, 43521, 43529, 44000 et 46601; 6. Les autres fonds de roulement Les créances et dettes qui ne sont pas générées budgétairement et qui concernent la zone de police, sont reprises sur des comptes généraux spécifiques et sur des comptes individuels.A leur tour, elles fixent la trésorerie à transférer à la zone de police ou à diminuer de l'ancienne trésorerie. Il s'agit notamment de garanties versées ou perçues ou de salaires prépayés.

L'explication comprendra un état des lieux qui énumèrera les créances et les dettes qui sont transférées à la zone de police. Pour les zones pluricommunales, la commune d'où proviennent les montants sera à chaque fois indiquée.

Tout comme pour le traitement du fonds de roulement net du service ordinaire et extraordinaire, également dans ce cas-ci un livre-journal récapitulatif sera proposé au niveau des comptes généraux, qui donne une image claire des enregistrements qui seront exécutées dans la zone de police et la (les) commune(s) concernée(s).

Quant au traitement des créances, les comptes généraux suivants sont retenus : - Débiteur : 46101, 46102, 46103, 46105, 49010, 49020, et 49600; - Créditeur : 49999.

Quant au traitement des réserves, des provisions et des dettes, les comptes généraux suivants sont retenus : - Créditeur : 49999; - Débiteur : 14104, 14105, 16000, 17700, 17800, 46401, 46402, 48100, 48400, 49030, 49040, 49500, 49501, 49700 et 49800. 7. Le traitement du compte général 49999 Après avoir traité les différents fonds de roulement moyennant le compte général 49999, il s'avérera, si oui ou non, la zone de police dispose d'un avoir, ou bien si elle a une dette envers la (les) communes. Si la zone de police a une créance vis-à-vis de la commune : - il faudra transférer le solde du dit compte général 49999 au compte général 41900 `Créances en compte courant' ainsi qu'aux comptes individuels créés spécialement à cet effet; - la trésorerie est versée ou transférée de comptes financiers à la zone de police à des comptes de la classe 5 en contrepartie du compte général 41900.

Après ces opérations, le compte 41900 devra être soldé.

Afin de réaliser ce transfert au plus vite, il importe de fixer, dans les meilleurs délais, les éléments constituant le solde du dit compte général 41900. En attendant le versement, les communes concernées peuvent virer un acompte à la zone de police, entre autres sous la forme d'un paiement par la (les) commune(s) des dettes transférées à la zone de police (imputations non-payées), afin de ne pas compromettre le fonctionnement de la zone de police.

Si la zone de police a une dette vis-à-vis de la commune, il faudra transférer le solde du dit compte général 49999 au compte général 46900 `Dettes en compte courant' ainsi qu'à un compte individuel créé spécialement à cet effet.

En ce qui concerne les zones pluricommunales, il peut arriver parfois que le solde du compte général 49999 soit viré sur les comptes généraux 41900 et 46900, lorsque la zone de police a envers certaines communes une créance et envers d'autres une dette.

Je vous prie, Madame, Monsieur le Gouverneur, de bien vouloir indiquer au Mémorial administratif la date à laquelle la présente circulaire à été publiée au Moniteur belge.

Le Ministre, A. Duquesne