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17 MARS 2005. - Circulaire PLP 38 relative à la clôture des comptes annuels 2002, 2003 et 2004 des zones de police

A Madame et Messieurs les Gouverneurs de Province, A Madame la Gouverneur de l'arrondissement administratif Bruxelles-Capitale, Pour info : A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Au Commissaire général de la Police fédérale, Au Président de la Commission permanente de la Police locale, A Mesdames et Messieurs les Comptables spéciaux.

Madame, Monsieur le Gouverneur, 1. Introduction. Par la présente circulaire, je souhaite informer les zones, les comptables spéciaux et les autorités de tutelle au sujet de la clôture des comptes 2002 et 2003 - pour autant que cet exercice n'ait pas encore été effectué - et de la non-clôture des comptes 2004 tant que le bilan global des années 2002-2003-2004 ne leur a pas été transmis par le SCDF. Lors du Conseil des Ministres des 30 et 31 mars 2004, il a été décidé de confier à un fiduciaire compétent la tâche d'examiner la problématique de la délivrance des pièces justificatives nécessaires par le SCDF et de leur traitement dans les comptes, afin d'obtenir un inventaire détaillé, de déterminer les documents dont les zones ont besoin pour tenir correctement leur comptabilité et, enfin, d'apporter des solutions pour mettre définitivement et le plus rapidement possible un terme aux problèmes et ce, de manière structurelle et efficace. Ce fiduciaire a entamé ses travaux en août 2004 et il a transmis son rapport final en février 2005.

Ce rapport final est actuellement étudié par les administrations compétentes et se concrétisera prochainement sous forme d'un protocole conclu entre les services fédéraux compétents. 2. Directives. Afin d'éviter que les difficultés dues à la non-clôture/clôture effective des comptes perdurent, les directives suivantes s'imposent : - Le comptable spécial ne doit plus nécessairement attendre la remise, par le SCDF, du bilan annuel 2002 et 2003. Les comptes 2002 et 2003 peuvent être clôturés sans ce bilan. Les éventuelles corrections de ces comptes seront intégrées dans le compte 2004. - Le compte 2004 ne peut, quant à lui, PAS encore être clôturé. Il convient d'attendre pour ce faire la remise, par le SCDF, du bilan global des années 2002, 2003 et 2004. Cela doit permettre de recommencer à zéro à partir de 2005. 3. Champ d'application. La circulaire s'applique à toute zone de police qui, le jour de la publication de la présente circulaire au Moniteur belge, n'a pas encore clôturé le compte annuel 2002, 2003 et/ou 2004.

Les zones qui auraient entre-temps déjà clôturé leur compte 2004 devront apporter les adaptations nécessaires au compte 2005 dès que le SCDF leur aura transmis les pièces justificatives nécessaires.

Les directives concrètes relatives au traitement, dans les comptes, des pièces justificatives à fournir par le SCDF, ainsi que l'élaboration des autres recommandations du rapport final du fiduciaire engagé feront l'objet d'une prochaine circulaire. Il va de soi que les directives - étant donné la complexité liée au travail de contrôle des comptes de trois années successives et de correction nécessaire des comptes - tiendront compte de cette donnée lorsqu'il s'agira de fixer les délais.

Puis-je vous demander, Madame, Monsieur le Gouverneur, de bien vouloir mentionner dans le Mémorial administratif la date à laquelle la présente Circulaire a été publiée au Moniteur belge.

Le Ministre de l'Intérieur, P. DEWAEL