MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

16 JANVIER 2015. - Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2014 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale

A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale Pour information : A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et Echevins, A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, Mesdames et Messieurs les Présidents, Mesdames et Messieurs les Membres, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2014.

L'article 89, § 1er de la loi organique prescrit que le conseil arrête chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice au conseil communal afin d'être arrêtés définitivement. Ces documents sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront à respecter ces délais fixés par la loi.

Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77).

Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme décrit ci-dessous. 1. Approbation et transmission des documents et des annexes Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents suivants : ? Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. ? Un exemplaire du compte de l'exercice 2014 complet, c'est-à-dire le compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. ? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. ? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. ? Le cas échéant, le compte 2014 des éventuels services et établissements à gestion distincte. ? Un tableau de financement (cf. annexe 1) ? Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, compte n-1, situation fin 2014) (cf. annexe 2) ? Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si celui-ci est géré par le centre (cf. annexe 2) 2. Directives d'élaboration des comptes A.Compte budgétaire Droits constatés et engagements de dépenses. ? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et qu'il convient de reporter à l'exercice suivant ainsi que la liste par article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en concordance avec les données de l'inventaire, conformément à l'article 70 du règlement. Celles-ci doivent être arrêtées par l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; ? Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les plans comptables ont également été complétés par l'arrêté du Collège réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en matière d'intégration sociale; ? En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront effectuer des ajustements internes de crédits au service d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2015 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat escompté (art. 100bis, § 2, de la loi organique). Il est recommandé de procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce dans le cadre d'une saine gestion. ? Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.

B. Bilan et Compte de Résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 744 du mois de mai 2014 (www.abex.be).

La réévaluation des terrains au compte 2014 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit 1,11% obtenue par le rapport du coefficient 2014 (1,70) sur le coefficient 2013 (1,6813) tels que publié au Moniteur belge de 20 janvier 2014 et 22 janvier 2013 respectivement.

C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte budgétaire A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié.

D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2014 La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences peuvent exister avec la situation présentée par les organismes bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen d'un tableau, les différences.

E. Approbation du Compte 2014 et le correctif budgétaire L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient déjà prévues à l'article 106, § 3, de la loi organique, à savoir que "l'approbation définitive », tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau correctif du compte 2014 corrigera donc automatiquement la dotation communale initialement prévue au budget 2015, dans les 40 jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 89 § 2 de la loi organique). 3. Contrôle sur place Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976.En vertu de ces dispositions un ou plusieurs agents de notre direction se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques de ce contrôle. 4. Commission des normes comptables Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la commission.Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du Collège réuni du 4 décembre 2008 modifié par l'arrêté du Collège réuni du 13 juin 2013 (Cf. Moniteur belge du 16 décembre 2008, 2e édition et 3 juillet 2013, 1re édition).

A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail : financeslocales@sprb.irisnet.be 5. Transmission électronique Dans ce contexte, une circulaire vous a été transmise le 3 octobre 2013 concernant la transmission électronique des budgets, modifications budgétaires et comptes aux services du Collège réuni dans laquelle nous vous avons informé du développement d'un outil permettant la transmission électronique et systématique des données des comptes et des budgets.En attendant la mise en application de celui-ci, nous vous invitons à continuer de transmettre les données des comptes budgétaires, des bilans et des comptes de résultats de l'exercice 2014 sous forme électronique à l'adresse email financeslocales@sprb.irisnet.be tel qu'il vous a été demandé pour les comptes 2011, 2012 et 2013. Le délai pour cet envoi électronique est fixé au 31 août 2015 au plus tard.

En vous remerciant pour votre attention.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux personnes : P. SMET C. FREMAULT

Pour la consultation du tableau, voir image