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| Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2014 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale | Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2014 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest |
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| MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE 16 JANVIER 2015. - Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2014 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale | MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST 16 JANUARI 2015 . - Omzendbrief betreffende de afsluiting van de rekeningen voor het dienstjaar 2014 van de openbare centra voor maatschappelijk Welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, |
| Pour information : | Ter informatie : |
| A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et | Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en |
| Echevins, | Schepenen, |
| A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, | Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, |
| A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, | Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, |
| Mesdames et Messieurs les Présidents, | Dames en Heren Voorzitters, |
| Mesdames et Messieurs les Membres, | Dames en Heren Leden, |
| La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des | De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak |
| comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2014. | van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2014. |
| L'article 89, § 1er de la loi organique prescrit que le conseil arrête | Artikel 89, § 1, van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk |
| chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice | jaar vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande |
| précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci | dienstjaar. Vervolgens dienen deze in toepassing van artikel 89, § 2, |
| doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice | vóór 15 mei volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden |
| au conseil communal afin d'être arrêtés définitivement. Ces documents | overgezonden aan de Gemeenteraad met het oog op het definitieve |
| sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront | vaststellen. Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd |
| à respecter ces délais fixés par la loi. | College overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen |
| te respecteren. | |
| Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de | Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het |
| Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission | Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College |
| Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en | van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, |
| date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de | het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de |
| l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). | afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m |
| Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir | 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen |
| aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme | betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder |
| décrit ci-dessous. | hernomen. |
| 1. Approbation et transmission des documents et des annexes | 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen |
| Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents | Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken |
| suivants : | te bevatten : |
| ? Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. | ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. |
| ? Un exemplaire du compte de l'exercice 2014 complet, c'est-à-dire le | ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2014, |
| compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il | zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. |
| n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de | Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en |
| résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le | resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het |
| cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. | algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren |
| opgevraagd worden. | |
| ? Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. | ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. |
| ? Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement | ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van |
| général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui | het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies |
| getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere | |
| le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de | afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de |
| crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les | vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en |
| engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être | het equivalent leefloon, de voorschotten, ...) op afdoende wijze |
| dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. | worden verantwoord in het advies van de technische groep. |
| ? Le cas échéant, le compte 2014 des éventuels services et | ? Indien van toepassing, de rekening 2014 van de instellingen met |
| établissements à gestion distincte. | afzonderlijk beheer; |
| ? Un tableau de financement (cf. annexe 1) | ? Een financieringstabel (zie bijlage 1). |
| ? Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds | ? Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende |
| d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, compte | exploitatie- en investeringsfondsen (rekening n-3, rekening n-2, |
| n-1, situation fin 2014) (cf. annexe 2) | rekening n-1, toestand eind 2014) (zie bijlage 2) |
| ? Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si | ? Een zelfde tabel moet worden opgemaakt voor het pensioenfonds, |
| celui-ci est géré par le centre (cf. annexe 2) | indien het beheerd wordt door het centrum (zie bijlage 2) |
| 2. Directives d'élaboration des comptes | 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen |
| A. Compte budgétaire | A. Budgettaire rekening |
| Droits constatés et engagements de dépenses. | Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven : |
| ? L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer | ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het |
| algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen | |
| au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées | van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen |
| non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et | dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 |
| qu'il convient de reporter à l'exercice suivant ainsi que la liste par | december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te |
| article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le | dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de |
| secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en | voorraden, opgesteld door de secretaris van de naar het volgend |
| concordance avec les données de l'inventaire, conformément à l'article | dienstjaar overgedragen saldi, nadat ze in overeenstemming zijn |
| 70 du règlement. Celles-ci doivent être arrêtées par l'organe habilité | gebracht met de gegevens van de inventaris. Deze dienen ten laatste op |
| au plus tard le 15 février de l'année suivante; | 15 februari van het daaropvolgende jaar door het bevoegd orgaan te |
| ? Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives | worden vastgesteld; ? De O.C.M.W.'s moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe |
| à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la | boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit |
| comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par | en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op |
| le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les | 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De |
| plans comptables ont également été complétés par l'arrêté du Collège | boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het |
| réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle | Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met |
| législation en matière d'intégration sociale; | de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; |
| ? En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront | ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de |
| effectuer des ajustements internes de crédits au service | O.C.M.W.'s interne kredietaanpassingen met betrekking tot de |
| d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2015 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; ? II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat | exploitatiedienst tot 31 januari 2015 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte |
| escompté (art. 100bis, § 2, de la loi organique). Il est recommandé de | resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen |
| procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce | om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, |
| dans le cadre d'une saine gestion. | regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. |
| ? Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général | ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement |
| sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement. B. Bilan et Compte de Résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées | gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. B. Balans- en resultatenrekening : Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat |
| suivant l'indice ABEX 744 du mois de mai 2014 (www.abex.be). | voor de bouwwerken de ABEX-index 744 van de maand mei 2014 van |
| toepassing is (www.abex.be). | |
| La réévaluation des terrains au compte 2014 devrait se baser sur le | De herwaardering van de terreinen in de rekening 2014 dient gebaseerd |
| coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, | te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, |
| soit 1,11% obtenue par le rapport du coefficient 2014 (1,70) sur le | hetzij 1,11% dat wordt berekend door het indexcijfer 2014 (1,70) te |
| coefficient 2013 (1,6813) tels que publié au Moniteur belge de 20 | delen door het indexcijfer 2013 (1,6813 ), zoals gepubliceerd in het |
| janvier 2014 et 22 janvier 2013 respectivement. | Belgisch Staatsblad van respectievelijk 20 januari 2014 en 22 januari |
| C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte | 2013. C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de |
| budgétaire | budgettaire rekening |
| A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation | De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve |
| et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent | afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er |
| thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen | |
| leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose | is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, |
| avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié. | waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord. |
| D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2014 | D. Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2014 |
| La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan | De toestand van de schuld van het O.C.M.W. zoals deze voorkomt in de |
| doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences | balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard |
| peuvent exister avec la situation présentée par les organismes | dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die |
| bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la | de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand |
| situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen | van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van |
| d'un tableau, les différences. | de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. |
| E. Approbation du Compte 2014 et le correctif budgétaire | E. Goedkeuring van de rekening 2014 en het begrotingscorrectief |
| L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient | Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds |
| déjà prévues à l'article 106, § 3, de la loi organique, à savoir que | werden voorzien bij artikel 106, § 3, van de organieke wet, wetende |
| dat de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de | |
| "l'approbation définitive », tacite ou expresse, du compte budgétaire | begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of |
| de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la | de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen |
| dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en | in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie |
| cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau | van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het |
| correctif du compte 2014 corrigera donc automatiquement la dotation | begrotingscorrectief van de rekening 2014 zal automatisch de in de |
| begroting 2015 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen | |
| communale initialement prévue au budget 2015, dans les 40 jours de la | de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door |
| réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas | de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze |
| d'improbation par celui-ci (cf. article 89 § 2 de la loi organique). | raad (cfr. artikel 89 § 2 van de organieke wet). |
| 3. Contrôle sur place | 3. Controle ter plaatse |
| Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les | Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, |
| articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En | 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van |
| vertu de ces dispositions un ou plusieurs agents de notre direction se | deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich |
| déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de | naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde |
| certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un | verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er |
| contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques | zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten |
| de ce contrôle. | van deze controle te bespreken. |
| 4. Commission des normes comptables | 4. Boekhoudkundige commissie |
| Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos | Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw |
| questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la | technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de |
| commission. Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du | boekhouding. Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het |
| Collège réuni du 4 décembre 2008 modifié par l'arrêté du Collège réuni | besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 gewijzigd bij |
| du 13 juin 2013 (Cf. Moniteur belge du 16 décembre 2008, 2e édition et | besluit van het Verenigd College dd.13 juni 2013 (cf. Belgisch |
| 3 juillet 2013, 1re édition). | Staatsblad van 16 december 2008, 2e editie en 3 juli 2013, 1e editie). |
| A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail : | U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : |
| financeslocales@sprb.irisnet.be | lokalefinancien@gob.irisnet.be |
| 5. Transmission électronique | 5. Elektronische toezending |
| Dans ce contexte, une circulaire vous a été transmise le 3 octobre | In dit verband werd u een omzendbrief dd. 3 oktober 2013 overgemaakt |
| 2013 concernant la transmission électronique des budgets, | inzake de elektronische toezending van de begrotingen, |
| modifications budgétaires et comptes aux services du Collège réuni | begrotingswijzigingen en rekeningen aan de diensten van het Verenigd |
| dans laquelle nous vous avons informé du développement d'un outil | College waarin u o.a. werd ingelicht over de ontwikkeling van een |
| permettant la transmission électronique et systématique des données | digitale databank die de elektronische en systematische toezending van |
| des comptes et des budgets. En attendant la mise en application de | de gegevens van de begrotingen en de rekeningen zal toelaten. In |
| celui-ci, nous vous invitons à continuer de transmettre les données | afwachting van de implementatie ervan, verzoeken wij u om de gegevens |
| des comptes budgétaires, des bilans et des comptes de résultats de | van de budgettaire rekeningen, de balans- en de resultatenrekeningen |
| l'exercice 2014 sous forme électronique à l'adresse email | van het dienstjaar 2014 op elektronische wijze over te maken op het |
| financeslocales@sprb.irisnet.be tel qu'il vous a été demandé pour les | e-mailadres lokalefinancien@gob.irisnet.be, zoals u werd gevraagd voor |
| comptes 2011, 2012 et 2013. Le délai pour cet envoi électronique est | de rekeningen van 2011, 2012 en 2013. De termijn voor deze |
| fixé au 31 août 2015 au plus tard. | elektronische toezending wordt vastgesteld op uiterlijk 31 augustus |
| En vous remerciant pour votre attention. | 2015. Met dank voor uw aandacht. |
| Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux | De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het beleid inzake |
| personnes : | Bijstand aan personen : |
| P. SMET | P. SMET |
| C. FREMAULT | C. FREMAULT |
| Pour la consultation du tableau, voir image | Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld |