MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

16 JANVIER 2003. - Circulaire Clôture des comptes annuels de l'exercice 2002

A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins de la Région de Bruxelles-Capitale, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes communaux pour l'exercice 2002.

L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79).

Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles générales de l'arrêté royal déjà cité.

De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : A. Compte budgétaire A. 1. Droits constatés, engagements et imputations La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février 2003 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2002. En ce qui concerne les taxes additionnelles, notamment au précompte immobilier, les communes sont autorisées à constater les droits sur base des perceptions qui interviendront jusqu'au 28 février 2003.

Il est rappelé qu'une prudence extrême doit prévaloir quant aux montants des droits à recette à enregistrer, et ce afin d'éviter au maximum les mises en non-valeur ultérieures.

Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C. tout sera mis en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de tous les décomptes afférents à l'exercice 2002.

Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices.

De même, il y a lieu d'opérer un « nettoyage » des créances non-recouvrées et de passer les non-valeurs adéquates.

En ce qui concerne les inscriptions budgétaires et comptables en faveur de la police locale et des zones de police, il convient de ne reporter que les dépenses réellement à charge des communes.

En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de l'annalité de cette dépense.

A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par le conseil communal. Ces modifications reprendront obligatoirement tous les mouvements opérés durant l'exercice entre les articles budgétaires portant les mêmes codes fonctionnels et économiques, chacun de ceux-ci étant limité aux trois premiers chiffres; elles prendront valeur au 31 décembre 2002 et emporteront dès lors leur intégration au compte budgétaire 2002 dès leur vote par le conseil communal.

Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 10, 16 et 73 du R.G.C.C. Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs.

Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi par la commission prévue à l'article 12 du R.G.C.C. A. 3. Le résultat des exercices Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du résultat comptable au 31 décembre 2002.

B. Bilan, compte de résultats et annexe B. 1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 540 du mois d'avril 2002.

B. 2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 juillet 1994, leur réévaluation au compte 2002 sera basée sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit 2,47 % obtenu par le rapport du coefficient 2002 (1,3175) sur le coefficient 2000 (1,2857) tels que publiés au Moniteur belge des 20 mars 2001 et 19 mars 2002.

B. 3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de résultats), il convient de communiquer les balances des comptes généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des communes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Un nouvel outil de contrôle et de confection des comptes est mis à la disposition des communes; il fera l'objet d'un courrier spécifique adressé dans les prochains jours. De plus, il convient de tenir à la disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991).

B. 4. Travaux en cours Les services veilleront à la clôture comptable des chantiers qui sont terminés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle parfois que le total de la rubrique « II.H. Immobilisations en cours d'exécution » du bilan augmente chaque année. Un suivi rigoureux s'impose afin que le bilan reflète l'image fidèle du patrimoine communal. En effet, tant que ces comptes ne sont pas clôturés comptablement, les amortissements et/ou les réévaluations ne sont pas enregistrés.

B. 5. Comptes de régularisation et d'attente A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes, et leur solde sera dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan.

B. 6. Situation de la dette communale Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau Excel qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organisme financiers.

B. 7. Livre journal Pour rappel, le livre-journal des opérations budgétaires et générales doit être tenu au jour le jour de manière chronologique. Aucun retour en arrière n'est permis.

C. Transmission et support La transmission du compte dans sa forme authentique, en cinq exemplaires et signé par les autorités communales compétentes, accompagné impérativement des annexes reprises sous B.3, reste toujours obligatoire. Eventuellement, ces annexes pourront être accompagnées d'une version sous forme électronique (fichiers Excel, par exemple).

Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable.

Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre-Président, F.-X. de DONNEA, Ministre d'Etat