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| Circulaire Clôture des comptes annuels de l'exercice 2002 | Omzendbrief Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar 2002 |
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| MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE | MINISTERIE VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST |
| 16 JANVIER 2003. - Circulaire Clôture des comptes annuels de | 16 JANUARI 2003. - Omzendbrief Afsluiting jaarrekeningen dienstjaar |
| l'exercice 2002 | 2002 |
| A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et | Aan de Dames en Heren Burgemeesters en |
| Echevins de la Région de Bruxelles-Capitale, | Schepenen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest |
| Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, | Dames en Heren Burgemeesters, |
| Mesdames et Messieurs les Echevins, | Dames en Heren Schepenen, |
| La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des | Deze omzendbrief beoogt de afsluiting en de vaststelling van de |
| comptes communaux pour l'exercice 2002. | gemeenterekeningen voor het dienstjaar 2002. |
| L'arrêté royal du 2 août 1990 portant le règlement général de la | Het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen |
| comptabilité communale détermine les règles de la clôture et de | reglement op de gementelijke comptabiliteit bepaalt de regels voor de |
| l'établissement des comptes annuels (articles 72 à 79). | afsluiting en de vaststelling van de jaarrekeningen (artikelen 72 tot |
| Depuis 1994, des règles spécifiques à la Région de Bruxelles-Capitale | 79). Sint 1994 werden bijzondere regels voor het Brussels Hoofdstedelijk |
| ont été introduites par voie de circulaires complémentaires aux règles | Gewest ingevoerd via omzendbrieven ter aanvulling van de algemene |
| générales de l'arrêté royal déjà cité. | regels van het voornoemde koninklijk besluit. |
| De plus, il y a lieu de tenir compte des éléments qui suivent : | Bovendien moet rekening worden gehouden met de onderstaande gegevens : |
| A. Compte budgétaire | A. Begrotingsrekening |
| A. 1. Droits constatés, engagements et imputations | A. 1. Vastgestelde rechten, vastleggingen en aanrekeningen |
| La constatation des droits peut être poursuivie jusqu'au 15 février | De vaststelling van de rechten kan worden voortgezet tot 15 februari |
| 2003 pour autant qu'elle soit justifiée par un document établi en | 2002 voor zover ze verantwoord is door een behoorlijk opgemaakt |
| bonne et due forme et se référant exclusivement à l'exercice 2002. En | document en uitsluitend verwijst naar het dienstjaar 2002. Wat betreft |
| ce qui concerne les taxes additionnelles, notamment au précompte | de aanvullende belastingen, meer bepaald op de onroerende voorheffing, |
| immobilier, les communes sont autorisées à constater les droits sur | mogen de gemeenten de rechten vaststellen op basis van inningen die |
| base des perceptions qui interviendront jusqu'au 28 février 2003. | plaatsvinden tot 28 februari 2003. |
| Il est rappelé qu'une prudence extrême doit prévaloir quant aux | Er wordt aan herinnerd dat uitoznderlijke voorzichtigheid geboden is |
| montants des droits à recette à enregistrer, et ce afin d'éviter au | met betrekking tot de bedragen van de te boeken invorderingsrechten, |
| maximum les mises en non-valeur ultérieures. | om zo veel mogelijk onverhaalbare posten achteraf te vermijden. |
| Par ailleurs, en application de l'article 73 du R.G.C.C. tout sera mis | Bovendien wordt, in toepassing van artikel 73 van het A.R.G.C., alles |
| en oeuvre pour permettre l'imputation de toutes les factures et de | in het werk gesteld om de boeking mogelijk te maken van alle facturen |
| tous les décomptes afférents à l'exercice 2002. | en alle afrekeningen betreffende het dienstjaar 2001. |
| Il convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits | Verder is het wenselijk na te gaan of het behoud van vastgelegde en |
| engagés et reportés, et ce, parfois, depuis plusieurs exercices. | overgedragen kredieten - en dit soms gedurende verscheidene jaren - gegrond is. |
| De même, il y a lieu d'opérer un « nettoyage » des créances | Ook is het gepast een « schoonmaak » door te voeren in de niet-geïnde |
| non-recouvrées et de passer les non-valeurs adéquates. | schuldvorderingen en de juiste onwaarden te boeken. |
| En ce qui concerne les inscriptions budgétaires et comptables en | Met betrekking tot de budgettaire en boekhoudkundige verrichtingen ten |
| faveur de la police locale et des zones de police, il convient de ne | gunste van de plaatselijke politie en de politiezones, mogen enkel de |
| reporter que les dépenses réellement à charge des communes. | uitgaven die werkelijk ten laste van de gemeente zijn, worden |
| ingeschreven. | |
| En ce qui concerne les dotations communales en faveur des zones de | Wat betreft de gemeentelijke dotaties aan de politiezones, dient elke |
| police, chaque commune veillera à respecter strictement le principe de | gemeente erop toe te zien dat het annaliteitsprincipe voor deze |
| l'annalité de cette dépense. | uitgave stipt nageleefd wordt. |
| A. 2. Modifications budgétaires après l'établissement du formulaire T | A. 2. Begrotingswijzigingen na opmaak van het formulier T |
| Les insuffisances de crédits constatées après l'arrêt définitif du | De krediettekorten vastgesteld na de definitieve opmaak van het |
| formulaire T3 feront l'objet de modifications budgétaires votées par | formulier T3 zullen het voorwerp uitmaken van begrotingswijzigingen |
| le conseil communal. Ces modifications reprendront obligatoirement | goedgekeurd door de gemeenteraad. Deze wijzigingen moeten alle |
| tous les mouvements opérés durant l'exercice entre les articles | verrichtingen betreffen die tijdens het dienstjaar zijn uitgevoerd |
| budgétaires portant les mêmes codes fonctionnels et économiques, | tussen de begrotingsartikels met dezelfde functionele en economisch |
| chacun de ceux-ci étant limité aux trois premiers chiffres; elles | codes, waarbij elke code wordt beperkt tot de eerste drie cijfers. Ze |
| prendront valeur au 31 décembre 2002 et emporteront dès lors leur | worden van kracht op 31 december 2002 en zullen bijgevolg worden |
| intégration au compte budgétaire 2002 dès leur vote par le conseil | geïntegreerd in de begrotingsrekening 2002 na de goedkeuring ervan |
| communal. | door de gemeenteraad. |
| Ces modifications budgétaires porteront exclusivement sur des dépenses | Deze begrotingswijzigingen behelzen uitsluitend de uitgaven van de |
| du service ordinaire et seront prises conformément aux articles 10, 16 | gewone dienst en geschieden overeenkomstig de artikelen 10, 16 en 73 |
| et 73 du R.G.C.C. | van het A.R.G.C. |
| Ces dépenses ne peuvent pas porter d'engagements nouveaux. Il sera | Deze uitgaven mogen geen nieuwe vastleggingen inhouden. Er wordt |
| toutefois tenu compte de situations spécifiques telles que la | echter wel rekening gehouden met bijzondere situaties zoals de boeking |
| comptabilisation de charges non décaissées, les dotations aux réserves | van niet-uitbetaalde lasten, de dotaties aan de reserves via |
| via des prélèvements et l'inscription des non-valeurs. | overboekingen en de inschrijving van de onwaarden. |
| Dans l'hypothèse où des adaptations budgétaires devraient être | In de veronderstelling dat de begrotingswijzigingen worden aangebracht |
| apportées au service extraordinaire, elles constitueront toujours | aan de buitengewone dienst, vormen deze altijd de uitzondering en |
| l'exception et seront dûment justifiées par un rapport détaillé établi | worden ze behoorlijk verantwoord aan de hand van een gedetailleerd |
| par la commission prévue à l'article 12 du R.G.C.C. | verslag opgesteld door de commissie bepaald in artikel 12 van het A.R.G.C. |
| A. 3. Le résultat des exercices | A. 3. Resultaat van de dientjaren |
| Conformément à l'article 75 du R.G.C.C., le boni comptable sera | Overeenkomstig artikel 75 van het A.R.G.C., wordt het boekhoudkundig |
| constaté ou le mali comptable sera engagé et imputé à concurrence du | batig saldo vastgesteld of wordt het boekhoudkundig tekort vastgelegd |
| résultat comptable au 31 décembre 2002. | en geboekt ten bedrage van het boekhoudkundig resultaat op 31 december 2002. |
| B. Bilan, compte de résultats et annexe | B. Balans, résultatenrekening en bijlage |
| B. 1. Conformément à l'article 21 du R.G.C.C., les réévaluations sur | B. 1. Overeenkomstig het artikel 21 van het A.R.G.C., gebeuren de |
| les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 540 du mois | herwaarderingen op gebouwen volgens de ABEX 540-index van de maand |
| d'avril 2002. | april 2002. |
| B. 2. L'évaluation des terrains ayant été faite de manière forfaitaire | |
| et uniforme au bilan de départ conformément à la circulaire du 14 | B. 2. Aangezien de terreinen, overeenkomstig de omzendbrief van 14 |
| juli 1994, op forfaitaire wijze en identiek aan de beginbalans | |
| juillet 1994, leur réévaluation au compte 2002 sera basée sur le | gewaardeerd werden, zal voor hun herwaardering op de rekening 2002 |
| uitgegaan worden van de wettelijke coëfficiënt van automatische | |
| coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, | indexering van de kadastrale inkomens, zijnde 2,47 %, verkregen door |
| soit 2,47 % obtenu par le rapport du coefficient 2002 (1,3175) sur le | de verhouding tussen de coëfficiënt 2002 (1,3175) en de coëfficiënt |
| coefficient 2000 (1,2857) tels que publiés au Moniteur belge des 20 | 2000 (1,2857) zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 20 |
| mars 2001 et 19 mars 2002. | maart 2001 en 19 maart 2002. |
| B. 3. Outre les documents comptables usuels (bilan, compte de résultats), il convient de communiquer les balances des comptes généraux et particuliers, l'annexe légale (circulaire du 10 septembre 1998 relative à la présentation et au contenu des comptes annuels des communes), ainsi que le rapport d'analyse budgétaire et comptable. Un nouvel outil de contrôle et de confection des comptes est mis à la disposition des communes; il fera l'objet d'un courrier spécifique adressé dans les prochains jours. De plus, il convient de tenir à la disposition des délégués de l'Administration des Pouvoirs locaux les documents comptables prévus en exécution de l'article 44 du R.G.C.C. et fixés par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991 (Moniteur belge du 21 octobre 1991). B. 4. Travaux en cours Les services veilleront à la clôture comptable des chantiers qui sont terminés. En effet, l'examen des comptes annuels révèle parfois que le total de la rubrique « II.H. Immobilisations en cours d'exécution » du bilan augmente chaque année. Un suivi rigoureux s'impose afin que le bilan reflète l'image fidèle du patrimoine communal. En effet, tant que ces comptes ne sont pas clôturés comptablement, les amortissements et/ou les réévaluations ne sont pas enregistrés. B. 5. Comptes de régularisation et d'attente A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente du bilan (comptes 49) ne peuvent mentionner que les sommes qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes, et leur solde sera dûment justifié au moyen d'un tableau détaillé pour chacun des comptes généraux qui composent les totaux inscrits aux rubriques X et X' du bilan. B. 6. Situation de la dette communale Il est inutile de rappeler que la situation de la dette communale telle qu'elle apparaît au bilan doit impérativement constituer le reflet exact de la dette. S'il est admis que des différences peuvent exister au regard des documents transmis par les banques, ces différences doivent obligatoirement être expliquées au moyen d'un tableau Excel qui établira la concordance entre les soldes de la dette au bilan et ceux transmis par les organisme financiers. B. 7. Livre journal Pour rappel, le livre-journal des opérations budgétaires et générales doit être tenu au jour le jour de manière chronologique. Aucun retour en arrière n'est permis. C. Transmission et support La transmission du compte dans sa forme authentique, en cinq exemplaires et signé par les autorités communales compétentes, accompagné impérativement des annexes reprises sous B.3, reste toujours obligatoire. Eventuellement, ces annexes pourront être accompagnées d'une version sous forme électronique (fichiers Excel, par exemple). Pour le surplus, il y a lieu de se référer aux circulaires précédentes relatives à la clôture comptable. Veuillez agréer, Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, l'assurance de ma considération distinguée. Le Ministre-Président, F.-X. de DONNEA, | B. 3. Behoudens de gebruikelijke boekhoudkundige documenten (balans, resultatenrekening), dienen de balansen van de algemene en de bijzondere rekeningen worden medegedeeld, evenals de wettelijke bijlage (omzendbrief van 10 september 1998 betreffende de voorstelling en de inhoud van de gemeentelijke jaarrekeningen) en het analyseverslag van de begroting en de boekhouding. Een nieuw instrument voor de controle en de opmaak van de rekeningen wordt ter beschikking gesteld van de gemeenten. De gemeenten zullen hieromtrent een dezer dagen een specifieke brief ontvangen. Bovendien moeten de documenten bedoeld in artikel 44 van het A.R.G.C. en vastgesteld bij ministerieel besluit van 23 september 1991 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1991) ter beschikking gehouden worden van de afgevaardigden van het Bestuur Plaatselijke Besturen. B. 4. Werken in uitvoering De diensten zullen erop toezien dat de volttoide werken boekhoudkundig worden afgesloten. Soms blijkt immers uit de studie van de jaarrekeningen dat het totaal van de rubriek « II. H. Vaste activa in uitvoering » van de balans jaarlijks toeneemt. Er is dan ook een nauwgezette follow-up nodig opdat de balans een exact beeld weergeeft van het gemeentelijk erfgoed. Zolang deze rekeningen niet boekhoudkundig zijn afgesloten, zijn de afschrijvingen en/of de herzieningen immers niet geregistreerd. B. 5. Regularisatie- en wachtrekeningen Bij de uiteindelijke afsluiting van het dienstjaar, mogen de regularisatie- en de wachtrekeningen van de balans (rekeningen 49) slechts melding maken van de bedragen die er thuishoren. Met andere woorden, deze rekeningen moeten worden gezuiverd vooraleer ze worden afgesloten en hun saldo dient behoorlijk verantwoord worden aan de hand van een gedetailleerde tabel voor elk van de algemene rekeningen die de totalen uitmaken ingeschreven in de rubrieken X en X' van de balans. B. 6. Situatie van de gemeenteschuld Het spreekt vanzelf dat de situatie van de gemeenteschuld zoals deze in de balans wordt voorgesteld, de exacte weergave moet zijn van de schuld. Hoewel wordt aanvaard dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand van een tabel in Excel die de overeenstemming zal verduidelijken tussen de saldi van de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. B. 7. Journaal Er wordt aan herinnerd dat de budgettaire en algemene verrichtingen chronologisch en op dagbasis bijgehouden moeten worden in het journaal. Wijzigingen achteraf zijn niet toegestaan. C. Overzending en informatiedrager De overzending van de rekening in zijn authentieke vorm, in vijf exemplaren, ondertekend door de bevoegde gemeentelijke overheden en vergezeld van in B.3 vermelde bijlagen, blijft verplicht. Bij deze bijlagen mag eventueel een elektronische versie gevoegd worden (bijvoorbeeld Excel-bestanden). Voor het overige wordt verwezen naar de vorige omzendbrieven betreffende de afsluiting van de boekhouding. Met de meeste hoogachting, De Minister-President, F.-X. de DONNEA, |
| Ministre d'Etat | Minister van Staat |