SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI

15 AVRIL 2024. - Circulaire n° 732. - Recommandations quant à l'accompagnement d'un membre du personnel ayant des problèmes médicaux, sociaux ou familiaux

Aux services publics fédéraux et aux services qui en dépendent, au Ministère de la Défense, ainsi qu'aux organismes d'intérêt public appartenant à la fonction publique administrative fédérale telle que définie à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique, Cher Collègue, Madame, Monsieur, La présente circulaire entend rappeler les possibilités d'adaptation des objectifs de prestation d'un membre du personnel ayant des problèmes sociaux, familiaux ou médicaux au cours de son cycle d'évaluation.

La culture de feedback crée un terrain fertile à un dialogue régulier entre les membres du personnel et leurs hiérarchies permettant de garantir l'employabilité durable des membres du personnel. Cette communication régulière contribue à construire une relation de confiance entre les différents acteurs de l'évaluation. Dans ce contexte, il est possible de réagir rapidement et de manière constructive lorsqu'un membre fait face à des problèmes de santé, sociaux ou familiaux. 1. Opportunités par le biais du système de l'évaluation Tout d'abord, il est toujours possible d'adapter la description de fonction si des changements significatifs de celles-ci ont lieu (article 6, § 2, de l'arrêté royal du 14 janvier 2022).Si lors d'échanges entre le membre du personnel et son évaluateur, il est constaté que certains changements doivent être apportés à la fonction du membre personnel pour lui permettre de continuer de l'exercer bien qu'il connaisse certaines difficultés personnelles, sa description de fonction peut alors être adaptée.

De plus, au cours d'un cycle d'évaluation, les objectifs de prestations peuvent également être adaptés de commun accord durant un entretien de fonctionnement chaque fois que cela semble nécessaire (article 9, § 2, de l'arrêté royal du 14 janvier 2022 susmentionné).

Cette possibilité permet de répondre aux obstacles, qu'ils soient temporaires ou définitifs, que rencontreraient un membre du personnel à exercer de manière optimale sa fonction.

En outre, la tenue d'un entretien de fonctionnement, au cours duquel les objectifs de prestations peuvent être adaptés, est obligatoire lorsque le membre du personnel reprend le travail après une absence de plus de septante jours sans interruption pour quelque raison que ce soit (article 9, § 1er, du même arrêté). Sauf si lors du retour du membre du personnel, un entretien de cycle d'évaluation doit avoir lieu.

Enfin, il est recommandé aux dirigeants d'avoir une vision plus large que les seuls objectifs de prestations. Il existe de nombreuses possibilités d'apporter des aménagements raisonnables aux membres du personnel confrontés à des problèmes de santé, familiaux ou sociaux.

Le rapport au Roi de l'arrêté royal du 21 août 2022 modifiant l'arrêté royal du 19 novembre 1998 relatif aux congés et absences accordés aux membres du personnel de la fonction publique et, plus particulièrement, à la réintégration en cas de maladie ou d'accident et à l'emploi des personnes handicapées, donne un aperçu utile des adaptations matérielles et immatérielles. Soulignons, par exemple, la possibilité pour le directeur P&O d'accorder des exceptions, sur base d'un avis motivé du chef fonctionnel, au principe qu'un membre du personnel ne peut télétravailler, sur une période d'un an, plus de trois cinquièmes de son régime de travail. Dès lors, il est recommandé que la procédure pour enclencher cette possibilité se réalise dans un délai raisonnable, notamment en ce qui concerne un membre du personnel qui fait face à des problèmes médicaux.

Pour permettre aux dirigeants de mener à bien le déploiement de la culture du feedback au sein de leurs équipes, différentes formations sont à disposition de ces derniers au sein du SPF Stratégie et Appui.

L'objectif est d'apporter au dirigeant les outils nécessaires pour accompagner de manière adéquate tout membre du personnel et de réaliser des entretiens pertinents permettant le développement des compétences de chacun et la mise en place de solutions concrètes.

La culture du feedback poursuit l'objectif de la mise en place d'un dialogue régulier entre les membres du personnels et leurs évaluateurs. Une communication régulière et limpide est, ce qui permet d'éviter tout malentendu entre les différentes parties. Qu'elle soit formelle ou informelle, cette communication continue permet d'éviter toute surprise lors de l'attribution d'une mention « insuffisant ». 2. D'autres pistes...

L'évaluation n'est pas le seul outil permettant de répondre aux besoins professionnels d'un membre du personnel qui connaît de ce type de problématiques.

La demande de bilan de compétences et/ou de réorientation pour des raisons professionnelles, par exemple, est accessible à un public cible spécifique, notamment aux membres du personnel qui reprennent le travail après trois mois d'absence ininterrompue lié à un congé maladie ou après une longue période continue d'absence.

Un bilan de compétences peut être demandé au centre de carrière et fournit une vue d'ensemble de l'expérience du membre du personnel, de ses compétences existantes et de ses aspirations professionnelles, ainsi que de la formation nécessaire pour les atteindre.

La réorientation pour raisons professionnelles met en place au travers d'un trajet d'accompagnement à la réorientation un arsenal d'outils pour faciliter la remise à l'emploi d'un public fragilisé.

Cet accompagnement intensif et personnalisé a pour objectif soit de permettre de développer des compétences nouvelles pour, par la suite, évoluer dans sa fonction et la faire correspondre aux aspirations du membre du personnel ou découvrir une nouvelle fonction qui correspondrait mieux aux besoins professionnels de ce dernier.

En outre, il existe également un mécanisme permettant à un agent avec des problèmes sociaux ou familiaux graves ou des problèmes de santé d'obtenir une mutation temporaire dans une classe directement inférieure ou un niveau directement inférieur. Dans le cadre de cette mutation temporaire, l'agent conserve son échelle de traitement pendant vingt-quatre mois consécutifs. L'objectif étant d'apporter une solution temporaire qui correspond aux besoins professionnels de l'agent vivant une situation sociale, familiale ou médicale très compliquée.

Par ailleurs, au sein du SPF Stratégie et Appui, diverses formations sont organisées. Notamment, des formations relatives au bien-être au travail. Un panel de modules différents sont à disposition du membre du personnel.

Par exemple, pour faire face au stress et à la pression au travail, le membre du personnel peut suivre une des formations suivantes : - Prendre soin de soi face aux risques psychosociaux ; - Initiation Mindfulness ; - Coaching en stress et burn-out.

Il existe également des formations dédiées aux dirigeants comme par exemple : « Bien-être au travail pour dirigeants ».

Outre des procédures spécifiques pour un groupe cible limité et des formations spécifiques, les membres du personnel peuvent faire appel au réseau de conseillers d'orientation professionnelle pour les aider à faire des choix.

La Ministre de la Fonction publique, P. DE SUTTER