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| Circulaire n° 732. - Recommandations quant à l'accompagnement d'un membre du personnel ayant des problèmes médicaux, sociaux ou familiaux | Omzendbrief nr. 732. - Aanbevelingen met betrekking tot de begeleiding van een personeelslid met medische, sociale of familiale problemen |
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| SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI 15 AVRIL 2024. - Circulaire n° 732. - Recommandations quant à l'accompagnement d'un membre du personnel ayant des problèmes médicaux, sociaux ou familiaux Aux services publics fédéraux et aux services qui en dépendent, au | FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING 15 APRIL 2024. - Omzendbrief nr. 732. - Aanbevelingen met betrekking tot de begeleiding van een personeelslid met medische, sociale of familiale problemen Aan de federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, |
| Ministère de la Défense, ainsi qu'aux organismes d'intérêt public | het Ministerie van Defensie en de instellingen van openbaar nut die |
| appartenant à la fonction publique administrative fédérale telle que | behoren tot het federaal administratief openbaar ambt zoals bepaald in |
| définie à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines | artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen |
| mesures en matière de fonction publique, | inzake ambtenarenzaken, |
| Cher Collègue, | Geachte collega, |
| Madame, | Mevrouw, |
| Monsieur, | Mijnheer, |
| La présente circulaire entend rappeler les possibilités d'adaptation | Deze omzendbrief beoogt de mogelijkheden in herinnering te brengen om |
| des objectifs de prestation d'un membre du personnel ayant des | de prestatiedoelstellingen van een personeelslid met sociale, |
| problèmes sociaux, familiaux ou médicaux au cours de son cycle | familiale of medische problemen in de loop van zijn evaluatiecyclus |
| d'évaluation. | aan te passen. |
| La culture de feedback crée un terrain fertile à un dialogue régulier | De feedbackcultuur werkt regelmatige dialoog tussen de personeelsleden |
| entre les membres du personnel et leurs hiérarchies permettant de | en hun hiërarchie in de hand, waardoor de duurzame tewerkstelling van |
| garantir l'employabilité durable des membres du personnel. Cette | |
| communication régulière contribue à construire une relation de | de personeelsleden kan worden gegarandeerd. Deze regelmatige |
| confiance entre les différents acteurs de l'évaluation. Dans ce | communicatie helpt mee een vertrouwensrelatie tot stand te brengen |
| contexte, il est possible de réagir rapidement et de manière | tussen de verschillende evaluatieactoren. In deze context kan er snel |
| constructive lorsqu'un membre fait face à des problèmes de santé, | en constructief worden gereageerd wanneer een personeelslid met |
| sociaux ou familiaux. | gezondheids-, sociale of familiale problemen kampt. |
| 1. Opportunités par le biais du système de l'évaluation | 1. Opportuniteiten via het evaluatiesysteem |
| Tout d'abord, il est toujours possible d'adapter la description de | Allereerst is het steeds mogelijk de functiebeschrijving aan te passen |
| fonction si des changements significatifs de celles-ci ont lieu | als er zich belangrijke wijzigingen aan deze functie hebben voorgedaan |
| (article 6, § 2, de l'arrêté royal du 14 janvier 2022). Si lors | (artikel 6, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2022). Als |
| d'échanges entre le membre du personnel et son évaluateur, il est | er tijdens uitwisselingen tussen het personeelslid en zijn evaluator |
| constaté que certains changements doivent être apportés à la fonction | wordt vastgesteld dat er bepaalde wijzigingen moeten worden |
| du membre personnel pour lui permettre de continuer de l'exercer bien qu'il connaisse certaines difficultés personnelles, sa description de fonction peut alors être adaptée. De plus, au cours d'un cycle d'évaluation, les objectifs de prestations peuvent également être adaptés de commun accord durant un entretien de fonctionnement chaque fois que cela semble nécessaire (article 9, § 2, de l'arrêté royal du 14 janvier 2022 susmentionné). Cette possibilité permet de répondre aux obstacles, qu'ils soient temporaires ou définitifs, que rencontreraient un membre du personnel à exercer de manière optimale sa fonction. En outre, la tenue d'un entretien de fonctionnement, au cours duquel les objectifs de prestations peuvent être adaptés, est obligatoire lorsque le membre du personnel reprend le travail après une absence de plus de septante jours sans interruption pour quelque raison que ce soit (article 9, § 1er, du même arrêté). Sauf si lors du retour du membre du personnel, un entretien de cycle d'évaluation doit avoir lieu. Enfin, il est recommandé aux dirigeants d'avoir une vision plus large que les seuls objectifs de prestations. Il existe de nombreuses possibilités d'apporter des aménagements raisonnables aux membres du personnel confrontés à des problèmes de santé, familiaux ou sociaux. | aangebracht aan de functie van het personeelslid zodat hij deze functie, ondanks het feit dat hij met bepaalde persoonlijke problemen kampt, kan blijven uitoefenen, dan kan zijn functiebeschrijving worden aangepast. In de loop van een evaluatiecyclus kunnen bovendien ook de prestatiedoelstellingen tijdens een functioneringsgesprek in onderlinge overeenstemming worden aangepast telkens dat nodig lijkt (artikel 9, § 2 van het voormelde koninklijk besluit van 14 januari 2022). Via deze mogelijkheid kunnen de tijdelijke of blijvende obstakels voor een personeelslid om zijn functie optimaal uit te oefenen worden aangepakt. Ook is het verplicht om een functioneringsgesprek, waarbij de prestatiedoelstellingen kunnen worden aangepast, te houden wanneer het personeelslid het werk hervat na een afwezigheid van meer dan zeventig dagen zonder onderbreking om welke reden ook (artikel 9, § 1 van hetzelfde besluit), behalve als er bij de terugkeer van het personeelslid een evaluatiecyclusgesprek moet plaatsvinden. Tot slot verdient het aanbeveling om als leidinggevende ruimer te kijken dan louter naar de prestatiedoelstellingen. Er bestaan heel wat mogelijkheden om in redelijke aanpassingen te voorzien voor personeelsleden die met gezondheid, familiale of sociale problemen kampen. Een nuttig overzicht van zowel materiële als immateriële aanpassingen vindt men in het Verslag aan de Koning bij het Koninklijk |
| Le rapport au Roi de l'arrêté royal du 21 août 2022 modifiant l'arrêté | besluit van 21 augustus 2022 tot wijziging van het koninklijk besluit |
| royal du 19 novembre 1998 relatif aux congés et absences accordés aux membres du personnel de la fonction publique et, plus particulièrement, à la réintégration en cas de maladie ou d'accident et à l'emploi des personnes handicapées, donne un aperçu utile des adaptations matérielles et immatérielles. Soulignons, par exemple, la possibilité pour le directeur P&O d'accorder des exceptions, sur base d'un avis motivé du chef fonctionnel, au principe qu'un membre du personnel ne peut télétravailler, sur une période d'un an, plus de trois cinquièmes de son régime de travail. Dès lors, il est recommandé que la procédure pour enclencher cette possibilité se réalise dans un délai raisonnable, notamment en ce qui concerne un membre du personnel qui fait face à des problèmes médicaux. Pour permettre aux dirigeants de mener à bien le déploiement de la culture du feedback au sein de leurs équipes, différentes formations sont à disposition de ces derniers au sein du SPF Stratégie et Appui. L'objectif est d'apporter au dirigeant les outils nécessaires pour accompagner de manière adéquate tout membre du personnel et de réaliser des entretiens pertinents permettant le développement des compétences de chacun et la mise en place de solutions concrètes. La culture du feedback poursuit l'objectif de la mise en place d'un dialogue régulier entre les membres du personnels et leurs évaluateurs. Une communication régulière et limpide est, ce qui permet d'éviter tout malentendu entre les différentes parties. Qu'elle soit formelle ou informelle, cette communication continue permet d'éviter toute surprise lors de l'attribution d'une mention « insuffisant ». 2. D'autres pistes... L'évaluation n'est pas le seul outil permettant de répondre aux besoins professionnels d'un membre du personnel qui connaît de ce type de problématiques. La demande de bilan de compétences et/ou de réorientation pour des raisons professionnelles, par exemple, est accessible à un public cible spécifique, notamment aux membres du personnel qui reprennent le travail après trois mois d'absence ininterrompue lié à un congé maladie ou après une longue période continue d'absence. Un bilan de compétences peut être demandé au centre de carrière et fournit une vue d'ensemble de l'expérience du membre du personnel, de ses compétences existantes et de ses aspirations professionnelles, ainsi que de la formation nécessaire pour les atteindre. La réorientation pour raisons professionnelles met en place au travers d'un trajet d'accompagnement à la réorientation un arsenal d'outils pour faciliter la remise à l'emploi d'un public fragilisé. Cet accompagnement intensif et personnalisé a pour objectif soit de permettre de développer des compétences nouvelles pour, par la suite, évoluer dans sa fonction et la faire correspondre aux aspirations du membre du personnel ou découvrir une nouvelle fonction qui correspondrait mieux aux besoins professionnels de ce dernier. En outre, il existe également un mécanisme permettant à un agent avec des problèmes sociaux ou familiaux graves ou des problèmes de santé d'obtenir une mutation temporaire dans une classe directement inférieure ou un niveau directement inférieur. Dans le cadre de cette mutation temporaire, l'agent conserve son échelle de traitement pendant vingt-quatre mois consécutifs. L'objectif étant d'apporter une solution temporaire qui correspond aux besoins professionnels de l'agent vivant une situation sociale, familiale ou médicale très compliquée. Par ailleurs, au sein du SPF Stratégie et Appui, diverses formations sont organisées. Notamment, des formations relatives au bien-être au travail. Un panel de modules différents sont à disposition du membre du personnel. Par exemple, pour faire face au stress et à la pression au travail, le membre du personnel peut suivre une des formations suivantes : - Prendre soin de soi face aux risques psychosociaux ; - Initiation Mindfulness ; - Coaching en stress et burn-out. Il existe également des formations dédiées aux dirigeants comme par exemple : « Bien-être au travail pour dirigeants ». Outre des procédures spécifiques pour un groupe cible limité et des formations spécifiques, les membres du personnel peuvent faire appel au réseau de conseillers d'orientation professionnelle pour les aider à faire des choix. La Ministre de la Fonction publique, | van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen en meer bepaald betreffende de re-integratie bij ziekte of ongeval en de tewerkstelling van personen met een handicap. Merk bijvoorbeeld op dat de P&O-directeur, op basis van een gemotiveerd advies van de functionele chef, uitzonderingen kan toestaan op het principe dat een personeelslid gedurende één jaar niet meer dan drie vijfde van zijn werkregime mag telewerken. Het is aanbevolen dat de procedure om deze mogelijkheid te activeren binnen een redelijke termijn plaatsvindt, onder meer voor een personeelslid dat wordt geconfronteerd met medische problemen. Om de leidinggevenden in staat te stellen de implementering van de feedbackcultuur tot een goed einde te brengen binnen hun teams, kunnen ze binnen de FOD Beleid en Ondersteuning verschillende opleidingen volgen. Het doel is de leidinggevende de nodige instrumenten te verschaffen om elk personeelslid op passende wijze te begeleiden en relevante gesprekken te houden zodat ieders competenties kunnen worden ontwikkeld en er concrete oplossingen kunnen worden geïmplementeerd. De feedbackcultuur streeft naar de implementatie van een regelmatige dialoog tussen de personeelsleden en hun evaluatoren. Een regelmatige en duidelijke communicatie staat centraal, wat toelaat elk misverstand tussen de verschillende partijen te vermijden. Via deze continue communicatie, ongeacht of zij formeel of informeel is, is het de bedoeling dat de toegekende eindvermelding geen complete verrassing zou mogen zijn. 2. Overige pistes... Evaluatie is niet het enige instrument waarmee men kan tegemoetkomen aan de professionele behoeften van een personeelslid met dit soort problematiek. Het aanvragen van een competentiebilan en/of een heroriëntering om professionele redenen is bijvoorbeeld toegankelijk voor een specifiek doelpubliek, met name personeelsleden die het werk hervatten na drie maanden ononderbroken afwezigheid ten gevolge van een ziekteverlof of na een lange, ononderbroken periode van afwezigheid. Een competentiebilan kan aangevraagd worden bij het loopbaancentrum en geeft een overzicht van de ervaring, de aanwezige competenties en de professionele aspiraties van het personeelslid en de opleidingen die daarvoor nodig zijn. Aan de hand van een begeleidingstraject bij heroriëntering voorziet de heroriëntering om professionele redenen in een reeks instrumenten om de wedertewerkstelling van een kwetsbaar publiek te vergemakkelijken. Deze intensieve, gepersonaliseerde begeleiding is bedoeld om ervoor te zorgen dat het personeelslid nieuwe competenties kan ontwikkelen om nadien te evolueren binnen zijn functie en deze functie af te stemmen op de aspiraties van het personeelslid of een nieuwe functie te vinden die beter aansluit op zijn professionele behoeften. Daarnaast bestaat er ook een mechanisme dat een ambtenaar met ernstige sociale of familiale problemen of met gezondheidsproblemen de mogelijkheid biedt om een tijdelijke mutatie te krijgen naar een rechtstreeks lagere klasse of een rechtstreeks lager niveau. In het kader van deze tijdelijke mutatie behoudt de ambtenaar zijn weddeschaal gedurende vierentwintig opeenvolgende maanden. Het doel bestaat erin een tijdelijke oplossing aan te reiken die overeenstemt met de professionele behoeften van de ambtenaar die een zeer moeilijke sociale, familiale of medische situatie beleeft. Voorts worden er verschillende opleidingen georganiseerd bij de FOD Beleid en Organisatie, met name opleidingen over welzijn op het werk. Het personeelslid kan kiezen uit een waaier aan verschillende modules. Het personeelslid kan bijvoorbeeld, om om te gaan met stress en druk op het werk, een van de volgende opleidingen volgen: - Zorg dragen voor zichzelf bij psychosociale risico's; - Initiatie mindfulness; - Stress- & burn-outcoaching. Er bestaan ook specifieke opleidingen voor leidinggevenden zoals "Welzijn op het werk voor leidinggevende". Los van de specifieke procedures voor een beperkte doelgroep en de specifieke opleidingen kunnen personeelsleden terecht bij het netwerk van loopbaanbegeleiders ter ondersteuning bij het maken van loopbaankeuzes. De Minister van Ambtenarenzaken, |
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