FEDERALE OVERHEIDSDIENST BELEID EN ONDERSTEUNING

15 APRIL 2024. - Omzendbrief nr. 732. - Aanbevelingen met betrekking tot de begeleiding van een personeelslid met medische, sociale of familiale problemen

Aan de federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, het Ministerie van Defensie en de instellingen van openbaar nut die behoren tot het federaal administratief openbaar ambt zoals bepaald in artikel 1 van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken, Geachte collega, Mevrouw, Mijnheer, Deze omzendbrief beoogt de mogelijkheden in herinnering te brengen om de prestatiedoelstellingen van een personeelslid met sociale, familiale of medische problemen in de loop van zijn evaluatiecyclus aan te passen.

De feedbackcultuur werkt regelmatige dialoog tussen de personeelsleden en hun hiërarchie in de hand, waardoor de duurzame tewerkstelling van de personeelsleden kan worden gegarandeerd. Deze regelmatige communicatie helpt mee een vertrouwensrelatie tot stand te brengen tussen de verschillende evaluatieactoren. In deze context kan er snel en constructief worden gereageerd wanneer een personeelslid met gezondheids-, sociale of familiale problemen kampt. 1. Opportuniteiten via het evaluatiesysteem Allereerst is het steeds mogelijk de functiebeschrijving aan te passen als er zich belangrijke wijzigingen aan deze functie hebben voorgedaan (artikel 6, § 2 van het koninklijk besluit van 14 januari 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2022 pub. 28/01/2022 numac 2022030165 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten).Als er tijdens uitwisselingen tussen het personeelslid en zijn evaluator wordt vastgesteld dat er bepaalde wijzigingen moeten worden aangebracht aan de functie van het personeelslid zodat hij deze functie, ondanks het feit dat hij met bepaalde persoonlijke problemen kampt, kan blijven uitoefenen, dan kan zijn functiebeschrijving worden aangepast.

In de loop van een evaluatiecyclus kunnen bovendien ook de prestatiedoelstellingen tijdens een functioneringsgesprek in onderlinge overeenstemming worden aangepast telkens dat nodig lijkt (artikel 9, § 2 van het voormelde koninklijk besluit van 14 januari 2022Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 14/01/2022 pub. 28/01/2022 numac 2022030165 bron federale overheidsdienst beleid en ondersteuning Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten). Via deze mogelijkheid kunnen de tijdelijke of blijvende obstakels voor een personeelslid om zijn functie optimaal uit te oefenen worden aangepakt.

Ook is het verplicht om een functioneringsgesprek, waarbij de prestatiedoelstellingen kunnen worden aangepast, te houden wanneer het personeelslid het werk hervat na een afwezigheid van meer dan zeventig dagen zonder onderbreking om welke reden ook (artikel 9, § 1 van hetzelfde besluit), behalve als er bij de terugkeer van het personeelslid een evaluatiecyclusgesprek moet plaatsvinden.

Tot slot verdient het aanbeveling om als leidinggevende ruimer te kijken dan louter naar de prestatiedoelstellingen. Er bestaan heel wat mogelijkheden om in redelijke aanpassingen te voorzien voor personeelsleden die met gezondheid, familiale of sociale problemen kampen. Een nuttig overzicht van zowel materiële als immateriële aanpassingen vindt men in het Verslag aan de Koning bij het Koninklijk besluit van 21 augustus 2022 tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen en meer bepaald betreffende de re-integratie bij ziekte of ongeval en de tewerkstelling van personen met een handicap. Merk bijvoorbeeld op dat de P&O-directeur, op basis van een gemotiveerd advies van de functionele chef, uitzonderingen kan toestaan op het principe dat een personeelslid gedurende één jaar niet meer dan drie vijfde van zijn werkregime mag telewerken. Het is aanbevolen dat de procedure om deze mogelijkheid te activeren binnen een redelijke termijn plaatsvindt, onder meer voor een personeelslid dat wordt geconfronteerd met medische problemen.

Om de leidinggevenden in staat te stellen de implementering van de feedbackcultuur tot een goed einde te brengen binnen hun teams, kunnen ze binnen de FOD Beleid en Ondersteuning verschillende opleidingen volgen. Het doel is de leidinggevende de nodige instrumenten te verschaffen om elk personeelslid op passende wijze te begeleiden en relevante gesprekken te houden zodat ieders competenties kunnen worden ontwikkeld en er concrete oplossingen kunnen worden geïmplementeerd.

De feedbackcultuur streeft naar de implementatie van een regelmatige dialoog tussen de personeelsleden en hun evaluatoren. Een regelmatige en duidelijke communicatie staat centraal, wat toelaat elk misverstand tussen de verschillende partijen te vermijden. Via deze continue communicatie, ongeacht of zij formeel of informeel is, is het de bedoeling dat de toegekende eindvermelding geen complete verrassing zou mogen zijn. 2. Overige pistes...

Evaluatie is niet het enige instrument waarmee men kan tegemoetkomen aan de professionele behoeften van een personeelslid met dit soort problematiek.

Het aanvragen van een competentiebilan en/of een heroriëntering om professionele redenen is bijvoorbeeld toegankelijk voor een specifiek doelpubliek, met name personeelsleden die het werk hervatten na drie maanden ononderbroken afwezigheid ten gevolge van een ziekteverlof of na een lange, ononderbroken periode van afwezigheid.

Een competentiebilan kan aangevraagd worden bij het loopbaancentrum en geeft een overzicht van de ervaring, de aanwezige competenties en de professionele aspiraties van het personeelslid en de opleidingen die daarvoor nodig zijn.

Aan de hand van een begeleidingstraject bij heroriëntering voorziet de heroriëntering om professionele redenen in een reeks instrumenten om de wedertewerkstelling van een kwetsbaar publiek te vergemakkelijken.

Deze intensieve, gepersonaliseerde begeleiding is bedoeld om ervoor te zorgen dat het personeelslid nieuwe competenties kan ontwikkelen om nadien te evolueren binnen zijn functie en deze functie af te stemmen op de aspiraties van het personeelslid of een nieuwe functie te vinden die beter aansluit op zijn professionele behoeften.

Daarnaast bestaat er ook een mechanisme dat een ambtenaar met ernstige sociale of familiale problemen of met gezondheidsproblemen de mogelijkheid biedt om een tijdelijke mutatie te krijgen naar een rechtstreeks lagere klasse of een rechtstreeks lager niveau. In het kader van deze tijdelijke mutatie behoudt de ambtenaar zijn weddeschaal gedurende vierentwintig opeenvolgende maanden. Het doel bestaat erin een tijdelijke oplossing aan te reiken die overeenstemt met de professionele behoeften van de ambtenaar die een zeer moeilijke sociale, familiale of medische situatie beleeft.

Voorts worden er verschillende opleidingen georganiseerd bij de FOD Beleid en Organisatie, met name opleidingen over welzijn op het werk.

Het personeelslid kan kiezen uit een waaier aan verschillende modules.

Het personeelslid kan bijvoorbeeld, om om te gaan met stress en druk op het werk, een van de volgende opleidingen volgen: - Zorg dragen voor zichzelf bij psychosociale risico's; - Initiatie mindfulness; - Stress- & burn-outcoaching.

Er bestaan ook specifieke opleidingen voor leidinggevenden zoals "Welzijn op het werk voor leidinggevende".

Los van de specifieke procedures voor een beperkte doelgroep en de specifieke opleidingen kunnen personeelsleden terecht bij het netwerk van loopbaanbegeleiders ter ondersteuning bij het maken van loopbaankeuzes.

De Minister van Ambtenarenzaken, P. DE SUTTER