SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION

13 JUILLET 2009. - Circulaire 307quinquies. - Acquisition de véhicules de personnes destinés aux services de l'Etat et à certains organismes d'intérêt public

Aux administrations et autres services de la fonction publique fédérale administrative visée à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique Mme la Ministre, M. le Ministre, Mme la Secrétaire d'Etat, M. le Secrétaire d'Etat.

Les administrations et autres services de la fonction publique fédérale administrative visée à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique, devront respecter les règles suivantes lors de l'achat ou du leasing de véhicules de personnes : 1. Pour l'acquisition de véhicules, les services décriront leurs besoins.La division en catégories reprise au point 11 n'est qu'un fil conducteur indicatif. En tout état de cause, les services veilleront à appliquer les directives fixées en matière de prix et d'écoscore. 2. Les exigences qui seront imposées par les services peuvent être plus sévères que la présente circulaire, à condition qu'une concurrence suffisante soit toujours assurée.3. Le service doit d'abord vérifier si le véhicule qu'il souhaite acquérir n'est pas déjà disponible dans les contrats du service CMS (Centrale de Marchés pour Services fédéraux) et éventuellement passer sa commande dans le cadre de ces contrats.4. Les normes européennes en vigueur doivent être respectées au moment de l'acquisition des véhicules.Ces normes déterminent les émissions maximales qu'un véhicule peut rejeter en fonction de sa classe de poids (aussi connues sous le terme 'norme Euro').

Toutefois, pour les nouveaux véhicules diesel, les émissions de particules ne peuvent pas être supérieures à 5 mg/km. 5. Toute acquisition d'un véhicule doit être préalablement soumise à l'approbation de l'Inspection des Finances ou du délégué du Ministre du Budget, qui vérifie le respect des dispositions de la présente circulaire.Cette méthode de travail doit également être suivie en cas de dérogation à la présente circulaire. 6. Chaque année, au mois de janvier, les services doivent soumettre un état récapitulatif des véhicules acquis au cours de l'année calendrier précédente à l'Inspection des Finances ou au délégué du Ministre du Budget.Cet état récapitulatif doit être transmis au Premier Ministre et au Ministre responsable pour le Développement Durable. Dans cette liste, il faut reprendre pour chaque voiture le nombre maximum de kilomètres mentionné dans le contrat ainsi que le nombre réel de kilomètres roulé.

En outre, le non respect des recommandations et des règles de la présente circulaire doit être motivé. Il ne peut être dérogé à ces dispositions que dans des situations exceptionnelles et motivées. 7. Les normes d'exception édictées par la circulaire n° 278 du 18 novembre 1988 restent d'application pour le renouvellement du parc automobile des services de sécurité.8. Le leasing est admis pour tous les véhicules repris au point 11, à l'exclusion des véhicules de la catégorie C.Uniquement le leasing opérationnel peut être pris en considération, lequel implique d'une part que le locataire acquiert le droit d'utilisation pendant une certaine période et d'autre part, que le loueur reste propriétaire du véhicule. Les formules avec option d'achat ne sont pas autorisées. Le contrat de leasing doit aller de pair avec un contrat d'entretien. 9. En cas de leasing, tous les risques liés à l'utilisation du véhicule doivent être assurés.Il y a lieu de conclure obligatoirement une assurance omnium qui couvre les risques suivants : dégâts matériels, vol, incendie, responsabilité civile, assurance couvrant les occupants et assistance juridique.

Au cas où un contrat de leasing sera conclu, le nombre maximum de kilomètres par an doit être mentionné dans le contrat. Le nombre de kilomètres par an doit être estimé de façon réaliste et ce nombre doit être respecté. Un contrat de leasing ne peut être conclu que pour : - des véhicules qui roulent au moins 25 000 kilomètres; - une période d'au moins trois ans.

La combinaison de paramètres suivants y est appliquée : - de 25 000 km/an à moins de 35 000 km/an lorsque la durée du contrat s'élève à cinq ans; - de 35 000 km/an à moins de 45 000 km/an lorsque la durée du contrat s'élève à quatre ans; - à partir de 45 000 km/an lorsque la durée du contrat s'élève à trois ans.

Toutefois, pour les véhicules devant parcourir plus de 35 000 km/an, il y a lieu de joindre à chaque proposition soumise pour avis à l'Inspection des Finances, une proposition de prix de la société de leasing pour une durée de 24 mois. Si cette proposition de leasing est financièrement avantageuse comparée à la proposition de leasing d'une voiture pour trois ans et au moins 45 000 km/an ou pour quatre ans et au moins 35 000 km/an selon le cas, le contrat sera obligatoirement conclu pour une période de 24 mois.

Un renouvellement plus rapide du parc de voitures permet d'obtenir un meilleur score éco-naturel 10. Le supplément de prix pour la transformation du véhicule avec une autre technologie de moteur (p.ex. LPG, gaz naturel,...) et la taxe de mise en circulation (T.M.C) ne sont pas repris dans les montants d'achat repris au point 12.

Pour la consultation du tableau, voir image En dehors des véhicules pourvus d'un moteur à essence ou diesel, ou des véhicules pourvus d'un moteur à flexyfuel, LPG ou gaz naturel, il existe des véhicules appliquant une autre technologie de moteur, qui ont un ECOSCORE élevé. C'est le cas notamment des véhicules électriques, hybrides ou encore des véhicules à pile à combustible.

Pour ces véhicules les plafonds budgétaires suivants sont d'application :

Achat/ (Prix T.V.A. incluse)

Leasing (Prix T.V.A. incluse)

Aankoop (prijzen inclusief BTW)

Leasing (prijzen inclusief BTW)

Hybride avec moteur à essence Hybride met verbrandingsmotor op basis van benzine

euro 30.000,00

euro 0,2550

Hybride avec moteur diesel Hybride met verbrandingsmotor op basis van diesel

euro 18.500,00

euro 0,1650

Véhicules électriques et véhicules qui ne font usage ni d'essence, ni de diesel Elektrische voertuigen en voertuigen die geen verbrandingsmotor hebben op basis van diesel en benzine

euro 30.000,00

euro 0,2550

Les montants pour le leasing sont d'application nonobstant le nombre de kilomètres et la durée du contrat. Il ne sont d'application que pour des nouvelles voitures. L'achat et le leasing d'occasions et de voitures de direction (voitures qui ont roulées un nombre limité de kilomètres) est interdit. Ces montants couvrent l'entretien mais ne couvrent pas les assurances, ni le remplacement des pneus et des batteries, ni la combustible, ni les véhicules de remplacement.

Les prix maxima tiennent compte des équipements « sécurité » : ABS, airbags conducteur et passager, appuie-tête à toutes les places, phares antibrouillard, verrouillage central.

Ces prix maxima sont applicables après déduction de remises qui peuvent être obtenues en cas d'acquisition de véhicules par une administration publique.

Les montants susmentionnés suivent l'évolution de l'indice mensuel général des prix à la consommation (base : année 2004 = 100). Tous les montants repris dans cette circulaire sont fixés à l'indice 100. La taxe de mise en circulation n'est pas reprise dans ces prix d'achats. 13. Les conditions suivantes doivent être respectées : 13.1. Les véhicules doivent être payés sur base des crédits prévus pour les dépenses d'investissement (achat) ou sur base des crédits pour les dépenses courantes (leasing). 13.2. Si une demande est adressée par les services publics acheteurs à la cellule CMS en vue de conclure des contrats pour l'achat de véhicules répondant aux critères de la présente circulaire, la cellule CMS présentera une gamme de véhicules qui pourront être achetés et qui correspondent aux catégories A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2 et C3. La cellule CMS prendra en compte les critères environnementaux précités. 13.3. Les normes reprises ci-avant doivent être respectées lors des procédures d'attribution de marchés publics qui seront lancées après la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire.

Dans le cadre de ces marchés publics, le critère d'attribution relatif aux aspects environnementaux des véhicules se verra attribuer un poids minimum de 15 %. 14. Disposition finale La présente circulaire abroge et remplace la circulaire n° 307quater du 3 mai 2004. Le Ministre de la Fonction Publique, S. VANACKERE