13 JUILLET 2002. - Circulaire n° 526 relative à la définition des enveloppes de personnel pour les Services publics fédéraux

Aux Services publics fédéraux, Madame le Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Présidente, Monsieur le Président, La présente circulaire s'inscrit dans le cadre de la réforme Copernic.

L'un des programmes de Copernic vise la modernisation du cycle de contrôle budgétaire. Dans le cadre de ce nouveau concept, a aussi été prévue une nouvelle approche pour la gestion des crédits de personnel.

Jusqu'à présent, le crédit était calculé sur la base d'un cadre organique et d'autorisations de recrutement, ce qui permettait d'évaluer le crédit nécessaire. Cette méthode sera abandonnée. Dans le cadre de la responsabilisation des Services publics fédéraux, les services disposeront d'une enveloppe de personnel pour l' ensemble du personnel statutaire et contractuel. Dans ce crédit, ils pourront mener leur politique de personnel via des plans de personnel à adapter souplement. Cela signifie que les mesures prises pendant le conclave budgétaire d'octobre 2001 sont suspendues et, qu'à partir du 1er juillet 2002, il sera possible de recruter à nouveau, y compris des étudiants jobistes, dans les crédits de personnel départementaux La présente circulaire donne des instructions relatives aux éléments suivants : 1. Définition de l'enveloppe de personnel 2002.2. Le mécanisme de suivi.3. La correction sur le calcul de l'enveloppe de personnel à la suite de départs et de promotions automatiques. I. Enveloppe de personnel 2002 Le crédit de personnel départemental 2002 est égal au crédit de personnel inscrit pendant le contrôle budgétaire 2002 augmenté du droit de tirage sur la provision Copernic de 34,7 millions d'euros (1,4 milliard BEF) pour les conséquences pécuniaires de l'accord sur la modernisation des carrières des niveaux D, C et B conclu au Comité B et la provision pour les fonctions de management et d'encadrement au fur et à mesure de leur entrée en service.

Ce montant, l'enveloppe totale 2002, forme le cadre dans lequel la politique de personnel est menée.

Les moyens dégagés à la suite de mouvements de personnel (p. ex. démissions, départs naturels,<6;221>) peuvent être utilisés pour des recrutements de remplacement si les effets restent dans l'enveloppe totale 2002 et dans une enveloppe de référence qui estime la grandeur des crédits de personnel 2003.

Nous laissons aux différents départements la responsabilité de fixer, au sein des enveloppes de personnel précitées, leurs propres priorités dans leur politique de personnel en ce qui concerne le recrutement et le perfectionnement des membres du personnel.

Normalement, l'enveloppe de référence 2003 est composée comme suit : Enveloppe2003 = E2002 + E2002*i + E2002*c + le droit de tirage sur la provision Copernic 2003 + poste sur lequel la rémunération payée aux membres du personnel, "détaché" est reversée.

E2002= enveloppe totale 2002 i = provision d'inflation c = facteur de correction La provision d'inflation a été fixée par le Budget à 1,33 %. Le droit de tirage sur la provision Copernic comprend le financement des nouveaux effets de l'accord sectoriel en 2003 et le financement des fonctions de management et d'encadrement. Pour le calcul du facteur de correction, voir paragraphe III. Pour le calcul de l'enveloppe de référence 2003, le droit de tirage doit pour le moment encore être calculé sur la provision Copernic pour 2003 et le facteur de correction.

En attendant le calcul de ces données concrètes par les départements, ainsi que le Budget et le Conseil des Ministres, l'enveloppe de référence 2003, à utiliser actuellement comme point de départ prudent, est composée ainsi : Enveloppe2003 = E2002 + E2002*i + droit de tirage sur la provision Copernic 2003 Le tableau 1 fixe l'enveloppe de personnel totale 2002 pour les entités suivantes (en milliers d'euros) : Pour la consultation du tableau, voir image La politique de personnel doit provisoirement être menée dans les limites du cadre organique et ensuite selon les accords à la suite des plans de personnel. La date limite de mise en oeuvre des plans de personnel est le 1er décembre 2002, à savoir le début du prochain exercice budgétaire. Les départements qui disposent déjà d'un plan de personnel approuvé avant cette date, peuvent bien entendu utiliser cet instrument plus tôt.

Pour les services publics fédéraux déjà créés, les mouvements de personnel seront exécutés sur la base des emplois existants. Nous nous référons en outre à l'arrêté royal du 19 juillet 2001 (Moniteur belge du 28 juillet 2001) portant diverses dispositions concernant la mise en place des services publics fédéraux et des services publics fédéraux de programmation, qui précise notamment que :

Art. 4.Les membres du personnel transférés à la cellule provisoire conformément à l'article 2, sont repris dans un inventaire nominatif du personnel et sont tous intégrés dans leur nouveau service public.

Art. 5.Le transfert et l'intégration des agents ne constituent pas de nouvelles nominations.

Art. 6.§ 1er. Les membres du personnel transférés et intégrés conservent leur qualité, leur grade, leur échelle de traitement, leur ancienneté administrative et pécuniaire. Ils conservent également les allocations, les indemnités ou les primes et les autres avantages dont ils bénéficiaientdans leur service d'origine. Les membres du personnel sont transférés à la cellule provisoire et ensuite intégrés dans leur nouveau service public en tenant compte de leur affectation actuelle.

Après l'intégration, cette affectation peut être revue, après processus de réorganisation, sur la base du plan du personnel approuvé ou du cadre organique.

II. mEcanisme de suivi Le mécanisme de suivi suivant a été prévu : II.1. Tableaux de bord Evolution crEdits de personnel L'ensemble des instruments de rapport présentés doivent, à terme, assurer une transparence suffisante des dépenses et de l'évolution des crédits de l'enveloppe de personnel.

II.1.1. suivi du rythme d'ordonnancement : Chaque mois, il est fait rapport du rythme d'ordonnancement des crédits de personnel à l'Inspecteur des Finances. A cette fin, il est indiqué quelle partie est consacrée aux salaires, primes, indemnités, et autres.

II.1.2. arrivées et départs ? Chaque année, lors du contrôle budgétaire, est donné un tableau général du personnel avec la situation au 1er décembre de l'année précédente. Pour les contractuels, il est indiqué de quel type de contractuel il s'agit (contractuel de remplacement, besoin exceptionnel et temporaire, mission supplémentaire et spécifique, contractuel avec grande expertise). ? Il est établi un tableau de bord actualisé chaque mois qui comprend une énumération nominative des membres du personnel recrutés ainsi que la mention de la date d'entrée en service, du coût budgétaire pour l'exercice budgétaire en cours (T), du coût budgétaire extrapolé pour l'exercice budgétaire T+1, du nouvel effet sur l'enveloppe de personnel totale, de l'intention de recrutement adaptée pour les quatre prochains mois,... S'il s'agit d'un recrutement contractuel, il est indiqué de quel type de contractuel il s'agit ? Ce tableau de bord comporte aussi une énumération nominative des membres du personnel licenciés ainsi que la mention de la date de sortie de service, du coût budgétaire dégagé pour l'exercice budgétaire en cours (T), du coût budgétaire extrapolé dégagé pour l'exercice budgétaire T+1, du nouvel effet sur l'enveloppe de personnel totale,...

Les tableaux de bord sont suivis par l'Inspecteur des Finances accrédité (fonction de clignotant de l'IF) et discutés avec lui. Le rapport à l'IF se fait tous les mois.

II.2. Mécanisme de sanction ? le dépassement des crédits de personnel est sanctionné par une diminution structurelle de l'enveloppe à partir de l'année suivante pour le montant égal à celui du dépassement III. le calcul du facteur de Correction sur les enveloppes de personnel Le facteur de correction indique dans quelle mesure l'enveloppe de personnel évolue à la suite des augmentations barémiques automatiques et des départs à la suite de mises à la pension et du remplacement de ces départs Le facteur de correction peut dès lors avoir soit un effet négatif soit positif ou neutre sur l'enveloppe de personnel. Le facteur de correction peut évoluer dans le temps et doit dès lors être déterminé annuellement.

Le facteur de correction - exprimé en un pourcentage - est calculé de la façon suivante : Facteur de correction c = D/A - 1 2 où : A + D - DN + RD = D III.1. Concepts (A utiliser pour le calcul du facteur de correction) : A. Situation initiale : a) Calcul facteur de correction pour période 2002-2003 Vu que le facteur de correction est calculé sur l'enveloppe de personnel 2003 cette année pour la première fois, on se base sur les effectifs (statutaires) connus au 1er juin 2002.Tous les mouvements de personnel (arrivées et départs) entre le 1er juin 2002 et le 30 novembre 2002 ne sont pas considérés. Pour tous les agents statutaires au 1er juin 2002, la somme est composée du salaire annuel à 100 % (en d'autres termes liée à l'indice pivot 138,01). Il n'est pas tenu compte d'autres montants/variables (indemnités, primes, indice, compléments de salaire, allocations familiales, prestations à temps partiel ou absences, cotisations patronales,...). Les totaux sont répartis par niveau; D (3&4), C(2), B(2+) et A(1). b) Calcul facteur de correction pour période 2003-2004 et ultérieure : Le facteur de correction pour les enveloppes de personnel pour année T+1 et ultérieure est calculé sur la base des effectifs du 1er décembre de l'exercice budgétaire précédent.Les montants doivent être corrigés avec tous les éléments connus à ce moment (p. ex. augmentations intercalaires, promotions dans échelle de salaire) et les mouvements de personnel (arrivées ou départs). Comme pour la situation initiale, il s'agit de montants à 100 %, donc liés à l'indice pivot 138,01. Il n'est pas non plus tenu compte ici d'autres montants/variables (indemnités, primes, indice, compléments de salaire, allocations familiales, cotisations patronales,...). Les totaux sont toujours répartis par niveau; D (3&4), C(2), B(2+) et A(1).

D = Dérive salariale La dérive salariale est l'évolution du coût des salaires dans la classe de fonction ou le niveau (de fonction). Elle concerne : ? les augmentations barémiques (octroi d'augmentations intercalaires sur la base de l'ancienneté pécuniaire dans l'échelle de salaire), ? la promotion automatique à une échelle de salaire supérieure dans la (classe de) fonction ou le niveau de fonction, soit sur la base de l'ancienneté, soit à la fin d'une période de validité de la mesure des compétences. ? la promotion à une échelle de salaire supérieure dans la fonction ou le niveau de fonction, principalement sur la base de normes de programmation sociale. Cela concerne surtout le niveau D et certaines mesures de transition, p.ex. 22B. ? les conséquences de cette augmentation salariale sur le pécule de vacances et la prime de fin d'année la prime de compétences vu qu'elle est d'abord payée pendant un certain nombre d'années comme prime avant d'être consolidée/ barémisée dans l'échelle de salaire suivante La plus-value est calculée pour le nombre réel de mois.

Ex. 1. Le salaire annuel d'un agent est de 20.000 euros au 1er décembre 2002. Le 1er septembre 2003, il reçoit une augmentation intercalaire de 200 euros sur base annuelle. Le salaire annuel passe dès lors à 20.200 euros. Vu que l'augmentation supplémentaire n'a d'effet que sur 3 mois budgétaires, le salaire annuel 2003 s'élève donc à (9/12e de 20.000 plus 3/12e de 20.200 ou 20.050 euros).

Ex. 2. Une méthode identique est appliquée en cas de promotion à une échelle de salaire supérieure.

Attention : ? L'octroi d'augmentations intercalaires ou de promotions à une échelle de salaire supérieure a une influence sur le pécule de vacances et la prime de fin d'année. Dès lors, la plus-value ainsi créée en 2003 est réglée selon ces primes. ? Il convient de remarquer que les premières primes de compétences seront payées en septembre 2004 et font partie du coût budgétisé de la concertation sectorielle au Comité B (note de la carrière du 29 novembre 2001). Le coût est ajouté à la fixation de l'enveloppe de personnel de 2004.

DN- Départs naturels Les départs naturels sont décrits comme étant les mises à la pension à partir de l'âge de 60 ans.

L'examen et le traitement d'informations de l'Administration des Pensions a montré que le fonctionnaire (moyenne pondérée) prend sa pension à l'âge de 61 ans et 5 mois.

Sur la base de ces informations, pour le calcul des départs naturels, le coût salarial est arrêté pour ceux, qui, dans un exercice budgétaire, ont eu 61 ans et 5 mois (donc, pour eux, plus de coût salarial à partir de 61 ans et 6 mois). a) Calcul du départ naturel en 2002 : Dans cette situation initiale, tout coût salarial pour les agents qui, au 1er décembre 2002 (début exercice budgétaire 2003), ont au moins 61 ans et 5 mois, est arrêté.Le coût salarial pour les agents qui, pendant l'exercice budgétaire 2003, atteignent l'âge de 61 ans et 5 mois, n'est plus pris en compte à partir du mois suivant.

Ex. 1. Le coût salarial pour un agent qui, au 1er décembre 2002, a 62 ans, n'est pas inclus dans le coût salarial 2003.

Ex. 2. Le coût salarial pour un agent qui, au 11 octobre 2003, a eu 61 ans et 5 mois, n'est plus inclus dans le coût salarial 2003 à partir du 1er novembre 2003. b) Calcul du départ naturel en 2003 et ultérieurement : Tout coût salarial pour les agents qui, entre le 1er novembre T et le 31 octobre T+1, atteignent l'âge de 61 ans et 5 mois, est arrêté à partir du mois suivant. RD = Remplacement départs naturels L'hypothèse prise est la suivante : remplacement immédiat de la personne qui part via départ naturel par un engagement dans l'échelle de salaire initiale du niveau de fonction pour un agent ayant 5 ans d'ancienneté pécuniaire.

Ex. 1. Un assistant administratif avec l'échelle de salaire CA3 prend sa pension le 1er mai 2003; il est remplacé par un assistant administratif avec l'échelle de salaire CA1.

Ex. 2. Un conseiller avec l'échelle de salaire 13B prend sa pension et est remplacé par un conseiller-adjoint avec l'échelle de salaire 10A. Ex. 3. Un fonctionnaire de la classe de fonction A3 prend sa pension et est remplacé par un fonctionnaire de la classe de fonction A1.

Les deux éléments suivants ne sont pas pris en considération lors du calcul du facteur de correction.

P = Perfectionnement et promotion Le perfectionnement est tant : ? l'évolution via promotion du personnel existant à un niveau de fonction supérieur, une classe de fonction supérieure ou à une autre fonction dans le niveau auquel est liée une échelle de salaire plus avantageuse. ? le remplacement des départs par de nouveaux membres du personnel à un niveau de fonction supérieur, une classe de fonction supérieure ou à une autre fonction dans le niveau auquel est liée une carrière plus avantageuse du point de vue financier.

Il a été opté pour le financement dans l'enveloppe du perfectionnement de l'effectif existant ou des départs, un pilier important dans la réforme des carrières, qui ne fait donc pas partie de la dérive salariale.

DD = Départs divers Les départs divers sont décrits comme étant les départs qui ne sont pas couverts par la définition de « départs naturels ». Sont donc visés : la démission, la mobilité, le décès, la pension anticipée, <6;221>et s'appliquent purement au groupe jusqu'à 59 ans compris.

Jusqu'à présent, il n'a pas encore été choisi de considérer cette donnée dans le calcul du facteur de correction. DD est donc égal à 0.

III.2. REsumE et mEthode de calcul du facteur de correction ETAPE I : calcul du coût de personnel 2002 salaire annuel à 100 % ETAPE II : calcul de la dérive salariale; la somme de l'étape I et la dérive salariale donnent le coût de personnel 2003 à 100 % ETAPE III : Le coût de personnel 2003 est diminué des départs naturels à 100 % ETAPE IV : Le remplacement des départs naturels est ajouté à 100 % au coût de personnel diminué (résultat étape III) ETAPE V : Le calcul du facteur de correction (évolution de l'étape I à l'étape IV) III.3. Personnes de contact Vous pouvez obtenir plus d'explications sur le calcul du facteur de correction auprès de MM. : Ludo Waterschoot (ludo.waterschoot@minfin.fed.be), Frederik Verhaeghe (frederik.verhaeghe@minfin.fed.be) ou Ronny Verstraete (ronny.verstraete@p-o.be).

Le résultat du calcul précité (avec une distinction claire entre les cinq étapes à passer) doit être fourni au plus tard pour le vendredi 1er septembre 2002, (avec copie à l'Inspecteur accrédité des Finances) à : M. Tom Auwers, responsable de la Cellule stratégique SPF P & O Rue de la Loi 51 1040 Bruxelles tom.auwers@p-o.be M. Kurt Debruyne, chef de cabinet adjoint Cabinet Budget Rue royale 138 1000 Bruxelles kurt.debruyne@kabjv.be En attendant, le nom de la personne responsable de ce dossier par SPF doit être communiqué le plus vite possible aux deux personnes précitées.

La méthode de calcul est soumise à un contrôle de qualité sous la responsabilité du SPF B & Cg et du SPF P & O. Le résultat final sera déterminé lors d'une concertation trilatérale en présence du SPF concerné et reste, sauf avis contraire, valable pour le restant de l'année.

Une fois que les données par département concernant la provision Copernic et le facteur de correction seront approuvées, l'enveloppe de référence sera adaptée.

Le Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l'administration, L. VAN DEN BOSSCHE Le Ministre du Budget, J. VANDE LANOTTE _______ Note 2 Calculé comme suit : c = (D-A)/A = D/A - A/A = D/A - 1.