13 JULI 2002. - Omzendbrief nr. 526 inzake de definitie van de personeelsenveloppes voor de Federale overheidsdiensten

Aan de Federale overheidsdiensten, Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Deze omzendbrief kadert in de Copernicushervorming. Een van de Copernicusprogramma's beoogt de modernisering van de budgettaire controlecyclus. In het kader van dit nieuwe concept is er ook een nieuwe benadering voor het beheer van de personeelskredieten. Tot nog toe werd het krediet berekend op basis van een personeelsformatie en wervingsmachtigingen waarbij een inschatting gemaakt werd van het benodigde krediet. Deze werkwijze wordt verlaten. In het kader van de responsabilisering van de Federale Overheidsdiensten zullen de diensten beschikken over een personeelsenveloppe voor het geheel van het statutair en contractueel personeel. Binnen dit krediet zullen ze hun personeelsbeleid kunnen voeren via soepel aan te passen personeelsplannen. Dit betekent dat de maatregelen getroffen tijdens het begrotingsconclaaf van oktober 2001 opgeheven worden en er vanaf 1 juli 2002 opnieuw geworven kan worden, inclusief jobstudenten, binnen de departementale personeelskredieten.

Deze omzendbrief geeft instructies m.b.t. volgende elementen : 1. Definitie van de personeelsenveloppe 2002.2. Het opvolgingsmechanisme.3. De correctie op de berekening van de personeelsenveloppe ten gevolge van uitstroom en automatische bevorderingen. I. Personeelsenveloppe 2002 Het departementale personeelskrediet 2002 is gelijk aan het tijdens de begrotingscontrole 2002 ingeschreven personeelskrediet verhoogd met het trekkingsrecht op de Copernicusprovisie van 34,7 miljoen euro (1,4 miljard BEF) voor de geldelijke gevolgen van het akkoord over de modernisering van de loopbanen in de niveaus D, C en B dat werd afgesloten in Comité B en de provisie voor de management- en staffuncties naarmate deze in dienst treden.

Dit bedrag, de totale enveloppe 2002, vormt het kader waarbinnen het personeelsbeleid wordt gevoerd.

Middelen die vrijkomen ingevolge personeelsbewegingen (bv. ontslag, natuurlijke uitstroom,<6;221>) kunnen worden aangewend voor vervangingswervingen mits de effecten blijven binnen de totale enveloppe 2002 en een referentie-enveloppe die de grootte van de personeelskredieten 2003 inschat.

We laten aan de verschillende departementen de verantwoordelijkheid om binnen de bovenvermelde personeelsenveloppen eigen prioriteiten te leggen in hun personeelsbeleid inzake werving en upgrading van de personeelsleden.

De referentie-enveloppe 2003 wordt normaliter als volgt samengesteld : Enveloppe2003 = E2002 + E2002*i + E2002*c + het trekkingsrecht op de Copernicusprovisie 2003 + post waarop de bezoldiging van doorbetaalde, "gedetacheerde" personeelsleden wordt teruggestort.

E2002= totale enveloppe 2002 i = inflatieprovisie c = correctiefactor De inflatieprovisie werd door Begroting voor 2003 bepaald op 1,33 %.

Het trekkingsrecht op de Copernicusprovisie omvat de financiering van de nieuwe effecten van het sectoraal akkoord in 2003 en de financiering van de management- en staffuncties. Voor de berekening van de correctiefactor zie paragraaf III. Voor de berekening van de referentie-enveloppe 2003 dient momenteel het trekkingsrecht op de Copernicusprovisie voor 2003 en de correctiefactor nog te worden berekend.

In afwachting van de berekening van deze concrete gegevens door de departementen, samen met Begroting en de Ministerraad, wordt als voorzichtig uitgangspunt op heden te hanteren de referentie-enveloppe 2003 als volgt samengesteld : Enveloppe2003 = E2002 + E2002*i + trekkingsrecht op de Copernicusprovisie 2002 Tabel 1 stelt de totale personeelsenveloppe 2002 vast voor de volgende entiteiten (in duizend euro) : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Het voeren van het personeelsbeleid dient voorlopig te gebeuren binnen de beperkingen van de personeelsformatie en daarna binnen de afspraken ingevolge de personeelsplannen. Streefdatum voor de implementatie van de personeelsplannen is 1 december 2002, zijnde de start van het volgende begrotingsjaar. Departementen die reeds voor die datum over een goedgekeurd personeelsplan beschikken, kunnen vanzelfsprekend eerder van dit instrument gebruik maken.

Voor de reeds opgerichte federale overheidsdiensten worden de personeelsbewegingen uitgevoerd op basis van de bestaande betrekkingen. We verwijzen daarbij naar het koninklijk besluit van 19 juli 2001 (Belgisch Staatsblad van 28 juli 2001) houdende diverse bepalingen betreffende de inwerkingstelling van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten, dat onder meer bepaalt dat :

Art. 4.De personeelsleden die naar de voorlopige cel zijn overgedragen overeenkomstig artikel 2, worden opgenomen in een nominatieve personeelsinventaris en worden allen geïntegreerd in hun nieuwe overheidsdienst.

Art. 5.De overdracht en integratie van de ambtenaren zijn geen nieuwe benoemingen.

Art. 6.§ 1. De overgedragen en geïntegreerde personeelsleden behouden hun hoedanigheid, hun graad, hun weddenschaal, hun administratieve en geldelijke anciënniteit. Zij behouden ook de toelagen, de vergoedingen of de premies en de andere voordelen waarop zij in hun dienst van oorsprong aanspraak konden maken. De personeelsleden worden naar de voorlopige cel overgedragen en vervolgens geïntegreerd in hun nieuwe overheidsdienst rekening houdend met hun huidige affectatie. Na de integratie, kan deze affectatie worden herzien, na proces-hertekening, op basis van het goedgekeurd personeelsplan of de personeelsformatie.

II. Opvolgingsmechanisme Volgend opvolgingsmechanisme wordt voorzien : II.1. Boordtabellen evolutie personeelskredieten Het geheel van de voorgestelde rapportage-instrumenten dient op termijn voldoende transparantie te verzekeren van de besteding en de evolutie van de kredieten uit de personeelsenveloppe.

II.1.1. opvolging van het ordonnanceringsritme : Van het ordonnanceringsritme van de personeelskredieten wordt maandelijks verslag uitgebracht aan de Inspecteur van Financiën.

Hierbij wordt vermeld welk deel gaat naar weddes, toelages, vergoedingen, en andere.

II.1.2. in- en uitstroom ? Jaarlijks wordt er, bij de begrotingscontrole een overzichtstabel gegeven van het personeel met de toestand op 1 december van het voorgaande jaar. Bij de contractuelen wordt aangeduid over welk type contractueel het gaat (vervangingscontractueel, uitzonderlijke en tijdelijke behoefte, bijkomende en specifieke opdracht, contractueel met hoge deskundigheid). ? Er wordt een maandelijks bijgewerkte boordtabel gemaakt met een nominatieve opsomming van de personeelsleden die zijn aangeworven met vermelding van de datum van indiensttreding, de budgettaire kost voor het lopende begrotingsjaar (T), de geëxtrapoleerde budgettaire kost voor het begrotingsjaar T+1, het nieuw effect op de totale personeelsenveloppe, de aangepaste wervingsintentie voor de volgende vier maand,... Indien het gaat over een contractuele werving wordt aangeduid over welk type contractueel het gaat. ? Deze boordtabel omvat eveneens een nominatieve opsomming van de personeelsleden die zijn afgevloeid met vermelding van de datum van uitdiensttreding, de budgettaire kost voor het lopende begrotingsjaar (T) die vrijkomt, de geëxtrapoleerde vrijkomende budgettaire kost voor het begrotingsjaar T+1, het nieuw effect op de totale personeelsenveloppe,...

De boordtabellen worden opgevolgd door en besproken met de geaccrediteerde Inspecteur van Financiën (knipperlichtfunctie van IF).

De rapportering aan IF gebeurt maandelijks.

II.2. Sanctiemechanisme ? overschrijding van de personeelskredieten worden gesanctioneerd door een structurele vermindering van de enveloppe vanaf het volgende jaar voor het bedrag gelijk aan dat van de overschrijding III. de berekening van Correctiefactor op de personeelsenveloppen De correctiefactor geeft aan in welke mate de personeelsenveloppe evolueert ten gevolge van de automatische baremieke verhogingen en de uitstroom ten gevolge van pensioneringen en de vervanging van deze uitstroom De correctiefactor kan bijgevolg zowel een negatief, een positief als een neutraal effect hebben op de personeelsenveloppe. De correctiefactor kan evolueren in de tijd en dient bijgevolg jaarlijks te worden bepaald.

De correctiefactor - uitgedrukt in een percentage wordt op de volgende wijze berekend : Correctiefactor c = D/A - 1 1 waarbij : A + L - NU + VU = D III.1. Begrippen (te hanteren voor de berekening van de correctiefactor) : A. Startsituatie : a) Berekening correctiefactor voor periode 2002-2003 Aangezien de correctiefactor op de personeelsenveloppe 2003 dit jaar voor het eerst wordt berekend, wordt uitgegaan van het personeelsbestand (statutairen) zoals bekend op 1 juni 2002.Alle personeelsbewegingen (instroom en uitstroom) tussen 1 juni 2002 en 30 november 2002 wordt buiten beschouwing gelaten. Voor alle statutaire personeelsleden op 1 juni 2002 wordt de som gemaakt van de jaarwedde aan 100 % (met andere woorden gekoppeld aan de spilindex 138,01). Met andere bedragen/variabelen (vergoedingen, toelagen, index, weddencomplementen, kinderbijslag, deeltijdse prestaties of afwezigheden, werkgeversbijdragen,...) wordt geen rekening gehouden.

De totalen worden per niveau opgedeeld; D (3&4), C(2), B(2+) en A(1). b) Berekening correctiefactor voor periode 2003-2004 en later : De correctiefactor voor de personeelsenveloppes voor jaar T+1 en daarna wordt berekend op basis van het personeelsbestand van 1 december van het voorafgaande begrotingsjaar.De bedragen dienen gecorrigeerd te worden met alle op dat moment gekende elementen (bvb. tussentijdse verhogingen, bevorderingen in weddenschaal) en personeelsbewegingen (instroom of uitstroom). Zoals voor de startsituatie gaat het over bedragen aan 100 %, dus gekoppeld aan de spilindex 138,01. Met andere bedragen/variabelen (vergoedingen, toelagen, index, weddencomplementen, kinderbijslag, werkgeversbijdragen,...) wordt ook hier geen rekening gehouden. De totalen worden steeds per niveau opgedeeld; D (3&4), C(2), B(2+) en A(1).

L = Loondrift Loondrift is de evolutie van de loonkost binnen de functieklasse of het (functie)niveau. Het betreft : ? de baremieke verhogingen (toekenning van tussentijdse verhogingen op basis van geldelijke anciënniteit binnen de weddenschaal), ? de automatische bevordering naar een hogere weddenschaal binnen de functie(-klasse) of het functieniveau, hetzij op basis van anciënniteit, hetzij na afloop van een geldigheidsperiode van de competentiemeting. ? de bevordering naar een hogere weddenschaal binnen de functie of het functieniveau, hoofdzakelijk op basis van normen van sociale programmatie. Het betreft vooral niveau D en sommige overgangsmaatregelen, bvb. 22B. ? de gevolgen van deze loonstijging op het vakantiegeld en de eindejaarstoelage ? de competentietoelage aangezien die eerst een aantal jaren als toelage wordt betaald vooraleer zij wordt geconsolideerd/gebaremiseerd in de volgende weddenschaal.

De meerkost wordt berekend voor het werkelijke aantal maanden.

Bvb. 1. De jaarwedde van een personeelslid is op 1 december 2002 20.000 euro. Hij krijgt op 1 september 2003 een tussentijdse verhoging van 200 euro op jaarbasis. De jaarwedde wordt bijgevolg 20.200 euro.

Aangezien de bijkomende verhoging slechts uitwerking heeft op 3 begrotingsmaanden bedraagt de jaarwedde 2003 dus (9/12e van 20.000 plus 3/12e van 20.200 of 20.050 euro).

Bvb. 2. Een identieke werkwijze wordt toegepast ingeval van bevordering tot een hogere weddenschaal.

Opgelet : ? De toekenning van tussentijdse verhogingen of weddenschaalbevorderingen heeft een invloed op het vakantiegeld en de eindejaarstoelage. Daarom wordt de meerkost die hieruit ontstaat in 2003 verrekend naar deze toelagen. ? Er dient te worden opgemerkt dat de eerste competentietoelagen worden betaald in september 2004 en deel uitmaken van de gebudgetteerde kost van het sectoraal overleg in Comité B (loopbaannota van 29 november 2001). De kost wordt toegevoegd bij de vaststelling van de personeelsenveloppe van 2004.

NU- Natuurlijke uitstroom Natuurlijke uitstroom wordt omschreven als de pensioneringen vanaf de leeftijd van 60 jaar.

Onderzoek en verwerking van informatie van de Administratie van de Pensioenen leerde dat de ambtenaar (gewogen gemiddelde) op de leeftijd van 61 jaar en 5 maanden met pensioen gaat.

Op basis van deze informatie wordt voor de berekening van de natuurlijke uitstroom de loonkost stopgezet voor zij die in een begrotingsjaar 61 jaar en 5 maanden worden (dus voor hen geen loonkost meer vanaf 61 jaar en 6 maanden). a) Berekening van de natuurlijke uitstroom in 2002 : Bij deze startsituatie wordt alle loonkost voor personeelsleden die op 1 december 2002 (begin begrotingsjaar 2003) minstens 61 jaar en 5 maanden oud zijn, stopgezet.De loonkost voor de personeelsleden die tijdens het begrotingsjaar 2003 de leeftijd van 61 jaar en 5 maanden bereiken, wordt niet meer in aanmerking genomen vanaf de daarop volgende maand.

Bvb 1. De loonkost voor een personeelslid dat op 1 december 2002, 62 jaar is, wordt niet opgenomen in de loonkost 2003.

Bvb 2. De loonkost voor een personeelslid dat op 11 oktober 2003, 61 jaar en 5 maanden wordt, komt vanaf 1 november 2003 niet meer voor in de loonkost 2003. b) Berekening van de natuurlijke uitstroom in 2003 en later : Alle loonkost voor personeelsleden die tussen 1 november T en 31 oktober T+1 de leeftijd van 61 jaar en 5 maanden bereiken wordt vanaf de daarop volgende maand stopgezet. VU = Vervanging natuurlijke uitstroom Als hypothese wordt genomen : onmiddellijke vervanging van de vertrekker via natuurlijke uitstroom door een werving in de beginweddenschaal van het functieniveau voor een personeelslid met 5 jaar geldelijke anciënniteit.

Bvb. 1. een administratief assistent met de weddenschaal CA3 gaat op 1 mei 2003 met pensioen; hij wordt vervangen door een administratief assistent met de weddenschaal CA1.

Bvb. 2. Een adviseur met de weddenschaal 13B gaat met pensioen en wordt vervangen door een adjunct-adviseur met de weddenschaal 10A. Bvb. 3. Een ambtenaar uit functieklasse A3 gaat met pensioen en wordt vervangen door een ambtenaar in functieklasse A1.

De volgende twee elementen worden niet in overweging genomen bij de berekening van de correctiefactor.

U = Upgrading en bevordering Upgrading is zowel : ? de doorgroei via bevordering van het bestaande personeel naar een hoger functieniveau, een hogere functieklasse of een andere functie binnen het niveau waaraan een voordeliger weddenschaal is gekoppeld. ? de vervanging van de vertrekkers door nieuwe personeelsleden op een hoger functieniveau, een hogere functieklasse of een andere functie binnen het niveau waaraan een voordeliger financiële loopbaan is gekoppeld.

Er wordt gekozen voor de optie waarbij upgrading van het bestaande effectief of de vertrekkers, een belangrijke peiler in de loopbaanhervorming, wordt gefinancierd binnen de enveloppe en bijgevolg geen deel uitmaakt van de loondrift.

DU = Diverse uitstroom Diverse uitstroom wordt omgeschreven als de vertrekkers die niet onder de definitie van « natuurlijke uitstroom » vallen. Bedoeld worden dus ontslag, mobiliteit, overlijden, vroegtijdig pensioen, <6;221>en wordt louter toegepast op de groep tot en met 59 jaar. Tot dusver is nog niet geopteerd om dit gegeven in de berekening van de correctiefactor op te nemen. DU is bijgevolg dus 0.

III.2. Samenvatting en werkwijze voor de berekening van de correctiefactor STAP I : berekening van de personeelskost 2002 jaarwedde aan 100 % STAP II : berekening van de loondrift; de som van stap I en de loondrift geeft de personeelskost 2003 aan 100 % STAP III : De personeelskost 2003 wordt verminderd met de natuurlijke uitstroom aan 100 % STAP IV : Aan de verminderde personeelskost (resultaat stap III) wordt de vervanging van de natuurlijke uitstroom toegevoegd aan 100 % STAP V : De berekening van de correctiefactor (evolutie van stap I naar stap IV) III.3. Contactpersonen Bijkomende uitleg over de berekening van de correctiefactor kan verkregen worden bij de heren : Ludo Waterschoot (ludo.waterschoot@minfin.fed.be), Frederik Verhaeghe (frederik.verhaeghe@minfin.fed.be) of Ronny Verstraete (ronny.verstraete@p-o.be).

Het resultaat van de bovenvermelde berekening, (met een duidelijk onderscheid tussen de vijf te doorlopen stappen) dient - met kopie aan de geacrediteerde Inspecteur van Financiën uiterlijk tegen vrijdag 1 september 2002 te worden bezorgd aan zowel : de heer Tom Auwers, hoofd van de cel Beleidsvoorbereiding FOD P & O Wetstraat 51 1040 Brussel tom.auwers@p-o.be De heer Kurt Debruyne, adjunct-kabinetschef Kabinet Begroting Koningsstraat 138 1000 Brussel kurt.debruyne@kabjv.be In afwachting dienen beide bovenvermelde personen zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht te worden van de verantwoordelijke persoon voor dit dossier per FOD. De wijze van berekening is onderworpen aan een kwaliteitscontrole onder de verantwoordelijkheid van de FOD B & B en de FOD P & O. Het finaal resulaat wordt vastgelegd tijdens een trilateraal overleg in aanwezigheid van de betrokken FOD en blijft behoudens tegenbericht geldig voor de rest van het jaar.

Eenmaal per departement de gegevens met betrekking tot de Copernicusprovisie en de correctiefactor zijn goedgekeurd, zal de referentie-enveloppe worden aangepast.

De Minister van Ambtenarenzaken en Modernisering van de openbare besturen, L. VAN DEN BOSSCHE De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE _______ Nota 1 Berekend als volgt : c = (D-A)/A = D/A - A/A = D/A - 1.