SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

13 FEVRIER 2012. - Circulaire n° 613. - Information relative aux enveloppes de personnel 2012 et 2013 et aux plans de personnel 2012

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui en dépendent Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Les SPF et SPP sont invités à élaborer, pour leur(s) enveloppe(s) de personnel, un plan de personnel 2012 et à esquisser les lignes directrices d'un plan de personnel 2013.

Cet exercice majeur doit s'inscrire dans la stratégie générale d'efficience permettant de conserver et chaque fois que c'est possible de hausser la qualité des services rendus tout en mettant en oeuvre le plan ambitieux d'économie du gouvernement.

La circulaire n° 605 du 10 décembre 2010 - Information relative à l'enveloppe de personnel 2011, au plan de personnel stratégique 2011-2013 et aux plans de personnel opérationnels y associés est abrogée. 1. Accord de gouvernement L'accord de gouvernement prévoit une économie sur les crédits de personnel de 120 millions d'euros en 2012, augmentée de 90 millions en 2013. Pour les enveloppes de personnel des SPF et des SPP, cette économie représente : - une réduction de € 51.483 en 2012. La répartition de cette économie figure dans le tableau en annexe; - une économie d'1,5 % en 2013.

Le tableau en annexe sera éventuellement adapté après le premier contrôle budgétaire en fonction des décisions qui seront prises, notamment suite à l'avis qui sera remis, avant le 15 février 2012, par le Collège des présidents des SPF et SPP sur l'implémentation optimale des économies. 2. Enveloppe de personnel Les enveloppes de personnel sont normées dans la circulaire n° 602 - Informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel, actualisée par la circulaire n° 602ter. Pour ces enveloppes de personnel, le tableau en annexe comporte les informations suivantes : - le crédit initial 2011(colonne1); - l'indexation pour 2011 et 2012 (sur la base d'une indexation au 1eravril 2012) (colonne 2); - la prise en compte de l'économie de 0,7 % en 2012, de l'accord sectoriel 2009-2010 ainsi que de différentes corrections techniques intervenues notamment suite aux réunions bilatérales préparatoires (colonne 3); - le total des crédits de personnel 2012 ainsi obtenus (colonne 4); - les décisions du conclave budgétaire (colonne 5); - les décisions du post conclave (colonne 6); - les amendements votés (colonne 7); - le crédit initial 2012 (colonne 8); - le rapport entre la colonne 8 et la colonne 1 (colonne 9).

C'est sur la base des enveloppes reprises dans la colonne 8 que sera évaluée la faisabilité budgétaire du plan de personnel 2012.

La provision interdépartementale couvrira, si nécessaire : - le surcoût lié à l'indexation 2012 dans la mesure où cette indexation se produirait avant le 1eravril 2012. Ce surcoût peut être intégré pour fixer la base des enveloppes 2013; - le paiement des arriérés de primes de développement des compétences; ces montants ne peuvent pas être intégrés pour fixer la base des enveloppes 2013. 3. Plan de personnel Un monitoring strict des moyens humains et budgétaires permettant de suivre et d'évaluer avec précision l'évolution des ETP et de la marge budgétaire réelle et structurelle, constitue une activité clé que chaque SPF/SPP doit prendre en considération tant lors de la rédaction d'un plan de personnel que lors du suivi de son exécution. La mise en oeuvre efficiente du plan de personnel impose également le développement des compétences et le suivi effectif des prestations. A cet effet, chaque service fournira un rapport précis de la mise en oeuvre des cercles de développement en 2010 et en 2011 et du planning prévu pour 2012 et 2013. 3.1. Plan de personnel 2012 Le plan de personnel 2012 doit démontrer que : 1. son coût réel estimé T (2012) restera dans les limites de l'enveloppe de personnel 2012;2. son coût T+1 estimé (2013) puisse être supporté par l'enveloppe 2013, telle qu'elle peut actuellement être estimée;3. son coût structurel estimé 2013 puisse être supporté par l'enveloppe de personnel 2013, telle qu'elle peut actuellement être estimée. Lors de l'estimation du coût du plan, les dépenses en 2012 en ce qui concerne les arriérés de primes de développement des compétences sont considérés comme neutres. Ces dépenses ne doivent pas être estimées ni en coûts ni en crédits.

Lors de l'exécution du plan, il faut en particulier, veiller à ce que les coûts réels et T+1 estimés des actions décidées, y compris celles qui n'auront un impact que dans l'exercice suivant, restent dans la marge budgétaire réelle T et la marge budgétaire T+1 disponibles. Ils doivent en effet être réalisables en 2013 compte tenu de l'économie supplémentaire demandée Les services donnent un aperçu des fonctions prioritaires (quel niveau que ce soit) au lieu de remplacer de façon linéaire. Les services joignent à leur plan de personnel une liste dans laquelle ils groupent les recrutements planifiés en 2012 en trois classes dépendant de la priorité de la fonction. 3.2. Contrôle sur l'exécution du plan de personnel Le contrôle sur l'exécution du plan de personnel doit se faire conformément à l'arrêté royal du 9 juillet 2007 relatif au contrôle de la mise en oeuvre du plan de personnel par l'inspection des Finances.

Durant l'année les services auront à 4 reprises la possibilité d'introduire après du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la fonction publique, une version adaptée de leur plan de personnel (31 mai, 31 juillet, 30 septembre et 30 novembre) selon les modalités fixées au point 4. De nouvelles données, telles que des départs imprévus, pourront y être repris.

L'exécution du plan de personnel dans les limites attribués à l'enveloppe, est de la responsabilité du président du comité de direction.

Si des coûts nouveaux ou de nouvelles économies apparaissent, il doit en être tenu compte : les décisions prévues, même approuvées, doivent être impérativement adaptées.

A l'inverse, si des marges nouvelles se libèrent, par exemple suite à des départs non prévus, des décisions complémentaires, conformes à la stratégie RH globale, sont indiquées. Toutefois, celles-ci ne peuvent jamais avoir pour effet de dépasser le nombre total de VTE payés initialement prévus pour la fin de l'exercice. Le cas échéant, il peut être proposé, sur avis favorable de l'Inspection des Finances, après accord du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, lors des contrôles budgétaires, de transférer des moyens vers les investissements en informatique, pour autant que ces investissements permettent de réaliser dans les 5 ans de nouvelles économies sur le personnel. Un transfert vers des investissements liés à l'occupation des locaux est possible suivant les règles budgétaires habituelles. 4. Procédure L'élaboration du plan de personnel et le suivi de son exécution se font conformément à la méthodologie fixée dans la circulaire n° 612. Le dossier complet est introduit simultanément auprès du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la fonction publique et ce au plus tard le 31 mars 2012.

Une task force Fonction publique-Budget, est responsable du support nécessaire aux services et garantit un traitement intensif, uniforme et coordonné des dossiers introduits. Sa méthode de travail vise un transfert rapide des résultats de leur évaluation.

Seuls les dossiers complets, transmis par voie électronique à la Task Force (TF593@p-o.belgium.be), seront traités.

Outre le plan établi conformément la circulaire n° 612, un dossier complet comprend : - la note explicative établie par le service - la note adressée à l'inspecteur des Finances et l'avis de celui-ci, - le cas échéant, la réponse du service aux remarques ou observations formulées par l'inspecteur des Finances sur le plan de personnel; - l'accord du ou des ministre(s) compétent(s).

Un calendrier strict est suivi afin que le Ministre du Budget et le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique puissent communiquer dans le délai d'un mois après réception du dossier complet leur décision aux services.

Les services qui disposent d'un plan de personnel approuvé pour 2011 peuvent continuer à exécuter ce plan jusqu'au 30 avril 2012 pour autant qu'ils aient introduit le dossier complet auprès de la Task Force avant le 31 mars 2012. Les présidents des Comités de direction du SPF Personnel et Organisation et du SPF Budget et Contrôle de gestion garantissent le suivi complet des plans de personnel dans le mois suivant l'introduction.

Les services qui ne disposent pas de plan de personnel approuvé pour 2011 ne sont plus autorisés à aucun recrutement ni aucune promotion.

Les inspecteurs des Finances sont tenus à contrôler strictement le respect de cette disposition.

En cas de nécessité absolue, une demande de dérogation motivée sera soumise parallèlement au Ministre du Budget et au Secrétaire d'Etat à la Fonction publique. Ceux-ci accorderont éventuellement une dérogation, après examen approfondi par la Task Force.

Le Ministre du Budget, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, H. BOGAERT

Pour la consultation du tableau, voir image