SERVICE PUBLIC FEDERAL STRATEGIE ET APPUI

12 OCTOBRE 2023. - Circulaire n° 724 portant organisation et intervention de la réserve de crise

Aux administrations fédérales et aux services qui en dépendent, ainsi qu'aux organismes d'intérêt public appartenant à la fonction publique fédérale administrative telle que définie à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique.

Chers collègues, Madame, Monsieur, La présente circulaire précise l'organisation et le fonctionnement de la réserve de crise en application de l'article 33ter/1 de l'arrêté royal du 15 janvier 2007 portant la mobilité et la mise à disposition du personnel de la fonction publique fédérale administrative.

L'article 33ter/1, alinéa 2, définit la réserve de crise comme suit : « La réserve de crise est composée de membres du personnel de services fédéraux qui se sont portés volontaires, et elle est constituée et gérée par la direction générale. » Cette réserve de crise vise la création d'une nouvelle équipe de crise fédérale qui pourra être déployée de manière performante, rapide et flexible pour remédier à une situation de crise déterminée au sein de l'administration fédérale.

Chaque membre du personnel fédéral peut se porter candidat auprès de la direction générale Recrutement et Développement du Service public fédéral Stratégie et Appui, ci-après dénommée la direction générale, pour faire partie de la réserve de crise.

Le membre du personnel faisant partie de la réserve de crise est appelé « réserviste ». Il peut être fait recours au réserviste pour remplir diverses tâches. A titre d'exemples, il peut remplir des tâches en matière : - d'appui comme assurer des tâches administratives, d'organisation et de logistique pour un service afin de contribuer de façon optimale aux prestations de services ; - d'accompagnement comme soigner, accompagner et conseiller des personnes en ce qui concerne leurs besoins physiques, psychiques et/ou sociaux afin d'améliorer leur santé et leur bien-être.

Le réserviste suit plusieurs formations pour lui permettre d'accomplir ces tâches en soutien à l'instance fédérale bénéficiaire, à savoir, le service auprès duquel le réserviste est mis à disposition.

La direction générale assure l'organisation concrète de la réserve de crise et sa coordination lors de l'intervention. 1. Organisation de la réserve de crise Dans le cadre de l'organisation de la réserve de crise, la direction générale est chargée entre autres des missions suivantes : Premièrement, il y a lieu de promouvoir la réserve de crise au sein de la fonction publique fédérale administrative.Cela comprend la publication régulière d'informations à propos de la réserve de crise sur le site web de la direction générale, la réalisation de campagnes de communication et l'organisation de journées d'information pour trouver des candidats potentiels.

Deuxièmement, la direction-générale organise un screening des membres du personnel qui souhaitent faire partie de la réserve de crise. Ce screening prend la forme d'un entretien exploratoire au cours duquel la motivation du candidat est principalement évaluée. En outre, ses compétences sont également liées aux tâches génériques d'appui et d'accompagnement ainsi qu'à ses intérêts. Il en est tenu compte pour d'éventuelles convocations. Le membre du personnel concerné reçoit une dispense de service pour y participer.

La direction générale fait ensuite savoir au candidat réserviste si sa candidature est retenue ou non. S'il est retenu, il fera à partir de ce moment-là partie de la réserve de crise et il pourra être fait appel à lui.

La direction générale fournit au réserviste des précisions sur les prochaines formations prévues et sur le fonctionnement de la réserve de crise.

La direction générale organise et coordonne également la formation et le coaching des réservistes en vue d'assurer la bonne préparation de la réserve de crise et une intervention efficace. Le trajet de formation peut contenir différents modules tels qu'un cours sur les premiers secours, le travail social, la sécurité de base, la communication de crise, La direction générale est également en charge de la gestion de la réserve de crise. Cela signifie que la direction générale veille à ce que celle-ci soit tenue à jour.

La réserve de crise étant composée de réservistes volontaires, cela implique qu'un réserviste peut quitter la réserve à tout moment sans avoir à en motiver la raison. Il communique sa décision à la direction générale.

La direction générale peut également retirer le réserviste de la réserve. Ce retrait de la réserve peut s'expliquer par entre autre le refus du réserviste de suivre les formations, une indisponibilité répétée quand il est fait appel à lui, ou un manque de motivation lors de sa mise à disposition. La direction générale informe le réserviste de son retrait de la réserve en l'accompagnant de la motivation nécessaire.

Enfin, le directeur général remet un rapport annuel de la réserve de crise au ministre de la Fonction publique. Ce rapport indique notamment les crises pour lesquelles il y a eu une intervention de la réserve de crise, les instances fédérales qui en ont bénéficié, ainsi que le nombre de réservistes mis à disposition. Ce rapport sera également présenté et expliqué au Comité des services publics fédéraux, communautaires et régionaux. 2. Intervention de la réserve de crise L'intervention de la réserve de crise s'effectue dans les conditions visées à la section 4, chapitre IV de l'arrêté royal du 15 janvier 2007 portant la mobilité et la mise à disposition du personnel de la fonction publique fédérale administrative, en particulier à l'article 33ter/1.Cela signifie que l'intervention de la réserve de crise est une forme spécifique de la mise à disposition pendant une crise.

Pour que la réserve de crise puisse intervenir, les conditions cumulatives suivantes doivent être remplies : 1° L'instance fédérale bénéficiaire introduit auprès du ministre de la Fonction publique et, le cas échéant, auprès de son ministre compétent une demande motivée d'intervention de la réserve de crise.L'instance fédérale doit démontrer qu'elle connaît une situation de crise et un besoin urgent en personnel. 2° Le conseil des ministres, à l'initiative du ministre de la Fonction publique et, le cas échéant, du ministre compétent pour l'instance fédérale, décide d'avoir recours à la réserve de crise.Cette décision fixe au moins la durée de l'intervention de la réserve de crise, le nombre de réservistes qui doivent être mobilisés et le lieu d'intervention. La durée n'excède pas deux mois, mais peut être prolongée deux fois pour une période d'un mois. 3° L'instance fédérale qui souhaite faire appel à la réserve de crise doit en informer le directeur général étant donné que sa direction générale est responsable de la coordination de l'intervention de la réserve de crise.4° Le réserviste peut être mobilisé pour un maximum de quatre semaines par an.L'intervention d'un réserviste se fait en principe de manière continue, mais elle peut également être échelonnée dans le cadre de la période fixée par le conseil des ministres. Par conséquent, lorsqu'il est fait appel à la réserve de crise, celle-ci fonctionnera dans la plupart des cas avec un système de rotation de réservistes. 5° Un maximum de cinq pour cent de l'effectif d'un service fédéral peut être déployé en même temps par le mécanisme de la réserve de crise.L'indication de ce quota a pour objectif de ne pas engendrer une nouvelle crise dans les services fédéraux d'où proviennent les réservistes déployés. 6° Le réserviste accepte la mise à disposition.Le consentement est requis pendant toute la durée de celle-ci. Cela signifie qu'il a le droit d'y mettre fin à tout moment. Cela signifie aussi que le réserviste peut toujours refuser de répondre à une convocation ou mettre fin à sa mise à disposition éventuelle. Il communique les motifs de ce refus ou de cette cessation à la direction générale. Ce fonctionnement contribue au caractère pleinement volontaire de la candidature à la réserve de crise et de la mise à disposition des réservistes.

A l'issue de la période de quatre semaines ou de celle fixée par le conseil des ministres, éventuellement prolongée, le réserviste peut encore être mis à disposition dans les conditions de la mise à disposition générale pendant une crise visées aux articles 33bis et 33ter de l'arrêté royal du 15 janvier 2007 portant la mobilité et la mise à disposition du personnel de la fonction publique fédérale administrative. Le même raisonnement s'applique aux mises à disposition qui dépassent le pourcentage maximal de cinq pour cent de l'effectif d'un service fédéral.

La direction générale coordonne également l'intervention de la réserve de crise. Cela signifie qu'au début de la crise, constatée en conseil des ministres, elle doit consulter la réserve de crise pour réunir les réservistes nécessaires qui doivent être mobilisés. Ce faisant, la direction-générale peut tenir compte des atouts spécifiques de chaque réserviste, de la capacité du service fédéral d'origine et de la situation particulière du réserviste.

La direction générale doit ensuite faciliter la communication entre le service fédéral et l'instance fédérale bénéficiaire. Cela signifie, entre autres, qu'elle doit informer l'instance fédérale bénéficiaire des membres du personnel qui seront mis à sa disposition, pendant quelle période et dans quelles conditions.

La direction générale doit aussi fournir au membre du personnel toutes les informations utiles concernant sa mise à disposition telles que, entre autres, son lieu, sa durée et ses conditions (les allocations et indemnités dont le membre du personnel a droit).

C'est le service bénéficiaire qui est chargé d'appliquer les règles de réglementation du travail et de protection de l'emploi applicables sur le lieu de travail. Cela signifie que la réglementation du temps de travail, le règlement de travail et les règles de sécurité tels qu'ils s'appliquent au service bénéficiaire s'appliquent également au membre du personnel mis à disposition durant la période pendant laquelle celui-ciest déployé auprès du service bénéficiaire.

Lors d'une intervention de la réserve de crise, la direction générale donne la préférence aux réservistes qui ont déjà suivi la formation.

Le réserviste ne peut jamais être désavantagé dans sa carrière parce qu'il se porte candidat pour la réserve de crise ou qu'il est déployé pendant une crise, et notamment tant sur le plan pécuniaire, que de l'évaluation ou des formations.

Fait à Bruxelles, le 12 octobre 2023.

La Ministre de la Fonction publique, P. DE SUTTER