SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

12 MAI 2015. - Circulaire n° 644. - Information relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring de risque

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux Organismes d'Intérêt Public, aux Institutions Publiques de Sécurité Sociale, aux Corps Spéciaux.

Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice-générale, Monsieur l'Administrateur-général, Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des Ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie linéaire sur les crédits de personnel de 4 % en 2015 et de 2 % chaque année de 2016 à 2019.

Les entités, pour lesquelles cette économie est d'application, sont obligées d'informer le Conseil des Ministres du risque de dépassement des crédits via un monitoring régulier.

S'il n'existe pas de risque, c'est à l'ordonnateur, en tant que personne autorisée à engager l'Etat pour les dépenses en personnel, de périmétrer le potentiel de décision qu'il a dans les limites des moyens budgétaires accordés.

Dans ces contextes de décisions distincts, toutes les parties prenantes ont besoin d'une information essentielle pour pouvoir évaluer, sans ambigüité d'une part, le risque de dépassement des crédits et, d'autre part, les marges disponibles pour les décisions opérationnelles.

La méthodologie sur base de laquelle l'information décisionnelle exigée est produite, est décrite dans le point 1 de cette circulaire.

Il s'agit de la méthodologie basée sur le modèle Sepp qui a été validée pas à pas depuis 2007 pour les enveloppes des SPF. Elle s'appuie sur : - des concepts strictement normés pour permettre une même compréhension des résultats ainsi qu'une communication transparente et rapide entre tous les acteurs; - un contrôle de qualité robuste des données avec lesquelles la plateforme Sepp est alimentée, via des processus normés.

Le point 2 prête attention au calcul des indicateurs qui forment les éléments constitutifs de l'information décisionnelle.

Dans les points suivants il est indiqué comment les KPI appartenant à chaque contexte décisionnel sont calculés : - dans le point 3 : KPI 1 et 1bis, KPI 2 et KPI 3 pour l'évaluation du risque à destination du Conseil des ministres; - dans le point 4 : KPI 4 et KPI 5 pour l'évaluation des marges à destination de l'ordonnateur.

Dans le point 5, la circulaire n° 622 est abrogée. 1. Méthodologie Sepp La méthodologie Sepp est une méthodologie qui estime les coûts futurs de façon forfaitaire sur base des charges salariales réalisées par contrat. Les concepts clés sur lesquelles la méthodologie repose sont : le contrat et les charges salariales.

Contrat Un contrat est un lien juridique entre un service et une personne par lequel la personne fournit des prestations contre une rémunération.

Le contrat est caractérisé par la qualité de la personne (statutaire, contractuel ou manager), le régime de travail pour lequel il est payé (ETP situé entre 0 et 1) ainsi que la carrière et l'échelle barémique dans cette carrière qui détermine le traitement dont la personne jouit.

Les charges salariales Les charges salariales incluent les coûts salariaux directement attribuables qui sont liquidés mensuellement par contrat. Elles contiennent la charge budgétaire totale de l'employeur, y compris les cotisations patronales. Elles sont comptabilisées dans le mois de paiement.

Elles représentent en général au moins 95% des charges de personnel totales.

Le reste des charges de personnel concerne les charges qui ne sont pas individualisables ou les "dépenses propres" à charge du budget de personnel.

Les charges totales sont égales à la somme des charges salariales et des charges de personnel qui ne sont pas individualisables.

Les charges salariales sont exploitées comme suit : 1.1 Analyse des charges salariales En matière d'analyse des charges salariales une différence doit être faite entre un paiement normal et un arriéré et entre un paiement récurrent et un paiement non récurrent.

Le paiement normal et l'arriéré : La différence entre le paiement normal et l'arriéré dépend de la correspondance entre le mois de paiement et le mois pour lequel le droit au paiement est ouvert.

Un paiement normal est un paiement de prestation qui s'observe dans le mois M pour un droit qui a été ouvert pour le mois M (le mois de droit correspond au mois de paiement).

Un arriéré est un paiement de prestation qui s'observe dans le mois M pour un droit ouvert dans le mois M-x (le mois de droit diffère du mois de paiement).

Le paiement récurrent et le paiement non récurrent : Le caractère récurrent d'un paiement normal dépend de la périodicité du paiement.

Un paiement est récurrent s'il se répète mensuellement.

Le rubricage des charges salariales : Sur base des critères susmentionnés, les charges salariales sont divisées dans les grandes rubriques suivantes. Les rubriques comprennent les cotisations patronales comme mentionné dans le point 1 sur la définition des charges salariales : 1. La charge salariale normale récurrente.Ici sont compris : 1.1. salaires et traitements; 1.2. allocations récurrentes : 1.2.1. allocation de foyer et de résidence; 1.2.2. prime linguistique; 1.2.3. prime pour fonction dirigeante; 1.2.4. autres. 2. La charge salariale normale non-récurrente.Ici sont comprises les allocations périodiques : 2.1. pécule de vacances; 2.2. prime de fin d'année; 2.3. prime de développement des compétences; 2.4. autres prestations périodiques. 3. Les arriérés de salaires et traitements, d'allocations récurrentes et d'allocations périodiques.4. Les allocations familiales jusqu'au 31/12/2014, après cette date elles sont liquidées via les cotisations patronales. L'observation des événements Sur base de l'analyse des charges salariales par contrat des mois précédents, les grandes catégories d'événements peuvent être observées : - on observe, dans le mois de référence, contrairement au mois précédent, qu'il y a un paiement normal récurrent pour un contrat : c'est un IN ; - on observe, dans le mois de référence, contrairement au mois précédent, qu'il n'y a plus de paiement normal récurrent pour un contrat : c'est un OUT ; - on observe dans le mois de référence, contrairement au mois précédent, qu'il y a un paiement normal récurrent pour un contrat dans une autre qualité ou une échelle appartenant à une autre carrière : c'est un UPGRADE. Une personne qui travaille dans différentes entités à l'intérieur d'un même service conserve le même contrat.

Un changement d'entité à l'intérieur d'un même service n'est pas un changement de contrat et ne doit donc pas être compris comme un événement IN ou OUT. Les OUT observés dans les données de paiement sont considérés a priori comme temporaires, les IN observés comme définitifs ou structurels à moins qu'ils ne soient qualifiés complémentairement par le service comme étant soit définitif soit temporaire.

C'est au service qu'il appartient d'évaluer si, outre les OUT qui sont définitifs par nature, des absences de plus de 12 mois impliquent ou non un risque de retour.

Calcul des indicateurs de base L'analyse et le rubricage des charges salariales permettent de calculer les indicateurs de base suivants : - Le nombre d'ETP par mois L'ETP est égal au régime de travail payé d'un contrat pour lequel une charge salariale normale récurrente a été liquidée pendant le mois de référence.

Identifier dans le mois de référence les contrats pour lesquels il y a un paiement normal récurrent.

Calculer le nombre d'ETP par mois par entité en agrégeant les régimes de travail payés des contrats concernés. - Evolution du nombre d'ETP sur 12 mois Identifier les ETP payés dans les charges salariales des 12 derniers mois et calculer le delta, en valeurs absolues et en pourcentage, entre le mois de fin et le mois de début de la période de référence. - Le nombre de départ définitifs sur 12 mois Identifier les OUT dans les charges salariales du mois de référence.

Parmi ces OUT, identifier les contrats qui, dans les charges salariales des 11 mois précédant le mois de référence, ont reçu au moins pendant un mois un paiement normal récurrent.

Qualifier ces événements OUT comme étant définitifs ou temporaires.

Les OUT qualifiés comme définitifs sont les départs définitifs sur les 12 derniers mois. - L'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs définitifs Pour chaque OUT qualifié de définitif, identifier le paiement normal récurrent le plus représentatif dans les 11 mois précédant le mois de référence.

Multiplier le paiement normal récurrent observé avec un paramètre forfaitaire pour estimer l'économie structurelle totale. 1.2. Les charges salariales comme base pour la projection de la charge future L'intérêt du rubricage des charges salariales tient aussi dans le fait que les composantes salariales prédictives peuvent être identifiées en vue de la projection des charges pour le futur.

La projection des charges salariales individuelles Le traitement normal récurrent liquidé dans le mois de référence pour chaque contrat est projeté pour les mois restants de T et pour tous les mois de T+1.

Le pécule de vacances et la prime de fin d'année sont calculés au prorata et imputés sur les mois de paiement correspondant en T et T+1.

Un paramètre de correction est appliqué sur l'estimation qui est le résultat des calculs susmentionnés pour couvrir l'accroissement naturel futur de la masse salariale étant donné les flux entrants et sortants.

La projection totale T des charges salariales individuelles comprend : - les paiements normaux récurrents liquidés en T; - la projection de la charge salariale normale récurrente en T; - le calcul du pécule de vacances et le calcul de la prime de fin d'année T; - la correction de l'accroissement naturel de la masse salariale T. La projection totale T+1 des charges salariales individuelles comprend : - la projection de la charge salariale normale récurrente en T+1; - le calcul du pécule de vacances et le calcul de la prime de fin d'année en T+1; - la correction de l'accroissement naturel de la masse salariale en T+1.

La projection des coûts estimés globalement Les coûts estimés globalement sont les charges salariales qui sont liquidées individuellement mais qui n'ont pas nécessairement de valeur prédictive individuelle. Ils sont donc estimés globalement.

Cela comprend : - le paiement des arriérés; - les autres prestations périodiques; - les primes récurrentes de développement des compétences; - les arriérés des primes de développement des compétences.

Le montant estimé T et T+1 pour chaque coût global est égal au coût observé dans les 12 derniers mois.

Les coûts estimés forfaitairement Les dépenses non-individualisables sont estimées forfaitairement sur base d'un paramètre spécifique qui est appliqué sur la somme de la projection individuelle et des charges salariales estimées globalement pour T comme pour T+1.

Cela concerne les coûts qui sont liquidés par facture (intervention de l'employeur dans les abonnements de transport,...) et qui sont désignés comme "dépenses propres".

Le paramètre spécifique est enregistré sur base d'une analyse du delta entre les charges totales liquidées et les charges salariales sur une période de référence représentative de 12 mois.

Correction du risque de retour des OUT observés dans le mois de référence Pour les OUT qui n'ont pas été qualifiés comme définitifs, des mesures de correction sont prises afin de limiter l'économie supposée d'un départ qui n'est pas définitif.

Il y a une correction forfaitaire calculée sur base de la dernière charge salariale normale récurrente payée et un paramètre forfaitaire pour estimer les autres coûts (pécule de vacances, prime de fin d'année, coûts forfaitaires globaux).

La situation AS IS La situation AS IS est la projection linéaire des charges sans les corrections suite aux événements irréversibles.

Elle contient pour T et T+1 : - la projection des charges individuelles T et T+1; - la projection des charges salariales estimées globalement T et T+1; - les charges estimées forfaitairement T et T+1; - les corrections pour risque de retour des OUT observés T et T+1.

L'impact des événements irréversibles Les événements irréversibles sont des événements contractuels qui n'ont pas encore été observés dans les charges salariales mais qui se trouvent déjà au stade où la procédure ne peut être interrompue sans porter préjudice à des droits individuels.

Seuls les événements suivants sont considérés comme étant des événements irréversibles : - un IN contractuel quand le service a proposé un contrat de travail au candidat sélectionné ; - un IN statutaire quand le service a consulté le candidat sélectionné pour occuper un emploi vacant ; - un OUT quand la cessation du lien juridique a formellement été communiquée par le membre du personnel à son service (pension demandée, préavis donné, ...) ou par le service à son membre de personnel ; - un UPGRADE (promotion, accession) est assimilée à un événement irréversible à partir du moment où le service a formellement communiqué la vacance d'emploi aux candidats potentiels.

L'impact T et T+1 estimé des événements irréversibles concerne l'estimation de l'impact sur la projection des charges individuelles au prorata des dates de réalisations prévues : - OUT : l'économie est calculée sur base du paiement normal récurrent du mois de référence et d'un paramètre forfaitaire qui estime les autres coûts (pécule de vacances, prime de fin d'année, coûts forfaitaires globaux); - IN : le coût est estimé sur base d'un barème standard et d'un paramètre forfaitaire qui estime les autres coûts (pécule de vacances, prime de fin d'année, coûts forfaitaires globaux); - UPGRADE : le surcoût est estimé sur base d'un coût moyen et d'un paramètre forfaitaire qui estime les autres coûts (pécule de vacances, prime de fin d'année, coûts forfaitaires globaux).

L'impact de ces évènements peut être positif ou négatif en fonction de leur type (IN, OUT, UPGRADE).

Le TO BE incompressible La situation AS IS T et T+1 corrigée avec l'impact estimé en T et T+1 des événements irréversibles donne le TO BE incompressible T et T+1.

Impact des décisions opérationnelles Par décisions opérationnelles sont visées toutes les décisions à l'initiative du management RH qui impactent les charges et qui n'ont pas encore le statut d'irréversibilité.

L'impact des décisions opérationnelles est estimé sur base d'un estimateur de coûts calculé sur base de la carrière et de l'échelle barémique ainsi que d'un paramètre forfaitaire qui estime les autres coûts (pécule de vacances, prime de fin d'année, coûts forfaitaires globaux).

L'impact de ces décisions peut être positif ou négatif en fonction de leur type (IN, OUT, UPGRADE). 2. Calcul des indicateurs pour les KPI Budget T : le périmètre T des moyens budgétaires comprend : - la limite d'engagement T telle que spécifiée dans la circulaire en matière d'enveloppes de personnel ; - le cas échéant, les dernières corrections T communiquées par le SPF B&Cg notamment suivant le contrôle budgétaire ; - les coûts de personnel T qui peuvent être couverts par la provision interdépartementale conformément à la décision du Conseil des ministres.

Budget T+1 : c'est le budget T corrigé avec l'économie prévue pour l'année T+1.

Les charges totales corrigées des 12 derniers mois. Elles comprennent : - les charges totales réalisées des 12 derniers mois; - les corrections de ces charges totales : identification de la part des charges des 12 derniers mois qui n'est plus couverte par le périmètre budgétaire de l'entité concernée en vertu du départ du personnel qui est associé à un transfert de charges ou vice versa.

Le calcul des charges totales T : elles comprennent : - les charges totales réalisées en T; - l'estimation des charges totales pour les mois restant de T sur base d'un rythme d'ordonnancement des dépenses en T-1.

La projection totale T. Elle est égale à la situation AS IS T et comprend : - la projection des charges salariales individuelles T; - la projection des charges salariales estimées globalement T; - les coûts forfaitaires estimés T; - la correction risque de retour en T; - la correction de la projection T : identification des charges T qui ne dépendent ni de la projection ni des événements et qui soit aggravent les charges futures estimées (ex. augmentation générale prévue d'une prime) soit les allègent (ex. transfert prévu de personnel associé à un transfert de charges).

La projection totale T+1. Elle est égale à la situation AS IS T+1 et comprend : - la projection des charges salariales individuelles T+1; - la projection des charges salariales estimées globalement T+1; - les coûts forfaitaires estimés T+1; - la correction risque de retour en T+1; - la correction de la projection T+1 : identification des charges T+1 qui ne dépendent ni de la projection ni des événements et qui soit aggravent les charges futures estimées (ex. augmentation générale prévue d'une prime) soit les allègent (ex. transfert prévu de personnel associé à un transfert de charges).

L'impact T des événements irréversibles. Il comprend : - l'impact estimé T des OUT définitifs; - l'impact estimé T des IN; - l'impact estimé T des UPGRADE. L'impact T+1 des événements irréversibles. Il comprend : - l'impact estimé T+1 des OUT définitifs; - l'impact estimé T+1 des IN; - l'impact estimé T+1 des UPGRADE. La projection totale corrigée T. Elle est égale au TO BE incompressible T et comprend : - la situation AS IS T; - l'impact des événements irréversibles.

La projection totale corrigée T+1. Elle est égale au TO BE incompressible T +1 et comprend : - la situation AS IS T; - l'impact T+1 des événements irréversibles.

L'impact des décisions opérationnelles. Il comprend : - l'impact estimé T des IN; - l'impact estimé T des UPGRADE; - l'impact estimé T des OUT. L'impact T+1 des décisions opérationnelles. Il comprend : - l'impact estimé T+1 des IN; - l'impact estimé T+1 des UPGRADE; - l'impact estimé T+1 des OUT. 3. Calcul des KPI 1 à 3 KPI 1 sur Budget T : est la différence entre le budget T et la charge totale corrigée des 12 derniers mois. KPI 1 sur Budget T+1 : est la différence entre le budget T+1 et la charge totale corrigée des 12 derniers mois.

KPI 1bis sur Budget T : est la différence entre le budget T et la charge totale calculée T. KPI 1bis sur Budget T+1 : est la différence entre le budget T+1 et la charge totale calculée T. KPI 2 pour T : est la différence entre le budget T et la projection totale T. KPI 2 pour T+1 : est la différence entre le budget T+1 et la projection totale T+1.

KPI 3 pour T : est la différence entre le budget T et la projection totale corrigée T. KPI 3 pour T+1 : est la différence entre le budget T +1 et la projection totale corrigée T+1. 4. Calcul des KPI 4 à 5 KPI 4 pour T : permet d'examiner si une marge positive T (cash flow) existe pour des décisions ponctuelles. Il est égal à la somme de : - Le KPI 3 pour T adapté si nécessaire à l'initiative de l'entité.

L'entité peut pour T : o adapter les paramètres standards sur les "dépenses propres" et "l'évolution naturelle de la masse salariale" à ses propres paramètres de gestion ; o prévoir des corrections de charge en positif ou en négatif qui sont spécifiques pour l'entité et ne dépendent pas de la projection des événements (ex. correction à la hausse pour la couverture des nouvelles primes prévues pour le personnel de l'entité). - L'impact T des décisions opérationnelles autorisées dont l'exécution est formellement en cours.

KPI 4 pour T+1 : permet d'examiner si une marge structurelle positive existe. Ce KPI constitue la base de décision pour l'ordonnateur.

Il est égal à la somme de : - Le KPI 3 pour T adapté si nécessaire à l'initiative de l'entité.

L'entité peut pour T +1 : o adapter les paramètres standards sur les "dépenses propres" et "l'évolution naturelle de la masse salariale" à ses propres paramètres de gestion ; o prévoir des corrections de charge en positif ou en négatif qui sont spécifiques pour l'entité. - L'impact T+1 des décisions opérationnelles autorisées dont l'exécution est formellement en cours.

KPI 5 : permet d'évaluer l'écart entre les limites d'engagement et les décisions cibles.

Pour T : il est égal à la somme de : - le KPI 4 pour T; - l'impact T pour les décisions opérationnelles qui ne sont pas encore autorisées.

Pour T+1 : il est égal à la somme de : - le KPI 4 pour T+1; - l'impact T+1 pour les décisions opérationnelles qui ne sont pas encore autorisées. 5. Abrogation de circulaire La circulaire n° 622 du 11 janvier 2013 - Information relative à la méthodologie pour l'élaboration et le suivi de l'exécution d'un plan de personnel sur la base de l'enveloppe de personnel est abrogée. Le Ministre du Budget, H. JAMAR Le Ministre de la Défense, chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT