FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

12 MEI 2015. - Omzendbrief nr. 644. - Informatie inzake de methodologie voor de berekening van de KPI's voor de monitoring van het risico

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 % in elk van de jaren 2016 tot 2019.

De entiteiten op wie deze besparingen van toepassing zijn, zijn verplicht via een regelmatige monitoring de Ministerraad te informeren aangaande het risico op overschrijding van de kredieten.

Indien er geen risico bestaat komt het de ordonnateur toe, als persoon bevoegd om de Staat te engageren voor personeelsuitgaven, voorafgaandelijk het beslissingspotentieel binnen de limieten van de toegekende budgettaire middelen af te bakenen.

Binnen deze onderscheiden beslissingscontexten hebben alle betrokken actoren nood aan essentiële informatie om zonder ambiguïteit enerzijds het risico op overschrijding van de kredieten en anderzijds de beschikbare marges voor operationele beslissingen te kunnen evalueren.

De methodologie op basis waarvan de vereiste beslissingsinformatie geproduceerd wordt, wordt beschreven in punt 1 van deze omzendbrief.

Het is de methodologie die gebaseerd is op het model Sepp dat vanaf 2007 stap voor stap werd gevalideerd voor de enveloppes van de FOD's.

Zij steunt op : - een strikte normering van de concepten hetgeen eenzelfde begrip van de resultaten moet toelaten alsook een transparante en vlotte communicatie tussen alle actoren; - een doorgedreven kwaliteitscontrole, via genormeerde processen, van de gegevens waarmee het Sepp-platform gevoed wordt.

Punt 2 besteedt aandacht aan de berekening van de indicatoren die de bouwstenen vormen van de beslissingsinformatie.

In de volgende punten wordt aangegeven hoe de KPI's eigen aan elke beslissingscontext berekend worden : - in punt 3 : KPI 1 en 1bis, KPI 2 en KPI 3 voor de evaluatie van het risico ten behoeve van de Ministerraad; - in punt 4 : KPI 4 en KPI 5 voor de evaluatie van de marges ten behoeve van de ordonnateur.

In punt 5 wordt de omzendbrief nr. 622 opgeheven. 1. Sepp-methodologie De methodologie Sepp is een methodologie die de toekomstige lasten op een forfaitaire manier raamt op basis van de gerealiseerde loonlasten per contract. De kernbegrippen waarop de methodologie berust zijn : het contract en de loonlasten.

Contract Een contract is een juridische band tussen een dienst en een persoon waarbij de persoon tegen een bezoldiging prestaties levert.

Het contract wordt gekenmerkt door de hoedanigheid van de persoon (statutair, contractueel of manager), het werkregime waarvoor hij betaald is (VTE gelegen tussen 0 en 1) en de loopbaan en de weddenschaal binnen deze loopbaan die de wedde bepaalt die de persoon geniet.

De loonlasten De loonlasten omvatten de direct toewijsbare loonkosten die maandelijks per contract worden vereffend. Zij bevatten de totale budgettaire last van de werkgever, inclusief de werkgeversbijdragen.

Zij worden geboekt in de maand van betaling.

Zij maken over het algemeen minstens 95% van de totale personeelslasten uit.

De resterende personeelslasten betreffen de niet-individualiseerbare lasten of de "eigen uitgaven" ten laste van het personeelsbudget.

De totale lasten zijn gelijk aan de som van de loonlasten en de niet-individualiseerbare personeelslasten.

De loonlasten worden als volgt geëxploiteerd : 1.1. Analyse van de loonlasten Bij de analyse van de loonlasten moet een onderscheid worden gemaakt tussen een normale en een achterstallige betaling en een recurrente en niet recurrente betaling.

De normale betaling en de achterstallige betaling : Het onderscheid tussen een normale betaling en een achterstallige betaling is afhankelijk van de correspondentie van de maand van betaling en de maand waarvoor het recht op de betaling is geopend.

Een normale betaling is een betaling van prestaties die geobserveerd wordt in de maand M voor een recht dat geopend is voor de maand M (maand van het recht valt samen met maand van de betaling).

Een achterstallige betaling is een betaling van prestaties die geobserveerd wordt in de maand M voor een recht dat geopend is in de maand M-x (maand van het recht is verschillend van de maand van betaling).

De recurrente betaling en de niet recurrente betaling : Het recurrente karakter van een normale betaling is afhankelijk van de periodiciteit van de betaling.

Een betaling is recurrent als ze zich van nature maandelijks herhaalt.

De rubricering van de loonlasten : Op basis van voornoemde criteria worden de loonlasten in volgende grote rubrieken ingedeeld. De rubrieken zijn inclusief de werkgeversbijdragen zoals in punt 1 aangegeven in de definitie van loonlasten : 1. De normale recurrente loonlast.Hierin zijn inbegrepen : 1.1. lonen en wedden; 1.2. recurrente vergoedingen : 1.2.1. haard- en standplaatsvergoeding; 1.2.2. taalpremie; 1.2.3. premie voor de leidinggevende; 1.2.4. andere. 2. De normale niet recurrente loonlast.Hierin zijn de periodieke vergoedingen inbegrepen : 2.1. vakantiegeld; 2.2. eindejaarspremie; 2.3. premie voor competentieontwikkeling; 2.4. andere periodieke prestaties. 3. De achterstallige lonen en wedden, recurrente vergoedingen en periodieke vergoedingen.4. Het betaalde kindergeld tot 31/12/2014, na deze datum is het vereffend via de werkgeversbijdragen. De observatie van bewegingen Op basis van een analyse van de loonlasten per contract van opeenvolgende maanden kunnen grote categorieën van bewegingen worden geobserveerd : - er wordt in de beschouwde maand, in tegenstelling tot de voorafgaande maand, een normale recurrente betaling voor een contract geobserveerd : dit is een IN; - er wordt in de beschouwde maand, in tegenstelling tot de voorafgaande maand, geen normale recurrente betaling voor een contract geobserveerd : dit is een OUT; - er wordt in de beschouwde maand, in tegenstelling tot de voorafgaande maand, een normale recurrente betaling voor een contract geobserveerd in een andere hoedanigheid of in een weddenschaal behorend tot een andere loopbaan : dit is een UPGRADE. Een persoon die in verschillende entiteiten binnen eenzelfde dienst werkt blijft onder hetzelfde contract.

Een verandering van entiteit binnen een dienst is geen verandering van contract en houdt dus ook geen beweging IN of OUT in.

De in de betaalgegevens geobserveerde OUT worden a priori als tijdelijk beschouwd, de geobserveerde IN als definitief of structureel tenzij ze door de dienst aanvullend gekwalificeerd zijn als zijnde definitief respectievelijk tijdelijk.

Het komt de dienst toe te evalueren of, behoudens de OUT die van nature definitief zijn, afwezigheden van meer dan 12 maanden een risico op terugkeer impliceren.

Berekening van de basisindicatoren De analyse en rubricering van de loonlasten laten toe volgende basisindicatoren te berekenen : - Het aantal VTE's per maand De VTE is gelijk aan het betaald werkregime van een contract waarvoor tijdens de beschouwde maand een normale recurrente loonlast werd vereffend.

In de beschouwde maand de contracten identificeren waarvoor een normale recurrente betaling is gebeurd.

Het aantal VTE's per maand voor de entiteit berekenen door aggregatie van de betaalde werkregimes van de betrokken contracten. - Evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden In de vereffende loonlasten van de laatste 12 maanden de betaalde VTE's identificeren en de delta, in absolute cijfers en procentueel, berekenen tussen de eind- en beginmaand van de referentieperiode. - Het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden In de vereffende loonlasten van de beschouwde maand de OUT identificeren. Binnen deze OUT de contracten identificeren die in de loonlasten van de 11 maanden voorafgaand aan de beschouwde maand gedurende minstens één maand een normale recurrente betaling hebben ontvangen.

Deze OUT-bewegingen kwalificeren als zijnde definitief of tijdelijk.

De gekwalificeerde definitieve OUT zijn de definitieve vertrekken over de laatste 12 maanden. - De evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de definitieve vertrekken Voor elke gekwalificeerde definitieve OUT de meest representatieve normale recurrente betaling identificeren die werd geobserveerd in de 11 maanden voorafgaand aan de beschouwde maand.

De geobserveerde normale recurrente betaling vermenigvuldigen met een forfaitaire parameter om de totale structurele besparing te ramen 1.2. Loonlasten als basis voor projectie van toekomstige lasten Het belang van de rubricering van de loonlasten ligt eveneens in het feit dat de voorspellende looncomponenten kunnen geïdentificeerd worden met het oog op de projectie van de lasten voor de toekomst De projectie van de individuele loonlasten De normale recurrente loonlast vereffend in de referentiemaand voor elk contract wordt geprojecteerd op alle resterende maanden van T en op alle maanden van T+1.

Het vakantiegeld en de eindejaarstoelage worden pro rata berekend en aangerekend op de overeenstemmende betalingsmaanden in T en T+1.

Op de raming die het resultaat is van voornoemde berekeningen wordt een correctieparameter toegepast om de toekomstige natuurlijke aangroei van de loonmassa gezien de in- en uitstromen, te dekken.

De totale projectie T van de individuele loonlasten omvat : - de vereffende normale recurrente betalingen in T; - de projectie van de normale recurrente loonlast T; - het berekend vakantiegeld en de berekende eindejaarstoelage T; - de correctie voor de natuurlijke aangroei van de loonmassa T. De totale projectie T+1 van de individuele loonlasten omvat : - de projectie van de normale recurrente loonlast T+1; - het berekend vakantiegeld en de berekende eindejaarstoelage T+1; - de correctie voor de natuurlijke aangroei van de loonmassa T+1.

De projectie van de globaal geraamde kosten De globaal geraamde kosten zijn loonlasten die individueel vereffend worden maar niet noodzakelijk een individuele voorspellende waarde hebben. Zij worden derhalve globaal geraamd.

Het betreft : - de achterstallige betalingen; - de andere periodieke prestaties; - de recurrente premies voor competentieontwikkeling; - de achterstallige premies voor competentieontwikkeling.

Het geraamde bedrag T en T+1 voor elke globale kost is gelijk aan de geobserveerde kost in de laatste 12 maanden.

De forfaitair geraamde kosten De niet-individualiseerbare uitgaven worden forfaitair geraamd op basis van een specifieke parameter die toegepast wordt op de som van de projectie van de individuele en globaal geraamde loonlasten zowel voor T als T+1.

Het betreft kosten die de entiteit per factuur vereffent (tussenkomst van de werkgever in de vervoersabonnementen, ...) en aangeduid worden als "eigen uitgaven".

De specifieke parameter wordt vastgelegd op basis van een analyse van de delta tussen de vereffende totale lasten en loonlasten over een representatieve referentieperiode van 12 maanden.

Correctie voor het risico op terugkeer van geobserveerde OUT in de referentiemaand Voor de OUT die niet als definitief gekwalificeerd zijn worden corrigerende maatregelen genomen ten einde de veronderstelde besparing van een vertrek dat niet definitief zou zijn, te beperken.

Er wordt een forfaitaire correctie berekend op basis van de laatst betaalde normale recurrente loonlast en een forfaitaire parameter om de andere kosten te ramen (vakantiegeld, eindejaarstoelage, globale forfaitaire kosten).

De AS IS-situatie De AS IS-situatie is de lineaire projectie van de lasten zonder correcties omwille van onomkeerbare bewegingen.

Ze omvat voor T en T+1 : - de projectie van de individuele loonlasten T en T+1; - de projectie van de globaal geraamde loonlasten T en T+1; - de forfaitair geraamde lasten T en T+1; - de correcties voor het risico op terugkeer van geobserveerde OUT T en T+1.

Impact van onomkeerbare bewegingen Onomkeerbare bewegingen zijn contractbewegingen die nog niet geobserveerd zijn in de loonlasten maar die zich wel reeds in een stadium bevinden waarin de procedure niet kan onderbroken worden zonder afbreuk te doen aan individuele rechten.

Enkel de volgende bewegingen worden als onomkeerbaar beschouwd : - een IN contractueel wanneer de dienst een arbeidsovereenkomst aan de geselecteerde kandidaat heeft voorgesteld; - een IN statutair wanneer de dienst de geselecteerde kandidaat geconsulteerd heeft om een vacante betrekking te bezetten; - een OUT wanneer de beëindiging van de juridische band formeel ter kennis is gebracht door het personeelslid aan zijn dienst (pensioen aangevraagd, opzeg gegeven, ...) of door de dienst aan zijn personeelslid; - een UPGRADE (bevordering, overgang) wordt geassimileerd met een onomkeerbare beweging vanaf het moment dat de dienst de vacante betrekking formeel ter kennis heeft gebracht aan de potentiële kandidaten.

De geraamde impact T en T+1 van de onomkeerbare bewegingen betreft de raming van de impact op de projectie van de individuele lasten prorata de voorziene realisatiedatum : - OUT : de besparing wordt geraamd op basis van de normale recurrente betaling geobserveerd in de referentiemaand en een forfaitaire parameter die de andere kosten raamt (vakantiegeld, eindejaarstoelage, globale forfaitaire kosten); - IN : de kost wordt geraamd op basis van een standaardbarema en een forfaitaire parameter die de andere kosten raamt (vakantiegeld, eindejaarstoelage, globale forfaitaire kosten); - UPGRADE : de meerkost wordt geraamd op basis van een gemiddelde kost en een forfaitaire parameter om de andere kosten te ramen (vakantiegeld, eindejaarstoelage, globale forfaitaire kosten).

De impact van deze bewegingen kan positief of negatief zijn afhankelijk van hun type (IN, OUT, UPGRADE).

De niet-samendrukbare TO BE De AS IS-situatie T en T+1 gecorrigeerd met de geraamde impact T en T+1 van de onomkeerbare bewegingen geeft de Niet-samendrukbare TO BE T en T+1 Impact van de operationele beslissingen Onder operationele beslissingen wordt verstaan alle beslissingen op initiatief van het HR-management die een impact hebben op de lasten en die nog niet de status van onomkeerbaarheid hebben.

De impact van de operationele beslissingen wordt geraamd op basis van een kostenramer berekend op basis van de loopbaan en een weddenschaal en een forfaitaire parameter die de andere kosten raamt (vakantiegeld, eindejaarstoelage, globale forfaitaire kosten).

De impact van deze beslissingen kan positief of negatief zijn afhankelijk van hun type (IN, OUT, UPGRADE). 2. Berekening van de indicatoren voor de KPI's Budget T : de perimeter T van de budgettaire middelen omvat : - de vastleggingslimiet T zoals bepaald in de omzendbrief inzake personeelsenveloppes; - in voorkomend geval, de latere correcties T meegedeeld door de FOD B&B inzonderheid ingevolge de begrotingscontrole; - de personeelskosten T die door de interdepartementale provisie kunnen gedekt worden overeenkomstig de beslissing van de Ministerraad.

Budget T+1 : dit is het budget T gecorrigeerd met de voorziene besparing voor het jaar T+1.

De gecorrigeerde totale lasten van de laatste 12 maanden. Zij omvatten : - de gerealiseerde totale lasten van de laatste 12 maanden; - de correcties op deze totale lasten : identificatie van het aandeel van de lasten van de laatste 12 maanden dat niet meer gedekt is door de budgettaire perimeter van de entiteit ingevolge het vertrek van personeel dat gepaard gaat met een transfer van lasten of vice versa.

De berekende totale lasten T : zij omvatten : - de gerealiseerde totale lasten in T; - de raming van de totale lasten voor de resterende maanden van T op basis van het ordonnanceringsritme van de uitgaven in T-1.

De totale projectie T. Zij is gelijk aan de AS IS-situatie T en omvat : - de projectie van de individuele loonlasten T; - de projectie van de globaal geraamde loonlasten T; - de forfaitair geraamde kosten T; - de correctie risico op terugkeer in T; - de correctie van de projectie T : identificatie van de lasten T die niet afhangen van de projectie noch van de evenementen en die de geraamde toekomstige lasten verzwaren (vb. voorziene algemene verhoging van een premie) of verlichten (vb. voorziene transfer van personeel gepaard gaand met een transfer van lasten).

De totale projectie T+1. Zij is gelijk aan de AS IS-situatie T+1 en omvat : - de projectie van de individuele loonlasten T+1; - de projectie van de globaal geraamde loonlasten T+1; - de forfaitair geraamde kosten T +1; - de correctie risico op terugkeer T+1; - de correctie van de projectie T+1 : identificatie van de lasten T+1 die niet afhangen van de projectie noch van de evenementen en die de geraamde toekomstige lasten verzwaren (vb. voorziene nieuwe premies) of verlichten (vb. voorziene transfer van personeel gepaard gaand met een transfer van lasten).

De impact T van de onomkeerbare evenementen. Hij omvat : - de geraamde impact T van de definitieve OUT; - de geraamde impact T van de IN; - de geraamde impact T van de UPGRADE. De impact T+1 van de onomkeerbare evenementen. Hij omvat : - de geraamde impact T+1 van de definitieve OUT; - de geraamde impact T+1 van de IN; - de geraamde impact T+1 van de UPGRADE;

De gecorrigeerde totale projectie T. Zij is gelijk aan de Niet-samendrukbare TO BE T en omvat : - de AS IS-situatie T; - de impact T van de onomkeerbare evenementen.

De gecorrigeerde totale projectie T+1. Zij is gelijk aan de Niet-samendrukbare TO BE T+1 en omvat : - de AS IS-situatie T+1; - de impact T+1 van de onomkeerbare evenementen.

De impact T van de operationele beslissingen. Hij omvat : - de geraamde impact T van de IN; - de geraamde impact T van de UPGRADE; - de geraamde impact T van de OUT. De impact T+1 van de operationele beslissingen. Hij omvat : - de geraamde impact T+1 van de IN; - de geraamde impact T+1 van de UPGRADE; - de geraamde impact T+1 van de OUT. 3. Berekening van de KPI's 1 tot 3 KPI 1 op Budget T : is het verschil tussen het budget T en de gecorrigeerde totale lasten van de laatste 12 maanden. KPI 1 op Budget T+1 : is het verschil tussen het budget T+1 en de gecorrigeerde totale lasten van de laatste 12 maanden.

KPI 1bis op Budget T : is het verschil tussen het budget T en de berekende totale lasten T. KPI 1bis op Budget T+1 : is het verschil tussen het budget T+1 en de berekende totale lasten T+1.

KPI 2 voor T : is het verschil tussen het budget T en de totale projectie T. KPI 2 voor T+1 : is het verschil tussen het budget T+1 en de totale projectie T+1.

KPI 3 voor T : is het verschil tussen het budget T en de gecorrigeerde totale projectie T. KPI 3 voor T+1 : is het verschil tussen het budget T+1 en de gecorrigeerde totale projectie T+1. 4. Berekening van de KPI's 4 en 5 KPI 4 voor T : laat toe na te gaan of er een positieve marge T (cash flow) bestaat voor punctuele beslissingen. Hij is gelijk aan de som van : - De KPI 3 voor T desgevallend aangepast op initiatief van de entiteit. De entiteit kan voor T : o de standaardparameters inzake de "eigen uitgaven" en de "natuurlijke evolutie van de loonmassa" aanpassen aan de eigen beheersparameters; o correcties in plus of min van de lasten voorzien die specifiek zijn voor de entiteit en niet afhangen van de projectie of van de evenementen (vb. correctie in plus voor dekking van nieuwe premies voorzien voor personeel van de entiteit). - De impact T van de gemachtigde operationele beslissingen waarvan de uitvoering formeel lopend is.

KPI 4 voor T+1 : laat toe na te gaan of er een positieve structurele marge bestaat. Deze KPI vormt de beslissingsbasis voor de ordonnateur.

Hij is gelijk aan de som van : - De KPI 3 voor T desgevallend aangepast op initiatief van de entiteit. De entiteit kan voor T+1 : o de standaardparameters inzake de "eigen uitgaven" en de "natuurlijke evolutie van de loonmassa" aanpassen aan de eigen beheersparameters; o correcties in plus of min van de lasten voorzien die specifiek zijn voor de entiteit. - De impact T+1 van de gemachtigde operationele beslissingen waarvan de uitvoering formeel lopend is.

KPI 5 : laat toe de kloof te evalueren tussen de vastleggingslimiet en de beoogde beslissingen.

Voor T : is hij gelijk aan de som van : - de KPI 4 voor T; - de impact T van de voorziene operationele beslissingen die nog niet gemachtigd zijn.

Voor T+1 : is hij gelijk aan de som van : - de KPI 4 voor T+1; - de impact T +1 van de voorziene operationele beslissingen die nog niet gemachtigd zijn. 5. Opheffing van omzendbrief De omzendbrief nr.622 van 11 januari 2013 - Informatie over de methodologie voor de opmaak en opvolging van de uitvoering van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe, wordt opgeheven.

De Minister van Begroting, H. JAMAR De Minister van Defensie, belast met Ambtenarenzaken, S. VANDEPUT