GEWESTELIJKE OVERHEIDSDIENST BRUSSEL

8 SEPTEMBRE 2016. - Circulaire relative à la réforme de la tutelle administrative. - Application de l' ordonnance du 23 juin 2016Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/06/2016 pub. 08/07/2016 numac 2016031469 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant l'ordonnance du 14 mai 1998 organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que l'article 112 de la Nouvelle loi communale fermer modifiant l'ordonnance du 14 mai 1998 organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que l'article 112 de la nouvelle loi communale, et de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 8 septembre 2016 modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 16 juillet 1998 relatif à la transmission au Gouvernement des actes des autorités communales en vue de l'exercice de la tutelle administrative

A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins des communes de la Région de Bruxelles-Capitale Mesdames et Messieurs les bourgmestres, Mesdames et Messieurs les échevins, L'ordonnance du 14 mai 1998 organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale a été modifiée récemment par l' ordonnance du 23 juin 2016Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/06/2016 pub. 08/07/2016 numac 2016031469 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant l'ordonnance du 14 mai 1998 organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que l'article 112 de la Nouvelle loi communale fermer publiée au Moniteur belge du 8 juillet 2016.

Les modifications apportées visent à un allègement de la tutelle administrative, non seulement au niveau des décisions qui doivent obligatoirement être envoyées (diminution), et au niveau de la procédure de tutelle applicable ( une grande partie des actes qui étaient auparavant soumis à la tutelle d'approbation seront dorénavant soumis à la tutelle générale de suspension et d'annulation) mais également au niveau des délais ( raccourcissement ).

L'ordonnance visée apporte également une modification à la nouvelle loi communale. Cette modification sera également abordée.

La nouvelle ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2016. Les décisions prises avant cette date restent soumises aux règles antérieures. C'est donc la date de la décision communale, et non la date d'envoi à l'autorité de tutelle qui détermine les règles applicables en matière de tutelle A. La Tutelle administrative 1) En ce qui concerne la procédure de tutelle La nouvelle législation limite de manière drastique les catégories de décisions qui doivent être soumises à la tutelle d'approbation.En effet, de douze types de décisions, le nombre est réduit à deux : Dorénavant, la tutelle d'approbation n'est applicable que pour les décisions des pouvoirs locaux relatives aux sujets suivants : 1. Le budget communal, le budget des régies communales et leurs modifications;2. Les comptes communaux, les comptes et les états des recettes et des dépenses des régies communales et le compte de fin de gestion du receveur local ou de l'agent spécial visé à l'article 138, § 1er, de la nouvelle loi communale et du trésorier des régies communales. En conséquence, les décisions suivantes passent de la tutelle spéciale d'approbation à la tutelle générale de suspension et d'annulation : 1. le cadre du personnel et le contingent des emplois contractuels;2. les règlements relatifs aux conditions de recrutement et d'avancement du personnel;3. le statut pécuniaire et les échelles de traitements du personnel; les indemnités et les allocations du personnel; 4. les règlements des pensions du personnel, ainsi que le mode de financement de ces pensions;5. les démissions d'office et les révocations du personnel;6. les décisions de pourvoir à des dépenses réclamées par des circonstances impérieuses et imprévues visées à l'article 249, § 1er, alinéa 1er, de la nouvelle loi communale;7. la consolidation et le rééchelonnement des charges financières des emprunts souscrits;8. la création de régies communales;9. la création de régies communales autonomes; 10. le choix du mode de passation et la fixation des conditions des marchés publics :pour les marchés de fournitures et de services lorsque la valeur globale du marché hors T.V.A. est supérieure à 249.600 euros et pour les marchés de travaux, lorsque la valeur globale du marché est supérieure à 500.000 euros hors T.V.A.. 2) En ce qui concerne l'obligation d'envoi de la décision à l'autorité de tutelle La nouvelle ordonnance et son arrêté d'exécution (arrêté du 8 septembre 2016) ont pour conséquence que certaines catégories de décisions qui, jusqu'à présent, devaient être envoyées à l'autorité de tutelle, ne doivent plus être transmises. C'est notamment le cas pour les actes du collège pris sur base de l'article 249, § 1er, alinéa 2 de la nouvelle loi communale (art. 1er, 4° de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 18 juillet 1998), mais également pour les décisions relatives aux contrats de location d'une durée supérieure à neuf ans et pour les conventions concernant l'utilisation de l'infrastructure communale. Les décisions relatives à la fixation du montant des jetons de présence des conseillers communaux ne doivent plus être envoyées à Bruxelles Pouvoirs locaux dans la mesure où ces décisions doivent être envoyées à la "cellule Transparence des rémunérations" de la Région conformément à l' ordonnance du 12 janvier 2006Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 12/01/2006 pub. 01/02/2006 numac 2006031013 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance sur la transparence des rémunérations et avantages des mandataires publics bruxellois fermer sur la transparence des rémunérations et avantages des mandataires publics bruxellois en vertu de laquelle elles sont soumises à une tutelle spécifique.

Les décisions liées au recrutement, à la promotion, la mise à la pension et les démissions des agents statutaires ne doivent plus être envoyées, sauf s'il s'agit de décisions prises par la commune suite à une suspension par le vice-gouverneur.

En ce qui concerne les sanctions disciplinaires, seules les décisions de démissions d'office et de révocation sont transmises.

L'obligation d'envoi des décisions concernant les publications communales est également supprimée.

Pour le reste, les principes applicables antérieurement restent inchangés : toutes les décisions du conseil communal qui ne doivent pas être transmises in extenso doivent être reprises sur la liste des actes visée à l'article 7 de l'ordonnance organisant la tutelle administrative sur les communes.

En Résumé A) La tutelle d'approbation s'exerce sur : - le budget communal, le budget des régies communales et leurs modifications; - les comptes communaux, les comptes et les états des recettes et des dépenses des régies communales et le compte de fin de gestion du receveur local ou de l'agent spécial visé à l'article 138, § 1, de la nouvelle loi communale et du trésorier des régies communales.

B) Les actes des autorités communales relatifs aux objets mentionnés ci-dessous doivent être transmis à l'autorité de tutelle, dans les vingt jours où ils ont été pris, afin d'être soumis à la tutelle générale de suspension et d'annulation : 1) le cadre du personnel et le contingent des emplois contractuels;2) les règlements relatifs aux conditions de recrutement et de promotion du personnel;3) le statut pécuniaire et les échelles de traitements du personnel;4) les règlements relatifs à l'évaluation et la mobilité interne du personnel;5) les règlements des pensions du personnel, ainsi que le mode de financement de ces pensions;6) les règlements relatifs à la formation du personnel;7) les suspensions, les démissions d'office et les révocations du personnel;8) les décisions prises par l'autorité en matière de personnel suite à une suspension par le Vice-Gouverneur;9) les règlements généraux et spécifiques de police, à l'exception des règlements complémentaires de circulation routière;10) les règlements-taxes et les règlements-redevances;11) le règlement d'ordre intérieur du conseil communal;12) les décisions de pourvoir à des dépenses réclamées par des circonstances impérieuses et imprévues visées à l'article 249, § 1er, alinéa 1er, de la nouvelle loi communale;13) la consolidation et le rééchelonnement des charges financières des emprunts souscrits;14) la création de régies communales ou de régies communales autonomes; 15) le choix du mode de passation et la fixation des conditions des marchés publics de travaux, de fournitures et de services pour les marchés dont le montant hors taxe sur la valeur ajoutée est égal ou supérieur à 175.000 EUR, ainsi que la sélection des soumissionnaires, candidats ou participants à ces marchés et l'attribution de ceux-ci; 16) la conclusion d'emprunts de trésoreries ou d'assainissement;17) l'acquisition ou l'aliénation d'un droit de propriété ou de droits réels relatifs à des biens immeubles;18) la création d'une association sans but lucratif ou l'adhésion à une telle association;19) la création d'une intercommunale ou l'adhésion à une telle association. Il est toutefois important de souligner que nonobstant ces transmissions obligatoires, toute décision de l'autorité communale peut être demandée et soumise à la tutelle administrative générale, qu'elle soit reprise dans la liste ( dans ce cas en respectant le délai de réclamation de vingt jours) ou non.

C) Les actes du conseil communal qui ne doivent pas être transmis in extenso doivent être repris sur forme de brefs exposés dans une liste qui est transmise à l'autorité de tutelle dans les vingt jours de la séance du conseil communal au cours de laquelle ils ont été adoptés. 3) En ce qui concerne les délais de tutelle Tutelle générale a) Pour les dossiers transmis « in extenso », le délai de tutelle pour la tutelle générale est raccourci de quarante à trente jours (art.9, alinéa 2, et art. 10, alinéa 2 de l'ordonnance). Ce délai est prorogeable une fois pour un délai de quinze jours s'il s'avérait que le délai initial de trente jours n'est pas suffisant pour permettre un examen adéquat par l'autorité de tutelle d' un acte déterminé (art.9, dernier alinéa, art. 10, dernier alinéa). La règle générale qui sera suivie par l'autorité de tutelle est de traiter les dossiers dans le délai initial de 30 jours et de ne pas systématiser la prorogation du délai. Cette prorogation de délai reste donc l'exception à la règle.

Elle peut toutefois s'avérer nécessaire dans certaines circonstances.

Ainsi, des dossiers nécessitant une analyse plus longue ou plus approfondie, en raison de leur complexité ou du grand nombre de pièces les composant, pourront faire l'objet d'une prorogation de délai si le délai initial s'avérait impossible à respecter. . Dans certaines matières, il peut s 'avérer nécessaire de proroger le délai de certains dossiers pour faire face à des périodes au cours desquelles un grand nombre de dossiers sont envoyés simultanément ( règlements-taxes et redevances, marchés publics).

Une fois la décision suspendue, la commune dispose, comme auparavant d'un délai de quarante jours pour justifier l'acte suspendu. A défaut de réaction dans ce délai de la part de la commune, l'acte suspendu est nul de plein droit. La nullité est constatée dans une notification adressée à la commune par Bruxelles Pouvoirs locaux..

Dans la mesure où la commune réagit suite à la suspension de son acte, la suspension est levée après l'expiration d'un délai de trente jours après la réception de l'acte par lequel l'autorité communale justifie l'acte suspendu (art. 9, alinéa 6). Cela signifie donc que l'autorité de tutelle dispose d'un délai de trente jours à dater de la réception de l'acte pour annuler la décision de maintien ou de justification. Ce délai peut être prorogé pour un délai de quinze jours. La décision de prorogation de délai doit être notifiée à la commune avant l'expiration du délai initial d'annulation de trente jours.

Le Gouvernement peut également annuler directement la décision d'une autorité communale. Dans ce cas, de délai d'annulation est de trente jours à dater de la réception de l'acte et ce délai peut être prorogé une fois par le Gouvernement pour un délai de quinze jours. La décision de proroger le délai doit également être notifiée à la commune avant l'expiration du délai initial de trente jours. b) Pour les actes figurant sur la liste visée à l'article 7 de l'ordonnance relative à la tutelle administrative, les délais de tutelle applicables aux actes figurant sur cette liste ne sont pas modifiés :ces actes peuvent être réclamés par le Gouvernement dans les vingt jours de la réception de la liste et le Gouvernement dispose d'un délai de vingt jour à partir de la réception de l'acte pour suspendre ou annuler l'acte réclamé. Les décisions des autres organes communaux qui ne doivent pas être transmis obligatoirement ( collège, bourgmestre) ne sont pas repris sur une liste mais peuvent être réclamés à tout moment par l'autorité de tutelle ainsi que tout renseignement qu'elle juge utile.

La diminution de l'application d'un contrôle effectif sur un certain nombre d'actes, dans la mesure où ceux-ci ne seront plus transmis aura pour corollaire des contrôles ponctuels plus approfondis afin de vérifier la manière dont les communes appliquent la législation.

Tutelle spéciale Les délais de tutelle pour les actes qui relèvent de la tutelle d'approbation, restent inchangés, à savoir : - quarante jours suivant la réception de l'acte pour le budget communal, le budget des régies communales et leurs modifications, ce délai pouvant être prorogé une fois par le Gouvernement pour un délai de maximum quarante jours. - quatre-vingts jours pour les comptes communaux, les comptes et les comptes des régies communales et le compte de fin de gestion du receveur local ou de l'agent spécial visé à l'article 138, § 1er, de la nouvelle loi communale et du trésorier des régies communales. Ce délai peut être prorogé pour un délai de maximum quatre-vingts jours. 4) En ce qui concerne la demande de renseignements (article 8 de l'ordonnance) L'article 8 de l'ordonnance est étendu comme suit : "Le Gouvernement peut demander aux communes de lui transmettre toute information, donnée ou renseignement utile à l'exercice de la tutelle administrative ou à l'établissement de statistiques au niveau régional ou les recueillir sur place.Le Gouvernement précise de quelle manière les données sollicitées lui sont transmises. » L'article 8 de l'ordonnance est modifié pour donner au Gouvernement la compétence de préciser la manière dont il veut recueillir les informations, données ou renseignements utiles à l'exercice de la tutelle administrative ou à l'établissement de statistiques.

L'objectif est de pouvoir disposer d'une information complète et fiable afin de pouvoir répondre aux besoins de suivi administratif, ainsi qu'aux besoins statistiques et documentaires. En effet, ce nouvel allègement de la tutelle administrative ajouté à la simplification qui avait déjà eu lieu antérieurement a pour effet qu'un grand nombre de décisions qui étaient transmises antérieurement ne sont plus communiquées à l'autorité de tutelle, c'est notamment le cas en matière de personnel communal mais également dans d'autres domaines. Régulièrement l'administration est donc amenée à demander aux communes de lui fournir divers actes, décisions, ou renseignements et ce, soit dans le cadre de l'exercice de la tutelle administrative ( par exemple suite à un recours de tutelle), soit pour préparer des réponses aux questions parlementaires, préparer des accords sectoriels ou encore dans le cadre de l'octroi des subsides aux communes ( revalorisation salariale, prime à la statutarisation, ...) ou pour répondre à des besoins statistiques ou documentaires.

La réforme actuelle renforcera encore ce manque d'information c'est pourquoi, le contrepoids à l'allègement du contrôle implique que l'administration régionale puisse disposer rapidement des informations nécessaires ou utiles à l'exercice performant de ses missions.

B. La modification apportée à la nouvelle loi communale L'article 112, alinéa 6, de la nouvelle loi communale L'article 112, alinéa 6, de la nouvelle loi communale, qui est inséré par l' ordonnance du 27 février 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 27/02/2014 pub. 02/04/2014 numac 2014031207 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la Nouvelle loi communale fermer, est complété par la phrase suivante : "Une commission composée d'un représentant de chaque formation politique démocratique représentée au Conseil communal sera chargée de remettre annuellement au Conseil communal un rapport relatif au respect de cette disposition." Il s'agit d'intégrer une nouvelle phrase à alinéa 6 de l'article 112 de la nouvelle loi communale concernant le respect de l'obligation d'ouvrir le bulletin communal à l'opposition. Ce nouvel alinéa vise à garantir plus efficacement le caractère actif de cette mesure, et ce via l'instauration obligatoire d'une commission communale qui est ouverte à l'opposition et est chargée de la rédaction d'un rapport annuel au conseil communal relativement à la mise en oeuvre de cette obligation.

C. Rôle de conseil de Bruxelles Pouvoirs locaux Je rappelle aux services communaux qu'accompagner les institutions locales, les rencontrer, les guider font partie intégrante des missions de Bruxelles Pouvoirs locaux. Du fait de la réforme actuelle de la tutelle administrative, ce rôle est à présent encore accentué.

Etant donné que moins de décisions doivent être approuvées ou envoyées à l'autorité de tutelle, la responsabilité des pouvoirs locaux augmente. BPL aura une plus grande disponibilité pour les accompagner dans l'exercice de cette plus grande responsabilité. Le rôle de contrôleur diminue donc au profit du rôle de consultant.

Ce rôle de consultant à la demande peut également s'exercer sur tous les projets de décisions en ce compris celles à transmettre dans le cadre du contrôle de tutelle. J'attire toutefois votre attention sur le fait que ce conseil sera donné sans préjudice de l'exercice du pouvoir de suspension ou d'annulation dont dispose l'autorité de tutelle .

En ce qui concerne l'organisation pratique relativement à l'exercice de ce rôle, il convient de souligner la volonté de garantir une certaine souplesse et de fonctionner d'une manière qui ne soit pas excessivement formalisée.

Par conséquent, les demandes d'avis ou les questions techniques dans le cadre des matières qui sont traitées au sein de Bruxelles Pouvoirs locaux peuvent lui être adressées par courrier postal ou par courrier électronique.

Si l'adresse générique de BPL peut être utilisée, je vous invite à privilégier les contacts directs avec les agents spécialisés dans chacune des matières.

Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des principales matières et des personnes de contact dans chaque domaine. - Marchés publics : Direction des Marchés publics locaux, Véronique Gits, vgits@sprb.brussels, tél. 02-800 32 84 ou Souad Aoufi, saoufi@sprb.brussels, tél. 02-800 37 41 - Finances : Direction des Finances locales, Anne Willems, awillems@sprb.brussels, tel. 02-800 33 01 - Subventions : Direction des Initiatives subventionnées, Nathalie De Meyer, ndemeyer@sprb.brussels, tél. 02-800 32 29 - Investissements : Direction des Investissements, Christine Frère, tvs-gsw@sprb.brussels, tél. 02-800 32 92 - Infrastructures sportives communales : Direction des Investissements, Christine Frère, tvs-gsw@ sprb.brussels, tél. 02-800 32 92 - Calamités : Direction des Investissements, Christine Frère, tvs-gsw@sprb.brussels, tél. 02-800 32 92 - Personnel : Direction du Personnel local, Karim Cherradi, kcherradi@sprb.brussels, tél. 02-800 32 26 - FRBRTC- Prêts de trésorerie et prêts en vue de financer certains investissements communaux. Gabrielle Rollier, grollier@sprb.brussels - Règlements-taxes, règlements de police, règlements d'ordre intérieur du conseil communal : Direction des Affaires générales et juridiques, Dominique Moyaerts, dmoyaerts@sprb.brussels, tél. 02-800 32 12. - Création asbl, régies communales autonomes; Direction des Affaires générales et juridiques, Dominique Moyaerts, dmoyaerts@sprb.brussels, tél. 02-800 32 12 - Législation Funérailles et sépultures : Direction des Affaires générales et juridiques, Dominique Moyaerts, dmoyaerts@sprb.brussels, tél. 02-800 32 12 - Organisation et fonctionnement de la commune : Direction des Affaires générales et juridiques, Dominique Moyaerts, dmoyaerts@sprb.brussels, tél. 02-800 32 12.

Pour plus de matières et de personnes de contact, vous pouvez consulter le site internet de BPL : http://www.pouvoirslocaux.irisnet.be/fr/ladministration-regionale/contactez-les-services Dès réception d'une demande d'avis, d'informations, de conseils ou de questions techniques, un accusé de réception sera adressé au demandeur l'informant de la bonne prise en charge de sa requête et lui prodiguant les premiers éléments d'information relatifs à la manière dont elle sera prise en charge et suivie. Il peut s'agir par exemple de l'informer du fait que des informations complémentaires sont nécessaires pour pouvoir répondre ou qu'une analyse approfondie doit être effectuée .

J'attire votre attention sur l'importance de constituer un dossier le plus complet possible aux fins de permettre un conseil circonstancié tenant compte de tous les éléments pertinents.

L'administration mentionnera au cas par cas un délai de réponse estimé en fonction de la nature et de l'importance du conseil demandé. Elle s'engage à mettre tout en oeuvre pour apporter une répondre dans un délai raisonnable compte tenu de tous les éléments du dossier. Si le délai estimé initialement ne pouvait être tenu, l'administration s'engage à informer le demandeur des raisons du retard et à lui donner une idée approximative du délai dans lequel il obtiendra l'avis ou l'information demandé.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT

Annexe à la circulaire relative à la réforme de la tutelle administrative Application de l' ordonnance du 23 juin 2016Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/06/2016 pub. 08/07/2016 numac 2016031469 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant l'ordonnance du 14 mai 1998 organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que l'article 112 de la Nouvelle loi communale fermer modifiant l'ordonnance du 14 mai 1998 organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale, ainsi que l'article 112 de la nouvelle loi communale, et de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 8 septembre 2016 modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 16 juillet 1998 relatif à la transmission au Gouvernement des actes des autorités communales en vue de l'exercice de la tutelle administrative.

Actes des autorités communales

Type de tutelle

Délai

Prorogation de délai

Cadre et contingent des emplois contractuels

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlement relatif aux conditions de recrutement et à la promotion du personnel

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Statut pécuniaire et échelles de traitements du personnel

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlements relatifs à l'évaluation et à la mobilité du personnel

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlements des pensions du personnel, ainsi que leur mode de financement

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlements relatifs à la formation du personnel

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Décisions prises en matière de personnel suite à une suspension du Vice-Gouverneur

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Suspensions, démissions d'office et révocations du personnel

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Budgets communaux et modifications

Approbation

40 jours

Maximum 40 jours

Budgets des régies communales et modifications

Approbation

40 jours

Maximum 40 jours

Comptes communaux

Approbation

80 jours

Maximum 80 jours

Comptes des régies communales

Approbation

80 jours

Maximum 80 jours

Compte de fin de gestion du receveur local ou agent spécial visé à l'article 138, § 1er NLC

Approbation

80 jours

Maximum 80 jours

Compte de fin de gestion du trésorier de la régie

Approbation

80 jours

Maximum 80 jours

Dépenses urgentes décidées par le conseil communal (art. 249, § 1, alinéa premier, NLC)

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Emprunts de trésorerie ou d'assainissement

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Consolidation et rééchelonnement des charges financières des emprunts souscrits

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Acquisition ou aliénation d'un droit de propriété ou de droits relatifs à des biens immeubles

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Création d'une ASBL ou adhésion à une ASBL

Tutelle générale

30 jours

15 jours

L'organisation des établissements et services communaux en régie communale

Tutelle générale

30 jours

15 jours

La création de régies communales autonomes

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Création d'une intercommunale ou adhésion à une intercommunale

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Le choix du mode de passation et la fixation des conditions des marchés de travaux, de fournitures et de services pour les marchés dont le montant hors taxe sur la valeur ajoutée est égal ou supérieur à 175.000 EUR ainsi que la sélection des soumissionnaires, candidats ou participants à ces marchés et l'attribution de ceux-ci

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlements-taxes ou redevances

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlement d'ordre intérieur du conseil communal

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlements généraux de police

Tutelle générale

30 jours

15 jours

Règlements de police spécifiques, sauf circulation routière

Tutelle générale

30 jours

15 jours