MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

5 AVRIL 2002. - Circulaire CIRC/2002/03. - Services d'assurances Modes de passation et durées des contrats

A Mmes et MM. les bourgmestres et échevins de la Région de Bruxelles-Capitale Les circulaires des 27 février et 27 novembre 2001 du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale relatives aux services d'assurances, publiées respectivement au Moniteur belge du 31 mai 2001 et du 4 janvier 2002, ont recommandé aux collèges des bourgmestre et échevins de prendre au plus tard le 31 décembre 2001 une décision quant à la mise en concurrence de tous les services d'assurances suivant les obligations prescrites par la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Ces deux circulaires visaient la première délibération que toute commune se droit de prendre dans le cadre d'un marché public, c'est-à-dire celle arrêtant le choix du monde de passation et fixant les conditions du marché (le cahier spécial des charges).

Je dois constater que si un certain nombre de communes a répondu, voire partiellement répondu, aux recommandations des circulaires susmentionnées, d'autres s'avèrent être encore à l'heure actuelle arrêtées à la phase de préparation de cette décision. Aussi, pour ces dernières comme pour celles qui se sont déjà engagées d'avantage dans la procédure, il me semble opportun de rappeler quelques principes particuliers aux marchés de services d'assurances, tant en matière de l'éventail de possibilités de modes de passation que de durée de ces marchés.

L'application spécifique aux marchés de services d'assurances de la réglementation relative aux marchés publics offre plusieurs possibilités quant aux choix du mode de passation : - la procédure négociée sans publicité en application de l'article 17, § 2, 1a , de la loi du 24 décembre 1993 peut être utilisée pour tous les marchés dont le montant total des primes et autres frais et taxes ne dépasse pas le seuil des 249.600 euros suivant les dispositions de l'article 120, 2e alinéa, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fourniture et de services et aux concessions de travaux publics. Le choix de cette procédure peut être des plus à propos si les communes choisissent de passer un marché par type d'assurances; - la procédure négociée avec publicité au sens de l'article 17, § 3, 4° de la loi du 24 décembre 1993 constitue la procédure de mise en concurrence par voie de publication qui offre le plus de souplesse par le fait qu'elle rend possible, voire même obligatoire, la négociation des conditions du marché contrairement aux autres procédures avec publicité; - l'appel d'offres (général ou restreint) qui, pour rappel, conduit à désigner l'offre la plus intéressante mais sans qu'aucune modification ne puisse être apportée aux conditions; - l'adjudication qui est cependant moins indiquée comme mode de passation pour ce type de marché vu ses spécificités propres, compte tenu du fait que seul le prix détermine, dans cette procédure, le choix de l'adjudicataire.

Dans le choix de la durée des contrats, les communes doivent tenir compte des obligations qui résultent de la loi du 25 juin 1992 sur le contrat d'assurances terrestre (Moniteur belge , 20 août 1992).

L'article 30, § 1er, de cette loi stipule que, sauf quelques exceptions (notamment l'assurance contre les accidents de travail), la durée du contrat d'assurances est limitée à un an. D'autre part, il convient également de tenir compte de l'avis que la Commission des Marchés publics a donné après ses réunions des 27 novembre et 4 décembre 1995 sur la prolongation de ce type de contrats. De la lecture conjointe des dispositions légales citées ci-dessus, il est possible de tirer les conclusions suivantes : - la durée des contrats est limitée à un an si le marché est attribué après une procédure négociée selon le cas avec ou sans publicité préalable; - si un premier marché est attribué suite à un appel d'offres (ou une adjudication), il est possible, en application de la disposition de l'article 17, § 2, 2b , de la loi précitée du 24 décembre 1993 de prévoir la répétition (la possibilité doit être mentionner explicitement dans le cahier spécial des charges). Celle-ci est cependant limitée à trois ans après l'attribution du premier marché; il est donc possible, par une telle procédure, de couvrir au maximum quatre ans.

Un marché de services d'assurances peut dont être passé : - par la procédure négociée sans publicité jusqu'au seuil des 249.600 euros pour un an; - par la procédure négociée avec publicité pour un an; - par la procédure par appel d'offres (ou adjudication) pour un an mais renouvelable jusqu'à quatre ans.

Par ailleurs, les communes qui viennent à éprouver quelque difficulté à la mise en oeuvre technique de ces marchés pourraient envisager de se faire assister par des bureaux spécialisés en audit et conseils en assurances tant pour dresser l'état des lieux des contrats en cours que pour l'élaboration des cahiers spéciaux des charges.

Au vu des réponses apportées par les communes, et dans un but de transparence, je prie les autorités communales de considérer le 1er janvier 2003 comme date ultime à laquelle le nouveau système devra être définitivement opérationnel. Tous les contrats d'assurance devront dès lors avoir obligatoirement fait l'objet d'une mise en concurrence au plus tard à cette date conformément aux instructions données. Je demande également aux communes qui ne l'auraient pas encore fait de mettre un terme aux contrats existants selon les dispositions des clauses de résiliations en vigueur afin de pouvoir faire débuter les nouveaux contrats au plus tard le 1er janvier 2003.

Il sera demandé aux receveurs communaux de veiller au strict respect de ces dispositions et de ne plus procéder à aucun paiement de contrat d'assurances qui n'aurait pas été conclu à l'issue d'une mise en concurrence.

Mes services (Administration des Pouvoirs locaux, Direction des Marchés publics, tél. 02/535 61 01/02) se tiennent à votre diposition pour toute information complémentaire.

Le Ministre-Président, Ministre d'Etat, F.-X de DONNEA