REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

3 JUILLET 2020. - Circulaire easy.brussels/2020/e-Inv. - Extension de l'usage de la facture électronique par les entités de la Région de Bruxelles-Capitale

Table des matières 1. Introduction 1.1. Généralités 1.2. Avantages de la facturation électronique et objectif de la circulaire 1.3. Définitions 1.4. Champ d'application 2. Instruments 2.1. Informations sur la facturation électronique 2.2. Factures émises par les opérateurs économiques 2.3. Factures émises par les entités régionales 3. Monitoring 4.Accompagnement et point de contact 5. Entrée en vigueur Aux entités régionales visées à l'article 2, 2° de l'ordonnance organique du 23 février 2006 portant sur les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle, Mesdames et Messieurs les Fonctionnaires dirigeants, 1.Introduction 1.1. Généralités La présente circulaire vise à vous permettre de profiter pleinement des avantages que procure la facturation électronique et à en faire également bénéficier vos fournisseurs. Les outils concrets proposés ci-dessous, tels que la page web dédiée et l'accompagnement d'easy.brussels, sont là pour vous aider à mettre facilement cela en oeuvre.

Vos administrations sont au coeur de la transformation digitale de la Région. Bien plus qu'une simple amélioration procédurale, la facturation électronique a pour but de soutenir la modernisation aussi bien de vos administrations que de vos fournisseurs afin d'oeuvrer ensemble pour une Smart City plus efficace.

Pour rappel, la Directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics impose à tous les pouvoirs adjudicateurs de pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques.

Cette Directive a été transposée en droit belge par la loi 7 avril 2019 modifiant la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux contrats de concession type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics, la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux contrats de concession type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux contrats de concession, la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité et modifiant la loi du 4 mai 2016 relative à la réutilisation des informations du secteur public. 1.2. Avantages de la facturation électronique et objectif de la circulaire Parmi les avantages de la facturation électronique pour les administrations et les entreprises, on peut citer (1) : ? Une diminution des coûts de gestion : la réception et le traitement d'une facture papier est un processus composé de plusieurs étapes qui nécessitent une intervention humaine (réception, saisie/encodage, validation, archivage,...). Dans une étude commandée en 2016 par l'Agence pour la Simplification Administrative (ASA), l'Université d'Hasselt a calculé qu'un passage à la facturation électronique et à une gestion dématérialisée des factures permet au destinataire (administration, organisation publique, entreprise,...) de réaliser une économie moyenne de 5,77€ par facture ; ? Une facturation plus respectueuse de l'environnement : environ 1 milliard de factures sont envoyées chaque année en Belgique, sans compter les copies et les annexes. Le passage au 100% électronique représente une énorme économie en papier et en transport (2) . En adoptant la facturation électronique, l'administration montre également l'exemple à ses fournisseurs ; ? Une simplification administrative pour les entreprises : l'envoi d'une facture papier est également composé de plusieurs actions « manuelles » (impression, affranchissement, vérification de la réception, archivage) du côté des entreprises. Dans l'étude de l'Université d'Hasselt sur la facturation électronique, il a été calculé que l'envoi d'une facture électronique représente une économie de 3,24€ par rapport à une facture papier ; ? Un meilleur délai de paiement : la lutte contre les retards de paiement, qui peuvent causer la faillite dans le cas des petites entreprises, est une priorité pour notre Région. En 2016, il a été calculé que le retard de paiement moyen est de 12,6 jours en Belgique.

La dématérialisation de la facturation permet de réduire ces délais de paiement.

Sur base des meilleures pratiques relevées en Belgique et en Europe, l'objectif de la présente circulaire est d'étendre l'usage de la facturation électronique au sein des administrations régionales et locales en Région de Bruxelles-Capitale (3) . 1.3. Définitions Pour l'application de la présente circulaire, il faut entendre par : a. « Entités régionales » : les entités visées à l'article 2, 2° de l'ordonnance organique du 23 février 2006 portant sur les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle.Cela comprend : - Les services du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale ; - Les organismes administratifs autonomes, répartis entre : o 1° les organismes administratifs autonomes de première catégorie, créés par ordonnance, dotés de la personnalité juridique et soumis directement à l'autorité du Gouvernement ; o 2° les organismes administratifs autonomes de seconde catégorie qui, dotés de la personnalité juridique, sont les organismes : o soit créés par ordonnance et bénéficiant d'une autonomie organique, sans préjudice des pouvoirs de tutelle et de contrôle du Gouvernement ; o soit créés par la Région de Bruxelles-Capitale pour l'accomplissement de tâches d'intérêt général ; o soit qui subissent une influence déterminante de la Région de Bruxelles-Capitale, ce qui apparaît lorsque : ? a) soit leurs activités sont principalement financées ou couvertes par la Région de Bruxelles-Capitale ; ? b) soit leur gestion est soumise à la surveillance de la Région de Bruxelles-Capitale ; ? c) soit plus de la moitié des membres des organes de direction ont été désignés par la Région de Bruxelles-Capitale. b. « Autres entités bruxelloises » : - Les communes situées sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale ; - Les Centres publics d'action sociale situés sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale ; - Les entités qui ont été créées par ou qui dépendent de la Commission communautaire commune ; - Les entités qui ont été créées par ou qui dépendent de la Commission communautaire française ; - Les entités qui ont été créées par ou qui dépendent de la Commission communautaire flamande ; - Les entités, quelles que soient leur forme et leur nature, qui : o ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre qu'industriel ou commercial ; o sont dotées de la personnalité juridique ; o et dont soit l'activité est financée majoritairement par les autorités ou organismes de la Région de Bruxelles-Capitale ou des communes situées sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale, soit la gestion est soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes, soit plus de la moitié des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance sont désignés par ces autorités ou organismes ; - Les associations formées par une ou plusieurs autorités publiques de la Région de Bruxelles-Capitale ou des communes de la Région de Bruxelles-Capitale ; c. « Marché public » : contrat à titre onéreux conclu entre un ou plusieurs opérateurs économiques et un ou plusieurs adjudicateurs et ayant pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services, tel que défini par la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux contrats de concession type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics ; d. « Marché public de faible montant » : marché public dont le montant estimé est inférieur à 30.000 € HT.V.A. ; e. « Concessions » : des concessions de travaux ou de services, telles que définies par la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux contrats de concession type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux contrats de concession ;f. « Pouvoir adjudicateur » : acheteur public ou privé dont la passation de certains contrats, à savoir les marchés publics et les contrats de concession, obéit à des règles de publicité et de mise en concurrence ;g. « Opérateur économique » : toute personne physique, toute personne morale de droit public ou de droit privé ou tout groupement de ces personnes, y compris les associations temporaires d'entreprises, qui offre, respectivement, la réalisation de travaux, d'ouvrages au sens de l'article 2, 19° de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux contrats de concession type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics, des fournitures ou des services sur le marché.Il s'agit, selon les cas, d'un entrepreneur, d'un fournisseur ou d'un prestataire de services ; h. « Soumissionnaire » : opérateur économique qui présente une offre ;i. « Offre » : engagement du soumissionnaire d'exécuter le marché sur la base des documents du marché et aux conditions qu'il présente ;j. « Adjudicataire » : soumissionnaire avec lequel le marché est conclu ;k. « Concessionnaire » : l'opérateur économique avec lequel un contrat de concession a été conclu ; l. « Facture électronique » : facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée, conforme à la norme européenne (4) et qui permet son traitement automatique et électronique.Cette définition exclut notamment les factures émises sous format PDF et envoyées par email par les opérateurs économiques ; m. « Mercurius » : plateforme technique, gérée par le SPF BOSA, qui centralise toutes les factures électroniques destinées à des pouvoirs adjudicateurs belges ;n. « Peppol » : réseau de communication des factures électroniques conformes à la norme européenne (5) ; o. « easy.brussels » : agence pour la simplification administration en Région de Bruxelles-Capitale. 1.4. Champ d'application La présente circulaire est d'application pour les entités régionales.

Afin d'adopter une approche commune à l'échelle de la Région de Bruxelles-Capitale, dans l'objectif de créer les conditions de la transition économique pour contribuer aux objectifs climatiques régionaux (6) et dans le respect de leur autonomie, les autres entités bruxelloises sont invitées à appliquer les mesures de la présente circulaire, bénéficiant pour ce faire de l'accompagnement d'easy.brussels. 2. Instruments 2.1. Informations sur la facturation électronique 2.1.1. Mesure Les entités régionales informent les opérateurs économiques, via leurs sites internet et leurs documents de marché, de leur recours à la facturation électronique dans le cadre des procédures de marché public (7) . 2.1.2. Finalité La mise en oeuvre de cette mesure contribue à faire connaître la facturation électronique auprès des opérateurs économiques dans le cadre d'une procédure de marché public. L'adoption de la facturation électronique passe nécessairement par une augmentation de sa visibilité. 2.2. Factures émises par les opérateurs économiques 2.2.1. Mesure Les opérateurs économiques transmettent obligatoirement leurs factures de manière électronique aux entités régionales. Ces derniers mentionnent cette obligation dans les documents du marché. 2.2.2. Exceptions Par dérogation au point 2.2.1., sont exclus du champ d'application de cette mesure : - Les marchés publics passés avec un opérateur économique établi dans un pays où il n'existe pas de fournisseur de point d'accès à Peppol (8) ; - Les marchés pour lesquels le paiement est effectué préalablement ou le jour de la livraison des fournitures ou de la prestation des services. 2.2.3. Finalité L'obligation pour les opérateurs économiques de transmettre leurs factures de manière électronique est un instrument important pour atteindre une dématérialisation complète du cycle d'achat et faire bénéficier toutes les parties des avantages de ce mode de facturation.

Néanmoins, des exceptions à cette mesure sont prévues notamment pour certains marchés dont les délais de paiement sont très courts. Une date d'entrée en vigueur différée est également prévue (voir infra) pour les marchés de faible montant pour faciliter l'adoption de la facturation électronique pour un maximum d'opérateurs économiques. 2.3. Factures émises par les entités régionales 2.3.1. Mesure Les entités régionales transmettent leurs factures sous format électronique aux organisations publiques inscrites sur Mercurius (9). 2.3.2. Finalité L'envoi de factures électroniques par les entités régionales bruxelloises favorise son adoption par les autres entités publiques belges et peut constituer un moyen supplémentaire de promotion de ce mode de facturation. 3. Monitoring easy.brussels est chargée de rédiger un rapport trimestriel reprenant au minimum les indicateurs ci-dessous, tant au niveau global que ventilés par entité régionale : - Taux de facturation électronique ; - Délai de paiement moyen.

Les entités régionales et les autres entités bruxelloises qui appliquent les mesures de la présente circulaire transmettent à easy.brussels (10) les données nécessaires à la rédaction de ce rapport. 4. Accompagnement et point de contact easy.brussels est chargée d'assister les entités bruxelloises dans l'application des mesures de la présente circulaire. Cette assistance se concrétise principalement par l'organisation de sessions d'information, physiques ou en téléconférence (pour les pouvoirs adjudicateurs et les opérateurs économiques), et la publication de documents types sur son site internet (www.easy.brussels).

Les administrations et les opérateurs économiques peuvent adresser leurs questions relatives à la facturation électronique à easy.brussels via l'adresse email info-efact@sprb.brussels. 5. Entrée en vigueur La présente circulaire entre en vigueur à partir du 1er septembre 2020 pour : ? les marchés publiés à partir du 1er septembre 2020, ? les marchés pour lesquels, à défaut de publication d'un avis, l'invitation à présenter une candidature ou à remettre offre est lancée à partir du 1er septembre 2020. Par dérogation à l'alinéa précédent, la présente circulaire s'applique à partir du 1er novembre 2020 pour : ? les marchés de faible montant publiés à partir du 1er novembre 2020, ? les marchés de faible montant pour lesquels, à défaut de publication d'un avis, l'invitation à présenter une candidature ou à remettre offre est lancée à partir du 1er novembre 2020.

Bruxelles, le 3 juillet 2020.

Le Ministre en charge de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux, du Bien-être animal et de la Simplification administrative, B. CLERFAYT _______ Notes (1) "Facturation électronique - Note aux pouvoirs publics en Région de Bruxelles-Capitale", easy.brussels, 2018. (2) "Environmentally friendly electronic invoice", Federation of Finnish Financial Services, 2018.(3) L'extension de l'imposition de la facturation électronique aux adjudicataires par les pouvoirs adjudicateurs ou leurs autorités de tutelle est explicitement prévue dans l'exposé des motifs de la loi du 7 avril 2019Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/04/2019 pub. 16/04/2019 numac 2019011575 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi modifiant la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, la loi du 17 juin 2016 relative aux contrats de concession, la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité et modifiant la loi du 4 mai 2016 relative à la réutilisation des informations du secteur public type loi prom. 07/04/2019 pub. 03/05/2019 numac 2019011507 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi établissant un cadre pour la sécurité des réseaux et des systèmes d'information d'intérêt général pour la sécurité publique fermer sur la facturation électronique.(4) Ce format de facture doit respecter la norme européenne « EN 16931-1:2017 ».Cette norme a surtout une importance pour les développeurs d'outils de gestion de la facturation électronique. Plus d'informations sur www.publicprocurement.be (5) Pour plus d'informations sur Peppol, voir : https://peppol.eu (6) Voir Stratégie Go4Brussels 2030, objectif 1.1. (7) Des modèles de document et de communication seront mis à disposition sur le site https://easy.brussels/projects/facturation-electronique-2/ (8) Voir liste: https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/ (9) Voir annuaire sur https://directory.peppol.eu/public (10) Par email à info-efact@sprb.brussels ou par toute autre moyen électronique.