BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

3 JULI 2020. - Omzendbrief easy.brussels/2020/e-Inv. - Uitbreiding van het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1. Algemeen 1.2. Voordelen van elektronische facturatie en doel van de omzendbrief 1.3. Definities 1.4. Toepassingsgebied 2. Instrumenten 2.1. Informatie over elektronische facturatie 2.2. Facturen opgesteld door ondernemers 2.3. Facturen opgesteld door gewestelijke entiteiten 3. Monitoring 4.Ondersteuning en contactpunt 5. Inwerkingtreding

Aan de gewestelijke entiteiten bedoeld in artikel 2, 2° van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, Geachte leidende ambtenaren, 1.Inleiding 1.1. Algemeen Deze omzendbrief dient om u ten volle in staat te stellen de voordelen van elektronische facturatie te genieten en deze voordelen uit te breiden naar uw leveranciers. De concrete tools die hieronder worden voorgesteld, zoals de speciale webpagina en de ondersteuning door easy.brussels, zijn er om u te helpen dat gemakkelijk te implementeren.

Uw besturen staan centraal in de digitale transformatie van het Gewest. Elektronische facturatie is veel meer dan een eenvoudige procedurele verbetering en beoogt de modernisering van zowel uw besturen als uw leveranciers te ondersteunen teneinde samen te werken aan een efficiëntere Smart City.

Ter herinnering, richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014 van het Europees Parlement en de Raad inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten verplicht alle aanbestedende overheden elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken.

Deze richtlijn werd in Belgisch recht omgezet door de wet van 7 april 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 07/04/2019 pub. 16/04/2019 numac 2019011575 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie type wet prom. 07/04/2019 pub. 01/10/2019 numac 2019014482 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie. - Duitse vertaling type wet prom. 07/04/2019 pub. 03/05/2019 numac 2019011507 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet tot vaststelling van een kader voor de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen van algemeen belang voor de openbare veiligheid sluiten tot wijziging van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten sluiten inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten sluiten betreffende de concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie. 1.2. Voordelen van elektronische facturatie en doel van de omzendbrief Voordelen van elektronische facturatie voor besturen en bedrijven zijn onder meer (1) : ? Een vermindering van de beheerskosten: de ontvangst en de verwerking van een papieren factuur is een proces dat uit meerdere stappen bestaat, die een menselijke tussenkomst vergen (ontvangst, invoer, validatie, archivering, ...). In een studie die in 2016 door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) besteld werd, berekende de Universiteit Hasselt dat een overstap op elektronische facturatie en een gedematerialiseerd beheer van de facturen de ontvanger (bestuur, instelling van openbaar nut, onderneming, ...) toelaat om gemiddeld € 5,77 per factuur te besparen; ? Een facturatie met meer oog voor het milieu: jaarlijks worden er in België ongeveer 1 miljard facturen verstuurd, zonder de kopieën en bijlagen meegerekend. De overstap naar een 100% elektronische facturatie zorgt dus voor een enorme besparing aan papier en vervoer (2) . En door de elektronische facturatie in te voeren, geeft het bestuur zijn leveranciers ook het goede voorbeeld; ? Een administratieve vereenvoudiging voor de bedrijven: de verzending van een papieren factuur omvat eveneens tal van 'manuele' acties (afdrukken, frankeren, ontvangst controleren, archiveren) langs de kant van de bedrijven. In de studie van de Universiteit Hasselt over de elektronische facturatie werd berekend dat de verzending van een elektronische factuur een besparing van € 3,24 oplevert ten opzichte van een papieren factuur; ? Een betere betalingstermijn: de strijd tegen achterstallige betalingen die tot het faillissement kunnen leiden in het geval van kleine ondernemingen, is een prioriteit voor ons Gewest. In 2016 werd berekend dat de gemiddelde betalingsachterstand in België 12,6 dagen bedraagt. Door de facturatie te dematerialiseren, kunnen deze betalingstermijnen verkort worden.

Op basis van de in België en Europa vastgestelde beste praktijken heeft deze omzendbrief tot doel het gebruik van elektronische facturatie uit te breiden bij de gewestelijke en plaatselijke besturen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (3) . 1.3. Definities Voor de toepassing van deze omzendbrief wordt verstaan onder: a. "Gewestelijke entiteiten": de entiteiten bedoeld in artikel 2, 2° van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle.Dit bevat: - De diensten van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering; - De autonome bestuursinstellingen zijn onderverdeeld in : o 1° de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie, opgericht bij ordonnantie, met rechtspersoonlijkheid en rechtstreeks onderworpen aan het gezag van de Regering; o 2° de autonome bestuursinstellingen van tweede categorie, met rechtspersoonlijkheid: o hetzij opgericht bij ordonnantie en genietend van een organieke autonomie, onverminderd de toezichts- en controlebevoegdheden van de Regering; o hetzij door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest opgericht voor het vervullen van taken van algemeen belang; o hetzij onder beslissend gezag staand van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, hetgeen blijkt als : ? a) hetzij de werkzaamheden ervan in hoofdzaak gefinancierd of gedekt worden door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; ? b) hetzij het beheer ervan onderworpen is aan het toezicht van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; ? c) hetzij de leden van de bestuursorganen voor meer dan de helft door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zijn aangesteld; b. "Andere Brusselse entiteiten": - de gemeenten gelegen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; - de openbare centra voor maatschappelijk welzijn gelegen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; - de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie; - de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de Franse Gemeenschapscommissie; - de entiteiten die opgericht zijn door of afhankelijk zijn van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; - de entiteiten die ongeacht hun vorm of aard: o opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn; o rechtspersoonlijkheid hebben; o en waarvan hetzij de activiteiten in hoofdzaak door de overheden of instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of de gemeenten gelegen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden gefinancierd, hetzij het beheer is onderworpen aan het toezicht door die overheden of instellingen, hetzij de meerderheid van de leden van het bestuursorgaan, het leidinggevend orgaan of het toezichthoudend orgaan door deze overheden of instellingen zijn aangewezen; - de verenigingen gevormd door een of meer overheidsinstellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of van de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; c. "Overheidsopdracht": overeenkomst onder bezwarende titel die wordt gesloten tussen een of meer opdrachtnemers en een of meer aanbesteders en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het verlenen van diensten, zoals bepaald door de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten sluiten inzake overheidsopdrachten; d. "Overheidsopdracht van beperkte waarde": overheidsopdracht waarvan het geraamde bedrag onder 30.000 euro excl. btw ligt; e. "Concessies": concessies voor werken of diensten, zoals bepaald door de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten sluiten betreffende de concessieovereenkomsten;f. "Aanbestedende overheid": openbare of privéaankoper van wie de gunning van bepaalde contracten, namelijk overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten, gepaard gaat met regels inzake openbaarmaking en mededinging;g. "Ondernemer": elke natuurlijke persoon, elke privaat- of publiekrechtelijke rechtspersoon of elke combinatie van deze personen, met inbegrip van alle tijdelijke samenwerkingsverbanden van ondernemingen, die werken, een werk in de zin van artikel 2, 19° van de wet van 17 juni 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet inzake overheidsopdrachten type wet prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021052 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet betreffende de concessieovereenkomsten sluiten inzake overheidsopdrachten, leveringen of diensten op de markt aanbiedt.Het betreft, naargelang het geval, een aannemer, leverancier of dienstverlener; h. "Inschrijver": ondernemer die een offerte indient;i. "Offerte": verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren op grond van de opdrachtdocumenten en tegen de voorwaarden die hij biedt;j. "Opdrachtnemer": de inschrijver met wie de opdracht wordt gesloten;k. "Concessiehouder": de ondernemer met wie een concessieovereenkomst wordt gesloten;l. "Elektronische factuur": factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm volgens de Europese norm (4) en die een automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt.Deze definitie sluit met name facturen uit die in pdf-formaat zijn opgesteld en per e-mail worden verzonden door de ondernemers; m. "Mercurius": technisch platform, beheerd door de FOD BOSA, dat alle elektronische facturen bestemd voor de Belgische aanbestedende overheden centraliseert;n. "Peppol": communicatienetwerk van elektronische facturen die aan de Europese normen beantwoorden (5) ; o. "easy.brussels": agentschap voor administratieve vereenvoudiging in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 1.4. Toepassingsgebied Deze omzendbrief is van toepassing op alle gewestelijke entiteiten.

Om een gemeenschappelijke aanpak te volgen op de schaal van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, met als doel de voorwaarden te creëren voor de economische transitie om bij te dragen tot de gewestelijke klimaatdoelstellingen (6) en met respect voor hun autonomie, worden de andere Brusselse entiteiten verzocht de maatregelen van deze omzendbrief toe te passen, waarbij ze ondersteuning van easy.brussels kunnen krijgen. 2. Instrumenten 2.1. Informatie over elektronische facturatie 2.1.1. Maatregel De gewestelijke entiteiten stellen de ondernemers via hun websites en opdrachtdocumenten op de hoogte van het gebruik van elektronische facturatie in het kader van de procedures voor overheidsopdrachten (7) . 2.1.2. Doel Door de implementatie van deze maatregel maken de ondernemers kennis met elektronische facturatie in het kader van een procedure voor overheidsopdrachten. De invoering van elektronische facturatie houdt automatisch in dat de zichtbaarheid ervan wordt vergroot. 2.2. Facturen opgesteld door ondernemers 2.2.1. Maatregel De ondernemers zijn verplicht hun facturen elektronisch naar de gewestelijke entiteiten te versturen. De entiteiten vermelden deze verplichting in de opdrachtdocumenten. 2.2.2. Uitzonderingen In afwijking van punt 2.2.1. vallen de volgende opdrachten niet onder het toepassingsgebied van deze maatregel: - Overheidsopdrachten die gegund worden aan een ondernemer die gevestigd is in een land waar geen leveranciers met toegangspunt tot Peppol bestaan (8) ; - Overheidsopdrachten waarvoor de betaling vooraf gebeurt of op de dag van de levering of dienstverlening. 2.2.3. Doel De verplichting voor ondernemers om hun facturen digitaal te versturen is een belangrijk instrument om een volledige dematerialisatie van de aankoopcyclus te bereiken en alle partijen te laten genieten van de voordelen van deze facturatiewijze.

Desalniettemin zijn er uitzonderingen op deze maatregel voor bepaalde overheidsopdrachten waarvan de betalingstermijnen zeer kort zijn. Er is ook in een uitgestelde datum van inwerkingtreding voorzien (zie hieronder) voor de overheidsopdrachten van beperkte waarde om de invoering van elektronische facturatie voor zo veel mogelijk ondernemers te vergemakkelijken. 2.3. Facturen opgesteld door gewestelijke entiteiten 2.3.1. Maatregel De gewestelijke entiteiten versturen hun facturen elektronisch naar overheidsinstellingen die op Mercurius geregistreerd zijn (9). 2.3.2. Doel Het versturen van elektronische facturen door de Brusselse gewestelijke entiteiten stimuleert de invoering ervan door andere Belgische publieke entiteiten en kan een bijkomend middel zijn om deze facturatiewijze te bevorderen. 3. Monitoring easy.brussels dient een driemaandelijks verslag op te stellen dat minstens onderstaande indicatoren bevat, zowel globaal gezien als uitgesplitst per gewestelijke entiteit: - Percentage elektronische facturatie; - Gemiddelde betalingstermijn.

De gewestelijke entiteiten en de andere Brusselse entiteiten die de maatregelen van deze omzendbrief toepassen, bezorgen easy.brussels (10) de nodige gegevens voor het opstellen van dit verslag. 4. Ondersteuning en contactpunt easy.brussels biedt ondersteuning aan Brusselse entiteiten bij de toepassing van de maatregelen van deze omzendbrief.Deze ondersteuning wordt hoofdzakelijk verleend in de vorm van de organisatie van informatiesessies, hetzij in levende lijve, hetzij via teleconferenties (voor aanbestedende overheden en ondernemers), en de publicatie van standaarddocumenten op haar website (www.easy.brussels).

De besturen en ondernemers kunnen hun vragen over de elektronische facturatie aan easy.brussels bezorgen via info-efact@gob.brussels. 5. Inwerkingtreding Deze omzendbrief treedt in werking op 1 september 2020 voor: ? overheidsopdrachten die vanaf 1 september 2020 worden gepubliceerd, ? overheidsopdrachten waarvoor, bij gebrek aan de publicatie van een aankondiging, de uitnodiging om een kandidatuur of offerte in te dienen vanaf 1 september 2020 wordt uitgeschreven. In afwijking van voorgaande alinea, treedt deze omzendbrief in werking op 1 november 2020 voor: ? overheidsopdrachten van beperkte waarde die vanaf 1 november 2020 worden gepubliceerd, ? overheidsopdrachten van beperkte waarde waarvoor, bij gebrek aan de publicatie van een aankondiging, de uitnodiging om een kandidatuur of offerte in te dienen vanaf 1 november 2020 wordt uitgeschreven.

Brussel, 3 juli 2020.

De minister bevoegd voor Tewerkstelling en Beroepsopleiding, Digitale Transitie, Plaatselijke Besturen, Dierenwelzijn en Administratieve Vereenvoudiging, B. CLERFAYT _______ Nota's (1) "Elektronische facturatie - Nota aan de overheden van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, easy.brussels, 2018. (2) "Environmentally friendly electronic invoice", Federation of Finnish Financial Services, 2018.(3) In de uitbreiding van het verplichten van elektronische facturatie voor opdrachtnemers door de aanbestedende overheid of toezichthoudende overheid is uitdrukkelijk voorzien in de memorie van toelichting van de wet van 7 april 2019Relevante gevonden documenten type wet prom. 07/04/2019 pub. 16/04/2019 numac 2019011575 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie type wet prom. 07/04/2019 pub. 01/10/2019 numac 2019014482 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie. - Duitse vertaling type wet prom. 07/04/2019 pub. 03/05/2019 numac 2019011507 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet tot vaststelling van een kader voor de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen van algemeen belang voor de openbare veiligheid sluiten over de elektronische facturatie.(4) Deze factuurvorm moet de Europese norm "EN 16931-1:2017" naleven. Deze norm is vooral belangrijk voor de ontwikkelaars van beheertools voor elektronische facturatie.Meer informatie op www.publicprocurement.be (5) Meer informatie over Peppol is terug te vinden op https://peppol.eu. (6) Zie Strategie Go4Brussels 2030, doelstelling 1.1. (7) Document- en communicatiesjablonen zijn beschikbaar op https://easy.brussels/projects/elektronische-factuur-2/?lang=nl (8) Zie lijst: https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/ (9) Zie lijst op https://directory.peppol.eu/public (10) Per mail naar info-efact@gob.brussels of via een andere elektronische weg.