SERVICE PUBLIC REGIONAL DE BRUXELLES

2 AVRIL 2019. - Circulaire relative à la clôture des comptes de l'exercice 2018 des centres publics d'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale

Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale Pour information : A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et Echevins, A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, A Mesdames et Messieurs les Présidents, Mesdames et Messieurs les Membres, La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des comptes des CPAS pour l'exercice 2018.

L'article 89, § 1 de la loi du 8 juillet 1976Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 source service public federal interieur Loi organique des centres publics d'action sociale. - Coordination officieuse en langue allemande de la version applicable aux habitants de la région de langue allemande fermer organique des centres publics d'action sociale, modifié par l'ordonnance du 14 mars 2019 prescrit que le conseil de l'action sociale arrête chaque année avant le 15 juin les comptes annuels de l'exercice précédent du centre public d'action sociale. En application de l'article 112ter § 1 de la même loi, dans les vingt jours de l'arrêt des comptes annuels par le conseil de l'action sociale et, en tout cas, avant le 30 juin suivant la clôture de l'exercice, ceux-ci sont transmis au conseil communal aux fins d'être arrêtés définitivement. Les comptes annuels sont transmis en même temps au Collège réuni. Les CPAS veilleront à respecter ces délais fixés par la loi. A ce sujet nous vous invitons à vous référer également à l'article 88 § 2 de la même loi qui, via l' ordonnance du 8 octobre 2015Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/10/2015 pub. 13/10/2015 numac 2015031648 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la loi organique du 8 juillet 1976 des centres publics d'action sociale fermer a été complété de la manière suivante : "Aucune modification budgétaire ne peut être arrêtée par le conseil de l'action sociale postérieurement au 1er juillet si les comptes de l'exercice précédent n'ont pas encore été transmis aux autorités de tutelle." Le règlement général sur la comptabilité des CPAS de la région de Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77).

Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme décrit ci-dessous. 1. Approbation et transmission des documents et des annexes Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents suivants : * Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. * Un exemplaire du compte de l'exercice 2018 complet, c'est-à-dire le compte budgétaire, le bilan et le compte de résultat. Toutefois, il n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. * Le rapport annuel prévu par l'article 89 § 1 de la loi organique. * Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les engagements concernant les RIS et ERIS, en avances, ...) doit être dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. * Le cas échéant, le compte 2018 des éventuels services et établissements à gestion distincte. * Les ratios, le tableau de financement (cf. annexe 1) et les graphiques, en vertu de l'arrêté du 3 juin 1999 pris en exécution de l'article 74 du règlement général de la comptabilité des CPAS de la Région de Bruxelles-Capitale, qui doivent être annexés au bilan global. * Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds d'exploitation et d'investissement et des comptes d'attente et de régularisation (compte n-3, compte n-2, compte n-1, situation fin 2018) (cf.annexe 2) * Les tableaux des fonds de pensions à compléter en fonction du mode de gestion des pensions pour lequel votre CPAS a opté. (cf.annexe 3) * Un tableau concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2018 (cf.annexe 4) Pour votre information, les communes ont été invitées à fournir à la tutelle régionale la note du CPAS détaillant de manière précise les budgets alloués aux dépenses de fonctionnement, d'encadrement et de mise en oeuvre des articles 60, de négocier le contenu d'un canevas (ci-joint, à titre d'information) lors du comité de concertation, et de le faire remplir par vos soins. Nous vous demandons d'être particulièrement attentifs à la cohérence des informations mentionnées dans ce tableau. 2. Directives d'élaboration des comptes A.Compte budgétaire Droits constatés et engagements de dépenses. * L'organe habilité arrête la liste des droits constatés à recouvrer au 31 décembre de l'exercice écoulé et la liste des dépenses engagées non encore liquidées à la date du 31 décembre de ce même exercice et qu'il convient de reporter à l'exercice suivant avec la liste par article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en concordance avec les données de l'inventaire, conformément à l'article 70 du règlement. Ces listes doivent être arrêtées par l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année suivante; * Les CPAS appliqueront rigoureusement les dispositions relatives à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la comptabilité des CPAS et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle législation en matière d'intégration sociale; * En vertu de l'article 16 du règlement général, les CPAS pourront effectuer des ajustements internes de crédits au service d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2019 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce afin d'éviter des dépassements de crédit. * II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat escompté (art.100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce dans le cadre d'une saine gestion. * Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général sur la comptabilité des CPAS précise qu'un engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une sorte de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à l'origine de l'engagement.

B. Bilan et Compte de Résultats Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées suivant l'indice ABEX 789 du mois de mai 2018. (www.abex.be).

La réévaluation des terrains au compte 2018 devrait se baser sur le coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, soit 2,13 % obtenue par le rapport du coefficient 2018 (1,7863) sur le coefficient 2017 (1,7491) tels que publiés au Moniteur belge du 12 janvier 2018 et 23 janvier 2017.

C. Comptes de régularisation et d'attente du bilan et du compte budgétaire A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose avant l'arrêt des comptes annuels.

A cette fin, nous vous prions de compléter les soldes dans l'annexe 2.

Il est primordial de justifier les soldes de ces comptes dans l'avis du groupe technique sous forme de relevé associé à leur justificatif.

D. Situation de la dette du CPAS au 31.12.2018 La situation de la dette du CPAS telle qu'elle apparaît au bilan doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences peuvent exister avec la situation présentée par les organismes bancaires, le CPAS établira néanmoins la concordance entre la situation au bilan et la situation bancaire, et justifiera au moyen d'un tableau, les différences.

En outre, vous trouverez en annexe 4 un tableau à compléter concernant l'état des lieux de vos emprunts au 31 décembre 2018. Ces informations vous sont communiquées par les organismes bancaires. Les CPAS utilisant le logiciel « Insito » mis à la disposition par la Région sont dispensés de la fourniture de ce tableau.

E. Approbation du Compte 2018 et correctif budgétaire L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient déjà prévues à l'article 106 § 3 de la loi organique, à savoir que "l'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau correctif du compte 2018 corrigera donc automatiquement la dotation communale initialement prévue au budget 2019, dans les 40 jours de la réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas d'improbation par celui-ci (cf. article 112ter § 2 de la loi organique). 3. Contrôle sur place Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les articles 89 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976.En vertu de ces dispositions, un ou plusieurs agents de notre direction se déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques de ce contrôle. 4. Nouvelle fiche technique Pour les communes concernées, la comptabilisation des parts dans la société EthiasCo fera l'objet d'une note technique de la Commission Régionale Unique de Nouvelle Comptabilité qui sera communiquée ultérieurement et publiée sur le site www.pouvoirs-locaux.brussels. 5. Transmission et support: La transmission des comptes annuels et de ses annexes sous forme « papier », signés par les autorités compétentes, reste toujours obligatoire même en cas de transmission via la plateforme Txchange ». Les annexes 1 à 4 seront transmises de manière électronique et sous format Excel via l'adresse mail générique financeslocales@sprb.brussels et ce préalablement au dépôt de la version papier et du transmis éventuel d'une version « TXchange ».

Ces annexes vous seront envoyées par voie électronique en même temps que la transmission papier de la présente circulaire.

Transmission électronique Pour la transmission électronique de vos comptes annuels, nous vous invitons à utiliser les 2 adresses mails génériques financeslocales@sprb.brussels et minerve@sprb.brussels.

Ce transfert de données sous format XML, doit se faire impérativement avant le dépôt de la version papier des comptes annuels et de la transmission éventuelle via la plateforme "TXchange", sans quoi le compte sera refusé.

Pour votre facilité, vous trouverez en annexe un tableau récapitulatif des documents requis sous forme papier et/ou électronique.

La Direction des Finances - Bruxelles Pouvoirs Locaux est à votre disposition pour de plus amples renseignements concernant cette circulaire.

En vous remerciant pour votre attention.

Les Membres du Collège réuni, compétents pour la politique d'Aide aux personnes, Céline FREMAULT Pascal SMET

Vos interlocuteurs à la Direction des Finances Locales :

Biarent Angéline

02 800 3352

abiarent@sprb.brussels

Biarent Angéline

02 800 3352

abiarent@sprb.brussels

Caccia Dominioni Leopoldina

02 800 3496

lcacciadominioni@sprb. brussels

Caccia Dominioni Leopoldina

02 800 3496

lcacciadominioni@sprb. brussels

Collée Pierre

02 800 3273

pcollée@sprb.brussels

Collée Pierre

02 800 3273

pcollée@sprb.brussels

de Launois Quentin

02 800 3032

qdelaunois@sprb.brussels

de Launois Quentin

02 800 3032

qdelaunois@sprb.brussels

Doumali Loubna

02 800 3873

ldoumali@sprb.brussels

Doumali Loubna

02 800 3873

ldoumali@sprb.brussels

Marcoen Wouter

02 800 3282

wmarcoen@gob.brussels

Marcoen Wouter

02 800 3282

wmarcoen@gob.brussels

Oblin Caroline

02 800 3362

coblin@sprb.brussels

Oblin Caroline

02 800 3362

coblin@sprb.brussels

Polizzi Caroline

02 800 3479

cpolizzi@sprb.brussels

Polizzi Caroline

02 800 3479

cpolizzi@sprb.brussels

Reyskens Rosalie

02 800 3475

rreyskens@gob.brussels

Reyskens Rosalie

02 800 3475

rreyskens@gob.brussels

Willems Anne

02 800 3301

awillems@gob.brussels

Willems Anne

02 800 3301

awillems@gob.brussels

Willocx Anne

02 800 3325

awillocx@sprb.brussels

Willocx Anne

02 800 3325

awillocx@sprb.brussels

Direction des Finances Locales

financeslocales@sprb.brussels

Direction des Finances Locales

financeslocales@sprb. brussels

Directie Lokale Financiën

lokalefinancien@gob.brussels

Directie Lokale Financiën

lokalefinancien@gob. brussels

Annexe : liste des documents et annexes obligatoires :

Version papier

Version électronique

Les listes prévues par l'article 70 du règlement général :

- la liste par article budgétaire et par débiteur, établie par le receveur, des droits constatés restant à recouvrer au 31 décembre de l'exercice écoulé;

V

- la liste par article budgétaire et par créancier, établie par le secrétaire, des dépenses engagées qui n'ont pas été liquidées à la date du 31 décembre de l'exercice écoulé et à reporter à l'exercice suivant;

V

- la gestion des stocks, établie par le secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en concordance avec les données de l'inventaire.

V

Compte budgétaire

V

V (Minerve xml)

Bilan

V

Compte de résultats

V

Balance des comptes généraux

V

V (Minerve xml)

Avis du groupe technique (art. 75 du règlement général)

V

Annexe 1 - Tableau de financement

V (Excel)

Annexe 2 - Tableau synthétique

V (Excel)

Annexe 3 a, b ou c - Fonds de pension

V (Excel)

Annexe 4 - Tableau des emprunts (à l'exception des cpas utilisant le logiciel « Insito »)

V (Excel)

Pour la consultation du tableau, voir image