21 DECEMBRE 2018. - Arrêté royal portant approbation de modifications du code de déontologie de la Chambre nationale des notaires approuvé par l'arrêté royal du 21 septembre 2005

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 91, alinéa 1er, 1°, et alinéa 2, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, inséré par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat fermer ;

Considérant l'arrêté royal du 21 septembre 2005 portant approbation du code de déontologie établi par la Chambre nationale des notaires ;

Considérant l'arrêté royal du 31 mai 2016 portant approbation de l'article 34 modifié du code de déontologie de la Chambre nationale des notaires approuvé par l'arrêté royal du 21 septembre 2005 ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Sont approuvées et ont force obligatoire les modifications suivantes du code de déontologie de la Chambre nationale des notaires approuvé par l'arrêté royal du 21 septembre 2005 et modifié par l'arrêté royal du 31 mai 2016, adoptées le 22 juin 2017 par la Chambre nationale des notaires : 1° l'article 1er est remplacé par ce qui suit : « Article 1er.Le présent Code de déontologie est établi par la Chambre nationale des notaires en exécution de l'article 91, alinéa 1er, 1°, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, désignée ci-après la « loi organique du notariat ».

Le présent règlement s'applique aux notaires, aux candidats-notaires inscrits au tableau visé à l'article 77 de la loi organique du notariat, et aux notaires honoraires.

Le notaire doit, lors de la première assemblée générale de sa compagnie suivant sa prestation de serment, à la demande du Président de la chambre, confirmer qu'il a connaissance de la déontologie de la profession et s'engager solennellement à la respecter. » ; 2° l'article 3 est remplacé par ce qui suit : « Art.3. Le notaire prête son ministère chaque fois qu'il en est requis.

Il doit le refuser dans les cas suivants : 1° lorsque l'acte qu'il est requis de recevoir contient des dispositions contraires à une loi d'ordre public ou susceptibles d'induire les tiers en erreur ;2° lorsque les parties à l'acte agissent en fraude des droits des tiers ou de l'autorité ;3° lorsqu'il est incompétent pour un des motifs énumérés par la loi organique du notariat ;4° lorsqu'il ne pourrait recevoir l'acte sans contrevenir aux obligations qui lui incombent en vertu de la loi ou du présent Code de déontologie. Pour le surplus, il ne peut le refuser que lorsque les parties le requièrent d'authentifier : 1° soit une convention dans une matière étrangère à la compétence juridique qui peut normalement être attendue de tout notaire ;2° soit des déclarations ou des constatations qui ne ressortent pas du ministère notarial.» ; 3° l'article 5 est remplacé par ce qui suit : « Art.5. Il est interdit au notaire de permettre l'utilisation de sa signature électronique par des tiers, même lorsqu'il s'agit de ses collaborateurs agissant pour les besoins de l'exercice de ses fonctions. » ; 4° dans l'article 6, un alinéa rédigé comme suit est inséré entre les alinéas 1er et 2 : « Le notaire veille au bon fonctionnement de son étude en tenant compte du critère de qualité totale.» ; 5° l'article 7 est complété par un alinéa rédigé comme suit : « Il convient que le notaire procède à la mainlevée de l'inscription hypothécaire dans les deux mois de la signature de l'acte qui la nécessite.»; 6° l'article 8 est remplacé par ce qui suit : « Art.8. Le notaire respecte la règle de l'unicité de résidence, sauf dans le cas d'une association avec un ou plusieurs notaires de résidence différente, comme visé dans l'article 52, § 1er et § 1er/1, de la loi organique du notariat.

A cette fin, et sauf circonstances exceptionnelles, il s'abstient de recevoir des actes et de traiter un dossier avec un client en dehors de son étude ou en dehors d'une antenne de l'association. » ; 7° l'article 9 est complété par un alinéa rédigé comme suit : « L'intérêt du client prévaut toujours sur celui du notaire.» ; 8° l'article 11 est complété par un alinéa rédigé comme suit : « Le notaire informe, à temps, ses clients des frais dont ils sont redevables pour le traitement d'un dossier.» ; 9° l'article 13 est remplacé par ce qui suit : « Art.13. Même dans les cas où le secret professionnel garanti par l'article 458 du Code pénal n'est pas en jeu, le notaire est tenu à un devoir de discrétion, qui lui interdit de communiquer ces informations à des tiers, sauf si cette communication est nécessaire ou utile pour les opérations dont il est chargé.

A cet égard, le notaire tient compte de ce que les communications échangées entre notaires ne sont pas confidentielles, sauf mention contraire. Le caractère confidentiel mentionné par un notaire dans une communication faite à un confrère pourra être refusé par ce dernier.

Dans un tel cas, ce refus devra lui être notifié immédiatement de manière non équivoque et la confidentialité de la communication effectuée ne pourra être opposée à son destinataire. » ; 10° l'article 14 est remplacé par ce qui suit : « Art.14. Le notaire ne communique sa comptabilité, en tout ou en partie, qu'aux membres de la Cellule de contrôle de la comptabilité au sein de la Chambre nationale, à la chambre provinciale dont il dépend, et aux membres et aux experts de la commission de contrôle de la comptabilité désignés par elle, et dans les cas prévus par la loi. » ; 11° l'article 15 est remplacé par ce qui suit : « Art.15. Il est défendu au notaire de recevoir des actes sans être provisionné.

Lorsque le notaire adresse au client une demande de provision pour un acte soumis au droit proportionnel d'enregistrement, il la détaille en distinguant au moins les postes suivants : les droits d'enregistrement, les honoraires, la TVA, les droits d'hypothèque et les frais divers d'acte. » ; 12° l'article 16, alinéa unique, est complété par les mots « , et des frais liés à la gestion de ces comptes rubriqués » ;13° dans l'article 17, alinéa 1er, le mot « assistance » est remplacé par les mots « respect, conseil et assistance » ;14° dans l'article 17, l'alinéa 3 est abrogé ;15° dans l'article 18, alinéa 2, les mots « entretien confidentiel » sont remplacés par les mots « entretien qui resteront confidentiels » ;16° l'article 19 est remplacé par ce qui suit : « Art.19. Chaque partie a le libre choix du notaire. Tout comportement d'un notaire visant à influencer ce libre choix et à s'attirer ou s'attacher la clientèle est proscrit.

Il est en particulier défendu au notaire : 1° d'effectuer directement ou indirectement une démarche vis-à-vis d'un client pour lui proposer son ministère ;2° de rémunérer directement ou indirectement des tiers en vue d'être chargé d'un dossier ;3° de se porter caution pour ou consentir un prêt à un client, directement ou indirectement ;4° d'ouvrir régulièrement l'étude à la clientèle en dehors des jours et heures de travail, sauf exception admise par la chambre des notaires ;5° de recevoir un acte sans être provisionné.» ; 17° l'article 20 est remplacé par ce qui suit : « Art.20. Lorsqu'un notaire se voit confier un dossier dont un de ses confrères était initialement en charge, il a l'obligation : - d'en aviser immédiatement ce confrère ; - de s'enquérir des frais et honoraires qui resteraient dus à ce dernier ; - de communiquer au client cet état de frais et honoraires, si son confrère lui en fait la demande, et d'inviter le client à en acquitter le montant sans délai.

Si le client conteste le bien-fondé de l'état de frais et honoraires du notaire déchargé, le notaire nouvellement chargé propose au client de bloquer en son étude le montant litigieux, en attendant l'issue du litige.

En cas de refus ou de défaut de réponse du client, le notaire en avise son confrère, et peut poursuivre le traitement du dossier. Le confrère déchargé est tenu de transmettre le dossier à titre gratuit en ce qui concerne les documents que le client lui a confiés, et moyennant paiement en ce qui concerne les autres documents. » ; 18° l'article 24, alinéa unique, est complété par les mots « , de la Cellule de contrôle de la comptabilité au sein de la Chambre nationale, ainsi que des institutions notariales » ;19° dans l'article 25, alinéa unique, les mots « d'exprimer librement son opinion, même publiquement, » sont remplacés par les mots « de faire librement part de son opinion, » ;20° dans l'article 27, l'alinéa 1er est remplacé par ce qui suit : « Dans le contrat de travail ou le contrat d'entreprise, le notaire impose à ses collaborateurs le respect, pour ce qui les concerne, du présent Code de déontologie et de toutes les prescriptions qui s'imposent au notariat.» ; 21° dans la version néerlandaise de l'article 27, alinéa 2, le mot « maakt » est remplacé par le mot « pleegt » et le mot « stellen » est remplacé par le mot « maken » ;22° l'article 28 est remplacé par ce qui suit : « Art.28. Le notaire assure à ses collaborateurs une formation adaptée, suffisante et continue. Il permet en particulier aux stagiaires et candidats-notaires de satisfaire aux obligations imposées par le Règlement en matière de formation permanente de la Chambre nationale. » ; 23° dans l'article 29, alinéa unique, les mots « de collaboration » sont remplacés par les mots « d'entreprise » ;24° l'article 30 est remplacé par ce qui suit : « Art.30. Le notaire ne peut autoriser ses collaborateurs à recevoir la clientèle ou à traiter un dossier avec des clients en dehors de l'étude ou en dehors d'une antenne de l'association comme visée à l'article 52, § 1er, de la loi organique du notariat. » ; 25° l'article 31 est remplacé par ce qui suit : « Art.31. En cas de litige d'ordre professionnel entre deux notaires, chacun de ceux-ci s'abstient d'agir en justice contre son confrère sans en avoir préalablement référé à sa chambre. La chambre met en oeuvre une procédure de conciliation, que les notaires doivent suivre.

Si la chambre constate qu'un accord amiable est impossible, elle rend un avis au sujet du litige.

En cas de doute au sujet du caractère professionnel du litige, le président de la chambre décide.

S'il s'agit de notaires appartenant à des compagnies différentes, chacun s'adresse à la chambre de sa compagnie, sans préjudice de la compétence attribuée à la Chambre nationale des notaires par l'article 91, alinéa 1er, 4°, de la loi organique du notariat. » ; 26° dans l'article 32, alinéa unique, les mots « la chambre des notaires » sont remplacés par les mots « la chambre » et les mots « pris préalablement contact » sont remplacés par les mots « pris contact » ;27° dans la version néerlandaise de l'article 33, alinéa unique, le mot « wedden » est remplacé par le mot « salarissen » ;28° dans l'article 34, alinéa 3, le chiffre « 10 » est remplacé par le mot « dix » ;29° dans l'article 40, alinéa unique, la phrase « Il s'abstient de participer aux réunions.» est remplacée par ce qui suit : « Il lui est interdit de participer aux réunions, sauf accord des notaires commis par le tribunal et de toutes les parties. » ; 30° l'article 41 est remplacé par ce qui suit : « Art.41. Le notaire honoraire s'acquitte loyalement vis-à-vis de son successeur des obligations mises à sa charge par l'article 55, § 1er, de la loi organique du notariat. L'indemnité qu'il perçoit en vertu de l'article 55 implique, s'il poursuit une activité professionnelle dans le notariat, qu'il s'abstienne de tout acte de concurrence à l'égard de son successeur. En particulier, un notaire en fonction s'abstient de conclure une convention de collaboration avec un notaire honoraire autre que son prédécesseur, si son étude ou une antenne de l'étude dans laquelle il est associé est située dans les environs directs de l'étude dont le notaire honoraire était titulaire ou d'une antenne de l'étude dans laquelle celui-ci était associé, et spécialement si l'étude ou l'antenne est située dans le même canton de justice de paix, dans la même commune ou dans une commune limitrophe. » ; 31° l'article 43 est remplacé par ce qui suit : « Art.43. Lorsqu'un candidat-notaire est au service d'un notaire en fonction, il avertit ce dernier en temps utile du fait qu'il veut mettre fin à ses prestations dans son étude et cela : - s'il postule une étude vacante, au plus tard au moment où il pose sa candidature comme prévu à l'article 43, § 1er, de la loi organique du notariat ; - s'il projette de s'associer avec un autre notaire en fonction, au plus tard au moment de la conclusion du contrat d'association visé à l'article 50, § 5, de la loi organique du notariat, sans préjudice du respect du délai de préavis prescrit par la législation sociale ; - s'il envisage d'assumer une suppléance.

Il veille à perturber le moins possible le fonctionnement de l'étude qu'il quitte. » ; 32° il est inséré un chapitre XIV, comportant un article 44, rédigé comme suit : « Chapitre XIV - Des règles particulières applicables aux polices d'assurance responsabilité professionnelle Art.44. La Chambre nationale dresse la liste des polices d'assurance responsabilité professionnelle qui ont été approuvées par elle.

Le notaire désireux de conclure une autre police que celles approuvées par la Chambre nationale doit obtenir, au préalable, l'autorisation de celle-ci. Ce contrat est transmis au secrétaire de la Chambre nationale.

Tant qu'il n'a pas obtenu cette autorisation, le notaire devra veiller à obtenir une couverture provisoire de sa compagnie d'assurance jusqu'au jour de la conclusion définitive du contrat d'assurance. ».

Art. 2.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 21 décembre 2018.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS