15 JUIN 2023. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral

Rapport au Roi Sire, Le présent projet d'arrêté royal modifie les articles 5 et 6 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral. Cette modification vise à clarifier les responsabilités en matière de planification du personnel. Cette clarification a été rendue nécessaire, d'une part, par les profonds changements que ce domaine de la RH a connu depuis 2015 avec l'introduction du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel mais également, d'autre part, par le déficit en planification stratégique du personnel constaté notamment par la Cour des Comptes dans son cahier 176.

La modification apportée par le présent arrêté est le premier pas d'une démarche qui vise à distinguer les domaines de responsabilité de la planification des ressources humaines, pour mieux les simplifier et mieux les soutenir.

Lors de la rédaction de l'article 5, alinéa 4 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000, le Comité de direction se voyait confier la responsabilité de l'élaboration du plan de personnel. Cet outil fut défini ensuite par de nombreuses circulaires qui, toutes, en faisaient un instrument de planification non différenciée qui jouait indistinctement une fonction triple : - Fonction de contrôle, principalement budgétaire, par les Ministres du Budget et de la Fonction Publique ; - Fonction de gestion opérationnelle des recrutements et promotions par enveloppe ; - Fonction de négociation et consensus sur la politique RH entre les départements et leur(s) Ministre(s) compétent(s) ;

Dans le contexte d'aujourd'hui : - La fonction de contrôle budgétaire et de gestion du risque de dépassement de la trajectoire budgétaire gouvernementale est prise en charge par le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel instauré depuis 2015 par les circulaires 644, 645 et suivantes des Ministres de la Fonction publique et du Budget. - La fonction de gestion opérationnelle est placée sous la responsabilité conjointe des services et de l'Inspection des Finances dans le cadre de l'adaptation continue des résultats du monitoring précité et ce, conformément à la circulaire 670 relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel et du monitoring des décisions opérationnelles. - La fonction de consensus stratégique entre les Ministres et leur(s) département(s) respectif(s) doit quant à elle être prise en charge. En ce sens, les plans stratégiques pris en application de l'Arrêté du 21 décembre 2021 modifiant l'arrêté royal du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation et modifiant l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation, offrent le repositoire utile à l'expression d'une politique RH réfléchie, durable et compatible avec les priorités gouvernementales. Dans ce cadre, elle se conçoit comme un corps de principes et de règles qui guident la politique de ressources humaines dans son ensemble, à moyen et long terme, et auquel se conforme le management.

Il ressort de ces évolutions que l'alinéa 4 de l'article 5 de l'Arrêté royal du 7 novembre 2000 est tombé en désuétude et que son maintien dans le corpus réglementaire occasionne parfois des lenteurs dans les processus de décision et de contrôle qui sont préjudiciables au bon fonctionnement des services.

La modification portée par le présent Arrêté : - Consacre la responsabilité du Comité de direction sur les enjeux de la planification stratégique du personnel (article 5) - Confirme la responsabilité du Président du Comité de direction en matière de planification opérationnelle (article 6) - Positionne le plan de personnel comme un instrument relevant exclusivement de la planification opérationnelle du personnel (article 6).

Placer la planification stratégique du personnel sous la responsabilité du Comité de direction qui la développe en consensus avec les Ministres concernés, pose un cadre qui devra être précisé au fil du temps, à mesure que le dialogue stratégique entre les Ministres compétents et leurs départements gagne en maturité.

Placer la planification opérationnelle du personnel et le plan de personnel sous la responsabilité du Président du Comité de direction, réalise un premier pas pour en faire un instrument souple de gestion des actions RH concrètes à prendre dans le respect de l'enveloppe de personnel.

C'est notamment par la fixation de cette dernière que les Ministres ont l'occasion annuellement de définir le périmètre de mise en oeuvre de la planification stratégique. C'est à cette occasion que se consolidera l'alignement entre la vision stratégique du Ministre et la planification opérationnelle du personnel du département.

Pour la clarté du propos, voici en quelques points les caractéristiques principales de la planification stratégique du personnel et de la planification opérationnelle du personnel : 1. Planification stratégique a.Objectif Dessiner un effectif de personnel à l'épreuve du temps via l'analyse des besoins en personnel qui soit en conformité avec les enjeux de l'accord de Gouvernement. Cet exercice n'est pas orienté budget b. Acteurs Comité de direction et Ministres compétents c.Fréquence -Elaboration une fois par législature, en fonction des enjeux de l'accord de Gouvernement. -Suivi chaque année. d. Activités-type - Compréhension du contexte (par exemple : démographie, turn-over,...) - Analyse du marché du travail (par exemple, métiers en pénurie,...) - Evaluation du besoin par rapport aux objectifs de l'accord de Gouvernement e. Outils Plan stratégique (objectifs transversaux) 2.Planification opérationnelle a. Objectif Prendre et adapter les décisions opérationnelles en conformité avec les principes énoncés dans la planification stratégique et ce, aussi souvent que nécessaire et dans le respect des moyens budgétaires disponibles b.Acteurs A l'initiative du responsable en charge du personnel, le plan de personnel opérationnel est validé par le Comité de direction, sur proposition du Président. c. Fréquence En continu, conformément au monitoring des décisions opérationnelles décrit dans la circulaire 670 relative à la méthodologie pour le calcul des KPI du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel et du monitoring des décisions opérationnelles. Cette mention "En continu" doit se comprendre comme "aussi souvent que nécessaire". Le management de chaque SPF identifie pour lui-même la fréquence de mise à jour qui lui convient d. Activités-type - Calcul de la marge opérationnelle pour chaque enveloppe sur base du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel (circulaire 670 précitée) - Décision, gestion et suivi des actions à charge des crédits de personnel sur base des résultats du monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel (circulaire 670 précitée) e.Outils Plan de personnel, appelé ci-après plan de personnel opérationnel Le présent arrêté n'induit pour les services publics fédéraux aucune rupture avec les pratiques en vigueur et ne nécessite pas l'élaboration immédiate d'un nouveau plan de personnel opérationnel.

Les services qui, au moment de l'entrée en vigueur du présent Arrêté, disposent d'un plan de personnel opérationnel en cours d'exécution, doivent simplement considérer que la responsabilité finale de ce plan de personnel opérationnel en cours d'exécution est assumée désormais par le Président. Ceci est par ailleurs conforme à l'article 6bis de l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat.

Par ailleurs, il est souligné que le règlement d'ordre intérieur de chaque Comité de direction devrait inclure que les projets de plans de personnel opérationnels soient adressés aux membres du Comité de direction (y compris la cellule stratégique compétente) suffisamment tôt avant leur validation pour permettre à toute objection de pouvoir être exprimée en séance.

15 JUIN 2023. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution ;

Vu l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs a` chaque service public fédéral, notamment les articles 5 et 6 ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 6 juillet 2022;

Considérant qu'il est nécessaire de préciser les responsabilités en matière de planification du personnel ;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Fonction publique et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.A l'article 5 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral l'alinéa 4 est remplacé par ce qui suit : « Le Comité de direction est responsable de la planification stratégique du personnel qu'il conçoit en conformité avec la politique des ministres compétents. Par ailleurs, le Comité de direction valide aussi le plan de personnel opérationnel. »

Art. 2.L'article 6 du même arrête est complété par un alinéa 2 rédigé comme suit : « Il est responsable de l'exécution de la planification opérationnelle des ressources humaines et de son instrument privilégié, le plan de personnel opérationnel. Le plan de personnel opérationnel, pour chaque enveloppe de personnel, liste et confronte au budget disponible le coût des équivalents temps plein payés de l'effectif de personnel et celui des actions futures prévues et à prévoir (recrutements, promotions, départs). L'évaluation de la faisabilité budgétaire s'effectue lors de la mise en exécution des actions prévues au plan de personnel opérationnel. Cette évaluation est soutenue par un monitoring régulier du risque de dépassement des crédits de personnel. »

Art. 3.Nos Ministres et Nos Secrétaires d'Etat sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 15 juin 2023.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de la Fonction publique, des Entreprises publiques, des Télécommunications et de la Poste, P. DE SUTTER