SERVICE PUBLIC FEDERAL MOBILITE ET TRANSPORTS

Direction générale Politique de Mobilité durable et ferroviaire

28 FEVRIER 2016. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires

La Ministre chargée de la Société nationale des chemins de fer belges et compétente pour Infrabel, Vu la loi du 21 mars 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 source service public federal interieur Loi portant réforme de certaines entreprises publiques économiques. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 source service public federal interieur Loi portant réforme de certaines entreprises publiques économiques. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant réforme de certaines entreprises publiques économiques, l'article 47/1, inséré par la loi du 10 avril 2014, modifié par la loi du 10 août 2015 ;

Vu l'arrêté royal du 13 juin 2014 portant règlement de la composition et du fonctionnement du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires, l'article 9 § 1er, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 28 février 2016.

Jacqueline GALANT

Annexe à l'arrêté ministériel du 28 février 2016 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires

REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR Comité Consultatif pour les Voyageurs Ferroviaires

Ce règlement a été approuvé en réunion plénière du 15 décembre 2015 Article 1 Ce règlement d'ordre intérieur est rédigé conformément aux dispositions de l'Arrêté Royal du 13 juin 2014 portant règlement de la composition et du fonctionnement du Comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires, dénommé ci-après "le Comité".

Ce règlement d'ordre intérieur régit le fonctionnement du Comité. Il peut être adapté: o sur proposition du Président ou du Vice-Président ou ; o après demande motivée d'au moins la moitié des membres effectifs et ce à condition qu'au minimum la moitié des membres effectifs (ou de leurs suppléants) soient présents en réunion et ; o après approbation des modifications en séance plénière. 1. PRESIDENT ET VICE-PRESIDENT Article 2Nomination du Président et du Vice-Président 1° Conformément à l'article 4 de l'Arrêté Royal du 13 juin 2014 portant règlement de la composition et du fonctionnement du Comité Consultatif pour les Voyageurs Ferroviaires, le Président et le Vice-Président sont désignés par le Ministre ayant les entreprises publiques dans ses attributions.2° Le Président et le Vice-Président représentent le Comité vers l'extérieur.Eux seuls ont le droit de parole au nom du Comité. Ils veillent alors, le cas échéant, à présenter la diversité des positions et opinions exprimées par le Comité. Ils veillent également à ce que seuls les documents autorisés et approuvés par le Comité fassent partie de la communication extérieure de celui-ci. Lorsque cela se justifie, le Président et le Vice-Président peuvent déléguer ces missions à un membre du Bureau Exécutif.

Article 3 Le Président Le Président ouvre, suspend et clôture les réunions plénières. Il dirige les débats, accorde la parole et la retire. En cas d'absence du Président, le Vice-président remplit la fonction de Président. En cas d'absence du Président et du Vice-président, le membre le plus âgé du Bureau exécutif remplit la fonction.

Le Président veille également : o à l'exécution des missions attribuées au Comité ; o à assurer le respect de la Loi et de ce règlement ; o à animer de manière impartiale le débat et le dialogue entre les membres ; o à rechercher l'obtention du consensus au sein du Comité ; o à se tenir informé du travail des différents Groupes de travail mis en place par le Comité ; o à signer les documents officiels du Comité o à convoquer les séances plénières du Comité et les réunions du Bureau.

Article 4Le Vice-Président Le Vice-Président assiste le Président dans l'exécution de ses tâches et en cas d'indisponibilité du Président, il le supplée avec les mêmes compétences et obligations que le Président. 2. LES MEMBRES Article 5Membres effectifs et suppléants Les membres effectifs et suppléants sont nommés par arrêté ministériel. En cas d'absence d'un membre effectif, celui-ci est remplacé par son suppléant qui délibérera à sa place.

Chaque membre conserve en tout temps et en toutes circonstances la faculté de se prononcer en son nom propre, ou au nom de la ou des organisations auxquelles il appartient éventuellement, tant lors des activités du Comité qu'en dehors de celles-ci. Les membres ne peuvent en aucun cas se prononcer au nom du Comité.

Article 6Démission Les membres effectifs et suppléants peuvent à tout moment présenter leur démission par écrit au Ministre, avec le Président du Comité en copie. Le Président en informe les membres du Comité.

En cas de démission d'un membre effectif, et dans l'attente de la publication d'un arrêté ministériel pourvoyant à son remplacement, il est remplacé de plein droit par son suppléant.

Lorsqu'un membre effectif n'a pas participé à une seule réunion plénière durant une année civile et qu'il n'a pas entamé de façon systématique les démarches prévues à l'article 13 afin de se faire remplacer par son suppléant, le Ministre compétent en est informé. 3. LE BUREAU EXECUTIF Article 7Composition du Bureau exécutif 1° Le Bureau exécutif est composé du Président, du Vice-Président ainsi que de deux membres adjoints.Le Président, le Vice-président et les deux membres adjoints du Bureau exécutif sont désignés par arrêté ministériel.

Le Président du Comité est également le Président du Bureau exécutif. 2° Les membres du Bureau exécutif doivent s'impliquer activement dans les activités du Comité et de ses différents organes. En cas de démission d'un membre du Bureau exécutif, et dans l'attente de la publication d'un arrêté ministériel pourvoyant à son remplacement, le Comité pourvoit temporairement à ce remplacement parmi ses membres, effectifs ou suppléants. Ce dernier remplacement respecte les équilibres prescrits par la Loi en matière de représentation linguistique (parité FR-NL).

Article 8Fonctionnement du Bureau Exécutif Le Bureau exécutif est convoqué par le Président, chaque fois que celui-ci le juge nécessaire et en principe, une fois par mois. Des personnes ressources peuvent être invitées lors des réunions du Bureau exécutif lorsque la discussion d'un point précis de l'ordre du jour le justifie. Ces personnes ressources ne prennent pas part aux délibérations du Bureau exécutif.

Le Bureau Exécutif se charge de la gestion quotidienne du Comité. De plus, il : o fixe les dates et l'ordre du jour des réunions plénières du Comité ; o veille à l'exécution des décisions du Comité ; o propose la constitution de Groupes de travail au sein du Comité ; o représente le Comité lors des concertations et autres manifestations extérieures; o rédige le Rapport d'activités annuel du Comité et du Bureau exécutif.

Le Président, ou le Vice-Président en cas d'indisponibilité de ce dernier, fixe les dates et l'ordre du jour des réunions du Bureau exécutif. Tout membre du Bureau exécutif peut demander l'inscription d'un point à son ordre du jour. Le Président veille à planifier les réunions du Bureau exécutif de telle manière que puissent y participer le plus grand nombre possible de ses membres ; sauf en cas d'urgence, les invitations, ainsi que les documents y afférents, sont transmis aux membres par e-mail au moins huit jours avant la date de réunion.

Le Bureau Exécutif délibère de manière collégiale. Le Bureau exécutif peut cependant charger un ou plusieurs de ses membres d'effectuer certaines tâches ou missions. Le Bureau exécutif peut aussi charger un ou plusieurs de ses membres de représenter le Comité lors des concertations et autres manifestations extérieures. Le Bureau Exécutif est informé de l'exécution de ces différentes charges de manière systématique.

Lorsque cela s'avère nécessaire, le Bureau Exécutif peut préparer et/ou finaliser des projets d'avis avant de les soumettre à l'approbation de l'ensemble des membres du Comité en séance plénière.

Pour chaque réunion du Bureau exécutif, un compte rendu synthétique de la réunion est réalisé par le Secrétariat et transmis aux membres du Bureau Exécutif pour approbation. Les décisions du Bureau Exécutif sont transmises à l'ensemble des membres du Comité par e-mail. 4. GROUPES DE TRAVAIL Article 9Les Groupes de travail Sur proposition du Bureau Exécutif, le Comité peut nommer des Groupes de travail, composés de membres effectifs ou suppléants, pour préparer un avis ou pour étudier tout objet déterminé, en ce compris la collecte d'informations et le développement de connaissances pertinentes. Ces groupes de travail sont dirigés par un Coordinateur. Celui-ci est désigné par le Bureau Exécutif du Comité au sein des membres qui forment le Groupe de travail.

Lorsque l'agenda ne permet pas la création d'un groupe de travail en séance plénière, le Président du Comité, en concertation avec les membres du Bureau exécutif informe par e-mail l'ensemble des membres de la création d'un groupe de travail et sollicite les candidatures des membres qui souhaitent en faire partie.

Les dates de réunion d'un Groupe de travail sont fixées par son Coordinateur. Celui-ci veille à planifier les réunions du Groupe de travail de telle manière que puissent y participer le plus grand nombre possible de ses membres ; sauf en cas d'urgence, les invitations sont transmises aux membres par e-mail au moins dix jours avant la date de réunion. Le Secrétariat met une salle de réunion à la disposition du Groupe de travail.

Avec l'accord du Bureau exécutif, des personnes ressources compétentes dans les matières abordées peuvent être auditionnées par un Groupe de travail et ce en vue d'apporter une information ponctuelle. Ces personnes ressources ne prennent pas part aux délibérations du Groupe de travail.

Un groupe de travail peut, de sa propre initiative, présenter un projet d'avis, après avoir obtenu l'accord du Bureau exécutif. Les projets d'avis émis d'initiative suivent la même procédure d'adoption que les autres avis.

Les Coordinateurs font rapport de l'avancement des travaux de leur Groupe de travail à l'ensemble des membres du Comité. 5. LES REUNIONS Article 10 Pendant les réunions, chaque membre s'exprime dans la langue nationale de son choix. La convocation, l'ordre du jour, les procès-verbaux des réunions sont rédigés en néerlandais ou en français. Ils sont ensuite traduits dans l'autre langue nationale.

Les différences éventuelles de traduction entre le néerlandais et le français sont tranchées par le Bureau et sans que la préférence ne soit donnée à un texte plutôt qu'à l'autre.

Les documents de travail ne font pas l'objet de traduction. Seuls les documents officiels et finaux soumis à approbation des membres lors d'une réunion plénière du Comité sont traduits dans les 2 langues nationales.

Sont également traduits dans les 2 langues nationales avant envoi aux membres du Comité en vue des réunions plénières du Comité: o Le compte rendu des réunions plénières ; o Le compte rendu synthétique des réunions du Bureau ; o La synthèse des activités du Bureau.

Le rapport annuel d'activités du Comité est rédigé dans les 2 langues nationales.

Article 11 Les réunions du Comité ne sont pas publiques. Elles ne sont accessibles qu'aux seuls : o membres effectifs et suppléants du Comité ; o membres du Secrétariat ; o observateurs légalement prévus ; o personnes invitées en application de l'article 13 alinéa 5.

Article 12Réunions plénières Le Comité se réunit au minimum 2 fois par an en séance plénière, à l'initiative du Bureau exécutif ou encore à la demande motivée d'au moins 10 membres effectifs du Comité. Dans ce dernier cas, la demande d'organisation d'une réunion plénière mentionnera l'intitulé du ou des points devant être inscrits à l'ordre du jour et sera accompagnée, pour chacun de ces points, d'une note explicative.

Les invitations et l'ordre du jour doivent être adressés à tous les membres effectifs, suppléants et observateurs par e-mail, de préférence quinze jours, mais au plus tard 8 jours avant la date de la réunion plénière.

L'ordre du jour des réunions plénières est fixé par le Bureau exécutif à l'initiative du Président. Un point peut être inscrit à l'ordre du jour sur demande écrite et motivée d'un ou de plusieurs membres du Comité et envoyée au Président du Comité 8 jours avant la réunion plénière.

Sauf certains cas exceptionnels ou urgents sur lesquels la majorité des membres présents marque son accord, aucun autre point que ceux inscrits à l'ordre du jour ne peut y être discuté.

En cas de nécessité absolue et dûment motivée, le Président peut déroger à la procédure et aux délais susmentionnés.

Article 13Participation aux réunions plénières Tous les membres effectifs et suppléants sont invités lors des réunions plénières du Comité. Lorsque le membre effectif et son suppléant sont présents, seul le membre effectif jouit du droit de vote.

Toute absence d'un membre effectif à une réunion du Comité doit être signalée avant la réunion plénière. En cas d'impossibilité d'assister à une réunion, le membre effectif avertit son suppléant et le Secrétariat. En cas d'impossibilité d'assister à une réunion, le membre suppléant avertit son effectif et le Secrétariat.

Lorsqu'un membre suppléant est présent en remplacement de son effectif, il jouit du droit de vote tel qu'en aurait eu droit son effectif s'il avait été présent.

Les observateurs sont invités lors des séances plénières du Comité et ne peuvent prétendre au vote.

Si nécessaire, le Bureau exécutif est habilité à inviter aux réunions plénières des personnes ressources qualifiées afin d'être auditionnées, que ce soit dans le cadre d'un dossier particulier ou, de manière plus générale, dans les matières qui relèvent de la compétence du Comité. Ces personnes ressources ne prennent pas part aux délibérations du Comité.

Article 14Règles de Déontologie et d'Ethique Les membres exercent leur mandat avec probité et loyauté.

Les membres doivent considérer tout document distribué ou transmis comme confidentiel, sauf en cas d'instruction contraire et explicite, et sauf les avis approuvés et émis qui tombent dès lors dans le domaine public. Ils doivent également s'abstenir de profiter de leur position afin d'obtenir des informations ou décisions à des fins étrangères à leur fonction au sein du Comité.

Ces règles sont d'application pour l'ensemble des activités du Comité (réunion plénière, Groupe de travail, Bureau exécutif, concertations,...). 6. LES AVIS Article 15Demandes d'avis Le Comité émet des avis à la demande des entreprises fournissant des services de transport ferroviaires de voyageurs faisant l'objet de missions de service public, à la demande du Ministre dont relèvent ces entreprises, à la demande du Ministre qui a la régulation du transport ferroviaire dans ses attributions, ou de sa propre initiative. Article 16Procédure des avis 1° LES PROJETS D'AVIS peuvent être rédigés par : - le Président ; - le Vice-Président ; - un membre du Bureau exécutif ; - Le Coordinateur d'un groupe de travail. Ce dernier peut se faire assister d'un rapporteur nommé par ses soins au sein du groupe de travail. Dans tous les cas, le Coordinateur reste responsable de la réalisation du projet d'avis.

Les projets d'avis sont transmis au Bureau exécutif qui les finalise puis les inscrit à l'ordre du jour du Comité. Le Secrétariat se charge quant à lui d'assurer la traduction du projet d'avis finalisé. 2° LES PROJETS D'AVIS sont destinés aux réunions plénières pour présentation à l'ensemble des membres du Comité et permettre une discussion collégiale.Ils sont transmis aux membres au plus tard 8 jours à l'avance, par e-mail. 3° Les membres peuvent proposer des AMENDEMENTS ECRITS à un projet d'avis.Chaque proposition d'amendement doit être transmise au Secrétariat par e-mail qui le transmettra à son tour au Bureau exécutif du comité ainsi qu'au Coordinateur du groupe de travail, au plus tard trois jours après l'envoi du projet d'avis par le Secrétariat.

Article 17Discussion des propositions d'avis En règle générale, la discussion en séance plénière se limite aux amendements.

Le Président peut, toutefois, y déroger : o pour les projets d'avis parvenus aux membres tardivement (moins de 8 jours à l'avance) ; o pour les projets d'avis rédigés à la demande du Ministre compétent en cas d'urgence dûment motivée par ce dernier.

Article 18Approbation des avis 1° Les avis sont idéalement adoptés par consensus.Dans le cas où un consensus ne peut pas être atteint, le Président soumet l'avis au vote des membres présents jouissant de ce droit. L'avis est adopté à la majorité simple des membres ayant exprimé un vote positif ou négatif, la voix du Président étant prépondérante en cas d'égalité des voix.

L'avis mentionne alors explicitement les opinions divergentes et indique la position respective de chacun.

Le vote est valide lorsque le nombre de membres présents en réunion plénière et jouissant du droit de vote correspond au moins à un tiers du nombre total des membres effectifs.

Les membres suppléants qui, le cas échéant, sont présents en même temps que le membre effectif ne disposent pas du droit de vote. Il en va de même des observateurs légalement prévus. 2° Lorsqu'un membre présent se voit dans l'obligation de quitter l'assemblée avant la fin de la réunion, il peut remettre son vote au Président, pour que celui-ci émette un vote en son nom.A cet effet il doit en avertir par écrit le Président et le Secrétariat avant son départ. Le vote ainsi émis en son nom est considéré comme valable. 3° Lorsque le quorum requis ci-haut n'est pas atteint, le Président peut fixer une nouvelle réunion plénière dans les cinq jours ouvrables en vue de discuter des points mis à l'ordre du jour et ce, sans tenir compte des délais fixés à l'article 12 du présent règlement.4° Les avis adoptés lors d'une réunion plénière du Comité sont ensuite transmis aux destinataires de l'avis par le Secrétariat.Le Secrétariat se charge également de le faire publier sur le site internet du SPF Mobilité et Transports dans la rubrique qui concerne le Comité Consultatif pour les Voyageurs Ferroviaires.

Article 19Avis urgents En cas d'urgence dûment motivée, le Ministre compétent peut demander l'avis du Comité, lequel se prononce dans le délai légal de dix jours ouvrables. Est considéré comme jour ouvrable, chaque jour civil autre qu'un samedi, dimanche ou jour férié légal.

Lorsque le Comité est saisi d'une demande d'avis urgent, le Président en informe aussitôt les membres du Bureau exécutif et l'ensemble des membres du Comité.

Le Bureau exécutif constate l'urgence et se charge de rédiger un avis avec l'aide des membres prêts à s'y investir et qui se seront manifestés auprès du Secrétariat. A défaut, le Bureau exécutif est chargé de préparer un avis.

L'avis sera transmis aux membres aussi rapidement que possible par e-mail. Une réaction des membres sera attendue au moins 24 heures avant l'expiration du délai légal de remise de l'avis urgent au Ministre compétent. L'absence de réaction d'un membre dans les délais prescrits est considérée comme une approbation tacite de sa part.

Le cas échéant, un point de vue divergent pourra être transmis en annexe de l'avis urgent, avant d'être porté à la connaissance du Ministre.

L'ensemble de la procédure de réalisation et d'adoption d'un avis qualifié d'urgent pourra se faire exclusivement à distance, par e-mail ou encore, par téléphone et visio-conférence. 7. SECRETARIAT ET COURRIER Article 20 Le Secrétariat est chargé de l'envoi de toutes les invitations et des comptes rendus, de la documentation éventuelle et des projets d'avis aux membres concernés. Le Secrétariat rédige le compte-rendu des réunions plénières et des réunions du Bureau. Chaque projet de compte-rendu est à remettre pour vérification au Président ainsi qu'aux membres du Bureau exécutif. Le Secrétariat assiste le Bureau exécutif pour l'élaboration du rapport annuel d'activités.

Article 21 Le Secrétariat travaille exclusivement sous la responsabilité du SPF Mobilité et Transports. Aucun lien de subordination ne peut exister entre le Comité et le personnel du SPF Mobilité et Transports détaché au Secrétariat.

Une convention de collaboration est conclue avec le SPF Mobilité et Transports.

Article 22 Tout courrier et toute communication concernant le Comité et ses activités est à adresser exclusivement à : COMITE CONSULTATIF POUR LES VOYAGEURS FERROVIAIRES SPF Mobilité et Transports Direction générale Politique de Mobilité Durable et Ferroviaire Rue du Progrès, 56 1210 BRUXELLES Téléphone : 02/277 36 60 - Fax : 02/277 40 47 E-mail : alain.piette@mobilit.fgov.be Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 28 février 2016 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires.

Jacqueline GALANT