FEDERALE OVERHEIDSDIENST MOBILITEIT EN VERVOER

Directoraat-generaal Duurzame Mobiliteit en Spoorbeleid

28 FEBRUARI 2016. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het raadgevend comité van de treinreizigers

De Minister belast met de Nationale Maatschappij der Belgische spoorwegen en bevoegd voor Infrabel, Gelet op de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, artikel 47/1 ingevoegd door de wet van 10 april 2014, gewijzigd door de wet van 10 augustus 2015;

Gelet op het koninklijk besluit van 13 juni 2014Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/06/2014 pub. 13/08/2014 numac 2014014362 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot regeling van de samenstelling en de werking van het raadgevend comité van de treinreizigers sluiten tot regeling van de samenstelling en de werking van het raadgevend comité van de treinreizigers, artikel 9 § 1er, Besluit :

Artikel 1.Het bij dit besluit gevoegde huishoudelijk reglement van het raadgevend comité van de treinreizigers wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.

Brussel, 28 februari 2016.

Jacqueline GALANT

Bijlage bij het ministerieel besluit van 28 februari 2016 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het raadgevend comité van de treinreizigers

Huishoudelijk reglement Raadgevend Comité van de Treinreizigers

Dit reglement werd goedgekeurd op de plenaire vergadering van 15 december 2015 Artikel 1 Dit huishoudelijk reglement is opgesteld conform de bepalingen van het koninklijk besluit van 13 juni 2014Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/06/2014 pub. 13/08/2014 numac 2014014362 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot regeling van de samenstelling en de werking van het raadgevend comité van de treinreizigers sluiten tot regeling van de samenstelling en de werking van het raadgevend comité van de treinreizigers hierna "het Comité" genoemd.

Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van het Comité. Het kan worden aangepast: o op voordracht van de voorzitter of vicevoorzitter of; o na gemotiveerd verzoek van ten minste de helft van de vaste leden en op voorwaarde dat minstens de helft van de vaste leden (of hun vervangers) aanwezig zijn op de vergadering en; o na goedkeuring van de wijzigingen in de plenaire zittingen. 1. VOORZITTER EN VICEVOORZITTER Artikel 2Benoeming van de voorzitter en vicevoorzitter 1° Conform artikel 4 van het koninklijk besluit van 13 juni 2014Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 13/06/2014 pub. 13/08/2014 numac 2014014362 bron federale overheidsdienst mobiliteit en vervoer Koninklijk besluit tot regeling van de samenstelling en de werking van het raadgevend comité van de treinreizigers sluiten tot regeling van de samenstelling en de werking van het raadgevend comité van de treinreizigers, worden de voorzitter en vicevoorzitter benoemd door de minister bevoegd voor Overheidsbedrijven.2° De voorzitter en vicevoorzitter vertegenwoordigen het Comité.Enkel zij mogen in naam van het Comité spreken. Ze waken er in voorkomend geval over om de veelheid aan standpunten en meningen die door het Comité zijn geuit, naar voren te brengen. Ze zien er ook op toe dat enkel de door het Comité toegestane en goedgekeurde documenten deel uitmaken van de externe communicatie van het Comité. Wanneer dit gerechtvaardigd is, mogen de voorzitter en vicevoorzitter deze opdrachten delegeren aan een lid van het uitvoerend bureau.

Artikel 3De voorzitter De voorzitter verklaart de plenaire zittingen voor geopend, geschorst of gesloten. Hij leidt de besprekingen, geeft het woord en ontneemt het. Bij afwezigheid van de voorzitter vervult de vicevoorzitter de rol van de voorzitter. Bij afwezigheid van de voorzitter en de vicevoorzitter vervult het oudste lid van het dagelijks bestuur deze functie.

De voorzitter ziet er ook op toe: o dat de opdrachten die aan het Comité zijn toegewezen, worden uitgevoerd; o dat de wet en dit reglement worden nageleefd; o dat het debat en de dialoog tussen de leden op onpartijdige wijze wordt aangestuurd; o dat er binnen het Comité een consensus wordt bereikt; o dat hij op de hoogte blijft van de werkzaamheden van de verschillende werkgroepen die het Comité heeft opgericht; o dat de officiële documenten van het Comité worden ondertekend; o om de plenaire zittingen van het Comité en de vergaderingen van het Bureau bijeen te roepen.

Artikel 4De vicevoorzitter De vicevoorzitter staat de voorzitter bij in de uitvoering van diens taken en wanneer de voorzitter afwezig is, is hij bekleed met dezelfde bevoegdheden en verplichtingen als de voorzitter. 2. DE LEDEN Artikel 5Vaste leden en vervangers De vaste leden en de vervangers worden bij ministerieel besluit aangesteld. Bij afwezigheid van een vast lid wordt het vervangen door zijn vervanger die in zijn plaats zal beslissen.

Elk lid behoudt steeds en onder alle omstandigheden de mogelijkheid om zich in eigen naam uit te spreken of in naam van de organisaties waartoe hij eventueel behoort, en dit zowel tijdens de activiteiten van het Comité als buiten deze activiteiten. De leden mogen zich echter in geen geval in naam van het Comité uitspreken.

Artikel 6Ontslag De vaste leden en de vervangers mogen te allen tijde hun ontslag schriftelijk indienen bij de minister en met kopie aan de voorzitter van het Comité. De voorzitter brengt de leden van het Comité hiervan op de hoogte.

Bij het ontslag van een vast lid, en in afwachting van de bekendmaking van een ministerieel besluit dat in een opvolger voorziet, wordt het vast lid van rechtswege vervangen door zijn vervanger.

Wanneer een vast lid gedurende een kalenderjaar aan geen enkele plenaire vergadering heeft deelgenomen en hij niet systematisch de in artikel 13 bepaalde maatregelen trof om zich door zijn vervanger te laten vertegenwoordigen, dan wordt de bevoegde minister hiervan in kennis gesteld. 3. HET UITVOEREND BUREAU Artikel 7Samenstelling van het uitvoerend bureau 1° Het uitvoerend bureau is samengesteld uit de voorzitter, de vicevoorzitter en twee adjunct-leden.De voorzitter, vicevoorzitter en de twee adjunct-leden van het uitvoerend bureau worden bij ministerieel besluit benoemd.

De voorzitter van het Comité is ook de voorzitter van het uitvoerend bureau. 2° De leden van het uitvoerend bureau moeten actief deelnemen aan de activiteiten van het Comité en zijn diverse organen. Bij het ontslag van een lid van het uitvoerend bureau, en in afwachting van de bekendmaking van een ministerieel besluit dat in een opvolger voorziet, voorziet het Comité tijdelijk in een vervanger uit zijn ledenbestand (vaste leden of vervangers). Bij voornoemde vervanging wordt het door de wet bepaalde evenwicht op het vlak van taalpariteit (NL-FR) gerespecteerd.

Artikel 8Werking van het uitvoerend bureau Het uitvoerend bureau wordt bijeengeroepen door de voorzitter, telkens wanneer hij dit nodig acht en in principe één keer per maand.

Deskundigen mogen worden uitgenodigd op de vergaderingen van het uitvoerend bureau wanneer de bespreking van een agendapunt dit rechtvaardigt. Deze deskundigen nemen niet deel aan de beraadslaging van het uitvoerend bureau.

Het uitvoerend bureau neemt het dagelijkse beheer van het Comité voor zijn rekening. Bovendien zorgt het voor: o de vastlegging van de agenda van de plenaire vergaderingen van het Comité; o het toezicht op de uitvoering van de beslissingen van het Comité; o de voordracht van de werkgroepensamenstelling binnen het Comité; o de vertegenwoordiging van het Comité bij overleg en andere externe evenementen; o de opmaak van het jaarlijkse activiteitenverslag van het Comité en van het uitvoerend bureau.

De voorzitter, of de vicevoorzitter in geval van onbeschikbaarheid van eerstgenoemde, bepaalt de data en de agenda van de vergaderingen van het uitvoerend bureau. Elk lid van het uitvoerend bureau mag vragen om een bepaald punt op de agenda te plaatsen. De voorzitter let erop de vergaderingen van het uitvoerend bureau zo in te plannen dat het grootst mogelijke aantal van zijn leden eraan kan deelnemen; op noodgevallen na worden de uitnodigingen alsook de bijbehorende documenten ten minste acht dagen vóór de datum van de vergadering per mail naar de leden verstuurd.

Het uitvoerend bureau beraadslaagt in collegiaal verband. Het uitvoerend bureau kan echter een of meerdere van zijn leden belasten met de uitvoering van bepaalde taken of opdrachten. Het uitvoerend bureau kan ook een of meerdere van zijn leden belasten met de vertegenwoordiging van het Comité bij overleg en andere externe evenementen. Het uitvoerend bureau wordt systematisch op de hoogte gehouden over de uitvoering van deze diverse opdrachten.

Indien nodig kan het uitvoerend bureau de adviesontwerpen voorbereiden en/of afwerken alvorens deze tijdens een plenaire zitting aan alle leden ter goedkeuring voor te leggen.

Voor elke vergadering van het uitvoerend bureau stelt het secretariaat een beknopt verslag van de vergadering op dat ter goedkeuring naar de leden van het uitvoerend bureau wordt verstuurd. De beslissingen van het uitvoerend bureau worden per mail aan alle leden van het Comité bezorgd. 4. WERKGROEPEN Artikel 9De werkgroepen Op voordracht van het uitvoerend bureau, kan het Comité werkgroepen aanstellen, bestaande uit vaste of plaatsvervangende leden, om een advies voor te bereiden of om ieder vastomlijnd onderwerp te onderzoeken en dit met inbegrip van de informatievergaring en de ontwikkeling van relevante kennis. Deze werkgroepen worden aangestuurd door een coördinator.

Laatstgenoemde wordt door het uitvoerend bureau aangesteld uit de leden die de werkgroep vormen.

Wanneer de oprichting van een werkgroep tijdens de plenaire zitting omwille van de agenda niet mogelijk is, dan informeert de voorzitter in overleg met de leden van het uitvoerend bureau, en per mail alle leden over de oprichting van een werkgroep en hij doet een oproep tot kandidaatstelling van de leden die van deze werkgroep deel willen uitmaken.

De coördinator bepaalt de vergaderdata van zijn werkgroep. Hij waakt erover om de vergaderingen van de werkgroep zo te plannen dat het grootst mogelijke aantal van de leden van de werkgroep eraan kan deelnemen; behalve in noodgevallen worden de uitnodigingen per mail naar de leden gestuurd en dit minstens tien dagen voor de vergaderdatum. Het secretariaat stelt een vergaderzaal ter beschikking van de werkgroep.

Met instemming van het uitvoerend bureau kan de werkgroep de bevoegde deskundigen over de aangekaarte onderwerpen horen en dit met het oog op het aanleveren van doelgerichte informatie. Deze deskundigen nemen niet deel aan de beraadslagingen van de werkgroep.

Een werkgroep kan uit eigen initiatief een adviesontwerp voorleggen na hiervoor de toestemming te hebben gekregen van het uitvoerend bureau.

De op eigen initiatief uitgebrachte adviesontwerpen volgen dezelfde goedkeuringsprocedure als de andere adviezen.

De coördinatoren brengen aan alle leden van het Comité verslag uit over de voortgang van de werkzaamheden van hun werkgroep. 5. DE VERGADERINGEN Artikel 10 Op de vergaderingen bedient elk lid zich van de landstaal van zijn keuze. De oproeping, de agenda en de notulen van de vergaderingen worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Vervolgens worden ze in de andere landstaal vertaald.

De eventuele verschillen in de vertaling tussen het Nederlands en het Frans worden beslecht door het Bureau en zonder dat er een voorkeur wordt gegeven aan een tekst boven een andere.

De werkdocumenten worden niet vertaald. Enkel de op een plenaire vergadering van het Comité ter goedkeuring van de leden voorgelegde officiële en definitieve documenten worden in de 2 nationale talen vertaald.

Worden ook vertaald in de 2 nationale talen vóór verzending naar de leden van het Comité met het oog op de plenaire vergaderingen van het Comité: o het verslag van de plenaire vergaderingen; o het samenvattend verslag van de vergaderingen van het Bureau; o de samenvatting van de activiteiten van het Bureau; het jaarlijks activiteitenverslag van het Comité wordt in de 2 nationale talen opgesteld.

Artikel 11 De vergaderingen van het Comité zijn niet openbaar. Ze zijn uitsluitend toegankelijk voor: o de vaste leden en de vervangers van het Comité; o de leden van het secretariaat; o de wettelijk bepaalde waarnemers; o personen die op grond van artikel 13, lid 5 worden uitgenodigd.

Artikel 12Plenaire vergaderingen Het Comité komt minstens 2 maal per jaar in plenaire zitting samen op initiatief van het uitvoerend bureau of naar aanleiding van een gemotiveerd verzoek van ten minste 10 vaste leden van het Comité. In dit laatste geval zal in het verzoek tot organisatie van een plenaire vergadering de titel van het/de op de agenda te plaatsen punt(en) worden vermeld, en elk van deze agendapunten zal van een toelichting zijn voorzien.

De uitnodigingen en de agenda moeten per mail aan alle uitvoerende, plaatsvervangende en waarnemende leden worden gericht, bij voorkeur 14 dagen, maar ten laatste 8 dagen, voor de datum van de plenaire vergadering.

De agenda van de plenaire vergaderingen wordt op initiatief van de voorzitter door het uitvoerend bureau bepaald. Op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van een of meer leden van het Comité dat 8 dagen vóór de plenaire zitting naar de voorzitter van het Comité is verstuurd, kan er een punt op de agenda worden geplaatst.

Behalve bij uitzonderlijke of dringende gevallen waarmee het merendeel van de aanwezige leden instemt, kan geen enkel ander punt worden besproken dan die welke op de agenda staan.

Bij een absolute en behoorlijk onderbouwde noodzaak kan de voorzitter van deze procedure en de voormelde termijnen afwijken.

Artikel 13Deelname aan de plenaire vergaderingen Alle vaste leden en vervangers worden op de plenaire vergaderingen van het Comité uitgenodigd. Wanneer een vast lid en zijn vervanger aanwezig zijn, is enkel het vaste lid stemgerechtigd.

Elke afwezigheid van een vast lid op een vergadering van het Comité moet voor de plenaire vergadering worden gemeld. Wanneer een vast lid een vergadering onmogelijk kan bijwonen, waarschuwt hij zijn vervanger en het secretariaat. Wanneer een vervangend lid een vergadering onmogelijk kan bijwonen, waarschuwt hij het vaste lid en het secretariaat.

Wanneer een vervangend lid aanwezig is ter vervanging van het vaste lid, geniet hij hetzelfde stemrecht als het vaste lid zou hebben genoten als deze aanwezig was.

De waarnemers zijn uitgenodigd op plenaire zittingen van het Comité en kunnen geen aanspraak maken op stemrecht.

Indien nodig is het uitvoerend bureau gemachtigd om gekwalificeerde deskundigen op de plenaire vergaderingen uit te nodigen teneinde hen te horen in de materies die onder de bevoegdheid van het Comité vallen, of dit nu gebeurt in het raam van een specifiek dossier of in een bredere context. Deze deskundigen nemen niet deel aan de beraadslagingen van het Comité.

Artikel 14Deontologische en ethische regels De leden oefenen hun mandaat rechtschapen en loyaal uit.

De leden moeten elk document dat wordt verspreid of doorgestuurd als vertrouwelijk beschouwen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, en met uitzondering van de goedgekeurde en uitgebrachte adviezen die voortaan tot de openbaarheid behoren. Ze moeten er zich ook van onthouden hun positie te misbruiken om informatie of beslissingen te verkrijgen voor doeleinden die buiten hun functie in het Comité vallen.

Deze regels gelden voor alle activiteiten van het Comité (plenaire vergadering, werkgroep, uitvoerend bureau, overleg, ...). 6. DE ADVIEZEN Artikel 15Adviesaanvragen Het Comité brengt adviezen uit op verzoek van de ondernemingen die passagiersvervoerdiensten per spoor aanbieden en die het voorwerp uitmaken van opdrachten van openbare dienstverlening, op verzoek van de minister waaronder deze ondernemingen ressorteren, en op verzoek van de minister bevoegd voor de Regulering van het Spoorwegvervoer, of op eigen initiatief van het Comité. Artikel 16Adviesprocedure 1° DE ADVIESONTWERPEN mogen worden opgesteld door: - de voorzitter; - de vicevoorzitter; - een lid van het uitvoerend bureau; - De coördinator van een werkgroep. Laatstgenoemde kan zich laten bijstaan door een verslaggever die hij zelf uit de leden van de werkgroep heeft aangesteld. In alle gevallen blijft de coördinator verantwoordelijk voor de opmaak van het ontwerpadvies.

De adviesontwerpen worden doorgestuurd naar het uitvoerend bureau dat ze afwerkt en ze inschrijft op de agenda van het Comité. Het secretariaat van zijn kant ziet erop toe dat het afgewerkte adviesontwerp wordt vertaald. 2° DE ADVIESONTWERPEN zijn bestemd voor de plenaire vergaderingen om te worden voorgelegd aan alle leden van het Comité en om een debat in collegiaal verband mogelijk te maken.Ze worden uiterlijk 8 dagen op voorhand per mail opgestuurd. 3° De leden kunnen SCHRIFTELIJKE WIJZIGINGEN aan een adviesontwerp voorstellen.Elk voorstel tot wijziging moet per mail naar het secretariaat worden gestuurd dat het op zijn beurt zal doorsturen naar het uitvoerend bureau van het Comité en naar de coördinator van de werkgroep, en dit uiterlijk drie dagen na de verzending van het ontwerpadvies door het secretariaat.

Artikel 17Debat over de adviesvoorstellen In het algemeen geldt dat de bespreking in plenaire zitting zich beperkt tot de wijzigingen. De voorzitter kan hier echter van afwijken: o voor de adviesontwerpen die laattijdig (minder dan 8 dagen op voorhand) bij de leden toekwamen; o voor de adviesontwerpen die op verzoek van de bevoegde minister bij hoogdringendheid werden opgesteld en naar behoren met redenen zijn omkleed door laatstgenoemde.

Artikel 18Goedkeuring van de adviezen 1° Idealiter worden de adviezen eensgezind goedgekeurd.In het geval waarin geen eensgezindheid kan worden bereikt, legt de voorzitter het advies ter stemming voor aan de aanwezige stemgerechtigde leden. Het advies wordt goedgekeurd bij gewone meerderheid van de leden die positief of negatief hebben gestemd; bij staking van stemmen geeft de stem van de Voorzitter de doorslag. In het advies worden de uiteenlopende meningen expliciet vermeld en het respectieve standpunt van eenieder wordt weergegeven.

De stemming is geldig wanneer het aantal op de plenaire vergadering aanwezige, stemgerechtigde leden ten minste een derde van het totale aantal vaste leden bedraagt.

De vervangende leden die in voorkomend geval tezelfdertijd aanwezig zijn als het vaste lid aan wie ze gepaard zijn, hebben geen stemrecht.

Hetzelfde geldt voor de wettelijk voorziene waarnemers. 2° Wanneer een aanwezig lid genoodzaakt is de bijeenkomst voor het einde van de vergadering te verlaten, dan kan hij zijn stem overdragen aan de voorzitter opdat deze zou stemmen in zijn naam.Hiertoe moet hij de voorzitter en het secretariaat schriftelijk en vóór zijn vertrek hiervan op de hoogte brengen. De aldus uitgebrachte stem wordt geldig geacht. 3° Wanneer het voormelde vereiste quorum niet is bereikt, dan kan de voorzitter binnen vijf werkdagen een nieuwe plenaire vergadering beleggen om de op de agenda geplaatste punten te bespreken, en dit zonder rekening te houden met de in artikel 12 van dit huishoudelijk reglement bepaalde termijnen.4° De adviezen die tijdens een plenaire vergadering van het Comité worden aangenomen, worden vervolgens door het secretariaat doorgestuurd naar de bestemmelingen van het advies.Het secretariaat ziet er ook op toe dat het advies op de internetpagina van de FOD Mobiliteit en Vervoer onder de rubriek van het Raadgevend Comité van Treinreizigers wordt gepubliceerd.

Artikel 19Dringende adviezen Bij een met redenen omkleed en dringend geval kan de bevoegde minister om het advies van het Comité verzoeken. Het Comité spreekt zich binnen de wettelijke termijn van 10 werkdagen uit. Iedere kalenderdag die geen zaterdag, zon- of wettelijke feestdag is, wordt beschouwd als een werkdag.

Wanneer het Comité een dringende adviesaanvraag krijgt, brengt de voorzitter de leden van het uitvoerend bureau en alle leden van het Comité meteen op de hoogte.

Het uitvoerend bureau stelt de dringende aard vast, en staat in voor de opmaak van een advies met de hulp van de leden die zich daarvoor willen inzetten en zich hiervoor bij het secretariaat hebben aangemeld. Bij gebrek daaraan is het uitvoerend bureau belast met de voorbereiding van een advies.

Het advies wordt zo snel mogelijk per mail aan de leden bezorgd. De reactie van de leden wordt verwacht ten minste 24 uur voor de wettelijke termijn voor de mededeling van het dringende advies aan de bevoegde minister verstrijkt. Het uitblijven van een reactie van een lid binnen de voorgeschreven termijn wordt beschouwd als een stilzwijgende instemming van zijn kant.

In voorkomend geval kan een afwijkend standpunt als bijlage bij het dringende advies worden doorgestuurd alvorens het aan de minister wordt meegedeeld.

De volledige procedure voor de opmaak en goedkeuring van een als dringend aangemerkt advies kan uitsluitend op afstand, per mail, of nog, telefonisch en via videoconferentie verlopen. 7. SECRETARIAAT EN BRIEFWISSELING Artikel 20 Het secretariaat is belast met de verzending van alle uitnodigingen en verslagen, van eventuele documentatie en van adviesontwerpen naar de betrokken leden. Het secretariaat stelt de verslagen van de plenaire vergaderingen en van de vergaderingen van het Bureau op. Elk ontwerpverslag moet ter controle aan de voorzitter en aan de leden van het uitvoerend bureau worden voorgelegd. Het secretariaat staat het uitvoerend bureau bij bij de uitwerking van het jaarlijkse activiteitenverslag.

Artikel 21 Het secretariaat werkt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de FOD Mobiliteit en Vervoer. Er mag geen enkele ondergeschiktheid bestaan tussen het Comité en het personeel van de FOD Mobiliteit en Vervoer dat naar het secretariaat werd gedetacheerd.

Er wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten met de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Artikel 22 Alle briefwisseling en elke mededeling met betrekking tot het Comité en zijn activiteiten moet uitsluitend gericht worden aan: RAADGEVEND COMITE VAN DE TREINREIZIGERS FOD Mobiliteit en Vervoer Directoraat-generaal Duurzame Mobiliteit en Spoorbeleid Vooruitgangstraat, 56 1210 BRUSSEL Telefoon: 02 277 36 60 - Fax: 02/ 277 40 47 e-mail: alain.piette@mobilit.fgov.be Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 28 februari 2016 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het raadgevend comité van de treinreizigers Jacqueline GALANT