26 JUILLET 2017. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants

Le Ministre des Indépendants, Vu l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, l'article 21;

Vu l'arrêté royal du 19 décembre 1967 portant règlement général en exécution de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, l'article 73;

Vu la décision du Comité de gestion de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants du 14 décembre 2016, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté et le règlement d'ordre intérieur annexé au présent arrêté produisent leurs effets le 1er juin 2017.

Bruxelles, le 26 juillet 2017.

W. BORSUS

Annexe Règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion CHAPITRE I. - Définitions

Article 1er.Dans le présent règlement d'ordre intérieur, on entend par: - "Institut national" : l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants; - "président" : le président du Conseil d'administration, en application de l'art. 1er, 1°, de l'arrêté royal du 16 août 1977 fixant la composition du comité de gestion de l'Institut national; - "membres ayant voix délibérative" : les membres visés à l'article 21, § 3, 1° à 4°, de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants; - "membres ayant voix consultative" : les membres visés à l'article 21, § 3, 6°, par. 1, de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants; - "membres" : l'ensemble des membres ayant voix délibérative et des membres ayant voix consultative; - "administrateur général" et "administrateur général adjoint" : respectivement, le titulaire de la fonction de management chargé de la gestion journalière de l'Institut national et son adjoint-titulaire d'une fonction de management; - "secrétaire" : le secrétaire nommé en vertu de l'article 77 de l'arrêté royal du 19 décembre 1967 portant règlement général en exécution de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants; - "secrétariat" : le secrétaire et les agents de l'Institut national chargés de l'assister; CHAPITRE II. - Des réunions du Comité de gestion

Art. 2.Sauf en août, le Comité de gestion de l'Institut national se réunit en principe chaque mois sur convocation du président.

Le Comité de gestion se réunit également à la demande, soit d'au moins deux membres ou de l'administrateur général, soit du commissaire du gouvernement du ministre de tutelle ou du commissaire du gouvernement au budget.

Art. 3.L'ordre du jour de chaque réunion est fixé par le président, après consultation de l'administrateur général ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, de l'administrateur général adjoint.

L'administrateur général peut fixer l'ordre du jour par délégation du président.

Dans l'hypothèse visée à l'article 2, alinéa 2, les questions qui justifient la demande de convocation sont obligatoirement inscrites par priorité à l'ordre du jour.

Dans l'hypothèse visée à l'article 6, alinéa 2, les décisions prises par voie électronique sont inscrites en communication à l'ordre du jour de la première réunion qui suit la date de ces décisions.

Art. 4.La convocation adressée à chaque membre par le secrétaire est rédigée dans la langue préalablement choisie par le destinataire.

L'ordre du jour, les documents à soumettre au Comité de gestion ainsi que les documents émanant de cette instance sont, conformément à l'article 74 de l'arrêté royal du 19 décembre 1967, établis dans les deux langues nationales. Un exemplaire des documents est transmis au Ministre de tutelle.

Art. 5.Sauf en cas d'urgence visée à l'article 6 alinéa 2, la convocation et l'ordre du jour sont envoyés aux membres du Comité de gestion par courrier électronique, trois jours au moins avant la date fixée pour la réunion.

Les documents relatifs aux questions portées à l'ordre du jour sont mis à leur disposition via une application informatique sécurisée, si possible dans le délai visé à l'alinéa 1er. Ils ne sont remis sous forme papier à l'ouverture de la séance qu'en cas d'absolue nécessité.

Art. 6.Les réunions du Comité de gestion se tiennent au siège de l'Institut national. Toutefois, le comité peut décider de se réunir au siège d'un des bureaux régionaux lorsqu'il l'estime nécessaire.

A l'initiative du président, ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, de l'administrateur général, la consultation des membres du Comité de gestion peut se faire par voie électronique dans des cas exceptionnels motivés par l'urgence.

Art. 7.Le Comité de gestion peut, à la majorité des voix, décider de se réunir par voie de conférence téléphonique ou de vidéoconférence. CHAPITRE III. - Des délibérations et des votes

Art. 8.Le président ouvre, conduit et clôt les débats. Il assure l'ordre, donne la parole et la retire quand un orateur s'écarte du sujet; il empêche les redites, les interruptions et les colloques. Il accorde la parole par priorité pour toute réclamation relative à l'ordre du jour, pour faire préciser la question en discussion, pour un rappel au règlement ainsi que pour un fait personnel.

Les membres qui assistent aux réunions avec voix consultative interviennent dans les mêmes conditions que les membres ayant voix délibérative.

Art. 9.En cas d'absence ou d'empêchement du président, la présidence est assurée dans l'ordre de priorité suivant: - par le vice-président le plus ancien ou (à égalité d'ancienneté) le plus âgé de ceux-ci; - par l'autre vice-président; - par le plus ancien des membres ayant voix délibérative ou (à égalité d'ancienneté) le plus âgé de ceux-ci.

Art. 10.Les questions sont examinées dans l'ordre où elles figurent à l'ordre du jour. Le président peut modifier cet ordre avec l'accord ou à la demande de la majorité des membres du Comité de gestion, sauf pour les questions visées à l'article 3, alinéa 3.

Dans les mêmes conditions, il peut décider de reporter à une date ultérieure l'examen d'un ou de plusieurs points inscrits ou de procéder à l'examen immédiat de questions dont l'urgence ou l'importance est dûment justifiée.

Art. 11.L'administrateur général et, en cas d'absence ou d'empêchement, l'administrateur général adjoint, introduit les questions en qualité de rapporteur.

Il veille à l'exécution des décisions prises par le Comité de gestion.

Art. 12.Le Comité de gestion ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins des membres ayant voix délibérative sont présents.

Toutefois, après une deuxième convocation, dans laquelle sont reproduites les dispositions de l'article 72 de l'arrêté royal du 19 décembre 1967 et visés expressément les points mis pour la seconde fois à l'ordre du jour, le Comité de gestion délibère valablement sur ces derniers points, quel que soit le nombre de membres présents

Art. 13.Si certains points requièrent, en raison de leur nature, la compétence de fonctionnaires de l'Institut national ou d'autres personnes, il peut être recouru à leur audition. Ceux-ci quittent la séance dès leur mission terminée ou sur invitation du président.

Art. 14.Le président met au vote les décisions, propositions et avis, ou constate l'unanimité des membres présents si aucun de ceux-ci ne demande le vote par appel nominal. La parole ne peut plus être donnée sur le fond une fois le vote commencé.

Art. 15.A l'exception des nominations ou de sanctions disciplinaires, les votes sont émis à main levée ou par appel nominal. Le président vote en dernier lieu. En cas de parité des voix, sa voix est prépondérante.

Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages. Les abstentions doivent être motivées après le vote.

Dans le cas d'une consultation électronique, la réponse - "oui", "non" ou "abstention" - est adressée par courriel au secrétariat dans les trois jours ouvrables qui suivent la notification électronique. Tout membre n'ayant pas répondu dans le délai imposé est considéré comme s'étant abstenu. Pendant ledit délai, les membres peuvent exiger du président ou de l'administrateur général les explications complémentaires qu'ils jugent utiles.

Les décisions sont adoptées à l'issue de la consultation électronique aux conditions de majorité prévues aux alinéas 1er et 2. Le résultat du vote est aussitôt transmis aux membres par messagerie électronique.

En cas de procédure électronique, l'administrateur général, ou, en son absence, l'administrateur général adjoint, confirme les résultats du vote au premier Comité de gestion qui suit ladite procédure.

Art. 16.Lorsqu'il s'agit de nominations ou de sanctions disciplinaires, le vote a lieu au scrutin secret.

Les nominations sont acquises à la majorité absolue des suffrages. Au cas où celle-ci ne serait pas atteinte ou en cas de parité de voix, il est procédé à un second et dernier tour de scrutin sur les deux candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix ou sur plusieurs candidats si ceux-ci ont été classés ex-jquo au premier tour.

Au second tour, la majorité simple suffit. En cas de parité nouvelle, les règles prévues à l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant statut des agents de l'Etat, sont applicables, à savoir: l'ancienneté de classe a priorité sur l'ancienneté de service; en cas d'égalité d'ancienneté de service, le candidat le plus âgé est élu.

En ce qui concerne les sanctions disciplinaires, la proposition de sanction est rejetée en cas de parité de voix.

Art. 17.Les membres ainsi que les fonctionnaires ou personnes dont il est question à l'article 13 sont tenus de respecter le caractère confidentiel des documents qui leur sont soumis, des débats et des délibérations auxquels ils ont assisté et des votes qui ont été émis.

Art. 18.En cas de confusion ou de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du comité, le membre concerné ne prend part ni aux délibérations ni au vote sur ce point.

La même obligation s'applique à toute personne qui participe aux réunions du Comité de gestion. CHAPITRE IV. - Du secrétariat

Art. 19.Les décisions sont actées dans des procès-verbaux rédigés par le secrétaire et signés par le président et le secrétaire. Le procès-verbal de chaque réunion doit être soumis au Comité de gestion à la réunion suivante, sauf si moins de huit jours séparent les deux séances.

Art. 20.Le procès-verbal mentionne obligatoirement : a. l'ordre du jour;b. la date, le lieu et l'heure de la réunion;c. le nom des membres présents, celui des membres excusés ou absents;d. le nom et la qualité des personnes appelées et entendues en vertu de l'article 13;e. les délibérations et les décisions rendues;f. le résultat des votes.

Art. 21.Le texte du procès-verbal est transmis dès que possible aux membres par les soins du secrétaire.

Les modifications éventuelles sont proposées de préférence par voie électronique, trois jours avant la réunion où l'approbation du procès-verbal est à l'ordre du jour, ou verbalement en séance. Dans le premier cas, elles doivent être adressées au secrétaire.

Le Comité de gestion décide de l'adoption de ces modifications. La discussion de celles-ci ne peut remettre en cause la décision rendue.

Art. 22.Le secrétaire a la garde des archives du Comité de gestion CHAPITRE V. - Dispositions finales

Art. 23.Toute modification au présent règlement est soumise au Ministre de tutelle et entre en vigueur à la date fixée dans l'arrêté d'approbation.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 26 juillet 2017.

Le Ministre des Indépendants, W. BORSUS