MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

25 MARS 2009. - Arrêté ministériel établissant les instructions aux mandataires

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé des Finances, Vu l'ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 19 octobre 2006 portant sur les acteurs financiers, modifié par l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 13 septembre 2007, notamment l'article 49, § 6, alinéas 1er et 4;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 22 avril 2008;

Vu l'avis 44.535/2 du Conseil d'Etat, donné le 9 juin 2008, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Considérant la nécessité de mettre à disposition des mandataires des instructions afin qu'ils puissent exercer leurs fonctions, Arrête :

Article 1er.Le mandataire enregistre dans le logiciel de gestion des frais de la direction du Commerce extérieur les opérations en recettes et dépenses liées aux avances relatives au poste dont il a la charge.

Art. 2.§ 1er. L'état trimestriel de la comptabilité est tiré du logiciel de gestion susmentionné.

Toute écriture portée dans l'état trimestriel de la comptabilité susmentionné et enregistrée dans le logiciel de gestion précité s'appuie sur une pièce justificative datée et portant un numéro de référence. § 2. L'état trimestriel de la comptabilité contient la mention « Le (la) soussigné(e), ..., affirme véritable et exact, sous peines de droit, dans toutes ses parties, le présent compte, résumé des recettes et des dépenses effectuées par lui (elle) pendant la durée de sa gestion » et est revêtu de la signature du mandataire. § 3. L'état trimestriel de la comptabilité est accompagné de la version originale et de deux copies des pièces justificatives ainsi que d'une copie des journaux financiers des opérations effectuées dans le logiciel de gestion susmentionné.

Les pièces justificatives de dépenses telles que les factures, déclarations de créance et récépissés de paiement notamment sont visées pour approbation par le mandataire.

En cas de nécessaire conservation de l'original d'une pièce justificative par le mandataire, la copie sera revêtue de la mention « copie conforme à l'original » et mentionnera la raison de la détention de la version originale.

Dès qu'il n'est plus nécessaire de conserver la pièce justificative originale, le mandataire la communique à la direction du Commerce extérieur. Le mandataire mentionne sur la pièce justificative originale le numéro de référence de la copie à laquelle elle se rapporte ainsi que l'état trimestriel de la comptabilité concerné. § 4. L'état trimestriel de la comptabilité est accompagné de deux copies des extraits bancaires couvrant la période concernée et du premier extrait bancaire de la période suivante, sur support papier ou numérique ainsi que de leurs annexes. § 5. Le mandataire transmet la version originale ainsi que trois copies de l'état trimestriel de la comptabilité, par valise diplomatique, à la direction du Commerce extérieur au plus tard le dernier jour ouvrable du mois qui suit un trimestre écoulé.

Art. 3.Les journaux financiers sont classés par nature de paiement et par type de devises et issus du logiciel de gestion précité. Le mandataire les conserve de façon à garantir leur continuité matérielle, ainsi que leur régularité et l'irréversibilité des écritures.

Bruxelles, le 25 mars 2009.

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures, G. VANHENGEL