25 JANVIER 2018. - Arrêté ministériel approuvant le règlement d'ordre intérieur du Service de Médiation pour l'Energie

La Ministre de l'Energie, Vu la loi du 29 avril 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/04/1999 pub. 11/05/1999 numac 1999011160 source ministere des affaires economiques Loi relative à l'organisation du marché de l'électricité fermer relative à l'organisation du marché de l'électricité, l'article 27, § 6, alinéa 2;

Sur la proposition du Service de Médiation pour l'Energie, donnée le 29 juin 2017, Arrête :

Article 1er.Est approuvé le règlement d'ordre intérieur du Service de Médiation pour l'Energie, faisant l'objet de l'annexe au présent arrêté.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 25 janvier 2018.

M. C. MARGHEM

Annexe REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU SERVICE DE MEDIATION DE L'ENERGIE CHAPITRE I. - DISPOSITIONS GENERALES Section 1. - Définitions et domaines d'application

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par : 1° « Le Service de Médiation de l'Energie » (ci-après : le Service de Médiation) : un service fédéral autonome compétent pour la répartition des questions et des plaintes relatives au fonctionnement du marché de l'électricité et du gaz et pour le traitement de tout différend entre le client final et l'entreprise d'électricité ou de gaz naturel concernant des matières qui relèvent de la compétence de l'autorité fédérale en vertu de l'article 6, § 1, VI, quatrième et cinquième alinéas, et VII, deuxième alinéa, de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles.2° la « loi électricité » : la loi du 29 avril 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/04/1999 pub. 11/05/1999 numac 1999011160 source ministere des affaires economiques Loi relative à l'organisation du marché de l'électricité fermer relative à l'organisation du marché de l'électricité.3° la « loi gaz » : la loi du 12 avril 1965Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/04/1965 pub. 08/03/2007 numac 2007000126 source service public federal interieur Loi concernant la protection de la rémunération des travailleurs fermer relative au transport de produits gazeux et autres par canalisations.4° « l'arrêté royal » : l'arrêté royal du 18 janvier 2008 relatif au service de médiation pour l'énergie.5° le « jour ouvrable »: chaque jour calendaire à l'exception des samedis, dimanches et jours fériés légaux.6° le « client final » : toute personne physique ou morale qui achète de l'électricité ou du gaz naturel pour son propre usage.7° le « consommateur » : tout acheteur final qui achète de l'électricité ou du gaz naturel à des fins étrangères à son activité commerciale, industrielle, artisanale ou professionnelle;8° la « plainte » : le litige relatif à une entreprise d'électricité et/ou de gaz naturel pour lequel un client final s'adresse au Service de Médiation de l'Energie.9° une « entreprise d'énergie » : une entreprise d'électricité ou de gaz naturel. Section 2. - Missions du Service de Médiation de l'Energie

Art. 2.Le Service de Médiation de l'Energie a pour missions : 1° d'évaluer et analyser toutes les plaintes des clients finals ayant un rapport avec les activités des entreprises d'énergie, ainsi que de distribuer les questions adressées aux institutions compétentes pour y répondre;2° d'assurer une médiation en vue de faciliter un accord à l'amiable pour les litiges entre les entreprises d'énergie et les clients finaux;3° de formuler une recommandation à l'adresse de l'entreprise d'énergie lorsqu'aucun accord à l'amiable ne peut être atteint;4° à sa propre initiative ou à la demande du Ministre, d'émettre des avis politiques dans le cadre des missions du Service de Médiation;5° de rédiger un rapport d'activités et de le transmettre pour le 1 mai au Ministre/Secrétaire d'Etat compétent pour l'Energie. Le Service de Médiation transmet également à la Chambre des représentants un rapport annuel relatif à l'exercice de ses missions.

Le service peut formuler dans ce cadre des propositions visant à améliorer la procédure de traitement des litiges. CHAPITRE II. - REGLEMENT DE PROCEDURE Section 1. - Cadre réglementaire

Sous-section 1. - L'introduction d'une plainte auprès du Service de Médiation

Art. 3.§ 1.-Tout client final résidentiel ou professionnel peut introduire une plainte pour lui-même ou au nom de la personne l'ayant mandaté pour le faire en son nom. § 2.- Une organisation ou une association peut aussi s'adresser au Service de Médiation avec une plainte en tant que client final ou comme représentant d'un ou plusieurs clients finaux résidentiels ou professionnels.

En cas d'intervention pour un ou plusieurs clients finals, le Service de Médiation traitera la plainte et produira un règlement ou un accord amiable par client final individuel, et une procuration sera demandée par client final individuel, sauf lorsqu'il s'agit d'interventions émanant d'une personne (morale) habilitée à défendre ses clients (comme un avocat ou bureau d'avocats, un CPAS...). § 3.- Une plainte peut être introduite suivant les modalités suivantes : 1° Au moyen du formulaire de plainte disponible sur le site Internet du Service de Médiation de l'Energie (https://www.mediateurenergie.be/fr) (plainte@mediateurenergie.be). 2° Par courrier ordinaire à l'attention du Service de Médiation de l'Energie, Boulevard du Roi Albert II 8 boite 6, 1000 Bruxelles; 3° Par téléfax au numéro 02/211.10.69; 4° Sur place, dans les bureaux du Service de Médiation durant les heures d'ouverture officielles les jours ouvrables (de 9 heures à 12 heures et de 13 heures 30 à 16 heures). 5° Via la plateforme BELMED - Plate-forme pour le règlement extrajudiciaire en ligne des litiges de consommation (www.belmed.fgov.be).

Les plaignants peuvent également s'adresser au Service de Médiation (sur place ou au numéro de téléphone 02/211.10.60) pour s'informer au sujet de la procédure de plainte. § 4.- Les demandes ou les plaintes peuvent être introduites en français, en néerlandais, en allemand ou en anglais. La procédure peut être conduite en français, en néerlandais ou en allemand.

Sous-section 2. - Introduction d'une demande complète et recevable

Art. 4.§ 1.- Les plaintes ne sont complètes et recevables que si le client final a déjà entrepris des démarches auprès de l'entreprise d'électricité ou de gaz et en a joint la preuve à sa demande. Le client final peut prouver l'accomplissement de ces démarches préalables par tous moyens de droit commun. Au besoin, le consommateur est invité à le faire par le biais d'un support de données durable.

Le Service de Médiation doit être considéré comme une instance d'appel à laquelle les clients finaux ont accès si aucune solution satisfaisante n'a pu être trouvée lors d'un premier contact avec l'entreprise d'électricité ou de gaz. § 2.- Pour être considérée comme complète et recevable, la plainte doit être accompagnée des données d'identité et d'adresse du client final. § 3.- Seules les plaintes écrites et comprenant une description du litige sont acceptées. Elles peuvent être accompagnées de pièces ou de documents jugés nécessaires par le client final. Les pièces ou informations supplémentaires peuvent également être transmises par courrier ou par le biais d'un autre support durable, même ultérieurement lorsque que la plainte a déjà été déclarée complète et recevable. § 4.- Si la plainte est déclarée complète et recevable, la procédure de perception est suspendue par l'entreprise d'électricité ou de gaz pour la partie électricité ou gaz naturel de la facture contestée jusqu'à ce que le Service de Médiation ait formulé une recommandation ou jusqu'à ce que le dossier soit clôturé par le Service de Médiation, ou jusqu'à ce qu'un règlement ou qu'un accord amiable ait été atteint. § 5.- Pour les plaintes complètes et recevables de consommateurs, les délais de prescription de droit commun sont suspendus jusqu'à ce que le Service de Médiation ait formulé une recommandation ou jusqu'à ce que le dossier soit clôturé par le Service de Médiation, ou jusqu'à ce qu'un règlement ou un accord amiable ait été atteint. § 6.- Les parties concernées sont informées de ces procédures de suspension par courrier ou par le biais d'un autre support durable.

Sous-section 3. - La gratuité du traitement d'une plainte

Art. 5.Le traitement d'une demande de règlement extrajudiciaire d'un litige par le Service de médiation est gratuit pour le client final.

Sous-section 4. - L'indépendance du Service de Médiation

Art. 6.§ 1.- Le Service de Médiation fonctionne de manière totalement indépendante car le client final a droit à un examen impartial et objectif de la plainte. § 2.- Cette indépendance touche à 3 aspects : 1° le Médiateur est indépendant des autorités qui le nomment et des autorités européennes, fédérales, régionales et locales, des services publics et des régulateurs compétents pour le fonctionnement du marché de l'électricité ou du gaz naturel;2° il est indépendant des entreprises d'énergie concernées par les plaintes qu'il traite et examine;3° il est indépendant des citoyens, des consommateurs, des groupes de pression et des clients finaux dont il traite les plaintes. Le Médiateur ne reçoit dès lors aucune instruction de personne et organise lui-même son travail.

Le Médiateur intervient donc toujours en tant que partie tierce entre le client final et l'entreprise d'énergie concernée.

Sous-section 5. - L'impartialité du Service de Médiation

Art. 7.Les membres du Service de Médiation ne peuvent délibérer pour un litige dans lequel ils ont ou ont eu un intérêt, directement ou indirectement. Ils s'informent mutuellement sans délai de toute circonstance qui influence ou peut influencer leur impartialité ou qui peut entraîner un conflit d'intérêts avec l'une des parties à une procédure de règlement extrajudiciaire d'un litige dont ils sont chargés.

De même, les membres du personnel impliqués dans les procédures de règlement extrajudiciaire de litiges avec des consommateurs informent sans délai le collège des médiateurs de toute circonstance qui influence ou peut influencer leur indépendance ou leur impartialité ou qui peut influencer ou entraîner un conflit d'intérêts avec l'une des parties à la procédure de règlement extrajudiciaire d'un litige avec des consommateurs dans lequel ils sont impliqués.

Le cas échéant, une autre personne physique (membre du Service de Médiation ou membre du personnel) est donc désignée pour traiter le litige. Dans l'hypothèse où cela s'avérerait également impossible, le litige est soumis à une autre entité ou à un autre service de médiation qualifiés; sinon, les parties concernées sont informées du fait qu'elles ont toujours la possibilité de s'opposer à la poursuite de la procédure par un membre (du personnel) du Service de Médiation.

Sous-section 6. - Secret professionnel

Art. 8.§ 1.- Le Service de Médiation de l'Energie est tenu au secret professionnel.

Les informations et les documents du client final sont traités de manière transparente mais confidentielle, dans la perspective de parvenir à un règlement extrajudiciaire et il n'est pas fait mention de l'identité ou de l'adresse du client final dans les rapports d'activités. § 2.- Les données d'identité et d'adresse du client final sont toutefois requises pour le traitement d'une plainte recevable. § 3.- En principe, les plaintes anonymes ou les plaintes visant d'autres clients finaux ne sont pas examinées mais elles peuvent être transmises au service public ou au régulateur compétent pour la problématique. § 4.- Le Service de Médiation peut, dans le cadre d'une plainte qui lui a été adressée, prendre connaissance sur place des livres, de la correspondance, des rapports et, en général, de tous les documents et écrits de l'entreprise ou des entreprises concernée(s) ayant directement trait à l'objet de la plainte. Le Service de Médiation peut réclamer aux administrateurs, agents et préposés de l'entreprise d'énergie toutes les explications et informations nécessaires et procéder à toutes vérifications nécessaires à son examen.

Les informations ainsi récoltées sont traitées de manière confidentielle par le Service de Médiation lorsque leur divulgation à des tiers est susceptible de porter préjudice à l'entreprise d'énergie en raison d'une violation de son obligation de confidentialité à l'égard des tiers à la procédure si les informations sont communiquées. En pareil cas, les informations de l'autre partie ne peuvent en outre être conservées que si que cette obligation de confidentialité est violée.

Sous-section 7. - Recours à un expert

Art. 9.Si la complexité du litige l'exige, le Service de Médiation peut se faire assister par des experts.

Sous-section 8. - Cadre légal et réglementaire du règlement de litiges

Art. 10.Dans le cadre de sa mission, le Service de Médiation s'appuie sur toutes les dispositions légales et réglementaires européennes, fédérales et régionales applicables au cas spécifique traité. Sans que cette énumération soit limitative, lle Service de Médiation peut se baser sur des directives ou règlements européens, sur la législation belge (Code civil, Code de droit économique, législation et réglementation en matière d'organisation du marché de l'électricité et du gaz naturel...) et sur des codes de conduite tels que l'accord de protection des consommateurs « Le consommateur dans le marché libéralisé de l'électricité et du gaz naturel ». Section 2. - Le traitement d'une plainte

Sous-section 1. - Le traitement d'une plainte recevable

Art. 11.Le Service de Médiation traite les plaintes qui lui sont soumises selon des procédures transparentes, simples et peu onéreuses permettant un règlement rapide et équitable du litige.

Art. 12.Le Service de Médiation informe le client final par courrier ou par le biais d'un autre support durable de la recevabilité et du traitement de sa plainte dans les 3 semaines à dater de la réception de celle-ci, ainsi que de la possibilité de se retirer du règlement extrajudiciaire des litiges à chaque stade de la procédure.

Art. 13.Le Médiateur veille à ce que les parties disposent d'un délai raisonnable pour prendre connaissance de tous les documents, arguments et faits avancés par l'autre partie.

Dès lors que la demande est déclarée complète et recevable, les parties cessent d'échanger directement des documents, arguments ou faits et ceux-ci sont transmis au Service de Médiation, lequel assure leur transmission à l'autre partie.

Cette obligation d'échange ne peut avoir pour effet d'amener le Service de Médiation à violer ses obligations légales tant en matière de respect du secret professionnel qu'en ce qui concerne les données à caractère personnel des tiers à l'égard de la procédure.

Art. 14.§ 1 En principe, toute plainte est clôturée dans un délai de 90 jours calendaires à compter de la date à laquelle la plainte est déclarée complète et recevable.

Ce délai de traitement ne peut être prorogé qu'une seule fois pour la même période. Les parties doivent en être informées avant l'expiration du délai et cette prorogation doit être motivée par la complexité du litige. § 2.- Les parties disposent d'un délai raisonnable de 30 jours calendaires maximum pour faire connaître leur point de vue. Elles disposent du même délai pour prendre connaissance de tous les documents, arguments et faits allégués par l'autre partie ou de toute question du Service de Médiation. § 3.- Avant de consentir au règlement ou à l'accord amiable proposé, les parties sont informées par lettre ou support durable : - du choix dont elles disposent d'accepter ou de suivre le règlement ou l'accord amiable proposé; - des conséquences juridiques pour les parties si elles acceptent le règlement ou l'accord amiable proposé; - de la possibilité que le règlement ou l'accord amiable proposé diffère d'une décision judiciaire; - du fait que la participation à la procédure de médiation n'empêche d'intenter une action judiciaire. § 4.- Lorsque le Service de Médiation est parvenu à un accord amiable, il clôture le dossier et en envoie une confirmation à toutes les parties, sur un support de données durable.

Si aucun accord amiable ne peut être trouvé, le Service de Médiation communique ce fait aux parties sur un support de données durable et peut parallèlement formuler une recommandation à l'égard de l'entreprise d'électricité ou de gaz concernée, avec copie au demandeur.

Si l'entreprise d'énergie concernée ne suit pas cette recommandation, elle dispose d'un délai de trente jours calendaires pour faire connaître son point de vue motivé au Service de Médiation et au client final. § 5.- Le Service de Médiation peut refuser de (continuer à) traiter une plainte si celle-ci est blessante ou injurieuse ou si le client final adopte une attitude blessante ou injurieuse durant le traitement de la plainte ou dans l'hypothèse où le traitement du litige risquerait de compromettre gravement le fonctionnement effectif du Service de Médiation. § 6.- Une procédure judiciaire, initiée par le client final ou par l'entreprise d'énergie, reste toujours possible après une médiation du Service de Médiation.

Le cas échéant, une recommandation formulée par le Service de Médiation peut être utilement employée dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Sous-section 2. - Le traitement d'une plainte non recevable

Art. 15.§ 1.- Le Service de Médiation peut refuser de traiter une plainte comme recevable lorsque : - le client final ne démontre pas ou pas suffisamment qu'il a déjà entrepris des démarches préalables auprès de l'entreprise d'énergie; - le client final informe le Service de Médiation d'une plainte de première ligne à charge de l'entreprise d'énergie; - la plainte est retirée par le client final et est donc sans objet; - la plainte a été introduite il y a plus d'un an auprès de l'entreprise d'énergie; - une procédure judiciaire ou d'arbitrage a été initiée au sujet de la plainte. § 2.- Toute plainte déclarée irrecevable par le Service de Médiation est néanmoins transmise pour traitement à l'entreprise d'énergie.

Le Service de Médiation avise le plaignant de l'irrecevabilité de la plainte et le Service de Médiation est tenu informé de la réponse communiquée au plaignant par l'entreprise. CHAPITRE III. - LA RELATION AVEC L'AUTORITE FEDERALE

Art. 16.§ 1.- Dans le cadre de l'exercice de ses compétences, le Service de Médiation ne reçoit d'instruction d'absolument aucun pouvoir public. § 2.- Les relations suivantes avec le ministre fédéral de l'Energie sont décrites dans la « loi électricité » : - le Service de Médiation peut, à sa propre initiative ou à la requête du ministre, formuler des avis dans le cadre des missions du Service de Médiation; - le Service de Médiation envoie chaque année au ministre une proposition de budget qui doit être présentée pour approbation au Conseil des ministres avant le 30 juin de l'année qui précède l'exercice budgétaire; - des règles complémentaires relatives au calcul des redevances de médiation peuvent être déterminées par le Roi par arrêté après concertation avec le Conseil des ministres; - le Service de Médiation fournit chaque année son rapport d'activités au ministre avant le 1 mai. § 3.- La loi électricité prévoit en outre que : - le rapport d'activités doit également être transmis aux Chambres législatives; - le Service de Médiation communique annuellement ses comptes à la Cour des comptes. § 4.- Compte tenu de ce qui précède, les activités suivantes doivent être accomplies chaque année : - Envoi des comptes à la Cour des comptes avant le 1 mars; - Rédaction d'un rapport d'activités devant être transmis au plus tard le 30 avril au ministre de l'Energie, puis au Parlement; - Etablissement d'une proposition de budget devant être approuvée par le Conseil des ministres avant le 30 juin; - Rédaction et envoi des créances relatives aux redevances de médiation des entreprises d'énergie au plus tard pour le 31 août, avec requête de paiement sur le compte du Service de Médiation pour le 30 septembre au plus tard. CHAPITRE IV. - RELATION AVEC LES SERVICES ET REGULATEURS FEDERAUX ET REGIONAUX

Art. 17.Les relations entre le Service de Médiation et les services et régulateurs fédéraux et régionaux sont régies par le protocole « Interactions entre le Service de Médiation et les services fédéraux et régionaux compétents pour l'énergie » joint en annexe du présent règlement.

Art. 18.Lorsqu'enfin, des plaintes portent sur une matière exclusivement régionale et que le Service de Médiation ne parvient pas à trouver une solution, les plaignants sont réorientés, selon la région, vers le service suivant : - le Service des litiges du VREG pour autant qu'il s'agisse d'une plainte à l'encontre du gestionnaire de réseau et concernant l'exécution de ses obligations, et à condition qu'il s'agisse d'un litige dans lequel une tentative de médiation par le VREG ou le Service de Médiation a déjà eu lieu; - le Service des litiges de BRUGEL pour autant qu'il s'agisse d'une plainte concernant l'application des ordonnances et règlements régionaux, un conflit avec un fournisseur, ou un conflit avec un gestionnaire de réseau; - le Service des litiges de la CWaPE pour autant qu'il s'agisse d'une plainte à l'encontre du gestionnaire de réseau et concernant l'exécution de ses obligations, et à condition qu'il s'agisse d'un litige dans lequel une tentative de médiation par le Service régional de médiation pour l'énergie ou le Service de Médiation pour l'Energie a déjà eu lieu. CHAPITRE V. - L'ORGANISATION INTERNE DU SERVICE DE MEDIATION Section 1. - La gestion journalière du Service de Médiation et la

répartition des tâches

Art. 19.Le Service de Médiation est composé de deux membres nommés par le Roi par arrêté pris après concertation avec le Conseil des ministres pour un délai prorogeable de 5 ans. Les membres appartiennent à un rôle linguistique différent.

Sous-section 1. - Collégialité et délégation de compétences dans le cadre des missions du Service de Médiation

Art. 20.Sauf en cas d'absence durable d'un des médiateurs, la collégialité porte sur : - les recommandations aux entreprises d'énergie; - les avis au ministre et au Parlement; - le rapport d'activités annuel; - les relations avec d'autres instances publiques; - les relations avec les entreprises d'énergie; - les relations avec les instances européennes, fédérales et régionales en matière d'énergie; - les relations avec les instances régionales, fédérales, européennes et internationales en matière de médiation.

Art. 21.Dans le cadre d'une organisation commune du Service de Médiation relativement à ses missions, la délégation de compétences porte sur : - Le traitement des plaintes néerlandophones par le médiateur néerlandophone, le traitement des plaintes francophones et germanophones par le médiateur francophone (les plaintes exprimées dans une autre langue que le néerlandais, le français ou l'allemand sont traitées par le médiateur néerlandophone si la plainte introduite dans une autre langue l'est par un habitant de la Région flamande, et par le médiateur francophone pour celles introduites par des habitants des autres régions); - La préparation des recommandations en néerlandais par le médiateur néerlandophone et des recommandations en français et en allemand par le médiateur francophone; - Les contacts avec les instances établies dans les différentes régions par le médiateur néerlandophone pour la Région flamande et par le médiateur francophone pour la Région wallonne. Les médiateurs s'engagent à pourvoir à une notification préalable et a posteriori de leurs contacts réciproques; - Les contacts avec les instances de la Région de Bruxelles-Capitale, par le médiateur auquel s'adresse l'instance, selon la langue choisie par l'instance (médiateur néerlandophone pour la langue néerlandaise, médiateur francophone pour la langue française et les langues autres que le néerlandais).

Art. 22.Les autres domaines non prévus dans les dispositions qui précèdent sont répartis par décision collégiale des médiateurs et transcrits dans les procès-verbaux des réunions des médiateurs.

Sous-section 2. - Collégialité et délégation de compétences en matière de gestion de l'institution

Art. 23.La collégialité en matière de gestion de l'institution porte sur : - l'approbation de la proposition de budget; - l'approbation des comptes; - la politique du personnel, comme l'organigramme, les conditions de travail, les sélections et les recrutements, les rémunérations, les méthodes d'évaluation, les promotions et le licenciement de personnel; - la formation du personnel; - le règlement de travail; - les engagements financiers supérieurs ou égaux à 5 500 € hors TVA; - les contrats de location des locaux de l'institution et des charges locatives; - la communication externe; - la désignation du secrétaire des réunions des médiateurs et leur suppléant; - la défense en justice; - la désignation d'un comptable externe; - les opérations bancaires et les ordres de paiement sont signés conformément au principe du double regard, deux à deux, à savoir soit les deux médiateurs, soit un médiateur et un membre du personnel désigné par le collège des médiateurs; - la désignation des membres du personnel impliqués dans les opérations comptables et budgétaires.

Art. 24.Compte tenu de la gestion commune du service, la délégation porte sur : - la préparation du budget; - la tenue de la comptabilité et du budget, les engagements financiers de moins de 5 500 € hors TVA et les liquidations; - la gestion journalière du personnel et la préparation et les propositions d'actions et communications internes en matière de gestion du personnel; - l'évaluation du personnel par le médiateur dans la langue du membre du personnel concerné; - la préparation de la communication externe; - la gestion de l'informatique, de la télécommunication, de la reprographie et des techniques diverses.

Art. 25.§ 1.- L'attribution des délégations définies ci-dessus est élaborée et convenue entre les médiateurs et actée dans les procès-verbaux des réunions des médiateurs. § 2.- Les décisions collégiales sont également actées dans les procès-verbaux des réunions des médiateurs. § 3.- En cas d'absence prolongée ou de nécessité urgente, chaque médiateur assure les tâches déléguées à l'autre médiateur. Section 2. - Les réunions du collège des Médiateurs de l'Energie

Sous-section 1. - Les réunions du collège

Art. 26.Les réunions des médiateurs ne sont pas publiques.

Art. 27.Les médiateurs peuvent demander à l'un ou l'autre membre du personnel ou à une personne externe au Service de participer à la réunion, soit pour la totalité de celle-ci, soit pour une durée limitée de la réunion concernée.

Sous-section 2. - L'ordre du jour des réunions du collège

Art. 28.§ 1.- Chaque membre du collège des médiateurs peut demander la tenue d'une réunion en proposant l'ordre du jour. § 2.- L'autre médiateur peut compléter cet ordre du jour. § 3.- Les points figurant à l'ordre du jour concernent les articles 19 à 24 liés à la collégialité.

Art. 29.§ 1.- La réunion se tient dans les quinze jours ouvrables à dater de la demande initiale. § 2.- Les dossiers des points portés à l'ordre du jour sont déposés avec la demande initiale et les dossiers des points ajoutés par le second médiateur le sont dans les cinq jours ouvrables qui suivent. § 3.- Dans les cas urgents, les décisions peuvent être prises selon une procédure écrite (électronique).

Elles font l'objet d'une ratification en réunion et y sont consignées au procès-verbal.

Sous-section 3. - Les procès-verbaux et le secrétariat des réunions du collège

Art. 30.Le secrétaire ou son suppléant en cas d'absence rédige le projet de procès-verbal.

Art. 31.Les décisions des réunions font l'objet d'un consensus et sont consignées dans les procès- verbaux.

Art. 32.Les médiateurs peuvent décider que le secrétaire participant à la réunion, dans certains cas et pour la durée qu'ils déterminent, se retire de la réunion.

Le cas échéant, un des médiateurs est chargé de la rédaction du procès-verbal pour les points concernés. Section 3.- La comptabilité et le budget du Service de Médiation

Art. 33.§ 1.- Le Service de Médiation de l'énergie tient une comptabilité patrimoniale suivant les règles de la comptabilité en partie double ainsi qu'une comptabilité budgétaire permettant le suivi de la réalisation du budget annuel.

La comptabilité en partie double doit permettre de suivre le patrimoine, les dettes et les créances à l'égard de tiers, ainsi que l'établissement du bilan annuel et du compte de résultat. § 2.- L'organisation de la comptabilité et du budget repose sur une répartition des fonctions nécessaires à cette organisation. Cette répartition vise à assurer l'intégrité et l'exactitude des imputations en comptabilité et au budget, ainsi que des paiements et de la correspondance avec les formulaires de commande et les contrats.

Art. 34.La préparation des commandes et des marchés publics, la réception des biens et services fournis et la correspondance avec le formulaire de commande ou le contrat, ainsi que l'établissement des notes de créance à l'attention des entreprises d'énergie sont assurés par un membre du personnel.

Art. 35.Le contrôle du budget disponible, l'inscription en comptabilité et au budget des formulaires de commande et leur imputation, l'encodage des factures de dépenses et autres notes de créance en matière de dépenses, ainsi que l'encodage des notes de créance destinées aux entreprises et le contrôle de la correspondance avec les formulaires de commande et autres contrats sont réalisés par un deuxième membre du personnel.

Art. 36.Le contrôle et le suivi de la comptabilité et du budget ainsi que l'établissement des comptes annuels sont assurés par un comptable externe.

Art. 37.L'autorisation relative à une commande est assurée par les deux médiateurs ou par un seul selon que la commande dépasse ou non 5 500 € hors TVA.

Art. 38.§ 1.- Après la réception des factures, l'autorisation de paiement est assurée par un médiateur. § 2.- Les paiements sont effectués conformément au principe du double regard, à savoir une signature deux à deux des ordres de paiement.

Ces personnes ne peuvent être désignées pour tenir la comptabilité. § 3.- Les désignations de personnes impliquées dans les opérations comptables et budgétaires ont lieu en réunion des médiateurs et sont consignées dans les procès-verbaux. Section 4. - Les finances du Service de Médiation

Art. 39.§ 1 - Le montant des frais de fonctionnement du Service de Médiation de l'Energie est fixé annuellement par un arrêté royal pris après concertation en Conseil des ministres, sur la base d'une proposition de budget rédigée par les membres du Service de Médiation de l'Energie. § 2.- La proposition de budget est soumise pour approbation au Conseil des ministres par le ministre ou secrétaire d'Etat compétent. § 3.- Pour couvrir les frais de fonctionnement du Service de Médiation de l'Energie, les entreprises d'énergie payent chaque année au Service de Médiation de l'Energie une redevance de médiation basée sur les coûts de financement du Service de Médiation de l'Energie.

Le Service de Médiation détermine chaque année le montant de la redevance de médiation due par l'entreprise d'énergie. § 4.- Pour la deuxième et troisième année de fonctionnement, la redevance de médiation par entreprise d'électricité ou de gaz naturel est basée sur le nombre moyen de clients finaux de l'année précédant la fixation de la redevance de médiation.

A compter de la quatrième année de fonctionnement, la redevance de médiation de l'entreprise d'électricité ou de gaz naturel est basée sur, d'une part, le nombre moyen de clients finals de l'année écoulée précédant la fixation de la redevance de médiation (la redevance de médiation dite « fixe ») et, d'autre part, sur le nombre de plaintes introduites durant l'année de fonctionnement écoulée (la redevance de médiation dite « variable »). § 5.- Le Service de Médiation communique ses comptes chaque année à la Cour des comptes pour contrôle. § 6. Le Service de Médiation de l'Energie constitue une réserve dont le montant ne peut être supérieur à 15 % des dépenses de fonctionnement annuelles telles que prévues à l'article 39, § 1 qui précède.

Cette réserve est formée par l'éventuel excédent des recettes budgétées au regard des dépenses liquidées au cours du même exercice budgétaire.

La réserve peut être mise en oeuvre pour couvrir les besoins suivants : 1° les besoins de liquidités du service;2° l'éventuelle insuffisance des recettes provenant des redevances versées par les entreprises d'énergie telles que définies à l'article 39, § 3 du présent règlement d'ordre intérieur.3° les difficultés temporaires ou imprévues que le Service de Médiation peut éprouver durant l'exercice de ses missions autonomes. Section 5. - La continuité du Service de Médiation

Art. 40.Lorsqu'un seul des deux membres du Service de Médiation est nommé ou se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions, ce membre est légalement habilité à exercer seul les attributions suivantes : - les délégations prévues aux articles 18 à 23 inclus du présent règlement; - l'établissement du règlement d'ordre intérieur; - l'établissement d'une proposition budgétaire.

En l'attente d'une nomination d'un des deux membres du Service de Médiation, les deux membres continueront toutefois à exercer les missions, les tâches et les attributions du Service de Médiation jusqu'à la nomination ou la reconduction du mandat du membre du Service de Médiation.

Annexe : le protocole « Interactions entre le Service de Médiation de l'Energie et les Services fédéraux et régionaux compétents pour l'énergie ».

Pour le Service de Médiation de l'Energie : Eric Houtman Médiateur néerlandophone de l'Energie Philippe Devuyst Médiateur francophone de l'Energie Vu pour être annexé à l' arrêté ministériel du 25 janvier 2018 approuvant le règlement d'ordre intérieur du Service de Médiation pour l'Energie.

La Ministre de l'Energie, M. C. MARGHEM