24 JUILLET 2023. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur de l'Institut des mandataires en brevets

Le Ministre de l'Economie, Vu le Code de droit économique, l'article XI.75/6, § 2, 8°, inséré par la loi du 8 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/07/2018 pub. 19/07/2018 numac 2018031478 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant des dispositions en vue de la protection du titre de mandataire en brevets fermer ;

Vu le règlement d'ordre intérieur de l'Institut des mandataires en brevets, approuvé par l'arrêté ministériel du 22 août 2022 ;

Vu l'assemblée générale ordinaire de l'Institut des mandataires en brevets du 12 juin 2023, au cours de laquelle elle a rédigé l'insertion d'un article 24/1 dans le règlement d'ordre intérieur ;

Considérant le Code de droit économique, les articles XI.75/6, § 5, et XI.75/7, § 4, alinéa 2, Arrête : Article unique. Le règlement d'ordre intérieur, rédigé par l'assemblée générale de l'Institut des mandataires en brevets, tel que modifié par la proposition de l'assemblée générale ordinaire du 12 juin 2023, et reproduit en annexe, est approuvé.

Bruxelles, le 24 juillet 2023.

P.-Y. DERMAGNE

Annexe INSTITUT DES MANDATAIRES EN BREVETS Règlement d'ordre intérieur CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, on entend par : 1° Institut : l'Institut des mandataires en brevets visé à l'article XI.75/3, § 1er, du Code de droit économique ; 2° assemblée générale : l'assemblée générale de l'Institut ;3° conseil : le conseil de l'Institut ;4° commission de discipline : la commission de discipline de l'Institut ; 5° membre ordinaire : le membre de l'Institut visé à l'article XI.75/5, § 1er, alinéa 1er, du Code de droit économique ; 6° membre temporaire : le membre de l'Institut visé à l'article XI.75/5, § 1er, alinéa 2, du Code de droit économique ; 7° associé : le stagiaire visé à l'article 14, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 30 septembre 2020 relatif à la représentation en matière de brevets, l'ancien mandataire en brevets qui ne figure plus au registre des mandataires agréés, la personne visée à l'article XI.64/4 du Code de droit économique ou le mandataire agréé près l'Office européen des brevets exerçant ses fonctions en Belgique sans être membre ordinaire ou temporaire de l'Institut ; 8° ministre : le ministre qui a l'Economie dans ses attributions ; 9° commissaire du gouvernement : le commissaire du gouvernement visé à l'article XI.75/10 du Code de droit économique ; 10° Office : l'Office de la Propriété intellectuelle auprès du Service public fédéral Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie.

Art. 2.L'objectif du règlement d'ordre intérieur est de définir le fonctionnement interne de l'Institut afin de réaliser sa mission telle que prescrite par la loi.

Afin de représenter les différents intérêts des mandataires en brevets et d'offrir une formation permanente, l'Institut représentera également ses membres, entre autres, auprès des pouvoirs publics et des organisations professionnelles étrangers, mettra activement ses membres en contact avec des mandataires en brevets et cherchera à coopérer avec d'autres organisations actives dans le domaine de la propriété intellectuelle.

Ce règlement d'ordre intérieur s'applique sans préjudice de l'application de la législation et des règlements en vigueur, tels que le livre XI, titre 1er, chapitre 3, du Code de droit économique et ses arrêtés d'exécution.

Art. 3.Le conseil fixe l'adresse du siège de l'Institut. CHAPITRE 2. - Membres et associés

Art. 4.Les membres ordinaires ont le droit: 1° de participer à toutes les activités de l'Institut aux conditions fixées par le conseil ;2° d'envoyer au conseil des propositions à propos du fonctionnement de l'Institut et des thèmes à traiter ;3° de donner leur avis notamment sur les projets de prise de position de l'Institut ;4° sur requête adressée au président du conseil, d'avoir accès au présent règlement, aux règles de conduite, au règlement portant organisation de la formation permanente, aux rapports de l'assemblée générale, aux comptes de l'Institut et au tableau de ses membres. Les membres ordinaires ont le devoir de participer régulièrement aux activités de l'Institut.

Art. 5.Les membres temporaires ont le droit : 1° de participer à toutes les activités de l'Institut aux conditions fixées par le conseil ;2° sur requête adressée au président du conseil, d'avoir accès au présent règlement, aux règles de conduite, au règlement portant organisation de la formation permanente, aux rapports de l'assemblée générale et au tableau des membres de l'Institut. Les membres temporaires qui exercent une fonction au sein de l'Institut bénéficient des droits des membres ordinaires, tels que prévus à l'article 4.

Art. 6.Les associés ont le droit de participer à toutes les activités de l'Institut aux conditions fixées par le conseil. L'assemblée générale détermine la contribution annuelle des associés.

Les associés n'ont pas le droit de vote à l'assemblée générale et ne peuvent pas postuler à des fonctions au sein de l'Institut. CHAPITRE 3. - Assemblée générale Section 1re. - Réunions

Art. 7.L'assemblée générale se réunit au moins une fois par année calendrier, au moins une réunion ayant lieu au premier semestre.

L'assemblée générale peut se réunir en personne et/ou en faisant usage de moyens de communication électroniques.

L'organisation de la réunion de l'assemblée générale incombe au conseil.

Art. 8.Pour chaque réunion, la convocation se fait par lettre ordinaire ou par courriel et contient l'ordre du jour ainsi que les documents nécessaires.

Tous les membres, le président de la commission de discipline et son suppléant, le commissaire du gouvernement et son suppléant, l'Office, ainsi que toute autre personne dont la présence est considérée nécessaire par le président de l'assemblée générale sont invités à participer six semaines au moins avant cette réunion.

Le membre peut alors proposer des points à l'ordre du jour au président de l'assemblée générale jusqu'à trois semaines avant la réunion et, le cas échéant, accompagnés des documents relatifs.

L'ordre du jour complet et les documents relatifs sont envoyés à chaque membre et au commissaire du gouvernement au moins quinze jours avant cette réunion.

Art. 9.Le procès-verbal d'une réunion de l'assemblée générale est soumis à l'approbation des membres de l'assemblée générale endéans un mois, lors de la réunion suivante ou au moyen d'une procédure écrite.

Le procès-verbal approuvé d'une réunion de l'assemblée générale est envoyé au commissaire du gouvernement dans les 60 jours suivant cette réunion. Section 2. - Délibération et décision

Art. 10.Une assemblée générale est validement composée lorsqu'au moins la moitié des membres ordinaires sont présents ou représentés.

Si le quota de participation n'est pas atteint, aucun vote ne peut avoir lieu. Une assemblée générale extraordinaire est alors convoquée pour voter sur ces décisions. Aucun quota de participation n'est requis pour cette assemblée générale extraordinaire.

Art. 11.Les membres ordinaires peuvent être représentés à l'assemblée générale par un autre membre ordinaire en possession d'une procuration écrite, dont la forme peut être prescrite par le conseil.

Un représentant autorisé ne peut représenter plus de deux autres membres ordinaires. Le président et le vice-président de l'assemblée générale et les membres du conseil ne peuvent représenter d'autres membres ordinaires.

Art. 12.L'assemblée générale ne délibère que sur les questions qui ont été portées à l'ordre du jour conformément à l'article 8.

Art. 13.L'assemblée générale prend des décisions à la majorité absolue des voix des membres ordinaires présents ou représentés.

En cas de parité des votes, c'est le président de l'assemblée générale qui décide. Celui-ci vote toujours en dernier.

Un vote peut être effectué à main levée, par écrit, par courrier et/ou par des moyens de communication électroniques.

Art. 14.Sans préjudice du présent règlement, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s'appliquent. Section 3. - Elections

Art. 15.Une invitation à faire acte de candidature à une fonction au sein de l'Institut est envoyée aux membres six semaines au moins avant la réunion de l'assemblée générale pendant laquelle il est procédé au vote.

Les membres font acte de candidature pour l'ensemble des fonctions à pourvoir au sein d'un organe déterminé sans préciser de fonction spécifique. Si des fonctions sont à pourvoir au sein de plusieurs organes, les membres peuvent faire acte de candidature à l'ensemble des fonctions dans plusieurs organes.

Les membres peuvent déposer leur acte de candidature par écrit auprès du président de l'assemblée générale jusqu'à trois semaines avant cette réunion et indiquent à quel groupe linguistique ils appartiennent. Chaque candidature doit être accompagnée d'un curriculum vitae et d'une lettre de motivation, de maximum une page au format A4 chacun.

En l'absence de candidats suffisants, le président de l'assemblée générale se réserve le droit de demander au ministre une dispense comme visée à l'article 3 de la loi du 20 juillet 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 20/07/1990 pub. 26/05/2011 numac 2011000307 source service public federal interieur Loi visant à promouvoir la présence équilibrée d'hommes et de femmes dans les organes possédant une compétence d'avis. - Coordination officieuse en langue allemande fermer visant à promouvoir la présence équilibrée d'hommes et de femmes dans les organes possédant une compétence d'avis.

Art. 16.Les élections aux fonctions au sein de l'Institut ont lieu dans l'ordre suivant : 1° fonction de président de l'assemblée générale ;2° fonction de vice-président de l'assemblée générale ;3° fonctions de membre du conseil ;4° fonctions de membre de la commission de discipline ;5° fonctions de membre suppléant de la commission de discipline. Autant de tours de scrutin sont organisés qu'il y a de fonctions à pourvoir.

Un choix au maximum peut être indiqué par bulletin de vote. Il n'est possible de voter que pour les candidats qui satisfont aux exigences légales et réglementaires.

Art. 17.En cas d'élection, le vote doit être secret. Il est effectué par écrit et/ou par moyens de communication électroniques.

Art. 18.Un ou plusieurs scrutateurs élus par l'assemblée générale comptent les suffrages exprimés.

Dans chaque cas, le candidat avec le plus de voix est élu. Si plusieurs candidats obtiennent le même nombre de voix à la première place, un nouveau tour de scrutin est organisé, limité à ces candidats.

Les personnes qui se sont portées candidates à plusieurs fonctions occuperont la première fonction pour laquelle ils ont été élus.

Art. 19.Si un élu cesse d'exercer son mandat et qu'aucun suppléant n'est disponible, une assemblée générale est convoquée pour désigner un successeur. Ce successeur reste en fonction jusqu'à la fin du mandat pour lequel le membre sortant a été élu. Les règles de renouvellement et/ou d'inclusion d'un mandat s'appliquent, quelle que soit la durée effective du mandat. CHAPITRE 4. - Conseil Section 1re. - Réunions

Art. 20.Le conseil se réunit aussi souvent que l'intérêt de l'Institut l'exige. Il doit être convoqué lorsque deux de ses membres le demandent ou à la demande du commissaire du gouvernement.

Le conseil peut se réunir en personne et/ou en faisant usage de moyens de communication électroniques.

Art. 21.Chaque membre du conseil et le commissaire du gouvernement sont invités à participer à une réunion par écrit ou par courriel un mois avant une réunion.

Chaque membre du conseil peut alors proposer des points à l'ordre du jour au président du conseil jusqu'à trois semaines avant la réunion, le cas échéant, accompagnés des documents correspondants.

L'ordre du jour complet et les documents d'accompagnement sont adressés à chaque membre du conseil et au commissaire du gouvernement au moins quinze jours avant la réunion.

Sous réserve de l'accord de tous les membres du conseil et du commissaire du gouvernement, il peut être dérogé aux délais du présent article.

Art. 22.Le procès-verbal d'une réunion du conseil est soumis endéans un mois à l'approbation de ses membres au cours de la réunion suivante ou au moyen d'une procédure écrite.

Une fois approuvé, le procès-verbal d'une réunion du conseil est envoyé au commissaire du gouvernement dans les 45 jours suivant cette réunion. Section 2. - Délibération et décision

Art. 23.Le conseil ne délibère que sur les points qui ont été mis à l'ordre du jour conformément à l'article 21.

Un vote peut être effectué à main levée, par écrit, par courrier et/ou par des moyens de communication électroniques.

Art. 24.Le conseil ne peut statuer que si au moins trois de ses membres sont présents, en personne ou en ligne. Si ce quorum n'est pas atteint, le conseil statue légalement sur ce point lors de sa prochaine réunion à condition qu'au moins deux membres dont le président ou le vice-président soient présents.

Art. 24/1.Sans préjudice de l'article 24, au cas où une décision devrait être prise dans le cadre d'une procédure écrite, le membre du conseil à l'origine de la proposition de décision écrite, communique une proposition de décision dans sa version finale aux autres membres du conseil, ainsi qu'au commissaire du gouvernement et invite ceux-ci à se prononcer dans un délai de quatorze jours calendriers sur les point suivants : 1° les membres du conseil et le commissaire du gouvernement: à se prononcer sur le recours à la procédure écrite ;et 2° les membres du conseil: à se prononcer sur la proposition de décision. Une proposition soumise à une procédure écrite ne peut pas être amendée. Elle sera approuvée ou rejetée dans son entièreté.

La proposition est considérée comme adoptée lorsque : 1° aucun membre du conseil ni le commissaire du gouvernement ne s'est opposé à l'utilisation de la procédure écrite ;et 2° la proposition a été approuvée par les membres du conseil à la majorité requise. Si une proposition de décision soumise à une procédure écrite n'obtient pas la majorité requise, elle peut être mise à l'ordre du jour provisoire de la prochaine réunion du conseil.

Une décision qui aura été prise par une procédure écrite sera communiquée au début de la prochaine réunion du conseil et sera actée dans les minutes de cette réunion. Section 3. - Gestion

Art. 25.L'Institut est lié par l'accord écrit de deux membres du conseil, dont au moins le président ou le vice-président, qui agissent conjointement, sans avoir à justifier un mandat spécial.

Pour les tâches administratives telles que la correspondance, la réservation de locaux, les demandes de remises de prix, les quittances et reçus des dépenses, l'accord écrit du membre du conseil compétent ou de l'agent délégué à cette fin par le conseil suffit. Le conseil nomme et révoque l'agent délégué, qui exercera ces tâches sous la supervision du membre du conseil compétent.

Art. 26.Les copies, les expéditions ou les extraits des procès-verbaux du conseil et de l'assemblée générale sont approuvés par écrit par deux membres du conseil.

Art. 27.Les membres du conseil qui le souhaitent peuvent, pour leur mandat, élire domicile au siège de l'Institut. S'ils exercent cette option au moment de leur nomination, ce choix est mentionné en tant que tel dans la décision de nomination. S'ils exercent cette option pendant l'exercice de leur mandat, ils en feront rapport au président du conseil qui en prendra acte. Section 4. - Candidatures à la nomination

Art. 28.Le conseil établit la liste des candidats désignés par l'Institut pour nomination à la Commission d'agrément des mandataires.

La liste des candidats est présentée au ministre au plus tard deux mois avant la fin des mandats des membres de la Commission précédente.

Si un membre nommé ne termine pas son mandat, le conseil désigne un successeur que l'Institut présente au ministre pour nomination.

Art. 29.Le conseil établit une liste des candidats pour nomination au Conseil de la Propriété intellectuelle et soumet cette liste à l'assemblée générale pour approbation. La liste approuvée est présentée au ministre au plus tard deux mois avant la fin des mandats des membres du Conseil précédent.

Si un membre nommé ne termine pas son mandat, le conseil désigne un successeur que l'Institut présente au ministre pour nomination. CHAPITRE 5. - Finances Section 1re. - Contribution annuelle

Art. 30.Chaque membre ordinaire ainsi que chaque associé est tenu de payer sa contribution annuelle respective. Cette contribution doit être versée dans les 30 jours suivant la date de la facture, ceci constituant la date d'échéance.

Chacun est personnellement responsable du paiement de sa contribution annuelle. La responsabilité de ces personnes est limitée au montant de la contribution versée.

Art. 31.Toute personne qui ne paie pas sa contribution annuelle avant la date d'échéance peut encore le faire dans les 30 jours suivant la date de notification par envoi recommandé, moyennant le versement d'une surtaxe de 25 % de la contribution annuelle.

Si une personne ne paie pas sa contribution annuelle avec surtaxe, le trésorier radie cette personne respectivement du tableau des membres de l'Institut ou du tableau des associés.

A moins que l'Institut n'ait été au préalable informé par écrit de l'intention d'un membre ordinaire ou d'un associé de se mettre en retrait de l'Institut pendant une période donnée, les contributions annuelles, avec surtaxe, restent dues pour l'année du non-paiement et l'année de la réinscription. Section 2. - Comptes annuels

Art. 32.L'exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Le 31 décembre de chaque année, les comptes annuels seront clôturés et l'exercice comptable sera déclaré fermé. Par dérogation à ce qui précède, le premier exercice comptable s'étend de la date d'approbation du présent règlement par le ministre au 31 décembre de l'année suivante.

Le solde des comptes est versé à la réserve générale de l'institut.

Art. 33.Les comptes de l'Institut sont établis selon un plan comptable approprié, adapté aux besoins de l'activité de l'Institut.

Ce plan comptable doit être conforme dans sa présentation et sa numérotation au plan comptable de l'annexe 7 de l'arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations.

Le libellé des comptes prévus au plan comptable peut être adapté aux caractéristiques propres de l'activité de l'Institut, du patrimoine et des produits et charges de l'Institut. Les comptes prévus au plan comptable qui sont sans objet pour l'Institut ne doivent pas figurer dans son plan comptable.

Art. 34.La comptabilité est tenue selon un système de livres et de comptes et conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.

Les comptes sont rédigés selon le schéma des comptes annuels abrégés mentionné à l'arrêté royal du 29 avril 2019 précité. En ce qui concerne les principes généraux, les règles d'évaluation et le contenu des rubriques des comptes, il est fait référence aux règles applicables aux associations, visées à l'arrêté royal du 29 avril 2019 précité.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 24 juillet 2023 portantapprobation du règlement d'ordre intérieur de l'Institut des mandataires en brevets.

Le Ministre de l'Economie, P.-Y. DERMAGNE