19 AOUT 2024. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires

Le Ministre chargé de la Société nationale des chemins de fer belges et compétent pour Infrabel,

Vu la loi du 21 mars 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 source service public federal interieur Loi portant réforme de certaines entreprises publiques économiques. - Coordination officieuse en langue allemande type loi prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 source service public federal interieur Loi portant réforme de certaines entreprises publiques économiques. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer portant réforme de certaines entreprises publiques économiques, l'article 47/1, inséré par la loi du 10 avril 2014, modifié par la loi du 10 août 2015 ;

Vu l'arrêté royal du 13 juin 2014 portant règlement de la composition et du fonctionnement du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires, l'article 9, § 1er ;

Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 19 août 2024.

G. GILKINET Annexe à l'arrêté ministériel du 19 août 2024 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires Annexe Règlement d'ordre intérieur Comité Consultatif pour les voyageurs Ferroviaires Le présent règlement a été approuvé en réunion plénière du 28/06/2024. 1. GENERALITES

Article 1er Contexte Le présent règlement d'ordre intérieur est rédigé conformément aux dispositions de l'arrêté royal du 13 juin 2014 portant règlement de la composition et du fonctionnement du Comité Consultatif pour les Voyageurs Ferroviaires, dénommé ci-après « le Comité ». Le présent règlement d'ordre intérieur régit le fonctionnement du Comité. Il peut être adapté : ? sur proposition du/de la Président(e) ou du/de la Vice-Président(e) ; ou ? après demande motivée d'au moins la moitié des membres effectifs, et ce, à condition qu'au minimum la moitié des membres effectifs (ou de leurs suppléants) soient présents à la réunion ; et ? après approbation des modifications en séance plénière. 2. LES MEMBRES

Article 2 Membres effectifs et suppléants Les membres effectifs et suppléants sont nommés par arrêté ministériel. Au sein du Comité, les membres expriment le point de vue de leur organisation. Dans la communication externe, les membres peuvent toujours communiquer leur propre point de vue ou celui de leur organisation en toutes circonstances. Toutefois, les membres ne peuvent en aucun cas se prononcer au nom du Comité.

Article 3 Démission Les membres effectifs et suppléants peuvent à tout moment présenter leur démission par écrit au/à la Ministre, avec le/la Président(e) et le secrétariat du Comité en copie. Le/la Président(e) en informe les membres du Comité.

En cas de démission d'un membre effectif, et dans l'attente de la publication d'un arrêté ministériel pourvoyant à sa succession, il/elle est remplacé(e) de plein droit par son/sa suppléant(e).

Lorsqu'un membre effectif n'a participé à aucune réunion plénière durant une année civile et qu'il/elle n'a pas pris de façon systématique les mesures prévues à l'article 14 pour se faire représenter par son/sa suppléant(e), le/la Ministre compétent(e) en est informé(e).

Article 4 Règles de déontologie et d'éthique Les membres exercent leur mandat avec probité et loyauté.

Les membres doivent considérer tout document distribué ou transmis comme étant confidentiel, sauf en cas de disposition contraire expresse (ex. : s'il a été communiqué comme une « lettre ouverte » par le/la Président(e)), et à l'exclusion des avis approuvés et émis qui ne sont pas soumis à un embargo ou pour lesquels l'embargo a été levé et qui, par conséquent, tombent dans le domaine public. Ils/elles doivent également s'abstenir de profiter de leur position afin d'obtenir des informations ou décisions à des fins étrangères à leur fonction au sein du Comité.

Ces règles sont d'application pour l'ensemble des activités du Comité (réunion plénière, groupe de travail, bureau exécutif, concertations, ...). 3. LE BUREAU EXECUTIF

Article 5 Le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) Conformément à l'article 4 de l'arrêté royal du 13 juin 2014 portant règlement de la composition et du fonctionnement du Comité Consultatif pour les Voyageurs Ferroviaires, le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) sont désigné(e)s par le/la Ministre ayant les entreprises publiques dans ses attributions. Le/la Président(e) ouvre, suspend et clôture les réunions plénières.

Il/elle dirige les débats, accorde la parole et la retire. En cas d'absence du/de la Président(e), le/la Vice-Président(e) remplit la fonction de Président(e). En cas d'absence du/de la Président(e) et du/de la Vice-Président(e), le/la membre le/la plus âgé(e) du Bureau exécutif remplit cette fonction.

Le/la Président(e) veille également: ? à l'exécution des missions attribuées au Comité ; ? au respect de la loi et du présent règlement ; ? à ce que le débat et le dialogue entre les membres soit animé de manière impartiale ; ? à ce qu'un consensus soit recherché au sein du Comité ; ? à se tenir informé(e) du travail des différents Groupes de travail mis en place par le Comité ; ? à ce que les documents officiels du Comité soient signés ; ? à convoquer les séances plénières du Comité et les réunions du Bureau.

Le/la Vice-Président(e) assiste le/la Président(e) dans l'exécution de ses tâches et le/la remplace en cas d'absence, avec les mêmes compétences et obligations que le/la Président(e).

Article 6 Composition du Bureau exécutif 1° Le Bureau exécutif est composé du/de la Président(e), du/de la Vice-Président(e) ainsi que de deux membres adjoint(e)s qui sont désigné(e)s par arrêté ministériel. Le/la Président(e) du Comité est également le/la Président(e) du Bureau exécutif. 2° Les membres du Bureau exécutif doivent s'impliquer activement dans les activités du Comité et de ses différents organes. Article 7 Fonctionnement du Bureau exécutif Le Bureau exécutif est convoqué par le/la Président(e) chaque fois que celui-ci/celle-ci le juge nécessaire et en principe une fois par mois.

Des experts peuvent être invités aux réunions du Bureau exécutif lorsque la discussion d'un point précis de l'ordre du jour le justifie. Ces experts ne prennent pas part aux délibérations du Bureau exécutif.

Le Bureau exécutif se charge de la gestion journalière du Comité.

De plus, il : ? fixe l'ordre du jour des réunions plénières du Comité ; ? veille à l'exécution des décisions du Comité ; ? propose la composition de Groupes de travail au sein du Comité ; ? représente le Comité lors des concertations et autres événements externes ; ? rédige le rapport d'activités annuel du Comité et du Bureau exécutif.

En cas d'indisponibilité du/de la Président(e), le/la Vice-Président(e) fixe les dates et l'ordre du jour des réunions du Bureau exécutif. Si le/la Vice-Président(e) est à son tour indisponible, le membre le plus âgé disponible fixe les dates et l'ordre du jour des réunions du Bureau exécutif.

Tout membre du Bureau exécutif peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour. Le/la Président(e) ou son/sa remplaçant(e) planifie les réunions du Bureau exécutif de telle manière que puissent y participer le plus grand nombre possible de ses membres.

Le Bureau exécutif prend ses décisions de manière collégiale et par consensus. Le Bureau exécutif peut cependant charger un(e) ou plusieurs de ses membres d'effectuer certaines tâches ou missions.

Le Bureau exécutif peut aussi charger un(e) ou plusieurs de ses membres de représenter le Comité lors des concertations et autres événements externes. Le Bureau exécutif est informé de l'exécution de ces différentes missions de manière systématique.

Pour chaque réunion du Bureau exécutif, un compte rendu synthétique de la réunion est rédigé par le Secrétariat et transmis aux membres du Bureau exécutif pour approbation. 4. GROUPES DE TRAVAIL

Article 8 Création de Groupes de travail Sur proposition du Bureau exécutif, le Comité peut nommer des Groupes de travail, composés de membres effectifs ou suppléants, pour préparer un avis ou pour étudier tout sujet déterminé, en ce compris la collecte d'informations et le développement de connaissances pertinentes. Lorsque l'agenda ne permet pas la création d'un groupe de travail en séance plénière, le/la Président(e), en concertation avec les membres du Bureau exécutif, informe par e-mail l'ensemble des membres de la création d'un Groupe de travail et sollicite les candidatures des membres qui souhaitent en faire partie.

Article 9 Coordination des Groupes de travail Les groupes de travail sont dirigés par un(e) Coordinateur(trice).

Il/elle est désigné(e) par le Bureau exécutif parmi les membres qui forment le Groupe de travail.

Le/la Coordinateur(trice) fixe les dates des réunions de son Groupe de travail. Il/elle veille à planifier les réunions du Groupe de travail de telle manière que puissent y participer le plus grand nombre possible de ses membres. La date doit être fixée d'un commun accord, mais si, en cas d'urgence, il n'est pas possible de trouver rapidement une date à laquelle tous les membres du groupe de travail peuvent être présents, c'est le/la Coordinateur(trice) lui/elle-même qui décidera de la date de la réunion.

Le Secrétariat met une salle de réunion à la disposition du Groupe de travail.

Les Coordinateurs font rapport de l'avancement des travaux de leur Groupe de travail au Bureau exécutif du Comité.

Article 10 Faire appel à une expertise externe Avec l'accord du Bureau exécutif, le Groupe de travail peut entendre des experts compétents dans les matières abordées en vue d'obtenir des informations ciblées. Ces experts ne prennent pas part aux délibérations du Groupe de travail.

Article 11 Avis présenté d'initiative Un Groupe de travail peut, de sa propre initiative, présenter un projet d'avis après avoir obtenu l'accord du Bureau exécutif. Les projets d'avis émis d'initiative suivent la même procédure d'approbation que les autres avis. 5. LES REUNIONS

Article 12 Langues de travail Pendant les réunions, chaque membre s'exprime en néerlandais ou en français, selon son choix. La convocation, l'ordre du jour et les procès-verbaux des réunions sont rédigés en néerlandais ou en français. Ils sont ensuite traduits dans l'autre langue.

Les différences éventuelles de traduction entre le néerlandais et le français sont tranchées par le Bureau sans que la préférence ne soit donnée à un texte plutôt qu'à l'autre.

Les documents de travail ne font pas l'objet de traduction. Seuls les documents officiels et finaux soumis à l'approbation des membres lors d'une réunion plénière du Comité sont traduits dans les deux langues.

L'ordre du jour et le compte rendu des réunions plénières sont traduits dans les deux langues avant envoi aux membres du Comité.

Le rapport annuel d'activités du Comité est rédigé en néerlandais et en français.

Article 13 Réunions plénières Le Comité se réunit au minimum deux fois par an en séance plénière, à l'initiative du Bureau exécutif ou à la demande motivée d'au moins un tiers des membres effectifs du Comité. Dans ce dernier cas, la demande d'organisation d'une réunion plénière mentionnera l'intitulé du (des) point(s) devant être inscrit(s) à l'ordre du jour, chacun de ces points faisant l'objet d'une note explicative.

Les invitations et l'ordre du jour doivent être adressés à tous les membres effectifs, suppléants et observateurs par e-mail.

L'ordre du jour des réunions plénières est fixé par le Bureau exécutif à l'initiative du Président. Un point peut être inscrit à l'ordre du jour sur demande d'un ou de plusieurs membres du Comité.

Sauf dans des cas exceptionnels ou urgents sur lesquels une majorité des membres présents marquent leur accord, aucun point autre que ceux inscrits à l'ordre du jour ne peut y être discuté.

En cas de nécessité absolue et dûment motivée, le Président peut déroger à cette procédure.

Article 14 Participation aux réunions plénières Les réunions du Comité ne sont pas publiques. Elles ne sont accessibles qu'aux seuls : ? membres effectifs et suppléants du Comité ; ? membres du Secrétariat ; ? observateurs légalement prévus ; ? experts invités par le Bureau.

Tous les membres effectifs et suppléants sont invités aux réunions plénières du Comité. Lorsqu'un membre effectif et son suppléant sont présents, seul le membre effectif jouit du droit de vote.

Toute absence d'un membre effectif à une réunion du Comité doit être signalée au Secrétariat avant la réunion plénière. En cas d'impossibilité d'assister à une réunion, le membre effectif avertit son suppléant et le Secrétariat.

Lorsqu'un membre suppléant est présent en remplacement du membre effectif, il/elle jouit du même droit de vote que le membre effectif.

Les observateurs invités lors des séances plénières du Comité n'ont pas le droit de vote.

Si nécessaire, le Bureau exécutif est habilité à inviter aux réunions plénières des experts qualifiés afin de les entendre dans les matières relevant de la compétence du Comité, que ce soit dans le cadre d'un dossier particulier ou dans un contexte plus large. Ces experts n'ont pas le droit de vote.

Article 15 Prise de décisions 1° Les décisions sont soit prises à l'unanimité soit à la majorité simple.La voix du/de la Président(e) étant prépondérante en cas d'égalité des voix. 2° Conformément à l'article 9 de l'arrêté royal du 13 juin 2014, la délibération d'une modification du règlement d'ordre intérieur en séance plénière peut uniquement avoir lieu si au moins la moitié des membres jouissant du droit de vote sont présents.3° Pour toute autre décision, le vote est valide lorsque le nombre de membres présents en réunion plénière et jouissant du droit de vote correspond au moins à un tiers du nombre total de membres effectifs.4° Les membres suppléants qui, le cas échéant, sont présents en même temps que le membre effectif auquel ils sont liés ne disposent pas du droit de vote.Il en va de même des observateurs légalement prévus. 5° Lorsque le quorum requis précité n'est pas atteint, le/la Président(e) peut convoquer une nouvelle réunion plénière avec le même ordre du jour dans les cinq jours ouvrables.Cette réunion peut être tenue même si moins de la moitié des membres jouissant du droit de vote sont présents. 6° Le/la Président(e) peut aussi décider de ne pas organiser une réunion en présentiel, mais une réunion en ligne à laquelle tous les membres sont invités et durant laquelle une discussion et un vote concernant les points abordés lors de la réunion plénière initiale peuvent se poursuivre, peu importe le nombre de membres participants. Cette réunion en ligne sera aussi convoquée dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion plénière initiale. 6. LES AVIS

Article 16 Demandes d'avis Conformément à l'article 47/1 de la loi du 21 mars 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 source service public federal interieur Loi portant réforme de certaines entreprises publiques économiques. - Coordination officieuse en langue allemande type loi prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 source service public federal interieur Loi portant réforme de certaines entreprises publiques économiques. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer portant réforme de certaines entreprises publiques économiques, le Comité émet des avis à la demande des entreprises fournissant des services de transport ferroviaires de voyageurs faisant l'objet de missions de service public, à la demande du ministre dont relèvent ces entreprises publiques, à la demande du ministre qui a la régulation du transport ferroviaire dans ses attributions ou de la propre initiative du Comité. Le Bureau peut prendre l'initiative d'émettre un avis à la demande d'un ou de plusieurs membres ou d'institutions démocratiques et représentatives extérieures.

Article 17 Procédure d'avis 1° Les projets d'avis peuvent être rédigés par : - le/la Président(e) ; - le/la Vice-Président(e) ; - un(e) membre du Bureau exécutif ; - le/la Coordinateur(trice) d'un Groupe de travail. Ce/cette dernier(dernière) peut se faire assister d'un rapporteur nommé par ses soins parmi les membres du groupe de travail. Dans tous les cas, le/la Coordinateur(trice) reste responsable de la rédaction du projet d'avis.

Les projets d'avis sont transmis au Bureau exécutif qui les finalise puis les inscrit à l'ordre du jour du Comité. Le Secrétariat veille à ce que le projet d'avis finalisé soit traduit. 2° Les projets d'avis sont destinés aux réunions plénières pour présentation à l'ensemble des membres du Comité et permettre une discussion collégiale.Si le délai fixé pour émettre l'avis ne permet pas son traitement lors d'une réunion plénière convoquée, le projet d'avis peut être soumis aux membres pour consultation par e-mail. 3° Les membres peuvent proposer des modifications écrites à un projet d'avis sous la forme d'un amendement.Chaque proposition d'amendement doit être transmise par e-mail à tous les membres du Comité. Toute proposition de modification sous la forme d'un amendement sera transmise par le Secrétariat, individuellement ou de manière groupée, par e-mail ou via une plateforme de données à tous les membres du Comité. 4° Les avis sont idéalement adoptés à l'unanimité.Dans le cas où l'unanimité ne peut être atteinte, le/la Président(e) convoque une réunion plénière ou il/elle décide de reporter les délibérations à la prochaine réunion plénière planifiée. Le/la Président(e) soumet l'avis au vote des membres jouissant du droit de vote présents lors de la réunion plénière. En principe, la discussion en séance plénière se limite aux amendements. 5° L'avis est adopté selon la procédure fixée à l'article 15 du présent règlement d'ordre intérieur.Les membres qui ne sont pas d'accord avec le consensus peuvent demander que leur désaccord soit mentionné dans une note de bas de page de l'avis. Naturellement, ils sont également libres de communiquer leur point de vue sur leurs propres canaux de communication. Le Comité communiquera toujours la proposition de consensus.

Article 18 Avis urgents En cas d'urgence dûment motivée, le/la Ministre compétent(e) peut demander l'avis du Comité dans un délai court. Le/la Ministre peut mentionner ce délai lors de la demande d'avis, mais le délai ne sera pas inférieur à dix jours ouvrables. Par jour ouvrable, on entend chaque jour calendrier autre qu'un samedi, un dimanche ou un jour férié légal.

Lorsque le Comité est saisi d'une demande d'avis urgente, ou si le Comité souhaite adopter un avis d'initiative en lien avec une actualité qui requiert également un traitement en urgence, le/la Président(e) en informe aussitôt les membres du Bureau exécutif et l'ensemble des membres du Comité.

Le Bureau exécutif constate l'urgence et se charge de rédiger un avis avec l'aide des membres prêts à s'y investir et qui se seront manifestés auprès du Secrétariat. A défaut, le Bureau exécutif est chargé de préparer un avis.

L'avis sera transmis aux membres aussi rapidement que possible par e-mail. Une réaction des membres est attendue au moins deux jours ouvrables avant l'expiration du délai légal de remise de l'avis urgent au/à la Ministre compétent(e). L'absence de réaction d'un membre dans les délais prescrits est considérée comme une approbation tacite.

Le cas échéant, les noms des organisations qui ne sont pas d'accord avec la proposition de consensus peuvent, à leur demande, être repris dans une note de bas de page de l'avis. Leur point de vue divergent peut aussi être communiqué au/à la Ministre.

L'ensemble de la procédure de rédaction et d'adoption d'un avis qualifié d'urgent peut également se faire à distance, par e-mail ou encore, par téléphone et visio-conférence. 7. COMMUNICATION EXTERNE

Article 19 Représentation et communication du Comité Le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) représentent le Comité. Ce sont les seules personnes qui peuvent parler au nom du Comité.

Ils/elles informeront les parties intéressées (SNCB, Infrabel, le/la Ministre, les tiers qui ont demandé un avis), mais aussi les voyageurs et les citoyens du contenu des avis émis. Ils/elles veilleront aussi à ce que seuls les documents autorisés et approuvés par le Comité fassent partie de la communication externe du Comité.

Le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) peuvent décider de communiquer vers l'extérieur dans la mesure où le contenu de la communication est lié à un avis approuvé ou à une autre communication externe validée par le Comité. On veillera à ce que les communications reflètent également, par leur contenu et leur ton, la diversité des points de vue au sein du Comité.

La publication d'un avis peut faire l'objet d'un communiqué de presse et/ou d'une publication sur les médias sociaux.

S'il y a lieu, le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) peuvent déléguer ces tâches à un membre du Bureau exécutif.

Le Comité peut utiliser les différents médias sociaux pour rendre publics ses avis et positions. La communication à travers les médias sociaux se fera par le biais d'un ou plusieurs profils CCVF et sera gérée par le/la Président(e) ou une personne qu'il/elle a mandaté(e) à cet effet.

Article 20 Diffusion des avis Les avis adoptés par le Comité sont ensuite envoyés par le Secrétariat aux destinataires de l'avis. Le Secrétariat veille aussi à ce que l'avis soit publié sur le site internet du SPF Mobilité et Transports.

Si la communication porte sur un avis qui a été formulé à la demande d'une partie externe, les modalités du demandeur d'avis seront respectées. S'il n'existe pas d'accord avec cette partie à ce sujet, le Comité peut communiquer vers l'extérieur toute information qui n'a pas été spécifiquement indiquée comme confidentielle par le demandeur d'avis.

Lorsqu'il s'agit d'avis émis de sa propre initiative, le Comité s'engage à ne pas diffuser d'informations confidentielles. 8. SECRETARIAT ETCORRESPONDANCE

Article 21 Rôle du secrétariat Le secrétariat est chargé de l'envoi de toutes les invitations et des comptes rendus, de la documentation éventuelle et des projets d'avis aux membres concernés. Le secrétariat rédige les comptes rendus des réunions plénières et des réunions du Bureau. Chaque projet de compte rendu doit être soumis pour vérification au/à la Président(e) ainsi qu'aux membres du Bureau exécutif. Le secrétariat assiste le Bureau exécutif pour l'élaboration du rapport annuel d'activités.

Le secrétariat veille à avoir un espace de stockage en ligne dans lequel tous les documents internes (projets d'avis, procès-verbaux, etc.) sont enregistrés. Cet espace est accessible à tous les membres du Comité.

Le secrétariat veille à ce qu'un site internet soit créé sur lequel tous les documents publics (avis, rapports annuels, etc.) peuvent être facilement consultés, tant par des personnes extérieures que par les membres eux-mêmes.

Article 22 Relation entre le Secrétariat et le Comité Le Secrétariat travaille exclusivement sous la responsabilité du SPF Mobilité et Transports. Aucun lien de subordination ne peut exister entre le Comité et le personnel du SPF Mobilité et Transports qui assure le Secrétariat du Comité.

Article 23 Coordonnées du Secrétariat Toute correspondance et toute communication concernant le Comité et ses activités sont adressées à : COMITE CONSULTATIF POUR LES VOYAGEURS FERROVIAIRES SPF Mobilité et Transports Direction générale Politique de Mobilité Durable et Ferroviaire Rue du Progrès 56 1210 BRUXELLES e-mail : CCVF-RGCT@mobilit.fgov.be Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 19 août 2024 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du comité consultatif pour les voyageurs ferroviaires.

Le Ministre chargé de la Société nationale des chemins de fer belges et compétent pour Infrabel, G. GILKINET