MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

14 MAI 1998. - Arrêté ministériel relatif aux modalités d'application de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 14 mai 1998 relatif à l'octroi de subsides au bénéfice d'associations ou de regroupements d'associations oeuvrant à un programme de développement local intégré en matière de rénovation urbaine

Le Ministre chargé de l'Aménagement du territoire Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 14 mai 1998 relatif à l'octroi de subsides au bénéfice d'associations ou regroupements d'associations oeuvrant à un programme de développement local intégré en matière de rénovation urbaine, notamment les articles 1er, 2, 4, 7, 12 et 16;

Vu les lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Vu l'urgence motivée par la nécessité d'adopter l'arrêté ministériel en même temps que l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 14 mai 1998, dont question supra et entrant en vigueur, Arrête : CHAPITRE 1er. - L'agrément La demande

Article 1er.La demande d'agrément d'une association est introduite sous forme de lettre adressée au Ministre. Celle-ci retracera l'historique de l'association, décrira les projets menés depuis la fondation, précisera les sources de financement qui ont permis la mise en oeuvre des actions. Elle présentera également une description détaillée du projet pour lequel l'association sollicite l'agrément ministériel et devra répondre à un ou plusieurs objectifs repris à l'article 3 de l'Arrêté du Gouvernement ainsi qu'aux conditions d'éligibilité dont question dans les articles 5 et 9 du même arrêté.

Cette lettre doit également contenir les indications prévues à l'article 4 de l'Arrêté du Gouvernement. § 2. La demande d'agrément d'un regroupement d'associations est introduite sous forme d'une lettre adressée au Ministre. Celle-ci expose les motifs pour lesquels des associations disposant individuellement depuis au moins deux ans, d'un agrément régional, soit en application de l'Arrêté de l'Exécutif de la Région de Bruxelles-Capitale du 17 décembre 1992 abrogé par l'Arrêté du Gouvernement du 14 mai 1998, soit en application de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 14 mai 1998, soit dans le cadre d'un contrat de quartier, soit en application de l'arrêté de l'Exécutif du 16 juillet 1992 relatif aux associations oeuvrant à l'insertion par le logement, désirent se regrouper. Seront également précisés la structure préconisée et les projets communs.

Le seul regroupement d'associations actuellement agréé est celui du Réseau Habitat.

Les associations qui désirent rejoindre ce regroupement doivent répondre aux conditions reprises ci-dessus, accomplir un stage d'un an dans le cadre du Réseau Habitat et souscrire aux projets communs.

Notification de l'agrément

Art. 2.Tant à l'association individuelle qu'au regroupement d'associations, le Ministre notifie l'agrément sous forme d'une convention qui sera établie entre lui-même et l'association ou le regroupement d'associations. Cette convention précise l'activité ou les activités, le ou les projets pour lesquels l'agrément est octroyé ainsi que la durée de l'engagement qui ne peut excéder cinq ans. CHAPITRE II. - La subsidiation La demande

Art. 3.§ 1er. La demande de subsidiation d'une association est introduite par le responsable sous forme de lettre adressée au Ministre qui fera référence à l'agrément obtenu et donnera les indications reprises à l'article 10 de l'Arrêté du Gouvernement. § 2. La demande de subsidiation d'un regroupement d'associations est introduite pour l'ensemble du regroupement par le coordinateur sous forme de lettre qui fera référence à l'agrément obtenu et donnera les indications reprises à l'article 10 de l'Arrêté du Gouvernement.

La demande s'appuie sur le programme annuel (l'ensemble des projets annuels classés par objectifs) élaboré au sein de la Cellule de développement urbain et s'inscrit dans le programme pluriannuel conformément à la Convention;

La notification

Art. 4.La notification se fera annuellement sous forme d'un arrêté du gouvernement octroyant un subside d'un montant fixé par le Ministre au bénéfice d'une association individuelle ou d'un regroupement d'associations oeuvrant à un programme à charge de l'allocation 16.12.33.20 du budget des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année visée.

La Cellule de développement urbain (CDU)

Art. 5.Tout regroupement d'associations élabore les programmes annuels et pluriannuels au sein de la CDU qui est composée de : 1 ou 2 représentants de l'Administration; 1 représentant de la Délégation régionale interministérielle aux solidarités urbaines (DRISU); le coordinateur du regroupement ou son représentant (opérateur régional); 2 ou 3 représentants désignés parmi les associations constituant le regroupement.

La CDU se réunira au moins 6 fois par an, fixera son mode de fonctionnement par règlement d'ordre intérieur. Le coordinateur en assure le secrétariat en étroite collaboration avec la DRISU qui la préside.

Ce groupe de travail consultatif assurera le suivi des projets en cours, la réflexion méthodologique et l'analyse prospective des potentialités. CHAPITRE III. - L'évaluation Le Comité de suivi

Art. 6.Un comité de suivi ad hoc est désigné par le Ministre pour veiller à la bonne exécution et à l'évaluation de ou des projets pour lesquels l'association ou le regroupement d'associations est subsidié eu égard aux objectifs fixés dans la convention d' agrément.

Le Comité de suivi est présidé par le Ministre ou son représentant; en font également partie: 1° Le Directeur général de l'Administration de l'Aménagement du Territoire et du Logement (AATL) ou son représentant;2° Le Délégué du Ministre auprès de la Délégation, lorsqu'il s'agit d'un regroupement d'associations.Pour les associations individuelles ou les projets ponctuels, il s'agira d'un expert ou plusieurs choisi(s) par le Ministre, soit au sein de l'Administration soit au sein de la DRISU, soit au sein d'une association autre que l'association soumise à évaluation; 3° un représentant de l'association à évaluer, à titre consultatif. Dans le cas d'un regroupement d'associations deux représentants, à titre consultatif, dont au moins le coordinateur ou son représentant; 4° dans le cas où le projet prévoit un accord avec une Commune ou un C.P.A.S. un représentant de l'instance concernée.

Le fonctionnement du Comité de suivi (CS).

Art. 7.Le Comité de Suivi fonctionne selon le règlement suivant : § 1. La mission du Comité du Suivi, d'une manière générale est : - d'organiser l'information et la concertation entre les partenaires représentés en son sein; - de veiller à la bonne exécution de la Convention, - de veiller à l'évaluation des projets eu égard aux objectifs fixés dans le programme pluriannuel.

Réunions - fréquence et présence § 2. Le Comité de Suivi se réunit au moins deux fois par an, soit à l'initiative de son Président, soit à l'initiative de deux de ses membres. Le Comité peut inviter, par l'intermédiaire de son Président, des experts afin qu'ils soient entendus sur tout ou partie de l'ordre du jour.

Ordre du jour des réunions § 3. Le CS arrête l'ordre du jour des ses réunions. La proposition d'ordre du jour doit comporter, notamment, tous les points demandés par écrit par les membres du Comité.

Les documents relatifs à l'ordre du jour et l'invitation seront transmis par le Président aux membres du Comité dans un délai de 10 jours ouvrables avant la réunion.

Les procès-verbaux seront transmis, au plus tard, dans les 10 jours ouvrables qui suivent la réunion du groupe de travail.

En cas d'urgence le Président peut faire examiner par le Comité des points non inscrits à l'ordre du jour : dans ce cas les documents et informations y relatifs doivent être diffusés lors de la réunion même, et les membres disposent d'un délai de 10 jours ouvrables pour donner leur avis par écrit, après réception du procès-verbal.

Dans ce cas, les décisions sont prises sur base d'un consensus de l'ensemble des membres présents à la réunion. L'absence de réponse vaut un avis positif.

Prise de décisions § 4. Les décisions du CS sont prises en principe sur base d'un consensus de l'ensemble des membres effectifs présents ou de leurs représentants. A défaut, la majorité simple des membres présents l'emporte. A la demande explicite d'un membre, les avis minoritaires seront joints en annexe au procès-verbal.

Dans l'intervalle entre deux réunions, le Président peut prendre l'initiative de consulter par écrit les membres du CS qui répondront dans un délai de 15 jours ouvrables. Les personnes qui assistent à la réunion sont strictement tenues par la confidentialité à propos des débats, des faits, informations connaissances, documents ou autres éléments dont elles auraient reçu communication dans ce cadre et sont tenues d'en faire préserver la confidentialité par leurs collaborateurs.

Gestion du Comité de suivi § 5. Le Comité de suivi est assisté par un secrétariat dont la gestion est confiée, pour un regroupement d'associations, à la DRISU, pour une association individuelle à l'expert choisi par le Ministre (article 6, 2°).

Le secrétariat est donc responsable de la préparation de la documentation, des rapports, des ordres du jour, des comptes rendus des réunions et de toute pièce y afférant.

Le présent règlement d'ordre intérieur peut être modifié sur proposition du Président, ou de celle d'au moins deux des membres dudit comité.

Mission spécifique de la Délégation

Art. 8.La Délégation est membre du Comité de Suivi dans le cas de regroupement d'associations (voir art. 6, 2°) en application de son mandat fixé par l'arrêté de l'Exécutif du 24 décembre 1992.

Elle veillera à l'intégration du programme pluriannuel du regroupement d'associations dans le souci général de la transversalité des programmes régionaux de lutte contre l'exclusion sociale.

Elle est chargée d'émettre un avis sur les objectifs poursuivis et progressivement atteints par le regroupement d'associations, d'expliquer les écarts éventuels et d'estimer de façon anticipative et prospective, les résultats de l'intervention en cours, et la pertinence des objectifs retenus par le regroupement dans le cadre de la Convention d'agrément. CHAPITRE IV. - La liquidation des subsides La mise en liquidation

Art. 9.§ 1er. Pour les projets annuels s'inscrivant ou non dans un programme pluriannuel, la mise en liquidation se fait par tranche : - un premier versement de 40 % lors de la notification de l'arrêté de subsidiation; - un deuxième versement de 30 % en juillet; - un troisième versement de 30 % dans le premier trimestre de l'année suivante. § 2. Pour les projets ponctuels, la mise en liquidation se fait par tranches: - un premier versement de 40 % lors de la notification de l'arrêté de subsidiation; - un deuxième versement de 30 % lors du dépôt du rapport intermédiaire; - un troisième versement de 30 % lors du dépôt du rapport final.

Documents à transmettre

Art. 10.Selon la tranche à libérer, selon le type de projet - ponctuel ou annuel - d'une association individuelle ou d'un projet inscrit dans un programme pluriannuel pour un regroupement d'associations, la remise de certains documents conditionne la libération des tranches.

Projet ponctuel d'une association individuelle § 1er. Les documents suivants sont à transmettre en triple exemplaire : - 1° 1re tranche : - la lettre de créance dont un modèle figure en annexe au présent arrêté; - la copie de la convention d'agrément; - la copie de l'arrêté de subsidiation; - la copie du cahier des charges. 2° 2e tranche : - la lettre de créance; - la copie des convocations et des délibérations du Comité de Suivi; - la copie du rapport intermédiaire. 3° 3e tranche : - la lettre de créance; - les copies des convocations et des délibérations du Comité de Suivi des séances tenues depuis le rapport intermédiaire; - la copie du rapport final.

Projet annuel d'une association individuelle § 2. Les documents à transmettre en triple exemplaire sont : 1° pour la 1re tranche : - la lettre de créance dont un modèle figure en annexe au présent arrêté; - la copie de la convention d'agrément; - la copie de l'arrêté de subsidiation; - la copie du cahier des charges. 2° pour la 2e tranche - la lettre de créance; - la copie des convocations et des délibérations du Comité de Suivi (1er semestre); - le rapport financier du 1er semestre; - un rapport intermédiaire sur l'état d'avancement du projet. 3° pour la 3e tranche : - la lettre de créance; - les copies des convocations et des délibérations du Comité de Suivi (2éme semestre); - le rapport financier du 2e semestre; - le rapport final sur l'action menée.

Remarque : pour une association active dans d'autres secteurs que celui faisant l'objet de la subsidiation, et/ou disposant d'autres ressources financières, le rapport financier et d'activités de l'ensemble de l'association, après approbation par l'Assemblée générale de l'association et ce uniquement à titre informel.

Projet d'un regroupement d'associations § 3. Les documents à transmettre en triple exemplaire sont : 1° pour la 1re tranche : - la lettre de créance dont un modèle figure en annexe au présent arrêté; - la copie de la convention d'agrément; - la copie de l'arrêté de subsidiation; - la copie du tableau de répartition des subsides selon les projets retenus par association locale et pour le coordinateur régional; - la copie des fiches techniques des projets. 2° pour la 2e tranche : - la lettre de créance; - les copies de convocations et des délibérations de la Cellule de développement urbain; - copie des convocations et des délibérations du Comité de Suivi; - le rapport financier du 1er semestre; - une évaluation intermédiaire des actions menées. 3° pour la 3e tranche : - la lettre de créance; - les copies des convocations et des délibérations de la CDU du 2e semestre; - les copies des convocations et des délibérations du Comité de Suivi du 2e semestre; - le rapport financier du 2e semestre; - l'évaluation finale des actions menées accompagnée de l'évaluation ex ante de la DRISU.pour l'année écoulée.

Remarques : pour les associations membres du regroupement et actives dans d'autres projets que ceux subsidiés dans le cadre du regroupement - et/ou disposant d'autres ressources financières, également le rapport financier et le rapport d'activités de synthèse de l'association après approbation par l'assemblée générale de l'association, mais ce, toutefois, à titre purement informel.

Transmission des documents et restrictions Transmission

Art. 11.§ 1er. Les déclarations de créance et les annexes sont à adresser exclusivement au Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale, Administration de l'Aménagement du Territoire et du Logement (AATL), C.C.N., rue du Progrès 80 à 1030 Bruxelles.

Restrictions § 2. 1° le versement de la subvention à concurrence des montants prévus à l'article 10 § 1, 1° et 2°, § 2, 1° et 2° et § 3, 1° et 2° n'a pas pour conséquence de créer dans le chef de l'association ou dans celui du regroupement d'associations bénéficiaires un droit inconditionnel à l'octroi de la subvention, chaque versement étant considéré comme ayant été liquidé à titre de provision; 2° si le montant total des justificatifs de l'année n'atteint pas le montant de la subvention, la différence sera remboursée à la Région ou le solde restant dû réduit en conséquence;3° au cas où l'association ou le regroupement d'associations ne remplirait pas ses obligations, de la constatation du Comité de Suivi, l'aide de la Région peut être suspendue immédiatement. Bruxelles, le 14 mai 1998.

Le Ministre chargé de l'Aménagement du Territoire, des Communications et des Transports publics, H. HASQUIN