13 JANVIER 2016. - Arrêté ministériel établissant le règlement d'ordre intérieur commun des commissions de recours en matière d'évaluation

Le Ministre chargé de la Fonction publique, Vu les articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution;

Vu la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique, les articles 1er, 3°, 2, 1°, et 4, § 2, 1° ;

Vu l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat, l'article 6;

Vu l'arrêté royal du 24 septembre 2013 relatif à l'évaluation dans la fonction publique fédérale, modifié par l'arrêté royal du 23 novembre 2015, l'article 30, § 4, inséré par l'arrêté royal du 23 novembre 2015;

Vu le protocole n° 712 du 09 décembre 2015 du Comité des services publics fédéraux, communautaires et régionaux;

Vu l'avis n° 58.527/2 du Conseil d'Etat, donné le 14 décembre 2015, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, Arrête : CHAPITRE Ier. - Généralités

Article 1er.La voie de communication électronique est privilégiée pour l'ensemble des communications relatives à la procédure devant la commission. Si celle-ci n'est pas possible, il est fait usage des autres modes courants de communication (courrier ordinaire, courrier recommandé, remise en mains propres).

Lorsque cette communication constitue le point de départ d'un délai, il y a lieu de prévoir un accusé de réception de celle-ci. CHAPITRE II. - Convocations et fixation des audiences

Art. 2.§ 1er. La commission accuse réception de chaque dossier. § 2. Seuls les dossiers complets sont fixés à l'ordre du jour d'une audience.

Un dossier complet comporte l'inventaire de l'ensemble des pièces du dossier, le dossier d'évaluation défini à l'article 21 de l'arrêté royal du 24 septembre 2013, ainsi que les coordonnées personnelles complètes de l'évalué et de l'évaluateur.

Le cas échéant, et sans préjudice de son audition, l'évalué communique à la commission son éventuelle motivation écrite, voire pièces complémentaires au dossier transmis, au plus tard le cinquième jour ouvrable qui précède la date d'audience.

Il communique dans le même temps les éléments susmentionnés à l'autre partie invitée à être entendue.

Art. 3.§ 1er. La commission se réunit aux dates fixées par le président.

Les dossiers de stage ou de recours contre une mention « insuffisant » sont fixés par priorité dans l'ordre du jour. § 2. L'ordre du jour est joint à la convocation adressée aux membres de la commission.

Les dossiers fixés sont rendus accessibles aux membres de la commission, de préférence par le biais d'une consultation en ligne. A défaut, une copie des dossiers leurs est transmise par courrier ordinaire.

Art. 4.L'évalué et l'évaluateur sont convoqués au plus tard 10 jours ouvrables avant la date d'audience de la commission.

L'évaluateur informe de la date d'audience, selon le cas : 1° le directeur P&O ou son délégué dans le cadre d'un dossier de stage ou, 2° le directeur ou le directeur général, dans le cadre d'un dossier de recours contre une mention d'évaluation. Les nom et coordonnées de la personne qui assiste le membre du personnel sont communiqués à la commission. CHAPITRE III. - Déroulement des audiences

Art. 5.Le président de la commission ouvre et clôt les séances, et dirige les débats tout en assurant l'ordre de l'assemblée.

Lorsque le président de la commission relève du même service fédéral que celui de l'évalué, il se fait remplacer.

Il n'est pas établi de procès-verbal.

Art. 6.L'audience se tient à huis clos.

Art. 7.§ 1er. L'évalué et l'évaluateur présents sont entendus ensemble.

Selon le cas, la commission entend dans l'ordre : 1° l'évaluateur puis l'évalué en cas de stage, 2° l'évalué puis l'évaluateur en cas de recours contre une mention d'évaluation. Le cas échant, la commission peut, avec l'accord de l'évalué, entendre le directeur P&O ou son délégué, le directeur ou le directeur général qui serait éventuellement présent à la séance. Les membres de la commission posent ensuite d'éventuelles questions.

Le dernier mot revient à l'évalué. § 2. Avant de prendre l'affaire en délibéré, à huis clos, le président informe les parties du délai pour la remise de l'avis, la décision ou la proposition. CHAPITRE IV. - Délibération et vote

Art. 8.Le vote a lieu au scrutin secret en application de l'article 29, alinéa 4, première phrase de l'arrêté royal du 24 septembre 2013.

Il s'effectue en séance conformément aux instructions du président, par le biais de bulletins de vote ou via un système de vote électronique.

Le résultat du vote est communiqué aux membres de la commission immédiatement après celui-ci, avant d'être ensuite consigné sous scellé dans le dossier concerné. CHAPITRE V Avis, propositions, décisions et notification

Art. 9.L'avis, la proposition ou la décision de la commission indique l'ensemble des étapes de procédure suivies et contient notamment les mentions suivantes: 1° la nature du document à savoir : avis, décision ou proposition, et sa date;2° la commission dont il émane;3° les visas, à savoir le préambule faisant référence aux textes qui donnent compétence à la commission pour connaître de l'affaire et l'indication des dates de recours, saisine, convocations;4° le nom des membres qui ont délibéré et le cas échéant, le nom des membres qui ont été exclus du vote par tirage au sort en vue de rétablir la parité; 5° le nom, prénom et la qualité des parties entendues, de l'éventuelle personne qui assiste l'évalué, de toute autre personne que la commission aurait entendue (directeur P&O ou son délégué,...), et le cas échéant, du bilingue légal qui aurait assisté à la séance de la commission; 6° la nature de la demande;7° la motivation;8° le dispositif comprenant l'avis, la proposition ou la décision, après indication du résultat du scrutin secret avec l'information du nombre de voix positives et négatives, et l'éventuelle voix prépondérante du président en cas de partage des voix;9° la signature du président.

Art. 10.L'original de l'avis, de la proposition ou de la décision de la commission est conservé par la commission.

Art. 11.La commission archive, par audience et par section linguistique,: 1° l'ensemble des dossiers dans lesquels sont ajoutés les écrits de procédure ainsi que les résultats de votes;2° la liste des présences;3° l'ordre du jour. Un tableau récapitulatif des dossiers soumis à la commission par date d'audience et par section linguistique est établi; il indique notamment : 1° le nom de l'évalué;2° le service fédéral qui l'emploie;3° l'objet de la saisine (stage ou évaluation); 4° la nature de la demande (en cas de stage : licenciement, prolongation,..., et en cas de recours, la mention dont recours); 5° l'avis, la proposition ou la décision de la commission. CHAPITRE VI. - Dispositions finales

Art. 12.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 13 janvier 2016.

Le Ministre chargé de la Fonction publique, St. VANDEPUT