13 JANUARI 2016. - Ministerieel besluit houdende goedkeuring van het gemeenschappelijk huishoudelijk reglement van de beroepscommissies inzake evaluatie

De Minister belast met Ambtenarenzaken, Gelet op de artikelen 37 en 107, tweede lid, van de Grondwet;

Gelet op de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken, de artikelen 1, 3°, 2, 1°, en 4, § 2, 1° ;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel, artikel 6;

Gelet op het koninklijk besluit van 24 september 2013Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 24/09/2013 pub. 04/10/2013 numac 2013002046 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 23 november 2015, artikel 30, § 4, ingevoegd bij het koninklijk besluit van 23 november 2015;

Gelet op het protocol nr. 712 van 09 december 2015 van het Comité voor de federale, de gemeenschaps- en de gewestelijke overheidsdiensten;

Gelet op het advies nr. 58.527/2 van de Raad van State, gegeven op 14 december 2015, in toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemeenheden

Artikel 1.Er wordt de voorkeur gegeven aan een elektronisch communicatiekanaal voor alle communicatie betreffende de procedure voor de commissie. Als dat niet mogelijk is, wordt er gebruik gemaakt van de andere gangbare communicatievormen (gewone brief, aangetekend schrijven, persoonlijke afgifte).

Als die communicatie het beginpunt is van een termijn, moet er worden voorzien in een ontvangstbewijs daarvan. HOOFDSTUK II. - Oproepingen en vaststelling van de zittingen

Art. 2.§ 1. De commissie bevestigt de ontvangst van elk dossier. § 2. Enkel dossiers die volledig zijn worden op de agenda van een zitting geplaatst.

Een volledig dossier bevat de inventaris van alle stukken van het dossier, het evaluatiedossier zoals bepaald in artikel 21 van het koninklijk besluit van 24 september 2013Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 24/09/2013 pub. 04/10/2013 numac 2013002046 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten, alsook de volledige persoonlijke gegevens van de geëvalueerde en van de evaluator.

In voorkomend geval, en onverminderd zijn verhoor, bezorgt de geëvalueerde aan de commissie zijn eventuele schriftelijke motivering en aanvullende stukken bij het overgedragen dossier uiterlijk op de vijfde werkdag die voorafgaat aan de datum van de zitting.

Tegelijkertijd bezorgt hij de bovengenoemde elementen aan de andere partij die werd uitgenodigd om te worden gehoord.

Art. 3.§ 1. De commissie komt samen op de data die de voorzitter vaststelt.

De stagedossiers of beroepsdossiers tegen een vermelding `onvoldoende' worden met prioriteit op de agenda geplaatst. § 2. De agenda wordt gevoegd bij de oproeping die naar de commissieleden wordt gestuurd.

De geagendeerde dossiers worden toegankelijk gemaakt voor de commissieleden, bij voorkeur via onlineraadpleging. Als dat niet mogelijk is, wordt hen een kopie van de dossiers bezorgd via de gewone post.

Art. 4.De geëvalueerde en de evaluator worden opgeroepen uiterlijk 10 werkdagen voor de zittingsdatum van de commissie.

Naargelang het geval deelt de evaluator de zittingsdatum mee aan : 1° de P&O-directeur of zijn afgevaardigde in het kader van een stagedossier of, 2° de directeur of de directeur-generaal, in het kader van een beroepsdossier tegen een evaluatievermelding. De naam en de gegevens van de persoon die het personeelslid bijstaat, worden aan de commissie meegedeeld. HOOFDSTUK III. - Verloop van de zittingen

Art. 5.De voorzitter van de commissie opent en sluit de zittingen en leidt de debatten, waarbij hij de orde handhaaft tijdens de vergadering.

Indien de voorzitter van de commissie tot dezelfde federale dienst behoort als de geëvalueerde, laat hij zich vervangen.

Er worden geen notulen opgemaakt.

Art. 6.De zitting vindt plaats achter gesloten deuren.

Art. 7.§ 1. De aanwezige geëvalueerde en evaluator worden samen gehoord.

Naargelang het geval hoort de commissie in de volgende orde : 1° de evaluator daarna de geëvalueerde, in geval van stage, 2° de geëvalueerde daarna de evaluator, in geval van beroep tegen een evaluatievermelding. In voorkomend geval kan de commissie, met akkoord van de geëvalueerde, de P&O-directeur of zijn afgevaardigde, de directeur of de directeur-generaal, die eventueel bij de zitting aanwezig zou zijn, horen. Vervolgens stellen de commissieleden eventuele vragen.

De geëvalueerde krijgt het laatste woord. § 2. Alvorens de zaak achter gesloten deuren in beraad nemen, deelt de voorzitter aan de partijen de termijn mee voor het uitbrengen van het advies, de beslissing of het voorstel. HOOFDSTUK IV. - Beraadslaging en stemming

Art. 8.De stemming is geheim in toepassing van artikel 29, vierde lid, eerste zin van het koninklijk besluit van 24 september 2013Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 24/09/2013 pub. 04/10/2013 numac 2013002046 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie Koninklijk besluit betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt sluiten. De stemming vindt plaats tijdens de zitting overeenkomstig de instructies van de voorzitter, met stembriefjes of door middel van een elektronisch stemsysteem.

Het resultaat van de stemming wordt onmiddellijk na de stemming aan de leden van de commissie meegedeeld, en vervolgens onder verzegelde omslag aan het betrokken dossier toegevoegd. HOOFDSTUK V Adviezen, voorstellen, beslissingen en kennisgeving

Art. 9.Het advies, het voorstel of de beslissing van de commissie geeft alle procedurestappen weer en vermeldt met name het volgende : 1° De aard van het document, namelijk : advies, beslissing of voorstel, en de datum;2° De commissie waarvan het uitgaat;3° De visa, namelijk de preambule die verwijst naar de teksten die de commissie haar bevoegdheid verlenen om de zaak te behandelen en de data van beroep, aanhangigmaking, oproepingen;4° De naam van de leden die hebben beraadslaagd en, in voorkomend geval, de naam van de leden die door loting van de stemming werden uitgesloten om de pariteit te herstellen; 5° De naam, voornaam en de hoedanigheid van de gehoorde partijen, van de persoon die de geëvalueerde eventueel bijstaat, van elke andere persoon die de commissie heeft gehoord (P&O-directeur of zijn afgevaardigde, ...) en, in voorkomend geval, van de wettelijk tweetalige die de zitting van de commissie heeft bijgewoond; 6° De aard van het verzoek;7° De motivering;8° Het beschikkend gedeelte met het advies, het voorstel of de beslissing, na vermelding van het resultaat van de geheime stemming met mededeling van het aantal positieve en negatieve stemmen, en de eventuele doorslaggevende stem van de voorzitter bij staking van stemmen;9° De handtekening van de voorzitter.

Art. 10.Het origineel van het advies, het voorstel of de beslissing van de commissie wordt door de commissie bewaard.

Art. 11.De commissie archiveert, per zitting en per taalafdeling : 1° alle dossiers waaraan de schriftelijke stukken van de procedure alsook de resultaten van de stemmingen zijn toegevoegd;2° de aanwezigheidslijst;3° de agenda. Er wordt een samenvattende tabel opgesteld van de dossiers die aan de commissie werden voorgelegd, per zittingsdatum en per taalafdeling;

Die bevat met name : 1° de naam van de geëvalueerde;2° de federale dienst waar hij werkt;3° het voorwerp van de aanhangigmaking (stage of evaluatie); 4° de aard van het verzoek (in geval van stage : ontslag, verlenging, ..., en in geval van een beroep, de vermelding waartegen een beroep is ingesteld); 5° het advies, het voorstel of de beslissing van de commissie. HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen

Art. 12.Dit besluit treedt in werking de dag waarop ze in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 13 januari 2016.

De Minister belast met Ambtenarenzaken, St. VANDEPUT