20 JUILLET 2023. - Arrêté du Gouvernement wallon approuvant le règlement d'ordre intérieur de la Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale

Le Gouvernement wallon, Vu la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août 1980, telle que modifiée ;

Vu le décret du 6 novembre 2008 portant rationalisation de la fonction consultative, les article 1er et 2 ;

Vu le décret du 20 novembre 2008 relatif à l'économie sociale, les articles 6 et 7 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 7 mai 2015 portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale ;

Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 26 septembre 2019 portant règlement du fonctionnement du Gouvernement ;

Vu l'arrêté du Gouvernement wallon du 13 janvier 2022 fixant la répartition des compétences entre les Ministres et réglant la signature des actes du Gouvernement ;

Vu la décision du Gouvernement wallon le 26 novembre 2020 d'acter les orientations relatives à la feuille de route de l'économie sociale 2019-2024, la Stratégie Alternativ'ES Wallonia, en tant que nouvelle dynamique pour l'économie sociale et levier de la relance de l'activité économique en Wallonie ;

Considérant que la Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale instituée au sein du Conseil économique, social et environnemental de Wallonie a arrêté son règlement d'ordre intérieur le 10 mars 2022 : Sur proposition de la Ministre de l'Economie sociale ;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur de la Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale figurant en annexe est approuvé.

Art. 2.L'arrêté du Gouvernement wallon du 7 mai 2015 portant approbation du règlement d'ordre intérieur de la Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale est abrogé.

Art. 3.Le présent arrêté entre en vigueur le 20 juillet 2023.

Art. 4.La Ministre de l'Economie sociale est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Namur, le 20 juillet 2023.

Pour le Gouvernement : Le Ministre-Président, E. DI RUPO La Ministre de l'Emploi, de la Formation, de la Santé, de l'Action sociale et de l'Economie sociale, de l'Egalité des chances et des Droits des femmes, Ch. MORREALE

Annexe Règlement d'ordre intérieur de la Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale (COMES) Le ROI est élaboré conformément à l'article 1er, 2°, du décret du 6 novembre 2008 portant rationalisation de la fonction consultative et aux articles 6 à 27 du décret relatif à l'économie sociale du 20 novembre 2008.

TITRE 1er. - GENERALITES

Article 1er.Définitions Pour l'ensemble du présent vade-mecum, il faut entendre par : 1° « décret fonction consultative » : le décret wallon du 6 novembre 2008 portant rationalisation de la fonction consultative ;2° « décret économie sociale » : le décret wallon du 20 novembre 2008 relatif à l'économie sociale ;3° « décret EI » : le décret du 20 octobre 2016 relatif à l'agrément des initiatives d'économie sociale et à l'agrément et au subventionnement des entreprises d'insertion;4° « arrêté EI » : l'arrêté du Gouvernement wallon du 24 mai 2017 portant exécution du décret du 20 octobre 2016; 5° « décret I.D.E.S.S. »: le décret wallon du 14 décembre 2006 relatif à l'agrément et au subventionnement des « Initiatives de développement de l'emploi dans le secteur des services de proximité à finalité sociale, en abrégé : "I.D.E.S.S."; 6° « arrêté I.D.E.S.S. » : l'arrêté du Gouvernement wallon du 24 septembre 2015 modifiant l'AGW du 21 juin 2007 portant exécution du décret du 14 décembre 2006 relatif à l'agrément et au subventionnement des initiatives de développement de l'emploi dans le secteur des services de proximité à finalité sociale, en abrégé : "I.D.E.S.S." ; 7° « décret agences-conseil » : le décret wallon du 27 mai 2004 relatif aux agences-conseils en économie sociale (M.B. 18.08.04) ; 8° « arrêté agences-conseil » : l'arrêté du Gouvernement wallon du 26 janvier 2006 portant exécution du décret du 27 mai 2004 relatif aux agences-conseil en économie sociale (M.B. 10.02.06) ; 9° « entreprise d'insertion »: un des opérateurs visés à l'article 7, § 1er, du décret EI ; 10° « I.D.E.S.S. » : un des opérateurs visés à l'article 1er, al. 1er, 1° et article 4 du décret I.D.E.S.S. ; 11° « agence-conseil » : un des opérateurs visés à l'article 1er, al. 1er, 1°, du décret agences-conseil ; 12° « porteur de projet en économie sociale » : tout opérateur visé à l'article 1er, 8°, 9° et 10° du présent vade-mecum ou ayant requis les agréments correspondants ;13° « Commission » : la « Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale » visée à l'article 6 du décret économie sociale ;14° « CESE Wallonie » : le Conseil économique, social et environnemental de Wallonie ;15° « Administration » : la Direction de l'Economie sociale du SPW Economie, Emploi, Recherche (SPW EER) ; 16° « Ministre » : le.la Ministre du Gouvernement wallon ayant l'Economie sociale dans ses attributions ; 17° « membre » : tant le membre effectif que le membre suppléant de la Commission, l'un comme l'autre désigné par le Gouvernement wallon ;18° « organisation » : organisme, association ou groupement qui mandate une ou plusieurs personnes physiques afin de le représenter au sein de la Commission ;19° « siéger » : participer à une réunion ;20° « discussions » : les débats sur la compréhension des sujets ;21° « délibérations » : les débats quant au positionnement de l'organisme sur le sujet traité, sorte de « pré-décisions » mais pouvant aller jusqu'aux « décisions » si celles-ci se forment par consensus ;22° « votes » : les décisions si celles-ci sont prises en formalisant une étape spécifique avec vérification du quorum de vote.

Art. 2.Siège Le siège de la Commission est fixé au siège du CESE Wallonie (rue du Vertbois, 13c à 4000 LIEGE).

Art. 3.Correspondance Toute correspondance relative à la Commission et à ses activités, en ce compris les courriers électroniques, doit être transmise à l'adresse de son siège (Commission consultative et d'agrément des entreprises d'économie sociale - CESE Wallonie, rue du Vertbois 13c à 4000 LIEGE).

TITRE 2. - COMPOSITION, DESIGNATION ET ROLES

Art. 4.Composition La Commission est composée de : Avec voix délibérative ? quatre effectifs et quatre suppléants représentant les organisations représentatives des employeurs ; ? quatre effectifs et quatre suppléants représentant les organisations représentatives des travailleurs ; ? trois effectifs et trois suppléants représentant le secteur de l'économie sociale ; ? un effectif et un suppléant représentant l'ASBL Union des Villes et Communes de Wallonie et la Fédération wallonne des Centres publics d'action sociale.

Avec voix consultative ? un Président et un Vice-Président ; ? un effectif et un suppléant représentant la SOWECSOM (Société wallonne d'Economie sociale marchande) devenue W.ALTER ; ? un effectif et un suppléant représentant l'Office wallon de la Formation professionnelle et de l'Emploi tel qu'institué par le Décret wallon du 6 mai 1999 relatif à l'Office wallon de la Formation professionnelle et de l'Emploi (Forem); ? un effectif et un suppléant représentant l'Agence wallonne pour l'intégration des personnes handicapées (AWIPH) devenue AVIQ ; ? deux effectifs et deux suppléants de l'Administration de la Région wallonne.

Parité hommes-femmes Deux tiers au maximum des membres d'un organe consultatif sont de même sexe. Ce quota est applicable distinctement aux membres effectifs et aux membres suppléants.

Art. 5.Durée des mandats des membres et renouvellement La durée du mandat des membres est fixée à cinq ans.

Les membres sont nommés par le Gouvernement selon des procédures distinctes en fonction des mandats : - sur base d'une liste de candidats présentée par le CESE Wallonie dans le cas des représentants des organisations représentatives des travailleurs et des employeurs ; - sur proposition des instances représentatives visée(s) à l'article 3 du décret dans le cas des représentants du secteur de l'économie sociale ; - sur proposition des instances représentatives visées à l'article 7 § 1er, 5°, 6°, 7°, 8° et 9° du décret pour les autres représentants.

Trois mois au minimum avant l'échéance du mandat de cinq ans, le CESE Wallonie (pour les représentants mentionnés à l'article 7, § 1er, 2° et 3°, du décret économie sociale) et le secrétariat de la Commission (pour les autres représentants) interpellent les organisations appelées à être représentées au sein de la Commission. Le secrétariat de la Commission procède ensuite à la centralisation de l'ensemble des candidatures avant de les communiquer au Ministre.

Lorsque le mandat d'un membre prend fin avant le terme fixé, le CESE Wallonie ou le secrétariat entreprend les démarches pour pourvoir au remplacement du membre concerné dans les meilleurs délais et en informe le Gouvernement.

Le nouveau membre ainsi désigné achève la durée du mandat qui restait à courir.

Le renouvellement du mandat des membres au sein de la Commission se fait intégralement.

Art. 6.Rôle du Président et du Vice-Président Pour l'ensemble des activités de la Commission, le Président est le gardien des missions attribuées à la Commission. Il assure la bonne application des mesures transversales du décret économie sociale et des dispositions qui régentent le fonctionnement et l'organisation de l'organisme (que ces dispositions soient inscrites dans un décret, un arrêté ou dans le règlement d'ordre intérieur).

A cet effet, le Président est chargé : -de convoquer les réunions ; -d'ouvrir, de suspendre, de clore les réunions et de diriger les débats en toute neutralité, tout en gardant sa qualité de membre et donc son droit de s'exprimer ; - de prendre les dispositions qu'appellent les cas exceptionnels et urgents, après avoir consulté les membres de la Commission ; -de signer tous les avis et courriers.

Le Président peut déléguer sa signature au Vice-Président ainsi qu'à un membre du secrétariat.

En cas d'absence du Président, le Vice-Président le remplace et assure la présidence. En cas d'absence du Président et du Vice-Président, la présidence est assurée par le doyen d'âge possédant voix délibérative ou par le membre désigné à cette fonction par le Président.

Art. 7.Secrétariat Le secrétariat de la Commission est assuré par le CESE Wallonie qui collabore pour ce faire avec l'Administration.

Le secrétariat remplit toutes les missions qui lui sont confiées par les dispositions qui régentent le fonctionnement et l'organisation de la Commission.

Entre autres, le secrétariat est chargé : - de préparer les réunions, les ordres du jour et les convocations ; - de transmettre les convocations aux membres ; - d'assurer la collecte de la documentation et des informations utiles aux travaux, et de prendre tout contact nécessaire au bon déroulement des travaux ; - de compiler la liste de présences, notamment sur base des informations reçues des membres avant la séance en cas d'empêchements ou d'invitations d'experts extérieurs ; - d'assurer le respect des délais visés à l'article 13 du présent ROI pour l'examen des dossiers complets et la remise des avis; - de rédiger et d'envoyer aux porteurs de projet en économie sociale (en coordination avec l'Administration) les demandes de compléments d'information qui seraient requises par la Commission; -d'assurer la rédaction des procès-verbaux, avis et autres documents ; -de placer sur la plateforme informatique partagée les avis approuvés ; -d'en informer (par notification électronique) l'Administration et le Ministre. - moyennant délégation du Président, de signer les documents (convocations, courriers, etc.) ; -de conserver les archives de la Commission ; -de consigner les présences et absences des membres dans un registre ; -de rédiger le projet de rapport d'activités de la Commission ; -de gérer la correspondance ; -de convoquer les porteurs de projet en économie sociale pour les auditions ; -d'inviter les experts et techniciens extérieurs ; - le cas échéant, de vérifier la complétude des dossiers et de solliciter, si nécessaire, les pièces manquantes auprès des personnes ou autorités concernées ; -de préparer les arrêtés relatifs à la désignation des membres de la Commission.

En ce qui concerne les travaux ainsi que les documents de travail de la Commission, un devoir de réserve et de discrétion s'impose aux membres du secrétariat. Les règles de conflits d'intérêts visées à l'article 20 du présent ROI s'appliquent aux membres du secrétariat.

Art. 8.Collaboration avec l'Administration Pour accomplir ses missions, la Commission collabore avec l'Administration qui réalise les tâches suivantes : - saisir la Commission dans les cas précisés à l'article 12 du ROI en communiquant au secrétariat, après les avoir instruits, les dossiers à examiner (dans le cadre de procédures d'octroi, de renouvellement, de refus, de suspension, de retrait d'agrément et de faits qui relèvent d'infractions ou de manquements aux dispositions légales énumérées infra à l'article 1 ou d'octroi de subsides), via une plateforme informatique partagée, au plus tard 7 jours ouvrables avant la date de la réunion de la Commission et en notifiant simultanément le dépôt au secrétariat par l'envoi d'un courrier électronique. A titre d'exception, pour les dossiers urgents (infractions et recours), une certaine souplesse sera de mise, sur appréciation du secrétariat, en accord avec le Président ; -vérifier que les conditions d'agrément ou de recours sont remplies ; -présenter les dossiers en séance ; - le cas échéant, transmettre à la Commission tous les documents utiles à ses travaux (ex. : partie communicable des rapports d'inspection sous leur forme originale) ; - le cas échéant, assurer le relais entre la Commission et les porteurs de projet en économie sociale en cas de demande d'informations complémentaires de la part de la Commission ; - communiquer à la Commission une copie de toute décision du Ministre portant sur l'octroi, le renouvellement, le refus, la suspension ou le retrait d'agrément ou l'octroi de subsides pour les dossiers des porteurs de projet de l'économie sociale qui ont fait l'objet de l'avis de la Commission ; -communiquer à la Commission un échéancier des agréments octroyés à l'ensemble des porteurs de projet de l'économie sociale dans le cadre des dispositifs visés à l'article 1er, 8°, 9° et 10° ou, à tout le moins, aux porteurs de projet de l'économie sociale dont le dossier a fait l'objet d'un avis de la Commission ; - communiquer à la Commission les statistiques et informations relatives à la confection du rapport d'activités de la Commission visé à l'article 2, 18° du décret fonction consultative ; - communiquer à la Commission les décisions de Justice (arrêts du Conseil d'Etat) rendues dans les dossiers sur lesquels celle-ci s'est prononcée par voie d'avis.

Art. 9.Comité de suivi Il est instauré un Comité de suivi, délégation composée d'un représentant du Ministre, de l'Administration, du Secrétaire général et du secrétariat de la Commission. Il a pour objet de veiller au bon déroulement de la mission de secrétariat de la Commission confiée au CESE Wallonie ainsi qu'aux aspects budgétaires de celle-ci. Il se réunit au moins une fois par an. Il est chargé notamment d'examiner les procédures mises en place entre le CESE Wallonie et l'Administration, en vue d'améliorer celles-ci.

La présidence du Comité de suivi est assurée par le représentant du Ministre ayant l'Economie sociale dans ses attributions et le secrétariat est assuré par le CESE Wallonie. Il se réunit au moins une fois par an avant le mois de juin de l'année en cours.

TITRE 3. - MODALITES RELATIVES A L'ORGANISATION ET A LA TENUE DES REUNIONS

Art. 10.Lieu des réunions Les réunions organisées pour les travaux de la Commission se tiennent dans les locaux du CESE Wallonie.

Les réunions peuvent se tenir dans un autre lieu pour des raisons d'organisation pratique qui sont appréciées par les membres, ou en cas d'urgence, par le Président.

Pour des motifs légitimes, les réunions peuvent, sur décision du Président, se tenir par visioconférence, soit intégralement, soit de manière mixte (avec certains participants en présentiel et d'autres en distanciel).

Toute réunion à distance doit s'appuyer sur le système de visioconférence défini par le CESE Wallonie. Ce système doit satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant l'identification des membres et permettant leur participation active, grâce à une transmission de l'image des participants ou au moins de leur voix et la retransmission continue et simultanée des discussions et délibérations. Le système doit également assurer une sécurisation de l'accès aux réunions à distance (pour les membres et les autres participants éventuels) et une sécurité des informations et documents échangés.

En raison de la sensibilité d'un sujet à traiter en réunion, la majorité des membres appelés à siéger peut s'opposer à l'usage de la visioconférence. Chaque membre qui souhaite manifester son opposition doit envoyer un mail en ce sens au secrétariat dans les 48 heures à compter de la réception de la convocation. Le cas échéant, une courte visioconférence peut être organisée pour voter formellement le report de l'un ou l'autre point de l'ordre du jour à une réunion ultérieure en présentiel.

Art. 11.Périodicité et calendrier des réunions La Commission se réunit autant de fois que cela est nécessaire, en fonction des missions qui lui sont confiées, et au minimum six fois par an. Les groupes de travail se réunissent le nombre de fois nécessaires pour réaliser les missions particulières qui leur sont confiées. Au plus tard en juillet et en décembre de chaque année, la Commission arrête le calendrier de ses réunions pour le semestre qui suit.

Art. 12.Conditions de saisine § 1. Dès que l'Administration dispose d'un dossier complet de demande d'agrément, renouvellement d'agrément, suspension d'agrément et retrait d'agrément, ou dossier d'octroi de subsides, elle le soumet, le cas échéant, pour avis, à la Commission. § 2. Les demandes d'avis sont transmises via le dépôt du dossier complet sur une plateforme informatique partagée. La Commission est saisie le jour de la réception du courrier électronique de notification du dépôt des dossiers complets auprès du secrétariat (cf. article 13 du ROI). En l'absence de courrier de notification, la date de dépôt sur le serveur informatique partagé constitue la date de saisine par défaut. En cas d'indisponibilité temporaire de la plateforme informatique partagée, le secrétariat et l'Administration peuvent convenir d'autres modalités pour la transmission des dossiers.

Dans cette hypothèse, la Commission est saisie le jour de la réception des dossiers complets.

Lorsque le dossier de demande d'avis est incomplet, le secrétariat sollicite les pièces manquantes auprès de l'Administration et l'informe que les délais de remise d'avis de la Commission ne débutent qu'à la date de la réception de ces pièces par le secrétariat de la Commission. § 3. Par ailleurs, la Commission peut examiner des dossiers et des thématiques spécifiques qui lui paraissent pertinentes pour mener à bien ses missions, et ce, notamment, pour renforcer l'expertise de ses membres ou pour demander à l'Administration des informations complémentaires éventuelles.

Art. 13.Délai de remise d'avis Il y a lieu de considérer que la Commission a donné son avis lorsque celui-ci a été transmis au destinataire par courrier électronique (ou via la plateforme informatique partagée), moyennant l'envoi d'un courrier électronique mentionnant que les avis sont disponibles sur le serveur partagé (« notification avis »).

La demande motivée de la Commission en vue d'obtenir une prolongation du délai de remise d'avis, lorsque les circonstances le justifient, est adressée par courrier électronique au Ministre par un courriel auquel est attaché un accusé de lecture. Le courrier précité mentionne expressément le fait que la demande sera considérée comme acceptée en cas d'absence de réponse endéans les deux jours ouvrables à partir de la date de l'accusé.

Pour calculer les délais de remise d'avis, s'appliquent des principes communément admis en droit pour la computation des délais de procédure. Dès lors, ceux-ci sont calculés en jours calendrier, ils commencent à courir le lendemain du point de départ applicable (tel que précisé à l'article 12 du ROI) et s'achèvent le dernier jour du délai, ou le jour ouvrable suivant si le jour de l'échéance est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal.

Art. 14.Ordre du jour L'ordre du jour est fixé par le Président, sur proposition du secrétariat ou, moyennant délégation, par le secrétariat. Chaque membre, préalablement à l'envoi de la convocation, peut demander au Président, avec copie au secrétariat, à ce que des points particuliers soient inscrits à l'ordre du jour. Si, pour une raison de bonne gestion, notamment organisationnelle, le Président n'inscrit pas le point demandé à l'ordre du jour, celui-ci sera alors inscrit à l'ordre du jour de la réunion suivante.

L'ordre du jour comporte au minimum : -l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente ; et -un point « Divers » destiné à de brèves communications, non sujettes à débat et qui ne doivent pas avoir fait nécessairement l'objet d'une demande préalable.

Aucun sujet étranger à l'ordre du jour ne peut être débattu, à moins qu'un motif urgent ne l'impose et moyennant l'accord du Président.

Lorsqu'il n'y a pas suffisamment de points prévus à l'ordre du jour, le Président peut décider d'annuler la réunion.

Art. 15.Accès aux documents pour les membres Les documents reçus ou établis par la Commission, et disponibles en format électronique, sont accessibles à tous les membres sur la plateforme informatique partagée de la Commission.

Tout dysfonctionnement éventuel de cet accès est signalé immédiatement au secrétariat, qui est chargé de relayer cette information auprès du service informatique en vue d'y remédier avec diligence.

Art. 16.Convocations Les convocations, rédigées par le secrétariat, mentionnent la date, l'heure et le lieu des réunions ainsi que les points inscrits à l'ordre du jour, avec droit d'accès à la plateforme informatique partagée où sont stockés ces documents.

Les convocations sont envoyées par courrier électronique aux membres concernés par les réunions visées, au moins sept jours calendrier avant les réunions. A cet effet, les documents annexes utiles ont été placés sur la plateforme informatique partagée de la Commission. En cas d'urgence, appréciée par le Président, la convocation peut être expédiée dans un délai plus court et ses annexes peuvent, exceptionnellement, être distribuées aux membres avant l'ouverture de la séance.

Art. 17.Invitations d'experts Les personnes invitées par la Commission (qu'ils représentent un Cabinet ministériel, l'Administration ou un expert) sont contactées par le secrétariat en fonction des dossiers figurant à l'ordre du jour.

Lorsqu'il est pertinent, pour des travaux futurs de la Commission, qu'il assiste à l'exposé d'un intervenant extérieur concernant une thématique d'intérêt général ou un dossier qui comporte un intérêt spécifique, un membre suppléant peut également être invité par la Commission, malgré la présence de son membre effectif.

Les personnes qui sont invitées à une réunion de la Commission sur base de l'un des paragraphes précédents participent uniquement à la présentation du point de l'ordre du jour pour lequel ils ont été invités et aux discussions qui en découlent. En tout état de cause, ils ne participent ni aux délibérations ni aux votes.

Art. 18.Auditions Préalablement à la remise de son avis, la Commission peut entendre les représentants du porteur de projet en économie sociale qui le sollicitent ou que la Commission juge opportun d'auditionner pour éclairer ses travaux. Dans ce cas, le secrétariat procède à la convocation du porteur de projet dans les quinze jours qui précèdent l'audition.

La Commission est tenue d'auditionner les porteurs de projet en économie sociale dans le cas de retrait, de suspension d'agrément, de non octroi/non renouvellement d'agrément ou de tout avis impactant le montant des subsides auxquels ils peuvent prétendre en fonction des dispositions légales répertoriées infra à l'article 1 du ROI. La personne à auditionner dûment mandatée est informée trente jours avant l'audition de la date de celle-ci et des raisons qui la motivent.

L'invitation à comparaître, accompagnée des coordonnées de l'agent traitant chargé du dossier au sein de l'Administration, invite le porteur de projet de l'économie sociale à consulter son dossier et, en cas d'infraction, à se faire représenter ou assister par le conseil de son choix.

Les auditions des porteurs de projet en économie sociale peuvent se dérouler en présentiel ou par visioconférence, soit intégralement, soit de manière mixte (avec certains participants en présentiel et d'autres en distanciel).

La décision de recourir à l'une ou l'autre forme de réunion sera appréciée par le Président, eu égard aux motifs légitimes dont question à l'article 10 du ROI (notamment, le cas échéant, la volonté expresse, formulée par écrit, du porteur de projet de tenir la réunion exclusivement en présentiel).

L'opportunité de procéder ou non à l'audition des porteurs de projet de l'économie sociale visés à l'article 1, 9° et 10° du présent vade-mecum en cas de demande d'octroi ou de renouvellement d'agrément est laissée à l'appréciation de la Commission.

Dans les cas d'urgence ou dans des circonstances spécialement motivées, le délai de convocation peut être réduit, tout en respectant un délai raisonnable eu égard notamment à l'objet de l'audition.

Art. 19.Participation aux réunions S'il s'avère qu'il ne pourra être présent à la réunion, le membre effectif est tenu de prévenir son suppléant afin que ce dernier puisse siéger en son absence, avec information au secrétariat si nécessaire.

En début de réunion, le Président fait le point sur le nombre de présences, au regard des règles de quorum.

Les membres participant à la réunion par visioconférence conformément à l'article 10 du ROI sont réputés présents pour le calcul des quorums de présence et de vote.

Art. 20.Conflits d'intérêts L'interdiction relative aux conflits d'intérêts prévue dans le décret fonction consultative s'applique au stade du vote ainsi que lors des débats préalables.

Les intérêts patrimoniaux ou personnels susceptibles de porter atteinte à l'indépendance et l'impartialité de jugement d'un membre sont ceux qui apparaitraient, soit directement dans son chef ou en tant que chargé d'affaires (« intérêts directs »), soit par l'intermédiaire d'un parent ou allié jusqu'au quatrième degré inclusivement, voire même d'une personne de son entourage proche avec laquelle il entretiendrait des liens privilégiés (« intérêts indirects »).

Lors de l'examen de chaque dossier soumis à la Commission, en cas de risque de conflit d'intérêts soulevé par le membre visé lui-même ou par un autre membre, la Commission décide s'il y lieu que le membre se retire pour l'intégralité de la procédure liée à ce dossier, en ce compris les discussions, délibérations et votes. Si tel est le cas, le retrait est acté au procès-verbal.

A tout moment, si apparaissent des indices sérieux de risques pour l'impartialité et l'indépendance de jugement d'un membre, le Président, ou le secrétariat le cas échéant, sollicite une déclaration d'intérêts de la part du membre concerné qui fasse état des différentes fonctions ainsi que des situations (directes ou indirectes) qui sont susceptibles d'être liées aux activités de la Commission et de porter préjudice à son impartialité et/ou son indépendance.

Art. 21.Quorum de présence Le quorum de présence se vérifie par rapport au nombre de mandats dont au moins un membre du binôme (effectif ou suppléant), d'une part, a été formellement désigné et, d'autre part, ne relève pas d'un des cas d'interruption du mandat avant son terme prévus par ailleurs.

Si le quorum de présence n'est pas atteint en début de réunion ou en cours de réunion, le Président ou son remplaçant en fait la constatation. 1° Soit il décide de lever la séance. Une nouvelle réunion est alors convoquée, sous un bref délai, après la réunion où le quorum n'a pu être atteint.

Le délai laissé avant la tenue de cette seconde réunion doit être d'au moins vingt-quatre heures et de maximum dix jours après la première réunion, sauf pour les procédures d'urgence dûment motivée où le délai ne peut dépasser cinq jours. 2° Soit, le Président décide que la Commission continue à siéger traitant tout ou partie de l'ordre du jour. Dans ce cas, les décisions prises sont : a. soit placées à l'ordre du jour d'une nouvelle réunion organisée suivant les modalités prévues à l'alinéa précédent ;b. soit, dans les meilleurs délais, soumises, par voie électronique, aux membres pour être avalisées sans condition de quorum (« procédure de finalisation par voie électronique » prévue à l'article 26, alinéa 1er, 1° du ROI).

Art. 22.Décisions et modalités de vote Les décisions se prennent autant que possible par consensus. A défaut, il est procédé au vote.

Chaque membre effectif ayant voix délibérative dispose d'une voix. En cas d'absence ou d'empêchement d'un membre effectif, son suppléant dispose de sa voix. En outre, les abstentions ne sont pas prises en compte pour fixer le chiffre de la majorité. Toutefois, les abstentions de vote sont mentionnées dans l'avis.

Le vote par procuration n'est pas admis. Toutefois, les opinions des membres absents, si elles sont préalablement transmises de manière synthétique par écrit au secrétariat, sont portées à la connaissance des autres membres avant le vote.

Le vote s'effectue à main levée. Le scrutin secret est d'application d'office lorsqu'il porte sur des questions de personnes ou si la moitié des membres présents ayant voix délibérative le demande.

Art. 23.Adoption et transmission des avis § 1er. Les avis sont rendus au nom de la Commission. Le cas échéant, les opinions divergentes sont exprimées au nom des organisations que les membres représentent et non directement au nom des membres de manière nominative. § 2. La Commission s'efforce de remettre des avis unanimes. Néanmoins, en cas de divergence, l'avis est formulé, totalement ou partiellement, sous forme de rapports exprimant les différents points de vue, à condition qu'il y ait un consensus sur cette manière d'exprimer l'avis. Dans le cas contraire, il sera procédé au vote selon l'article 22 du ROI et l'avis de la Commission exprimera le point de vue majoritaire en faisant néanmoins figurer, dans l'avis, les éventuelles opinions dissidentes sous forme de notes de minorité.

En cas de mention d'opinion(s) divergente(s) qui nécessite la transmission d'une contribution écrite par la (ou les) organisations concernée(s), celle-ci, rédigée de manière synthétique, est transmise au secrétariat endéans les 24 heures suivant la fin de la réunion, sauf si les délais de décision imposent un dépôt en réunion. § 3. En cas d'urgence, et tenant compte des missions et du fonctionnement de la Commission ainsi que de l'organisation générale de ses travaux, tout avis peut être adopté définitivement à l'issue d'une procédure électronique tel que prévu à l'article 26 du ROI, voire être approuvé séance tenante.

Une ratification électronique du texte de l'avis adopté en réunion peut être effectuée ; les modifications proposées peuvent uniquement porter sur la forme, et non sur le fond. § 4. Dès qu'ils sont adoptés définitivement par la Commission, les avis sont transmis par le secrétariat de la Commission à l'Administration et au Ministre via la plateforme informatique partagée ou par courrier électronique. En cas de transmission des avis via la plateforme informatique partagée, le secrétariat notifie simultanément le dépôt par courrier électronique, et ce, dans un délai qui respecte les modalités inscrites à l'article 13 du ROI. Quant aux avis d'initiative sur les dispositifs, ils sont transmis au CESE Wallonie.

Art. 24.Suspension de séance S'il le juge nécessaire, ou à la demande d'un membre de la Commission, le Président accorde une suspension de séance. L'utilisation éventuelle d'un système de visioconférence ne fait pas obstacle à une possible suspension de séance.

Art. 25.Procès-verbal Chaque réunion fait l'objet d'un projet de procès-verbal rédigé par le secrétariat et soumis à l'approbation des membres au cours de la réunion suivante.

Le procès-verbal est de type synthétique, c'est-à-dire qu'il relate principalement les décisions prises en faisant mention de l'existence des votes et des différents avis. Un membre peut demander qu'une ou plusieurs de ses interventions y soi(en)t actée(s).

S'il échet, l'utilisation d'un système de visioconférence doit être mentionnée dans le procès-verbal de la réunion, de même que la survenance éventuelle de tout incident technique perturbant le fonctionnement, y compris l'impossibilité pour un membre de prendre part au vote en raison du dysfonctionnement.

Lorsque la réunion a lieu par visioconférence ou que l'un ou l'autre de ses membres y participe par visioconférence conformément à l'article 10, alinéa 3, du présent ROI, les présences sont actées par le secrétariat qui mentionne le nom du ou des membres y ayant pris part par voie de visioconférence.

Chaque procès-verbal reprend une liste des personnes présentes et excusées. Il mentionne aussi les noms et qualités des personnes invitées lors de l'examen de certains points de l'ordre du jour.

Les procès-verbaux approuvés sont mis à disposition des membres de la Commission, effectifs et suppléants.

Art. 26.Procédures électroniques d'adoption d'avis Les avis de la Commission peuvent être adoptés par voie électronique dans deux hypothèses distinctes : 1° D'une part, il est possible de réaliser une « procédure de finalisation électronique » (mail de ratification) de l'avis discuté en séance, lorsque le quorum de présence n'est pas atteint (cf. article 21 du ROI).

Dans ce cas, la position des membres (accord ou non) doit être signifiée dans un délai fixé par le Président.

En cas d'absence de réaction des membres endéans le délai imparti, la proposition soumise par le secrétariat est supposée acceptée sans réserve.

En cas de remarques sur les propositions de décisions communiquées, en fonction du caractère divergent, novateur ou surabondant, le Président décide, sur proposition du secrétariat, et tenant compte des délais de remise d'avis, s'il y a lieu éventuellement de rendre un avis divisé sur le dossier sous la forme définie à l'article 23 du ROI) ou si celui-ci doit être reporté à une réunion ultérieure. 2° D'autre part, un avis peut être adopté selon une « procédure écrite entièrement électronique » en cas d'urgence ou dans des circonstances spécialement motivées. En cas d'application d'une procédure entièrement électronique pour l'adoption d'un avis, le secrétariat, en accord avec le Président, transmet la demande d'avis et les documents y afférents par courrier électronique aux membres de la Commission qui lui envoient leurs observations dans un délai fixé par le Président et de minimum trois jours calendrier. Le secrétariat adresse ensuite un projet d'avis par courrier électronique aux membres. Les membres communiquent leurs remarques au secrétariat qui les intègre dans le texte. En cas d'opinions divergentes entre les membres, le secrétariat envoie un ultime projet de l'avis intégrant, le cas échéant, ces opinions selon les modalités définies à l'article 23 du ROI).

Ces différentes tâches sont menées dans des délais modulables et de manière à respecter le délai total prescrit. L'avis adopté doit préciser qu'il a été rendu sur base des modalités électroniques inscrites dans le présent article. La transmission de l'avis adopté par procédure entièrement électronique est ensuite effectuée sur base des règles inscrites à l'article 23, § 4, du ROI.

Art. 27.Travaux conjoints Lorsqu'un dossier ou une problématique concerne plusieurs instances dont le secrétariat est assuré par le CESE Wallonie, ces instances mettent tout en oeuvre pour réaliser leur travail de manière coordonnée et favoriser les synergies.

TITRE 4. - GROUPES DE TRAVAIL

Art. 28.Création d'un groupe de travail La Commission peut constituer des groupes de travail dont elle fixe les objectifs et auxquels elle peut soumettre l'examen d'une question particulière.

Art. 29.Missions, réunions et suivi des travaux L'existence d'un groupe de travail est limitée à l'examen de la ou des questions pour la(les)quelle(s) il a été créé. A l'issue de sa mission, le groupe de travail est dissout de plein droit.

Les règles de fonctionnement définies dans les dispositions qui régentent le fonctionnement et l'organisation de l'organisme (que ces dispositions soient inscrites dans un décret, un arrêté ou dans le règlement d'ordre intérieur) sont d'application pour les travaux des groupes de travail, sauf disposition spécifique prévue dans le présent Titre ou établie expressément lors de la constitution d'un groupe de travail.

L'ordre du jour porte essentiellement sur l'examen de la question particulière confiée au groupe de travail.

Le groupe de travail se réunit quel que soit le nombre de membres présents.

Le groupe de travail rend compte des résultats de ses travaux devant la Commission, en exprimant les différents points de vue émis.

Art. 30.Composition Le groupe de travail est constitué par voie d'appel à candidatures auprès des membres effectifs et suppléants de la structure qui l'a institué (ou des structures qui l'ont institué en cas de travaux conjoints tels qu'envisagé par l'article 27 du ROI).

Art. 31.Présidence Le groupe de travail est présidé par tout membre effectif ou suppléant élu à la majorité simple des membres ayant voix délibérative présents à la réunion constitutive du groupe de travail ou, le cas échéant, lors de la première réunion du groupe de travail.

Un Vice-Président peut également être élu selon les mêmes modalités.

TITRE 5. - COMMUNICATIONS ET REPRESENTATIONS EXTERNES

Art. 32.Confidentialité des réunions et des documents Les réunions de la Commission ainsi que des groupes de travail ne sont pas publiques. Tout participant à une réunion par visioconférence s'engage à s'assurer qu'aucune personne dans son environnement ne soit présente ou ne serait susceptible d'entendre ou de voir les débats conduits au cours de cette réunion.

Les membres et les personnes qui assistent à quelque titre que ce soit à l'une de ces réunions sont tenues de respecter le secret des documents à caractère confidentiel et/ou personnel qui leur sont communiqués ou rendus accessibles, ainsi que le secret des votes et des délibérations.

Les membres sont cependant autorisés à communiquer au sein de l'organisation qu'ils représentent à des fins de consultation, à condition que cette démarche relève de l'intérêt de l'organisation dans le cadre du mandat attribué. Dans ces cas-là, les membres sont tenus responsables du respect de la clause de confidentialité par les personnes à qui ils communiquent des informations ou des documents de la Commission.

Les membres sont également tenus de ne pas divulguer les coordonnées des membres de la Commission. Seul le secrétariat est habilité à le faire, moyennant accord du Président.

De manière générale, les données à caractère personnel des membres dont dispose le secrétariat et le CESE Wallonie sont soumises à la « Déclaration de protection des données pour les membres du CESE Wallonie et des organismes consultatifs "qui y ont leur siège" », qui est communiquée aux membres et consultable sur la plateforme informatique partagée de la Commission.

Art. 33.Publicité des documents Le règlement d'ordre intérieur ainsi que les rapports d'activités de la Commission sont publics et rendus disponibles sur le site Internet du CESE Wallonie.

En revanche, ne sont en principe pas divulgués, sauf pour consultation interne au sein des composantes de la Commission : - les dossiers de demande d'agrément, les rapports d'inspection et les avis ou tout autre document concernant les porteurs de projet de l'économie sociale car il s'agit de documents reposant sur des données à caractère personnel ou liées à des aspects spécifiques de leur gestion (données contractuelles, salariales, accords de collaborations entre sociétés...) - les documents de travail ainsi que les procès-verbaux élaborés après les réunions de la Commission car il s'agit de documents internes relayant, entre autres, des délibérations qui doivent rester confidentielles.

Par dérogation au principe énoncé à l'alinéa 2 du présent article, l'avis de la Commission concernant le dossier d'un porteur de projet de l'économie sociale est joint, par extrait le cas échéant, à la décision prise par le Ministre sur ce dossier et qui est notifiée au porteur de projet concerné. Par ailleurs, une demande d'accès à un procès-verbal doit aboutir à une diffusion totale ou partielle de celui-ci si la balance des intérêts en présence, examinée par la Commission au regard du cas concret en cause, conclut à privilégier l'intérêt public servi par la divulgation par rapport à l'intérêt servi par le refus de divulguer.

Art. 34.Rapport d'activités Un projet de rapport d'activités annuel est rédigé par le secrétariat et approuvé par la Commission.

Ce rapport d'activités comprend au moins : - la mention du nombre de dossiers qui lui ont été soumis ; - le nombre d'avis rendus.

La Commission transmet son rapport d'activités annuel au CESE Wallonie. Ce rapport est consultable sur le site Internet du CESE Wallonie et transmis sur simple demande.

Art. 35.Communications extérieures La communication externe de la Commission s'appuiera sur le Service Communication du CESE Wallonie, sa méthodologie et les outils mis à disposition : publications, site internet, réseaux sociaux, événements, contacts éventuels avec la presse, séminaires ou webinaires (ainsi que les enregistrements et retransmissions afférents).

Le Président délègue au secrétariat l'opérationnalisation des actions de communication : rédaction des synthèses d'avis et articles pour les différents supports (publications, site internet, réseaux sociaux...) ; organisation pratique d'événements...

Lorsqu'il s'exprime vis-à-vis de l`extérieur au nom de la Commission, que ce soit oralement ou par écrit, le Président veille à exprimer les positions défendues collégialement par les membres au sein de la Commission.

TITRE 6. - DISPOSITIONS FINALES

Art. 36.Adoption du règlement d'ordre intérieur En vue de l'adoption par la Commission, le secrétariat élabore un projet de règlement d'ordre intérieur.

Art. 37.Entrée en vigueur du règlement d'ordre intérieur En l'absence d'autre précision dans la décision d'approbation, le règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le dixième jour qui suit son approbation par le Gouvernement, sachant que l'approbation est notifiée au secrétariat de la Commission avant l'écoulement de ce délai.

Art. 38.Modifications du règlement d'ordre intérieur Le règlement d'ordre intérieur peut être modifié chaque fois que cela semble nécessaire à des fins d'un meilleur fonctionnement de la Commission. Sur demande d'un membre, le point est porté à l'ordre du jour de la réunion de la Commission la plus proche, suivant les modalités de l'article 16 du ROI. Les modifications du règlement d'ordre intérieur sont soumises aux mêmes modalités d'élaboration et d'entrée en vigueur que l'adoption initiale.