29 OCTOBRE 2021. - Arrêté du Gouvernement flamand relatif à l'aide juridique de première ligne

Fondements juridiques Le présent arrêté est fondé sur : - la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, article 20, modifié par la loi spéciale du 16 juillet 1993 ; - le décret du 26 avril 2019 sur les maisons de justice et l'aide juridique de première ligne, article 27, § 1er et § 3, alinéa 2, article 28, § 1er, alinéa 2, et § 2, alinéas 2 et 3, article 32, alinéa 3, article 33, article 34, alinéa 1er, article 37, article 38, § 3, 4°, et § 4, alinéas 1er et 2, article 39, § 1er, alinéas 1er et 2, § 2, alinéas 1er, 2 et 4, et § 3, alinéa 2, article 40, article 41, article 43, § 1er, alinéa 1er, et § 2, et article 46.

Formalités Les formalités suivantes ont été remplies : - le Ministre flamand ayant le Budget dans ses attributions a donné son accord le 24 juin 2021 ; - le Conseil flamand pour l'Aide sociale, la Santé publique et la Famille (Vlaamse Raad WVG) a rendu un avis le 3 août 2021 ; - la Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel a rendu l'avis n° 2021/61 le 20 juillet 2021 ; - le Conseil d'Etat a rendu l'avis n° 70.146/1 le 6 octobre 2021, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973.

Initiateur Le présent arrêté est proposé par la Ministre flamande de la Justice et du Maintien, de l'Environnement et de l'Aménagement du Territoire, de l'Energie et du Tourisme.

Après délibération, LE GOUVERNEMENT FLAMAND ARRETE : CHAPITRE 1er. - Définitions et dispositions générales

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° administration : l'agence visée à l'article 2, alinéa 1er, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 3 septembre 2021 portant création de l'agence autonomisée interne Agence de la Justice et du Maintien (« Agentschap Justitie en Handhaving ») ;2° commission d'aide juridique de première ligne, en abrégé commission : une commission d'aide juridique de première ligne telle que visée à l'article 2, 4°, du décret du 26 avril 2019 ;3° décret du 26 avril 2019 : le décret du 26 avril 2019 sur les maisons de justice et l'aide juridique de première ligne ;4° usager : une personne physique qui recourt à l'aide juridique de première ligne à la recherche de renseignements pratiques, d'informations juridiques, d'un premier avis juridique ou d'un renvoi vers une instance ou une organisation pertinente, spécialisée et plus indiquée ;5° aide juridique de première ligne : l'aide juridique de première ligne visée à l'article 2, 8°, du décret du 26 avril 2019 ;6° groupe cible vulnérable : un groupe considéré comme vulnérable conformément à l'article 22, alinéa 4 ;7° ministre : le ministre flamand compétent pour l'aide juridique de premier ligne ;8° plan pluriannuel : un plan pluriannuel tel que visé à l'article 39, § 2, alinéa 1er, du décret du 26 avril 2019 ;9° partenariat d'accueil large intégré : un partenariat d'accueil large intégré tel que visé à l'article 9, alinéa 2, du décret du 9 février 2018 relatif à la politique sociale locale ;10° responsable du traitement : le responsable du traitement visé à l'article 4, 7), du règlement général sur la protection des données.

Art. 2.Sans préjudice de l'application de dispositions contraires du présent arrêté, toutes les communications au titre du présent arrêté sont faites par courrier électronique. La date de réception de l'e-mail fait foi du moment de la réception. Le ministre peut autoriser d'autres moyens de communication.

L'administration transmet, par courrier électronique, un accusé de réception : 1° de la demande d'agrément visée à l'article 4 ;2° des observations visées à l'article 10, alinéa 3 ;3° des observations visées à l'article 44, § 2, alinéa 2 ;4° du plan pluriannuel ajusté visé à l'article 9. Les communications visées à l'article 8, alinéa 4, à l'article 10, alinéas 2 et 4, et à l'article 44, § 2, alinéas 1er et 3, qui sont envoyées par courrier électronique, demandent un accusé de réception. CHAPITRE 2. - Organisation de l'aide juridique de première ligne Section 1. - Zone d'action des commissions

Art. 3.Le ministre définit les zones d'action dans lesquelles les commissions exercent leurs activités. A cet égard, il est tenu compte : 1° des conditions visées à l'article 27, § 1er, et à l'article 39, § 3, du décret du 26 avril 2019 ;2° des territoires des arrondissements judiciaires et des divisions du tribunal de première instance, tels que définis par les arrêtés royaux pris en exécution de l'article 186 du Code judiciaire, qui se situent dans la région de langue néerlandaise et la région bilingue de Bruxelles-Capitale. Section 2. - Agrément des commissions

Art. 4.L'organisation désireuse d'être agréée en qualité de commission introduit à cet effet une demande auprès du ministre.

Un agrément est valable pour une durée indéterminée.

Art. 5.Une organisation peut être agréée en qualité la commission si elle remplit l'ensemble des conditions suivantes : 1° l'organisation s'engage à dispenser une aide juridique de première ligne à toute personne qui en fait la demande ;2° l'organisation est établie et déploie son action dans une zone d'action telle que visée à l'article 3 ;3° l'organisation dispose d'un plan pluriannuel admissible à l'approbation ;4° l'organisation dispose des assurances qu'une commission a l'obligation légale de souscrire et souscrit une assurance pour la responsabilité civile de la commission et des professionnels et bénévoles qui y travaillent ;5° l'organisation est disposée à remplir les conditions visées aux alinéas 2, 4° et 5°. Une commission agréée peut conserver son agrément si elle remplit l'ensemble des conditions suivantes : 1° l'organisation est établie et déploie son action dans la zone d'action fixée par le ministre dans son agrément ;2° l'organisation dispose d'un plan pluriannuel approuvé ;3° l'organisation dispose sans interruption des assurances visées à l'alinéa 1er, 4° ;4° l'organisation satisfait aux conditions visées aux articles 21 à 26 ;5° l'organisation transmet à l'administration les données visées à l'article 41.

Art. 6.Dans sa demande d'agrément, l'organisation démontre qu'elle satisfait aux conditions visées à l'article 5, alinéa 1er.

Les documents suivants sont joints à la demande d'agrément : 1° un rapport d'activités relatif aux douze derniers mois si la commission a dispensé une aide juridique de première ligne les douze derniers mois ;2° un certificat de bonnes conduite, vie et moeurs de chaque membre du bureau ;3° un plan pluriannuel qui satisfait aux conditions visées à l'article 7 et est admissible à l'approbation. A la demande du ministre, l'organisation fournit les informations supplémentaires nécessaires à l'appréciation de sa demande.

Art. 7.Le plan pluriannuel est approuvé par le ministre et contient toutes les informations suivantes : 1° le règlement d'ordre intérieur de la commission, visé à l'article 17 du présent arrêté ;2° la composition de la commission, visée à l'article 11 du présent arrêté ;3° une description de la manière dont la commission respecte les dispositions visées au titre 3, chapitre 1er, du décret du 26 avril 2019, et les articles 21 à 26 du présent arrêté ;4° une description de la façon dont le plan pluriannuel a été élaboré avec la participation des différents représentants visés à l'article 11 du présent arrêté ;5° une description des groupes cibles vulnérables auxquels la commission accorde une attention particulière ;6° une description de la zone d'action de la commission ;7° un budget pluriannuel. Le ministre définit un modèle selon lequel le plan pluriannuel est établi.

Le ministre peut charger la commission d'ajuster le plan pluriannuel.

Les commissions introduisent un plan pluriannuel auprès du ministre pour le 1er mai de l'année qui suit celle de l'investiture du Gouvernement flamand.

Le ministre statue sur l'approbation du plan pluriannuel introduit pour le 1er octobre de l'année qui suit l'investiture du Gouvernement flamand.

La mise en oeuvre du plan pluriannuel débute le 1er janvier de l'année qui suit celle de son approbation. Le plan pluriannuel a une durée de cinq ans.

Art. 8.La demande d'agrément est recevable si elle contient l'ensemble des informations et documents visés à l'article 6. Dans les quatorze jours à compter du jour où il a reçu la demande d'agrément, le ministre communique à la commission si elle est ou non recevable.

Dans les trois mois à compter du jour où il a envoyé la déclaration de recevabilité, le ministre agrée ou non la commission. Le ministre peut proroger le délai, une seule fois et de façon motivée, de trois mois maximum.

Si, à l'expiration du délai visé à l'alinéa 2, le ministre n'a pas pris de décision expresse au sujet de l'agrément, la commission est réputée avoir été agréée par le ministre.

Dans les quatorze jours à compter du jour de sa décision de délivrer ou non l'agrément, le ministre informe la commission de cette décision.

Art. 9.Si la commission projette des modifications du plan pluriannuel ou si le ministre demande des modifications du plan pluriannuel, la commission introduit un plan pluriannuel ajusté auprès du ministre pour approbation. Le plan pluriannuel ajusté contient toutes les informations suivantes : 1° un aperçu des efforts déployés pour aboutir au projet de modifications ;2° une description de la modification ;3° une évaluation des effets potentiels. Le ministre approuve ou non le plan pluriannuel ajusté dans les trois mois à compter du jour de sa réception. A défaut de décision du ministre dans le délai précité, le plan pluriannuel ajusté est réputé avoir été approuvé par le ministre.

La procédure visée aux alinéas 1er et 2 s'applique également si deux ou plusieurs commissions agréées séparément fusionnent en une seule commission disposant d'un seul agrément. Si plusieurs commissions désirent fusionner, elles introduisent un plan pluriannuel ajusté auprès du ministre au plus tard le 1er septembre de l'année civile qui précède celle où elles désirent fusionner. La fusion des commissions prend toujours effet au premier janvier qui suit l'année durant laquelle le ministre a approuvé, implicitement ou explicitement, le plan pluriannuel ajusté.

Art. 10.Si la commission ne satisfait plus aux conditions d'agrément, le ministre engage la procédure de retrait de l'agrément visée aux alinéas 2 à 4 et récupère la subvention conformément à l'article 44, § 1er, alinéa 1er, 2°.

Le ministre communique à la commission son intention de prendre une décision en application de l'alinéa 1er. La communication contient des informations sur la possibilité de faire valoir ses observations et la procédure à cet effet.

La commission dispose de six semaines à compter du jour où elle a reçu l'intention de retrait de l'agrément pour communiquer au ministre ses observations au sujet de la décision envisagée. A cet égard, la commission peut demander à être entendue.

Le ministre statue sur le retrait de l'agrément dans les nonante jours à compter de la date d'envoi de la communication visée à l'alinéa 2.

Dans les quatorze jours à compter du jour de sa décision de retirer ou non l'agrément, le ministre informe la commission de cette décision. Section 3. - Composition et fonctionnement des commissions d'aide

juridique de première ligne

Art. 11.La commission se compose au minimum des dix personnes suivantes : 1° cinq représentants du barreau de la zone d'action de la commission ;2° trois représentants des partenariats d'accueil large intégré de la zone d'action de la commission, au moins un représentant de chaque partenaire-clé, sauf si les représentants des partenariats d'accueil large intégré en question décident de manière consensuelle de déroger à ce nombre minimum ;3° deux représentants des organisations qui travaillent avec les groupes cibles les plus vulnérables au sein de sa zone d'action ou d'autres organisations non commerciales qui dispensent une aide juridique. Pour chaque représentant, un suppléant est désigné aux mêmes conditions que les représentants.

Les deux tiers au maximum des membres de la commission sont du même sexe.

Le ministre peut autoriser des dérogations motivées au nombre de représentants, visé aux alinéas 1er à 3, à condition que la commission démontre qu'elle ne peut pas satisfaire aux critères visés aux alinéas 1er à 3 en dépit d'efforts répétés et ciblés.

Si la commission élargit le nombre de membres, le nombre de représentants visés à l'alinéa 1er, 1°, et de leurs suppléants est toujours égal au nombre de représentants visés à l'alinéa 1er, 2° et 3°, et de leurs suppléants réunis.

Art. 12.Un représentant du barreau de la zone d'action de la commission est chargé d'organiser la composition de la commission.

Art. 13.Le bureau de chaque commission se compose comme suit : 1° un président ;2° un trésorier ;3° un secrétaire. Le président, le trésorier et le secrétaire et leurs suppléants sont désignés sur la base d'une élection par les membres de la commission.

Une majorité simple suffit.

Art. 14.Le président ou un suppléant dirige et coordonne les activités de la commission. Le président ou un suppléant signe tous avis, rapports, correspondances et recommandations.

Le trésorier ou un suppléant gère les finances de la commission.

Art. 15.La commission se réunit au moins quatre fois par an sur convocation du président. Celui-ci fixe les jours et heures des séances.

Art. 16.La commission délibère valablement si trois quarts des membres ou leurs suppléants sont présents. Les décisions sont prises à la majorité. Les membres ou leurs suppléants disposent chacun d'une voix.

En cas de parité des voix, celle du président ou de son suppléant est prépondérante.

Dans le cas de décisions d'intérêt secondaire ou de nature complémentaire nécessaires à l'exercice des activités journalières et dont un aperçu est repris dans le règlement d'ordre intérieur, il peut être dérogé à la condition de majorité visée à l'alinéa 1er.

La commission peut inviter des représentants d'instances ou d'organisations associées à l'aide et aux services aux usagers à participer aux réunions. Ces personnes ont voix consultative.

Art. 17.Le règlement d'ordre intérieur de la commission contient au moins : 1° le mode d'organisation de l'élection visée à l'article 13, alinéa 2, ainsi que sa fréquence ;2° le lieu où la commission a son siège ;3° la façon dont les pièces justificatives visées à l'article 40, §§ 2 et 3, sont établies ;4° la façon dont la formation visée à l'article 19 est élaborée ;5° la façon dont on évalue si un avocat dispose de l'expérience professionnelle pertinente suffisante visée à l'article 19, 6°. Section 4. - Sélection des avocats qui interviennent dans le cadre de

l'aide juridique de première ligne

Art. 18.Conformément à l'article 28, § 1er, alinéa 1er, 2°, du décret du 26 avril 2019, la commission sélectionne les avocats désireux d'accomplir des prestations au titre de l'aide juridique de première ligne parmi une liste des avocats désireux d'accomplir ces prestations. Le barreau de la zone d'action de la commission établit cette liste. La commission évalue à cet égard si l'avocat satisfait aux conditions visées à l'article 19 du présent arrêté.

La commission peut toujours actualiser la sélection visée à l'alinéa 1er en sélectionnant des avocats supplémentaires. La commission peut également toujours supprimer des avocats de la sélection s'ils ne satisfont plus aux conditions visées à l'article 19. La commission veille toujours à ce qu'un nombre suffisant d'avocats soit sélectionné pour accomplir les tâches visées à l'article 28, § 1er, alinéa 1er, 1°, du décret du 26 avril 2019 et au chapitre 2, section 5, du présent arrêté.

Art. 19.Les avocats qui dispensent une aide juridique de première ligne satisfont à l'ensemble des conditions suivantes : 1° ils donnent un avis d'une manière compréhensible pour l'usager ;2° ils disposent au préalable de la connaissance nécessaire de l'aide sociale et de la carte sociale ;3° ils disposent au préalable d'une connaissance de l'environnement de vie des groupes cibles spécifiques ;4° ils garantissent l'indépendance à l'égard des activités professionnelles qu'ils exercent en dehors de la commission ;5° ils suivent la formation permanente nécessaire, utile à l'exécution de prestations au titre de l'aide juridique de première ligne ;6° ils disposent de l'expérience professionnelle pertinente suffisante.

Art. 20.La commission informe l'avocat individuellement, par courrier ordinaire ou par courriel, de sa décision motivée de le sélectionner ou de le radier de la sélection. Section 5. - Tâches des commissions

Art. 21.La commission fournit un cadre approprié d'éducation et de formation, coordonné avec des experts de l'aide sociale, pour tous les avocats qui accomplissent ou souhaitent accomplir des prestations au titre de l'aide juridique de première ligne. Ce cadre comporte un volet axé sur l'aide sociale et un volet juridique. La commission veille à ce que les avocats aient reçu une formation suffisante pour les missions qu'ils accomplissent et à ce qu'ils soient accompagnés dans leur fonctionnement.

Une commission peut coopérer avec d'autres commissions pour remplir la tâche visée à l'alinéa 1er.

Art. 22.L'aide juridique de première ligne est organisée de manière à toucher tous les citoyens et, en particulier, les citoyens les plus vulnérables.

La commission définit sa politique des groupes cibles, précisant les groupes cibles qui font l'objet d'une attention particulière et justifiant leur choix.

Afin de réaliser une offre accessible et de qualité telle que visée à l'article 28, § 1er, alinéa 1er, 1°, du décret du 26 avril 2019, la commission a pour tâche de : 1° mener les campagnes d'information nécessaires pour que tous les citoyens, notamment les plus vulnérables, trouvent le chemin de l'aide juridique de première ligne ;2° mettre sur pied des actions proactives pour lesquelles elle peut collaborer avec les partenariats d'accueil large intégré de sa zone d'action ;3° utiliser des méthodologies spécifiques de participation pour associer les groupes cibles vulnérables à ses activités. Pour déterminer la vulnérabilité des groupes cibles, la commission applique les critères suivants : 1° les facteurs qui, à la suite d'événements survenus dans la vie privée et qui, combinés avec les caractéristiques des personnes, leur environnement social direct et leur condition sociale, entraînent un risque accru de vulnérabilité, comme les ruptures familiales et relationnelles, les expériences choquantes et les expériences de perte ;2° les facteurs qui, par suite de criminalité et des réactions sociales à celle-ci, entraînent une vulnérabilité accrue ou un risque accru d'exclusion sociale, comme la victimisation, la délinquance et la détention ;3° les facteurs indiquant des blessures encourues dans plusieurs domaines de la vie qui ont entraîné l'exclusion sociale, comme le sans-abrisme, la précarité, les problèmes de santé mentale et l'absence de réseau social ;4° les facteurs liés à l'origine ethnique et au statut de séjour ;5° les facteurs qui font que des personnes ne peuvent pas faire usage d'une offre d'aide équivalente en raison d'une capacité financière limitée.

Art. 23.Les services de la commission répondent à l'ensemble des conditions suivantes : 1° la commission garantit l'intégrité et la dignité humaine de l'usager, tient compte de sa vulnérabilité et prend la propre responsabilité de l'usager comme point de départ du service ;2° la commission applique un concept de fonctionnement permettant un service sur mesure et des méthodologies adaptées.Ce concept encourage l'autonomie de l'usager et vise une approche systématique et intégrale ; 3° la commission formule son offre d'une manière compréhensible pour l'usager et met en oeuvre une communication adaptée à ce sujet avec les groupes cibles, les groupes cibles potentiels et les référents ;4° la commission organise l'offre d'aide juridique de première ligne de manière à ce qu'elle soit aussi accessible directement et sans rendez-vous ;5° la commission accorde une attention particulière aux aspects physiques, culturels et psychologiques de son accessibilité aux groupes cibles ;6° la commission garantit le droit de plainte à l'usager conformément aux articles 27 à 33.

Art. 24.Les commissions encouragent dans leur fonctionnement des formes de gestion des conflits restauratrice et des formes alternatives de gestion des conflits.

Art. 25.Les commissions élaborent un modèle de coopération avec les bureaux d'aide juridique sur la manière de coopérer avec l'aide juridique de deuxième ligne.

Art. 26.Les commissions développent ensemble un cadre de référence écrit pour tout comportement excessif à l'égard des usagers.

Les commissions adoptent une procédure visant à prévenir le comportement excessif à l'égard des usagers, à détecter ce comportement et à y réagir de manière adéquate. Cette procédure reprend un système d'enregistrement dans lequel sont conservées des données anonymisées relatives aux cas de comportement excessif à l'égard des usagers.

La commission notifie le comportement excessif d'avocats à l'égard des usagers au barreau et à l'administration. Les notifications ne contiennent pas de données à caractère personnel. Section 6. - Plaintes et médiation

Art. 27.Une plainte peut être introduite verbalement ou par voie écrite auprès de la commission. Par voie écrite, on entend : 1° par lettre ;2° par e-mail ;3° le cas échéant, par un formulaire en ligne. Une plainte écrite est recevable si : 1° le nom et l'adresse du plaignant sont connus ;2° la plainte contient une description des faits contre lesquels elle est dirigée.

Art. 28.La commission peut traiter les données dans le cadre du traitement des plaintes, notamment communiquer le nom du plaignant et l'objet de la plainte à la personne concernée contre laquelle la plainte est dirigée ou à d'autres instances publiques concernées, si le plaignant y a préalablement donné son consentement écrit, exprès et éclairé.

La commission informe le plaignant de manière appropriée de ses droits dans le cadre du traitement des données à caractère personnel.

Art. 29.La commission accuse réception de la plainte écrite recevable par écrit dans les trente jours suivant la réception de la plainte si elle ne l'a pas encore traitée dans ce délai.

Art. 30.Lorsqu'une plainte est traitée, une stricte neutralité est observée. La plainte n'est en aucun cas traitée par une personne qui est ou a été impliquée dans les faits visés par la plainte.

La commission ne peut pas divulguer de faits dont la divulgation pourrait nuire au plaignant ou à la personne concernée.

Art. 31.La commission évalue si l'organisation d'une médiation entre le plaignant et les personnes impliquées dans les faits visés par la plainte est indiquée. La commission peut désigner à cet effet une personne qui fait office de médiateur.

Dans le délai fixé par la commission, le plaignant répond s'il souhaite ou non faire usage de la possibilité de médiation offerte. A défaut de réponse dans le délai précité, le plaignant est réputé renoncer à la médiation.

Art. 32.La commission traite la plainte dans les soixante jours de sa réception.

Dans des circonstances exceptionnelles, le délai visé à l'alinéa 1er peut être prolongé une seule fois jusqu'à 120 jours maximum. Dans ce cas, les parties sont informées par écrit de la prolongation du délai et de ses motifs avant l'expiration du délai visé à l'alinéa 1er.

Dans le présent article, les circonstances exceptionnelles s'entendent entre autres de la complexité de la plainte, du temps supplémentaire nécessaire pour faire aboutir la médiation et des cas de force majeure.

Art. 33.Conformément au décret du 7 juillet 1998 instaurant le service de médiation flamand, une personne qui introduit une plainte auprès d'une commission peut introduire une plainte auprès de ce service dans les cas suivants : 1° la commission ne traite pas la plainte dans le délai visé à l'article 32 du présent arrêté ;2° le plaignant considère que la réponse donnée par la commission ne répond pas suffisamment à sa plainte. L'alinéa 1er ne s'applique pas aux plaintes ayant trait à la déontologie des avocats collaborateurs. Section 7. - Traitement des données

Art. 34.§ 1er. La commission informe les usagers du traitement des données à caractère personnel par le biais d'un site web et d'une brochure. Le site web et la brochure reprennent les coordonnées via lesquelles les usagers peuvent adresser leurs questions au sujet du traitement des données à caractère personnel.

Chaque avocat informe les usagers de manière appropriée de leurs droits dans le cadre du traitement des données à caractère personnel.

Les usagers disposent des droits visés aux articles 12 à 19 et aux articles 21 et 22 du règlement général sur la protection des données. § 2. Les avocats mettent en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel qu'ils traitent conformément à l'article 38 du décret du 26 avril 2019.

Les avocats conservent pendant cinq ans maximum les données à caractère personnel qu'ils ont traitées. Le délai de conservation commence à courir dès que l'avocat cesse les prestations dans le cadre de l'aide juridique de première ligne pour l'usager en question. § 3. Sauf force majeure ou nécessité urgente, tout échange de données à caractère personnel, visé à l'article 38, § 3, du décret du 26 avril 2019, entre les avocats et entre les avocats et des personnes, instances ou organisations pertinentes, spécialisées ou plus indiquées qui sont associées à l'aide et aux services à l'usager a lieu avec le consentement de l'usager. Les données à caractère personnel sont échangées conformément au contrat de sous-traitant que la commission conclut avec chaque avocat en vertu de l'article 28, paragraphe 3, du règlement général sur la protection des données.

Les avocats examinent en dialogue avec l'usager l'opportunité ou la nécessité d'échanger des données à caractère personnel et encouragent l'usager à communiquer ces données lui-même autant que possible. § 4. Les avocats transmettent, par usager, les informations suivantes à la commission de manière à ce qu'elle puisse remplir sa mission visée à l'article 40 du décret du 26 avril 2019 et à l'article 41 du présent arrêté : 1° la catégorie d'âge de l'usager ;2° le sexe de l'usager ;3° la situation familiale de l'usager ;4° la provenance de l'usager, à savoir si l'usager est belge, ressortissant d'un Etat-membre de l'Union européenne ou ressortissant d'un Etat tiers ;5° le domaine problématique sur lequel porte la demande de l'usager ;6° le cas échéant, l'instance qui a renvoyé l'usager vers l'aide juridique de première ligne ;7° le cas échéant, les instances vers lesquelles la commission a renvoyé l'usager. En concertation avec les commissions, le ministre établit un formulaire standardisé pour l'échange des informations visées à l'alinéa 1er. L'administration met ce formulaire à disposition.

Les avocats ne peuvent transmettre à une commission les informations visées à l'alinéa 1er, qui contiennent des données à caractère personnel, que si l'usager y a donné son consentement.

Les données à caractère personnel sont échangées entre les avocats et les commissions via une application sécurisée mise à disposition par les commissions. § 5. Le traitement de données à caractère personnel qui a lieu lors de la composition et du fonctionnement de la commission et du bureau de la commission est fondé sur l'article 6, paragraphe 1er, e), du règlement général sur la protection des données. Il s'agit des données à caractère personnel suivantes des membres et candidats membres de la commission : 1° les nom et prénom ;2° le sexe ;3° l'organisation ;4° l'adresse professionnelle ;5° l'adresse e-mail professionnelle ;6° le numéro de téléphone. Le traitement de données à caractère personnel qui a lieu lors de la sélection d'avocats est fondé sur l'article 6, paragraphe 1er, e), du règlement général sur la protection des données. Il s'agit des données à caractère personnel suivantes des avocats désireux d'accomplir des prestations, visés à l'article 18, alinéa 1er : 1° les nom et prénom ;2° l'organisation ;3° l'adresse professionnelle ;4° l'adresse e-mail professionnelle ;5° le numéro de téléphone ;6° le numéro de compte bancaire. La commission informe les membres, candidats membres et avocats de manière appropriée de leurs droits dans le cadre du traitement des données à caractère personnel. § 6. Outre sa tâche en tant que responsable du traitement au sens de l'article 38, § 1er, alinéa 3, du décret du 26 avril 2019, la commission agit également en tant que responsable du traitement des données visé au paragraphe 5, alinéas 1er et 2. En tant que responsable du traitement, la commission prend toutes les mesures appropriées pour assurer la conformité du traitement de données à caractère personnel avec le règlement général sur la protection des données et la législation en vigueur en matière de protection des données.

La commission et les personnes, instances et organisations qui reçoivent des données à caractère personnel conformément aux paragraphes 3 et 5 conservent ces données cinq ans maximum après leur réception. CHAPITRE 3. - Subventionnement, programmation et enregistrement

Art. 35.§ 1er. Le ministre octroie annuellement une enveloppe de subvention aux commissions agréées.

L'enveloppe de subvention est déterminée sur la base des crédits budgétaires disponibles et de la programmation.

La programmation a pour but d'établir, à l'aide d'indicateurs objectifs, une offre d'aide juridique répartie de manière équilibrée sur les différentes zones d'action des commissions.

La programmation est déterminée pour 90 % par la part du nombre pondéré d'habitants de 12 ans ou plus de la zone d'action de la commission, calculé conformément au paragraphe 2, et pour 10 % par la part de la population journalière des prévenus et des condamnés dans les prisons, calculé conformément au paragraphe 3. § 2. La part du nombre pondéré d'habitants est calculée en divisant le nombre pondéré d'habitants de 12 ans ou plus des communes de la zone d'action par le nombre pondéré d'habitants de 12 ans ou plus des communes de la région de langue néerlandaise et de la région bilingue de Bruxelles-Capitale.

Le nombre d'habitants de 12 ans ou plus de la commune, multiplié par le poids de la commune, constitue le nombre pondéré d'habitants de 12 ans ou plus de la commune.

Le poids d'une commune est déterminé à l'aide des huit indicateurs dont la définition est reprise à l'annexe 1re jointe au présent arrêté.

Les communes qui atteignent un score supérieur au 75me percentile pour un indicateur donné se voient attribuer un score de risque 1 pour l'indicateur en question. Les autres communes se voient attribuer un score de risque 0 pour l'indicateur en question.

Le poids d'une commune est déterminé comme suit sur la base de la somme des scores de risque pour l'ensemble des indicateurs : 1° les communes ayant un score de 0 à 2 se voient attribuer un poids de 1,00 ;2° les communes ayant un score de 3 à 5 se voient attribuer un poids de 1,40 ;3° les communes ayant un score de 6 à 8 se voient attribuer un poids de 1,80. Pour calculer les indicateurs pour la région bilingue de Bruxelles-Capitale, les règles suivantes s'appliquent : 1° pour déterminer le nombre d'habitants de cette région, 30 % du nombre total d'habitants de cette région sont pris en considération ;2° par dérogation aux alinéas 1er à 4, le nombre pondéré d'habitants de 12 ans ou plus des communes de la région de langue néerlandaise est divisé par le nombre d'habitants de 12 ans ou plus des communes de la région de langue néerlandaise afin de déterminer le poids des communes de cette région. § 3. La part de la population journalière des prévenus et des condamnés dans les prisons est calculée en divisant la population journalière totale des prévenus et des condamnés dans les prisons de la zone d'action par la population journalière totale des prévenus et des condamnés dans les prisons de la région de langue néerlandaise et de la région bilingue de Bruxelles-Capitale.

Pour les prisons exploitées depuis moins de 5 ans, on utilise la capacité moyenne au lieu de la population journalière.

Pour la région bilingue de Bruxelles-Capitale, 15 % de la population journalière des prévenus et des condamnés dans les prisons de cette région sont pris en considération.

La population journalière et la capacité moyenne visées aux alinéas 1er à 3 sont déterminées sur la base des chiffres figurant à l'annexe 2 jointe au présent arrêté. § 4. Au premier trimestre des deuxième et dernière années de la législature, le ministre publie une liste du nombre pondéré d'habitants de 12 ans ou plus par commune, calculé conformément au paragraphe 2, et de la population journalière des prévenus et des condamnés par prison, calculée conformément au paragraphe 3. A cet égard, les séries de chiffres les plus récentes dont dispose le ministre sont utilisées.

Art. 36.Outre les conditions visées à l'article 39, § 2, alinéa 3, du décret du 26 avril 2019, une commission remplit les conditions complémentaires suivantes pour recevoir une subvention : 1° elle respecte les conditions visées aux articles 21 à 26 du présent arrêté ;2° elle affecte les enveloppes de subvention aux postes suivants et paie effectivement ces frais : a) les frais de fonctionnement de la commission ;b) la conclusion de conventions avec des tiers ;c) la rémunération des avocats pour l'aide juridique de première ligne.3° elle affecte au moins 70 % de la subvention annuelle à la rémunération des avocats pour l'aide juridique de première ligne. Le ministre peut fixer des montants maximums pour les frais visés à l'alinéa 1er, 2°, qui reviennent régulièrement.

Après concertation avec les commissions, le ministre peut définir une rémunération équivalente des avocats par les commissions.

Art. 37.L'enveloppe de subvention est indexée selon les modalités prévues par la loi du 1er mars 1977Documents pertinents retrouvés type loi prom. 01/03/1977 pub. 05/03/2009 numac 2009000107 source service public federal interieur Loi organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public. - Coordination officieuse en langue allemande fermer organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public.

La liaison à l'indice visée à l'alinéa 1er est calculée et appliquée conformément à l'article 2, de l'arrêté royal du 24 décembre 1993 portant exécution de la loi du 6 janvier 1989Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/01/1989 pub. 18/02/2008 numac 2008000108 source service public federal interieur Loi spéciale sur la Cour d'arbitrage fermer de sauvegarde de la compétitivité du pays.

Art. 38.Un maximum de 10 % de la subvention annuelle peut être reporté en tant que réserve à l'année suivante. Les réserves constituées au cours de l'exercice qui, à la clôture de l'exercice, s'élèvent à plus de 10 % de l'enveloppe de subvention sont reversées à la Communauté flamande à concurrence du montant dépassant 10 % de l'enveloppe de subvention annuelle.

La réserve cumulée constituée à partir de l'enveloppe de subvention annuelle ne peut pas excéder 25 % de cette enveloppe de subvention annuelle émanant de la Communauté flamande.

Art. 39.Une tranche de 50 % de l'enveloppe de subvention déterminée par le ministre conformément à l'article 35 est versée aux commissions par trimestre. La première tranche est versée pour la fin du mois de février de l'année à laquelle la subvention se rapporte. La deuxième tranche est versée pour la fin du mois de juillet de l'année précitée.

Art. 40.§ 1er. La commission justifie l'affectation de l'enveloppe de subvention de l'année précédente dans un rapport de fond et financier, qu'elle introduit auprès de l'administration avant le 1er mai de l'année civile suivante. § 2. Le rapport de fond contient au moins : 1° des rapports sur la manière dont les tâches visées à l'article 22, alinéa 3, ont été exécutées ;2° un rapport sur les modifications de la composition de la commission, visée à l'article 11 ;3° un rapport sur le cadre d'éducation et de formation visé à l'article 21 ;4° un rapport sur les notifications de comportement excessif visées à l'article 26 ;5° des signaux des manques et besoins constatés et des propositions adressés aux différents niveaux de pouvoir et instances ;6° une évaluation du fonctionnement et de la politique des groupes cibles ;7° les données visées à l'article 41. Le rapport de fond est utilisé pour ajuster la politique et le service. § 3. Le rapport financier contient une justification financière de l'enveloppe de subvention. Il atteste des frais qui ont été exposés pour réaliser les activités visées à l'article 36, alinéa 1er, 2°. La commission joint les pièces justificatives suivantes au rapport financier : 1° un compte de résultat reprenant l'ensemble des charges et produits se rapportant à la période subventionnée pour les activités subventionnées.Les éventuelles subventions supplémentaires octroyées par l'autorité flamande ou d'autres autorités pour les mêmes activités doivent aussi figurer dans ce compte de résultat. 2° un bilan des actifs et passifs ;3° une déclaration sur l'honneur ;4° les justificatifs des dépenses. § 4. Si le rapport financier ou le rapport de fond, y compris les données visées à l'article 41, ne sont pas déposés à temps conformément au paragraphe 1er, 5 % de l'enveloppe de subvention octroyée sont récupérés.

Si les conditions visées au paragraphe 1er n'ont pas été remplies, le ministre peut cesser totalement ou partiellement le paiement de l'enveloppe de subvention.

Art. 41.Dans le présent article, on entend par « données à caractère personnel codées » : les données à caractère personnel codées visées à l'article 2, 5°, du décret du 26 avril 2019.

Conformément à l'article 40, alinéa 1er, du décret du 26 avril 2019, la commission transmet annuellement les données suivantes à l'administration : 1° le nombre de demandes d'aide juridique de première ligne ;2° l'âge des usagers ;3° le sexe des usagers ;4° la situation familiale des usagers ;5° la nationalité des usagers ;6° le domaine problématique sur lequel porte la demande ;7° le cas échéant, les instances qui ont renvoyé les usagers vers l'aide juridique de première ligne ;8° le cas échéant, les instances vers lesquelles l'aide juridique de première ligne a renvoyé les usagers. Les avocats transmettent les données visées à l'alinéa 2 à la commission. Les données à caractère personnel sont échangées conformément à l'article 34, § 4.

Les données visées à l'alinéa 2 sont anonymes ou, lorsque cela n'est pas possible pour la finalité du traitement, codées.

Le ministre détermine : 1° les cas dans lesquels les données à caractère personnel doivent être transmises à l'administration sous forme codée ou anonymisée ;2° la façon dont les données anonymisées et les données à caractère personnel codées doivent être reprises dans le rapport de fond visé à l'article 40, § 2 ;3° la façon dont les données à caractère personnel doivent être codées ;4° la durée de conservation des données à caractère personnel codées par l'administration. Le responsable du traitement des données à caractère personnel codées est l'administration. CHAPITRE 4. - Projets

Art. 42.Le ministre peut accorder une subvention pour des projets innovants et expérimentaux dans les limites des crédits budgétaires.

Les projets répondent aux besoins des commissions ou à un besoin sociétal et la demande précise en quoi ils sont innovants par rapport au fonctionnement régulier. CHAPITRE 5. - Contrôle

Art. 43.Les membres de l'administration désignés à cet effet peuvent contrôler, sur place ou sur pièces, le fonctionnement et le respect des conditions visées à l'article 39, § 2, alinéa 3, du décret du 26 avril 2019 et des conditions de subvention complémentaires visées à l'article 36, alinéa 1er, du présent arrêté par les commissions.

Les commissions prêtent leur concours à l'exercice de ce contrôle.

Elles transmettent à l'administration, à sa simple demande, les pièces en rapport avec le subventionnement.

Art. 44.§ 1er. La subvention d'une commission est diminuée ou récupérée conformément à l'article 76 de l'arrêté du 17 mai 2019 relatif au Code flamand des Finances publiques si : 1° une commission ne satisfait plus à une ou plusieurs conditions de subvention visées au titre 3, chapitre 1er, du décret du 26 avril 2019, ou aux conditions de subvention complémentaires visées à l'article 36, alinéa 1er, du présent arrêté ;2° une commission ne satisfait plus aux conditions visées à l'article 5, alinéa 2, du présent arrêté ;3° une commission n'affecte pas l'enveloppe de subvention aux finalités pour lesquelles elle a été accordée ;4° une commission ne prête pas son concours à l'exercice du contrôle visé à l'article 43 du présent arrêté. § 2. Le ministre communique à la commission son intention de prendre une décision en application du paragraphe 1er. La communication contient des informations sur la possibilité de faire valoir ses observations et la procédure à cet effet.

La commission dispose de six semaines à compter du jour où elle a reçu l'intention pour communiquer au ministre ses observations au sujet de la décision envisagée. A cet égard, la commission peut demander à être entendue.

Le ministre statue sur la diminution ou la récupération de la subvention dans les soixante jours à compter de la date d'envoi de la communication visée à l'alinéa 1er. Dans les quatorze jours à compter du jour de sa décision sur la diminution ou la récupération de la subvention, le ministre informe la commission de cette décision.

Art. 45.Les articles 43 et 44 s'appliquent par analogie aux projets visés à l'article 42. CHAPITRE 6. - Dispositions finales

Art. 46.En 2024, le ministre évaluera le fonctionnement des commissions et soumettra cette évaluation au Gouvernement flamand.

Art. 47.L'arrêté royal du 20 décembre 1999 déterminant les modalités relatives à l'agrément des organisations d'aide juridique ainsi qu'à la composition et au fonctionnement de la commission d'aide juridique et fixant les critères objectifs pour l'allocation d'un subside aux commissions d'aide juridique, en exécution des articles 508/2, § 3, alinéa 2, et 508/4 du Code judiciaire, modifié par l'arrêté royal du 4 septembre 2002, est abrogé.

Art. 48.§ 1er. Les commissions d'aide juridique visées à l'article 508/1, 3°, du Code judiciaire, tel qu'en vigueur au 31 décembre 2021, sont considérées, du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2022, comme agréées conformément à l'article 4. § 2. Les organisations désireuses d'être agréées, à partir du 1er janvier 2023, en qualité de commission conformément à l'article 4 satisfont, au plus le tard le 1er juin 2022, aux conditions d'agrément visées à l'article 5, alinéa 1er, et introduisent les pièces suivantes auprès du ministre pour les 1er mai 2022 et 1er juin 2022 respectivement : 1° un plan pluriannuel tel que visé à l'article 7 ;2° une demande d'agrément recevable telle que visée à l'article 6. La mise en oeuvre du plan pluriannuel débute le 1er janvier 2023 et prend fin, par dérogation à l'article 7, alinéa 6, le 31 décembre 2025.

Les organisations ne peuvent être agréées que s'il est démontré que l'ensemble des zones d'action des organisations couvre la totalité du territoire de la région de langue néerlandaise et de la région bilingue de Bruxelles-Capitale.

Art. 49.En ce qui concerne l'organisation de l'aide juridique en 2022, une enveloppe de subvention est fixée pour les commissions visées à l'article 48, § 1er, conformément à l'article 35. Le ministre octroie les enveloppes de subvention aux commissions. Les commissions introduisent les pièces justificatives visées à l'article 40, § 3, auprès de l'administration pour le 1er mai 2023.

Art. 50.L'année 2023 est la première année pour laquelle un rapport de fond et un rapport financier sont introduits conformément à l'article 40. Les rapports sont introduits auprès de l'administration pour le 1er mai 2024.

Art. 51.L'article 2, 1°, 3° à 6°, 8°, 11°, 12°, 16° et 20°, les articles 26 à 43 et l'article 45 du décret du 26 avril 2019 entrent en vigueur le 1er janvier 2022.

Art. 52.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2022.

Art. 53.Le ministre flamand qui a l'Aide juridique de première ligne dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 29 octobre 2021.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, J. JAMBON La Ministre flamande de la Justice et du Maintien, de l'Environnement et de l'Aménagement du Territoire, de l'Energie et du Tourisme, Z. DEMIR

Annexe 1re. Définition des indicateurs visés à l'article 35, alinéa 3.

Les indicateurs visés à l'article 35, § 2, alinéa 3, sont définis comme suit : 1° le nombre d'habitants bénéficiant d'un régime préférentiel dans l'assurance soins de santé par rapport au nombre total d'habitants : a) définition : le nombre de personnes ayant droit au régime préférentiel dans l'assurance soins de santé divisé par le nombre total d'habitants ;b) source : Banque Carrefour de la sécurité sociale et SPF Economie, Direction générale Statistique et Information économique (DGSIE) ;c) période : les données de la dernière année disponible ;2° le nombre de parents isolés par rapport au nombre total de ménages ayant des enfants de moins de 25 ans : a) définition : le nombre de ménages avec un parent isolé, dont le plus jeune enfant n'a pas plus de 24 ans, divisé par le nombre total de ménages ayant des enfants dont le plus jeune n'a pas plus de 24 ans ;b) source : SPF Economie, Direction générale Statistique et Information économique (DGSIE) ;c) période : les données de la dernière année disponible ;3° le nombre d'habitants ayant droit à une allocation d'aide aux personnes âgées ou à un budget de soins pour personnes âgées présentant un besoin en soins par rapport au nombre total d'habitants de 65 ans ou plus : a) définition : le nombre de personnes ayant droit à une allocation d'aide aux personnes âgées ou à un budget de soins pour personnes âgées présentant un besoin en soins divisé par le nombre total d'habitants de 65 ans ou plus ;b) source : SPF Sécurité sociale, agence de la Protection sociale flamande et n SPF Economie, Direction générale Statistique et Information économique (DGSIE) ;c) période : les données de la dernière année disponible ;4° l'indice de précarité de Kind en Gezin : a) définition : l'indice de précarité de Kind en Gezin ;b) source : Kind en Gezin ;c) période : les données de la dernière année disponible ;5° le nombre de demandeurs d'emploi de longue durée peu qualifiés par rapport au nombre total de demandeurs d'emploi inoccupés : a) définition : le nombre de demandeurs d'emploi de longue durée peu qualifiés divisé par le nombre total de demandeurs d'emploi inoccupés ;b) source : service d'études du VDAB ;c) période : les données de la dernière année disponible ;6° le nombre d'habitants d'origine étrangère hors UE par rapport au nombre total d'habitants : a) définition : le nombre total d'habitants d'origine étrangère hors UE divisé par le nombre total d'habitants ;b) source : Banque Carrefour de la sécurité sociale ;c) période : les données de la dernière année disponible ;7° le nombre d'emprunteurs ayant au moins un contrat défaillant en cours par rapport au nombre total d'habitants de 18 ans ou plus : a) définition : le nombre d'emprunteurs ayant au moins un contrat défaillant en cours divisé par le nombre total d'habitants de 18 ans ou plus ;b) source : Banque nationale de Belgique, Centrale des crédits aux particuliers (CCP), et SPF Economie, Direction générale Statistique et Information économique (DGSIE) ;c) période : les données de la dernière année disponible ;8° le nombre de compteurs à budget installés et activés par rapport au nombre de consommateurs d'électricité domestiques raccordés au réseau de distribution : a) définition : le nombre de compteurs à budget installés et activés divisé par le nombre de consommateurs d'électricité domestiques raccordés au réseau de distribution ;b) source : Régulateur flamand des marchés du gaz et de l'électricité (VREG) c) période : les données de la dernière année disponible. Le nombre d'habitants de 12 ans ou plus visé à l'article 35 est défini comme suit : a) définition : le nombre d'habitants de 12 ans ou plus ;b) source : SPF Economie, Direction générale Statistique et Information économique (DGSIE) ;c) période : les données de la dernière année disponible. Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement flamand du 29 octobre 2021 relatif à l'aide juridique de première ligne.

Bruxelles, le 29 octobre 2021.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, J. JAMBON La Ministre flamande de la Justice et du Maintien, de l'Environnement et de l'Aménagement du Territoire, de l'Energie et du Tourisme, Z. DEMIR

Annexe 2. Définition des chiffres déterminant la population journalière et la capacité moyenne visées à l'article 35, § 3, alinéa 4.

Les chiffres utilisés pour calculer la population journalière des prévenus et des condamnés et la capacité moyenne visées à l'article 35, § 3, alinéa 4, sont définis comme suit : 1° population journalière des prévenus : a) définition : la population journalière moyenne sous situation légale prioritaire de prévenu.Les prévenus sont des détenus inculpés en attente d'une décision judiciaire définitive (condamnation, internement, acquittement, etc.) ; b) source : rapport annuel de la Direction générale des Etablissements Pénitentiaires ;c) période : moyenne mobile des trois dernières années disponibles ;2° population journalière des condamnés : a) définition : la population journalière moyenne sous situation légale prioritaire de condamné.Les condamnés sont des détenus exclusivement dans le cadre de l'exécution de peines qui ont force de chose jugée ; b) source : rapport annuel de la Direction générale des Etablissements Pénitentiaires ;c) période : moyenne mobile des trois dernières années disponibles ;3° capacité moyenne : a) définition : le nombre moyen de places prévues pour les détenus dans la prison en question ;b) source : rapport annuel de la Direction générale des Etablissements Pénitentiaires ;c) période : les données de la dernière année disponible. Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement flamand du 29 octobre 2021 relatif à l'aide juridique de première ligne.

Bruxelles, le 29 octobre 2021.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, J. JAMBON La Ministre flamande de la Justice et du Maintien, de l'Environnement et de l'Aménagement du Territoire, de l'Energie et du Tourisme, Z. DEMIR