28 MAI 2004. - Arrêté du Gouvernement flamand fixant les règles générales en matière d'agrément et de subvention de base des associations de mobilité et des organismes de coordination d'associations et de subvention de projets de mobilité

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 13 février 2004 fixant les règles générales en matière d'agrément et de subvention de base des associations de mobilité et des organismes de coordination d'associations et de subvention de projets de mobilité;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 12 mars 2004;

Vu l'avis n° 36.907/3 du Conseil d'Etat, donné le 26 avril 2004, par application de l'article 84, § 1er, premier alinéa, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre flamand de la Mobilité, des Travaux publics et de l'Energie;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE Ier. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1° le décret : Le décret du 13 février 2004 fixant les règles générales en matière d'agrément et de subvention de base des associations de mobilité et des organismes de coordination d'associations et de subvention de projets de mobilité;2° le Ministre : le Ministre flamand chargé des Transports;3° l'administration : la division du Transport de Personnes et des Aéroports du ministère de la Communauté flamande, département de l'Environnement et de l'infrastructure, administration des Routes et des Communications;4° la commission consultative : une commission composée de deux représentants de l'administration et d'un expert indépendant désigné par le Ministre;5° association agréée : toute association de mobilité répondant aux conditions des articles 3 et 5 du décret ou une organisation de coordination d'associations répondant aux conditions des articles 4 et 5 du décret;6° projet de mobilité : une initiative particulière à caractère temporaire axée explicitement et essentiellement sur des objectifs de mobilité ou de sécurité routière durables. CHAPITRE II. - Agrément et subvention de base d'associations de mobilité et d'organismes de coordination d'associations Section Ire. - Agrément

Art. 2.Afin d'être agréée, l'association de mobilité doit, sans préjudice des conditions fixées à l'article 3 du décret, répondre aux conditions suivantes : 1° au moins quatre fois par an, elle édite un périodique ou un bulletin d'information sur la mobilité à contenu essentiellement sensibilisant, éducatif, scientifique ou axé sur la politique en cette matière.Ce périodique ou bulletin d'information comprend au moins quatre pages par édition; 2° ses activités sont ciblées sur la mobilité dans la Région flamande;3° ses membres paiement annuellement un cotisation d'adhésion minimale de 5 euros;4° elle organise annuellement au moins une activité régionale relative à un thème lié à la mobilité ou à la sécurité routière, à laquelle assistent au moins cent participants, ce qui est démontré par une liste des présences signée par les participants.Elle établit un rapport de ces réunions; 5° elle organise annuellement au moins quatre activités régionales relatives à un thème lié à la mobilité ou à la sécurité routière, à laquelle assistent au moins trente participants, ce qui est démontré par une liste des présences signée par les participants.Elle établit un rapport de ces réunions; 6° son secrétariat est ouvert au public pendant au moins vingt heures par semaine;7° elle dispose d'un site web qui est régulièrement actualisé;8° elle contracte une assurance responsabilité civile au vu des articles 1382 à 1386 inclus du Code civil.L'ampleur du montant à assurer comprend au moins trois fois le montant des revenus de l'année précédente; 9° pendant deux années d'activité précédant l'année dans laquelle est introduite la demande d'agrément, elle a rempli les conditions d'agrément.

Art. 3.Afin d'être agréée, l'association de mobilité doit, sans préjudice des conditions fixées à l'article 4 du décret, répondre aux conditions suivantes : 1° les conditions de l'article 2, à l'exception du point 3°;2° assurer la coordination des points de vue, actions et campagnes communs de leurs membres en matière de la politique de la mobilité.

Art. 4.Une demande d'agrément comme association de mobilité ou d'organisation de coordination d'associations est introduite par lettre recommandée auprès de l'administration avant le 1er mai de l'année courante.

Le dossier d'agrément comporte au moins les éléments suivants : 1° les statuts de l'association ou de l'organisation de coordination d'associations;2° un aperçu des membres de l'assemblée générale et les rapports des réunions des deux dernières années;3° un aperçu des membres de l'assemblée générale et les rapports des réunions des deux dernières années;4° un aperçu des membres du personnel et leurs fonctions;5° le bilan et le compte annuel des deux années précédentes approuvés par les organes habilités à cet effet;6° un aperçu du nombre de membres par province qui ont payé leur cotisation pendant l'année précédente;7° un rapport de fonctionnement des deux années précédentes dans lequel les principales activités sont énumérées et expliquées;8° une copie de tous les périodiques ou bulletins d'informations distribués pendant les années précédentes;9° une copie imprimée du site web. Le Ministre définit le modèle de demande d'agrément.

L'administration vérifie si le dossier d'agrément est complet.

Lorsqu'il est constaté que la demande est incomplète, l'administration demande les informations complémentaires au demandeur dans un délai de trente jours. Le demandeur complète son dossier dans un délai de trente jours faute de quoi la demande ne sera pas prise en considération.

Dans un délai de soixante jours, à compter à partir de la date de réception de la demande ou à compter à partir de la date de réception de l'information supplémentaire, l'administration transmet la demande et un avis motivé au Ministre.

Au plus tard soixante jours après la réception du dossier, le Ministre prend un décision sur la demande d'agrément. L'administration informe les associations par écrit de la décision du Ministre.

Une association ou un organisme de coordination d'associations peut être subventionné à partir de l'année civile suivant l'année de l'agrément.

Art. 5.L'agrément vaut pour une période de quatre ans.

L'administration informe l'association par écrit de l'infraction aux conditions d'agrément applicables qu'elle a constatée. L'association peut introduire une motivation écrite dans les trente jours après réception de cet avis dans laquelle elle explique pour quelles raisons elle a ou n'a pas répondu aux conditions fixées. Après évaluation de la réponse, l'administration peut aviser le Ministre de retirer l'agrément.

Dans les trente jours après réception de l'avis, le Ministre prend une décision relative au retrait de l'agrément. Le retrait vaut pour une période de deux ans. Après échéance de ce délai, l'association peut à nouveau introduire une demande d'agrément. Section II. - Subvention de base

Art. 6.L'association agréée reçoit une subvention de base fixe en vue du financement d'une partie de ses frais de personnel et des frais généraux de fonctionnement. Les frais d'investissement ayant trait à des biens immobiliers et au parc des véhicules ne sont pas considérés comme étant des frais de fonctionnement.

Elle peut en outre bénéficier d'une subvention de base variable en vue des activités et performances telles que visées à l'article 7.

Art. 7.La partie variable de la subvention de base est répartie de façon égale parmi toutes les autres associations agréées qui répondent à au moins six des conditions suivantes : 1° l'association dispose d'un centre de documentation élaboré qui est accessible au public pendant au moins 35 heures par semaine;2° au moins cinq fois par année, l'association entre en communication avec le public et les médias par le biais d'actions, campagnes, dossiers de presse, de dépliants adressés au public et de brochures;3° l'association organise au moins une fois par an des actions spécifiques afin d'atteindre des groupes à potentiel, telles que les personnes ayant un handicap, les étrangers, les personnes âgées;4° l'association entame au moins trois partenariats avec des tiers n'appartenant pas au secteur de la mobilité;5° l'association participe activement à au moins cinq conseils politiques ou consultatifs communaux, supracommunaux ou provinciaux;6° l'association mène une politique qualitative d'éducation permettant aux propres collaborateurs de fond de participer, chacun pendant un total de trente heures par semaine, à des formations, journées d'étude et congrès relatifs à la mobilité et la sécurité routière.Cette possibilité doit également être offerte aux membres; 7° l'association compte au moins mille membres;8° l'association publie au moins une fois par an une publication thématique au sein du domaine politique comptant au moins vingt pages et la distribue parmi tous les membres et autres personnes qui sont activement concernées par le thème. Cette subvention de base variable peut atteindre au maximum 50 % de la subvention de base fixe.

Art. 8.Afin de conserver le droit à la subvention de base fixe, les associations agréées transmettent les documents suivants à l'administration avant le 1er mai de l'année courante : 1°un rapport du fonctionnement de fond de l'année précédente; 2° un aperçu du cadre du personnel de l'année précédente;3° un rapport financier de l'année précédante, y compris un état des dépenses détaillé, un bilan et un compte annuel;4° un budget et un programme du contenu pour l'année courante. Ces documents sont approuvés par l'assemblée générale ou l'organe des gestion mandaté à cet effet par l'assemblée générale.

Le Ministre détermine le modèle du rapport de fonctionnement et du rapport financier.

Art. 9.Afin d'obtenir la subvention de base variable visée à l'article 7, l'association introduit une demande avant 1er mai de l'année précédant l'année pendant laquelle la subvention peut être obtenue. A cette demande sont ajoutés les documents nécessaires prouvant que l'association répond suffisamment aux conditions énumérées à l'article 7. Le Ministre définit le modèle de cette demande.

L'administration examine si cette demande est complète. Lorsqu'il est constaté que la demande est incomplète, l'administration demande les informations complémentaires au demandeur dans un délai de trente jours. Le demandeur complète son dossier dans un délai de trente jours. Si tel n'est pas le cas, la demande n'est pas prise en considération.

Dans un délai de soixante jours, à compter à partir de la date de réception de la demande ou à compter à partir de la date de réception de l'information supplémentaire, l'administration décide quelles associations peuvent bénéficier d'une subvention de base variable.

L'administration informe le demandeur de cette décision par écrit.

Art. 10.L'administration fournit une proposition en matière de subventions de base au Ministre au plus tard le 15 novembre. Ce programme comprend un aperçu des subventions de base fixes et variables qui sont accordées aux associations agréées pendant l'année suivante. Le Ministre approuve la proposition de programme avant le 15 décembre, après avoir demandé l'avis de l'Inspection des Finances.

Après cette approbation, l'administration fixe pour chaque association agréée, le montant attribué à charge du budget de la Région flamande pour l'année suivante. L'administration informe les associations agréées par écrit de la décision du Ministre.

Lorsqu'en application de l'article 12 du décret, des acomptes peuvent être payés, cela se fera au moyen de quatre acomptes trimestriels de 22,5 % du montant total de la subvention accordée. Le solde est payé sur la base d'un décompte présenté par l'association agréée à l'administration avant le 1er avril de l'année suivante. Ce dernier comprend le compte annuel de l'année précédente dont ressort l'utilisation correcte de la subvention.

Lors du calcul du solde, il est tenu compte des acomptes payés.

Lorsque les acomptes payés sont supérieurs à la subvention, la différence est, soit portée en moins des acomptes de l'exercice suivant, soit remboursée par l'association agréée concernée. CHAPITRE III. - Subvention de projets de mobilité

Art. 11.Les projets de mobilité visés à l'article 13 du décret, contribuent à un ou plusieurs des objectifs suivants : 1° la réduction de l'insécurité routière et du nombre de victimes de la circulation;2° la promotion d'une augmentation de la part des déplacements dans le transport de personnes au profit des transports publics ou des modes de transports alternatifs;3° la promotion de l'accessibilité des villes et communes et la garantie de l'accessibilité du système de transport pour tous les citoyens;4° la promotion de la viabilité de la circulation et la réduction ou la limitation des dégâts causés à l'environnement ou à la nature. Ces projets de mobilité peuvent remplir une fonction éducative, sensibilisante, axée sur une politique, une action ou une recherche.

Art. 12.Les projets ont une durée de 2 ans au maximum.

Le champs d'application du projet est principalement limité au territoire de la Région flamande.

La subvention au projet s'élève à au maximum 75 % des dépenses directes de personnel et de fonctionnement du projet. Elle ne peut pas être supérieure au coût du projet, c'est-à-dire la différence entre les dépenses directes et les recettes directes du projet. Elle ne peut être cumulée avec d'autres subventions ou financement qu'à condition que la somme totale est égal à au maximum le coût du projet.

Art. 13.Les demandes des subventions de projets sont introduits auprès de l'administration avant le 1er septembre de l'année qui précède à la date du début du projet.

La demande contient au moins les éléments suivants : 1° informations relatives au demandeur : a) nom, adresse et statuts de l'association ou organisation de coordination d'associations qui introduit la proposition de projet;b) nom, fonction et données de contact de la personne de contact au sein de l'association ou organisation de coordination d'associations qui est responsable de l'exécution du projet;c) numéro de compte sur lequel les montants des subventions peuvent être versés et le nom du bénéficiaire de ce compte;d) nom et adresse d'autres éventuelles associations avec lesquelles il existe une coopération en vue de l'exécution du projet;2° informations relatives au projet : a) titre du projet : b) description des objectifs et de la vision du projet, y compris les groupes cibles que l'on veut atteindre;c) description de la méthodique qui sera utilisée en vue de l'élaboration du projet et de ses différentes phases et activités;d) programmation dans le temps de ces phases et une mention des personnes qui sont responsables pour leur exécution;e) information relevante dont il ressort que le demandeur peut se porter garant pour une exécution de haute qualité du projet;3° budget du projet : a) estimation des moyens nécessaires pour le projet avec spécification des différents postes des dépenses;b) estimation des recettes générées par le projet;c) mode de financement de tous les frais du projet;d) déclaration d'intention qu'au moins 25 % des frais du projet sont couverts par des propres cotisations, par des cotisations des participants, par d'autres subventions ou sponsorisations.

Art. 14.L'administration vérifie les propositions introduites et contacte, si nécessaire, le demandeur afin d'obtenir des compléments éventuels. Ces derniers sont transmis au demandeur dans les trente jours.

L'administration transmet les propositions qui répondent à toutes les exigences formelles visée à l'article 12, aux membres de la commission consultative avant le 15 novembre.

Art. 15.La commission consultative évalue les propositions sur la base des critères d'évaluation suivants : 1° leur conformité aux dispositions du décret et de l'arrêté;2° l'évaluation de fond se fait en fonction des éléments suivants : a) la compatibilité avec les objectifs de la politique de mobilité flamande;b) l'anticipation de nouvelles initiatives ou développements;c) la qualité d'exécution attendue;d) la faisabilité et l'utilité des résultats à attendre;e) le volume du groupe cible concerné;f) la mesure dans laquelle le groupe cible visé est atteint et concerné;g) la mesure dans laquelle la coopération entre les différents partenaires est encouragée;h) la mesure dans laquelle les résultats du projet sont communiqués au grand public;i) l'engagement financier des autres partenaires;j) la mesure dans laquelle le niveau local est excédé;k) le rapport entre les éléments susmentionnés et le coût;l) la mesure dans laquelle le projet se rallie aux initiatives de mobilité spécifiques de la Région flamande ou au niveau européen 3° une répartition équilibrée des projets sur la base : a) de l'organisation proposante;b) de la répartition géographique et la grandeur d'échelle;c) des différents objectifs de mobilité;d) du coût des projets;e) des propositions introduites et subventionnées auparavant. La commission consultative transmet son avis à l'administration avant le 15 décembre. Cet avis comprend une évaluation concise de tous les projets introduits sur la base des critères d'évaluation et de l'ordre de tous les projets introduits qui, selon la commission, peuvent faire l'objet d'une subvention.

Art. 16.Au plus tard le 15 janvier, l'administration transmet une proposition de programme en vue de l'octroi des subventions de projet au Ministre. Cette proposition de programme comprend l'ordre de toutes les propositions sélectionnées et leur subdivision en un programme principal et de réserve. Le programme principal comprend en ordre de préférence les propositions sélectionnées qui peuvent être financés par les moyens disponibles. Le programme de réserve comprend en ordre de préférence les propositions sélectionnées pour lesquelles aucun crédit n'est disponible.

Le Ministre approuve la proposition de programme avant le 15 février, après avoir demandé l'avis de l'Inspection des Finances.

Après approbation, l'administration engage le montant de chacune des propositions sélectionnées du programme principal à charge du budget de la Région flamande. L'administration informe les personnes introduisant les propositions de projet par écrit de la décision du Ministre. A partir de ce moment, l'association peut commencer l'exécution du projet.

Lorsque l'association ne respecte pas la date fixée du début du projet, ce dernier peut être rayé du programme et remplacé par le projet suivant le premier classé au programme de réserve qui peut être réalisé au même ou à un coût inférieur.

Art. 17.L'association établit régulièrement et au moins deux fois dans le cours du projet un rapport sur l'état d'avancement du projet.

Ce rapport écrit est adressé à l'administration.

En ce qui concerne les projets durant plus d'une année ou ayant un coût supérieur à 25.000 euros, une réunion relative à l'avancement du projet est organisée au moins une fois dans le cours du projet et pendant laquelle l'état d'avancement du projet est oralement expliqué en présence de l'administration. Les accords pratiques relatifs à ces rapports écrits et oraux sont définis au début du projet en concertation mutuelle entre l'association et l'administration.

Le responsable de projet transmet à l'administration un exemplaire de toutes les publications imprimées qui sont diffusés dans le cadre du projet subventionné.

Lors de l'exécution de chaque activité dans le cadre du projet, il est mentionné : "Avec l'aide financière du ministère de la Communauté flamande". Le logo du Ministère de la Communauté flamande doit également figurer sur chaque publication ou texte qui est diffusé dans le cadre du projet.

Au plus tard trois mois suivant l'issue du projet, un rapport final est établi. Ce dernier comprend au moins : 1° une description du déroulement du projet et des différentes activités et performances fournies dans le cours du projet;2° un aperçu des résultats atteints du projet;3° un bilan financier du projet.Ce dernier comprend au moins : a) une créance;b) un aperçu détaillé des recettes et dépenses effectives portant sur le projet;c) les pièces justificatives des dépenses;d) un aperçu de toutes les instances dont une subvention a été obtenue en vue du projet (y compris les mentants exacts).

Art. 18.La subvention est payée comme suit : 1° un acompte de 30 % au début du projet approuvé;2° un deuxième acompte de 30 % sur la base du rapport de fond sur l'avancement du projet et un aperçu et des dépenses déjà faites dans le cadre du projet.Il en ressort qu'un montant supérieur à 50 % de la subvention totale a déjà été dépensé; 3° le solde de 40 % sur la base du rapport final. Lors du calcul du solde, il est tenu compte des recettes réalisées dans le cadre du projet. Ces dernières sont portées en moins dans les dépenses. Lors du calcul du solde, il est également tenu compte des acomptes payés. Si les acomptes payés sont supérieurs au montant de la subvention, la différence est remboursée par l'association agréée concernée.

Art. 19.Entre les différentes rubriques des frais telles que définies dans le budget du projet, des transferts sont admis sans autorisation préalable lorsque le montant de ces transferts comprend au maximum 10 % du montant total des rubriques des frais du budget. Les transferts plus importants nécessitent une autorisation préalable de l'administration. CHAPITRE IV. - Contrôle

Art. 20.L'administration contrôle l'utilisation de la subvention de base et la subvention du projet. A cet effet, elle peut en tout temps demander des informations complémentaires auprès de l'association ou procéder à un contrôle sur place. L'Inspection des Finances et la Cour des comptes sont également autorisées à procéder en tout temps à un contrôle sur l'attribution de droit et l'utilisation des subventions, soit en demandant des explications écrites, soit par un contrôle sur place.

Conformément à l'article 57, premier et deuxième alinéa, des lois sur la Comptabilité de l'Etat, coordonnées le 17 juillet 1991, l'association est tenue de rembourser la subvention : 1° lorsque les conditions d'octroi de la subvention n'ont pas été respectées;2° lorsque la subvention octroyée a été utilisée à d'autres fins que celles définies au présent arrêté;3° lorsque le contrôle sur l'utilisation de la subvention a été empêché;4° lorsque l'association reste ne défaut en ce qui concerne l'introduction de documents tels que visés aux articles 4, 8 ou 17. La subvention doit être remboursée dans les trente jours après que l'administration a demandé ce remboursement à l'association. CHAPITRE V. - Dispositions finales

Art. 21.Pour l'application de l'article 2, 9°, et en ce qui concerne les demandes faites en 2005, il ne doit être répondu qu'aux conditions d'agrément relatives à l'an 2004.

Art. 22.Le présent décret entre en vigueur le 1er janvier 2005.

Art. 23.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2005.

Art. 24.Le Ministre flamand ayant les Transports dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 28 mai 2004.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, B. SOMERS Le Ministre flamand de la Mobilité, des Travaux publics et de l'Energie, G. BOSSUYT