28 MEI 2004. - Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de algemene regels inzake de erkenning en basissubsidiëring van mobiliteitsverenigingen en koepels van verenigingen en de subsidiëring van mobiliteitsprojecten

De Vlaamse Regering, Gelet op het decreet van 13 februari 2004 tot vaststelling van de algemene regels inzake de erkenning en basissubsidiëring van mobiliteitsverenigingen en koepels van verenigingen en de subsidiëring van mobiliteitsprojecten;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 12 maart 2004;

Gelet op het advies nr. 36.907/3 van de Raad van State, gegeven op 26 april 2004, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Mobiliteit, Openbare Werken en Energie;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° het decreet : het decreet van 13 februari 2004 tot vaststelling van de algemene regels inzake de erkenning en basissubsidiëring van mobiliteitsverenigingen en koepels van verenigingen en de subsidiëring van mobiliteitsprojecten;2° de minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor het Vervoer;3° de administratie : de afdeling Personenvervoer en Luchthavens van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, departement Leefmilieu en Infrastructuur, administratie Wegen en Verkeer;4° de adviescommissie : commissie samengesteld uit twee vertegenwoordigers van de administratie en een onafhankelijk expert die door de minister wordt aangewezen;5° erkende vereniging : elke mobiliteitsvereniging die voldoet aan de voorwaarden van artikelen 3 en 5 van het decreet of koepel van verenigingen die voldoet aan de voorwaarden van artikel 4 en 5 van het decreet;6° mobiliteitsproject : een bijzonder initiatief met een tijdelijk karakter, dat expliciet en overwegend gericht is op duurzame mobiliteitsdoelstellingen of verkeersveiligheidsdoelstellingen. HOOFDSTUK II. - Erkenning en basissubsidiëring van mobiliteitsverenigingen en koepels van verenigingen Afdeling I. - Erkenning

Art. 2.Om erkend te worden moet de mobiliteitsvereniging, onverminderd de voorwaarden bepaald in artikel 3 van het decreet, aan de volgende voorwaarden voldoen : 1° ze geeft minstens vier keer per jaar een tijdschrift of nieuwsbrief uit over mobiliteit met een hoofdzakelijk sensibiliserende, vormende, wetenschappelijke of beleidsgerichte inhoud.Dat tijdschrift of die nieuwsbrief bevat minstens vier bladzijden per nummer; 2° haar activiteiten zijn gericht op de mobiliteit binnen het Vlaamse Gewest;3° haar leden betalen jaarlijks voor het lidmaatschap een minimumbijdrage van 5 euro;4° ze organiseert jaarlijks minstens één gewestelijke activiteit rond een thema van mobiliteit of verkeersveiligheid waarop minstens honderd deelnemers aanwezig zijn, wat blijkt uit een door de deelnemers ondertekende aanwezigheidslijst.Ze maakt een verslag op van die bijeenkomsten; 5° ze organiseert jaarlijks minstens vier vormingsactiviteiten of studiebijeenkomsten rond een thema van mobiliteit of verkeersveiligheid waarop minstens dertig deelnemers aanwezig zijn, wat blijkt uit een door de deelnemers ondertekende aanwezigheidslijst. Ze maakt een verslag op van die bijeenkomsten; 6° haar secretariaat is minstens twintig uur per week open voor het publiek;7° ze beschikt over een website die op regelmatige basis wordt geactualiseerd;8° ze heeft een verzekering afgesloten voor burgerlijke aansprakelijkheid op grond van artikelen 1382 tot en met 1386 van het Burgerlijk Wetboek.De omvang van het te verzekeren bedrag bedraagt minstens driemaal het bedrag van de inkomsten van het voorgaande jaar; 9° ze voldeed gedurende twee werkingsjaren voorafgaand aan het jaar waarin de erkenningsaanvraag wordt ingediend, aan de erkenningsvoorwaarden.

Art. 3.Om erkend te worden moeten de koepels van verenigingen, onverminderd de voorwaarden bepaald in artikel 4 van het decreet, aan de volgende voorwaarden voldoen : 1° de voorwaarden van artikel 2, met uitzondering van 3°;2° zorgen voor de coördinatie van de gezamenlijke standpunten, acties en campagnes van hun leden inzake het mobiliteitsbeleid.

Art. 4.Een aanvraag voor erkenning als mobiliteitsvereniging of koepel van vereniging wordt met een aangetekende brief ingediend bij de administratie vóór 1 mei van het lopende jaar.

Het erkenningsdossier omvat minstens de volgende stukken : 1° de statuten van de vereniging of de koepel van verenigingen;2° een overzicht van de leden van de algemene vergadering en de verslagen van de bijeenkomsten van de twee voorgaande jaren;3° een overzicht van de leden van de door de algemene vergadering gemandateerde bestuursorganen en de verslagen van de bijeenkomsten van de twee voorgaande jaren;4° een overzicht van de personeelsleden en hun functies;5° de door de daartoe gemachtigde organen goedgekeurde balans en jaarrekening van de twee voorgaande jaren;6° een overzicht van het aantal leden per provincie die in het voorgaande jaar hun bijdrage hebben betaald;7° een werkingsverslag van de twee voorgaande jaren waarin de voornaamste activiteiten worden opgesomd en toegelicht;8° een kopie van alle tijdschriften of nieuwsbrieven die in de twee voorgaande jaren werden verspreid;9° een afdruk van de website. De minister bepaalt het model van de erkenningsaanvraag.

De administratie onderzoekt het erkenningsdossier op zijn volledigheid. Als wordt vastgesteld dat de aanvraag onvolledig is, vraagt de administratie binnen een termijn van dertig dagen aanvullende informatie op bij de aanvrager. De aanvrager vervolledigt zijn dossier binnen een termijn van dertig dagen, zo niet wordt de aanvraag niet in overweging genomen.

De administratie bezorgt binnen een termijn van zestig dagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag of te rekenen vanaf de datum van de ontvangst van de extra informatie, de aanvraag en een gemotiveerd advies aan de minister.

De minister neemt uiterlijk zestig dagen na ontvangst van het dossier een beslissing over de erkenningsaanvraag. De administratie brengt de verenigingen schriftelijk op de hoogte van de beslissing van de minister.

Een mobiliteitsvereniging of koepel van verenigingen kan worden gesubsidieerd vanaf het kalenderjaar dat volgt op het jaar van de erkenning.

Art. 5.De erkenning geldt voor een periode van vier jaar.

De administratie stelt de vereniging schriftelijk op de hoogte van een door haar vastgestelde inbreuk op de toepasselijke erkenningsvoorwaarden. De vereniging kan binnen dertig dagen na ontvangst van dit bericht, schriftelijk motiveren om welke reden ze al dan niet aan de gestelde voorwaarden heeft kunnen voldoen. Na beoordeling van het antwoord, kan de administratie de minister adviseren om de erkenning in te trekken.

De minister neemt binnen dertig dagen na ontvangst van het advies een beslissing met betrekking tot het intrekken van de erkenning. De intrekking geldt voor een periode van twee jaar. Na het verstrijken van deze periode kan de vereniging opnieuw een aanvraag tot erkenning indienen. Afdeling II. - Basissubsidiëring

Art. 6.De erkende vereniging ontvangt een vaste basissubsidie voor de financiering van een deel van haar personeelskosten en de algemene werkingskosten. Investeringskosten met betrekking tot onroerend goed en het wagenpark worden niet beschouwd als werkingskosten.

Daarenboven kan ze nog een aanvullende variabele basissubsidie verkrijgen voor activiteiten en prestaties zoals bedoeld in artikel 7.

Art. 7.Het variabele gedeelte van de basissubsidie wordt gelijk verdeeld onder alle erkende verenigingen die aan minstens zes van de onderstaande voorwaarden voldoen : 1° de vereniging beschikt over een uitgebreid documentatiecentrum dat minstens 35 uur per week toegankelijk is voor het publiek;2° de vereniging communiceert minstens vijf keer per jaar met het publiek en met de media, wat blijkt uit acties, campagnes, persdossiers, publieksgerichte folders en brochures;3° de vereniging zet minstens een keer per jaar specifieke acties op om kansengroepen te bereiken, zoals personen met een handicap, allochtonen, senioren;4° de vereniging zet minstens drie samenwerkingsverbanden op met derden buiten de mobiliteitssector;5° de vereniging neemt actief deel aan minstens vijf gemeentelijke, bovengemeentelijke of provinciale beleids- of adviesraden;6° de vereniging voert een gedegen vormingsbeleid waarbij de eigen inhoudelijke medewerkers, elk minstens voor een totaal van dertig uur per jaar, deelnemen aan opleidingen, studiedagen en congressen met betrekking tot mobiliteit en verkeersveiligheid.Ook aan de leden moet deze mogelijkheid worden aangeboden; 7° de vereniging heeft minstens duizend leden;8° de vereniging geeft minstens een keer per jaar een thematische publicatie binnen het mobiliteitsdomein uit die minstens twintig bladzijden telt en verspreid wordt onder alle leden en andere personen die actief betrokken zijn bij het thema. Deze variabele basissubsidie kan maximaal 50 % bedragen van de vaste basissubsidie.

Art. 8.Om het recht op een vaste basissubsidie te behouden, bezorgen de erkende verenigingen vóór 1 mei van het lopende jaar, de volgende documenten aan de administratie : 1° een inhoudelijk werkingsverslag van het voorgaande jaar;2° een overzicht van de personeelsbezetting van het voorgaande jaar;3° een financieel verslag van het voorgaande jaar, inclusief een gedetailleerde uitgavenstaat, een balans en jaarrekening;4° een begroting en inhoudelijk programma voor het lopende jaar. Deze documenten zijn door de algemene vergadering of door het door de algemene vergadering daartoe gemandateerde beheersorgaan goedgekeurd.

De minister bepaalt het model van het werkingsverslag en het financieel verslag.

Art. 9.Om de variabele basissubsidie, bedoeld in artikel 7, te verkrijgen, dient de vereniging een aanvraag in voor 1 mei van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de subsidie kan worden verkregen. Bij deze aanvraag worden de nodige documenten gevoegd die aantonen dat de vereniging op voldoende wijze beantwoordt aan de in artikel 7 genoemde voorwaarden. De minister bepaalt het model van deze aanvraag.

De administratie onderzoekt deze aanvraag op haar volledigheid. Als wordt vastgesteld dat de aanvraag onvolledig is, vraagt de administratie binnen een termijn van dertig dagen aanvullende informatie op bij de aanvrager. De aanvrager vervolledigt zijn dossier binnen een termijn van dertig dagen. Zo niet wordt de aanvraag niet in overweging genomen.

De administratie beslist binnen een termijn van zestig dagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag of te rekenen vanaf de datum van de ontvangst van de aanvullende informatie, welke verenigingen in aanmerking komen voor het verkrijgen van een variabele basissubsidie. De administratie brengt de aanvrager schriftelijk van deze beslissing op de hoogte.

Art. 10.De administratie bezorgt uiterlijk op 15 november een programmavoorstel inzake de basissubsidies aan de minister. Dit programma bevat een overzicht van de vaste en de variabele basissubsidies die voor het volgende jaar worden toegekend aan de erkende verenigingen. De minister keurt het programmavoorstel goed voor 15 december, na het advies van de Inspectie Financiën te hebben ingewonnen. Na deze goedkeuring legt de administratie voor elk van de erkende verenigingen het toegekende bedrag vast ten laste van de begroting van het Vlaamse Gewest van het daaropvolgende jaar. De administratie brengt de erkende verenigingen schriftelijk op de hoogte van de beslissing van de minister.

Als, in toepassing van artikel 12 van het decreet, voorschotten kunnen worden uitbetaald, gebeurt dat middels vier driemaandelijkse voorschotten van 22,5 % van het totale toegekende subsidiebedrag. Het saldo wordt uitbetaald op basis van een afrekening die door de erkende vereniging wordt voorgelegd aan de administratie voor 1 april van het daaropvolgende jaar. Deze bevat de jaarrekening van het voorbije jaar waaruit het correcte gebruik van de subsidie blijkt.

Bij de berekening van het saldo wordt rekening gehouden met de uitgekeerde voorschotten. Als de uitgekeerde voorschotten hoger zijn dan de subsidie, wordt het verschil ofwel in mindering gebracht van de voorschotten van het volgende werkingsjaar ofwel teruggestort door de betreffende erkende vereniging. HOOFDSTUK III. - Subsidiëring van mobiliteitsprojecten

Art. 11.De mobiliteitsprojecten bedoeld in artikel 13 van het decreet, dragen bij tot een of meer van de volgende doelstellingen : 1° het terugdringen van de verkeersonveiligheid en het reduceren van het aantal verkeersslachtoffers;2° het bevorderen van een verhoging van het aandeel van de verplaatsingen in het personenvervoer ten voordele van het openbaar vervoer of de zachte vervoersmodi;3° het bevorderen van de bereikbaarheid van steden en gemeenten en het waarborgen van de toegankelijkheid van het vervoerssysteem voor alle burgers;4° het bevorderen van de verkeersleefbaarheid en het terugdringen of beperken van schade aan milieu of natuur. Deze mobiliteitsprojecten kunnen een educatieve, sensibiliserende, beleidsgerichte, actiegerichte of onderzoeksgerichte functie vervullen.

Art. 12.De projecten hebben een duurtijd van maximaal twee jaar.

Het toepassingsgebied van het project is hoofdzakelijk beperkt tot het grondgebied van het Vlaamse Gewest.

De projectsubsidie bedraagt maximaal 75 % van de directe personeels- en werkingsuitgaven van het project. Ze mag niet meer belopen dan de kostprijs van het project, d.i. het verschil tussen de directe uitgaven en de directe inkomsten van het project. Ze kan enkel worden gecumuleerd met andere subsidies of financieringen op voorwaarde dat de totale som ervan maximaal de kostprijs van het project bedraagt.

Art. 13.De aanvragen voor projectsubsidies worden ingediend bij de administratie vóór 1 september van het jaar dat voorafgaat aan de startdatum van het project.

De aanvraag omvat minstens de volgende elementen : 1° informatie met betrekking tot de aanvrager : a) naam, adres en statuten van de vereniging of koepel van verenigingen die het projectvoorstel indient;b) naam, functie en contactgegevens van de contactpersoon binnen de vereniging of koepel van verenigingen die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project;c) rekeningnummer waarop de subsidiebedragen gestort kunnen worden en de naam van de begunstigde van deze rekening;d) naam en adres van eventuele andere verenigingen waarmee wordt samengewerkt voor de uitvoering van het project;2° informatie met betrekking tot het project : a) titel van het project;b) omschrijving van de doelstellingen en de visie van het project, inclusief de doelgroepen die men wil bereiken;c) beschrijving van de methodiek die zal worden gebruikt voor de uitwerking van het project en de verschillende fasen en werkzaamheden hierin;d) timing voor deze fasen en een vermelding van de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan;e) relevante informatie waaruit blijkt dat de aanvrager garant kan staan voor een kwalitatief hoogstaande uitvoering van het project;3° begroting van het project : a) raming van de benodigde middelen voor het project met specificatie van de verschillende uitgavenposten;b) raming van de inkomsten die door het project worden gegenereerd;c) financieringswijze van alle kosten van het project;d) intentieverklaring dat minstens 25 % van de projectkosten door eigen bijdragen, bijdragen van deelnemers, andere subsidies of sponsoring wordt gedekt.

Art. 14.De administratie kijkt de ingediende voorstellen na en neemt indien nodig binnen dertig dagen contact op met de aanvrager om eventuele aanvullingen te verkrijgen. Die worden binnen dertig dagen door de aanvrager verstrekt.

De administratie bezorgt de voorstellen die voldoen aan alle vormvereisten, bedoeld in artikel 12, aan de leden van de adviescommissie tegen 15 november.

Art. 15.De adviescommissie beoordeelt de voorstellen op basis van de volgende evaluatiecriteria : 1° de conformiteit met de in het decreet en het besluit opgenomen bepalingen;2° de elementen van de inhoudelijke beoordeling : a) de verenigbaarheid met de doelstellingen van het Vlaamse mobiliteitsbeleid;b) het inspelen op nieuwe initiatieven of ontwikkelingen;c) de verwachte kwaliteit van de uitvoering;d) de haalbaarheid en bruikbaarheid van de verwachte resultaten;e) de omvang van de beoogde doelgroep;f) de mate waarin de beoogde doelgroep wordt bereikt en erbij wordt betrokken;g) de mate waarin de samenwerking tussen verschillende partners wordt bevorderd;h) de mate waarin de resultaten van het project aan het ruimere publiek kenbaar worden gemaakt;i) het financieel engagement van de andere partners;j) de mate waarin het lokale niveau wordt overschreden;k) de verhouding van bovenstaande elementen tot de kostprijs;l) de mate waarin het project aansluit bij specifieke mobiliteitsinitiatieven van het Vlaams Gewest of het Europese niveau 3° een evenwichtige verdeling van de projecten op basis van : a) de indienende organisatie;b) de geografische spreiding en schaalgrootte;c) de diverse mobiliteitsdoelstellingen;d) de kostprijs van de projecten;e) de reeds eerder ingediende en gesubsidieerde vergelijkbare voorstellen. De adviescommissie bezorgt haar advies aan de administratie voor 15 december. Dit advies omvat een beknopte evaluatie van alle ingediende projecten op basis van de evaluatiecriteria en een rangorde van alle ingediende projecten die volgens de commissie in aanmerking komen voor een projectsubsidie.

Art. 16.De administratie bezorgt uiterlijk op 15 januari een programmavoorstel voor het verlenen van projectsubsidies aan de minister. Dat programmavoorstel omvat de rangorde van alle geselecteerde voorstellen en de indeling ervan in een hoofd- en reserveprogramma. Het hoofdprogramma bevat in volgorde van voorkeur de geselecteerde voorstellen die met de beschikbare middelen gefinancierd kunnen worden. Het reserveprogramma bevat in volgorde van voorkeur de geselecteerde voorstellen waarvoor geen kredieten beschikbaar zijn.

De minister keurt het programmavoorstel goed voor 15 februari, na het advies van de Inspectie Financiën te hebben ingewonnen.

Na deze goedkeuring legt de administratie voor elk van de geselecteerde voorstellen van het hoofdprogramma het benodigde bedrag vast ten laste van de begroting van het Vlaamse Gewest. De administratie brengt de indieners van de projectvoorstellen schriftelijk op de hoogte van de beslissing van de minister. Vanaf dat ogenblik kan de vereniging starten met de uitvoering van het project.

Als een vereniging de vastgestelde startdatum van het project niet respecteert, kan dat project worden geschrapt van het programma en kan het worden vervangen door het eerstvolgend gerangschikte project van het reserveprogramma dat kan worden gerealiseerd tegen eenzelfde of lagere kostprijs.

Art. 17.De vereniging rapporteert op regelmatige tijdstippen en minstens twee keer in de loop van het project over de stand van zaken van het project. Die schriftelijke rapportering wordt gericht aan de administratie.

Voor projecten met een looptijd van meer dan een jaar of met een kostprijs van meer dan 25.000 euro wordt minstens één keer in de loop van het project een voortgangsvergadering georganiseerd waarbij de stand van zaken van het project mondeling wordt toegelicht in aanwezigheid van de administratie. De praktische afspraken met betrekking tot die schriftelijke en mondelinge rapportering wordt bij de start van het project bepaald in onderling overleg tussen de vereniging en de administratie.

De projectverantwoordelijke bezorgt van alle gedrukte publicaties die over het gesubsidieerde project worden verspreid een exemplaar aan de administratie.

Bij de uitvoering van elke activiteit in het ka der van het project wordt vermeld : « Met financiële steun van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap ». Op elke publicatie of tekst die in het kader van het project wordt verspreid dient tevens het logo van de Vlaamse Gemeenschap duidelijk te worden aangebracht.

Uiterlijk drie maanden na de afloop van het project wordt een eindverslag opgemaakt. Dat bevat minstens : 1° een beschrijving van het verloop van het project en de verschillende activiteiten die werden verricht en prestaties die werden geleverd in de loop van het project;2° een overzicht van de bereikte resultaten van het project;3° een financiële afrekening van het project.Die omvat minstens : a) een schuldvordering;b) een gedetailleerd overzicht van de uitgaven en inkomsten die betrekking hebben op het project;c) de bewijsstukken voor de gedane uitgaven;d) een overzicht van alle instanties waarvan een subsidie voor het project werd verkregen (inclusief de exacte bedragen).

Art. 18.De subsidie wordt uitbetaald als volgt : 1° een voorschot van 30 % bij de start van het project;2° een tweede voorschot van 30 % op basis van een inhoudelijk verslag van de vooruitgang van het project en een overzicht van de reeds gedane uitgaven in het kader van het project.Hieruit blijkt dat reeds een hoger bedrag dan 50 % van de totale subsidie is uitgegeven; 3° het saldo van 40 % op basis van het eindverslag. Bij de berekening van het saldo wordt rekening gehouden met de gerealiseerde inkomsten in het kader van het project. Deze worden integraal in mindering gebracht van de uitgaven. Bij de berekening van het saldo wordt eveneens rekening gehouden met de uitgekeerde voorschotten. Als de uitgekeerde voorschotten hoger zijn dan de subsidie, wordt het verschil teruggestort door de betreffende erkende vereniging.

Art. 19.Tussen de diverse kostenrubrieken zoals die zijn vastgesteld in de begroting van het project, zijn overhevelingen toegestaan zonder voorafgaande toestemming, als het bedrag van die overhevelingen maximaal 10 % bedraagt van het totale bedrag van de kostenrubrieken in de begroting. Voor grotere overhevelingen wordt een voorafgaande toestemming aan de administratie gevraagd. HOOFDSTUK IV. - Controle

Art. 20.De administratie controleert de aanwending van de basissubsidie en de projectsubsidie. Ze kan hiertoe te allen tijde aanvullende inlichtingen opvragen bij de vereniging of een controle ter plaatse uitvoeren. Ook de Inspectie van Financiën en het Rekenhof zijn gemachtigd om te allen tijde een controle op de rechtmatige toekenning en aanwending van de subsidies uit te voeren, hetzij via het opvragen van schriftelijke toelichtingen, hetzij via een controle ter plaatse.

Overeenkomstig artikel 57, eerste en tweede lid, van de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, is de vereniging gehouden tot terugbetaling van de subsidie als : 1° de voorwaarden niet werden nageleefd waaronder de subsidie is verleend;2° de toegekende subsidie voor andere doeleinden werd gebruikt dan voorgeschreven in dit besluit;3° de controle op de aanwending van de subsidie werd verhinderd;4° de vereniging in gebreke blijft betreffende de indiening van de stukken, bedoeld in artikelen 4, 8 of 17. De subsidie dient terugbetaald te worden binnen dertig dagen nadat de vereniging hierom werd verzocht door de administratie. HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen

Art. 21.Voor de toepassing van artikel 2, 9°, moet voor aanvragen in 2005 enkel voldaan zijn aan de erkenningsvoorwaarden met betrekking tot het jaar 2004.

Art. 22.Het decreet treedt in werking op 1 januari 2005.

Art. 23.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2005.

Art. 24.De Vlaamse minister, bevoegd voor het Vervoer, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 28 mei 2004.

De minister-president van de Vlaamse Regering, B. SOMERS De Vlaamse minister van Mobiliteit, Openbare Werken en Energie, G. BOSSUYT