23 MARS 1999. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant l'agrément d'agents matrimoniaux et relationnels

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 10 novembre 1993 contenant des mesures d'amélioration de la qualité des services offerts par les agents matrimoniaux et relationnels, modifié par le décret du 15 juillet 1997, notamment les articles 3, § 3, 4, deuxième alinéa, 6 et 8;

Vu le décret du 15 juillet 1997 portant création d'un Conseil de la Famille et de l'Aide sociale et d'une commission consultative d'appel pour les questions de famille et d'aide sociale, notamment l'article 26;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 6 mars 1998;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre flamand de la Culture, de la Famille et de l'Aide sociale;

Après en avoir délibéré, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions introductives

Article 1er.Au sens du présent décret on entend par : 1° la loi : la loi du 9 mars 1993 tendant à réglementer et à contrôler les activités des entreprises de courtage matrimonial;2° le décret : le décret du 10 novembre 1993 contenant des mesures d'amélioration de la qualité des services offerts par les agents matrimoniaux et relationnels;3° le Ministre : le Ministre flamand chargé de l'assistance aux personnes;4° l'Administration : l'Administration de la Famille et de l'Aide sociale du Département de l'Aide sociale, de la Santé publique et de la Culture du Ministère de la Communauté flamande;5° l'agent : une personne physique ou morale telle que visée à l'article 2, § 1er du décret;6° activités de courtage : les activités visées à l'article 2, § 2, b) du décret;7° le conseiller : une personne physique qui exerce les activités de courtage et qui entretient les contacts avec les clients.

Art. 2.Pour obtenir et maintenir son agrément, l'agent doit remplir les conditions d'agrément telles que définies à l'article 4 du décret et au chapitre II du présent arrêté. CHAPITRE II. - Les conditions d'agrément Section 1re. - Spécification des conditions d'agrément décrétales

Art. 3.§ 1er. A moins que l'agent n'exerce lui-même les activités de courtage, il dispose à cet effet d'au moins un conseiller à mi-temps engagé par un contrat de travail ou un contrat d'entreprise. En outre, il peut faire appel, pour l'exercice de ces activités, aux services de collaborateurs bénévoles.

Les agents qui exercent eux-mêmes des activités de courtage, les conseillers et les collaborateurs bénévoles doivent remplir les conditions de qualification suivantes : 1° soit être titulaire d'un diplôme de l'enseignement social supérieur du type court et justifier d'une expérience d'au moins trois ans dans le secteur de l'aide sociale, le secteur socioculturel ou le secteur des soins de santé;2° soit être titulaire du diplôme de licencié en sciences psychologiques, en sciences pédagogiques ou en animation socioculturelle et justifier d'une expérience d'au moins deux ans dans le secteur de l'aide sociale, le secteur socioculturel ou le secteur des soins de santé. Le Ministre peut, à titre exceptionnel, et à la demande motivée de l'agent, autoriser des dérogations aux conditions de qualification sur la base de l'expertise suite à l'expérience acquise. § 2. L'agent qui exerce lui-même des activités de courtage ou le conseiller se tiennent à la disposition des clients pendant au moins douze heures par semaine, dont au moins deux heures après 18 h ou pendant le week-end, ce dans les locaux visés à l'article 4. § 3. L'agent envoie un exemplaire de la convention visée au § 1er, premier alinéa à l'Administration, au plus tard trente jours de sa signature.

Art. 4.L'agent dispose de locaux qui : 1° sont destinés exclusivement aux activités de courtage pendant les heures d'ouverture visées à l'article 3, § 2;2° sont équipés pour exercer les activités de courtage en toute discrétion;3° consistent au moins d'une salle d'attente et d'un cabinet de consultation séparés;4° sont équipés d'un ordinateur, d'un télécopieur et d'un téléphone. Le numéro de téléphone est indiqué dans l'annuaire officiel à côté du nom, de l'adresse et du numéro d'agrément de l'agent.

Art. 5.§ 1er. Les renseignements préalables tels que visés à l'article 4, point 3, a) du décret doivent être fournis par écrit aux clients et comprennent au moins : 1° une description précise de la méthode de courtage, en faisant la distinction entre les services permanents et les services facultatifs, avec mention des coûts respectifs;2° le mode de cessation de la prestation de services;3° le mode de protection de la vie privée;4° les heures pendant lesquelles l'agent, ou, si celui-ci n'exerce pas lui-même les activités de courtage, le conseiller se tiennent à la disposition des clients;5° un exemplaire du contrat type engageant l'agent et le client;6° les possibilités d'accompagnement psychologique du client;7° un texte expliquant la teneur de la loi, du décret et leurs arrêtés d'exécution;8° à partir du treizième mois suivant celui du début des activités de courtage, l'ampleur de la clientèle, subdivisée en fonction du sexe, des groupes d'âge de dix ans, de l'état civil et de la nature de la relation souhaitée. § 2. Les renseignements préalables ne contiennent ni photos ni informations relatives à la vie privée des clients.

Art. 6.§ 1er. Avant la conclusion, entre l'agent et un client, du contrat visé à l'article 7, l'agent, ou, si celui-ci n'exerce pas lui-même les activités de courtage, le conseiller a un entretien avec le client pour sonder son aptitude relationnelle.

Moyennant l'accord écrit du client, l'agent peut demander à un médecin de recueillir auprès du client des informations médicales. Le médecin remet à l'agent un avis purement formel à ce sujet. § 2. Le compte rendu de l'entretien visé au § 1er, premier alinéa et l'avis visé au § 1er, deuxième alinéa sont versés au dossier du client. § 3. La publicité menée par l'agent ne fait pas mention des informations médicales.

Art. 7.§ 1er. Le contrat écrit engageant l'agent et le client doit mentionner au moins : 1° les nom, prénom, lieu et date de naissance ainsi que le domicile du client;2° les nom, prénom ou dénomination de l'agent, ainsi que son domicile ou son siège social;3° la date de prise d'effet du contrat;4° la description exacte des services offerts par l'agent dans le cadre du contrat, et de la méthode de courtage;5° le prix des services et les éventuelles modalités de paiement;6° la durée du contrat;7° le mode de cessation de la prestation de services;8° la description et le profil de la personne recherchée par le client, précisant au moins le sexe, l'âge, la situation familiale, la profession et le lieu de résidence;9° la façon dont les données personnelles précises du client sont communiquées à des tiers, sans préjudice de l'article 17, § 1er;10° le numéro d'enregistrement visé à l'article 2 de la loi. § 2. L'agent indique sur chaque contrat un numéro d'ordre.

Art. 8.La méthode de courtage doit garantir le libre choix du partenaire et l'initiative propre du client.

Art. 9.Pour éviter toute confusion d'intérêts, l'agent, son personnel ou ses collaborateurs ne peuvent exercer une profession ni organiser des activités dans les secteurs suivants : 1° le secteur hôtelier et des loisirs;2° le secteur de l'aide sociale et de la santé;3° le secteur juridique et des assurances;4° la presse écrite et les médias audiovisuels.

Art. 10.L'agent tient pour chaque client un dossier qui reprend au moins tous les documents exigés par la loi, le décret et leurs arrêtés d'exécution.

Art. 11.Le dossier des clients de nationalité étrangère comprend : 1° la mention de la nationalité;2° pour les personnes originaires d'un pays qui ne fait pas partie de l'Union européenne : une copie déclarée conforme, soit du permis de séjour, soit de l'admission en tant que réfugié politique.

Art. 12.En cas de coopération avec des agents qui ne relèvent pas de la Communauté flamande, l'agent transmet au Ministre, trente jours de la conclusion du contrat visé à l'article 4, point 8 du décret, une copie du contrat ainsi que les documents suivants : 1° la législation en matière de courtage matrimonial et relationnel applicable à l'agent concerné;2° si, en vertu de la législation visée au 1°, le Gouvernement doit donner à l'agent l'autorisation d'exercer des activités de courtage, une copie justifiant de cette autorisation. Au plus tard soixante jours de la réception des documents visés au premier alinéa, le Ministre transmet à l'agent son avis sur le contrat. Faute d'avis, après expiration de ce délai, l'obligation d'émettre un avis peut être omise.

Art. 13.L'agent donne aux fonctionnaires chargés du contrôle du respect du décret et de ses arrêtés d'exécution accès aux locaux où ont lieu les activités de courtage. A leur simple demande, il leur communique sur place les documents relatifs à l'agrément ou leur en envoie copie.

L'agent, son personnel et ses collaborateurs fournissent à ces fonctionnaires toute information à ce sujet. Section 2. - Extension des conditions d'agrément décrétales

Art. 14.L'agent établit un registre comprenant les données suivantes sur chaque client : 1° les nom et prénom;2° la date du contrat avec le client;3° la totalité de la rémunération et le mode d'échelonnement du paiement;4° le numéro d'ordre, qui renvoie au numéro d'ordre figurant sur le contrat avec le client.

Art. 15.L'agent ou, s'il s'agit d'une personne morale, ses administrateurs, gérants, mandataires, franchisés et personnes habilitées à le représenter ne peuvent, pendant une période de cinq ans précédant la demande d'agrément, être tenus responsables des engagements ou dettes d'une société qui a fait faillite, en vertu des articles 35, 63ter, 123 ou 133bis des lois coordonnées sur les sociétés commerciales.

Art. 16.L'agent transmet annuellement à l'administration un certificat récent de bonnes vie et moeurs de lui-même et, le cas échéant, de ses administrateurs, gérants, mandataires et franchisés.

Art. 17.§ 1er. Le client doit donner préalablement son accord écrit sur les informations le concernant qui sont communiquées à d'autres clients, et sur le contenu des annonces le concernant dans les médias.

Le texte de ces informations et annonces est versé au dossier du client, ainsi que le document justifiant de son accord. § 2. Les annonces concernant des clients qu'un agent diffuse dans les médias mentionnent son nom et son numéro d'agrément. § 3. La publicité que mène un agent mentionne toujours son adresse et son numéro d'agrément.

Art. 18.Chaque année avant le 31 mars, l'agent soumet à l'administration un rapport annuel relatif à l'année civile écoulée.

Le rapport comprend : 1° un rapport d'activité qui indique dans quelle mesure les résultats escomptés sont réalisés, ainsi que les problèmes qui se posent.2° la composition et l'évolution de la clientèle, notamment - le nombre de clients; - leurs âge et sexe respectifs; - leur répartition régionale. 3° la composition de la clientèle à la fin de l'année civile.

Art. 19.L'agent paie les frais de la publication dans le Moniteur belge et dans deux quotidiens belges en cas de suspension ou de retrait éventuels de l'agrément conformément au chapitre III, section 2.

Art. 20.L'agent communique dans les trente jours à l'administration toute modification des données de son dossier concernant l'agrément. CHAPITRE III. - La procédure d'octroi, de suspension et de retrait de l'agrément Section 1re. - La procédure d'octroi de l'agrément

Art. 21.Une demande d'agrément n'est recevable que lorsqu'elle est introduite par l'agent auprès de l'administration par lettre recommandée et si elle contient les informations et documents suivants : 1° les nom, prénom et numéro de téléphone de l'agent;2° si l'agent est une personne morale, la forme juridique;3° si des activités de courtage ont été exercées avant l'entrée en vigueur du décret, la date de démarrage de ces activités;4° le numéro d'enregistrement visé à l'article 2 de la loi;5° une copie déclarée conforme de l'inscription au registre de commerce ou, s'il s'agit d'une association sans but lucratif, une copie des statuts et la composition du conseil d'administration, avec les modifications éventuelles, tels que publiés au Moniteur belge;6° un certificat de bonnes vie et murs de l'agent et, le cas échéant, de ses administrateurs, gérants, membres du personnel, collaborateurs, mandataires et franchisés;7° tous les documents démontrant que les conditions d'agrément sont remplies.

Art. 22.Si la demande n'est pas recevable, elle est renvoyée par l'administration à l'agent demandeur, avec mention des motifs, au plus tard trente jours de sa réception.

Si la demande est recevable, soit la décision du Ministre d'accorder l'agrément, soit l'intention motivée du Ministre de refuser l'agrément est notifiée à l'agent demandeur au plus tard trois mois de la réception de la demande. La notification se fait par l'administration par lettre recommandée mentionnant, en cas d'intention de refus, la faculté et les conditions d'introduction d'une réclamation telle que visée à l'article 23, § 1er, premier alinéa.

Si l'intention n'est pas notifiée à l'organisation demanderesse dans le délai visé à l'alinéa précédent, l'intention est réputée favorable.

Art. 23.§ 1er. Sous peine d'irrecevabilité, l'agent peut adresser à l'administration une réclamation motivée par lettre recommandée, au plus tard un mois de la réception de l'intention. Il peut demander explicitement d'être entendu.

La réclamation est traitée selon les règles fixées par le chapitre III du décret du 15 juillet 1997 portant création d'un Conseil de la Famille et de l'Aide sociale et d'une commission consultative d'appel pour les questions de famille et d'aide sociale. § 2. Si l'agent n'a pas introduit une réclamation conformément au § 1er, premier alinéa, la décision définitive du Ministre de refuser l'agrément est notifiée à l'agent par l'administration par lettre recommandée dans les trente jours de l'expiration du délai visé au § 1er, premier alinéa.

Art. 24.Si l'agrément est refusé par le Ministre, l'agent ne peut pas présenter une nouvelle demande d'agrément à moins qu'il ne démontre que le motif du refus dans son chef n'existe plus et qu'au moins une année soit écoulée depuis la notification de la décision de refus. Section 2. - La procédure de suspension et de retrait de l'agrément

Art. 25.Si un agent ne respecte plus une ou plusieurs conditions d'agrément ou s'il ne coopère pas à l'exercice du contrôle, l'administration peut lui sommer par lettre recommandée de se conformer aux conditions d'agrément dans un délai de six mois au maximum ou aux règles en matière de contrôle.

Art. 26.Si, nonobstant la sommation, le service ne respecte pas les conditions d'agrément ou ne coopère pas à l'exercice du contrôle, l'intention motivée du Ministre de suspendre ou de retirer l'agrément peut être notifiée à l'agent. Cette notification se fait par lettre recommandée par l'administration mentionnant la faculté et les conditions d'introduction d'une réclamation.

Art. 27.§ 1er. L'article 23 est d'application conforme à la décision définitive de suspendre ou de retirer l'agrément. § 2. Dans un délai d'un an de la notification de la décision définitive de retrait de l'agrément, l'agent ne peut introduire une demande recevable d'agrément dans le cadre du décret et du présent arrêté. Section 3. - La procédure de prolongation de l'agrément

Art. 28.L'agent peut demander la prolongation de l'agrément jusqu'au plus tard six mois avant son expiration. Les articles 21 à 24 inclus sont d'application conforme. CHAPITRE IV. - Dispositions transitoires et finales

Art. 29.Les personnes physiques ou morales déjà actives en tant qu'agents à la date de l'entrée en vigueur du décret et pouvant démontrer qu'elles satisfont aux dispositions de la loi peuvent, si elles introduisent une demande d'agrément dans les trois mois de cette date, continuer à exercer leurs activités de courtage jusqu'à ce que la décision sur leur demande soit notifiée.

En cas de refus de l'agrément, les activités de courtage de l'intéressé doivent cesser au plus tard trois mois de la notification de la décision, sans préjudice de l'article 8, deuxième alinéa, b) du décret.

Art. 30.Le décret et l'article 25 du décret du 15 juillet 1997 portant création d'un Conseil de la Famille et de l'Aide sociale et d'une commission consultative d'appel pour les questions de famille et d'aide sociale entrent en vigueur à la date d'entrée en vigueur du présent arrêté.

Art. 31.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2000.

Art. 32.Le Ministre qui a l'assistance aux personnes dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 23 mars 1999.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, L. VAN DEN BRANDE Le Ministre flamand de la Culture, de la Famille et de l'Aide sociale, L. MARTENS