8 SEPTEMBRE 2023. - Arrêté du Gouvernement flamand portant exécution du décret du 23 juin 2023 relatif à la politique flamande coordonnée en matière de volontariat

Fondement juridique Le présent arrêté est fondé sur : - le décret du 23 juin 2023 relatif à la politique flamande coordonnée en matière de volontariat, article 2, 1°, article 12, 1° à 8°, 10° et 11° ; - le Code flamand des Finances publiques du 29 mars 2019, article 75, alinéa 5.

Formalités Les formalités suivantes ont été remplies : - Le ministre flamand qui a la politique budgétaire dans ses attributions a donné son accord le 1er juin 2023 ; - L'Autorité de protection des données a informé le 16 juin 2023 qu'elle se déclare incompétente pour émettre un avis ; - La Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel a rendu son avis n° 2023/067 le 13 juin 2023 ; - Le Conseil consultatif stratégique de la Culture, de la Jeunesse, des Sports et des Médias a rendu son avis le 19 juin 2023 ; - Le Conseil d'Etat a rendu l'avis 73.983/1 le 27 juillet 2023, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973.

Cadre juridique Le présent arrêté fait suite à la réglementation suivante : - le Code flamand des Finances publiques du 29 mars 2019 ; - l'arrêté relatif au Code flamand des Finances publiques du 17 mai 2019.

Initiateur Le présent arrêté est proposé par le ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire.

Après délibération, LE GOUVERNEMENT FLAMAND ARRETE : CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° décret du 23 juin 2023 : le décret du 23 juin 2023 relatif à la politique flamande coordonnée en matière de volontariat ;2° département : le Département de la Culture, de la Jeunesse et des Médias, visé à l'article 24, § 1er, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 3 juin 2005 relatif à l'organisation de l'Administration flamande ; 3° point d'appui : l'a.s.b.l. « Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk », portant le numéro d'entreprise 0417.430.095 ; 4° ministre : le ministre flamand ayant la culture dans ses attributions.

Art. 2.Le département est désigné comme l'administration, visée à l'article 2, 1°, du décret du 23 juin 2023.

Pour une demande, une justification annuelle ou une réplique telle que visée au présent arrêté, le département peut mettre à disposition un modèle. CHAPITRE 2. - Dispositions relatives à la subvention de fonctionnement pour l'a.s.b.l. « Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk » Section 1re. - Octroi de la subvention de fonctionnement

Art. 3.Une demande de subvention de fonctionnement telle que visée à l'article 5 du décret du 23 juin 2023, comprend tous les éléments suivants : 1° une description de la manière dont le point d'appui contribue aux objectifs de la politique flamande coordonnée en matière de volontariat, visés à l'article 3 du décret du 23 juin 2023 ;2° une description du fonctionnement substantiel et commercial, des objectifs et des effets et résultats visés ;3° un budget pluriannuel reprenant l'ensemble des charges et produits attendus du fonctionnement.

Art. 4.Le point d'appui soumet une demande au plus tard le 15 mai de l'année précédant la période stratégique de cinq ans, visée à l'article 6 du décret du 23 juin 2023.

Par dérogation à l'alinéa 1er, la première demande pour une période de deux ans, visée à l'article 16 du décret du 23 juin 2023, est introduite au plus tard le 16 octobre 2023.

Dans un délai de quinze jours suivant la date limite d'introduction, visée aux alinéas 1er et 2, le département informe le demandeur de la recevabilité ou non de la demande conformément à l'article 5 du décret du 23 juin 2023.

Art. 5.Sur la base du projet de décision, visé à l'article 8 du décret du 23 juin 2023, le ministre soumet une proposition de décision au Gouvernement flamand.

Art. 6.Au plus tard le 1er décembre de l'année précédant la période stratégique, le Gouvernement flamand décide de l'octroi et du montant de la subvention de fonctionnement, et approuve le contrat de gestion avec le point d'appui, tel que visé à l'article 9 du décret du 23 juin 2023.

Le Gouvernement flamand communique la décision du Gouvernement flamand, visée à l'alinéa 1er, au demandeur dans les quinze jours après que le Gouvernement flamand a pris la décision précitée.

Art. 7.Le contrat de gestion, visé à l'article 9 du décret du 23 juin 2023, comprend tous les éléments suivants : 1° le montant de la subvention de fonctionnement ;2° les objectifs à atteindre ;3° des dispositions spécifiques sur l'affectation de la subvention de fonctionnement, le cas échéant ;4° les indicateurs permettant une évaluation de fond et financière de la subvention lors de l'évaluation de la politique ;A savoir : a) la portée, notamment le nombre de bénévoles, d'organisations de bénévoles et d'autorités locales, des instruments que le point d'appui met en oeuvre pour soutenir et promouvoir la pratique du volontariat ;b) le suivi de la satisfaction des utilisateurs à l'égard des instruments ;c) l'engagement continu en faveur des connaissances et du développement de l'expertise, notamment par le suivi de la législation et de la réglementation et la participation aux structures de concertation pertinentes. Les indicateurs visés à l'alinéa 1er, 4°, peuvent être précisés dans le contrat de gestion.

Le contenu du contrat de gestion sera négocié par le département et le point d'appui.

Le ministre et le point d'appui signent le contrat de gestion. Section 2. - Paiement de la subvention de fonctionnement

Art. 8.La subvention de fonctionnement, visée à l'article 5 du décret du 23 juin 2023, est versée annuellement de la manière suivante : 1° une première avance de 45 % est payée à partir du 1er février ;2° une deuxième avance de 45 % est payée à partir du 1er juillet ;3° le solde de 10 % est payé après l'exécution du contrôle annuel, visé à l'article 10 du présent arrêté. CHAPITRE 3. - Justification, contrôle et constitution de réserves Section 1re. - La justification

Art. 9.Le point d'appui soumet la justification, visée à l'article 10 du décret du 23 juin 2023, annuellement au département, au plus tard le 1er mai de l'année suivant l'année pour laquelle la subvention de fonctionnement est octroyée.

La justification annuelle, visée à l'alinéa 1er, comprend les éléments suivants : 1° une justification fonctionnelle qui rend compte des objectifs pour lesquels la subvention de fonctionnement a été octroyée, et de l'évaluation du fonctionnement ;2° une justification financière qui comprend tous les éléments suivants : a) les comptes annuels de la personne morale, comprenant le bilan, le compte des résultats et les commentaires.Les comptes annuels sont établis conformément aux modèles standard mis à disposition par la Banque Nationale de Belgique ; b) le rapport d'un expert-comptable ou réviseur d'entreprise agréé ou certifié qui n'est pas associé au fonctionnement quotidien de l'organisation, y compris un commentaire en ce qui concerne la reproduction véridique du bilan et du compte des résultats ;c) un aperçu des rémunérations individuelles, dans lequel est mentionné le coût salarial total par travailleur ;3° une liste de données pertinentes au niveau de la gestion, si celle-ci est reprise dans le modèle de la justification annuelle, visée à l'article 2, alinéa 2. Si, outre le fonctionnement pour lequel le point d'appui reçoit une subvention de fonctionnement sur la base du décret du 23 juin 2023, il organise encore d'autres activités, il fait une distinction claire et identifiable entre les deux types d'activités dans la comptabilité totale.

Le département peut demander à tout moment des informations et documents complémentaires au point d'appui.

Les frais subventionnables sont les frais exposés par le point d'appui pour accomplir les missions visées à l'article 4, alinéa 3, du décret du 23 juin 2023. Section 2. - Le contrôle

Art. 10.Sur la base de la justification introduite, visée à l'article 9 du présent arrêté, le département exerce un contrôle annuel de l'affectation de la subvention de fonctionnement tel que visé à l'article 11 du décret du 23 juin 2023.

Art. 11.§ 1er. Lorsqu'un manquement grave est constaté lors du contrôle, visé à l'article 10 du présent arrêté, le département propose une mesure telle que visée à l'article 11 du décret du 23 juin 2023.

Le département communique la mesure proposée, visée à l'alinéa 1er, au bénéficiaire de la subvention. § 2. Si le bénéficiaire de la subvention conteste le manquement grave constaté ou estime que la mesure proposée, visée au paragraphe 1er, alinéa 1er, n'est pas raisonnablement proportionnelle au manquement grave constaté, le bénéficiaire de la subvention peut introduire une réplique auprès du département.

Une réplique telle que visée à l'alinéa 1er est recevable si elle remplit toutes les conditions de recevabilité suivantes : 1° elle est introduite au plus tard quinze jours après que le département a communiqué la mesure, visée au paragraphe 1er, alinéa 1er, conformément au paragraphe 1er, alinéa 2 ;2° elle est établie selon le modèle, si le département met à disposition un modèle tel que visé à l'article 2, alinéa 2. Le département vérifie si la réplique, visée à l'alinéa 1er, répond aux conditions de recevabilité, visées à l'alinéa 2.

Au plus tard quinze jours après avoir reçu la réplique visée à l'alinéa 1er, le département informe le bénéficiaire de la subvention sur la recevabilité ou non de la réplique. § 3. Le département propose au ministre d'imposer ou non une mesure, le cas échéant avec une proposition de mesure. A cet effet, le département tient compte d'une réplique recevable conformément au paragraphe 2, alinéa 2.

Au plus tard trente jours après la communication de la recevabilité de la réplique, visée au paragraphe 2, alinéa 4, le ministre décide d'une mesure éventuelle.

Le département communique la décision du ministre, visée à l'alinéa 2, au bénéficiaire de la subvention au plus tard quinze jours après que le ministre a pris la décision précitée. Section 3. - La réserve

Art. 12.Lors du contrôle annuel visé à l'article 10 du présent arrêté, l'administration établit la réserve constituée à charge des diverses subventions octroyées par l'Autorité flamande. Cette réserve est comparée aux réserves comptables, et des différences éventuelles sont expliquées en détail.

La réserve, visée à l'alinéa 1er, qui ne répond pas aux conditions, visées à l'article 72 de l'arrêté relatif au Code flamand des Finances publiques du 17 mai 2019, est retenue sur des subventions futures ou est remboursée à la Communauté flamande. CHAPITRE 4. - Disposition finale

Art. 13.Le ministre est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 8 septembre 2023.

Le ministre-président du Gouvernement flamand, ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire, J. JAMBON