4 FEVRIER 2022. - Arrêté du Gouvernement flamand portant exécution du décret du 29 mai 2020 portant organisation du suivi des contacts centralisé par une structure de coopération de partenaires externes, du suivi des contacts local par les administrations locales ou les conseils des soins et portant organisation des équipes COVID-19 dans le cadre du COVID-19

Fondement juridique Le présent arrêté est fondé sur : - le décret du 29 mai 2020 portant organisation du suivi des contacts centralisé par une structure de coopération de partenaires externes, du suivi des contacts local par les administrations locales ou les conseils des soins et portant organisation des équipes COVID-19 dans le cadre du COVID-19, article 3, alinéa 1er, modifié par le décret du 18 décembre 2020, alinéas 2 et 5, et alinéa 6, inséré par le décret du 18 décembre 2020, article 4, alinéa 2, inséré par le décret du 18 décembre 2020, article 6, alinéa 2, remplacé par le décret du 18 décembre 2020, et alinéa 6, inséré par le décret du 18 décembre 2020, et article 6/1, alinéa 2, et article 6/2, § 2, alinéas 4, 8 et 10, inséré par le décret du 18 décembre 2020, et article 6/3, § 1er, alinéa 1er, § 2, alinéas 4, 8 et 10, et article 6/4, alinéa 6, inséré par le décret du 19 juillet 2021.

Formalités Les formalités suivantes sont remplies : - l'Inspection des Finances a rendu un avis le 2 février 2022 ; - l'avis du Conseil d'Etat n'a pas été demandé, en application de l'article 3, § 1er, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973. Il y a urgence, car l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 juin 2020 portant exécution du décret du 29 mai 2020 portant organisation du suivi des contacts centralisé par une structure de coopération de partenaires externes, du suivi des contacts local par les administrations locales ou les conseils des soins et portant organisation des équipes COVID-19 dans le cadre du COVID-19 n'aurait pas dû cesser de produire ses effets au 31 décembre 2021. Par le décret du 23 décembre 2021, la Communauté flamande a explicitement choisi de prolonger jusqu'au 31 décembre 2022 le décret du 29 mai 2020 portant organisation du suivi des contacts centralisé par une structure de coopération de partenaires externes, du suivi des contacts local par les administrations locales ou les conseils des soins et portant organisation des équipes COVID-19 dans le cadre du COVID-19 Il convient de remédier au plus vite à l'absence d'arrêté d'exécution. - Etant donné l'urgence et en vertu du fait qu'un avis a été demandé pour l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 juillet 2020 ainsi que pour toutes les modifications le concernant, il n'a pas été demandé de nouvel avis de la Commission de contrôle flamande concernant le traitement des données à caractère personnel. La Commission de contrôle flamande a rendu les avis suivants : avis n° 2020/17 le 8 juin 2020, avis n° 2021/08 le 6 janvier 2021 et avis n° 2021/78 le 28 juillet 2021.

Initiateur Le présent arrêté est proposé par le Ministre flamand du Bien-être, de la Santé publique, de la Famille et de la Lutte contre la Pauvreté.

Après délibération, LE GOUVERNEMENT FLAMAND ARRETE :

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° agence : l'agence autonomisée interne Soins et Santé (Agentschap Zorg en Gezondheid), créée par l'arrêté du Gouvernement flamand du 7 mai 2004 portant création de l'agence autonomisée interne Soins et Santé ;2° centre de contact central : le centre de contact central, visé à l'article 3, alinéa 1er, du décret du 29 mai 2020 ;3° équipe COVID-19 : une équipe COVID-19, telle que visée à l'article 6/2, § 1er, du décret du 29 mai 2020 ;4° décret du 29 mai 2020 : le décret du 29 mai 2020 portant organisation du suivi des contacts centralisé par une structure de coopération de partenaires externes, du suivi des contacts local par les administrations locales ou les conseils des soins et portant organisation des équipes COVID-19 dans le cadre du COVID-19 ;5° centre de contact local : un centre de contact local, tel que visé à l'article 6, alinéa 1er, du décret du 29 mai 2020 ;6° structure de coopération : la structure de coopération de partenaires externes, visée à l'article 3, alinéa 1er, du décret du 29 mai 2020.

Art. 2.Le centre de contact est chargé des missions de recherche et d'accompagnement des personnes visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 4°, du décret du 29 mai 2020.

La structure de coopération est désignée en application de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics et de ses arrêtés d'exécution.

L'agence fixe les descriptions de fonction des catégories de membres du personnel du centre de contact visé à l'article 4, alinéa 1er, du décret du 29 mai 2020.

Dans le cadre du suivi des contacts, les enquêteurs de terrain peuvent effectuer des visites physiques entre huit heures du matin et huit heures du soir.

Une visite physique n'a pas de caractère contraignant et prend fin à l'initiative de l'enquêteur de terrain s'il ne se sent pas en sécurité, ou prend fin à l'initiative de la personne en question si elle ne souhaite plus coopérer.

Pour une visite physique, un enquêteur de terrain se présente seul ou en compagnie d'un collègue enquêteur de terrain, avec l'équipement de protection nécessaire, à la résidence principale de la personne en question, ou au lieu où elle séjourne.

Au début d'une visite physique, l'enquêteur de terrain demande si la personne en question est présente, il s'identifie et demande la coopération de la personne en question. Lors de la visite physique, l'enquêteur de terrain demande des informations à la personne en question et peut faire des recommandations conformément à l'accord de coopération du 25 août 2020.

Art. 3.Conformément à l'article 3, alinéa 2, du décret du 29 mai 2020, l'agence est responsable du traitement des données à caractère personnel, au sens de l'article 4, 7), du règlement général sur la protection des données. L'agence conclut une convention de traitement avec la structure de coopération, conformément à l'article 28, alinéa 3, du règlement général sur la protection des données.

Art. 4.§ 1er. Le rapport substantiel, visé à l'article 3, alinéa 5, du décret du 29 mai 2020, contient un résumé de 30 pages maximum et contient, outre les données, visées à l'alinéa 2, les données nécessaires en vue de permettre à l'agence d'évaluer les activités de la structure de coopération et du centre de contact central.

Le rapport substantiel contient : 1° un aperçu pour chaque jour des agents d'appel et des agents de terrain employés par le centre de contact central, exprimé en ETP ;2° un aperçu pour chaque jour du nombre de personnes contactées par les agents d'appel, réparti entre le nombre de personnes contactées pour la première fois et le nombre de personnes pour qui ce n'est pas le premier contact ;3° un aperçu pour chaque jour du nombre de visites effectuées par les agents de terrain, réparti entre les personnes visitées pour la première fois et les personnes pour qui ce n'est pas la première visite ;4° un aperçu pour chaque jour du nombre de personnes effectivement contactées par les agents d'appel par rapport au nombre prévu de personnes à contacter ;5° un aperçu pour chaque jour du nombre de personnes qui ont effectivement reçu la visite d'un agent de terrain par rapport au nombre prévu de personnes à visiter ;6° un aperçu du nombre de personnes contactées par les agents d'appel et qui ont été contactées à plusieurs reprises, réparti en nombre de contacts ;7° un aperçu du nombre de personnes qui ont reçu la visite d'un agent de terrain et qui ont été contactées à plusieurs reprises, réparti en nombre de contacts ;8° un aperçu des principaux points problématiques auxquels le centre de contact a été confronté durant l'exécution de la mission et des actions possibles qui ont été entreprises en vue de résoudre ces points problématiques, ainsi qu'un aperçu des exemples de bonnes pratiques durant l'exécution de la mission. § 2. Le rapport financier contient : 1° l'état des recettes et dépenses sur une base mensuelle, regroupées par type de coût et de revenus et réparties par organisation et par activité ;2° pour chaque organisation, une liste du nombre de collaborateurs du centre de contact central réparti par fonction, par temps d'emploi moyen et par salaire annuel brut ;3° une liste numérotée des charges et produits, avec mention du bénéficiaire et de la somme, ainsi qu'un descriptif, triées par type de charges et produits. § 3. La structure de coopération remet le rapport substantiel, visé au § 1er, et le rapport financier, visé au § 2, tous les trois mois à l'agence.

Par dérogation à l'alinéa 1er, lorsque la mission arrive à son terme, la structure de coopération remet le rapport substantiel, visé au § 1er, et le rapport financier, visé au § 2, à l'agence au plus tard trois mois après le terme de la mission.

L'agence remet le rapport substantiel, visé au § 1er, et le rapport financier, visé au § 2, au Gouvernement flamand.

Art. 5.La structure de coopération prend les mesures d'ordre organisationnel et technique suivantes afin d'assurer la sûreté des données à caractère personnel traitées par le centre de contact central qu'elle a créé : 1° les collaborateurs du centre de contact central signent une déclaration de confidentialité les informant qu'ils sont tenus au secret professionnel.Cette déclaration de confidentialité décrit les obligations auxquelles les collaborateurs sont soumis, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-respect du secret professionnel ; 2° lors d'échanges de données, constater les mesures d'ordre technique et organisationnel devant être prises en vue de protéger les données à caractère personnel.Lorsque de nouvelles opérations de traitement de données à caractère personnel doivent être définies ou réalisées, ou lorsque des opérations de traitement existantes doivent être modifiées, la structure de coopération consulte une équipe de sécurité. Celle-ci est constituée au minimum des fonctionnaires en charge de la protection des données de tous les partenaires externes de la structure de coopération et du fonctionnaire en charge de la protection des données de l'agence ; 3° les mesures d'ordre technique et organisationnel qui doivent être prises en vue de protéger les données à caractère personnel font l'objet d'un audit mené par une équipe d'audit interne ou externe ;4° le centre de contact central fournit à chaque personne qu'il contacte ou à qui il rend visite, pour autant que cette personne n'en dispose pas encore, l'information prévue au règlement général sur la protection des données concernant le traitement de ses données à caractère personnel et lui indique où retrouver cette information.

Art. 6.Conformément à l'article 6, alinéa 2, du décret du 29 mai 2020, l'agence est désignée responsable du traitement des données à caractère personnel, visées à l'article 4, 7), du règlement général sur la protection des données. L'agence conclut une convention de traitement avec les administrations locales ou les conseils des soins, conformément à l'article 28, alinéa 3, du règlement précité.

Art. 7.Les administrations locales ou les conseils des soins prennent les mesures d'ordre organisationnel et technique suivantes afin d'assurer la sûreté des données à caractère personnel traitées par les centres de contact locaux qu'elles ont créés : 1° les collaborateurs des centres de contact locaux signent une déclaration de confidentialité les informant qu'ils sont tenus de respecter le secret professionnel.Cette déclaration de confidentialité décrit les obligations auxquelles les collaborateurs sont soumis, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-respect du secret professionnel ; 2° lors d'échanges de données, constater les mesures d'ordre technique et organisationnel devant être prises en vue de protéger les données à caractère personnel.Lorsque de nouvelles opérations de traitement de données à caractère personnel doivent être définies ou réalisées, ou lorsque des opérations de traitement existantes doivent être modifiées, les administrations locales ou les conseils des soins consultent une équipe de sécurité. Celle-ci est constituée au minimum des fonctionnaires en charge de la protection des données des administrations locales ou des conseils des soins et du fonctionnaire en charge de la protection des données de l'agence ; 3° les mesures d'ordre technique et organisationnel qui doivent être prises en vue de protéger les données à caractère personnel font l'objet d'un audit mené par une équipe d'audit interne ou externe ;4° les centres de contact locaux fournissent à chaque personne qu'ils contactent ou à qui ils rendent visite, pour autant que cette personne n'en dispose pas encore, l'information prévue au règlement général sur la protection des données concernant le traitement de ses données à caractère personnel et lui indiquent où retrouver cette information.

Art. 8.Si un centre de contact local organise des visites physiques, l'article 2, alinéas 4 à 7, du présent arrêté, s'applique alors mutatis mutandis.

Art. 9.L'agence est l'entité visée à l'article 6/2, § 2, alinéa 4, du décret du 29 mai 2020.

Art. 10.Conformément à l'article 6/2, § 2, alinéa 8, du décret du 29 mai 2020, l'agence est désignée responsable du traitement des données à caractère personnel, visées à l'article 4, 7), du règlement général sur la protection des données. Conformément à l'article 28, alinéa 3, du règlement précité, l'agence conclut une convention de traitement avec le conseil des soins auprès duquel une équipe COVID-19 a été créée.

Art. 11.Les conseils des soins prennent les mesures d'ordre organisationnel et technique suivantes afin d'assurer la sûreté des données à caractère personnel traitées par l'équipe COVID-19 qu'ils ont créée : 1° les collaborateurs de l'équipe COVID-19 signent une déclaration de confidentialité les informant qu'ils sont tenus au secret professionnel.Cette déclaration de confidentialité décrit les obligations auxquelles les collaborateurs sont soumis, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-respect du secret professionnel ; 2° lors d'échanges de données, constater les mesures d'ordre technique et organisationnel devant être prises en vue de protéger les données à caractère personnel.Lorsque de nouvelles opérations de traitement de données à caractère personnel doivent être définies ou réalisées, ou lorsque des opérations de traitement existantes doivent être modifiées, le conseil des soins consulte une équipe de sécurité.

Celle-ci est constituée au minimum du fonctionnaire en charge de la protection des données du conseil des soins et du fonctionnaire en charge de la protection des données de l'agence ; 3° les mesures d'ordre technique et organisationnel qui doivent être prises en vue de protéger les données à caractère personnel font l'objet d'un audit mené par une équipe d'audit interne ou externe ;4° l'équipe COVID-19 fournit à chaque personne qu'elle contacte ou à qui elle rend visite, pour autant que cette personne n'en dispose pas encore, l'information prévue au règlement général sur la protection des données concernant le traitement de ses données à caractère personnel et lui indique où retrouver cette information.

Art. 12.L'agence est l'entité visée à l'article 6/3, § 1, alinéa 1er, et § 2, alinéa 4, du décret du 29 mai 2020.

Art. 13.Conformément à l'article 6/3, § 2, alinéa 8, du décret du 29 mai 2020, l'agence est désignée responsable du traitement des données à caractère personnel, visées à l'article 4, 7), du règlement général sur la protection des données. Conformément à l'article 28, alinéa 3, du règlement précité, l'agence conclut une convention de traitement avec l'administration locale qui réalise les activités visées à l'article 6/3, § 1er, alinéa 1er, du décret précité.

Art. 14.Les administrations locales prennent les mesures d'ordre organisationnel et technique suivantes afin d'assurer la sûreté des données à caractère personnel traitées dans le cadre des missions visées à l'article 6/3, alinéa 1er, du décret du 29 mai 2020 : 1° les collaborateurs des administrations locales signent une déclaration de confidentialité les informant qu'ils sont tenus de respecter le secret professionnel.Cette déclaration de confidentialité décrit les obligations auxquelles les collaborateurs sont soumis, ainsi que les sanctions encourues en cas de non-respect du secret professionnel ; 2° lors d'échanges de données, constater les mesures d'ordre technique et organisationnel devant être prises en vue de protéger les données à caractère personnel.Lorsque de nouvelles opérations de traitement de données à caractère personnel doivent être définies ou réalisées, ou lorsque des opérations de traitement existantes doivent être modifiées, les administrations locales consultent une équipe de sécurité. Celle-ci est constituée au minimum des fonctionnaires en charge de la protection des données des administrations locales et du fonctionnaire en charge de la protection des données de l'agence ; 3° les mesures d'ordre technique et organisationnel qui doivent être prises en vue de protéger les données à caractère personnel font l'objet d'un audit mené par une équipe d'audit interne ou externe ;4° les administrations locales fournissent à chaque personne qu'elles contactent ou à qui elles rendent visite l'information prévue au règlement général sur la protection des données concernant le traitement de ses données à caractère personnel, si la personne concernée ne dispose pas encore de cette information.Elles indiquent également à chacune de ces personnes où retrouver l'information.

Art. 15.Conformément à l'article 6/4, alinéa 6, du décret du 29 mai 2020, l'agence est désignée responsable du traitement des données à caractère personnel, au sens de l'article 4, 7), du règlement général sur la protection des données, pour la transmission des données à caractère personnel visées à l'article 6/4, alinéas 3 et 4, du décret du 29 mai 2020.

Art. 16.Le présent arrêté produit ses effets à compter du 1er janvier 2022.

Art. 17.Le présent arrêté cessera de produire ses effets le 31 décembre 2022.

Art. 18.Le ministre flamand qui a les Soins de santé et les Soins résidentiels dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 4 février 2022.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, J. JAMBON Le Ministre flamand du Bien-être, de la Santé publique, de la Famille et de la Lutte contre la Pauvreté, W. BEKE