REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

17 FEVRIER 2022. - Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale introduisant les procédures numériques et portant modification de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics régionaux de Bruxelles et de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 relatif à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel des services publics régionaux de Bruxelles

Le gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, Vu la loi spéciale du 12 janvier 1989 relative aux institutions bruxelloises, notamment l'article 40, § 1er,modifié par la loi spéciale du 16 juillet 1993 visant à achever la structure fédérale de l'Etat ;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics régionaux de Bruxelles ;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 relatif à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel des services régionaux de Bruxelles ;

Vu le test d'égalité des chances réalisé le 22 juin 2020 en application de l'article 2 de l' ordonnance du 4 octobre 2018Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/10/2018 pub. 18/10/2018 numac 2018031953 source region de bruxelles-capitale Ordonnance tendant à l'introduction du test d'égalité des chances fermer tendant à l'introduction du test d'égalité des chances ;

Vu le protocole n° 2021/14 du 14 septembre 2021 du comité Secteur XV ;

Vu l'avis n° 112/2021 de l'Autorité de protection des données reçu le 8 juillet 2021 ;

Vu l'avis n° 70.603/4 du Conseil d'Etat donné le 29 décembre 2021, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Considérant la nécessité de pouvoir organiser sous format numérique les procédures de sélection interne et externe ainsi que les procédures administratives concernant les services publics régionaux de Bruxelles afin de garantir la continuité du service public en toute circonstance et, qu'il s'indique de l'entourer d'une sécurité juridique suffisante offrant les mêmes garanties que la procédure en présentiel ;

Considérant l'opportunité que représente l'utilisation de procédés numériques en termes de flexibilité, rapidité, et de modernité pour l'organisation des procédures administratives internes et de sélection du personnel des services publics régionaux de Bruxelles ;

Sur la proposition du Ministre chargé de la Fonction publique ;

Après délibération;

Arrête :

Article 1er.Dans l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics régionaux de Bruxelles est inséré un article 2/2 rédigé comme suit : « § 1er. Les procédures de sélection peuvent être organisées entièrement ou partiellement sous format numérique.

On entend par « format numérique » dans le présent article soit la réalisation des épreuves écrites à distance sur ordinateur soit l'organisation de l'épreuve orale par vidéoconférence.

Une fois les conditions de la sélection communiquées dans le règlement de sélection, le candidat qui est dans l'impossibilité de réaliser l'épreuve ou les épreuves sous format numérique, peut demander à l'organisateur de la sélection de réaliser l'épreuve ou les épreuves concernée(s) en présentiel.

L'organisateur doit s'assurer que le candidat visé dispose de toutes les possibilités techniques lui permettant de participer à ces épreuves sous format numérique. A défaut, les mesures adéquates sont prises pour y remédier.

Les procédures visées à l'alinéa 1er sont les suivantes : - Le recrutement ; - La promotion ; - La mobilité intra-régionale ; - La mobilité externe ; - La mutation interne ; - L'accession au niveau supérieur ; - La sélection de mandataires. § 2. L'organisateur veille à ce que le candidat bénéficie des mêmes droits que ceux prévus dans le cadre de la procédure en présentiel.

Les modalités concernant l'organisation de ces procédures sous format numérique sont communiquées au candidat au début de la procédure via le règlement de sélection qui fixe les conditions de la sélection. Ces modalités doivent, pour chaque procédure ou chaque épreuve de la procédure si le cas échet, au minimum : - Indiquer le nombre de personnes qui seront présentes comme membre du jury ou comme observateurs ; - Garantir une véritable discussion collégiale avec possibilité de vote et la réalisation d'une épreuve de sélection objective où le candidat peut être interrogé de manière optimale ; - Prévoir que les dossiers de tous les candidats soient bien d'une manière sécurisée mis à la disposition de chacune des personnes qui délibèrent ; - Garantir que l'épreuve écrite soit effectivement passée par le candidat concerné ; - Garantir que le candidat ne puisse pas se faire aider par des tiers au cours de l'épreuve ; - Garantir que le candidat ne recourt pas à des outils non autorisés.

L'organisateur doit recourir à des procédés techniques sécurisés qui n'impliquent aucun traitement de données à caractère personnel hormis ceux nécessaires à ladite procédure aux fins de vérification de l'identité du candidat et de lutter contre toute tentative de fraude aux épreuves organisées sous format numérique ; l'organisateur peut faire appel à un sous-traitant qui lui restituera après usage nécessaire l'ensemble des données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible (de manière numérique) et n'en conservera aucune copie physique ou électronique. Cette restitution aura lieu le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la fin de la mission telle qu'elle sera définie dans le contrat de collaboration.

Si un candidat rencontre des problèmes technologiques pendant les épreuves et si l'examen du problème révèle qu'il n'est pas dû au candidat lui-même, il peut avoir la possibilité de repasser l'épreuve.

Dans cette situation, la durée de l'examen peut également être prolongée en vue d'assurer un traitement équitable entre les candidats. § 3. L'épreuve orale réalisée par vidéoconférence peut être enregistrée (images et/ou son) aux fins exclusives de vérification des cas de fraude (ou de tentative de fraude). § 4. Les données issues des épreuves écrites et orales, et de l'enregistrement peuvent être conservées jusqu'à l'issue du délai légal de recours auprès du Conseil d'Etat, et jusqu'à l'issue de la procédure de recours lorsqu'un candidat décide d'introduire un recours à la suite de la notification de la décision prise par le jury à l'égard de sa candidature ».

Art. 2.Dans le même arrêté est inséré un article 2/3 rédigé comme suit : « § 1er.Outre les procédures visées à l'article 2/2, l'organisateur peut décider d'organiser les procédures administratives orales visées au paragraphe 2, alinéa 1er, sous format numérique.

L'agent, qui pour des raisons objectives se trouve dans l'impossibilité de se déplacer en présentiel, peut également demander à l'organisateur compétent qu'une procédure visée au paragraphe 2, alinéa 1er, soit réalisée sous format numérique, au minimum 48 heures avant celle-ci.

L'agent qui est dans l'impossibilité de réaliser cette procédure sous format numérique, peut demander à l'organisateur compétent de réaliser la procédure concernée en présentiel, au minimum 48 heures avant celle-ci.

On entend par « format numérique » dans le présent article l'organisation de la procédure administrative orale par vidéoconférence. § 2. Les procédures entrant dans le champ d'application du paragraphe 1er, alinéa 1er, sont les suivantes : - Les entretiens de fonction ; - Les entretiens dans le cadre de l'évaluation de l'agent ou du mandataire ; - Les entretiens prévus dans le cadre du stage ; - Les entretiens de mise en disponibilité par retrait d'emploi dans l'intérêt du service ; - Les entretiens dans le cadre de l'action disciplinaire et de la suspension dans l'intérêt du service ; - Les entretiens dans le cadre de la mutation d'office ; - Les entretiens dans le cadre de la réaffectation ; - Les audiences devant de la chambre de recours régionale sans préjudices du règlement d'ordre intérieur.

L'autorité doit s'assurer que l'agent visé dispose des moyens techniques lui permettant de participer à ces procédures sous format numérique. A défaut, le matériel requis est mis à sa disposition. § 3. Les modalités concernant l'organisation de ces procédures administratives sous format numérique sont communiquées à l'agent avant l'entame de la procédure. L'organisateur compétent veille à ce que l'agent bénéficie des mêmes droits que ceux prévus dans le cadre de la procédure en présentiel.

Ces modalités doivent, pour chaque procédure au minimum : - Indiquer le nombre de personnes qui seront présentes ; - Recourir à des procédés techniques sécurisés qui n'impliquent aucun traitement de données à caractère personnel hormis ceux nécessaires à ladite procédure et qui garantissent une véritable discussion entre l'agent et le représentant de l'autorité ; - Assurer que le dossier du membre du personnel concerné soit bien d'une manière sécurisée mis à la disposition de chacune des personnes qui doivent en disposer. § .4 Tout enregistrement d'images ou de son de la procédure administrative orale réalisée par vidéoconférence est proscrit. »

Art. 3.Dans l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 relatif à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel des services publics régionaux de Bruxelles est inséré un article 4/1 rédigé comme suit : « § 1er. L'organisateur compétent peut décider d'organiser les entretiens prévus dans le cadre de la procédure de licenciement sous format numérique.

Le membre du personnel contractuel, qui pour des raisons objectives se trouve dans l'impossibilité de se déplacer en présentiel, peut également demander que cette procédure soit réalisée sous format numérique, au minimum 48 heures avant celle-ci.

Le membre du personnel contractuel qui est dans l'impossibilité de réaliser cette procédure sous format numérique, peut demander à l'organisateur compétent de réaliser la procédure concernée en présentiel, au minimum 48 heures avant celle-ci.

On entend par « format numérique » dans le présent article l'organisation de la procédure de licenciement par vidéoconférence.

L'autorité s'assure que le membre du personnel contractuel visé dispose des moyens techniques lui permettant de participer à la communication en virtuel. A défaut, le matériel requis est mis à sa disposition. § 2. Les modalités sont communiquées au membre du personnel contractuel avant l'entame de la procédure. L'organisateur compétent veille à ce que le membre du personnel contractuel bénéficie des mêmes droits que ceux prévus dans le cadre de la procédure en présentiel.

Ces modalités doivent au minimum : - Indiquer le nombre de personnes qui sont présentes ; - Recourir à des procédés techniques sécurisés qui n'impliquent aucun traitement de données à caractère personnel hormis ceux nécessaires à ladite procédure et qui garantissent une véritable discussion entre le membre du personnel contractuel et le représentant de l'autorité ; - Assurer que le dossier du membre du personnel concerné soit bien d'une manière sécurisée mis à la disposition de chaque personne qui doit en disposer. § 3. Tout enregistrement d'images ou de son de la procédure administrative orale réalisée par vidéoconférence est proscrit. § 4. En cas de procédure de licenciement sous format numérique, l'article 30 du présent arrêté reste d'application. »

Art. 4.Dans le même arrêté est inséré un article 5/1 rédigé comme suit : « § 1er. Les procédures d'engagement peuvent être organisées partiellement ou entièrement sous format numérique.

On entend par « format numérique » dans le présent article soit la réalisation des épreuves écrites à distance sur ordinateur, soit l'organisation de l'épreuve orale par vidéoconférence.

Une fois les conditions de la sélection communiquées dans le règlement de sélection, le candidat qui est dans l'impossibilité de réaliser l'épreuve ou les épreuves sous format numérique, peut demander à l'organisateur de la sélection de réaliser l'épreuve ou les épreuves concernée(s) en présentiel.

L'organisateur doit s'assurer que le candidat visé dispose de toutes les possibilités techniques lui permettant de participer à ces épreuves sous format numérique. A défaut, les mesures adéquates sont prises pour y remédier. § 2. L'organisateur veille à ce que le candidat bénéficie des mêmes droits que ceux prévus dans le cadre de la procédure en présentiel.

Les modalités concernant l'organisation de ces procédures sous format numérique sont communiquées au candidat au début de la procédure. Ces modalités doivent, pour chaque procédure au minimum : - Indiquer le nombre de personnes qui seront présentes comme membre du jury ou comme observateurs ; - Garantir une véritable discussion collégiale avec possibilité de vote et la réalisation d'une épreuve de sélection objective où le candidat peut être interrogé de manière optimale ; - Assurer que le dossier du candidat soit bien d'une manière sécurisée mis à la disposition de chacune des personnes qui doivent en disposer ; - Garantir que l'épreuve écrite soit effectivement passée par le candidat concerné ; - Garantir que le candidat ne puisse pas se faire aider par des tiers au cours de l'épreuve ; - Garantir que le candidat ne recourt pas à des outils non autorisés.

L'organisateur doit recourir à des procédés techniques sécurisés qui n'impliquent aucun traitement de données à caractère personnel hormis ceux nécessaires à ladite procédure aux fins de vérification de l'identité du candidat et de lutter contre toute tentative de fraude aux épreuves organisées sous format numérique ; l'organisateur peut faire appel à un sous-traitant qui lui restituera après usage nécessaire l'ensemble des données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible (de manière numérique) et n'en conservera aucune copie physique ou électronique. Cette restitution aura lieu le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la fin de la mission telle qu'elle sera définie dans le contrat de collaboration.

Si un candidat rencontre des problèmes technologiques pendant les épreuves et si l'examen du problème révèle qu'il n'est pas dû au candidat lui-même, il peut avoir la possibilité de repasser l'épreuve.

Dans cette situation, la durée de l'examen peut également être prolongée en vue d'assurer un traitement équitable entre les candidats . § 3. L'épreuve orale réalisée par vidéoconférence peut être enregistrée (images et/ou son) aux fins exclusives de vérification des cas de fraude (ou de tentative de fraude). § 4. Les données issues des épreuves écrites et orales, et de l'enregistrement peuvent être conservées jusqu'à l'issue du délai légal de recours auprès du Conseil d'Etat, et jusqu'à l'issue de la procédure de recours lorsqu'un candidat décide d'introduire un recours à la suite de la notification de la décision prise par le jury à l'égard de sa candidature ».

Art. 5.Dans le même arrêté, l'article 11 § 2 est complété par les mots suivants : « et conformément à l'article 2/3 du statut. »

Art. 6.Toutes les procédures modifiées par le présent arrêté et déjà en cours au moment de l'entrée en vigueur du présent arrêté se poursuivent conformément aux modalités prévues avant l'entrée en vigueur du présent arrêté.

Art. 7.Le Ministre de la fonction publique est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 17 février 2022.

Pour le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé du Développement territorial et de la Rénovation urbaine, du Tourisme, de la Promotion de l'Image de Bruxelles et du Biculturel d'Intérêt régional, R. VERVOORT Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles, S. GATZ La Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargée de la Mobilité, des Travaux publics et de la Sécurité routière, E. VAN DEN BRANDT Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de la Transition climatique, de l'Environnement, de l'Energie et de la Démocratie participative, A. MARON Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-être animal, B. CLERFAYT