MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANÇAISE

6 AVRIL 2023. - Arrêté du Gouvernement de la Communauté française modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 mai 2017 portant exécution du décret du 13 octobre 2016 relatif à l'agrément et au subventionnement des partenaires apportant de l'aide aux justiciables

Le Gouvernement de la Communauté française, Vu le décret du 13 octobre 2016 relatif à l'agrément et au subventionnement des partenaires apportant de l'aide aux justiciables, modifié par le décret du 1er décembre 2022, les articles 4/1, 18/1, 21/1, 22/1, 26/1, 27/1, 28/1, 29/1, 29/2, 30/1, 37/1, 40/1, 44/1 et 48/1 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 mai 2017 portant exécution du décret du 13 octobre 2016 relatif à l'agrément et au subventionnement des partenaires apportant de l'aide aux justiciables ;

Vu le « test genre » du 25 octobre 2022 établi en application de l'article 4, alinéa 2, 1°, du décret du 7 janvier 2016 relatif à l'intégration de la dimension de genre dans l'ensemble des politiques de la Communauté française ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 14 novembre 2022 ;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 24 novembre 2022 ;

Vu l'avis n° 276/2022 de l'autorité de protection des données, donné le 21 décembre 2022 ;

Vu l'avis de la Commission communautaire des partenariats, donné le 19 janvier 2023 ;

Vu l'avis n° 73.118/2 du Conseil d'Etat, donné le 13 mars 2023, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur proposition de la Ministre des Maisons de justice ;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er - Modifications de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 mai 2017 portant exécution du décret du 13 octobre 2016 relatif à l'agrément et au subventionnement des partenaires apportant de l'aide aux justiciables

Article 1er.A l'article 1er de l'arrêté du Gouvernement du 17 mai 2017 portant exécution du décret du 13 octobre 2016 relatif à l'agrément et au subventionnement des partenaires apportant de l'aide aux justiciables, les modifications suivantes sont apportées : 1. au 3°, les mots « la direction de l'Administration générale des Maisons de justice » sont remplacés par les mots « l'administration du Gouvernement de la Communauté française » ;2. le 5° est abrogé ;3. le 7°, rédigé comme suit, est ajouté : « 7° période de subventionnement : période visée à l'article 33, § 3, du décret pour laquelle un partenaire est subventionné au sein d'un triennat de subventionnement et dont la durée varie entre un an et deux ans.».

Art. 2.A l'article 2 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1. au paragraphe 1er, alinéa 1er, le mot « actions, » est inséré entre les mots « les » et « activités » ;2. au paragraphe 1er, 5°, le mot « restauratrice » est ajouté après les mots « aide à la communication ».

Art. 3.A l'article 7 du même arrêté, les mots « notifie sa décision » sont remplacés par les mots « l'administration notifie la décision ministérielle ».

Art. 4.L'article 8 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 8.L'agrément prend effet le 1er janvier de l'année qui suit celle de la décision du Ministre et est octroyé jusqu'au terme du sextennat d'agrément en cours. ».

Art. 5.A l'article 15 du même arrêté, le mot « actions, » est inséré entre les mots « des » et « activités ».

Art. 6.A l'article 16 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1. au 2°, les mots « plan d'action » sont remplacés par les mots « plan de mise en conformité » ;2. un 3° rédigé comme suit est inséré entre le 2° et l'ancien 3°, devenant le 4° : « 3° le maintien de l'agrément ou l'octroi d'un ultime délai de maximum six mois visés à l'article 28, § 2, du décret ;».

Art. 7.A l'article 17 du même arrêté, les mots « article 31 » sont remplacés par les mots « article 32 ».

Art. 8.A l'article 18 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1. les mots « 15 octobre » sont remplacés par les mots « 1er octobre » ;2. les mots « d'agrément concerné » sont remplacés par les mots « de subventionnement ou la période de subventionnement concernée ».

Art. 9.L'article 19 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 19.§ 1er. Pour être recevable, la demande de subventionnement comprend : 1° pour le premier triennat de subventionnement : un plan financier couvrant le triennat de subventionnement et mettant en évidence le lien entre la subvention sollicitée et l'utilisation qui en sera faite dans le cadre de l'exécution des prestations demandées, ainsi que le nombre annuel de prises en charge que le partenaire souhaite exécuter ;2° pour le deuxième triennat de subventionnement : le nombre annuel de prises en charge que le partenaire souhaite exécuter. § 2. La demande de subventionnement introduite pour la première fois pour le deuxième triennat de subventionnement ou au cours de celui-ci, comprend, pour être recevable, le nombre annuel de prises en charge que le partenaire souhaite exécuter et le plan financier visé au paragraphe 1er, 1°. § 3. Sans préjudice des paragraphes 1er, 1°, et 2, lorsque les Commissions d'aide juridique introduisent leur demande de subventionnement pour le premier triennat de subventionnement ou pour la première fois pour le deuxième triennat de subventionnement ou au cours de celui-ci, elles doivent démontrer, sous peine d'irrecevabilité, qu'elles respectent les conditions prévues à l'article 18, à l'exception du 9°, du décret. ».

Art. 10.L'article 20 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 20.§ 1er. L'administration propose au partenaire un objectif annuel de prises en charge par prestation dans chaque arrondissement judiciaire concerné pour toute demande de subventionnement introduite pour : 1° le premier triennat de subventionnement ;2° toute période de subventionnement s'inscrivant dans le premier triennat de subventionnement ;3° toute demande de subventionnement introduite pour la première fois pour le deuxième triennat de subventionnement ou au cours de celui-ci. La proposition de l'administration tient compte du nombre annuel de prises en charge figurant dans la demande de subventionnement ainsi que de l'analyse triennale visée à l'article 32 du décret.

Par dérogation à l'alinéa 2, pour le triennat de subventionnement débutant le 1er janvier 2024, la proposition de l'administration tient compte du nombre annuel de prises en charge figurant dans la demande de subventionnement, des rapports d'activités rendus par le partenaire ainsi que de toutes les informations dont l'administration dispose en ce qui concerne les missions offertes et les besoins des justiciables dans l'arrondissement judiciaire concerné.

Le partenaire dispose d'un délai de dix jours ouvrables à compter de la notification de la proposition pour formuler ses observations.

Le ministre fixe le montant annuel de la subvention ainsi que l'objectif annuel de prises en charge pour les cas visés au paragraphe 1er, alinéa 1er, sur la base de la proposition de l'administration et des éventuelles observations du partenaire. § 2. Pour le second triennat de subventionnement, à l'exclusion des partenaires visés au paragraphe 1er, alinéa 1er, 3°, l'administration transmet au ministre les demandes des partenaires accompagnées d'un avis circonstancié relatif à l'objectif annuel de prise en charge.

Cet avis tient compte notamment : - du nombre annuel de prises en charge figurant dans la demande du partenaire ; - de l'analyse triennale visée à l'article 32 du décret ; - d'une analyse des éléments d'information récoltés et contextualisés lors du suivi des prises en charge tel que prévu à la section 4 ; - des rapports annuels rendus par le partenaire au cours du premier triennat de subventionnement.

Le ministre fixe le montant annuel de la subvention sur la base de l'objectif annuel de prises en charge fixé conformément à l'article 33. ».

Art. 11.L'article 21 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 21.Le ministre statue sur la demande de subvention et notifie sa décision au partenaire au plus tard le 15 décembre qui précède le triennat de subventionnement ou la période de subventionnement concerné.

Le subventionnement prend effet le 1er janvier de l'année qui suit celle de la décision du ministre visée à l'alinéa 1er. ».

Art. 12.L'article 22 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 22.§ 1er. L'exécution d'une mission se décline en prestations, comportant chacune plusieurs phases : 1° la phase préalable ;2° la phase d'activation ;3° la phase d'exécution ;4° la phase de clôture. Le ministre détermine les prestations à effectuer suivant le justiciable concerné ou les modalités d'exécution de chaque mission, ainsi que le contenu de chaque phase visée à l'alinéa 1er pour chaque prestation. § 2. Une prise en charge est comptabilisée à partir de la phase d'activation visée au paragraphe 1er. ».

Art. 13.A l'article 23 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1. l'alinéa 1er est remplacé par ce qui suit : « La subvention unitaire accordée par prise en charge est déterminée par le ministre de manière à permettre la couverture, pour chaque prestation, des frais visés à l'article 31, alinéa 3 du décret, à engager par le partenaire pour l'exercice des missions pour lesquelles il est agréé ou des obligations qui y sont liées.» ; 2. à l'alinéa 2, le mot « décembre » est remplacé par le mot « août ».

Art. 14.L'article 24 du même arrêté est abrogé.

Art. 15.L'article 25 du même arrêté est abrogé.

Art. 16.A l'article 26 du même arrêté, les mots « article 31 » sont remplacés par les mots « article 32 ».

Art. 17.L'article 27 du même arrêté est abrogé.

Art. 18.A l'article 32 du même arrêté, les mots « triennat d'agrément » sont remplacés par les mots « triennat de subventionnement ».

Art. 19.L'article 33 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 33.Au plus tard le 15 décembre de la dernière année du premier triennat de subventionnement, le ministre fixe l'objectif annuel de prises en charge pour le deuxième triennat de subventionnement, sur la base notamment de : 1° la demande du partenaire ;2° l'avis circonstancié de l'administration visé à l'article 20, § 2, du présent arrêté ;3° l'analyse des éléments d'information récoltés et contextualisés lors du suivi des prises en charge tel que prévu à la présente section ;4° les rapports annuels rendus par le partenaire au cours du premier triennat de subventionnement ;5° l'analyse triennale visée à l'article 32 du décret.».

Art. 20.A l'article 36 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1. à l'alinéa 1er, 4°, le mot « judiciaires » est ajouté après les mots « au suivi des décisions » ;2. à l'alinéa 1er, 6°, le mot « restauratrice » est ajouté après les mots « aide à la communication » ;3. à l'alinéa 2, le mot « six » est remplacé par le mot « trois » ;4. un troisième alinéa est ajouté, libellé comme suit : « Délégation est donnée au ministre pour désigner les membres de la Commission communautaire des Partenariats.».

Art. 21.Au sein du même arrêté, il est inséré un chapitre 7/1 intitulé « Traitement des données à caractère personnel ».

Art. 22.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est introduit un article 50/1 rédigé comme suit : «

Art. 50/1.§ 1er. En exécution des articles 18/1, § 1er, 26/1, 27/1, 28/1 et 29/1 du décret et dans le cadre de l'application des articles 2 à 7, les données traitées par catégorie de personnes concernées sont les suivantes : 1° personne(s) de contact du partenaire pour l'agrément : - nom et prénom ; - adresse électronique ; - numéro de téléphone ; - fonction ; 2° personne(s) membre(s) de l'organe de gestion ou d'administration du partenaire : - nom et prénom ; - fonction ; 3° personne(s) membre(s) du personnel du partenaire : - nom et prénom ; - fonction ; - qualifications ; - ancienneté ; - échelle barémique ; - missions et tâches exercées ; - diplôme ; - expérience professionnelle. § 2. Les données visées au paragraphe 1er sont conservées pendant 10 ans. ».

Art. 23.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est inséré un article 50/2 rédigé comme suit : «

Art. 50/2.En exécution § 1er de l'article 21/1 du décret et dans le cadre de l'application de l'article 14, § 1er, les données traitées par catégorie de personnes concernées sont les suivantes : 1° personne(s) responsables(s) : - nom et prénom ; - adresse électronique ; 2° les justiciables : - numéro de dossier unique ; - code postal ou commune du lieu de résidence ; - année de naissance ; - nécessité d'avoir un interprète ; - lien avec d'autres justiciables ; - établissement pénitentiaire ou de défense sociale pour les auteurs détenus ; - année d'incarcération ; - genre ; - type d'infraction commis ; - type de violence subi par la victime ; - année des faits ; - peine ou mesure prononcée ; - date de la décision judiciaire ; - maison de justice où le justiciable est éventuellement suivi ; - type d'aide demandé ; - motif de clôture de la prise en charge. § 2. Les données visées au paragraphe 1er sont conservées pendant 13 ans. ».

Art. 24.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est inséré un article 50/3 rédigé comme suit : «

Art. 50/3.En exécution du § 1er de l'article 22/1 du décret et dans le cadre de l'application de l'article 14, § 2, les données traitées par catégorie de personnes concernées sont les suivantes : 1° le(s) membre(s) du personnel : - nom et prénom ; - fonction ; - statut (équivalent temps plein ou autre) ; - diplôme ; - formation(s) suivie(s) dans le cadre de l'exécution des missions ; - date de début et de fin de contrat ; - prestations réalisées ; - période d'interruption ; - source(s) de financement ; - ancienneté pécuniaire ; 2° les justiciables : - problématiques et besoins spécifiques. § 2. Les données visées au paragraphe 1er sont conservées pendant 10 ans. ».

Art. 25.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est inséré un article 50/4 rédigé comme suit : «

Art. 50/4.§ 1er. En exécution du § 1er de l'article 29/2 du décret et dans le cadre de l'application des articles 11, 12 et 16, les données traitées par catégorie de personnes concernées sont les suivantes : 1° personne(s) de contact du partenaire pour l'agrément : - nom et prénom ; - adresse électronique ; - numéro de téléphone ; - fonction ; 2° personne(s) membre(s) du personnel du partenaire : - nom et prénom ; - fonction ; - qualifications ; - ancienneté ; - échelle barémique. § 2. Les données visées au paragraphe 1er sont conservées pendant 10 ans. ».

Art. 26.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est inséré un article 50/5 rédigé comme suit : «

Art. 50/5.§ 1er. En exécution du § 1er de l'article 30/1 du décret et dans le cadre de l'application des articles 18 à 20, les données traitées sur la personne habilitée à représenter le partenaire sont les suivantes : - nom et prénom ; - adresse électronique ; - numéro de téléphone ; - fonction. § 2. Les données visées au paragraphe 1er sont conservées pendant 13 ans. ».

Art. 27.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est inséré un article 50/6 rédigé comme suit : «

Art. 50/6.§ 1er. En exécution du § 1er de l'article 37/1 du décret et dans le cadre de l'application de l'article 34, les données traitées par catégorie de personnes concernées sont les suivantes : 1° personne(s) responsable(s) : - nom et prénom ; - adresse électronique ; - numéro de téléphone ; 2° justiciables : - numéro de dossier unique ; - code postal ou commune du lieu de résidence ; - année de naissance ; - nécessité d'avoir un interprète ; - lien avec d'autres justiciables ; - établissement pénitentiaire ou de défense sociale pour les auteurs détenus ; - année d'incarcération ; - genre ; - type d'infraction commis ; - type de violence subi par la victime ; - année des faits ; - peine ou mesure prononcée ; - date de la décision judiciaire ; - maison de justice où le justiciable est éventuellement suivi ; - type d'aide demandé ; - motif de clôture de la prise en charge. § 2. Les données visées au paragraphe 1er sont conservées pendant 13 ans. ».

Art. 28.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est inséré un article 50/7 rédigé comme suit : «

Art. 50/7.§ 1er. En exécution du § 1er des articles 40/1, 44/1 et 48/1 du décret, les données traitées sont les suivantes : - nom et prénom ; - adresse électronique ; - numéro de téléphone. § 2. Les données visées au paragraphe 1er sont conservées pendant une durée équivalente à la durée du mandat de chaque personne désignée en application des articles 41, 45 et 49 du décret. »

Art. 29.Dans le chapitre 7/1, introduit par l'article 21 du présent arrêté, il est inséré un article 50/8 rédigé comme suit : «

Art. 50/8.§ 1er. En exécution du paragraphe 2 des articles 18/1, 21/1, 22/1, 29/2, 30/1, 37/1, 40/1, 44/1 et 48/1 du décret, les données d'identification et de contact traitées sont les suivantes : - numéro de Registre national ; - identifiant en ligne; - nom et prénom; - genre ; - certificat d'authentification de l'eID; - date de naissance.

Les données de navigation et de traçabilité comprennent les données suivantes : - adresse IP qui est attribuée lors de la connexion; - dates de création et de modification du compte; - lieu de connexion; - date et heure d'accès; - pages consultées et type de navigateur (browser) utilisé; - plate-forme, solution informatique et/ou système d'exploitation installé sur le terminal de l'utilisateur; - moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le site; - fichiers téléchargés; - données nécessaires afin d'assurer la sécurité des traitements relatifs aux accès aux solutions informatiques, dès lors que ces données permettent de journaliser les accès et de prévoir les procédures de gestion d'éventuels incidents. § 2. Les données décrites au paragraphe 1er sont conservées de manière active dans des espaces de stockage sécurisés via un système d'identification et d'authentification fort, et ce, tant que la personne concernée possède un compte actif.

Lorsqu'un compte est clôturé, les données sont conservées de manière passive pendant 6 mois dans un espace de stockage sécurisé.

Au terme du délai de 6 mois, seules les données nécessaires au respect des obligations légales du responsable du traitement en tant qu'autorité publique ou au regard de ses missions, sont archivées sans précision de limitation de durée dans un espace de stockage sécurisé, sans préjudice des règlementations qui s'appliqueraient.

Par exception, les données relatives aux traces d'accès : date, heure, identifiant du compte, adresse IP, URL appelée, navigateur, OS sont conservées 5 ans à partir du moment où ces données sont générées.

Les cookies ont également des durées de conservation spécifiques. § 3. Les personnes concernées par le traitement des données visées au paragraphe 1er sont tenues informées selon les modalités suivantes : - des clauses informatives sur l'utilisation des données traitées dans le cadre du présent arrêté sont intégrées dans les documents échangés dans le cadre de l'agrément par l'administration ainsi que dans le contenu des solutions informatiques visées au paragraphe 4 des articles 18/1, 21/1, 22/1, 29/2, 30/1, 37/1, 40/1, 44/1 et 48/1 du décret ; - les personnes concernées peuvent exercer leurs droits conformément aux articles 12 à 22 du Règlement général sur la protection des données auprès du Délégué à la protection des données désigné par le responsable de traitement. ».

Art. 30.L'article 51/1 du même arrêté est abrogé. CHAPITRE 2 - : Dispositions transitoires et finales

Art. 31.Le présent arrêté s'applique aux procédures en cours.

Toutefois, les prises en charge et les subventions déterminées pour l'année 2023 restent régies par les articles 22 et 23, alinéa 2, de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 mai 2017 portant exécution du décret du 13 octobre 2016 relatif à l'agrément et au subventionnement des partenaires apportant de l'aide aux justiciables, tels que rédigés avant l'entrée en vigueur des articles 12 et 13, point 2, du présent arrêté.

Art. 32.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er mai 2023, à l'exception des articles 14, 15, 17 et 20, points 2 et 3, qui entrent en vigueur le 1er janvier 2024.

Art. 33.Le Ministre qui a les maisons de justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 6 avril 2023.

Pour le Gouvernement, Le Ministre-Président, P.-Y. JEHOLET La Ministre de l'Enseignement supérieur, de l'Enseignement de promotion sociale, de la Recherche, des Hôpitaux universitaires, des Sports, de la Jeunesse, de l'Aide à la jeunesse, des Maisons de justice et de la Promotion de Bruxelles, V. GLATIGNY