MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANÇAISE

1er MARS 2019. - Arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant exécution du décret du 25 octobre 2018 relatif à l'Entreprise publique des technologies Numériques de l'information et de la communication (ETNIC)

Le Gouvernement de la Communauté française, Vu les articles 3, § 2, 3, § 3, 4, § 5, 4, § 2, 5°, 5, § 3, 11, 17, § 2, et 18, § 4, du décret du 25 octobre 2018 relatif à l'Entreprise publique des technologies Numériques de l'information et de la communication (ETNIC) ;

Vu le décret du 25 octobre 2018 relatif au cadre de gouvernance de la politique du Numérique et de l'Informatique en Communauté française ;

Vu le « test genre » du 7 janvier 2016 établit en application de l'article 4, alinéa 2, 1°, du décret du 7 janvier 2016 relatif à l'intégration de la dimension de genre dans l'ensemble des politiques de la Communauté française ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 13 décembre 2018 ;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 9 janvier 2018 ;

Vu l'avis 65.180/4 du Conseil d'Etat, donné le 11 février 2019, en application de l'article 84, § er, alinéa er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition du Ministre ayant l'informatique dans ses attributions ;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1. - Dispositions générales Article er. Au sens du présent arrêté, on entend par : 1° « Gouvernement » : le Gouvernement de la Communauté française ;2° « Ministre » : le membre du Gouvernement de la Communauté française qui a l'informatique administrative dans ses attributions, ci-après dénommé « le Ministre » ;3° « ETNIC » : l'Entreprise publique des Technologies Numériques de l'Information et de la Communication de la Communauté française visée par le décret du 25 octobre 2018 relatif à l'Entreprise publique des technologies Numériques de l'information et de la communication (ETNIC) ;4° « Bénéficiaires » : les bénéficiaires des missions de l'ETNIC au sens de l'article 1, 3°, du décret du 25 octobre 2018 relatif à l'Entreprise publique des technologies Numériques de l'information et de la communication (ETNIC) ;5° « Décret ETNIC » : décret du 25 octobre 2018 relatif à l'Entreprise publique des technologies Numériques de l'information et de la communication (ETNIC) ;6° « Comité de direction » : le comité de direction visé à l'article 10, § 4, du décret du 25 octobre 2018 relatif à l'Entreprise publique des technologies Numériques de l'information et de la communication (ETNIC) ;7° « Décret Gouvernance » : décret du 25 octobre 2018 relatif au cadre de gouvernance de la politique du Numérique et de l'Informatique en Communauté française.

Art. 2.Tous les bénéficiaires sont tenus d'introduire toute demande informatique auprès de l'ETNIC, conformément au décret ETNIC et au décret Gouvernance, et selon le processus prévu au chapitre suivant. CHAPITRE 2. - Critères et modalités de prise en charge des activités, projets et services de l'ETNIC

Art. 3.§ er. L'ETNIC et ses bénéficiaires qualifient de manière concertée les demandes informatiques non encore financées par ailleurs et anticipent leur financement selon le processus générique décrit au présent article. § 2. Le processus générique comporte les étapes suivantes : 1°. Etape 1 : identification et priorisation des besoins sur le plan numérique et informatique par les bénéficiaires de l'ETNIC au sein de leurs instances respectives ;

S'ils sont déjà adoptés, ces besoins sont exprimés en conformité avec les instruments ad hoc, à savoir le plan de développement informatique du bénéficiaire visé à l'article 10, § er, 1°, b, du décret Gouvernance et le plan stratégique du numérique et de l'informatique visé à l'article 12 du décret Gouvernance ; 2°. Etape 2 : introduction par les bénéficiaires des demandes auprès de l'ETNIC ; 3°. Etape 3 : analyse des demandes par l'ETNIC dans un délai de 10 jours ouvrables à partir de la réception de la demande, au moyen de la matrice visée à l'article 5. Cette analyse a pour objet de déterminer à tout le moins les éléments suivants : a) le type de demande et son mode de prise en charge en tant que projet ou en tant que service en incluant les activités sous-jacentes ;b) les ressources nécessaires ;c) la prise en charge en interne ou en externe ; 4°. Etape 4 : A l'issue de l'étape 3, les décisions suivantes sont prises : a) si la demande est qualifiée de transversale, elle est prise en charge par l'ETNIC et planifiée en fonction des ressources estimées et des priorités définies par l'instance visée à l'article 10 du décret Gouvernance ;b) si la demande n'est pas qualifiée de transversale, l'ETNIC et le bénéficiaire concerné déterminent ensemble la priorité à donner à la demande par rapport aux autres initiatives composant le portefeuille visé par l'article er, 13°, du décret Gouvernance.Au terme de cette concertation, - si la demande a un impact majeur ou significatif sur l'architecture informatique, elle est prise en charge par l'ETNIC ; - si la demande a un impact qui n'est ni majeur ni significatif sur l'architecture informatique, la prise en charge de la demande peut être externalisée moyennant le respect des conditions prévues au paragraphe 4.

Sauf dans l'hypothèse visée à l'article 4, § 2, ces quatre premières étapes sont alignées sur le processus d'élaboration ou d'adaptation du contrat d'administration ou de tout instrument équivalent des bénéficiaires ; 5°. Etape 5 : sur proposition du Ministre, le Gouvernement budgétise, détermine le mode de financement des demandes et, le cas échéant, approuve, selon le cas le contrat d'administration ou l'instrument équivalent, ou son adaptation; il prend acte de la version provisoire des fiches visées à l'article 4, § 3, du décret ETNIC ; 6°. Etape 6 : qualification définitive des demandes et rédaction des fiches visées par l'article 4 § 3 du décret ETNIC ; 7°. Etape 7 : formalisation des relations entre l'ETNIC et chacun de ses bénéficiaires au travers de la mise à jour de la convention cadre et de ses annexes. § 3. A l'issue de l'étape 5, visée au § 2, 5°, le financement des demandes est régi par les règles suivantes : 1° les crédits liés à la demande qualifiée de transversale, sont inscrits à la dotation annuelle de l'ETNIC visée à l'article 5, § er, 1°, du décret ETNIC ;2° la demande qui a un impact majeur ou significatif sur l'architecture, est budgétée par les ministres fonctionnels concernés. Les crédits sont inscrits, selon les modalités de l'article 5, § 2, du décret ETNIC, dans la dotation annuelle de l'ETNIC visée à l'article 5, § er, 1°, du décret ETNIC ; 3° la demande n'ayant pas d'impact majeur ou significatif est budgétée par les ministres fonctionnels concernés.Les crédits sont inscrits, selon les modalités de l'article 5, § 2, du décret ETNIC, dans la division organique réservée à l'informatique dans leurs articles de base respectifs. § 4. En application du § 2, 4°, b), 2ème tiret, l'externalisation prend l'une des formes suivantes : 1° soit la prise en charge est externalisée par l'ETNIC, qui lance et passe le marché public pour mettre par la suite la solution à la disposition du bénéficiaire, notamment sous forme de centrale d'achat, conformément à l'article 3, § 4, du décret ETNIC ;2° soit la prise en charge est externalisée par le bénéficiaire lui-même, via un marché public lancé et passé par ses soins, moyennant le respect des conditions suivantes : 1°.avis contraignant de l'ETNIC pour vérifier le respect des standards informatiques de l'ETNIC sur : - d'une part, les clauses techniques du cahier spécial des charges du marché public par les départements concernés de l'ETNIC, à tout le moins, remis au plus tard dans les 15 jours ouvrables à dater de la réception du cahier spécial des charges ; - d'autre part, les réceptions intermédiaire et finale des livrables du marché, remis au plus tard dans les 15 jours ouvrables à dater de la réception des documents ; 2°. rédaction dans le cahier spécial des charges du marché public d'une clause spécifique de propriété dans le chef de l'ETNIC et de reprise par l'ETNIC de la solution, sur le plan technique. .

Art. 4.§ er. L'étape 5, visée à l'article 3, § 2, est alignée sur le calendrier d'élaboration budgétaire. § 2. Par exception, une demande peut être ajoutée postérieurement aux périodes d'élaboration du budget initial ou ajusté, pour autant que les crédits aient été inscrits aux « autres articles de base » visés à l'article 5, § 2, du décret ETNIC, aux conditions cumulatives suivantes : 1° justification par le Ministre proposant, dans la note au Gouvernement accompagnant l'arrêté de dotation complémentaire, de l'urgence et de l'exception ;2° mention dans l'arrêté de dotation complémentaire : - du périmètre et du budget du projet visé ; - de l'impact budgétaire et du transfert des crédits.

Art. 5.§ er. Une matrice détermine le niveau d'importance et les cotations de chaque critère prévu à l'article 3, § 2, alinéa 2, du décret ETNIC. Elle constitue un outil d'aide à la décision pour la qualification des demandes informatiques, dans le processus visé à l'article 3.

La matrice est élaborée par l'ETNIC après concertation en Conseil stratégique du numérique et de l'informatique, visé à l'article 6 du décret Gouvernance. § 2. Si nécessaire cette matrice peut être réévaluée tous les ans, sur proposition de l'ETNIC après concertation en Conseil stratégie du numérique et de l'information, visé à l'article 6 du décret Gouvernance. § 3. Cette matrice et sa réévaluation éventuelle sont approuvées par le Ministre.

Art. 6.§ er. Un plan de gestion de capacité est rédigé par l'ETNIC et soumis annuellement au Ministre, en alignement sur le calendrier de l'exercice d'élaboration du budget initial et ajusté.

Ce plan permet de mesurer la performance, d'anticiper les limites de capacité de la structure et de prendre les actions correctrices qui s'imposent pour optimiser les activités, les projets et les services fournis. § 2. Le plan de gestion de capacité, visé au paragraphe er, comprend à tout le moins les éléments suivants : 1° la gestion prévisionnelle des ressources humaines et matérielles de l'ETNIC, dans le respect du plan de personnel fixé annuellement par le Ministre ;2° la politique d'internalisation et d'externalisation des solutions répondant au besoin exprimé mise en place par l'ETNIC ;3° la gestion de l'utilisation et de la charge des services, dont la maintenance ;4° la gestion de l'utilisation des infrastructures ;5° les mécanismes pour optimiser et mutualiser les coûts. CHAPITRE 3. - Critères et modalités de collaboration ou d'association avec des personnes de droit public ou de droit privé dans le cadre des missions de l'ETNIC

Art. 7.§ er. L'ETNIC peut, moyennant autorisation préalable du Gouvernement, conclure des partenariats de type contractuel sans prise de participation, avec un partenaire privé ou public.

Dans le cadre d'un tel partenariat, l'ETNIC est habilitée à confier certaines missions spécifiques au partenaire ou à exécuter avec lui, conjointement, certaines de ses missions, et ce, sans préjudice de la réglementation sur les marchés publics. § 2. La proposition de partenariat visé au § er est établie par le Comité de direction et transmise au Ministre qui la soumet au Gouvernement pour approbation. § 3. Le partenariat visé au paragraphe er respecte à tout le moins les conditions suivantes : 1° en aucun cas, l'ETNIC ne peut procéder au transfert des compétences qui lui ont été attribuées par ou en vertu du décret ETNIC ;2° l'ETNIC est tenue de conserver un contrôle significatif sur les missions exercées dans le cadre du partenariat. L'on entend par contrôle significatif, un contrôle à tout le moins comparable à celui qu'elle exerce sur ses propres services, lui permettant d'influencer de manière déterminante les objectifs stratégiques et les décisions importantes relative aux missions confiées à l'entité partenaire ou gérées avec cette dernière.

Art. 8.§ er. L'ETNIC peut, moyennant autorisation préalable du Gouvernement, prendre des participations dans une autre personne morale de droit public ou de droit privé. § 2. La proposition de participation visée au § er est établie par le Comité de direction, sur la base d'un rapport de l'Administrateur général qui démontre l'intérêt stratégique d'une telle participation pour l'exercice des missions de l'ETNIC et transmise au Ministre qui la soumet au Gouvernement pour approbation. § 3. La participation visée au paragraphe er respecte à tout le moins les conditions suivantes : 1° l'entité dans laquelle l'ETNIC prend des participations a un objet social compatible avec celui de l'ETNIC ;2° au moins un mandat d'administrateur est attribué à l'ETNIC ;3° l'ETNIC participe au capital de l'entité à hauteur de 5% minimum. § 4. Dans le cadre du choix de la prise de participation, le Gouvernement peut notamment tenir compte des critères suivants : 1° caractère durable du ou des projet(s) ;2° l'inclusion des personnes en situation de handicap ;3° priorité aux projets porteurs d'évolutions technologiques ;4° priorité aux participations dans des très petites entreprises.

Art. 9.L'ETNIC transmet tous les 3 mois au Ministre des tableaux de suivi qui identifient les activités de partenariats, les collaborations externes et prise de participation ou d'association en cours.

Le Ministre fait rapport chaque année auprès du Gouvernement, des activités de partenariats, des collaborations externes et prise de participation ou d'association de l'année en cours. CHAPITRE 4. - Modalités pratiques relatives à la convention cadre

Art. 10.§ er. Les conventions cadre et les fiches reprises en annexe de ces conventions, établies en vertu de l'article 4, §§ er et 2, du décret ETNIC sont rédigées selon le processus suivant : 1° Etape 1 : concertation et rédaction entre les parties, d'une durée de maximum trois mois ;2° Etape 2 : validation intermédiaire, auprès de chacune des parties ;3° Etape 3 : présentation au Ministre, et prise en compte concertée des propositions de modifications et de commentaires ;4° Etape 4 : validation finale, auprès de chacune des parties et du Ministre. Le processus visé à l'alinéa er est aligné sur le calendrier de l'exercice d'élaboration du budget initial et ajusté de la Communauté française. § 2. Chaque convention cadre est signée par le Gouvernement, l'Administrateur général de l'ETNIC et par la personne légalement habilitée à engager le bénéficiaire. § 3. Le Ministre présente au Gouvernement, et de manière conjointe avec chaque Ministre fonctionnel concerné, l'ensemble des conventions cadres qui doivent chacune faire l'objet d'une approbation en application de l'article 4, § 4, du décret ETNIC.

Art. 11.Les conventions cadre peuvent être modifiées annuellement selon les modalités prévues à l'article 9, en raison d'éléments imprévus lors de l'adoption de la convention initiale.

Les modalités reprises à l'article 9 ne s'appliquent pas aux modifications faites en cours d'année des fiches reprises en annexe des conventions cadre. CHAPITRE 5. - Modalités relatives au budget et aux comptes

Art. 12.En application de l'article 18, § 4, du décret ETNIC, le Ministre affecte le résultat de l'exercice : 1° aux réserves à concurrence des revenus des fonds ayant reçu une affectation particulière par une donation, un legs ou une fondation ;2° à l'apurement des déficits antérieurs ;3° au report de l'exercice suivant ; Le Ministre ayant l'informatique administrative dans ses attributions et le Ministre du budget peuvent toutefois, en tout ou en partie, déterminer une autre affectation. Si le Ministre ayant l'informatique administrative dans ses attributions est aussi Ministre du Budget, il saisit le Gouvernement qui se prononce sur la proposition d'affectation. CHAPITRE 6. - Dispositions finales

Art. 13.Le Ministre est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Art. 14.Le présent arrêté entre en vigueur le er avril 2019.

Bruxelles, le er mars 2019.

Le Ministre-Président, en charge de l'Egalité des chances et des Droits des femmes, R. DEMOTTE Le Ministre du Budget, de la Fonction publique et de la Simplification administrative, A. FLAHAUT