29 AOUT 2024. - Arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 29 août 2024 portant exécution de l'article 15, § 2, du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois

RAPPORT AU COLLEGE REUNI DE LA COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE Sujet : Projet d'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune portant exécution de l'article 15, § 2, du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois - Lanceurs d'alerte.

I. Contexte Les décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois confient au Collège réuni, en ce qui concerne ses services, la tâche de déterminer les modalités relatives à la création, à l'organisation et au fonctionnement de la composante interne du système de signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité .

Le Collège réuni doit, en particulier, déterminer les modalités de communication, de traitement et d'enquête suite à un signalement interne, ainsi que les modalités relatives aux responsabilités, compétences, rôles, fonctions et à la sélection de la composante interne du système de signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité.

II. Résumé

Art. 1 : Cet article rappelle l'objet de l'arrêté qui vise, conformément au décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois, à transposer partiellement la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection de personnes qui signalent des violations du droit de l'Union.

Art.2: Cet article énonce que le présent projet d'arrêté est applicable aux membres du personnel des instances visées à l'article 2, § 1er du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois, relevant de la compétence de la Commission communautaire commune.

Art. 3 : Cet article porte sur les éléments de définition.

Art.4: Chaque instance, relevant de la compétence de la Commission communautaire commune, met en place des canaux pour la réception et le traitement des signalements internes d'une atteinte suspectée à l'intégrité.

Art. 5 : Cet article prévoit que le membre du personnel qui envisage de signaler une atteinte suspectée à l'intégrité peut se faire informer et conseiller sur le contenu et l'application du présent projet d'arrêté par la personne de confiance d'intégrité compétente pour son institution

Art. 6 : Cet article énonce que les acteurs internes compétents pour la réception des signalements qui reçoivent les rapports de signalement ne peuvent révéler les informations qu'ils recueillent à aucun autre acteur que ceux compétents pour assurer le traitement du signalement, et ce, à toutes les phases du processus de signalement.

De même, le système, de par sa conception, sa mise en place et sa gestion, protège en termes de sécurité la confidentialité du processus.

Art. 7 : Cet article énonce que chaque instance doit disposer d'une ou plusieurs personne(s) de confiance d'intégrité, par rôle linguistique, qui peut(vent) recevoir les signalements. Il prévoit également que les instances visées à l'article 3 du projet d'arrêté peuvent établir des personnes de confiance d'intégrité communes. La personne de confiance d'intégrité peut être désignée à la suite d'une sélection comparative ou d'un recrutement, organisés conformément aux statuts des différentes instances visées à l'article 3. Une désignation en interne est donc également possible. il détermine les différentes garanties et mesures à mettre en place pour que la personne de confiance d'intégrité exerce sa fonction de manière autonome et efficace.

Art. 8 : Cet article énonce les conditions de désignation de la personne de confiance d'intégrité (par exemple : incompatibilité, diplôme, formation). Les personnes de confiance de confiance d'intégrité sont titulaires d'un diplôme donnant accès aux fonctions de niveau A et sont désignées pour une période de six ans (prolongeable pour une durée maximum de six mois). La personne de confiance de confiance d'intégrité suit une formation de base, dont le contenu fait l'objet d'une concertation préalable avec le service d'audit interne compétent, ou, à défaut, le service compétent auprès du médiateur bruxellois. En cas de non-respect de ces conditions, la désignation de la personne de confiance d'intégrité prend fin de plein droit. Une période de transition de six mois est en principe nécessaire mais peut être raccourcie de commun accord.

Art. 9 : Cet article précise que le membre du personnel peut signaler une atteinte à l'intégrité fondée sur une présomption raisonnable aux acteurs internes compétents pour la réception des signalements pour son instance. En cas de crainte légitime d'inertie ou de représailles, le membre du personnel peut signaler l'atteinte suspectée à l'intégrité au service compétent auprès du médiateur bruxellois.

Art. 10: Cet article prévoit que le signalement peut s'effectuer par écrit et/ou oralement et peut s'effectuer de façon anonyme. Les canaux pour la réception des signalements sont conçus de manière sécurisée et garantissent la confidentialité de l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et, au besoin, leur anonymat. Si l'auteur de signalement le demande, une rencontre en personne avec l'acteur interne compétent pour la réception des signalements est organisée. Cette rencontre doit avoir lieu dans un délai de 15 jours ouvrables à dater de la demande. Cette rencontre est organisée de manière telle que l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement reste confidentielle. Les canaux de signalement interne des instances visées à l'article 3 veillent à ce que des comptes rendus complets et précis de la rencontre soient conservés sous une forme durable et récupérable. Les canaux de signalement internes des instances visées à l'article 3 ont le droit de consigner la rencontre sous l'une des formes prévues par l'arrêté et donnent à l'auteur de signalement la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver le procès-verbal de la rencontre par l'apposition de sa signature. L'opportunité d'ouvrir la voie aux signalements anonymes est de permettre de répondre au principe de bonne gouvernance.

Art. 11 : Cet article arrête le contenu du signalement écrit ou la preuve écrite du signalement oral.

Art. 12 : Cet article prévoit que l'acteur interne compétent pour la réception des signalements accuse réception de ce dernier auprès de son auteur dans un délai de sept jours ouvrables à dater du signalement écrit ou de la preuve du signalement oral jointe au signalement. Un accusé de réception est également fourni en cas de signalement anonyme, via le canal sécurisé visé à l'article 7 § 3 du projet d'arrêté. Si l'auteur de signalement s'oppose expressément à recevoir cet avis de réception ou si la réception de cet accusé de réception compromet ou est susceptible de compromettre la protection de l'identité de l'auteur de signalement, l'acteur interne compétent pour la réception des signalements motive sa décision de ne pas accuser réception. En cas de signalement auprès du chef fonctionnel ou du responsable d'unité administrative, ce dernier transmet le rapport de signalement de manière sécurisée à la personne de confiance d'intégrité ou au service d'audit interne compétent dans les plus brefs délais et informe immédiatement l'auteur de signalement de cette transmission. Les personnes de confiance d'intégrité et les services d'audit interne compétents tiennent un registre des atteintes suspectée à l'intégrité. L'accès à ce registre est limité aux personnes compétentes pour assurer le traitement du signalement ou la protection de l'auteur de signalement et au service compétent auprès du médiateur bruxellois

Art. 13 : Cet article énonce que les personnes de confiance d'intégrité ou les services d'audit interne compétents peuvent inviter, si nécessaire, l'auteur de signalement à expliquer les éléments de l'atteinte dans les 15 jours ouvrables qui suivent l'accusé de réception. A la demande de l'auteur de signalement, les explications peuvent être fournies par écrit, dans le même délai.

Art. 14 : L'acteur interne compétent pour la réception des signalements qui a inscrit le signalement au sein du registre susmentionné, transmet ensuite le signalement à un des acteurs compétents pour le traitement du signalement.

Art. 15 : Cet article prévoit que le service d'audit interne compétent communique cet avis écrit et motivé à l'auteur de signalement au plus tard dans les quarante jours ouvrables de l'accusé de réception.

Art. 16 : Cet article prévoit que le service d'audit interne compétent communique cet avis écrit et motivé à l'auteur de signalement au plus tard dans les quarante jours ouvrables de l'accusé de réception. Le service d'audit interne compétent informe le responsable hiérarchique le plus élevé de l'instance concernée de l'ouverture d'une enquête par écrit, ou, quand il existe un soupçon raisonnable de son implication dans l'atteinte suspectée à l'intégrité, le ministre ou secrétaire d'état ou organe de gestion compétent. Le service compétent auprès du médiateur bruxellois en est également informé. Le service d'audit interne compétent inscrit dans le registre les suites utiles réservées au signalement.

Art. 17 : Cet article prévoit que le service d'audit interne compétent communique cet avis écrit et motivé à l'auteur de signalement au plus tard dans les quarante jours ouvrables de l'accusé de réception. Le service d'audit interne compétent informe le responsable hiérarchique le plus élevé de l'instance concernée de l'ouverture d'une enquête par écrit, ou, quand il existe un soupçon raisonnable de son implication dans l'atteinte suspectée à l'intégrité, le ministre ou secrétaire d'état ou organe de gestion compétent. Le service compétent auprès du médiateur bruxellois en est également informé. Le service d'audit interne compétent inscrit dans le registre les suites utiles réservées au signalement.

Art. 18 : Cet article dispose que le responsable du service d'audit interne compétent établit par écrit le mandat d'enquête sur l'atteinte à l'intégrité. Il détermine les éléments minimums que doit contenir le mandat d'enquête. L'enquête est clôturée dans un délai de trois mois.

Elle peut être prolongée, moyennant motivation dans le rapport d'enquête, pour une période supplémentaire de neuf mois maximum.

Art. 19 : Cet article dispose que le membre du personnel, ou l'ancien membre, visé par l'enquête reçoit notification écrite de l'enquête par le service d'audit interne compétent. Il détermine les éléments minimums que doit contenir la notification. L'article prévoit une possibilité de ne pas notifier, moyennant l'obligation de motivation dans le rapport écrit de l'enquête.

Art. 20 : Cet article dispose que les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent peuvent inviter toute personne qu'ils jugent appropriée pour une déclaration individuelle. Les membres du personnel au sein des instances visées à l'article 3 de l'arrêté sont tenus de répondre positivement à cette invitation. Cet article met à charge des enquêteurs un certain nombre d'obligations quant aux modalités de traitement de chaque déclaration individuelle recueillie au cours de l'enquête interne, notamment en termes de liberté de déclaration, d'objectivité et de transparence quant aux constatations de l'enquête concernant la personne déclarante. Pour chaque déclaration individuelle, il est établi un compte-rendu écrit signé et daté par toutes les personnes présentes à l'issue de la déclaration individuelle. Néanmoins, si une personne invitée ou, le cas échéant, son conseil, refuse de signer, ce refus est consigné dans le compte rendu écrit.

Art. 21 : Cet article prévoit que l'auteur de signalement peut, à tout moment de l'enquête, d'initiative ou sur demande fournir des explications sur l'atteinte suspectée à l'intégrité signalée.

Art. 22 : Cet article énonce que, pour clôturer l'enquête, les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent rédigent un rapport incluant leurs constatations, leurs appréciations et les mesures qu'ils recommandent à l'égard de l'atteinte suspectée à l'intégrité. Si le service d'audit compétent estime que le rapport de l'enquête visé au § 1er contient suffisamment d'éléments pour conclure que l'atteinte suspectée à l'intégrité n'a pas eu lieu, il clôture l'enquête. Le service d'audit interne compétent communique, pour suite voulue, le rapport écrit de l'enquête : 1° au responsable hiérarchique le plus élevé de l'une des instances visées à l'article 3 où a été signalée l'atteinte suspectée à l'intégrité, ou, s'il existait un soupçon raisonnable de l'implication du responsable hiérarchique le plus élevé dans l'atteinte suspectée à l'intégrité ou quand le responsable hiérarchique le plus élevé est impliqué dans l'atteinte à l'intégrité, au ministre ou secrétaire d'état ou organe de gestion compétent ;2° à son Comité d'audit ;3° au service compétent auprès du service compétent auprès du médiateur bruxellois. Le service d'audit interne compétent informe, par écrit, l'auteur du signalement et les personnes concernées par l'enquête du résultat de l'enquête. L'article indique qu'en cas de prise de connaissance d'un crime ou d'un délit, l'article 29 du Code d'instruction criminelle trouve à s'appliquer, et le service d'audit interne compétent en informent le Procureur du Roi. Il en informe également par écrit le service compétent auprès du service compétent auprès du médiateur bruxellois.

Art. 23 : Cet article dispose que la responsabilité des traitements de données à caractère personnel effectués dans le cadre d'un signalement interne incombe à l'instance qui reçoit un signalement. Toute information à partir de laquelle l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement peut être directement ou indirectement déduite ne peut en aucun cas être divulguée sans le consentement exprès, écrit et libre de celui-ci. L'identité de l'auteur de signalement, de tout tiers mentionné dans le signalement et toute autre information à partir de laquelle l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement peut être directement ou indirectement déduite, peuvent être divulguées uniquement lorsqu'il s'agit d'une obligation nécessaire et proportionnée imposée par une législation spéciale dans le cadre d'enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, notamment, en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.

Art. 24 : Les divulgations effectuées en vertu de la dérogation précitée font l'objet de mesures de sauvegarde appropriées en vertu des règles de l'Union européenne et des règles belges applicables. En particulier, les auteurs de signalement sont informés avant que leur identité ne soit divulguée, à moins qu'une telle information ne risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires concernées.

Le service d'audit interne compétent qui reçoit des informations sur des atteintes à l'intégrité qui comportent des secrets d'affaires ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets d'affaires à des fins allant au-delà de ce qui est nécessaire pour assurer un suivi approprié. Toute personne, qui n'est pas autorisée à prendre connaissance d'un signalement ou des informations qu'il contient et qui reçoit néanmoins un tel signalement, est soumise aux mesures de sauvegarde appropriées en vertu des règles de l'Union européenne et des règles belges applicables. Cette personne fait également tous les efforts raisonnables pour transmettre le signalement dans sa forme originale au canal de signalement interne ou externe compétent.

Art. 25 : Les finalités du traitement des données en réponse à un signalement sont de recevoir et de suivre les signalements d'atteintes à l'intégrité afin de vérifier l'exactitude des allégations faites dans le signalement ou la divulgation et, si nécessaire, de traiter l'atteinte à l'intégrité signalée, y compris par des mesures telles qu'une l'enquête préalable interne, une enquête, des poursuites, une action en recouvrement de fonds ou la clôture de la procédure.

Art. 26 : Cet article énonce que les informations relatives au contenu et l'application du présent arrêté doivent être disponibles de manière permanente dans une section distincte du site internet de l'instance.

Art. 27 : Cet article fixe la date d'entrée en vigueur du présent arrêté.

Art. 28: Cet article dispose que chaque membre du Collège réuni compétent en matière de Fonction publique, est chargé de l'exécution du présent arrêté.

III. Déroulé du traitement d'un signalement - récapitulatif Afin de permettre à chaque membre du personnel du personnel de disposer d'une information claire, le traitement d'un signalement peut être résumé comme suit : Qu'est ce qui peut être signalé ? Toute atteinte suspectée à l'intégrité : - qui a déjà eu lieu, est en train d'avoir lieu, ou qui est sur le point d'avoir lieu au sein d'une instance visée par l'arrêté et ; - qui est fondée sur une présomption raisonnable.

A qui un signalement peut-il être effectué ? Auprès de la personne de confiance d'intégrité désignée pour l'instance à laquelle appartient le membre du personnel, du chef fonctionnel ou auprès du service d'audit interne compétent pour cette instance, si il existe.

A titre subsidiaire et en cas de crainte légitime qu'aucune suite utile ne sera réservée au signalement ou, qu'en raison de ce signalement, il risque d'être soumis à des représailles, le membre du personnel peut directement s'adresser auprès du service compétent auprès du médiateur bruxellois.

Comment le signalement peut-il être effectué ? Par écrit et/ou oralement, de manière anonyme ou non.

Des canaux sécurisés sont mis en place afin de permettre ces signalements.

De plus et à la demande de l'auteur du signalement, une rencontre peut être organisée dans un délai de 15 jours afin qu'il puisse fournir des informations complémentaires.

Traitement du signalement Un accusé de réception est remis dans un délai de sept jours à dater du signalement écrit ou de la preuve du signalement oral. S'il l'estime nécessaire et au plus tard pour le quinzième jour qui suit cet accusé de réception, l'acteur interne compétent pour la réception du signalement invite son auteur à un entretien pour fournir des informations complémentaires.

Ce dernier peut demander à les transmettre par écrit, dans le même délai.

Une fois ces étapes effectuées, le signalement est transmis à l'acteur compétent pour le traitement des signalements, qui effectue une enquête préalable de recevabilité laquelle doit être clôturée dans un délai de maximum quarante jours suivant l'accusé de réception du signalement.

S'il conclut à l'ouverture d'une enquête interne, celle-ci devra être clôturée dans un délai de trois mois à dater de la décision préalable sur la recevabilité. Ce délai peut être prolongé pour une période supplémentaire de neuf mois maximum pour des motifs dûment justifiés.

Pour clôturer l'enquête, les enquêteurs délégués par l'acteur compétent pour le traitement des signalements rédigent un rapport incluant leurs constatations, leurs appréciations en vue de déterminer des faits et/ou apporter des éléments de preuve et les mesures qu'ils recommandent à l'égard de l'atteinte suspectée à l'intégrité.

S. GATZ CONSEIL D'ETAT section de législation Avis 76.879/2/V du 31 juillet 2024 sur un projet d'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune `portant exécution de l'article 15, § 2, du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois' Le 14 juin 2024, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par les Ministres, Membres du Collège réuni de la Commission communautaire commune, en charge des Prestations familiales, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures à communiquer un avis dans un délai de trente jours prorogé de plein droit (*) jusqu'au 31 juillet 2024, sur un projet d'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune `portant exécution de l'article 15, § 2, du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre des vacations le 30 juillet 2024. La chambre était composée de Patrick RONVAUX, président de chambre, Christine HOREVOETS et Laurence VANCRAYEBECK, conseillers d'Etat, et Anne Catherine VAN GEERSDAELE, greffier.

Le rapport a été présenté par Stéphane TELLIER, premier auditeur et Ahmed TIOURIRINE, auditeur adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Patrick RONVAUX. L'avis, dont le texte suit, a été donné le 31 juillet 2024.

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

OBSERVATIONS PREALABLES 1. Compte tenu du moment où le présent avis est donné, la section de législation attire l'attention des demandeurs d'avis sur le fait qu'à la suite des élections du 9 juin 2024, le Collège réuni ne dispose plus, depuis cette date, de la plénitude de ses compétences.Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien des compétences ainsi limitées, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le Collège réuni peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires. 2. Le projet à l'examen vise à transposer partiellement la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 `sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union'. Pour contrôler qu'une directive est transposée correctement et complètement, il y a lieu d'établir un tableau de correspondance entre les articles de la directive et ceux de l'acte de transposition et vice versa. Il y a également lieu de mentionner dans ce tableau : - les articles de la directive qui ont éventuellement déjà été transposés, en correspondance avec les actes de droit interne et les articles qui ont procédé à cette transposition ; - les articles de la directive qui doivent encore être transposés soit par un autre instrument de l'autorité, soit par une autre autorité.

Pour assurer l'effectivité de ce contrôle, il importe que ces tableaux, exacts en tous points, soient joints à la demande d'avis adressée à la section de législation.

En l'espèce, si des tableaux sont effectivement joints à la demande d'avis, ceux ci, outre qu'ils ne sont pas réalisés dans les deux sens, sont inexacts. Les tableaux identifient en regard des dispositions de la directive soit des dispositions du projet qui ne les transposent manifestement pas, soit mentionnent des dispositions « en projet » qui n'existent pas (1) . Interrogé sur les incohérences des tableaux de transposition et l'identification correcte des dispositions assurant la transposition de la directive, le délégué des membres du Collège réuni a à chaque fois répondu en identifiant une autre disposition du projet que celle reprise dans les tableaux de transposition, voire a cité une disposition des décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 `relatifs au médiateur bruxellois'.

Il aurait fallu que des tableaux de transposition corrects et complets, établis dans les deux sens, tant en langue française qu'en langue néerlandaise, soient joints à la demande d'avis. Le caractère inexact des tableaux de transposition ne permet pas à la section de législation de garantir un examen efficient de la transposition opérée. Il ne peut dès lors rien être déduit du silence gardé dans le présent avis sur certains points. 3. Dès lors que le projet organise un régime de protection essentiel à la réalisation des objectifs de la directive (UE) 2019/1937, il conviendrait de rédiger un rapport aux membres du Collège réuni explicitant le contenu et l'articulation des mécanismes mis en place par le projet à l'examen, notamment en recourant à des exemples.De cette manière, ceux qui estiment devoir faire un signalement disposeront d'une information claire quant à savoir comment ils doivent procéder et comment leur protection sera assurée.

Ce rapport aux membres du Collège réuni sera joint à la publication au Moniteur belge de l'arrêté. Conformément à l'article 3, § 1er, alinéa 1er, des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, le présent avis y sera alors également annexé.

OBSERVATION GENERALE L'arrêté en projet mentionne alternativement des « jours » ou des « jours ouvrables ». Sollicité pour confirmer qu'il s'agissait d'une différence volontaire et pour définir la notion de jours ouvrables, le délégué des membres du Collège réuni a indiqué ce qui suit : « Il s'agit dans tous les cas de jours ouvrables, définis comme les jours de travail habituels, excluant les samedis, dimanches et jours fériés légaux ».

L'usage alternatif des mots « jours » et « jours ouvrables » pour désigner systématiquement des « jours ouvrables » met à mal la sécurité juridique. Si l'intention des auteurs du projet est de toujours viser des jours ouvrables, il convient de le préciser clairement dans le dispositif de celui ci. En toute hypothèse, la notion de « jours ouvrables » doit également être définie dans l'arrêté en projet.

L'attention des auteurs du projet est également attirée sur le fait que la directive (UE) 2019/1937 fixe certains délais en jours qui ne sont pas uniquement des jours ouvrables. Il est notamment souligné que l'article 9, paragraphe 1, b), de la directive (UE) 2019/1937 fixe un délai de sept jours pour accuser réception d'un signalement interne.

En fixant également un délai de sept jours, à l'article 12 du projet, mais exprimé, selon les indications du délégué des membres du Collège réuni, en jours ouvrables, le projet examiné méconnaitrait donc le délai prescrit par la directive.

OBSERVATIONS PARTICULIERES PREAMBULE 1. Compte tenu de ce que la directive (UE) 2019/1937 ne procure pas de fondement juridique au projet et de ce que l'article 1er du projet mentionne par ailleurs que le projet transpose partiellement cette directive, l'alinéa 1er sera omis.2. A l'alinéa 2, il sera précisé que le fondement juridique de l'arrêté en projet, à savoir l'article 15, § 2, alinéa 2, des décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019, a été remplacé par les décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française du 27 avril 2023 `modifiant le décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois'.3. Les alinéas 5 à 12 comportent des visas qui mentionnent de manière indifférenciée des avis issus de l'accomplissement de formalités obligatoires et de formalités facultatives, ainsi que l'absence de certains avis. Lorsque les formalités sont obligatoires, il incombe aux auteurs du projet de mentionner les avis obtenus sous forme de visas. Si une formalité est obligatoire et que l'avis n'a pas été obtenu, il convient de le recueillir et donc de le viser au préambule ou de pouvoir justifier d'une disposition qui autorise à passer outre à l'absence d'avis communiqué.

Quant aux formalités qui ne revêtent pas un caractère obligatoire, elles ne font pas l'objet d'un visa mais peuvent être mentionnées sous la forme d'un considérant. Leur non accomplissement ne doit pas être mentionné au préambule.

Le préambule sera revu pour se conformer à ces règles. 4. A l'alinéa 14, le considérant relatif au champ d'application de l'arrêté en projet a une portée qui peut s'avérer incompatible avec le champ d'application défini aux articles 2 et 3, 13°, du projet. Ce considérant, qui ne peut dès lors trouver sa place dans le préambule, sera par conséquent omis.

DISPOSITIF

Article 3 1. Au 3°, vu l'usage des mots « Par ailleurs », la définition du chef fonctionnel doit se comprendre comme désignant en qualité de chef fonctionnel à la fois celui désigné comme tel par le statut et celui qui exerce la direction ou le contrôle journalier d'une personne ou d'une équipe en vertu de sa description de fonction.Ainsi, l'hypothèse où un même agent aurait deux chefs fonctionnels pourrait advenir. Les auteurs du projet s'assureront que telle est bien leur intention et, à défaut, la définition sera revue. 2. Au 4°, il y a lieu de préciser que le membre du personnel est celui qui est défini aux alinéas 2 et 3 de l'article 15, § 1er, des décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019.3. Au 12°, le seul acteur compétent identifié pour le traitement des signalements est le service d'audit interne.Or, dans certaines hypothèses, visées aux articles 14 et 17 du projet, d'autres entités pourraient intervenir au titre d'acteur compétent pour le traitement des signalements. Le 12° sera précisé en ce sens.

Article 4 Compte tenu de la définition du mot « instance » figurant à l'article 3, 13°, il y a lieu, dans la version française du projet, de supprimer le mot « visée ».

Article 7 L'article 21, § 2, de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles Capitale du 7 décembre 2023 `portant exécution de l'article 15, § 2, des décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois' prévoit que la personne de confiance d'intégrité est désignée à la suite d'un appel à candidature interne. Si, à la suite de cet appel interne, aucune personne de confiance d'intégrité n'a pu être désignée, une sélection comparative peut être organisée dans le cadre d'un recrutement organisé conformément aux statuts des différentes instances.

Le paragraphe 2 de la disposition examinée prévoit quant à lui comme seule procédure de désignation de la personne de confiance d'intégrité, le recrutement organisé conformément aux statuts des différentes instances.

L'emploi du verbe « peut » laisse toutefois penser qu'une autre voie pourrait être envisagée.

Si, à l'instar de l'article 21, § 2, de l'arrêté du 7 décembre 2023, l'intention est de laisser également la possibilité d'un appel à candidature interne, le dispositif sera, par souci de clarté, complété en ce sens.

Article 8 Compte tenu de ce que la disposition examinée comporte un alinéa unique, la référence à un paragraphe 1er sera omise.

Article 12 1. Au paragraphe 1er, alinéa 1er, il est prévu que l'acteur interne compétent pour la réception des signalements qui a réceptionné le signalement adresse un accusé de réception dans un délai de sept jours à dater de la réception du signalement. Compte tenu de ce que le signalement en question peut être écrit ou oral, par souci de sécurité juridique, le dispositif sera complété par les mots « écrit ou de la preuve du signalement oral jointe au signalement », à l'instar de ce que prévoit l'article 10, § 1er, alinéa 1er, de l'arrêté du 7 décembre 2023. 2. Il est prévu au paragraphe 2 qu'en cas de signalement auprès du chef fonctionnel ce dernier transmet le rapport de signalement de manière sécurisée à la personne de confiance d'intégrité ou au service d'audit interne compétent dans les plus brefs délais et informe immédiatement l'auteur de signalement de cette transmission.Ce faisant, la disposition n'énonce pas de manière explicite que le chef fonctionnel accuse réception du signalement en question.

Toutefois, le paragraphe 1er, alinéa 1er, prévoit bien l'envoi d'un accusé de réception par « l'acteur interne de signalement », celui ci étant entendu, selon la définition qui en est donnée à l'article 3, 11°, du projet, comme comprenant également le chef fonctionnel.

Compte tenu de ce qui précède, l'absence d'accusé de réception explicite au paragraphe 2 ne pose pas de difficulté.

Article 13 A l'instar de ce que prévoit l'article 15, alinéa 1er, du projet, il sera précisé à l'alinéa 1er, in fine, que l'accusé de réception dont il est question est celui « visé par l'article 12, § 1er ».

Article 14 Dans la version néerlandaise la mention « § 1 » sera omise.

Article 15 L'article 15 fixe un délai de quarante jours ouvrables, à compter de l'accusé de réception du signalement, pour la rédaction d'un avis écrit. Ce délai doit être lu en combinaison avec les délais fixés à l'article 13 qui prévoit la possibilité d'organiser un entretien avec l'auteur du signalement dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l'accusé de réception du signalement, prolongeable de quinze jours sur demande de l'auteur du signalement. Interrogé sur le risque de dépassement du délai fixé à l'article 15, compte tenu des délais fixés à l'article 13, le délégué des membres du Collège réuni semble admettre un tel risque en indiquant ce qui suit : « Pour assurer la faisabilité des délais : ? Réévaluation des Délais : Il pourrait être judicieux de prolonger le délai de 40 jours ouvrables prévu à l'article 15 pour tenir compte de la possibilité de prolongation de l'entretien et garantir suffisamment de temps pour une évaluation complète et une prise de décision finale. ? Flexibilité et Ajustement : Introduire une certaine flexibilité dans le délai de 40 jours, par exemple en permettant des extensions justifiées si les circonstances le nécessitent, tout en maintenant des standards élevés pour le traitement des signalements ».

Les auteurs du projet s'assureront que le délai prévu à l'article 15 est réaliste compte tenu de ses interactions avec les délais prévus à l'article 13. Si un mécanisme d'extension du délai fixé à l'article 15 devait être prévu, l'attention des auteurs du projet est attirée sur le fait que ce mécanisme devra, d'une part, respecter la sécurité juridique - et partant être suffisamment prévisible - et, d'autre part, être conforme à l'exigence de diligence qui découle de l'article 9, paragraphe 1, d) et e), de la directive (UE) 2019/1937.

Article 20 Interrogé quant à savoir si l'expression « sans préjudice de l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme et des libertés fondamentales » visait à rappeler à la personne entendue qu'elle a le droit de ne pas s'auto incriminer, le délégué des membres du Collège réuni a indiqué : « L'expression `sans préjudice de l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme et des libertés fondamentales' se réfère à un principe fondamental en matière de justice et de droits de l'homme. L'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme garantit un certain nombre de droits procéduraux fondamentaux dans le cadre de toute procédure pénale, notamment le droit à un procès équitable, le droit à être informé de l'accusation, le droit à un délai raisonnable, le droit à un avocat, et le droit de ne pas s'auto-incriminer.

Ainsi, lorsque l'article 20, § 3 fait référence à cette clause, cela signifie qu'il est précisé que les dispositions de cet article ne doivent pas être interprétées de manière à aller à l'encontre des droits protégés par l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme. En d'autres termes, même si l'article 20, § 3 peut donner des instructions spécifiques ou des règles particulières concernant les auditions ou les interrogatoires, cela ne peut pas violer les droits fondamentaux tels que le droit de ne pas s'auto incriminer, qui est protégé par l'article 6.

Donc, oui, cela implique principalement que la personne entendue a le droit de ne pas s'auto incriminer, mais cela englobe également d'autres droits procéduraux essentiels garantis par la Convention européenne des droits de l'homme ».

Il va de soi que l'auteur du projet ne peut méconnaitre les dispositions internationales assurant la protection des droits fondamentaux. Par conséquent, l'expression « sans préjudice de l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme et des libertés fondamentales », outre qu'elle pourrait susciter de la confusion en laissant penser que seules les garanties de cette disposition trouvent à s'appliquer, sera omise.

Article 24 Au paragraphe 2, dans la version française, les mots « comportent des secrets ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets d'affaires » seront remplacés par les mots « comportent des secrets d'affaires ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets ».

Article 27 Les mots « produit ses effets » seront remplacés par les mots « entre en vigueur ».

LE GREFFIER Anne Catherine VAN GEERSDAELE LE PRESIDENT Patrick RONVAUX _______ Notes * Ce délai résulte de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, in fine, des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973 qui précise que ce délai est prolongé de plein droit de quinze jours lorsqu'il prend cours du 15 juin au 15 août. (1) Les tableaux de transposition indiquent notamment que l'article 9, alinéa 1er, g), de la directive serait transposé par l'article 14, 3°, du projet.Or, le dispositif du projet ne contient pas un tel article.

Il en va de même de l'article 9, alinéa 1er, d), de la directive qui serait transposé par un article 6, § 2, 2°, du projet lui aussi inexistant. 29 AOUT 2024. - Arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 29 août 2024 portant exécution de l'article 15, § 2, du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois.

Le Collège réuni de la Commission communautaire commune, Vu le décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois, l'article 15, § 2, alinéa 2, remplacé par les décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française du 27 avril 2023 `modifiant le décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois'. ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 15 janvier 2024 ;

Vu l'accord des Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, donné le 1 févier 2024 ;

Vu le rapport d'évaluation de l'impact du projet d'acte réglementaire sur la situation respective des hommes et des femmes, en application de l'article 3, 2°, de l' ordonnance du 16 mai 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 16/05/2014 pub. 16/06/2014 numac 2014031476 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant intégration de la dimension de genre dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune fermer portant intégration de la dimension de genre dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune du 11 octobre 2023;

Vu le rapport d'évaluation de l'impact du projet d'acte réglementaire sur la situation des personnes handicapées, en application de l'article 4, § 3, de l' ordonnance du 23 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/12/2016 pub. 02/02/2017 numac 2016031908 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance portant intégration de la dimension du handicap dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune fermer portant intégration de la dimension du handicap dans les lignes politiques de la Commission communautaire commune du 11 octobre 2023 ;

Vu l'avis 41 de l'Autorité de Protection des données, rendu le 26 avril 2024 ;

Vu l'avis du Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, rendu le 18 avril 2024;

Vu que le Collège réuni a sollicité l'avis de Bruss'Help, du Samusocial et de la Fédération bruxelloise des CPAS, bien que cette consultation ne soit pas obligatoire, et que seul le Samusocial a rendu un avis en date du 2 avril 2024.

Vu le protocole n° 6 de négociation du Comité Secteur XV du 27 mars 2024 ;

Vu l'avis n° 76.879/2/V du Conseil d'Etat, donné le 31 juillet 2024 en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition des Membres du Collège réuni, en charge de la Fonction publique ;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er - : Objet et définitions

Article 1er.Le présent arrêté transpose partiellement la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection de personnes qui signalent des violations du droit de l'Union.

Art. 2.Le présent arrêté est applicable aux membres du personnel des instances visées à l'article 2, 1° du décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois qui relèvent de la compétence de la Commission communautaire commune.

Art. 3.Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : 1° RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données);2° décret et ordonnance conjoints : le décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois ;3° chef fonctionnel :membre du personnel identifié comme tel conformément au statut du personnel applicable à l'instance.Par ailleurs, le chef fonctionnel est le membre du personnel du niveau A ou B qui, a la direction ou le contrôle journalier du fonctionnement d'une personne ou d'une équipe en vertu de sa description de fonction. 4° membre du personnel : membre du personnel tel que défini à l'article 15, § 1er, alinéas 2 et 3 du décret et ordonnance conjoints ;5° atteinte suspectée à l'intégrité : atteinte suspectée à l'intégrité telle que définie à l'article 15, § 1er, alinéa 4 du décret et ordonnance conjoints ;6° auteur de signalement : le membre du personnel qui signale des informations sur des atteintes suspectées à l'intégrité ;7° service compétent auprès du médiateur bruxellois : le point de contact pour les atteintes suspectées à l'intégrité au sein du service de médiation bruxellois visé à l'article 15, § 4, du décret et ordonnance conjoints ;8° personne de confiance d'intégrité : personne définie à l'article 15, § 2, alinéa 3, du décret et ordonnance conjoints;9° service d'audit interne : service indépendant et objectif qui aide l'instance à atteindre ses objectifs en évaluant et améliorant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de maîtrise et de gouvernance, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité ;10° comité d'audit : organe fonctionnellement compétent pour un service d'audit interne ;11° acteurs internes compétents pour la réception des signalements : la personne de confiance d'intégrité, le chef fonctionnel ou le service d'audit interne.12° acteur compétent pour le traitement des signalements : le service d'audit interne ou d'autres entités désignées comme telles ;13° instance : une instance visée à l'article 2, 1°, du décret et ordonnance conjoints, qui relève de la compétence de la Commission communautaire commune.14° organe de gestion : organe de gouvernance, si il existe, d'une instance visée à l'article 2, 1°, du décret et ordonnance conjoints.15° responsable hiérarchique le plus élevé: le responsable administratif du niveau le plus élevé dans une instance visée par l'article 2, 1°, du décret et ordonnance conjoints. CHAPITRE 2 - : Composante interne du système de signalement des atteintes suspectées à l'intégrité

Art. 4.Chaque instance met en place, pour ce qui la concerne, des canaux pour la réception et le traitement des signalements.

Art. 5.Le membre du personnel qui envisage de signaler une atteinte suspectée à l'intégrité peut se faire informer et conseiller sur le contenu et l'application du présent arrêté par la personne de confiance d'intégrité compétente pour son instance.

Art. 6.Les acteurs internes compétents pour la réception des signalements reçoivent les signalements par le biais de systèmes qui, de par leur conception, leur mise en place et leur gestion, protègent en toute sécurité la confidentialité des éléments suivants : 1° l'identité de l'auteur de signalement ;2° l'identité des tiers cités dans le rapport du signalement ;3° les informations susceptibles de révéler l'identité de l'auteur de signalement ou de tiers cités dans le rapport de signalement.Les acteurs internes compétents pour la réception des signalements ne révèlent les informations qu'ils recueillent, à toutes les phases du processus du signalement, à aucun autre acteur que ceux compétents pour le traitement du signalement. CHAPITRE 3 - : Désignation des personnes de confiance d'intégrité

Art. 7.§ 1er. Chaque instance dispose de personnes de confiance d'intégrité. Les instances peuvent désigner des personnes de confiance d'intégrité communes. Une personne de confiance d'intégrité qui prouve la connaissance de la deuxième langue qui ne relève pas de son rôle linguistique de la manière prescrite par l'article 43, § 3, alinéa 3 des lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966, peut être désignée à la fois pour le rôle francophone et néerlandophone. § 2. La personne de confiance d'intégrité est désignée suite à un appel à candidature interne. Si, à la suite de cet appel interne, aucune personne de confiance d'intégrité n'a pu être désignée, un recrutement peut être organisé conformément aux statuts des différentes instances. § 3.Lorsqu'elle agit dans le cadre de sa fonction, la personne de confiance d'intégrité est rattachée fonctionnellement au responsable hiérarchique le plus élevé de l'une des instances visées à l'article 2, 1° du décret et ordonnance conjoints, au sein de laquelle elle intervient. Ce dernier veille à garantir : 1° la visibilité de la fonction des personnes de confiance d'intégrité dont il fait connaître l'existence, l'identité, la disponibilité, l'accessibilité et la mission de manière permanente aux membres de son personnel ;2° l'exercice autonome et efficace de la fonction de personne de confiance d'intégrité en : i) la protégeant contre les interférences ou pressions indues exercées par toute personne de manière directe ou indirecte, visant notamment à obtenir des informations concernant ou pouvant concerner l'exercice de sa fonction ; ii) mettant à sa disposition les moyens nécessaires à l'exercice en toute confidentialité de sa fonction ; iii) lui permettant de consacrer le temps nécessaire à l'exercice de sa fonction ; iv) lui permettant d'entretenir tous les contacts nécessaires à l'exercice de sa fonction; v) lui permettant d'acquérir et/ou d'améliorer les compétences et les connaissances nécessaires à l'exercice de sa fonction.3° la formation de base des personnes de confiance d'intégrité, dont le contenu fait l'objet d'une concertation préalable avec le service d'audit interne compétent, ou, à défaut, le service compétent auprès du médiateur bruxellois. La formation contient a minima un module relatif au cadre légal relatif au rôle de la personne de confiance d'intégrité et à son statut ainsi qu' un module sur les techniques d'entretien.

Art. 8.Pour être désigné à la fonction de personne de confiance d'intégrité, le membre du personnel doit disposer de minimum trois années d'ancienneté au sein d'une instance et être titulaire d'un diplôme donnant accès aux fonctions de niveau A. CHAPITRE 4 - Modalités de communication du signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 9.§ 1er. Conformément à l'article 15, § 1er, dernier alinéa, du décret et ordonnance conjoints, tout membre du personnel peut signaler une atteinte suspectée à l'intégrité aux acteurs internes compétents pour la réception des signalements pour son instance, sauf s'il a des raisons légitimes de craindre qu' : 1° aucune suite utile ne sera réservée au signalement dans les délais prescrits par le présent arrêté ;2° en raison de ce signalement, il risque d'être soumis à une peine disciplinaire ou à toute autre forme de représailles, en ce compris les menaces de représailles et tentatives de représailles, telles que définies par l'article 15/1, § 1er et § 2, du décret et ordonnance conjoints. § 2. En cas de craintes légitimes visées au paragraphe 1er, 1° et 2°, le membre du personnel peut signaler l'atteinte suspectée à l'intégrité au service compétent auprès du médiateur bruxellois.

Art. 10.§ 1er. Le signalement peut s'effectuer par écrit et/ou oralement et peut s'effectuer de façon anonyme.

Le signalement oral visé à l'alinéa 1er peut inclure le signalement par téléphone ainsi que par d'autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l'auteur de signalement, par le biais d'une rencontre en personne.

Si l'auteur de signalement le demande, une rencontre en personne avec un ou plusieurs acteurs internes compétents pour la réception des signalements est organisée.

Cette rencontre doit avoir lieu dans un délai de quinze jours à dater de la demande. Cette rencontre est organisée de manière telle que l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement reste confidentielle. § 2. Conformément à l'article 15/3 du décret et ordonnance conjoints, chaque instance met en place, pour ce qui la concerne, des canaux pour la réception des signalements qui sont conçus, établis et gérés d'une manière sécurisée, qui garantissent la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui empêche l'accès auxdits canaux par des personnes non autorisées.

Ces canaux permettent tant des signalements écrits que des signalements oraux, et garantissent la confidentialité et, au besoin, l'anonymat de l'auteur du signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement.

Art. 11.§ 1er. Le signalement écrit ou la preuve écrite du signalement oral contient au minimum les éléments suivants : 1° la date du signalement ;2° le nom et les coordonnées de l'auteur de signalement, sauf en cas de signalement anonyme, mentionner explicitement qu'il s'agit d'un signalement anonyme,;3° la description de l'atteinte suspectée à l'intégrité ;4° la date ou la période à laquelle l'atteinte suspectée à l'intégrité a eu lieu, a lieu ou aura lieu ;5° les éléments permettant de supposer, sur la base des soupçons raisonnables, l'existence d'une atteinte à l'intégrité. § 2. Le signalement écrit ou la preuve écrite du signalement oral est signé par l'auteur de signalement, sauf en cas de signalement anonyme. CHAPITRE 5 - : Modalités de traitement du signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 12.§ 1er. L'acteur interne compétent pour la réception des signalements, qui a réceptionné le signalement, adresse à l'auteur du signalement un accusé de réception dans un délai de sept jours à dater de la réception du signalement écrit ou de la preuve du signalement oral jointe au signalement Un accusé de réception est également fourni en cas de signalement anonyme, via l'un des canaux sécurisés visés à l'article 10, § 3. § 2. En cas de signalement auprès du chef fonctionnel, ce dernier transmet le rapport de signalement de manière sécurisée à la personne de confiance d'intégrité ou au service d'audit interne compétent dans les plus brefs délais et informe immédiatement l'auteur de signalement de cette transmission. § 3. Tout signalement est inscrit au sein d'un registre des atteintes suspectées à l'intégrité, conformément à l'article 15/3, § 1er, du décret et ordonnance conjoints, par les personnes de confiance d'intégrité et par le service d'audit interne compétent, dans un délai de sept jours après la réception du signalement par celui-ci. L'accès au registre est protégé et limité aux personnes compétentes pour assurer l'inscription dans le registre et le traitement du signalement et au service compétent auprès du médiateur bruxellois.

Art. 13.Si nécessaire, l'auteur de signalement est invité à un entretien par les personnes de confiance d'intégrité ou par les services d'audit interne compétents afin d'expliciter les éléments de l'atteinte suspectée à l'intégrité qu'il a signalée au plus tard le quinzième jour ouvrable suivant l'accusé de réception visé par l'article 12, § 1er.

Ces explications peuvent être fournies par écrit à la demande de l'auteur de signalement dans le même délai qu'au premier alinéa.

Si les personnes de confiance d'intégrité ou les services d'audit interne compétents pour la réception d'un signalement invitent l'auteur d'un signalement à un entretien le dernier jour du délai prévu à l'alinéa 1er, l'auteur de signalement peut demander que les explications soient fournies par écrit dans un délai de quinze jours débutant à la date de réception de l'invitation à l'entretien.

Art. 14.L'acteur interne compétent pour la réception des signalements d'atteintes suspectées à l'intégrité, qui a inscrit le signalement au sein du registre visé à l'article 9, § 3, transmet le signalement à l'un des acteurs compétents pour le traitement des signalements.

S'il n'existe pas de service d'audit interne au sein de l'instance, un protocole de collaboration peut être conclu entre un service d'audit interne compétent au sein d'une autre instance et l'instance visée, ou cette dernière peut faire appel à un prestataire externe répondant aux conditions visées à l'article 3, 9°. Dans ce cas, le service d'audit interne ou le prestataire externe assume le rôle de responsable de traitement de données effectué dans le cadre du suivi du signalement interne.

Art. 15.L'acteur compétent pour le traitement du signalement réalise une enquête préalable de recevabilité et établit un avis écrit et motivé sur les suites données au signalement au plus tard dans les quarante jours à compter de l'accusé de réception visé à l'article 12, § 1er. .Les suites données au signalement peuvent être : 1° L'irrecevabilité: à défaut d'éléments suffisants permettant de présumer raisonnablement une atteinte à l'intégrité ;2° L'ouverture d'une enquête interne conformément au Chapitre 6 ;3° Le renvoi au service compétent auprès du médiateur bruxellois lorsque l'atteinte suspectée à l'intégrité : a)nécessite des moyens d'investigation qui dépassent ceux susceptibles d'être mis en oeuvre dans le cadre d'une enquête interne ;b) ne peut faire l'objet d'une enquête interne au vu des risques de conflit d'intérêts pour les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent ou d'immixtion du ou des membre(s) du personnel concerné(s) par les faits signalés.

Art. 16.§ 1. Le service d'audit interne compétent communique l'avis écrit et motivé visé à l'article 12, à l'auteur de signalement au plus tard dans les quarante jours à compter de l'accusé de réception visé à l'article 12, § 1er . § 2. Le service d'audit interne compétent informe le responsable hiérarchique le plus élevé de l'instance concernée de l'ouverture d'une enquête, par écrit, ou, quand il existe un soupçon raisonnable de son implication dans l'atteinte suspectée à l'intégrité, soit les Membres du Collège réuni compétents soit, si l'instance est dotée d'un organe de gestion, son président.

Le service d'audit interne compétent n'informe l'organe de gestion compétent de l'ouverture d'une enquête qu'à la condition que le responsable hiérarchique le plus élevé ne puisse pas en être informé par ce biais.

Le service d'audit interne compétent ne peut communiquer la moindre information permettant aux personnes du premier alinéa d'identifier directement ou indirectement l'identité de l'auteur de signalement ou de tout tiers mentionné dans le rapport du signalement. § 4. Le service d'audit interne compétent inscrit dans le registre visé à l'article 12, § 3, les suites utiles réservées au signalement.

Art. 17.A tout moment, l'auteur de signalement peut s'adresser au service compétent auprès du médiateur bruxellois s'il estime que le traitement de son signalement par le service d'audit interne compétent est susceptible d'être entaché d'un manque de confidentialité ou de garanties d'indépendance, ou s'il n'existe pas de service d'audit interne compétent CHAPITRE 6 - : Modalités d'enquête relative au signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 18.§ 1er. Le responsable du service d'audit interne compétent établit par écrit le mandat d'enquête sur l'atteinte suspectée à l'intégrité, en veillant à ce que la procédure respecte le rôle linguistique de l'auteur du signalement Ce mandat mentionne au moins : 1° la description de l'atteinte suspectée à l'intégrité ;2° le nom des instances concernées où l'enquête sera effectuée ;3° le nom, le rôle linguistique et les coordonnées des enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent, y compris, des experts qui les assistent ;4° les questions d'enquête. L'enquête est clôturée dans un délai de trois mois à compter de la communication de l'avis conformément à l'article 15, et peut être prolongée pour une période supplémentaire de neuf mois maximum pour des motifs dûment justifiés dans le rapport de l'enquête. § 2. Toute modification apportée au mandat d'enquête est consignée par écrit dans un addendum. § 3. Le mandat d'enquête et les addenda éventuels sont signés et datés par le responsable du service d'audit interne compétent.

Art. 19.Le membre du personnel concerné par l'enquête reçoit notification écrite de l'enquête par le service d'audit interne compétent.

Cette notification mentionne au moins : 1° la description de l'atteinte suspectée à l'intégrité qui donne lieu à l'enquête ;2° la possibilité que l'enquête soit étendue aux faits et circonstances qui sont révélés et qui peuvent être utiles pour définir l'ampleur, la nature et la gravité de l'atteinte suspectée à l'intégrité ;3° le droit qu'a le membre du personnel concerné par l'enquête de se faire assister par un conseil ;4° le nom, le rôle linguistique et les coordonnées des enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent ;5° le droit de solliciter des devoirs d'enquête complémentaires dans le courant de l'enquête ;6° le droit de solliciter la récusation des enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent. L'enquête ne fait pas l'objet de notification lorsque l'intérêt de l'enquête s'y oppose. Le recours à la présente disposition est motivé dans le rapport écrit de l'enquête.

Art. 20.§ 1er. Les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent peuvent inviter toute personne qu'ils jugent appropriée pour une déclaration individuelle. Celle-ci a le droit d'être assistée par un conseil. Les membres du personnel sont tenus de répondre positivement à cette invitation. § 2. Les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent : 1° veillent à ce que les personnes invitées à l'enquête puissent faire leur déclaration individuelle en toute liberté ;2° recueillent la déclaration individuelle en vue de rassembler des informations objectives ;3° établissent un compte-rendu écrit de chaque déclaration individuelle ;4° veillent à ce que la personne concernée soit confrontée aux constatations de l'enquête qui la concernent. § 3.Les personnes invitées fournissent aux enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent toutes les informations pertinentes et éclairantes dont elles disposent dans le cadre du mandat d'enquête. § 4. Les personnes qui font une déclaration individuelle peuvent compléter le compte-rendu écrit et, le cas échéant, faire des commentaires. § 5. Le compte-rendu écrit de la déclaration individuelle est signé et daté par toutes les personnes présentes à l'issue de la déclaration individuelle. Néanmoins, si une personne invitée ou, le cas échéant, son conseil, refuse de signer, ce refus est consigné dans le compte rendu écrit.

Chaque page du compte-rendu est numérotée. A l'issue de la déclaration individuelle, chaque personne invitée reçoit une copie signée de sa déclaration individuelle.

Art. 21.A tout moment de l'enquête, l'auteur de signalement peut fournir d'initiative ou sur demande, par écrit ou oralement, des explications quant à l'atteinte suspectée à l'intégrité signalée.

Art. 22.§ 1er. Pour clôturer l'enquête, les enquêteurs délégués par le service d'audit interne compétent rédigent un rapport incluant leurs constatations, leurs appréciations en vue de déterminer des faits et/ou apporter des éléments de preuve et les mesures qu'ils recommandent à l'égard de l'atteinte suspectée à l'intégrité. § 2. Si le service d'audit compétent estime que le rapport de l'enquête visé au paragraphe 1er contient suffisamment d'éléments pour conclure que l'atteinte suspectée à l'intégrité n'a pas eu lieu, il clôture l'enquête. § 3. Le service d'audit interne compétent communique le rapport écrit de l'enquête : 1° au responsable hiérarchique le plus élevé de l'une des instances visée à l'article 2, 1° du décret et ordonnance conjoints, où a été signalée l'atteinte suspectée à l'intégrité, ou, s'il existait un soupçon raisonnable de l'implication du responsable hiérarchique le plus élevé dans l'atteinte suspectée à l'intégrité ou quand le responsable hiérarchique le plus élevé est impliqué dans l'atteinte à l'intégrité, soit aux Membres du Collège réuni compétents soit, si l'instance est dotée d'un organe de gestion, à son président.2° à son comité d'audit ;3° au service compétent auprès du médiateur bruxellois. § 4. Le service d'audit interne compétent informe, par écrit, l'auteur de signalement et les personnes concernées par l'enquête du résultat de l'enquête. § 5. Lorsque le service d'audit interne compétent estime, au cours de la procédure, qu'il dispose de suffisamment d'éléments pour pouvoir conclure qu'il a acquis la connaissance d'un crime ou d'un délit, il en informe sans délai le procureur du Roi conformément à l'article 29 du Code d'instruction criminelle. Le service d'audit interne compétent en avise par écrit le service compétent auprès du médiateur bruxellois. CHAPITRE 7 - : Traitement des données à caractère personnel du signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité

Art. 23.§ 1er. L'instance qui reçoit un signalement est responsable des traitements de données à caractère personnel qu'elle effectue pour les finalités visées à l'article 25, § 1er.

A moins que l'auteur de signalement et que tout tiers mentionné dans le signalement, n'y consente, la composante interne du système de signalement rejette toute demande de consultation, d'explication ou de communication, sous quelque forme que ce soit, d'un document administratif faisant apparaître, directement ou indirectement, l'identité de l'auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement.

Art. 24.§ 1er. Par dérogation à l'article 22, les divulgations effectuées en vertu de la dérogation prévue dans l'article 15, § 5, alinéa 3, du décret et ordonnance conjoints, font l'objet de mesures de sauvegarde appropriées en vertu des règles de l'Union européenne et des règles belges applicables. § 2. Le service d'audit interne compétent qui reçoit des informations sur des atteintes à l'intégrité qui comportent des secrets d'affaires ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets à des fins allant au-delà de ce qui est nécessaire pour assurer un suivi approprié. § 3. Toute personne qui n'est pas autorisée par ou en vertu du présent arrêté à prendre connaissance d'un signalement ou des informations qu'il contient et qui reçoit néanmoins un tel signalement, est soumise aux dispositions du paragraphe 1er. Cette personne fait également tous les efforts raisonnables pour transmettre le signalement dans sa forme originale aux acteurs internes compétents pour la réception des signalements.

Art. 25.Les finalités du traitement des données en réponse à un signalement sont de recevoir et de suivre les signalements d'atteintes à l'intégrité afin de vérifier l'exactitude des allégations faites dans le signalement ou la divulgation visée aux articles 23 et 24, et, si nécessaire, de traiter l'atteinte suspectée à l'intégrité signalée, y compris par des mesures telles qu'une l'enquête préalable interne, une enquête, des poursuites, une action en recouvrement de fonds ou la clôture de la procédure.

Art. 26.Les instances portent à la connaissance des membres de leur personnel les informations relatives au contenu et l'application du présent arrêté et s'assurent qu'elles soient disponibles de manière permanente sur leur site internet, dans une section distinct, conformément à l'article 15/4, § 1er, du décret et ordonnance conjoints. CHAPITRE 8 - : Dispositions finales

Art. 27.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2025.

Art. 28.Les membres du Collège réuni qui ont la fonction publique dans leur attribution sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 29 août 2024.

Pour le Collège réuni : Les Membres du Collège réuni, en charge des Prestations familiales, du Budget, de la Fonction publique et des Relations extérieures, B. CLERFAYT S. GATZ