29 AUGUSTUS 2024. - Besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 29 augustus 2024 tot uitvoering van artikel 15, § 2, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman

VERSLAG AAN HET VERENIGD COLLEGE VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Betreft : Ontwerpbesluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie houdende uitvoering van artikel 15, § 2 van gezamenlijk decreet en ordonnantie met betrekking tot de Brusselse ombudsman van 16 mei 2019 - Klokkenluiders.

I. Context Het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman belasten het Verenigd College, voor wat haar diensten betreft, met de taak om de modaliteiten te bepalen met betrekking tot de oprichting, de organisatie en de werking van het interne luik van het systeem voor de melding van een vermoedelijke integriteitsschending .

Het Verenigd College moet in het bijzonder de modaliteiten bepalen voor de communicatie, de verwerking en het onderzoek naar aanleiding van een interne melding, evenals de modaliteiten met betrekking tot de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rollen, functies en keuze van het interne luik van het systeem voor de melding van een vermoedelijke schending van de integriteit.

II. Samenvatting

Art. 1: Dit artikel herinnert aan het doel van het besluit dat, in overeenstemming met het gezamenlijk decreet en de ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman, gedeeltelijk beoogt de richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, om te zetten.

Art.2 : Dit artikel bepaalt dat dit besluit van toepassing is op het personeel van de instanties bedoeld in artikel 2, § 1 van het gezamenlijk decreet en de ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman.

Art.3: Dit artikel betreft de definitie-elementen.

Art.4: Elke instantie, onder de bevoegdheid van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, stelt kanalen in voor de ontvangst en behandeling van interne meldingen van vermoede inbreuken op de integriteit.

Art. 5: Dit artikel voorziet dat het personeelslid dat overweegt een vermoede inbreuk op de integriteit te melden, geïnformeerd en geadviseerd kan worden over de inhoud en de toepassing van dit ontwerpbesluit door de integriteitsvertrouwenspersoon die bevoegd is voor zijn instelling.

Art. 6: Dit artikel bepaalt dat de interne actoren die bevoegd zijn voor het ontvangen van meldingen en die meldingsrapporten ontvangen, de informatie die zij verzamelen niet mogen onthullen aan andere actoren dan degenen die bevoegd zijn voor de behandeling van de melding, op alle fasen van het meldingsproces. Op dezelfde manier waarborgt het systeem, door zijn ontwerp, implementatie en beheer, de vertrouwelijkheid van het proces in termen van veiligheid.

Art. 7: Dit artikel bepaalt dat elke entiteit een of meer vertrouwenspersonen integriteit moet hebben, per taalrol, die de meldingen kan ontvangen. Het voorziet er ook in dat de entiteiten genoemd in artikel 3 van het ontwerpbesluit gezamenlijke vertrouwenspersonen integriteit kunnen aanstellen. De vertrouwenspersoon integriteit kan worden aangewezen na een vergelijkende selectie of werving, georganiseerd in overeenstemming met de statuten van de verschillende entiteiten genoemd in artikel 3.

Een interne aanwijzing is dus ook mogelijk. Het bepaalt de verschillende waarborgen en maatregelen die moeten worden getroffen om ervoor te zorgen dat de vertrouwenspersoon integriteit zijn functie autonoom en effectief uitoefent.

Art. 8: Dit artikel bepaalt de voorwaarden voor de aanwijzing van de vertrouwenspersoon integriteit (bijvoorbeeld: onverenigbaarheid, diploma, opleiding). Vertrouwenspersonen integriteit hebben een diploma dat toegang geeft tot functies van niveau A en worden aangesteld voor een periode van zes jaar (verlengbaar voor maximaal zes maanden). De vertrouwenspersoon integriteit volgt een basistraining, waarvan de inhoud voorafgaand wordt besproken met de bevoegde interne auditdienst of, bij gebreke daarvan, de bevoegde dienst bij de bevoegde dienst van de Brusselse ombudsman. Bij niet-naleving van deze voorwaarden eindigt de aanwijzing van de vertrouwenspersoon integriteit van rechtswege. Een overgangsperiode van zes maanden is in principe noodzakelijk maar kan in onderling overleg worden verkort.

Art. 9: Dit artikel verduidelijkt dat het personeelslid een integriteitsschending gebaseerd op een redelijk vermoeden kan melden aan de interne actoren die bevoegd zijn voor het ontvangen van meldingen voor zijn instelling. In geval van gerechtvaardigde vrees voor inactiviteit of vergelding, kan het personeelslid de vermoede integriteitsschending melden aan de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman.

Art. 10: Dit artikel voorziet dat de melding schriftelijk en/of mondeling kan gebeuren en eventueel anoniem kan zijn. De kanalen voor het ontvangen van meldingen zijn op een veilige manier ontworpen en waarborgen de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en eventuele derden vermeld in de melding en, indien nodig, hun anonimiteit. Indien de melder daarom verzoekt, wordt er een persoonlijke ontmoeting georganiseerd met de interne actor die bevoegd is voor het ontvangen van meldingen. Deze ontmoeting moet plaatsvinden binnen een termijn van 15 werkdagen vanaf het verzoek. Deze ontmoeting wordt zo georganiseerd dat de identiteit van de melder en eventuele derden vermeld in de melding vertrouwelijk blijft. De interne meldingskanalen van de in artikel 3 bedoelde instellingen zorgen ervoor dat er volledige en nauwkeurige verslagen van de ontmoeting worden bewaard in een duurzame en herstelbare vorm. De interne meldingskanalen van de in artikel 3 bedoelde instellingen hebben het recht om de ontmoeting in een van de vormen zoals bepaald in het besluit vast te leggen en geven de melder de mogelijkheid om het verslag van de ontmoeting te controleren, te corrigeren en goed te keuren door zijn handtekening toe te voegen. De mogelijkheid om anonieme meldingen toe te staan, heeft tot doel te voldoen aan het beginsel van behoorlijk bestuur.

Art. 11: Dit artikel bepaalt de inhoud van de schriftelijke melding of het schriftelijke bewijs van de mondelinge melding.

Art. 12: Dit artikel bepaalt dat de interne acteur die bevoegd is voor het ontvangen van meldingen binnen zeven werkdagen na de schriftelijke melding of het bewijs van de mondelinge melding bij de auteur ervan een ontvangstbevestiging stuurt. Een ontvangstbevestiging wordt ook verstrekt in geval van anonieme melding, via het beveiligde kanaal zoals bedoeld in artikel 7 § 3 van het ontwerpbesluit. Indien de melder uitdrukkelijk bezwaar maakt tegen het ontvangen van deze ontvangstbevestiging of indien de ontvangst van deze ontvangstbevestiging de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar brengt of kan brengen, motiveert de interne acteur die bevoegd is voor het ontvangen van meldingen zijn beslissing om geen ontvangstbevestiging te sturen. In geval van melding bij de functioneel chef of de verantwoordelijke van de administratieve eenheid, dient deze laatste het meldingsrapport op een veilige manier door te sturen naar de integriteitsvertrouwenspersoon of de bevoegde interne auditdienst zo snel mogelijk en de melder hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen. De integriteitsvertrouwenspersonen en de bevoegde interne auditdiensten houden een register bij van de vermoede integriteitsschendingen. De toegang tot dit register is beperkt tot personen die bevoegd zijn voor de behandeling van de melding of de bescherming van de melder en tot de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman.

Art. 13: Dit artikel bepaalt dat de integriteitsvertrouwenspersonen of de bevoegde interne auditdiensten, indien nodig, de melder kunnen uitnodigen om de elementen van de inbreuk toe te lichten binnen 15 werkdagen na de ontvangstbevestiging. Op verzoek van de melder kunnen de toelichtingen schriftelijk worden verstrekt binnen dezelfde termijn.

Art. 14: De interne actor die bevoegd is voor de ontvangst van meldingen en die de melding heeft geregistreerd in het hierboven vermelde register, stuurt de melding vervolgens door naar een van de bevoegde interne actoren voor de behandeling van de melding. Het artikel bepaalt de bevoegde interne actoren voor de behandeling van de meldingen.

Art. 15: Dit artikel bepaalt dat de bevoegde interne auditdienst deze schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving aan de melder moet verstrekken uiterlijk veertig werkdagen na de ontvangstbevestiging.

Art. 16: Dit artikel bepaalt dat de bevoegde interne auditdienst dit schriftelijk gemotiveerde advies aan de melder uiterlijk binnen veertig werkdagen na ontvangst meedeelt. De bevoegde interne auditdienst brengt de hoogste hiërarchische verantwoordelijke van het betrokken orgaan schriftelijk op de hoogte van het instellen van een onderzoek, of, indien er een redelijk vermoeden bestaat van zijn betrokkenheid bij de vermoede inbreuk op de integriteit, de bevoegde minister of staatssecretaris of het bevoegde beheersorgaan. Ook de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman wordt hiervan op de hoogte gesteld. De bevoegde interne auditdienst registreert de relevante vervolgstappen in het meldingsregister.

Art. 17: Dit artikel bepaalt dat de bevoegde interne auditdienst dit schriftelijk gemotiveerde advies aan de melder uiterlijk binnen veertig werkdagen na ontvangst meedeelt. De bevoegde interne auditdienst brengt de hoogste hiërarchische verantwoordelijke van het betrokken orgaan schriftelijk op de hoogte van het instellen van een onderzoek, of, indien er een redelijk vermoeden bestaat van zijn betrokkenheid bij de vermoede inbreuk op de integriteit, de minister of staatssecretaris of het bevoegde beheersorgaan. Ook de bevoegde dienst bij de Brusselse bemiddelaar wordt hiervan op de hoogte gesteld. De bevoegde interne auditdienst registreert de relevante vervolgstappen in het meldingsregister.

Art. 18: Dit artikel bepaalt dat het hoofd van de bevoegde interne auditdienst het onderzoeksmandaat betreffende de integriteitsschending schriftelijk opstelt. Hij bepaalt de minimale elementen die het onderzoeksmandaat moet bevatten. Het onderzoek wordt afgesloten binnen een termijn van drie maanden. Het kan worden verlengd, mits motivering in het onderzoeksrapport, voor een maximale periode van negen maanden.

Art. 19: Dit artikel bepaalt dat het personeelslid, of voormalig personeelslid, waarop het onderzoek betrekking heeft, schriftelijk op de hoogte wordt gesteld van het onderzoek door de bevoegde interne auditdienst. Het bepaalt de minimale elementen die de kennisgeving moet bevatten. Het artikel voorziet in de mogelijkheid om niet op de hoogte te stellen, mits de verplichting tot motivering in het geschreven onderzoeksrapport.

Art. 20: Dit artikel bepaalt dat de onderzoekers die zijn aangewezen door de bevoegde interne auditdienst, elke persoon kunnen uitnodigen die zij geschikt achten voor een individuele verklaring. Het personeel binnen de entiteiten genoemd in artikel 3 van het besluit is verplicht positief te reageren op deze uitnodiging. Dit artikel legt de onderzoekers een aantal verplichtingen op met betrekking tot de verwerking van elke individuele verklaring die tijdens het interne onderzoek wordt verzameld, met name op het gebied van vrijheid van verklaring, objectiviteit en transparantie met betrekking tot de bevindingen van het onderzoek met betrekking tot de melder. Voor elke individuele verklaring wordt een ondertekend en gedateerd verslag opgesteld door alle aanwezige personen na afloop van de individuele verklaring. Indien een uitgenodigde persoon of, indien van toepassing, zijn raadsman, weigert te ondertekenen, wordt deze weigering in het schriftelijke verslag vermeld.

Art. 21: Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat de melder op elk moment tijdens het onderzoek, op eigen initiatief of op verzoek, uitleg kan geven over de vermeende inbreuk op de integriteit.

Art. 22: Dit artikel stelt dat om het onderzoek af te sluiten, de onderzoekers aangewezen door de bevoegde interne auditdienst een rapport opstellen met daarin hun bevindingen, beoordelingen en de maatregelen die zij aanbevelen met betrekking tot de vermeende inbreuk op de integriteit. Indien de bevoegde auditdienst van oordeel is dat het onderzoeksrapport bedoeld in § 1 voldoende elementen bevat om te concluderen dat de vermeende inbreuk op de integriteit niet heeft plaatsgevonden, sluit hij het onderzoek af. De bevoegde interne auditdienst communiceert het schriftelijke onderzoeksrapport voor verdere afhandeling aan: 1° de hoogste hiërarchische verantwoordelijke van een van de entiteiten genoemd in artikel 3 waar de vermeende inbreuk op de integriteit is gemeld, of, indien er een redelijk vermoeden bestond van betrokkenheid van de hoogste hiërarchische verantwoordelijke bij de vermeende inbreuk op de integriteit of wanneer de hoogste hiërarchische verantwoordelijke betrokken is bij de inbreuk op de integriteit, aan de minister of staatssecretaris of bevoegd beheersorgaan;2° zijn auditcomité;3° de bevoegde dienst bij de bevoegde dienst van de Brusselse ombudsman. De bevoegde interne auditdienst brengt de melder en de betrokkenen bij het onderzoek schriftelijk op de hoogte van de resultaten van het onderzoek. Het artikel bepaalt dat in geval van kennisname van een misdaad of overtreding, artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering van toepassing is, en de bevoegde interne auditdienst brengt de Procureur des Konings hiervan op de hoogte. Dit wordt ook schriftelijk meegedeeld aan de bevoegde dienst bij de bevoegde dienst van de Brusselse ombudsman.

Art. 23: Dit artikel bepaalt dat de verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt in het kader van een interne melding berust bij het orgaan dat een melding ontvangt. Elke informatie waaruit de identiteit van de melder en van derden die in de melding worden genoemd, direct of indirect kan worden afgeleid, mag onder geen beding worden bekendgemaakt zonder hun uitdrukkelijke, schriftelijke en vrije toestemming. De identiteit van de melder, van elke derde die in de melding wordt genoemd, en alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder en van elke derde die in de melding wordt genoemd, direct of indirect kan worden afgeleid, mag alleen worden bekendgemaakt wanneer dit een noodzakelijke en evenredige verplichting is opgelegd door bijzondere wetgeving in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of in het kader van gerechtelijke procedures, met name om de verdedigingsrechten van de betrokken persoon te waarborgen.

Art. 24: De bekendmakingen op basis van voornoemde uitzondering zijn onderworpen aan passende waarborgmaatregelen volgens de regels van de Europese Unie en de toepasselijke Belgische regels. In het bijzonder worden de melders geïnformeerd voordat hun identiteit wordt onthuld, tenzij dergelijke informatie het onderzoek of de betreffende gerechtelijke procedures zou kunnen schaden. Het bevoegde interne auditdienst die informatie ontvangt over inbreuken op de integriteit die bedrijfsgeheimen bevatten, mag deze bedrijfsgeheimen niet gebruiken of bekendmaken voor doeleinden die verder gaan dan wat nodig is voor een passende opvolging. Iedere persoon die niet gemachtigd is kennis te nemen van een melding of de informatie die het bevat en toch zo'n melding ontvangt, valt onder passende waarborgmaatregelen volgens de regels van de Europese Unie en de toepasselijke Belgische regels.

Deze persoon doet ook alle redelijke inspanningen om de melding in haar oorspronkelijke vorm door te geven aan het bevoegde interne of externe meldingskanaal.

Art. 25: De doeleinden van de gegevensverwerking in reactie op een melding zijn het ontvangen en opvolgen van meldingen van inbreuken op de integriteit om de juistheid van de beweringen in de melding of bekendmaking te controleren en, indien nodig, de gemelde inbreuk op de integriteit te behandelen, waaronder maatregelen zoals een intern vooronderzoek, onderzoek, vervolging, terugvordering van gelden of afsluiting van de procedure.

Art. 26: Dit artikel bepaalt dat informatie over de inhoud en toepassing van dit besluit permanent beschikbaar moet zijn in een apart gedeelte van de website van het instelling.

Art. 27: Dit artikel stelt de datum van inwerkingtreding van dit besluit vast.

Art. 28: Dit artikel bepaalt dat elk bevoegde lid van het Verenigd College, afhankelijk van het betrokken onderwerp, belast is met de uitvoering van dit besluit.

III. Verloop van de behandeling van een melding - samenvatting Om elk personeelslid te laten beschikken over duidelijke informatie, kan de behandeling van een melding als volgt worden samengevat: Wat kan er gemeld worden? Elke vermoedelijke integriteitsschending: - die reeds heeft plaatsgevonden, die bezig is of op het punt staat plaats te vinden binnen een instantie bedoeld in het besluit, en; - die gebaseerd is op een redelijk vermoeden.

Aan wie kan er gemeld worden? Bij de aangewezen vertrouwenspersoon voor integriteit van de instantie waartoe het personeel lid behoort, de functionele chef, of bij de interne auditdienst die bevoegd is voor die instantie, indien aanwezig.

In onderschikte orde kan het personeelslid, als er gegronde vrees bestaat dat er geen nuttig gevolg gegeven zal worden aan de melding of dat hij of zij omwille van deze melding represailles riskeert, zich rechtstreeks richten tot de bevoegde dienst van de Brusselse ombudsman.

Hoe kan de melding gebeuren? Schriftelijk of mondeling, al dan niet anoniem.

Er worden beveiligde kanalen opgezet om deze meldingen mogelijk te maken.

Bovendien kan er op verzoek van de melder binnen de vijftien dagen een ontmoeting georganiseerd worden zodat hij aanvullende informatie kan verstrekken.

Behandeling van de melding Binnen de zeven dagen na de schriftelijke melding of het bewijs van de mondelinge melding wordt een ontvangstbewijs overhandigd. Als de interne actor die bevoegd is voor de ontvangst van de meldingen het nodig acht, kan hij de melder ten laatste de vijftiende dag volgend op dit ontvangstbewijs uitnodigen voor een onderhoud om bijkomende informatie te verstrekken.

Deze laatste kan binnen dezelfde termijn vragen om deze informatie schriftelijk over te maken.

Van zodra deze stappen zijn uitgevoerd, wordt de melding overgemaakt aan de actor bevoegd voor de verwerking van de meldingen, die een voorafgaand ontvankelijkheidsonderzoek uitvoert dat ten laatste binnen veertig dagen na de ontvangstbevestiging van de melding moet afgesloten worden.

Als hij besluit een intern onderzoek te openen, moet dit binnen de drie maanden na de voorafgaande beslissing betreffende de ontvankelijkheid worden afgesloten. Deze termijn kan met maximaal negen maanden worden vermeld omwille van naar behoren gemotiveerde redenen.

Om het onderzoek af te sluiten stellen de onderzoekers die zijn gemachtigd door de bevoegde interne auditafdeling een verslag op met hun bevindingen, hun beoordelingen om de feiten te bepalen en/of bewijselementen aan te voeren en de maatregelen die zij aanbevelen om de vermoedelijke schending van de integriteit aan te pakken.

S. GATZ

RAAD VAN STATE afdeling Wetgeving Advies 76.879/2/V van 31 juli 2024 over een ontwerp van besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie `tot uitvoering van artikel 15, § 2, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman' Op 14 juni 2024 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de Ministers, Leden van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, bevoegd voor de Gezinsbijslagen, Begroting, Openbaar Ambt en Externe betrekkingen verzocht binnen een termijn van dertig dagen van rechtswege(*)* verlengd tot 31 juli 2024 een advies te verstrekken over een ontwerp van besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie `tot uitvoering van artikel 15, § 2, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman'.

Het ontwerp is door de tweede vakantiekamer onderzocht op 30 juli 2024. De kamer was samengesteld uit Patrick RONVAUX, kamervoorzitter, Christine HOREVOETS en Laurence VANCRAYEBECK, staatsraden, en Anne Catherine VAN GEERSDAELE, griffier. Het verslag is uitgebracht door Stéphane TELLIER, eerste auditeur en Ahmed TIOURIRINE, adjunct-auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Patrick RONVAUX. Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 31 juli 2024.

Aangezien de adviesaanvraag is ingediend op basis van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten `op de Raad van State', gecoördineerd op 12 januari 1973, beperkt de afdeling Wetgeving overeenkomstig artikel 84, § 3, van de voornoemde gecoördineerde wetten haar onderzoek tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten.

Wat die drie punten betreft, geeft het ontwerp aanleiding tot de volgende opmerkingen.

VOORAFGAANDE OPMERKINGEN 1. Rekening houdend met het ogenblik waarop dit advies wordt gegeven, vestigt de afdeling Wetgeving de aandacht van de adviesaanvragers erop dat de verkiezingen van 9 juni 2024 tot gevolg hebben dat het Verenigd College sedert die datum niet meer over de volheid van zijn bevoegdheid beschikt.Dit advies wordt evenwel gegeven zonder dat wordt nagegaan of het ontwerp in die beperkte bevoegdheid kan worden ingepast, aangezien de afdeling Wetgeving geen kennis heeft van het geheel van de feitelijke gegevens die het Verenigd College in aanmerking kan nemen als het te oordelen heeft of het vaststellen of wijzigen van verordeningen noodzakelijk is. 2. Het voorliggende ontwerp strekt tot gedeeltelijke omzetting van richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 `inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden'. Om na te gaan of een richtlijn juist en volledig is omgezet, moet een concordantietabel worden opgesteld met de artikelen van de richtlijn en de daarmee overeenstemmende artikelen van de omzettingstekst, en vice versa. Die tabel dient ook het volgende te vermelden: - de artikelen van de richtlijn die eventueel al zijn omgezet, en de overeenstemmende internrechtelijke teksten en artikelen waarbij die artikelen zijn omgezet; - de artikelen van de richtlijn die nog moeten worden omgezet, hetzij door een andere regelgevende tekst van de overheid, hetzij door een andere overheid.

Om de doeltreffendheid van die controle te waarborgen, is het van belang dat die tabellen - die in alle opzichten juist moeten zijn - bij de aan de Raad van State gerichte adviesaanvraag worden gevoegd.

Hoewel in casu inderdaad tabellen bij de adviesaanvraag zijn gevoegd, zijn deze niet in beide richtingen opgesteld en zijn ze bovendien onjuist. De tabellen vermelden als pendant van bepalingen van de richtlijn hetzij bepalingen van het ontwerp die overduidelijk niet in de omzetting ervan voorzien, hetzij "ontworpen" bepalingen die niet bestaan.(1) Op een vraag over de inconsistenties in die omzettingstabellen en over de juiste opgave van de bepalingen die in de omzetting van de richtlijn voorzien, heeft de gemachtigde van de leden van het Verenigd College in zijn antwoord telkens een andere bepaling van het ontwerp opgegeven dan die welke in de omzettingstabellen vermeld staat. Hij heeft zelfs een bepaling aangehaald van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 'met betrekking tot de Brusselse ombudsman'.

Men had er goed aan gedaan bij de adviesaanvraag correcte en volledige omzettingstabellen te voegen die in beide richtingen waren opgemaakt, zowel in het Nederlands als in het Frans. Door de onjuistheden in de omzettingstabellen kan de afdeling Wetgeving niet garanderen dat de tot stand gebrachte omzetting doelmatig is onderzocht. Uit het feit dat dit advies over bepaalde punten geen opmerkingen bevat, kan dan ook niets worden afgeleid. 3. Aangezien het ontwerp een beschermingsregeling invoert die essentieel is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van richtlijn (EU) 2019/1937, is het raadzaam een verslag voor de leden van het Verenigd College op te stellen waarin, onder meer aan de hand van voorbeelden, de strekking en de samenhang van de regels die het voorliggende ontwerp invoert, uitdrukkelijk worden geformuleerd.Op die manier zullen degenen die het nodig achten een melding te doen, duidelijke informatie hebben over hoe ze te werk moeten gaan en hoe ze zullen worden beschermd.

Dat verslag voor de leden van het Verenigd College moet samen met het besluit in het Belgisch Staatsblad worden bekendgemaakt.

Overeenkomstig artikel 3, § 1, eerste lid, van de wetten 'op de Raad van State', gecoördineerd op 12 januari 1973 moet ook dit advies daarbij worden gevoegd.

ALGEMENE OPMERKING In het ontwerpbesluit wordt afwisselend melding gemaakt van "dagen" en "werkdagen". Naar aanleiding van de vraag of men dat onderscheid opzettelijk heeft gemaakt en van het verzoek het begrip "werkdagen" te definiëren, heeft de gemachtigde van de leden van het Verenigd College het volgende gesteld: "Il s'agit dans tous les cas de jours ouvrables, définis comme les jours de travail habituels, excluant les samedis, dimanches et jours fériés légaux".

Door afwisselend gebruik te maken van de woorden "dagen" en "werkdagen" waar systematisch "werkdagen" bedoeld wordt, komt de rechtszekerheid in het gedrang. Indien het voor de stellers van het ontwerp steeds om werkdagen gaat, dient dat duidelijk te worden aangegeven in het dispositief. Hoe dan ook moet het begrip "werkdagen" in het ontworpen besluit ook worden gedefinieerd.

De aandacht van de stellers van het ontwerp wordt eveneens gevestigd op het feit dat in richtlijn (EU) 2019/1937 bepaalde termijnen in dagen worden uitgedrukt, maar dat het daarbij niet uitsluitend om werkdagen gaat. Er wordt onder meer op gewezen dat artikel 9, lid 1, b), van richtlijn (EU) 2019/1937 een termijn van zeven dagen vastlegt voor de bevestiging van ontvangst van een interne melding. Ook artikel 12 van het ontwerp voorziet in een termijn van zeven dagen, maar die is, zoals de gemachtigde van de leden van het Verenigd College stelt, in werkdagen uitgedrukt, zodat het voorliggende ontwerp de termijn die in de richtlijn wordt voorgeschreven dus niet in acht neemt.

BIJZONDERE OPMERKINGEN AANHEF 1. Het eerste lid moet worden weggelaten, gelet op het feit dat richtlijn (EU) 2019/1937 geen rechtsgrond biedt voor het ontwerp en dat artikel 1 van het ontwerp voorts vermeldt dat het ontwerp die richtlijn gedeeltelijk omzet.2. In het tweede lid moet nader worden aangegeven dat de rechtsgrond van het ontworpen besluit, namelijk artikel 15, § 2, tweede lid, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019, vervangen is bij het gezamenlijk decreet en ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Franse Gemeenschapscommissie van 27 april 2023 `houdende wijziging van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman'.3. Het vijfde tot het twaalfde lid bevatten aanhefverwijzingen waarin zonder onderscheid melding wordt gemaakt van adviezen die voortkomen uit het vervullen van verplichte dan wel facultatieve vormvereisten, alsook van het feit dat sommige adviezen ontbreken. Wanneer het om verplichte vormvereisten gaat, dienen de stellers van het ontwerp de verkregen adviezen te vermelden in de vorm van aanhefverwijzingen. Indien het om een verplicht vormvereiste gaat en het advies niet verkregen is, dient het advies te worden ingewonnen en dus te worden vermeld in de aanhef, of dient te worden aangetoond op grond van welke bepaling kan worden voorbijgegaan aan het feit dat geen advies is meegedeeld.

Niet-verplichte vormvereisten worden niet in een aanhefverwijzing vermeld, maar kunnen wel in de vorm van een overweging worden vermeld.

In de aanhef hoort niet te worden vermeld dat die vormvereisten niet vervuld zijn.

De aanhef moet worden herzien teneinde te voldoen aan die regels. 4. In het veertiende lid heeft de overweging betreffende het toepassingsgebied van het ontworpen besluit een draagwijdte die onverenigbaar kan blijken te zijn met het toepassingsgebied bepaald in de artikelen 2 en 3, 13°, van het ontwerp. Die overweging hoort dan ook niet thuis in de aanhef en moet bijgevolg worden weggelaten.

DISPOSITIEF

Artikel 3 1. In punt 3° moet, gelet op het gebruik van het woord "Anders", onder de definitie van "functionele chef" zowel de persoon worden verstaan die overeenkomstig het statuut als dusdanig wordt aangeduid, als de persoon die op grond van zijn functieomschrijving de leiding of de dagelijkse controle heeft over een persoon of een team.Zodoende zou het kunnen gebeuren dat één personeelslid twee functionele chefs heeft. De stellers van het ontwerp moeten zich ervan vergewissen of dit wel hun bedoeling is en, indien dat niet het geval is, moet de definitie worden herzien. 2. In punt 4° moet nader worden bepaald dat het personeelslid degene is die wordt omschreven in het tweede en het derde lid van artikel 15, § 1, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019.3. In punt 12° is de interne auditdienst de enige actor die bevoegd is voor de behandeling van de meldingen.Er zijn echter gevallen, vermeld in de artikelen 14 en 17 van het ontwerp, waarin andere entiteiten zouden kunnen optreden als actor die bevoegd is voor de behandeling van de meldingen. Punt 12° moet in die zin worden verduidelijkt.

Artikel 4 Gelet op de definitie van het woord "instantie" in artikel 3, 13°, moet in de Franse tekst van het ontwerp het woord "visée" worden weggelaten.

Artikel 7

Artikel 21, § 2, van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 7 december 2023 `tot uitvoering van artikel 15, § 2 van de gezamenlijke decreten en ordonnanties van 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman' bepaalt dat de vertrouwenspersoon integriteit wordt aangesteld na een interne oproep tot kandidaturen. Indien na die interne oproep geen enkele vertrouwenspersoon integriteit kon worden aangesteld, kan een vergelijkende selectie worden georganiseerd in het kader van een wervingsprocedure die wordt georganiseerd overeenkomstig de statuten van de verschillende instanties.

Luidens paragraaf 2 van de voorliggende bepaling is de wervingsprocedure die wordt georganiseerd overeenkomstig de statuten van de verschillende instanties dan weer de enige procedure voor de aanstelling van de vertrouwenspersoon integriteit.

Het gebruik van het werkwoord "kan" wekt evenwel de indruk dat er nog een andere wervingsmogelijkheid zou zijn.

Indien het de bedoeling is om, naar het voorbeeld van artikel 21, § 2, van het besluit van 7 december 2023, eveneens te voorzien in de mogelijkheid van een interne oproep tot kandidaturen, moet het dispositief duidelijkheidshalve in die zin worden aangevuld.

Artikel 8 Gelet op het feit dat de voorliggende bepaling slechts één lid omvat, moet de vermelding " § 1" worden weggelaten.

Artikel 12 1. In paragraaf 1, eerste lid, wordt bepaald dat de voor de ontvangst van meldingen bevoegde interne actor die de melding heeft ontvangen, een ontvangstbewijs bezorgt binnen een termijn van zeven dagen vanaf de ontvangst van de melding. Gelet op het feit dat de melding in kwestie schriftelijk of mondeling kan gebeuren, moet het dispositief omwille van de rechtszekerheid in fine als volgt worden geherformuleerd, naar het voorbeeld van wat artikel 10, § 1, eerste lid, van het besluit van 7 december 2023 voorschrijft: "vanaf de ontvangst van de schriftelijke melding of van het bij de melding gevoegde bewijs van de mondelinge melding". 2. In paragraaf 2 wordt bepaald dat, in geval van een melding bij de functionele chef, deze laatste het meldingsrapport zo snel mogelijk en veilig doorstuurt naar de vertrouwenspersoon integriteit of naar de bevoegde interne auditdienst, en dat hij de melder onmiddellijk ervan op de hoogte brengt dat die melding werd doorgestuurd.Zodoende wordt in de bepaling niet uitdrukkelijk gesteld dat de functionele chef de ontvangst van de melding in kwestie bevestigt.

Paragraaf 1, eerste lid, bepaalt echter wel degelijk dat een ontvangstbewijs wordt bezorgd door de "interne actor die bevoegd is voor de ontvangst van meldingen", waaronder volgens de definitie in artikel 3, 11°, van het ontwerp ook de functionele chef wordt verstaan.

Gelet op het voorgaande, doet het feit dat in paragraaf 2 niet met zoveel woorden sprake is van een ontvangstbewijs geen moeilijkheden rijzen.

Artikel 13 Naar het voorbeeld van wat bepaald wordt in artikel 15, eerste lid, van het ontwerp, moet in het eerste lid in fine worden verduidelijkt dat het gaat om het ontvangstbewijs "bedoeld in artikel 12, § 1".

Artikel 14 In de Nederlandse tekst moet de vermelding " § 1" worden weggelaten.

Artikel 15

Artikel 15 voorziet voor het opstellen van een schriftelijk advies in een termijn van veertig werkdagen vanaf het bewijs van ontvangst van de melding. Die termijn moet worden gelezen in combinatie met de termijnen bepaald in artikel 13, dat voorziet in de mogelijkheid een gesprek met de melder te organiseren binnen een termijn van vijftien werkdagen vanaf het bewijs van ontvangst van de melding, een termijn die op verzoek van de melder met vijftien dagen kan worden verlengd.

Op de vraag of, gelet op de termijnen die in artikel 13 worden bepaald, het risico bestaat dat de in artikel 15 bepaalde termijn wordt overschreden, lijkt de gemachtigde van de leden van het Verenigd College in de volgende bewoordingen toe te geven dat een dergelijk risico bestaat: "Pour assurer la faisabilité des délais: ? Réévaluation des Délais: Il pourrait être judicieux de prolonger le délai de 40 jours ouvrables prévu à l'article 15 pour tenir compte de la possibilité de prolongation de l'entretien et garantir suffisamment de temps pour une évaluation complète et une prise de décision finale. ? Flexibilité et Ajustement: Introduire une certaine flexibilité dans le délai de 40 jours, par exemple en permettant des extensions justifiées si les circonstances le nécessitent, tout en maintenant des standards élevés pour le traitement des signalements." De stellers van het ontwerp moeten zich ervan vergewissen of de in artikel 15 bepaalde termijn realistisch is, gelet op de wisselwerking met de termijnen die in artikel 13 worden bepaald. In het geval dat wordt voorzien in een regeling tot verlenging van de in artikel 15 bepaalde termijn, worden de stellers van het ontwerp erop gewezen dat die regeling enerzijds de rechtszekerheid in acht moet nemen - en bijgevolg voldoende voorzienbaar moet zijn - en anderzijds moet voldoen aan de zorgvuldigheidsverplichting die voortvloeit uit artikel 9, lid 1, d) en e), van richtlijn (EU) 2019/1937.

Artikel 20 Aan de gemachtigde van de leden van het Verenigd College is gevraagd of de bedoeling van de formulering "In afwijking van artikel 6 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens" erin bestond de gehoorde persoon erop te wijzen dat hij het recht heeft zichzelf niet te beschuldigen. De gemachtigde heeft het volgende gesteld: "L'expression `sans préjudice de l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme et des libertés fondamentales' se réfère à un principe fondamental en matière de justice et de droits de l'homme. L'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme garantit un certain nombre de droits procéduraux fondamentaux dans le cadre de toute procédure pénale, notamment le droit à un procès équitable, le droit à être informé de l'accusation, le droit à un délai raisonnable, le droit à un avocat, et le droit de ne pas s'auto-incriminer.

Ainsi, lorsque l'article 20, § 3 fait référence à cette clause, cela signifie qu'il est précisé que les dispositions de cet article ne doivent pas être interprétées de manière à aller à l'encontre des droits protégés par l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme. En d'autres termes, même si l'article 20, § 3 peut donner des instructions spécifiques ou des règles particulières concernant les auditions ou les interrogatoires, cela ne peut pas violer les droits fondamentaux tels que le droit de ne pas s'auto incriminer, qui est protégé par l'article 6.

Donc, oui, cela implique principalement que la personne entendue a le droit de ne pas s'auto incriminer, mais cela englobe également d'autres droits procéduraux essentiels garantis par la Convention européenne des droits de l'homme." Dat de steller van het ontwerp geen afbreuk mag doen aan internationale bepalingen ter bescherming van de grondrechten, is een vanzelfsprekendheid. Bijgevolg moet de uitdrukking "In afwijking van artikel 6 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens" worden weggelaten, nog daargelaten dat ze aanleiding zou kunnen geven tot verwarring door de indruk te wekken dat enkel de waarborgen van die bepaling toepasselijk zouden zijn.

Artikel 24 In de Franse tekst van paragraaf 2 moeten de woorden "comportent des secrets ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets d'affaires" worden vervangen door de woorden "comportent des secrets d'affaires ne peut pas utiliser ou divulguer ces secrets".

Artikel 27 De woorden "heeft uitwerking" moeten worden vervangen door de woorden "treedt in werking".

DE GRIFFIER Anne Catherine VAN GEERSDAELE DE VOORZITTER Patrick RONVAUX _______ Nota's (*)Deze verlenging vloeit voort uit artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, in fine, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, waarin wordt bepaald dat deze termijn van rechtswege verlengd wordt met vijftien dagen wanneer hij begint te lopen tussen 15 juni en 15 augustus. (1) In de omzettingstabellen wordt onder andere aangegeven dat artikel 9, eerste alinea, g), van de richtlijn zou worden omgezet bij artikel 14, 3°, van het ontwerp, maar het dispositief van het ontwerp bevat geen artikel 14, 3°.Hetzelfde geldt voor artikel 9, eerste alinea, d), van de richtlijn, dat zou worden omgezet bij het eveneens onbestaande artikel 6, § 2, 2°, van het ontwerp.

29 AUGUSTUS 2024. - Besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 29 augustus 2024 tot uitvoering van artikel 15, § 2, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman.

Het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, Gelet op het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman, artikel 15, § 2, tweede lid, vervangen door het gezamenlijke decreet en ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Franse Gemeenschapscommissie van 27 april 2023 'tot wijziging van het gezamenlijke decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman'. ;

Gelet op het advies van de inspecteur van Financiën, gegeven op 15 januari 2024;

Gelet op de akkoordbevinding van de leden van het Verenigd College, die bevoegd zijn voor de financiën en de begroting, gegeven op 1 februari 2024;

Gelet op het evaluatieverslag van de impact van het wetsontwerp op de respectieve situatie van vrouwen en mannen overeenkomstig artikel 3, 2°, van de ordonnantie van 16 mei 2014 houdende de integratie van de genderdimensie in de beleidslijnen van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 11 oktober 2023;

Gelet op het evaluatieverslag van de impact van het wetsontwerp op de situatie van personen met een handicap, overeenkomstig artikel 4, § 3, van de ordonnantie van 23 december 2016 houdende integratie van de handicapdimensie in de beleidslijnen van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van 11 oktober 2023;

Gelet op advies 41 van de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 26 april 2024;

Gelet op het advies van het algemeen beheerscomité van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag, gegeven op 18 april 2024;

Gelet op het feit dat het Verenigd College het advies van Bruss'Help, Samusocial en de Brusselse Federatie van OCMW's heeft gevraagd, hoewel deze raadpleging niet verplicht is, en dat alleen Samusocial een advies heeft uitgebracht op 2 april 2024.

Gelet op het protocol nr. 6 voor de onderhandeling van het Sectorcomité XV van 27 maart 2024;

Gelet op het advies nr.76.879/2/V van de Raad van State, gegeven op 31 juli 2024 in toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voorstel van de Leden van het Verenigd College die bevoegd zijn voor het Openbaar ambt;

Na beraadslaging, Besluit :

HOOFDSTUK 1: - Voorwerp en definities

Artikel 1.Dit besluit zet gedeeltelijk Richtlijn (EU) 2019/1937 om van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op het personeel van de instanties vermeld in artikel 2, 1° van het gezamenlijke decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 met betrekking tot de Brusselse ombudsman, die onder de bevoegdheid van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie vallen.

Art. 3.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° AVG : Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);2° gezamenlijk decreet en ordonnantie: het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 26 april en 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman;3° functionele chef: personeelslid dat overeenkomstig het op de instantie geldend personeelsstatuut als dusdanig wordt geïdentificeerd.Anders is de functionele chef het personeelslid van niveau A of B dat op grond van zijn functieomschrijving de leiding of dagelijkse controle heeft over het functioneren van een persoon of team. 4° personeelslid: personeelslid zoals omschreven in artikel 15, § 1, leden 2 en 3 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie;5° vermoedelijke integriteitsschending: vermoedelijke integriteitsschending zoals omschreven in artikel 15, § 1, vierde lid van het gezamenlijk decreet en ordonnantie;6° melder: het personeelslid dat informatie meldt over vermoedelijke integriteitsschendingen;7° bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman: aanspreekpunt voor vermoedelijke integriteitsschendingen binnen de dienst van de Brusselse ombudsman bedoeld in artikel 15, § 4, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie;8° vertrouwenspersoon integriteit: persoon omschreven in artikel 15, § 2, derde lid, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 16 mei 2019 betreffende de Brusselse ombudsman;9° interne auditdienst: onafhankelijke en onpartijdige dienst die helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken door, via een systematische en methodische aanpak, haar risicomanagement-, beheersings- en governance-processen te evalueren en te verbeteren, en door voorstellen te doen om de doeltreffendheid ervan te versterken;10° auditcomité: orgaan dat functioneel bevoegd is voor een interne auditdienst;11° interne actoren die bevoegd zijn voor de ontvangst van meldingen: de vertrouwenspersoon integriteit, de functionele chef of de interne auditdienst;12° bevoegde actor voor de behandeling van de meldingen: de interne auditdienst of andere als zodanig aangewezen entiteiten;13° instantie: een instantie zoals bedoeld in artikel 2, 1° van het gezamenlijk decreet en besluit, die onder de bevoegdheid van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie valt.14° beheersorgaan : orgaan van bestuur, als het bestaat, van een instantie zoals bedoeld in artikel 2, 1°, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie.15° de hoogste hiërarchisch verantwoordelijke : de hoogste administratieve verantwoordelijke op het hoogste niveau binnen een instantie bedoeld in artikel 2, lid 1, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie. HOOFDSTUK 2: - Intern luik van het meldingssysteem van de vermoedelijke integriteitsschendingen

Art. 4.Elke instantie stelt, voor zover van toepassing, kanalen op voor de ontvangst en behandeling van meldingen.

Art. 5.Het personeelslid dat overweegt een vermoedelijke integriteitsschending te melden, kan informatie en advies krijgen over de inhoud en toepassing van dit besluit van de vertrouwenspersoon integriteit die bevoegd is voor zijn instantie.

Art. 6.De interne actoren die bevoegd zijn voor de ontvangst van de meldingen ontvangen de meldingen via systemen die door hun ontwerp, uitvoering en beheer de vertrouwelijkheid van de volgende elementen in alle veiligheid beschermen: 1° de identiteit van de melder;2° de identiteit van de in het meldingsrapport vermelde derden;3° informatie die de identiteit van de melder of van in het meldingsrapport vermelde derden kan onthullen.De interne actoren die bevoegd zijn voor de ontvangst van de meldingen mogen de door hen verzamelde informatie in geen enkele fase van het meldingsproces aan geen enkele andere actor onthullen dan aan de actoren die bevoegd zijn voor het behandelen van de melding.

HOOFDSTUK 3 - : Benoeming van de vertrouwenspersonen integriteit

Art. 7.§ 1. Iedere instantie heeft vertrouwenspersonen integriteit.

Instanties kunnen gemeenschappelijke vertrouwenspersonen integriteit aanwijzen. Een vertrouwenspersoon integriteit die bewijst de tweede taal die niet de taal van zijn taalrol is te kennen op de wijze zoals voorgeschreven door artikel 43, § 3, 3de lid van de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966, kan tegelijk voor de Franstalige en de Nederlandstalige rol worden aangewezen. § 2. De vertrouwenspersoon voor integriteit wordt benoemd na een interne oproep tot kandidaatstelling. Indien na deze interne oproep geen vertrouwenspersoon voor integriteit kan worden aangesteld, kan een vergelijkende selectie- of wervingsprocedure worden georganiseerd overeenkomstig de statuten van de verschillende instanties.. § 3. Functioneel gezien rapporteert de vertrouwenspersoon integriteit aan de hoogste hiërarchisch verantwoordelijke van een van de instanties waarbinnen de vertrouwenspersoon werkt. Die verantwoordelijke zorgt voor: 1° de zichtbaarheid van de functie van de vertrouwenspersonen integriteit, waarvan hij of zij het bestaan, de identiteit, de beschikbaarheid, de toegankelijkheid en de opdracht op permanente basis kenbaar maakt aan de personeelsleden;2° de autonome en doeltreffende uitoefening van de functie van de vertrouwenspersoon integriteit door: i) te zorgen voor bescherming tegen ongepaste inmenging of druk, rechtstreeks of onrechtstreeks, van welke persoon dan ook, met name om informatie te verkrijgen die verband houdt of kan houden met de uitvoering van de functie van de vertrouwenspersoon; ii) te voorzien in de middelen die nodig zijn om die functie in volledige vertrouwelijkheid uit te voeren; iii) de vertrouwenspersoon in staat te stellen de nodige tijd te besteden aan het uitoefenen van de functie; iv) de vertrouwenspersoon in staat te stellen alle contacten te onderhouden die nodig zijn voor het uitoefenen van de functie; v) de vertrouwenspersoon in staat te stellen de vaardigheden en kennis te verwerven en/of te verbeteren die nodig zijn om de functie uit te oefenen.3° de basisopleiding van de vertrouwenspersonen integriteit, waarvan de inhoud het voorwerp uitmaakt van een voorafgaand overleg met de bevoegde interne auditdienst, of indien dit niet kan, met de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman. De opleiding bevat ten minste een module met betrekking tot het rechtskader betreffende de rol van de vertrouwenspersoon integriteit en zijn status alsook een module met betrekking tot de gesprekstechnieken.

Art. 8.Om te worden aangesteld in de functie van vertrouwenspersoon integriteit moet het personeelslid beschikken over minstens drie jaar anciënniteit binnen een instantie en houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot de functies van niveau A.

HOOFDSTUK 4: - Communicatieregels van de melding van een vermoedelijke integriteitsschending

Art. 9.§ 1. Overeenkomstig artikel 15, § 1, laatste lid, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie kan elk personeelslid een vermoedelijke integriteitsschending melden aan de interne actoren die bevoegd zijn voor de ontvangst van meldingen voor zijn instantie, tenzij hij gegronde redenen heeft om te vrezen dat: 1° binnen de in dit besluit voorgeschreven termijnen geen enkel gevolg zal gegeven worden aan de melding;2° hij als gevolg van deze melding het risico loopt te worden onderworpen aan een disciplinaire straf of enige andere vorm van vergeldingsmaatregelen, met inbegrip van pogingen tot vergeldingsmaatregelen zoals omschreven in artikel 15/1, § 1 en § 2, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie. § 2. In geval van gegronde vrees zoals bedoeld in paragraaf 1, 1° en 2°, kan het personeelslid de vermoedelijke integriteitsschending melden aan de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman.

Art. 10.§ 1. De melding kan schriftelijk en/of mondeling en anoniem worden gedaan.

De in het eerste lid bedoelde mondelinge melding kan een melding via telefoon en andere gesproken berichtensystemen omvatten en, op verzoek van de melder, door middel van een persoonlijke ontmoeting.

Als de melder hierom vraagt, kan een ontmoeting worden georganiseerd met een of meerdere bevoegde interne actoren voor de ontvangst van de meldingen.

Deze ontmoeting moet binnen vijftien dagen vanaf het verzoek plaatsvinden. Deze ontmoeting wordt zó georganiseerd dat de identiteit van de melder en van elke derde die in de melding wordt genoemd, vertrouwelijk blijft. § 2. Elke instantie zet wat haar betreft kanalen op voor de ontvangst van meldingen die zó zijn ontworpen, opgebouwd en worden beheerd dat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van elke in de melding genoemde derde gewaarborgd is en dat onbevoegden geen toegang hebben tot deze kanalen.

Deze kanalen maken zowel schriftelijke als mondelinge meldingen mogelijk en garanderen de vertrouwelijkheid en, indien nodig, de anonimiteit van de melder en van elke derde die in de melding wordt genoemd.

Art. 11.§ 1. De schriftelijke melding of het schriftelijke bewijs van de mondelinge melding bevat minstens de volgende elementen: 1° de datum van de melding;2° de naam en de contactgegevens van de melder, behalve in het geval van een anonieme melding;3° een beschrijving van de vermoedelijke integriteitsschending;4° de datum waarop of de periode waarbinnen de vermoedelijke integriteitsschending heeft plaatsgevonden, plaatsvindt of zal plaatsvinden;5° de elementen op grond van redelijke vermoedens kan worden aangenomen dat er sprake is van een integriteitsschending. § 2. De schriftelijke melding of het schriftelijke bewijs van de mondelinge melding wordt ondertekend door de melder, behalve in geval van een anonieme melding.

HOOFDSTUK 5: - Behandelingsregels van de melding van een vermoedelijke integriteitsschending

Art. 12.§ 1. De bevoegde interne actor voor de ontvangst van de meldingen, die de melding heeft ontvangen, bezorgt aan de melder een ontvangstbewijs binnen een termijn van zeven dagen vanaf de ontvangst van de melding schriftelijk of het bewijs van de mondelinge melding dat bij de melding is gevoegd.

In geval van een anonieme melding wordt ook een ontvangstbewijs verstrekt via een van de beveiligde kanalen bedoeld in artikel 10, § 3. § 2. Als een melding wordt gedaan bij de functionele chef dan stuurt hij het meldingsrapport zo snel mogelijk en veilig door naar de vertrouwenspersoon integriteit of naar de bevoegde interne auditdienst en brengt hij de melder onmiddellijk op de hoogte dat deze melding werd doorgestuurd. § 3. Alle meldingen worden opgenomen in een register van vermoedelijke integriteitsschendingen, overeenkomstig artikel 15/3, § 1,,van het gezamenlijk decreet en ordonnantie, door de vertrouwenspersonen integriteit en de bevoegde interne auditdienst binnen een termijn van zeven dagen na ontvangst van de melding door de auditdienst. De toegang tot het register is beschermd en beperkt tot personen die bevoegd zijn om de inschrijving in het register te waarborgen en de melding te verwerken, en tot de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman.

Art. 13.Indien nodig wordt de melder uitgenodigd voor een gesprek door de vertrouwenspersonen integriteit of door de bevoegde interne auditdiensten om de elementen van de vermoedelijke schending van de integriteit die hij heeft gemeld, toe te lichten, uiterlijk op de vijftiende werkdag na de ontvangstbevestiging bedoeld in artikel 12, § 1 .

Deze toelichtingen kunnen op verzoek van de melder binnen dezelfde termijn als in het eerste lid schriftelijk worden verstrekt.

Indien de vertrouwenspersonen integriteit of de bevoegde interne auditdiensten voor de ontvangst van een melding de melder uitnodigen voor een gesprek op de laatste dag van de termijn zoals voorzien in lid 1, kan de melder vragen dat de verklaringen schriftelijk worden verstrekt binnen een termijn van vijftien dagen die ingaat op de datum van ontvangst van de uitnodiging voor het gesprek.

Art. 14.§ 1. De vertrouwenspersoon integriteit die de melding heeft opgenomen in het register bedoeld in artikel 9, § 3, bezorgt de melding aan een van de actoren die bevoegd zijn voor de behandeling van de meldingen.

Indien er geen interne auditdienst is binnen de betrokken instantie, kan een samenwerkingsprotocol worden gesloten tussen een competente interne auditdienst binnen een andere instantie en de betrokken instantie, of kan deze laatste een externe dienstverlener inschakelen die voldoet aan de voorwaarden zoals vermeld in artikel 3, 9°. In dat geval neemt de interne auditdienst of de externe dienstverlener de rol op zich van verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking die wordt uitgevoerd in het kader van de opvolging van de interne melding.

Art. 15.De interne auditdienst die bevoegd is voor de behandeling van de melding voert een voorafgaand ontvankelijkheidsonderzoek uit en stelt een schriftelijk en gemotiveerd advies op over het gevolg dat moet worden gegeven aan de melding, uiterlijk binnen veertig dagen vanaf het ontvangstbewijs bedoeld in artikel 12, § 1 De acties die worden ondernomen als gevolg van de melding kunnen zijn: 1° de onontvankelijkheid: bij gebrek aan voldoende elementen om te spreken van een redelijk vermoeden van een integriteitsschending;2° het openen van een intern onderzoek overeenkomstig hoofdstuk 6;3° het doorverwijzen naar de bevoegde dienst van de Brusselse ombudsman wanneer een vermoedelijke integriteitsschending : a) onderzoeksmiddelen vereist die verder gaan dan deze die kunnen worden ingezet in het kader van een intern onderzoek;b) niet het voorwerp mag uitmaken van een intern onderzoek gelet op het risico op belangenconflicten voor de door de bevoegde interne auditdienst gemachtigde onderzoekers of op inmenging van het personeelslid of de personeelsleden die bij de gemelde feiten betrokken zijn.

Art. 16.§ 1. De bevoegde interne auditdienst bezorgt het schriftelijke en gemotiveerde advies bedoeld in artikel 12 aan de melder, uiterlijk binnen veertig dagen vanaf het ontvangstbewijs bedoeld in artikel 12, § 1. § 2. De bevoegde interne auditdienst stelt de hoogste hiërarchische verantwoordelijke van de betrokken instantie schriftelijk in kennis van de opening van een onderzoek of, indien er een redelijk vermoeden bestaat dat hij betrokken is bij de vermoedelijke integriteitsschending, ofwel de bevoegde leden van het Verenigd College, ofwel het de voorzitter van het beheersorgaan als de instantie over een beheersorgaan beschikt.

De bevoegde interne auditdienst brengt het bevoegde beheersorgaan slechts op de hoogte van het starten van een onderzoek als de hoogste hiërarchisch verantwoordelijke niet op deze manier kan worden geïnformeerd.

De bevoegde interne auditdienst mag geen enkele informatie verstrekken die de personen uit het eerste lid in staat stelt de identiteit van de melder of van derden die in het rapport van de melding worden genoemd, direct of indirect te identificeren. § 4. De bevoegde interne auditdienst legt in het register bedoeld in artikel 12, § 3, vast welke acties werden ondernomen naar aanleiding van de melding.

Art. 17.Op elk moment mag de melder contact opnemen met de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman indien hij van mening is dat de behandeling van zijn melding door de bevoegde interne auditdienst kan worden bemoeilijkt door een gebrek aan vertrouwelijkheid of garanties van onafhankelijkheid, of indien er geen bevoegde interne auditdienst is.

HOOFDSTUK 6: - Onderzoeksregels betreffende de melding van een vermoedelijke integriteitsschending

Art. 18.§ 1. De verantwoordelijke van de bevoegde interne auditdienst stelt een schriftelijke onderzoeksopdracht op over de vermoedelijke integriteitsschending. Deze opdracht vermeldt minstens: 1° een beschrijving van de vermoedelijke integriteitsschending;2° de naam van de betrokken instanties waar het onderzoek zal worden uitgevoerd;3° de naam, de taalrol en de contactgegevens van de onderzoekers die door de bevoegde interne auditdienst zijn gemachtigd, met inbegrip van de deskundigen die hen bijstaan;4° de onderzoeksvragen Het onderzoek wordt afgesloten binnen een termijn van drie maanden vanaf de mededeling van het advies, overeenkomstig artikel 15 en kan met maximaal negen maanden worden verlengd om redenen die in het onderzoeksverslag naar behoren worden gemotiveerd. § 2. Elke wijziging aan de onderzoeksopdracht wordt schriftelijk vastgelegd in een addendum. § 3. De onderzoeksopdracht en eventuele addenda worden ondertekend en gedateerd door de verantwoordelijke van de bevoegde interne auditdienst.

Art. 19.Het personeelslid dat betrokken is bij het onderzoek wordt schriftelijk in kennis gesteld van het onderzoek door de bevoegde interne auditdienst.

Die kennisgeving bevat minstens: 1° een beschrijving van de vermoedelijke integriteitsschending die aanleiding geeft tot het onderzoek;2° de mogelijkheid dat het onderzoek wordt uitgebreid tot feiten en omstandigheden die aan het licht kwamen en die nuttig kunnen zijn om de omvang, de aard en de ernst van de vermoedelijke integriteitsschending te bepalen;3° het recht van het personeelslid dat betrokken is bij het onderzoek om zich te laten bijstaan door een raadgever;4° de naam, de taalrol en de contactgegevens van de onderzoekers die door de bevoegde interne auditdienst zijn gemachtigd;5° het recht om in de loop van het onderzoek bijkomende onderzoekstaken te vragen;6° het recht om de terugtrekking te vragen van onderzoekers die door de bevoegde interne auditdienst zijn gemachtigd. Een kennisgeving van het onderzoek is niet vereist als dit strijdig is met het belang van het onderzoek. De toepassing van deze bepaling wordt in het schriftelijke verslag van het onderzoek gemotiveerd.

Art. 20.§ 1. De onderzoekers die zijn gemachtigd door de bevoegde interne auditdienst kunnen elke persoon die zij geschikt achten uitnodigen om een individuele verklaring af te leggen. Deze heeft het recht om zich te laten bijstaan door een raadsman. Personeelsleden moeten positief antwoorden op deze uitnodiging. § 2. De onderzoekers die door de bevoegde interne auditdienst zijn gemachtigd: 1° zorgen ervoor dat de personen die voor het onderzoek worden uitgenodigd, in alle vrijheid hun individuele verklaringen kunnen afleggen;2° nemen de individuele verklaring af om objectieve informatie te verzamelen;3° stellen een schriftelijk verslag op over elke individuele aangifte;4° zorgen ervoor dat de betrokkene wordt geconfronteerd met de bevindingen van het onderzoek die op hem betrekking hebben. § 3. De uitgenodigde personen bezorgen de onderzoekers die door de bevoegde interne auditdienst zijn gemachtigd alle relevante en verhelderende informatie waarover ze in het kader van de onderzoeksopdracht beschikken. § 4. Personen die een individuele verklaring afleggen, kunnen het schriftelijke verslag aanvullen en waar nodig opmerkingen maken. § 5. Het schriftelijke verslag van de individuele aangifte wordt ondertekend en gedateerd door alle aanwezigen na de individuele verklaring. Als een uitgenodigde persoon of, in voorkomend geval, zijn raadsman echter weigert te tekenen, dan wordt deze weigering in het verslag opgenomen Elke bladzijde van het verslag wordt genummerd. Na het afleggen van de individuele verklaring ontvangt elke uitgenodigde persoon een ondertekend exemplaar van zijn individuele verklaring.

Art. 21.Op elk moment tijdens het onderzoek kan de melder op eigen initiatief of op verzoek, schriftelijk of mondeling, uitleg verschaffen over de gemelde vermoedelijke integriteitsschending.

Art. 22.§ 1. Om het onderzoek af te sluiten stellen de onderzoekers die zijn gemachtigd door de bevoegde interne auditdienst een verslag op met hun bevindingen, hun beoordelingen om de feiten te bepalen en/of bewijselementen aan te voeren en de maatregelen die zij aanbevelen om de vermoedelijke integriteitsschending aan te pakken. § 2. Indien de bevoegde auditdienst meent dat het verslag van het onderzoek, bedoeld in paragraaf 1, voldoende elementen bevat om te besluiten dat de vermoedelijke integriteitsschending zich niet heeft voorgedaan, dan sluit de dienst het onderzoek af. § 3. De bevoegde interne auditdienst stuurt het schriftelijke verslag van het onderzoek door, zodat passende actie kan worden ondernomen: 1° naar de hoogste hiërarchisch verantwoordelijke van één van de instanties waar de vermoedelijke integriteitsschending werd gemeld of, indien er een redelijk vermoeden bestond dat de hoogste hiërarchisch verantwoordelijke betrokken was bij de vermoedelijke integriteitsschending of wanneer de hoogste hiërarchisch verantwoordelijke betrokken is bij de integriteitsschending ofwel naar de bevoegde leden van het Verenigd College, ofwel naar de voorzitter van het beheersorgaan als de instantie over een beheersorgaan beschikt.2° naar zijn auditcomité;3° naar de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman. § 4. De bevoegde interne auditdienst stelt de melder en de personen die bij het onderzoek betrokken zijn, schriftelijk op de hoogte van het resultaat van het onderzoek. § 5. Wanneer de bevoegde interne auditdienst in de loop van de procedure van oordeel is dat hij over voldoende aanwijzingen beschikt om te kunnen concluderen dat hij kennis heeft gekregen van een misdrijf of een delict, stelt hij de procureur des Konings daarvan zo snel mogelijk in kennis overeenkomstig artikel 29 van het Wetboek van Strafvordering. De bevoegde interne auditdienst brengt de bevoegde dienst bij de Brusselse ombudsman schriftelijk op de hoogte.

HOOFDSTUK 7: - Verwerking van persoonsgegevens van de melding van een vermoedelijke integriteitsschending

Art. 23.§ 1. De instantie die een melding ontvangt, is verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens die ze uitvoert voor de doeleinden in artikel 25, § 1.

Tenzij de melder en elke derde vernoemd in de melding daarmee instemmen, verwerpen de interne meldingskanalen elk verzoek om raadpleging, toelichting of mededeling, in welke vorm dan ook, van een administratief document waaruit rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de melder en van elke derde vernoemd in de melding kan worden afgeleid.

Art. 24.§ 1. De bekendmakingen die gebeuren op grond van de afwijking bepaald in artikel 15, § 5, derde lid, van het gezamenlijk decreet en ordonnantie maken het voorwerp uit van adequate beschermingsmaatregelen op grond van de regels van de Europese Unie en de toepasselijke Belgische regels. § 2. De bevoegde interne auditdienst die informatie ontvangt over integriteitsschendingen die verband houden met bedrijfsgeheimen, mag deze geheimen niet gebruiken of openbaar maken voor andere doeleinden dan de doeleinden die noodzakelijk zijn om een passende opvolging te garanderen. § 3. Elke persoon die door of op grond van dit besluit niet bevoegd is om kennis te nemen van een melding of van de daarin vervatte informatie en die echter een dergelijke melding ontvangt, valt onder de bepalingen van paragraaf 1. Deze persoon doet ook alle redelijke inspanningen om de melding in de oorspronkelijke vorm te bezorgen aan de interne actoren die bevoegd zijn voor de ontvangst van de meldingen.

Art. 25.De doeleinden van de verwerking van de gegevens als gevolg van een melding zijn het ontvangen en opvolgen van de meldingen van integriteitsschendingen in de zin van dit besluit, om de juistheid van de beweringen in de melding of de bekendmaking na te gaan, zoals bedoeld in de artikelen 23 en 24, en indien nodig, om de gemelde vermoedelijke integriteitsschending aan te pakken, inclusief door maatregelen zoals een intern voorafgaand onderzoek, een onderzoek, vervolging, een invorderingsprocedure van gelden of het afsluiten van de procedure.

Art. 26.De instanties stellen hun personeelsleden in kennis van de informatie over de inhoud en de toepassing van dit besluit en zorgen ervoor dat die informatie doorlopend beschikbaar is op hun website, in een aparte rubriek, overeenkomstig artikel 15/4, § 1, van het gezamenlijke decreet en ordonnantie.

HOOFDSTUK 8: - Slotbepalingen

Art. 27.Dit besluit heeft uitwerking op 1 januari 2025.

Art. 28.De leden van het Verenigd College die bevoegd zijn voor het openbaar ambt worden belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 29 augustus 2024.

Voor het Verenigd College : De Leden van het Verenigd College die bevoegd zijn voor de Gezinsbijslagen, de Begroting, het Openbaar ambt en de Externe betrekkingen, B. CLERFAYT S. GATZ